ESTUDOS DE CASO: IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ERP - UMA ANÁLISE CRÍTICA À LUZ DA METODOLOGIA DE PROJECT MANAGEMENT

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1 FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRO DE FORMAÇÃO ACADÊMICA E PESQUISA CURSO DE MESTRADO EXECUTIVO ESTUDOS DE CASO: IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ERP - UMA ANÁLISE CRÍTICA À LUZ DA METODOLOGIA DE PROJECT MANAGEMENT DISSERTAÇÃO APRESENTADA À ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA E DE EMPRESAS PARA OBTENÇÃO 00 GRAU DE MESTRE MARIA GABRIELA SOBRAL GIL Rio de Janeiro 2002

2 FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS ESCOLA BRASILEIRA DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA CENTRO DE FORMAÇÃO ACADÊMICA E PESQUISA CURSO DE MESTRADO EXECUTIVO TÍTULO ESTUDOS DE CASO: IMPLANTAÇÃO DE SISTEMAS ERP - UMA ANÁLISE CRÍTICA À LUZ DA METODOLOGIA DE PROJECT MANAGEMENT DISSERTAÇÃO DE MESTRADO APRESENTADA POR: MARIA GABRIELA SOBRAL GIL E APROVADO EM 26 / 11 / 2002 PE A COMISSÃO EXAMINADORA DOUTOR EM PESQUISA OPERACION DoUTOR EM PLANEJAMENTO DOUTOR EM ENGENHARIA DA PRODUÇÃO

3 IV Ao meu marido, família e amigos que de alguma forma contribuíram para a conclusão deste estudo.

4 v AGRADECIMENTOS Ao professor Alexandre Linhares pela sua coragem ao ter aceito o desafio de, à distancia, me ajudar a finalizar este trabalho e por todo o incentivo e dicas que me deu. Ao José Paulo e à equipe da secretaria do mestrado pela ajuda que sempre me deram, sem ela, eu não estaria escrevendo estas palavras hoje. Muito Obrigada pela ajuda. Aos membros da banca examinadora, por participarem de um momento tão especial como este para mim. Ao meu marido Marcelo e à minha família querida, pelas horas que deixei de lhes dar a atenção merecida para poder estudar e preparar este trabalho. Ao meu amigo Ulysses pelas horas dedicadas às discussões dos fundamentos de Project Management. A todos aqueles não mencionados anteriormente que, de alguma maneira, direta ou indiretamente, contribuíram para a realização desta dissertação.

5 VI "Descobri como é bom chegar quando se tem paciência. E para se chegar a qualquer lugar, descobri que não necessário dominar a força e sim a razão. Descobri que acima de tudo é necessário querer" AmyrKlink

6 vii sumário LISTA DE FIGURAS LISTA DE TABELAS LISTA DE TERMOS E SUAS DEFINIÇÕES RESUMO ABSTRACT Página Xl Xll Xlll XVI XVll 1. INTRODUÇÃO Contextualização do problema Relevância do estudo Delimitação do estudo Objetivo Organização do Estudo 5 2. REFERENCIAL TEÓRICO A metodologia de Project Management e os sistemas de ERP A metodologia de Project Management O que é Projeto O gerenciamento de projetos e suas áreas de conhecimento O processo de Project Management Principais grupos envolvidos no projeto Sistema de ERP Um projeto de implantação de um sistema de ERP Formação de Equipes e a Liderança A formação de equipes de projeto A estrutura da equipe de projeto Criando uma identidade para a equipe de projeto Processos motivacionais 42

7 V Criando uma equipe de projeto de alta performance - uma equipe de sucesso A tomada de decisão na equipe Conflitos na equipe de projeto A desmobilização da equipe Liderança Principais características da Liderança Liderança e Poder Diferença entre gerentes de Projetos e Líderes A liderança como diferencial na Gestão de Projetos Algumas competências para um Líder de Projeto Página A Mudança, o Change Management e algumas considerações sobre Cultura Organizacional Identificando os fatores motivadores da Mudança Como a mudança na estrutura organizacional vem sendo tratada pelos estudiosos O que é Change Management Fator Mudança Um projeto de mudança e o processo de Change Management Identificação dos Stakeholders A comunicação A formação de equipe e o Change Management Outras considerações sobre liderança e a formação da equipe ~~~ ~ Problemas mais comuns encontrados em um projeto de mudança Considerações sobre a Cultura Organizacional A Cultura de uma Organização A Cultura e os Projetos

