CIRCULAR 001/2006 INSTRUÇÕES PARA ARQUIVO

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1 CIRCULAR 001/2006 INSTRUÇÕES PARA ARQUIVO Seguem abaixo, orientações sobre o arquivo de documentos em vossa empresa, para sua segurança e para melhor controle administrativo, facilitando assim qualquer consulta e manuseio em caso de necessidades. 1) O arquivo a critério da empresa, poderá ser: a) Pasta classificadora A-Z (papel duro); b) Pasta suspensa - são acondicionadas em arquivo de aço geralmente de quatro gavetas; c) Caixas de arquivo morto com pastas para cada tributo/documento; d) Em conjunto, pastas A-Z ou suspensas com caixas de arquivo morto. 2) Cada documento deverá ser arquivado nas pastas respectivas, obedecendo ao critério de datas ou meses de competência. 3) Estes documentos não deverão ser retirados das pastas sem motivo e quando retirados, deixar anotado quem retirou e a data, e após o uso, voltar a arquivá-los na mesma ordem. 4) Antes de arquivá-los, enviar para a Markar contabilizar. a) De um modo geral, todos os documentos em nome da Empresa deverão ser contabilizados; b) As guias de pagamentos de tributos deverão ser enviadas Cópias para a Markar contabilizar; Dessa forma, as guias originais já poderão ser arquivadas nas pastas respectivas. Apenas as guias informativas, não precisam voltar, são os itens: DEPTO. PESSOAL 1.1, 1.2, 1.3, 1.4, 1.6, 1.8, 1.9, 1.11, 1.12, 1.14, 1.15; DEPTO. FISCAL 2.1, 2.4, 2.8, 2.9, 2.10,2.11; DEPTO. CONTÁBIL 3.3, 3.4, 3.5,3.6; DEPTO. LEGAL 4.1, 4.3, 4.4.

2 5) Tempo que os documentos devem ser guardados: Nesta circular, orientaremos os prazos que os documentos devem ser mantidos em arquivo (em bom estado de conservação). DE UM MODO GERAL: a) Documentos contábeis (extratos bancários, duplicatas e despesas em geral), Notas fiscais de entrada e Notas fiscais de saída - Devem ser mantidos por 6 anos. São documentos que podem ser arquivados nas caixas de arquivo morto e não em pastas, pois quando vencer o prazo dos 6 anos é só eliminar essa caixa ou manter até terminar algum processo de seu conhecimento. b) Documentos Trabalhistas (DP) Devem ser mantidos por 30 anos (Guias de impostos e documentos de empregados), pois poderão ser necessários para fornecer informações aos empregados para fins de aposentadoria. c) Documentos Fiscais e Documentos legais Devem ser mantidos por 06 anos, 10 anos, 30 anos ou indeterminadamente, dependendo do tributo, porém, aconselhamos a manter (documentos que tenham prazos determinados, 06, 10, 30 anos), no mínimo por 30 anos (pois é comum a empresa ter um processo sem ter conhecimento). Esclarecemos que essa é uma circular geral para todos os clientes, ou seja, pode ser que a sua empresa não tenha na atividade a Prestação de Serviço, então também não terá as guias de ISS ou não tenha empregados, portanto não terão as pastas referentes à folha de pagamento, as obrigações e as guias referente ao Departamento Pessoal. Estaremos à disposição para outros esclarecimentos que julgar necessário.

