GESTÃO DA PECUÁRIA LEITEIRA COM APOIO DE PLANILHA ELETRÔNICA (EXCEL) 1 Dairy cattle management with help of spreadsheet (Excel)

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2 2 GESTÃO DA PECUÁRIA LEITEIRA COM APOIO DE PLANILHA ELETRÔNICA (EXCEL) 1 Dairy cattle management with help of spreadsheet (Excel) AUTORES: MILTON SATOSHI MATSUSHITA matsushita@emater.pr.gov.br Vínculo: EMATER-Paraná Fone: (0xx41) Fax: (0xx41) Endereço: Rua da Bandeira, 500 Bairro Cabral Curitiba - Paraná ODILIO SEPULCRI odilio@emater.pr.gov.br Vínculo: EMATER-Paraná Fone: (0xx41) Fax: (0xx41) Endereço: Rua da Bandeira, 500 Bairro Cabral Curitiba - Paraná RESUMO O Sistema de Gestão da Pecuária Leiteira destina-se ao registro, acompanhamento, análise técnica e econômica da atividade leiteira, a nível de propriedade, município e região. Este acompanhamento proporciona informações mensais aos produtores, assistência técnica e extensão rural, na identificação dos gargalos da produção e de indicadores técnicos, econômicos e financeiros, subsidiando-os na tomada de melhores decisões pelos produtores. O software foi desenvolvida em planilha Excel, sendo de simples operacionalização, gerando indicadores técnicos e econômicos em forma de relatórios e gráficos de fácil entendimento, que permitem gerenciar o uso dos fatores de produção e analisar a renda bruta, o custo variável, a margem bruta, o lucro e a produtividade por propriedade, por hectare ou por litro de leite. ABSTRACT The raising Milk-yielding Cattle Management System is intended for the registration, attendance, technical and economical analysis of the milk-yielding activity on a level of property, session and region. This assessory gives to the Farmers and Technical Assistance Services the best way to decide among monthly about economical and financial indicators difficulties. The software was developed in EXCEL spreadsheet, with easy operation, giving technical and economical index in reports and diagrams of easy comprehension that allow to manage the production coefficients used and to analyse the property gross income, the variable costs, the profit and the hectares productivity or litre of milk. 1 Trabalho apresentado no III Congresso da Sociedade Brasileira de Informática (SBI-Agro) Aplicada à Agropecuária e Agroindústria. 19 a 21 de setembro de Foz do Iguaçu, Paraná e publicado em seus respectivos Anais. CD- ROM

