Confira os prazos para guarda de documentos trabalhistas previdenciários

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1 Confira os prazos para guarda de documentos trabalhistas previdenciários Para resguardar os interesses dos trabalhadores e do fisco, os documentos inerentes à vida da empresa devem ser arquivados por determinado tempo, de acordo com a respectiva legislação de regência, para serem apresentados à fiscalização sempre que solicitados. Relacionamos os documentos mais comuns, com os seus respectivos tempo de guarda. APURAÇÃO E CONSTITUIÇÃO DE CRÉDITOS No direito tributário brasileiro, crédito tributário representa o direito de crédito da Fazenda Pública, já devidamente apurado por processo administrativo denominado lançamento. Já o lançamento é um procedimento administrativo pelo qual o agente público competente procede à verificação da ocorrência do fato gerador, da base de cálculo, da aplicação da alíquota prevista em lei para apuração do montante do tributo devido, da identificação do sujeito passivo, e, sendo o caso, propõe a aplicação de penalidade cabível. Ao final da verificação de todos esses elementos, haverá um documento com a edição dos atos emanados, que é o lançamento, instrumento que irá definitivamente constituir o crédito tributário. EXTINÇÃO DO CRÉDITO TRIBUTÁRIO Extinção do crédito tributário é qualquer ato jurídico ou fato jurídico que faça desaparecer a obrigação respectiva. A extinção ocorre, dentre outras modalidades, pela decadência e prescrição. Decadência É a perda do próprio direito. A Fazenda Pública não pode mais efetuar o lançamento tributário. Isto é, permanecendo inerte durante 5 anos, a Fazenda Pública (sujeito ativo) não poderá efetuar o lançamento do crédito tributário, para tentar cobrar do contribuinte(sujeito passivo). A decadência tem por efeito extinguir o direito. Prescrição É o prazo de 5 anos que a Fazenda Pública tem para cobrar judicialmente o contribuinte. Em outras palavras, na prescrição, a inércia diz respeito ao exercício da ação e o tempo opera os seus efeitos desde o nascimento desta, que, em regra, é posterior ao nascimento do direito por ela protegido. A prescrição tem por efeito extinguir a ação. PREVIDÊNCIA SOCIAL A legislação previdenciária fixava em 10 anos o direito da Previdência Social de apurar e constituir seus créditos. Entretanto, o dispositivo que regulava o assunto, artigo 45 da Lei 8.212/91, foi expressamente revogado pela Lei Complementar 128/2008, bem como considerado inconstitucional pela Súmula Vinculante 8 do STF Supremo Tribunal Federal de Desse modo, para fins previdenciários, passou-se a aplicar a Norma contida no CTN Código Tributário Nacional, que estabelece que o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 anos, contados: I do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento poderia ter sido efetuado; II da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado. Cabe ressaltar que o direito da Previdência Social de cobrar os créditos, constituídos na forma citada anteriormente, não prescreve mais em 10 anos, mas em 5 anos. Isto porque o artigo 46 da Lei 8.212/91, que regulava a prescrição decenal, também foi revogado e considerado inconstitucional, respectivamente, por meio da Lei Complementar 128/2008 e da Súmula Vinculante 8 STF/2008. Para atender à legislação previdenciária, a empresa e o equiparado, sem prejuízo do cumprimento de outras obrigações acessórias, estão obrigados a: a) preparar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

2 b) declarar mensalmente à RFB Secretaria da Receita Federal do Brasil e ao CCFGTS Conselho Curador do FGTS, por intermédio da GFIP Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social, na forma, prazo e condições estabelecidos por esses órgãos, os dados relacionados a fatos geradores, base de cálculo e valores devidos da contribuição previdenciária e outras informações de interesse do INSS ou do CCFGTS; c) lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições sociais a cargo da empresa, as contribuições sociais previdenciárias descontadas dos segurados, as decorrentes de sub-rogação, as retenções e os totais recolhidos; d) prestar à RFB todas as informações cadastrais, financeiras e contábeis de seu interesse, na forma por ela estabelecida, bem como os esclarecimentos necessários à fiscalização; e) exibir à fiscalização da RFB, quando intimada para tal, todos os documentos e livros com as formalidades legais intrínsecas e extrínsecas, relacionados com as contribuições sociais. f) afixar cópia da GPS Guia da Previdência Social, relativa à competência anterior, durante o período de um mês junto ao quadro de horário ou, quando