3 1. DEPARTAMENTO PESSOAL FOLHAS DE PAGAMENTO (MENSAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas as Folhas de Pagamento, e o Resumo da Folha. Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a MARKAR para serem contabilizados após entrega em sua empresa. 1.2 PRONTUÁRIOS DE EMPREGADOS Nesta pasta deverão ser arquivados os Recibos de Quitações de empregados, Recibos de Ferias, Recibo do Salário Mensal, Ficha de Salário família, Ficha de salário maternidade, atestados médicos, Informe de Rendimentos (assinados), Cat, etc... Os recibos de férias, quitações e os holerites devem estar datados e assinados pelos empregados. Em caso de desligamento de algum empregado, transferir os documentos para arquivo próprio de empregados desligados com todos os documentos anexos. Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a MARKAR para serem contabilizados após entrega em sua empresa FOLHAS DE PRÓ-LABORE (MENSAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas as Folhas de pró-labore dos sócios administradores. Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a MARKAR para serem contabilizados após entrega em sua empresa. 1.4 PRONTUÁRIOS DE SÓCIOS Nesta pasta deverão ser arquivados os Recibos de Pró-labore, lucros e outros documentos dos sócios da empresa. Os recibos de pro labore e lucros, devem estar datados e assinados pelos sócios. Não haverá necessidade de retorno destes documentos para a MARKAR para serem contabilizados após entrega em sua empresa.

4 1.5 - GUIAS DE INSS GPS GRPS (MENSAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de pagamento do INSS, GRPS (hoje GPS) da empresa e dos sócios; COMPROVANTE DO ENVIO DA CÓPIA DA GPS AO SINDICATO Nesta pasta deverão ser arquivados os comprovantes referentes ao envio da GPS ao sindicato representativo da categoria GUIAS DE F.G.T.S. / GFIP/ PROTOCOLO DE ENVIO DE ARQUIVOS DA CONECTIVIDADE SOCIAL (Mensal) Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de F.G.T.S., bem como as relações de empregados do F.G.T. S (hoje GFIP/SEFIP) RAIS E RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS (ANUAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas as Rais; Mesmo sem empregados a empresa precisa ter a RAIS. 1.9 REL. DE EMPREG. ADMITIDOS E DESLIGADOS CAGED (MENSAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas as relações de empregados Admitidos e Desligados já comunicados ao D.R.T.

5 1.10 CONTRIB. SINDICAL, ASSISTENCIAL, CONFEDERATIVA DOS EMPREG (MENSAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas as guias de Contribuição Sindical, Contribuição Assistencial e Confederativa dos empregados; Deve-se arquivar também a relação dos empregados enviada ao sindicato da categoria; Pode-se arquivar também, cópia dos Dissídios, o qual deverá sempre ser consultado, pois, é o complemento da CLT para sua empresa AUTONOMOS TERCEIRIZADOS E COOPERATIVAS. Caso a Empresa tenha vários contratos com Autônomos (pessoa física) terceirizadas e cooperativas (segurança e limpeza), deverá manter uma pasta para cada um, para facilitar o controle de documentos, Nestas pastas, devem-se manter os contratos, recibos, notas fiscais e demais documentos a serem preparados e exigidos dessas empresas. (cópia das guias de recolhimento do FGTS, INSS, ISS e recibo de pagamento de salário dos empregados que prestam serviço na empresa) 1.12 MEDICINA E SEGURANÇA NO TRABALHO Deverá manter uma pasta com os documentos de manutenção dos programas de medicina e segurança do trabalho: o PPRA Programa de prevenção de riscos ambientais NR9 o PCMSO Programa de controle médico de saúde ocupacional NR7 Exame médico na admissão e demissão de empregados, obrigatórios para todas as empresas que tem empregados. Os exames médicos podem ser arquivados juntamente com os documentos dos empregados (prontuários) o CIPA NR5 Verificar se a empresa está obrigada;

6 o NR 23 Proteção contra incêndios (obrigatório para algumas empresas). o EPI Manter recibo de compra, entrega e instrução de uso de equipamentos de proteção individual aos empregados VALE TRANSPORTE E CESTAS BÁSICAS Deverá manter uma pasta para cada obrigação o Recibo de compra do vale transporte (pode ser da SPTRANS ou os comprovantes da CEF pelo carregamento dos cartões); o Recibo de entrega do vale transporte ao empregado; o Recibo de compra das cestas básicas (se for o caso); o Recibo de entrega das cestas básicas aos empregados, o Recibos de Compra e entrega de uniformes e outros 1.14 LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO É utilizado apenas para a fiscalização do trabalho, portanto deve ser mantido em local de fácil localização. O prazo para guarda desse documento é indeterminado Cartões de ponto livros de ponto ou fichas Podem ser arquivados em caixas de arquivo morto, separados por mês.

