Definição Organizacional

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2 Introdução Contar com uma gestão adequada as necessidades da organização em termos de tamanho, tempo e riscos associados aos ativos da mesma, é um tema de grande discursão e muito comum a mantenedores e gestores. Diante de tantas formas de se abordar este processo tão vital a gestão de ativos, com resultados tão diversos, sejam eles regulares, bons ou excelentes, existem muitas opiniões sobre o tema. A avaliação comparativa nos trouxe luz sobre os resultados obtidos por outros, porém a utilização destes resultados é limitada aos ativos das empresas analisadas que são raramente utilizados em condições semelhantes para fazer uma comparação direta e simples. A gestão da qualidade e à aplicação das normas como ISO (9000, 14000) trouxeram grandes benefícios (quando bem implementadas), mas deixou espaços vazios para problemas muito específicos em gestão de ativos. Isso trouxe a necessidade de gerar uma norma padrão na gestão de ativos. Com isso temos hoje o que conhecemos como a PAS 55 que abrange todos os elementos de gestão de ativos em diferentes fases do ciclo de vida, desde a engenharia, operação, manutenção e alienação renovação de ativos. Aqui, o interesse da sua implementação no processo de manutenção de uma organização surge porque, além do acima exposto tem requisitos claros em termos de gestão de risco, os ciclos de vida, custo e desempenho em uma maneira ótima, elementos que também são necessários em gestão de manutenção. O sistema resultante para gestão da manutenção com base em PAS 55 tem características que o tornam muito atraente para empresas corporativas para gerar uma lista de requisitos que devem ser cumpridos em termos de gestão de otimização do ciclo de vida, custos, riscos, informação, etc., ele fornece um sistema simples de auditoria de conformidade e benchmarking interno. Neste primeiro E-book sobre Fluxos Básicos para Controle de Manutenção do falaremos um pouco dos dados e fluxos que são fundamentais para a gestão de ativos e serviços dentro de uma empresa. 2

3 Definição Organizacional O primeiro passo para uma eficiente gestão dos ativos é a definição organizacional, que nada mais é que a estrutura na qual a empresa se divide desde seus departamentos até a divisão de linhas de produção e processos administrativos. Esta definição será de grande importância para a futura localização dos ativos a serem geridos, pois facilitarão a identificação dos mesmos pelos mantenedores no momento em que a manutenção for realizada. Utilizaremos por base neste documento o fluxo abaixo: 3

4 Departamentos, setores e processos Ao definirmos quais são os departamentos, setores e processos produtivos de uma empresa devemos definir os dados de disponibilidade, metas de indisponibilidade (tempo de máquina parada aceitável) e também de custos de manutenção desta estrutura de maneira que seja possível a consulta posterior destes dados para efeito comparativo com os valores praticados em determinado período. Assista aos vídeos da PlayList abaixo e conheça técnicas de cadastros de mão-de-obra, macro estrutura e ativos, utilizando os recursos do SIGMA - Sistema Gerencial de Manutenção. Grupos e Famílias São grupos de ativos com mesmas caracteristicas técnicas, que ao serem definidos facilitarão o agrupamento de ativos. Em software para a gestão de manutenção este item é de vital importância pois permite que sejam consultados itens de ficha técnica comuns a todos os ativos do grupo em questão. Sintomas, Defeitos, Causas e Soluções Assim como o fabricante de uma máquina em seu manual especifica quais são os defeitos que podem ocorrer na máquina durante sua vida útil e para estes defeitos o próprio fabricante recomenda identifica quais as possíveis causas e indicas as possíveis soluções, para um melhor gestão dos ativos é interessante que tenhamos um banco de Sintomas/Defeitos e a estes vinculemos quais as ações necessárias a se tomar quando estes problemas ocorrerem. Desta foma ganha-se em eficiência e produtividade na hora de colocar novamente um ativo em funcionamento, reduzindo o tempo de máquina parada e aumentando os índices de produtividade do ativo. 4

5 Um ponto interessante para se medir a eficiência, como vemos no fluxo acima, é a indicação do tempo estimado para a execução da correção quando um dado problema ocorrer. Desta forma teremos base comparativa para verificar inclusive as causas da ação ter tido um tempo maior que o previsto, o que dará ao planejador dados para que possa avaliar se o tempo estimado é suficiente ou se os funcionários envolvidos na execução da manutenção necessitam de melhor treinamento, ferramentas adequadas e etc. Também observamos a importância de detalharmos os procedimentos a serem adotados e as ferramentas que devem ser utilizadas para a correção, desta forma mais eficiente será o trabalho realizado pelos mantenedores. Codificação de Ativos O uso de sistemas informatizados em atividades de planejamento e controle da manutenção obriga o uso de codificações em equipamentos para que o planejador possa indicar de maneira inequívoca em qual equipamento ele está atribuindo tarefas e paradas para manutenção. Exemplos em nosso dia-a-dia: placas dos automóveis, prefixo de aviões o CPF e ou CIC das pessoas, etc. 5