for o caso, em local visível; g) comunicar ao INSS, através da CAT Comunicação de Acidente do Trabalho, o acidente de trabalho ocorrido com segurado empregado e trabalhador avulso, até o primeiro dia útil seguinte ao da ocorrência e, em caso de morte, de imediato; h) inscrever, quando pessoa jurídica, como contribuintes individuais no RGPS Regime Geral da Previdência Social, desde , as pessoas físicas contratadas sem vínculo empregatício e os sócios cooperados, no caso de cooperativas de trabalho e de produção, se ainda não inscritos; i) fornecer ao contribuinte individual que lhes presta serviços, comprovante do pagamento de remuneração, consignando a identificação completa da empresa, inclusive com o seu número no CNPJ, o número de inscrição do segurado no RGPS, o valor da remuneração paga, o desconto da contribuição efetuado e o compromisso de que a remuneração paga será informada na GFIP e a contribuição correspondente será recolhida; j) manter arquivadas cópias dos comprovantes de pagamento ou declaração apresentada pelo contribuinte individual consignando o valor sobre o qual já sofreu desconto da contribuição previdenciária naquele mês ou identificando as empresas que efetuarão o desconto até o limite máximo do salário de contribuição; l) conservar os comprovantes de pagamentos do salário-família e as cópias das certidões de nascimentos correspondentes; k) conservar os comprovantes de pagamentos do salário-maternidade e os atestados ou certidões correspondentes; m) informar, anualmente, à RFB, na forma por ela estabelecida, o nome, o número de inscrição na Previdência Social e o endereço completo dos segurados que, pessoalmente, por conta própria e a seu risco, exercem pequena atividade comercial em via pública ou de porta a porta, como comerciante ambulante, utilizados no período, a qualquer título, para distribuição ou comercialização de seus produtos, sejam eles de fabricação própria ou de terceiros,sempre que se tratar de empresa que realize vendas diretas. Os documentos comprobatórios do cumprimento das obrigações mencionadas nas letras de a a j anteriores, devem ficar arquivados na empresa, à disposição da fiscalização, durante 5 anos. CESSÃO DE MÃO DE OBRA OU EMPREITADA A empresa contratante de serviços prestados mediante cessão de mão de obra ou empreitada fica obrigada a manter em arquivo, por empresa contratada, em ordem cronológica, no mínimo, durante o prazo de 5 anos, as correspondentes notas fiscais, faturas (retenção de 11%) ou recibos de prestação de serviços, cópia das GFIP/Sefip e, se for o caso, dos documentos referentes à subcontratação SISTEMA DE PROCESSAMENTO ELETRÔNICO DE DADOS A empresa que utiliza sistema de processamento eletrônico de dados para o registro de negócios e atividades econômicas, escrituração de livros ou produção de documentos de natureza contábil, fiscal, trabalhista e previdenciária é obrigada a arquivar e conservar, devidamente certificados, os respectivos sistemas e arquivos, em meio digital ou assemelhado, durante 5 anos, à disposição da fiscalização. Quando intimada pela fiscalização, a empresa deverá apresentar documentação técnica completa e atualizada de seus sistemas, bem como os arquivos digitais contendo informações relativas aos seus negócios e atividades econômicas, observadas as orientações e especificações contidas no Manad Manual Normativo de Arquivos Digitais. PERFIL PROFISSIOGRÁFICO PREVIDENCIÁRIO A empresa que desenvolve atividades em condições especiais que exponham os trabalhadores a riscos ambientais está obrigada a elaborar e manter atualizado o PPP Perfil Profissiográfico Previdenciário, abrangendo as atividades desenvolvidas pelos segurados empregados, trabalhadores avulsos e cooperados filiados à cooperativa de trabalho e de produção que laborem expostos a agentes nocivos químicos, físicos, biológicos ou à associação desses agentes, prejudiciais à saúde ou à integridade física, ainda que não presentes os requisitos para

3 concessão de aposentadoria especial, seja pela eficácia dos equipamentos de proteção,coletivos ou individuais, seja por não se caracterizar a permanência. O PPP abrangendo as atividades desenvolvidas por trabalhador exposto a agente nocivo existente no ambiente de trabalho e a comprovação de entrega ao trabalhador, quando da rescisão de contrato de trabalho, da cópia autêntica deste documento, deverão ser mantidos na empresa por 20 anos. FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO (FGTS) A legislação fixa em 30 anos o prazo de prescrição dos depósitos do FGTS Fundo de Garantia do Tempo de Serviço. Por essa razão, antes de destruir os documentos inerentes à relação empregatícia, a