7 2. DEPARTAMENTO FISCAL PRESTADORAS DE SERVICOS 2.1 DES DECLARAÇÃO ELETRÔNICA DE SERVIÇOS PMSP (MENSAL) A PMSP obriga as empresas a encadernarem esta declaração referente aos Serviços Prestados e Tomados. Portanto a Markar reterá estes documentos, providenciará a encadernação e enviará para arquivo anualmente já encadernado. Deverão ser arquivados em caixas de arquivo morto, juntamente com os livros fiscais GUIAS DE I.S.S (MENSAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de Imposto Sobre Serviços da Prefeitura Municipal TAXA DE FUNCIONAMENTO E DE PUBLICIDADE Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de T F A, T F E pagas anualmente para a PMSP LIVROS FISCAIS Livros de Prestação de Serviços modelos 51 ou 53, modelo 56 e modelo 57, podem ser guardados em caixa de arquivo morto. As notificações de fiscalização, bem como OVL devem ser mantidos dentro do Livro modelo 57. O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de algum EMPRESAS COMERCIAIS 2.5 GUIAS DE INFORMACAO E APUR. ICMS (GIAS) E GUIAS DE PAGTO. (GARE) (MENSAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas sequencialmente as GIAS do ICMS, e as respectivas guias de pagamentos (GARE). (ENVIAR PARA CONTABILIZAR APENAS CÓPIA DAS GUIAS DE PAGAMENTO).

8 2.6 - NOTAS FISCAIS DE ENTRADAS (MENSAL) Nesta pasta (pode ser em caixas de arquivo morto) deverão ser arquivadas as Notas Fiscais de Compra, sendo uma pasta para as primeiras vias e outras para as segundas vias. As Notas que são enviadas para a Markar, já voltam arquivadas em pastas, bastando guardá-las nas caixas NOTAS FISCAIS DE SAIDA (MENSAL) Pode ser guardado em caixa de arquivo morto tanto o talão ou ticket (rolos) das máquinas registradoras (também já vão arquivadas pela Markar). Quando o movimento for muito pequeno as notas de entrada e de saída seguem juntas na mesma pasta, para seu arquivo. 2.8 FATURAS (MENSAL) Nesta pasta deverão ser arquivadas as faturas emitidas pela Empresa (quando for o caso), e dar quitações nas mesmas quando do recebimento, poderá manter nessa pastas os recebimentos de cartões de créditos também. 2.9 DECLARAÇÃO DO SIMPLES, DIPAM, DOPUF, DME, DMEF, GINTER E OUTRAS OBRIGAÇÕES ANUAIS Nesta pasta deverão conter as Guias de DIPAM, DOPUF, DME, DMEF, DAME, DECLARAÇÃO DO SIMPLES, GINTER e outras obrigações entregues anualmente referentes à Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, a maior parte dessas obrigações já estão extintas apenas a DECLARAÇÃO DO SIMPLES que ainda está em vigor LIVROS FISCAIS Livros de Entrada, Saída, Inventário, modelo 6, modelo 56, Apuração de ICMS, podem ser guardados em caixa de arquivo morto AIDF AUTORIZAÇÃO PARA IMPRESSÃO E DOCUMENTOS FISCAIS

9 Essas autorizações devem ser arquivadas em pasta suspensa e serão utilizadas para confecção de novas notas fiscais. O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de algum 3 DEPARTAMENTO CONTÁBIL DOCUMENTOS CONTABEIS Todos os documentos contábeis deverão ser encaminhados a Markar para contabilização. Estes documentos serão utilizados, contabilizados e arquivados por mês em pastas discriminadas e acondicionados em caixas de arquivo morto com a relação do conteúdo, e serão devolvidos Mensalmente/Trimestralmente/Anualmente para arquivo. Estas pastas podem ser guardadas da forma que forem recebidas e ao final do prazo de guarda (anotado nas caixas) podem ser descartados. Relação de documentos contábeis (somente para exemplo) o Despesas Administrativas o Despesas bancárias o Extratos bancários e de aplicações o Duplicatas pagas o Emolumentos diversos (cartórios) o Despesas Gerais da empresa.