6 Portanto, é necessário montar um bom sistema de código que atenda à quantidade de itens a serem cadastrados e que seja fácil de ser usado e que facilite a interpretação, suportando eventos futuros sem modificações. Abaixo temos um exemplo de como codificar Máquinas, TAGs e Equipamentos: Outros aspectos que devem ser observados quanto a codificação de ativos: Como chamar seus equipamentos? Quais os equipamentos de manutenção? Existe um código próprio? Respeitar a cultura interna? Interligar com o local de instalação? Pode Correlacionar com: >> Os códigos do almoxarifado? >> Os códigos do sistema de custo? 6

7 Criticidade e Prioridade no Atendimento de Ativos Algoritmo de Criticidade Nem todo equipamento de uma fábrica tem a mesma criticidade. Alguns podem variar sem verdadeiramente afetar a produção, a segurança ou o meio ambiente, como é o caso de equipamentos redundantes ou alguns tipos de equipamentos que são utilizados ocasionalmente. Em contrapartida, há equipamentos que, obrigatoriamente devem estar em bom estado de funcionamento (Equipamentos Críticos). A sua disponibilidade poderá acarretar, por exemplo, a perda de vendas, atrasos nas entregas aos clientes, acidentes pessoais e danos ambientais. Os esforços da manutenção devem incidir prioritariamente nestes equipamentos. A partir desta necessidade utilizamos a uma matriz / algoritmo para definir a criticidade dos equipamentos. Assista ao vídeo abaixo e saiba como definir a criticidade de Máquinas, TAGs e Equipamentos e o tipo de manutenção mais adequada ao ativo, utilizando os recursos do SIGMA: 7

8 Priorização - Método GUT É uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas. A matriz serve para classificar cada problema que você julga pertinente para a sua empresa pela ótica da gravidade (do problema), da urgência (de resolução dele) e pela tendência (dele piorar com rapidez ou de forma lenta). Não existe muito mistério quando o assunto é a matriz GUT. Os conceitos essenciais dessa ferramenta de gestão passam pelo entendimento dos 3 atributos de classificação de problemas. Vamos ver cada um deles: Gravidade Urgência Tendência É analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. Um problema grave pode ocasionar a falência da sua empresa, na perda de clientes importantes ou mesmo em danificação da imagem pública da organização. A pontuação da gravidade varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério: Ÿ sem gravidade Ÿ pouco grave Ÿ grave Ÿ muito grave Ÿ extremamente grave É analisada pela pressão do tempo que existe para resolver determinada situação. Basicamente leva em consideração o prazo para se resolver um determinado problema. Pode se considerar como problemas urgentes prazos definidos por lei ou o tempo de resposta para clientes. A pontuação da urgência varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério: Ÿ pode esperar Ÿ pouco urgente Ÿ urgente, merce atenção no curto prazo Ÿ muito urgente Ÿ necessidade de ação imediata É analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. Você pode analisar problemas, considerando o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva para solucioná-lo. Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo: Ÿ não irá mudar Ÿ irá piorar a longo prazo Ÿ irá piorar a médio prazo Ÿ irá piorar a curto prazo Ÿ irá piorar rapidamente 8

9 O valor de prioridade será estabelecido através da multiplicação dos valores de cada item do GUT, conforme tabela mostrada abaixo: Assista ao vídeo abaixo e conheça como aplicar a ferramenta GUT, utilizando os recursos do SIGMA - Sistema Gerencial de Manutenção. Gestão da Mão de Obra A gestão de funcionários de manutenção é importante para que seja possível a extração de dados futuros como Eficiência, Produtividade, Taxa de ocupação, backlog, informações sobre custos envolvidos e etc. Desta forma obteremos dados importantíssimos para a alta gestão e consequentemente para a correta tomada de decisão. Backlog O Back Log é a relação entre o tempo total estimado para a realização dos serviços de manutenção em carteira e o tempo total disponível na manutenção, por período. Ele pode ser calculado como um todo ou subdividido por especialidades. BackLog = HH em Carteira HH Médio Programado Aprenda mais sobre BACKLOG DE MANUTENÇÃO baixando o E-book abaixo: 9