empresa deve observar o prazo prescricional de 30 anos, período em que deverão ser conservados os seguintes documentos: a) GRF Guias de Recolhimento do FGTS; b) REC Relação de Estabelecimentos Centralizados; c) RET Relação de Tomadores/Obras; d) Protocolo de Dados Cadastrais do FGTS Alterações Cadastrais de Trabalhador e de Endereço do Trabalhador e Alterações Cadastrais do Empregador; e) Comprovante de Confissão de não recolhimento de valores de FGTS; f) GRRF Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS g) Protocolo de Envio de Arquivo emitido pelo Conectividade Social. Sobre o assunto, a Súmula 362 do TST Tribunal Superior do Trabalho firmou entendimento que é trintenária a prescrição do direito de reclamar contra o não recolhimento da contribuição para o FGTS, observado o prazo de 2 anos após o término do contrato de trabalho. PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL Os livros e documentos necessários à apuração e ao recolhimento da contribuição do PIS Programa de Integração Social devem ser mantidos à disposição da RFB durante o prazo de 10 anos. DECADÊNCIA O prazo para a constituição de créditos do PIS extingue-se após 10 anos, contado: I do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o crédito poderia ter sido constituído; ou II da dataemque se tornar definitiva a decisão que houver anulado por vício formal o lançamento do crédito tributário anteriormente efetuado. PRESCRIÇÃO A ação para a cobrança de créditos da contribuição do PIS prescreve em10 anos, contados da data da sua constituição definitiva. RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS A legislação que instituiu a Rais Relação Anual de Informações Sociais não estabeleceu prazo de guarda da mesma. Entretanto, o MTE Ministério do Trabalho e Emprego, ao aprovar as instruções para preenchimento e entrega das informações, dispôs que o estabelecimento é obrigado a manter arquivado, durante 5 anos, à disposição do trabalhador e da Fiscalização do Trabalho, o relatório impresso ou a cópia dos arquivos gerados em disquete e o recibo definitivo de entrega da Rais. CONTRIBUIÇÃO SINDICAL A contribuição sindical devida por empregados, trabalhadores autônomos, profissionais liberais e empresas, não recebeu pela CLT Consolidação das Leis do Trabalho ou ato complementar, tratamento diferenciado relativo à decadência e prescrição, em relação ao CTN Código Tributário Nacional, pelo que se conclui que àquela contribuição aplicam-se as normas dispostas no CTN. O CTN estabelece que o direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 anos. O referido prazo é contado do primeiro dia do exercício seguinte àquele em que o lançamento do crédito tributário poderia ser efetuado ou da data em que se tornar definitiva a decisão que houver anulado, por vício formal, o lançamento anteriormente efetuado. Assim, com base no CTN, as Guias de Recolhimentos da Contribuição Sindical devem ser conservadas pelo prazo de 5 anos.

4 CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS A empresa que admitir, transferir ou desligar empregados fica obrigada a fazer a respectiva comunicação ao MTE. Essa comunicação deve ser realizada através do Caged Cadastro Geral de Empregados e Desempregados, por meio eletrônico (internet e disquete), com a utilização do ACI Aplicativo do Caged Informatizado ou outro aplicativo fornecido pelo MTE. O arquivo gerado deverá ser enviado ao MTE, via internet ou entregue em suas Superintendências Regionais do Trabalho e Emprego, Subdelegacias ou Agências de Atendimento. A cópia do arquivo, o recibo de entrega e o Extrato da Movimentação Processada deverão ser mantidos no estabelecimento, pelo prazo de 36 meses, a contar da data do envio, para fins de comprovação perante a fiscalização trabalhista. SEGURO-DESEMPREGO Ao empregado demitido sem justa causa devem ser entregues os seguintes formulários destinados à solicitação do Seguro-Desemprego: CD Comunicação de Dispensa e RSD Requerimento de Seguro-Desemprego. A parte inferior do formulário CD, destacável, será o comprovante do empregador relativo à entrega do formulário ao trabalhador dispensado. Os comprovantes de entrega da CDe do RSD deverão ser conservados pelo empregador, juntamente com a ficha de registro do trabalhador dispensado, pelo prazo de 5 anos, contado a partir da data de dispensa. SALÁRIO-EDUCAÇÃO Considerando que desde a competência janeiro/2007 a contribuição do salário-educação passou a ser recolhida por meio da GPS, o referido documento deve ser mantido à disposição da fiscalização por 5 anos para fins de comprovação do recolhimento. Em relação ao salário-educação relativo às competências anteriores a janeiro/2007 da