Guarda de Documentos Versão 1.0 Atualizado em Junho de 2017

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1 Guarda de Documentos Versão 1.0 Atualizado em Junho de 2017

2 RESOLUÇÃO Nº 004/A01/2017 Esta resolução disciplina o Programa de Gestão de Documentos no âmbito do Sistema Credisis, compreendendo as suas filiadas e conveniada. CAPITULO 1 PRINCÍPIOS GERAIS Art. 1º Fica instituído, no âmbito do Sistema CREDISIS, o Programa de Gestão e Guarda de Documentação. Art. 2º Gestão e guarda de documentos é o conjunto de medidas e rotinas visando a racionalização e eficiência na criação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Art. 3º A gestão de documentos é coordenada pela diretoria da Centralcredi, junto com o gerente da respectiva área em questão, os quais são responsáveis pela avaliação documental, pela organização do acervo do arquivo da instituição e pelo acesso aos documentos sob sua guarda. Art. 4º Para efeitos desta Resolução, consideram-se documentos do Sistema Credisis todos aqueles produzidos e recebidos pelas Singulares e Conveniadas na execução das atividades de intermediação financeira e de prestação de serviços financeiros entre a cooperativa e seus associados, entre a cooperativa e demais instituições financeiras, bem como os órgãos e autarquias públicas nas esferas municipais, estaduais e federal. Resolução nº 004, de 06 de junho de

3 Art. 5º De acordo com a resolução nº 4.474/16 do Banco Central Dispõe sobre a digitalização e a gestão de documentos digitalizados relativos às operações e às transações realizadas pelas instituições autorizadas a funcionar pelo Banco Central do Brasil, bem como sobre o procedimento de descarte das matrizes físicas dos documentos digitalizados e armazenados eletronicamente. Sendo assim, recomenda-se sua apreciação em casos de digitalizações e/ou descartes relativos às operações e às transações realizadas pela Centralcredi, cooperativas filiadas ou conveniadas. Art. 6º Considerando que existem documentos que precisam ser guardados em arquivo morto durante um período determinado por legislação, anexa a essa resolução segue a tabela de temporalidade, contendo os prazos legais e o amparo legal. Art. 7º Se não houver certeza quanto ao prazo para destruição de um determinado documento não é recomendado que se faça, pois é necessário observar que o prazo de guarda para um órgão pode ser diferente para o outro, conforme o tipo de documento. Resolução nº 004, de 06 de junho de

4 CAPITULO 2 ILUSTRAÇÃO 2.1. TABELA DE TEMPORABILIDADE DE DOCUMENTOS: Doc. Legal da Cooperativa Tipos de documentos Prazo de guarda Início da contagem Amparo legal Relação de numeração de cheques 1 mês A partir de sua impressão Idem Requisição de material de expediente 1 mês A partir de sua impressão Idem Análise financeira das Cooperativas (Centralcredi) 1 mês A partir de sua impressão Idem Relação de contas controladas pelo setor responsável na cooperativa. 6 meses - Relação de talonários de cheques enviados para as Cooperativas Conciliação Bancária Contrato de Alienação Contrato de Leasing 6 meses Cópia de apólices de seguros de automóveis - Resolução nº 004, de 06 de junho de

5 Correspondência em geral, com finalidade de informar ou solicitar providências de caráter administrativo (cartas, memorandos, comunicações internas, circulares Correspondência ou documentos (ofício, circular, comunicação e requerimento) aos órgãos públicos e de classe (órgãos federais, estaduais e municipais, BACEN, sindicatos, etc.) Documentos de caráter institucional, que estabeleçam regras e normas disciplinadoras de atividades administrativas e operacionais (manuais de organização e de procedimentos, circulares transitórias, etc.), após cancelados. Documentos de controles paralelos ou de posição informativo de operações bancárias normais e de câmbio (demonstrativos, resumos, mapas, posições estatísticas, registros de entradas e baixas, boletos de operações, etc) - BACEN - BACEN - BACEN - BACEN Documentos de controles de operações de desconto, cobrança, caução, etc. de títulos (ocorrência de títulos, fichas de registro, registro de sacado, etc) - BACEN Documentos elaborados para fins de registros específicos extra contábeis (fichas auxiliares de contabilidade). Documentos que comprovem a vinculação dos clientes (propostas de abertura de conta, cartão de assinatura etc.) após o encerramento. - BACEN - BACEN Resolução nº 004, de 06 de junho de