10 Eficiência de Mão-de-Obra A Eficiência de manutenção tem a ver com o atingimento das metas estabelecidas pelo planejamento (PCM), logo deve-se realizar um trabalho de gestão de serviços que abranja todos os aspectos que envolvem a execução da manutenção, tais como: Treinamento adequado para a equipe, disposição de ferramental para realização dos serviços propostos, capacitação técnica adequada etc.. Dessa forma a manutenção deve pensar na melhoria contínua da execução de suas atividades para colaborar de forma ativa no resultado final das organizações, seja na prestação de um serviço. Abaixo um fluxo que mostra como os itens tratados anteriormente se relacionam para a obtenção de indicadores como MTTR, MTBF, Backlog e Eficiência de manutenção. Aprenda mais sobre INDICADORES MTTR E MTBF baixando o E-book abaixo: 10

11 PCM - Planejamento e Controle da Manutenção A razão de ser da Manutenção é garantir a Confiabilidade e a Disponibilidade dos ativos da planta industrial. A participação do PCM é contribuir para essa Confiabilidade e Disponibilidade, otimizando a utilização dos recursos (mão-de-obra e materiais). Se considerarmos que, mais de 60% dos custos de Manutenção são devidos a mão de obra e a materiais, percebe-se a razão da criação dos núcleos de PCM. Se o PCM atinge esses objetivos, tanto ele contribui nos custos de Manutenção quanto na disponiblidade dos ativos na medida em que, ao otimizar os recursos da Manutenção, suas atividades aumentam a disponiblidade da planta, reduzindo os tempos de Parada. Como em qualquer processo, o PCM deve exercer o controle sobre as suas Causas e Efeitos. Para fazê-lo, suas atribuições devem ser bem conhecidas. As seguintes ferramentas são fundamentais para a sua atuação eficaz: Ÿ Padrões e Procedimentos de Trabalho das atividades de PCM Sistema Informatizado de Gerenciamento da Manutenção (CMMS/EAM) Ÿ Pessoal capacitado Ÿ Domínio das ferramentas de Planejamento (Gantt, Diagrama de Setas, PERT-CPM, Nivelamento de Recursos, etc.) Abaixo destacam-se algumas das atribuições ao setor de PCM que devem ser observadas para uma melhor gestão: 11

12 O PDCA na Manutenção Para se atingir as metas estabelecidas no planejamento é necessário a utilização de uma metodologia, neste ponto uma ferramenta de gestão a ser aplicada é o PDCA. Para que o giro do PDCA seja realizado é preciso cumprir as etapas do ciclo, desta forma atingiremos as metas e consequentemente as metas de sobrevivência da empresa. Para se estruturar um sistema de manutenção que tenha o objetivo de manter os equipamentos e instalações sempre em condições de operação a um custo global otimizado, precisamos estabelecer as etapas necessárias dentro da metodologia. Ÿ Na fase de planejamento (PLAN), definem-se claramente os objetivos da manutenção e as metas relativas aos equipamentos. Isto é feito através da elaboração de um plano de manutenção para um determinado período de tempo. Ÿ Na fase de execução (DO), é preciso pôr em prática as ações do plano elaborado na fase anterior. 12

13 Ÿ A fase de verificação (Check) consiste na avaliação da eficácia do gerenciamento da manutenção através de itens de controle. Ÿ Finalmente, na fase de atuação (Action) tomam-se as medidas de acordo com os resultados obtidos. 13

14 PASSOS PARA IMPLANTAÇÃO DO PDCA 14

15 Com anos de experiência na gestão do planejamento e controle de manutenção, a Rede Industrial, inicia um processo de evolução do SIGMA - Sistema Gerencial de Manutenção e suas plataformas auxiliares, o SIGMA Web e o SIGMA Android, baseado-se no ciclo PDCA. A partir de agora, todos os nossos esforços em gerir a manutenção através do SIGMA girarão em torno das técnicas e conceitos de qualidade do PDCA. Isto mudará a forma de gerir o PCM, fazendo com que todos os controles internos do software de gestão sejam gradativamente mudados pelo conceito PDCA. Esta mudança no DNA do SIGMA trará um grande ganho de qualidade a todos os seus usuários no que diz respeito a eficiência dos serviços realizados, culminando no aumento da qualidade no setor de manutenção e da empresa usuária SIGMA. ASSISTA AO VÍDEO DE APRESENTAÇÃO DO SIGMA PDCA BAIXE A VERSÃO GRATUITA PARA TESTAR 15

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