empresa que recolhia diretamente ao FNDE Fundo Nacional de Desenvolvimento da Educação, os documentos relativos ao atendimento dos alunos beneficiários deverão ser guardados para eventuais comprovações perante a fiscalização durante 10 anos a contar da competência de janeiro/86. DOCUMENTOS INERENTES À RELAÇÃO DE TRABALHO Com o advento da Constituição Federal de 1988, os créditos resultantes da relação de trabalho prescrevemem5 anos para os trabalhadores urbanos e rurais, até o limite de 2 anos após a extinção do contrato. O prazo prescricional não se aplica aos trabalhadores menores de 18 anos de idade. Assim, no caso dos trabalhadores urbanos e rurais, decorrido o prazo de 5 anos, a empresa pode se descartar dos documentos inerentes à relação empregatícia, tais como: acordo de compensação de horas; acordo de prorrogação de horas; atestado médico para justificativa de falta; autorização para desconto não previsto em lei; livros, cartão ou fichas de ponto; recibo de entrega do vale-transporte; recibos de pagamentos de salário, férias e do 13º salário; solicitação de abono de férias. Decorrido o prazo de 2 anos após a extinção do contrato de trabalho, a empresa pode se descartar dos seguintes documentos: Comunicação do Aviso-Prévio; TRCT Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho, THRCT Termo de Homologação de Rescisão do Contrato de Trabalho, e TQRCT Termo de Quitação de Rescisão do Contrato de Trabalho; Carta com Pedido de Demissão. Após os 2 anos da extinção do contrato de trabalho, sem que tenha havido reclamação na Justiça do Trabalho, a empresa poderá também se desfazer dos documentos que a legislação exige no prazo de guarda de 5 anos. Dessa forma, convém que seja mantida a documentação relativa às relações de trabalho pelos prazos mencionados, pelo menos, visto que, durante a fluência dos mesmos, havendo fiscalização e/ou reclamação trabalhista ajuizada, a empresa terá que apresentar provas documentais em sua defesa.

5 MENOR DE 18 ANOS DE IDADE O prazo prescricional mencionado no item 11 não se aplica ao trabalhador menor de 18 anos de idade, devendo ser contado a partir do momento em que o trabalhador completar 18 anos. LIVRO OU FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADOS Quanto aos Livros ou Fichas de Registro de Empregados, é aconselhável que sejam conservados por prazo indeterminado, pois esses documentos são de incontestável valor para efeito de comprovação de tempo de serviço de empregados ou ex-empregados,para fins de obtenção de benefícios previdenciários, principalmente aposentadoria por tempo de contribuição. CONTRATOS DE TRABALHO Da mesma forma, os contratos de trabalho devem ser conservados por prazo indeterminado LIVRO DE INSPEÇÃO DO TRABALHO Com exceção das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte, toda empresa deve ter o livro de Inspeção do Trabalho, no qual oauditor Fiscal do Trabalho registrará sua visita ao estabelecimento, declarando data e hora do início e término da visita, bem como o resultado da inspeção. Sendo a legislação omissa com relação ao prazo de guarda do mesmo, entende-se que a empresa deve guardá-lo por tempo indeterminado. SEGURANÇA E MEDICINA DO TRABALHO As empresas devem obrigatoriamente observar as normas regulamentadoras de segurança e medicina do trabalho, em todos os locais de trabalho sujeitos às disposições da CLT. As normas regulamentadoras aplicam-se, no que couber, a cada empresa. Assim, a aplicação das normas será observada de acordo com a atividade desenvolvida pela empresa. A seguir, relacionamos os documentos mais comuns e o tempo de guarda dos mesmos: a) Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional OPCMSO Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional tem o caráter de prevenção, rastreamento e diagnóstico precoce dos agravos à saúde relacionados ao trabalho, inclusive de natureza subclínica, além da constatação da existência de casos de doenças profissionais ou danos irreversíveis à saúde dos trabalhadores. O PCMSO deve incluir, entre outros, a realização obrigatória dos exames médicos: admissional; periódico; de retorno ao trabalho; de mudança de função e demissional. Os dados obtidos nos exames médicos, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas deverão ser registrados em prontuário clínico individual, que deve ficar sob a responsabilidade do médico coordenador do PCMSO, devendo ser mantido, por um período mínimo de 20 anos, contado após o desligamento do empregado; b) Programa de Prevenção de Riscos Ambientais O PPRA Programa de Prevenção de Riscos Ambientais visa à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação, reconhecimento, avaliação e