6 Apostilas relativas a cursos ministrados Atas do Conselho de Administração/Cons. Fiscal Permanente Permanente Documentação legal da cooperativa A Lei não prevê descarte Atas de Reuniões da Diretoria Permanente A Lei não prevê descarte Estatutos Permanente A Lei não prevê descarte Documentos referentes a ações jurídicas Livros de atas e presença em Assembleias gerais ordinárias/extraordinárias. Livro de atas e presença de reuniões e presença do conselho de administração, fiscal e diretoria executiva Permanente Permanente Permanente A Lei não prevê descarte Doc. Legal da cooperativa Doc. Legal da cooperativa Trabalhista e Previdenciário Tipos de Documentos Prazo de Guarda Início da Contagem Amparo Legal - Acordo de compensação de horas -Acordo de prorrogação de horas - Atestado de Saúde Ocupacional Tempo de validade Retroativo à data da Retroativo à data da Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT Item Poraria SSST nº 24/94 - CAGED - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados 36 meses do Par 2º art 1º, Port. MTb nº 194/95 Resolução nº 004, de 06 de junho de

7 - Carta com Pedidos de Demissão - CAT - Comunicação de Acidente do Trabalho - CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas Retroativo à do Próximo processo eleitoral ART.32 E 45 LEI 8.212/91 Item 5.40 Port. MTb nº3.214/78 - CIPA - Comissão Interna de Prevenção de Acidentes - livros de atas Indeterminado Item 5.40 Port. MTb nº3.214/78 - COFINS - Contribuição Financiamento da Seguridade Social - Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional - Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS Data do recolhimento - Comunicação do Aviso Prévio - Contrato de trabalho Indeterminado Primeiro dia do do ou anulação da constituição do Retroativo à trabalho - DARF s - PIS (Programa de Data do Integração Social) recolhimento - Depósitos do FGTS 30 anos anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Par. 2º, art. 10, Lei Compl. nº70/91 Art.32 e 45 lei 8.212/91 Art.32 e 45 lei 8.212/91 Inciso XXIX.art.7º CF, art. 11CLT Art.3º, 10º Dec-lei nº 2052/83 Art23, Par. 5º, Lei De 11 de Maio de Resolução nº 004, de 06 de junho de

8 - Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço patrimonial e demonstrativo de resultado do etc.) - Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual - FINSOCIAL - Fundo de Investimento Social 3 anos do Data do recolhimento Decreto nº 3.048/99 Item 13 Port.MTb nº 3214/78 Art 31 e 44 Dec. nº 92698/86 - Folha de pagamento do Art 32 e 45 lei 8.212/91 - GFIP - Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social - GPS (Guia da previdência Social) - original 30 anos Retroativo à do Item 11 sa Resolução INSS nº 19/2000 Itens 2 e 3 do Manual de Preenchimento da GPS - GRCS - Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical Art. 173 c/c Art. 150 Código Tributário Nacional - GRE - Guia de Recolhimento do FGTS 30 anos - Histórico clínico 20 anos - Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias Livro Diário Livro Razão Próximo processo eleitoral do Art 23 Par. 5º Lei 8036 de 11 de Maio de 1990 Item Port.SSST nº 24/94 1º dia do ou Art 32 e 45 lei 8.212/91 anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Resolução nº 004, de 06 de junho de

9 - Livro "Registro de Segurança" Exist. do equipamento Item Port.SSST mº25/94 - Livro de Inspeção do Trabalho Indeterminado - Livros ou fichas de Registro de Empregado Indeterminado - Livros, cartão ou fichas de ponto - Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT) Retroativo à data da Data do comprovante de entrega Inciso XXIX,art.7 ºCF,art art.11 CLT Item 4.12 Port. MTb nº 3214/78 - PIS-Programa Integração Social - PASEP - Progr.Formação Patrim. Serv. Público Data de recolhimento Art. 3º e 10 Dec.- leinº2052/83 - PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário - RAIS - Relação Anual de Informações Sociais 30 anos do Data de entrega Art. 3º e 10 Dec.-lei nº 2052/83 - RE - Relação de Empregado do FGTS - Recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação - Recibo de entrega do valetransporte 30 anos do Art. 23 Par.5º Lei nº 8036/1990 Indeterminado Portaria SSST nº 04/95 - Recibo de pagamento de salário Retroativo à data da do Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT - Recibos de pagamento de férias do Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT Resolução nº 004, de 06 de junho de