8 IX A Cultura das Equipes de Projeto Alguns impactos negativos da Cultura Organizacional em projetos Página METODOLOGIA 3.1. Introdução 3.2. Universo e Amostra 3.3. Seleção dos Sujeitos 3.4. Coleta de Dados 3.5. Tratamento dos Dados DESCRIÇÃO DOS CASOS Empresa A Dados Gerais Histórico da Implantação Os fatores da Mudança, a seleção do Produto e as mudanças que a implantação do sistema exigiu da empresa A Influência da Cultura da Empresa no Projeto, na Gerência e na Equipe de Projeto A metodologia de Formação da Equipe de Trabalho Os Gerentes de Projeto e a Liderança O processo de Change Management A Finalização do Projeto Os Resultados do Projeto Empresa B Dados Gerais Histórico da Implantação Os fatores da Mudança, a seleção do Produto e as mudanças que a

9 x implantação do sistema exigiu da empresa A Influência da Cultura da Empresa no Projeto, na Gerência e na Equipe de Projeto A metodologia de Formação da Equipe de Trabalho Os Gerentes de Projeto e a Liderança O processo de Change Management A Finalização do Projeto Os Resultados do Projeto Página ANÁLISE DAS INFORMAÇÕES COLETADAS Histórico da implantação nas duas empresas Os fatores da mudança, a seleção do produto e as mudanças que essa implantação exigiu da empresa Influência da cultura das empresas no projeto, na gerência e na equipe de projeto Aspectos da metodologia utilizada por cada uma das empresas na formação das equipes de trabalho O perfil dos gerentes de projeto e da alta administração, os conflitos e os aspectos de liderança no projeto O processo de Change Management - a comunicação, a integração das equipes e o treinamento Os resultados obtidos pelo projeto - o processo de finalização e os resultados obtidos em termos de escopo, prazos e custo CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES 142 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 155 ANEXO - QUESTIONÁRIOS PARA ENTREVISTAS 158

10 xi LISTA DE FIGURAS Página Figura I - Restrição Tripla 10 Figura 11 -Áreas de Atuação do Project Management 14 Figura III - Ciclo de Vida de um Projeto 20 Figura IV - Inter-relacionamento entre os grupos de processos no desenvolvimento ~~~~ M Figura V - Sobreposição de grupos de processos dentro das fases do projeto 25 Figura VI - Processo de gerenciamento e suas funções 25 Figura VII - Visão Geral do ERP 29 Figura VIII - Estrutura Proposta para um Projeto de ERP 33 Figura IX - Processo Decisório 47 Figura X - Detalhamento da estrutura de problemas mais comuns do encerramento de um projeto 50 Figura XI - Caráter Organizacional 66 Figura XII - Mapeamento do apoio dos Stakeholders com referência à mudança pretendida 72 Figura XIII - Estrutura de equipe peso pesado 78 Figura XIV - Equipe do Projeto de ERP da empresa A 107 Figura XV - Equipe do Projeto de ERP da empresa B 125

11 Xli LISTA DE TABELAS Página Tabela A - Características de Equipes de Projeto de Sucesso Tabela B - Principais diferenças entre Gerentes e Líderes Tabela C - Análise comparativa entre Bons e Maus Líderes Tabela D - Principais conclusões: Tabela E - Principais Recomendações