3 3 KEY WORDS: Indicadores técnicos e econômicos, tomada de decisão, gestão da pecuária leiteira. Technical and economic indicators, decision making, management of Dairy Cattle. 1. INTRODUÇÃO As transformações tecnológicas e administrativas estão ocorrendo de forma rápida e constante, levando-nos a viver em um mundo sem fronteiras, no qual todos participamos, de uma forma mais ou menos intensa, neste processo de estabelecimento da globalização. Segundo Castro et al. (1998), com a internacionalização dos mercados e a formação de blocos econômicos, intensifica-se o processo de queda das barreiras comerciais entre os países e a busca de vantagens competitivas sustentáveis por parte das empresas. Estas profundas mudanças no ambiente concorrencial têm-se traduzido, dependendo do setor, em ameaças ou oportunidades. Os produtos agroindustriais são essencialmente bens de primeira necessidade e de baixo valor unitário, sendo relativamente menos sensível às variações de preço. O processo de globalização, aliado a escassez de recursos financeiros, que no passado já foram fartos e subsidiados para o setor agropecuário, estão gerando uma série de desafios. Este setor tem procurado adequar-se a esta nova realidade, buscando melhorar seus sistemas de administração da produção para tornar-se competitivo, possibilitando a sua sobrevivência. O cenário atual caracteriza-se por acentuado ambiente concorrencial e acelerada evolução tecnológica. Cada vez mais as decisões precisam ser tomadas com agilidade, rapidez e precisão (Pozzebon & Freitas; 1996). Preocupada com os pequenos produtores do estado do Paraná, a Secretaria de Estado da Agricultura e do Abastecimento, através da Empresa Paranaense de Assistência Técnica e Extensão, EMATER-Paraná, desenvolveu um software para acompanhamento de propriedades com exploração de leite, para que em conjunto com estes produtores possam encontrar soluções aos seus problemas e melhorar os seus lucros. 2. JUSTIFICATIVA Os desafios crescentes que a modernidade e a globalização introduziram nas empresas, só poderão ser superados através da melhoria na qualidade e na velocidade das informações a serem utilizadas para a tomada de decisões. Os avanços contínuos na tecnologia de comunicação, na ciência da computação, na ciência da informação e nos sistemas de informação geram progressos sociais e econômicos substanciais, tornando a informação mais disponível, acessível e útil, subsidiando a tomada de decisões. Segundo Freitas (1997, p.25), a eficácia no tratamento da informação depende, em grande parte, da forma com que ela é administrada e do bom entendimento de certos conceitos e relações. Não é concebível que um importante e caro recurso não seja tratado com um grau de seriedade e competência que assegure à organização, na figura dos usuários, um bom suporte informacional. O setor agropecuário, mesmo com a necessidade de manejar um grande volume de informações, apresenta um maior grau de resistência a mudanças, não conseguindo acompanhar a evolução dos demais setores, ficando ainda marginalizado dos avanços da informática aplicada. Tofler (1985, p ) acredita que a informação é mais importante do que os fatores terra, trabalho, capital e matéria prima. A maior atenção dos agricultores está voltada aos aspectos tecnológicos, onde muitas culturas já estão sendo desenvolvidas com tecnologias modernas e com alta produtividade da terra, porém com utilização deficiente das informações.

4 4 Percebe-se pelos estudos existentes no Paraná, que há possibilidade de ganhos nas propriedades rurais com uma eficiente gestão das informações, que gere indicadores padrões, facilitadores e agilizadores de tomada de decisões. Para que o setor agropecuário continue produtivo, com capacidade de gerar riquezas e ser auto-sustentável, necessita de instrumentos facilitadores para administrar com eficiência as informações disponíveis, seus recursos financeiros, naturais e humanos. Com objetivo de suprir esta lacuna, desenvolveu-se o software Gestão da Pecuária Leiteira. 3. OBJETIVOS 3.1- Geral Facilitar a visualização técnica e econômica da atividade, possibilitando intervenções rápidas com base em informações concretas Específicos Oferecer aos técnicos e produtores uma ferramenta de simples operacionalização, com relatórios e gráficos de fácil interpretação. Gerar uma série histórica de indicadores técnicos e econômicos que permita acompanhar a evolução da propriedade. Gerar indicadores técnicos e econômicos padrões que permitam comparação entre diferentes empresas rurais. Possibilitar análise comparativa de grupos de empresas rurais semelhantes, contribuindo para melhoria através de benchmarking. Gerar informações que facilitem e agilizem tomada de decisões. 4. MATERIAL E MÉTODO Este software pode ser executado em microcomputador pessoal Pentium 233 ou superior com mínimo 32 Mb de memória RAM, ambiente Windows que possua Excel 97 ou superior. O sistema funciona com base em dados fornecidos pelos produtores acompanhados, coletados pelos técnicos nas propriedades, informações de cooperativas, laticínios e comércio local. O levantamento nas propriedades leiteiras são realizadas mensalmente através de formulário específico. Os dados são digitados, processados, analisados e discutidos com os produtores, que recebem relatórios e gráficos simplificados, de fácil interpretação e compreensão, possibilitando acompanhar e analisar os custos só do leite e da atividade leiteira, diagnosticar e planejar a atividade na propriedade rural. O software é dividido em quatro conjuntos de planilhas: entrada de dados, formação de grupos, relatórios e gráficos, dentre os quais destacamos alguns que são utilizados como ferramenta de apoio pelos técnicos e pelos produtores: a) Relatório de Custos Permite analisar mensalmente e detalhadamente todas as receitas e despesas da propriedade, subdividindo em custo operacional efetivo, custo operacional total e custo total. Além de possuir um quadro de resumos, indicadores técnicos, indicadores econômicos da atividade leiteira como um todo e só do leite.