10 O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou até o final de algum 3.2 IMOBILIZADO Nesta pasta deverão ser arquivadas as notas fiscais de compra de bens duráveis, exemplo: mesa, cadeira, veículos, ferramentas, maquinas, computadores etc... Obs. Caso queiram V.Sas., poderão abrir outras pastas especificas que não estejam aqui previstas apenas para ajudar no controle de sua empresa. 3.3 BALANÇOS Nesta pasta deverão ser arquivados os Balanços da Empresa e seus respectivos anexos. Os balancetes expedidos durante o exercício não há necessidade de serem arquivados, principalmente se as solicitações da Markar já tenham sido solucionadas. Empresa deverá manter a via original, encaminhando sempre cópia quando solicitado. O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos IMPOSTO DE RENDA Nesta pasta deverão ser arquivadas as copias de declarações do I.R.P.J. hoje DIPJ ou PJ SIMPLIFICADA e o recibo de entrega da Declaração. O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos ou até o final de algum LIVROS FISCAIS Diário, Razão e Lalur podem ser guardados em caixa de papelão.

11 O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos ou até o final de algum 3.6 OUTROS CONTRATOS DE LOCAÇÃO Nesta pasta, deverão ser arquivados os contratos de locação de imóveis de uso da empresa, bem como aditivos, renovações e outras alterações CONTRATOS DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇOS Nesta pasta, deverão ser arquivados os contratos de prestação de serviços a outros contratantes (clientes). Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário. O prazo para guarda desses documentos é de 06 (seis) anos, ou pelo prazo de duração do contrato ou da locação. 4. DEPARTAMENTO LEGAL CONTRATOS E ALTERAÇÕES Nesta pasta deverão ser arquivados o Contrato de Constituição e posteriores Alterações originais. A Empresa deverá manter a via original, encaminhando sempre cópia quando solicitado SINDICAL PATRONAL

12 Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de Contribuição Sindical, assistencial e confederativa da Empresa CARTÃO DO C.N.P.J. - CARTÃO DO CCM (FDC) DECA ALVARÁ DE FUNCIONAMENTO CADAN MATRÍCULA NO INSS - ALÉM DE OUTROS DOCUMENTOS DE ABERTURA E/ OU ALTERAÇÕES. Manter nesta pasta os documentos acima. A maior parte dessas obrigações pode ser emitida via internet. Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário DCTF'S / DIRF'S / DACON / PER-DCOMP Deverão ser arquivados em pastas próprias e individualmente: o DCTF's - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (semestral) - obrigação para todas as empresas exceto para empresas optantes pelo sistema SIMPLES; o DIRF's - Declaração de Imposto Retido na Fonte (anual) - obrigatório para todas as empresas que efetuaram retenção do IR na Fonte; o DACON Demonstrativo de apuração de contribuições sociais (trimestral) - Obrigatório para empresas de lucro Real; o PER-DCOMP (Quando houver compensações) - obrigatório para empresas que compensaram impostos federais. O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de algum DARF S - RETENÇÃO NA FONTE Nesta pasta deverão ser arquivados os Darf's de pagamento dos impostos retidos na fonte: o IR de salários, pró labore, férias, autônomos, aluguéis, serviços de terceiros bem como a retenção de PIS/COFINS E CSLL.

13 Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o caso uma para cada código. O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de algum PIS / COFINS Nesta pasta deverão ser arquivadas as Guias de pagamento do PIS e da Cofins. Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o caso uma para cada código. O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de algum DARF'S DE I.R.P.J. E CSLL Nesta pasta deverão ser arquivados os Darf's de pagamento de IRPJ E CSLL Poderão ser abertas tantas pastas quanto necessário, se for o caso uma para cada código. O prazo para guarda desses documentos é de 10 (dez) anos, ou até o final de algum ESCLARECEMOS QUE EXISTEM MUITAS OBRIGAÇÕES QUE NÃO SÃO POSSÍVEIS CONSEGUIR A SEGUNDA VIA.

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