12 xiii LISTA DE TERMOS E SUAS DEFINIÇÕES Best Practices - Como são conhecidas as melhores práticas de negócio. Change Management - Técnicas que permitem o gerenciamento de projetos onde o processo de mudança e transição ocorre, objetivando reduzir resistências e comprometer os recursos envolvidos com o sucesso do projeto. CPD - Centro de Processamento de Dados Empowerment - processo no qual se criam condições e habilitam-se as pessoas de todos os níveis da empresa para assumirem responsabilidades. ERP - São sistemas integrados de software que integram todos os processos, regras e aplicações para automatizar toda a cadeia de suprimentos; são baseados em tecnologia que viabiliza a atuação e controle por processos em contraponto a atuação e controles departamentais; fornecem uma arquitetura de informações que une toda a empresa, inclusive suas diversas plantas e países. Por integrar as informações de todas as plantas, negócios e departamentos da empresa através de uma base contábil única. Entre outras coisas, o ERP viabiliza análises em tempo real de diversas questões fundamentais para a gestão de uma empresa. Fast Tracking - Com se chama o processo em que produtos (Deliverables) de uma fase de projeto são iniciados quando outros ainda não foram concluídos. Isto ocorre quando os riscos envolvidos no projeto são aceitáveis Gap 's - Como são chamadas as diferenças existentes entre o "modelo" sistêmico desejado e o disponível. Para minimizar tais diferenças, é necessário que o projeto recorrer a programação adicional, conhecidas como customizações. Go Live - É como se chama o momento em que o sistema, após parametrizado e testado, é posto em funcionamento.

13 XIV IT OU IT - Tecnologia de Informação Kick Of! - Como são chamados os eventos onde se dá oficialmente por iniciado o projeto, onde são apresentados os membros da equipe e são apresentados os objetivos do projeto. Learning Meetings - É como são chamados os encontros de aprendizado realizados entre todos os membros da equipe ao término do projeto (reuniões de encerramento), cujo objetivo é avaliar permanentemente o aprendizado obtido com o mesmo. Overheads - excesso de mão de obra. Projetos - Um projeto pode ser entendido como uma combinação de recursos da organização que, uma vez reunidos, permitirão a criação de algo inexistente previamente. Ele permitirá à empresa, alcançar seus objetivos operacionais (no curto prazo), estratégicos (no longo prazo) e organizacionais. Possuem ciclos de vida distintos e começam com uma idéia, definição do desenho, execução e implantação. Projetos de mudança - Projeto de mudança constitui-se em justificativas persuasivas em favor de modificações que justifiquem seu esforço. Um projeto de mudança deverá ser claro, conciso, articulado, lógico, bem documentado e motivador. Deve trazer um senso de urgência. Deve incentivar as pessoal envolvidas a agir. Project Management - Project Management são um conjunto de técnicas e processos que permitem gerenciar Projetos. Segundo definição do Instituto de Project Management é "a arte de dirigir e coordenar recursos humanos e financeiros". PMI - The Project Management Institute PMBOK - Project Management Book of Knowledge - referência bibliográfica básica para os estudiosos de Project Management, editada e atualizada periodicamente pelo PMI, compilando informações e dados resultados de pesquisa e pratica vivenciadas em projetos em geral que se utilizam das técnicas de Project Management.

14 xv Stakeholders - Stakeholders são indivíduos ou grupos que, em algum momento durante o ciclo de mudança de um projeto, afetarão ou serão afetados pelo processo. Sponsor - É como é chamado o patrocinador do projeto. Standard - tenno em inglês para a palavra padrão. Supply Chain - tenno em inglês para o conceito de cadeia logística integrada Team Building - Construção de um espírito de Equipe Trade Of! - tenno em inglês para a palavra troca em português.