5 5 b) Relatório resumido dos indicadores Relatório compacto em uma única página com resumo mensal dos principais indicadores técnicos e econômicos da atividade leiteira como um todo e só do leite. c) Gráfico da produção de leite Gráfico de linha contendo informações mensais de produção da propriedade, média anual, média do período de cota (setembro a fevereiro) e média do período extra-cota (março a agosto). d) Gráfico de receitas e custos atividade leiteira Gráfico de linha contendo informações mensais de renda bruta, custo variável, custo operacional efetivo e custo total, permitindo analisar a situação da atividade leiteira a cada mês. e) Gráfico comparativo atividade x propriedade Conjunto com três gráficos de pizza que permite analisar o percentual do uso de solo, uso da mão-de-obra e renda bruta da atividade de bovino de leite em relação à propriedade total. f) Gráfico de preço e custo do litro de leite (anexo 01) É formado por um gráfico de barras que permite analisar os vários níveis de custos em relação à renda bruta, e dois gráficos de pizza que possibilita analisar a distribuição dos custos em reais (R$) e em percentual (%). 5. RESULTADOS E DISCUSSÃO O desempenho, a performance, ou os resultados de uma empresa/propriedade rural pode ser medido e analisado comparativamente, selecionando-se, previamente, indicadores de desempenho, conforme os objetivos do pecuarista. A comparação poderá ser feita com o seu próprio desempenho, ao longo dos anos, considerando-se o início como ano zero e tomando-o como base, sendo igual a 100%, verifica-se seu crescimento, ou não, a cada ano. Pode-se, também, compará-la a empresas/propriedades com certo grau de homogeneidade, isto é, situem-se numa mesma região, possuam estruturas semelhantes e desenvolvam as mesmas explorações, num mesmo período, utilizando-se dos mesmos indicadores. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: EMATER-Paraná. Realidade municipal 1998/99. Curitiba, GOMES, Sebastião Teixeira. Revista Balde Branco, março de 1999, pág São Paulo: Cooperativa Paulista de laticínio, POZZEBON, Marlei; FREITAS, Henrique H. M. R. Construindo um EIS (enterprise information system) da (e para a) empresa. Revista de administração. São Paulo v. 31, n.º 4. P , outubro/dezembro de TOFLER, A. A empresa flexível. Rio de Janeiro: Record, p. YU, Chang Man; Sereia, Vanderlei José. Tipificação e caracterização dos produtores rurais do Estado do Paraná Londrina: IAPAR, 1993.

6 6 ANEXO: Anexo 01 - Gráfico de preço e custo do litro de leite: EMATER - Paraná Vinculada à Secretaria da Agricultura e do Abastecimento do Paraná GPL - Gestão da Pecuária Leiteira Gráfico de Preço e Custo do litro de Leite - pág. 01/ Identificação : Nº de meses acompanhados : 12 Região : Guarapuava Município : Virmond Comunidade : Colônia Coronel Queiróz Produtor : Almir Zapanni Período de Análise : Jan-98 a Dez/98 Categoria : 3 Atividade Leiteira 0,500 0,450 0,434 0,400 0,350 0,300 0,276 0,290 0,358 R$ 0,250 0,200 0,175 0,181 0,150 0,100 0,050 - RB CV COE COE+Depr. COT CT Indicadores Distribuição dos Custos em R$ Distribuição dos Custos em % 0,076 17% 0,175 41% 0,109 25% 0,068 0,006 16% 1% CV MO Familiar Remuneração Capital CF c/ Desembolso Depreciações CV MO Familiar Remuneração Capital CF c/ Desembolso Depreciações