consequente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais. O registro de dados, estruturado de forma a constituir um histórico técnico e administrativo do desenvolvimento do PPRA, deve ser mantido pelo empregador ou instituição responsável por um período mínimo de 20 anos; c) Comissão Interna de Prevenção de Acidentes A Cipa Comissão Interna de Prevenção de Acidentes tem como objetivo a prevenção de acidentes e doenças decorrentes do trabalho, de modo a tornar compatível permanentemente o trabalho com a preservação da vida e a promoção da saúde do trabalhador. Os documentos relativos à eleição da Cipa deverão ser guardados por 5 anos, com exceção do Livro de Atas, que deve ser guardado por um período indeterminado; d) Mapas de Avaliação de Acidentes do Trabalho As empresas obrigadas a constituir o SESMT Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho devem manter arquivados por 5 anos os Mapas anuais dos Acidentes do Trabalho, com e sem vítimas, Doenças Ocupacionais e Agentes de Insalubridade; e) Declaração de Instalação do Estabelecimento Novo

6 Todo estabelecimento novo, antes de iniciar suas atividades, deverá solicitar aprovação de suas instalações ao órgão regional do MTE. A empresa poderá encaminhar ao órgão regional do MTE uma declaração das instalações do estabelecimento novo, que poderá ser aceita pelo referido órgão, para fins de fiscalização, quando não for possível realizar a inspeção prévia antes de o estabelecimento iniciar suas atividades. O recibo de entrega do formulário Declaração de Instalação deve ser arquivado por tempo indeterminado; f) Caldeiras e Vasos de Pressão O livro Registro de Segurança, onde são anotadas todas as ocorrências com caldeiras e vasos sob pressão deve ser guardado pelo tempo em que a empresa mantenha os equipamentos que deram origem às anotações constantes do mesmo. QUADRO-RESUMO Resumo dos documentos com os prazos de guarda, pelas empresas em geral. DOCUMENTOS PREVIDENCIÁRIOS PRAZO CAT 05 anos Comprovante de pagamento de contribuinte individual 05 anos Comprovantes de pagamentos do salário-família e as cópias das certidões de nascimentos correspondentes 05 anos Comprovantes de pagamentos do salário-maternidade e os atestados ou certidões correspondentes 05 anos Documentos e livros relacionados com as contribuições sociais 05 anos Documentos relativos à retenção de 11% sobre notas fiscais de serviços mediante cessão ou empreitada de mão de obra 05 anos Folha de pagamento 05 anos GPS 05 anos Sistema de processamento eletrônico de dados 05 anos PPP 20 anos DOCUMENTOS TRABALHISTAS PRAZO Contrato de Trabalho indeterminado - indeterminado Declaração de Instalação do Estabelecimento - indeterminado Livros ou Fichas de Registro de Empregados - indeterminado Livro de Inspeção do Trabalho - indeterminado Registro de Caldeiras e Vasos de Pressão - indeterminado Acordo de compensação e prorrogação de horas -05 anos durante a vigência do contrato de trabalho até o limite de 02 anos após a extinção do contrato 5 anos durante a vigência do contrato de trabalho, até o limite de 2 anos após a extinção do contrato -05 anos durante a vigência do contrato de trabalho até o limite de 02 anos após a extinção do contrato Atestado médico de justificativa de faltas - 05 anos durante a vigência do contrato de trabalho até o limite de 02 anos após a extinção do contrato Autorização para desconto não previsto em lei -05 anos durante a vigência do contrato de trabalho até o limite de 02 anos após a extinção do contrato Livros, cartão ou fichas de ponto - 05 anos durante a vigência do contrato de trabalho até o limite de 02 anos após a extinção do contrato Recibo de entrega do vale-transporte - 05 anos durante a vigência do contrato de trabalho até o limite de 02 anos após a extinção do contrato Recibos de pagamentos de salário, férias e do 13º salário - 05 anos durante a vigência do contrato de trabalho até o limite de 02 anos após a extinção do contrato Solicitação de abono de férias -05 anos durante a vigência do contrato de trabalho até o limite de 02 anos após a extinção do contrato Caged 36 meses - 36 meses Cipa Mapas de Avaliação de Acidentes do Trabalho 05 anos Contribuição Sindical -05 anos Comprovantes de entrega da CD e do RSD -05 anos Rais -05 anos PCMSO Prontuário Clínico Individual -20 anos, contado após o desligamento do empregado PPRA -20 anos FGTS GFIP/Sefip GRF GRRF -30 anos Carta com Pedido de Demissão -02 anos após a extinção do contrato de trabalho Comunicação do Aviso-Prévio -02 anos após a extinção do contrato de trabalho TRCT THRCT TQRCT -02 anos após a extinção do contrato de trabalho

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