15 xvi RESUMO Este documento constitui-se em uma dissertação de mestrado, requisito parcial para a obtenção do grau de Mestre em Gestão Empresaria e Pública. Este estudo procura mostrar que a adoção dessa nova tecnologia através de projetos de implantação de sistema de ERP não só mudam processos administrativos como também produtos, serviços e estruturas organizacionais e que a sua implantação se constitui em um grande projeto que envolve um número considerável de recursos e tempo das organizações. Este estudo procurar mostrar também que os impactos que tais projetos trazem, são mais fortemente sentidos ou não pela organização de acordo com uma série de fatores, entre eles, a resistência à mudança e o quanto a organização está preparada para enfrentar essas mudanças, o medo da perda do emprego pela adoção de uma nova tecnologia, problemas com a falta de comunicação das mudanças, questões relacionadas à cultura organizacional vigente, a falta de envolvimento da alta administração, entre outras. Para gerenciar todas essas variáveis, as organizações modernas adotam técnicas para garantir o sucesso da implantação dessas novas tecnologias. o estudo aqui proposto tem como objetivo determinar até que ponto a utilização de metodologias e de técnicas de Project Management é o suficiente para que esses projetos alcancem o sucesso esperado pelas organizações. A quantidade de variáveis que influenciam o resultado de um projeto são muitas e cada uma delas possui um papel importante que deve ser avaliado. As conclusões desta pesquisa demonstram que o sucesso de um projeto nem sempre se resume a atingir os objetivos inicialmente propostos, relativos ao cumprimento do prazo, escopo e custo de um projeto, conforme define a metodologia de Project Management. Outros aspectos considerados por essa metodologia, se melhor ou pior aplicados, também contribuem para o sucesso ou fracasso de um projeto de implantação de um sistema de ERP sendo o seu fracasso traduzido ou não, no cumprimento do prazo, do escopo inicialmente previsto ou no custo inicialmente calculado. Outros aspectos que não apenas a aplicação correta da metodologia de Project Management contribuem para os resultados alcançados pelo projeto.

16 XVll ABSTRACT This document constitutes a thesis for a partial fulfillment for getting a master's degree in Public and Business Management. Our subject is an analysis of two case studies about ERP's system implementation and the techniques of Project Management used as a methodology for their implementation. The study states that the use of the Project Management methodology by itself is not enough to guarantee the success of an ERP's system implementation. Other issues, such as the way the organization deals with change, the Change Management methodology presented on projects, the project team management, as well as the building of a project team is dealt within a project affects the success ofan ERP's system implementation. AIso, some cultural features of the organization influence the results obtained as well as leadership of its project managers. The main results of this study are the theoretical building of the thematic support conceming ERP' s system implementation. The use of interviews aiming at verifying the way the issues treated in this study are dealt on ERP' s system implementation projects and how those aspects influence positively or negatively on the success of those projects. The conc1usions from this research show that not only the use of the Project Management methodology is enough to guarantee the success of such projects. The success is not always reached by meeting the initial expectations of cost, time and budget as the Project Management methodology states primarily. Other features treated in this research also contribute to its failure or success such as the project team building, leadership, the Change Management techniques as well as cultural elements.

17 1 INTRODUÇÃO 1.1 Contextualização do problema As organizações modernas se vêem envolvidas num ambiente dinâmico e de incertezas, onde mudanças ocorrem diariamente em uma velocidade não antes imaginada. "As sociedades em geral (os indivíduos, as famílias) e não apenas as organizações, têm sofrido os impactos do vendaval de mudanças que está sendo chamado de idade da informação, terceira onda, sociedade pós-industrial, era da comunicação, sociedade de serviços ou ainda sociedade do conhecimento" (Freitas, 1999:30). Estar preparado para essas mudanças é o desejo da maioria dessas organizações. A evolução da tecnologia de informação tem contribuído significativamente, não só como um estímulo, mas também como uma ferramenta que possibilita essa mudança, permitindo às empresas se prepararem para um futuro de incertezas. Temos acompanhado o processo vivido mundialmente por organizações que têm procurado, como solução para as pressões provocadas pelas mudanças de mercado e pela concorrência, os sistema integrados de gestão ou seja, sistemas de Enterprise Resource Planning (ERP) devido à necessidade que elas tem de serem mais ágeis não só no acompanhamento do seu negócio, como também no lançamento de novos produtos, na avaliação de alternativas de negócio, na incorporação de outras empresas adquiridas e na troca de informações com seus clientes e fornecedores. Os sistemas de ERP são uma resposta da tecnologia de informação a esses desafios. A substituição dos antigos pacotes de software não integrados por modernos sistemas de informação e gestão integrados, cada vez mais ocupará espaço nas estratégias das organizações modernas. Essas substituições, na maioria das vezes, não se restringem apenas a mudanças de tecnologia. Com elas, as organizações são levadas a mudar processos, pessoas, estruturas e culturas. Como gerenciar simultaneamente todos esses aspectos? A metodologia de Project Management l tem sido uma grande e importante ferramenta que veio possibilitar e ajudar as organizações no gerenciamento dessas mudanças. O conceito de