10 - Recibos de pagamento do 13º salário - Recolhimentos previdenciários do contribuinte individual - Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais) - RFP - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social Indeterminado 20 anos do Planejamento anual 30 anos Data do recolhimento Inciso XXIX,art 7º CF,art. 11 CLT Item Port. SSST nº 25/94 Art.23 Par. 5º Leinº 8036 Item 3 da Resolução INSS nº 637/98 - Salário-Educação - documentos relacionados ao benefício do Art. 7º IN nº 1/97 - Salário-família - documentos relacionados ao benefício do Par. 1º Art. 84 Dec. 3048/99 - SEFIP - Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social 30 anos 1º dia do ou anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Item 11 da Resolução INSS nº 19/ Seguro Desemprego - Comunicado de Dispensa Data da trabalho Par.Único Art. 5º Resol. 71/94 - Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho Data da trabalho Inciso XXIX,art.7º CF, art. 11 CLT Resolução nº 004, de 06 de junho de

11 Federal Fiscal Tipos de Documentos Prazo de Guarda Ínicio da Contagem Amparo Legal - Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos) - Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc) do Data da emissão de seu parecer Art. 7º IN SRF nº 68/95 Resolução - Comprov. Deduções I. Renda (desp. E receitas de projetos culturais, obras audivisuais, etc.) - Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos) do ou data de anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art. 10 IN SE/MINC/SRF nº 1/95 do ou data Art. 37 Lei 9430/96, inciso III art. 45 Lei 8981/95 de anulação da e art. 173 CTN constituição do crédito anteriormente efetuado - Contrato de Seguros - informação de - Contratos de seguros de bens - documentos originais 20 anos Término da vigência Término vig. ou prazo prescricional, o que for maior Resolição CFC nº872/2000 Resolução CFC nº 872/2000 Resolução nº 004, de 06 de junho de

12 - Contratos de seguros pessoas - documentos originais - Contratos Previdenciários Privados 20 anos Término da vigência 20 anos Término da vigência Resolução CFC nº 872/2000 Art. 3º ao 7º Circ. SUSEP 74/99 - DECORE - Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos - DIPJ - Declaração Integrada de Informações Econômico- Fiscal - Pessoa Jurídica - DIRF - Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte - Extinção das debêntures - Imposto de Renda - documentos relativos à declaração (geral) - Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) - comprovantes de escrituração do Data da entrega à SRF do do Ocorrência fato gerador 1º dia exerc. ou data anulação.consti tuição crédito anteriormente efetuado Resolução CFC nº 872/2000. MIPJ, IN SRF nº 28/2000 Art. 25 da IN SRF 146/99 Art. 74 da Lei 6.404/76 Art. 116,421, DEC. nº 2637/98 c/c art. 37 Lei nº 9430/96 - Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial Livro Diário Livro Razão do ou anulação da constituição do crédito anteriormente efetuado Art. 174,195 do Cód. Tributário Nacional - Novação mercantil 20 anos A Lei não prevê descarte. Resolução nº 004, de 06 de junho de

13 - Pagamentos mercantis 20 anos A Lei não prevê descarte. - S\A - Títulos ou contratos de investimentos coletivos - Títulos de capitalização - documentos originais - Títulos de capitalização - informações de valores 8 anos 20 anos 20 anos do Término da vigência ou resgate, o que for maior Términno da vigência A Lei não prevê descarte. A Lei não prevê descarte. A Lei não prevê descarte. Esses prazos serão válidos enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes. Estadual Fiscal Tipos de Documentos Prazo de Guarda Ínicio da Contagem Amparo Legal - Bilhete de Passagem Rodoviário - Cupon Fiscal emitido por ECF - Despacho de Transporte - Documentos fiscais e formulários não emitidos - Desenquad. ME/ EPP - Livro de Movimento de Combustíveis - Livro de Registro de Entradas - Livro de Registro de Saídas Art. 193 do RICMS Art. 193 do RICMS Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS Art. 221 do RICMS Resolução nº 004, de 06 de junho de

14 - Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Inventário Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Selo Especial de Controle Art. 221 do RICMS - Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias Art. 221 do RICMS - Nota Fiscal de Serviços de Comunicação - Nota Fiscal de Serviços de Telecomunicação - Nota Fiscal de Serviços de Transporte - Nota Fiscal de Venda a - Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A - Nota Fiscal/Conta de energia elétrica Resolução nº 004, de 06 de junho de

15 - Resumo de Movimento Diário Municipal Fiscal Tipos de Documentos Prazo de Guarda - Documentos em geral Ínicio da Contagem Amparo Legal - Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais - Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados - Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros - Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências - Nota Fiscal - Fatura de Serviço - Nota Fiscal de Serviço Resolução nº 004, de 06 de junho de