18 2 Project Management, de acordo com Cleland (1999), "surgiu na década de 60. Inicialmente presente na construção civil, foi em seguida incorporado a projetos em outras áreas como, por exemplo, na construção de armamentos militares,,2. Inicialmente "reconhecido como uma filosofia, um processo de gerenciamento de atividades em organizações caracterizadas por possuírem distintos ciclos de vida e que, além disso, possuíssem um sistema de gerenciamento que se utilizasse de uma complexa matriz organizacional,,3. A partir de 1957, outras técnicas específicas de planejamento, controle e seqüênciamento de atividades surgiram, entre elas, destacamos o PER~, CPM 5, etc. Sistemas de informação e de controle de custos foram desenvolvidos para auxiliar no controle desses projetos e até mesmo sistemas computacionais mais complexos passaram a ser utilizados como ferramentas de gestão de projetos, como por exemplo, o MS Project da Microsoft. o gerenciamento de projetos passou a ter também um papel estratégico no gerenciamento de longo prazo e, em conjunto com outros elementos tais como estratégias funcionais, políticas, procedimentos e planos de ação, permite que seja um elemento extremamente útil no gerenciamento estratégico da empresa. Atualmente, a metodologia de Project Management serve de referencial teórico para as metodologias desenvolvidas por empresas de consultoria, especializadas na implantação de sistemas de ERP. 1 Segundo 1. LeRoy Ward, em seu livro Project Management Terms - a working glossary, o Project Management é definido como a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades de um projeto de forma a alcançar ou superar as necessidades dos Stakeholderss e as expectativas previstas para um projeto. 2 CLELAND, David I. Project Management. Strategic Design and Implementation. 3 M Edition. Singapore: McGraw-Hill, Idem. 4 Segundo 1. LeRoy Ward, em seu livro Project Management Terms - a working glossary, PERT significa Program Evaluation and Review Technique. Técnica orientada a eventos, em técnicas de analise de uma rede de eventos baseada em probabilidades, usadas para estimar a duração de um projeto quando existe um elevado grau de incerteza em relação à duração das atividades de um indivíduo. PERT aplica o método do caminho crítico para mensurar uma estimativa de duração das atividades. 5 Segundo J. LeRoy Ward, em seu livro Project Management Terms - a working glossary, CPM significa Criticai Path Method sendo uma técnica utilizada para prever a duração de um projeto através da análise de uma seqüência de atividades que possuem pouca flexibilidade de tempo para serem concluídas.

19 3 1.2 Relevância do estudo o presente estudo justifica-se a partir das seguintes constatações: As organizações, ao optarem pela implantação de um sistema de ERP, acreditam que pelo simples fato de selecionarem o melhor sistema disponível no mercado bem como uma consultoria experiente que lhe dê suporte metodológico para a implantação desse sistema de ERP, embasado em metodologia de Project Management, possuem as condições suficientes para garantir o sucesso do projeto. Entretanto, essas organizações se esquecem de atentar para outros fatores como, por exemplo, se a organização está preparada para a mudança, se a metodologia de Project Management está sendo bem empregada, se a consultoria está adotando as técnicas de Change Management adequadas, entre outros. Fatores como esses, poderão contribuir para a obtenção de melhores ou piores resultados quando nos referimos a um projeto de implantação de um sistema de ERP. Ao estudar as variáveis implícitas no Project Management, acreditamos estar contribuindo para o aprendizado dessa técnica bem como para a melhoria dos processos de implantação de projetos que se utilizam de alguma forma ou em algum grau, da metodologia de Project Management. 1.3 Delimitação do estudo As técnicas de Project Management incorporam um série de fases relacionadas ao seu processo, organização e estrutura. O presente trabalho não pretende se aprofundar no detalhamento de todas as fases do Project Management. As principais fases serão apresentadas apenas para elucidar o assunto àqueles que não possuem domínio do tema.

20 4 Nossa abordagem irá procurar atentar para questões que tem despertado grande interesse de estudo como: Gerenciamento da Mudança, Formação de Equipes, Liderança, Change Management, bem como aspectos relacionados a Cultura Organizacional entre outros. Nosso estudo irá se limitar a projetos de implantação de software ERP, uma vez que este tipo de projeto implica, na sua maioria, em mudanças no desenho organizacional e no desenho de processos das organizações o que por si só pode provocar profundas mudanças em uma organização. Procuremos focar igualmente, que estratégias estão sendo adotadas pelas organizações para suavizar o processo natural de mudança que se estabelece no momento em que a empresa implanta um sistema de ERP. Da mesma forma, a implantação de sistemas ERP, adotada pelas organizações como um diferencial competitivo, envolve a alteração de seus processos, políticas internas e práticas de gestão. Ela requer um tratamento específico dentro do contexto de transformação organizacional uma vez que alcançar o sucesso na implantação desses sistemas, lhe confere um diferencial competitivo, uma medida de sucesso ou fracasso na estratégia da organização Como um desses instrumentos e com o objetivo de garantir o sucesso na implantação de sistemas de ERP, é que as organizações passaram a adotar metodologias específicas de gerenciamento de projetos. Estas metodologias foram adaptadas por diversas empresas de Consultoria de Empresas, constituindo-se na base metodológica para suportar a implantação de sistemas de ERP. Embora cada uma dessas metodologias adote um nome específico, de acordo com empresa de consultoria que a aplica, todas elas possuem uma origem comum, a metodologia de Project Management. Este trabalho não tem como objetivo analisar detalhadamente cada uma dessas metodologias nem compará-las à metodologia do PMI 6 Mas sendo esta a base metodológica que suporta as demais metodologias utilizadas para a implantação de sistemas de ERP, faremos uma revisão 6 The Project Management Institute

21 5 da bibliografia de Project Management existente de forma a permitir homogeneizar os seus principais conceitos aos leitores deste trabalho. 1.4 Objetivo Este trabalho tem como objetivo estudar casos reais de implantação de sistemas de ERP, que utilizaram metodologias baseadas em técnicas de Project Management, com o intuito de melhor compreender os problemas que estariam supostamente surgindo devido às falhas na aplicação dessas técnicas, por parte da organização. Até que ponto a utilização das técnicas de Project Management pode ser considerado o fator determinante que permitirá garantir o sucesso da implantação de projetos de ERP. o presente trabalho propõe uma análise crítica dessas técnicas levando-se em consideração, por exemplo, que fatores levam as organizações a mudar, como a Organização trata a Mudança, como o Gerenciamento da Mudança e o Gerenciamento da Comunicação afetam o bom andamento e o sucesso de projetos de ERP. Adicionalmente, como a Formação de Equipes é importante para garantir o sucesso de projetos de ERP. Se a questão da Liderança é um fator crítico de sucesso para os projetos de ERP e por fim, como a Cultura Organizacional pode influenciar um projeto de implantação de um sistema de ERP. Ao longo do estudo, serão discutidas outras variáveis que afetam os resultados de projetos gerenciados com base nas técnicas de Project Management. Serão também apresentados os beneficios qualitativos do Project Management para o sucesso de projetos de implantação de software ERP. 1.5 Organização do Estudo Este estudo foi desenvolvido em 6 capítulos, estruturados da seguinte forma:

22 6 o Capítulo 1, introdutório, onde o trabalho é contextualizado. Onde os objetivos são apresentados, seguidos da justificativa do estudo e da delimitação das suas fronteiras. O capítulo 2 apresenta uma revisão do referencial teórico da dissertação. Esta revisão inclui os principais fatores motivadores das mudanças dentro das organizações, uma revisão das principais técnicas de Change Management e a importância da aplicação destas em um projeto que envolve um elevado grau de mudança. Essa revisão aborda também os principais conceitos de Project Management, a importância da formação das Equipes de Projeto e o fator Liderança presente na equipe de projeto e nas características pessoais dos gestores e líderes de projeto. A seguir, fazem-se considerações sobre a cultura dentro da organização, dentro do projeto em si e dentro da própria equipe de projeto. No capítulo 3, é descrita a Metodologia adotada, isto é, como o estudo foi feito, indicando o desenho e o método da dissertação. Mais especificamente, este capítulo busca esclarecer e justificar o método utilizado, identificar os tipos e as fontes de informações necessárias para responder às questões da dissertação e os procedimentos para analisar as informações coletadas. No capítulo 4, são apresentados dois estudos de casos, relatando características e situações ocorridas em de projetos de implantação de sistema de ERP em duas empresas. Esses casos foram montados através de entrevistas com pessoas que tiveram uma participação ativa na implantação desses sistemas nas 2 empresas analisadas. A empresa A é uma empresa do ramo de papel e celulose. O sistema de ERP foi implantado nessa empresa em 1997 enquanto que a empresa B é do setor de telecomunicações e esse mesmo sistema foi implantado em No capítulo 5, objetiva-se a analisar as informações coletadas através desses estudos de caso, buscando relacionar semelhanças e diferenças de padrão em cada uma dessas implantações. Finalmente o capítulo 6 conclui e encerra o estudo, propondo recomendações para empresas que pretendem implementar sistemas de ERP bem como trata de apontar situações e fatos que merecem ser estudados com uma maior profundidade em pesquisas futuras.

23 7 Seguem-se as referencias bibliográficas e um anexo contendo o questionário utilizado nas entrevistas realizadas, base para a elaboração dos estudos de caso.

24 8 2 REFERENCIAL TEÓRICO Neste capítulo são apresentadas as contribuições de alguns dos principais estudiosos acerta dos temas relacionados. Incluímos também bibliografia de autores não diretamente relacionados à metodologia de Project Management mas que em seus estudos relatam temas profundamente relacionados com a abordagem que este estudo procura dar ao tema gestão de projeto de implantação de sistemas de ERP. o estudo dos tópicos que integram o presente trabalho estabelece um referencial teórico fundamental para a pesquisa e consolidação dos objetivos propostos neste trabalho. Sua construção busca fornecer a compreensão necessária para a análise dos fatores relacionados com o sucesso ou fracasso de projetos de implantação de sistemas de ERP. Este capítulo está estruturado em 3 seções. Na primeira seção, faremos a fundamentação teórica deste trabalho, assente na metodologia de Project Management, e por isso iniciamos a revisão bibliográfica por este tema. Também apresentaremos uma conceituação sobre sistema de ERP e faremos uma breve apresentação de um típico projeto de implantação de um sistema deerp. Em seguida, abordaremos questões relacionadas com a formação de equipes e como esta questão influencia no sucesso de projeto de implantação de ERP. A seguir, trataremos o tema Liderança, como a liderança dentro do projeto, principalmente relacionada à gestão e coordenação de projeto, funciona como um diferencial não só para a equipe como para o projeto em si. Em seguida, iremos rever o que a teoria nos fala sobre a mudança e a resistência que esta enfrenta dentro das organizações, principalmente nas organizações que se encontram em processo de implantação de um sistema de ERP juntamente com uma análise das técnicas Change Management e como a utilização destas técnicas vai contribuir para facilitar o processo de mudança e a comunicação interna e externa ao projeto de ERP. Faremos também algumas considerações sobre como a Cultura Organizacional é vista pelos estudiosos do assunto e como ela afeta o projeto de implantação de sistemas de ERP.

25 9 2.1 A metodologia de Project Management e os sistemas de ERP Esta seção tem como objetivo mostrar como se compõe a estrutura, organização e operacionalização de um projeto bem como qualificar as principais fases do Project Management. Nesta seção apresentamos também uma conceituação sobre sistemas de ERP e apresentamos um típico projeto de implantação de um sistema de ERP A Metodologia de Project Management O que é Projeto De acordo com o PMBOK, um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único. 7 Sua característica é temporária por possuir início, meio e fim muito bem definidos e por seguir uma seqüência clara e lógica de eventos, os quais são conduzidos por pessoas sempre respeitando os parâmetros de prazo, custo e qualidade. Estes parâmetros também são conhecidos por "restrição tripla"s, de forma que são representados por um triângulo conforme mostrado na Figura I - Restrição Tripla, a seguir: 7 Guia do PMBOK, 2000 Project Management Institute - PMI 8 FRAME, J. Davidson. Gerenciando Projetos nas Organizações