ORIENTAÇÕES PARA O GRUPO DE TRABALHO (GT) DO WORKSHOP TEMA 1 - BENEFICIÁRIOS

Transcrição

1 ORIENTAÇÕES PARA O GRUPO DE TRABALHO (GT) DO WORKSHOP 1. CONSIDERAÇÕES SOBRE O Sua participação é de grande importância e relevância para o sucesso do evento e para a identificação de oportunidades de melhorias nos nossos processos que visem o cumprimento dos objetivos do Offset: Criação de benefícios que visam o fortalecimento, fomento e desenvolvimento do setor aeroespacial e outros setores de interesse da Aeronáutica. Principalmente, por meio do crescimento dos níveis tecnológicos, desenvolvimento industrial e a garantia da máxima autonomia nacional. Envolve as principais questões referentes à participação dos Beneficiários nos Projetos de Offset, os fatores e requisitos que moldam a presença dos beneficiários ao longo de todas as etapas do Offset. Os beneficiários de projetos de Offset, são por definição, os agentes do setor aeroespacial e de outros setores de economia de interesse da Aeronáutica. 2. ORIENTAÇÕES PARA O GRUPO DE TRABALHO (GT) As discussões pelos integrantes do Grupo sobre o Tema 1 Beneficiários serão norteadas pela seguinte Ação (Tarefa) Principal: Ação Principal (questão aberta): ELENCAR AS PRINCIPAIS DIFICULDADES ASSOCIADAS À PARTICIPAÇÃO DE ORGANIZAÇÕES BRASILEIRAS NOS PROJETOS DE OFFSET, NO ÂMBITO DAS AQUISIÇÕES DO COMANDO DA AERONÁUTICA: O Grupo de Trabalho (GT) deve seguir as orientações relacionadas no quadro disposto nas páginas seguintes, observando os tempos destinados a cada atividade, que serão informados pelo Facilitador do IFI, bem como outras orientações pertinentes. No Anexo 1 também é possível encontrar alguns exemplos de forma a ilustrar os trabalhos do GT. 1 / 8

2 Passo Descrição das Tarefas Saídas PASSO Nº 1 Identificação das Dificuldades 1ª Rodada - O Grupo deverá dividir-se em 03 Subgrupos de cerca de 08 pessoas cada; - Cada Subgrupo (em torno de 08 pessoas) deverá debater entre todos os integrantes as questões relacionadas na Ação Principal e elencar em uma folha de papel entre 05 e 07 Dificuldades; (Vide anexo 1 - Exemplos) 2ª Rodada - O Grupo deverá debater entre todos os integrantes as Dificuldades identificadas pelos Subgrupos na rodada anterior, e preencher a Planilha GT com no mínimo 08 e no máximo 10 Dificuldades. Planilha GT com o Passo Nº 1 preenchido, com as dificuldades listadas, sendo no mínimo 08 e no máximo 10. PASSO Nº 2 Classificação segundo o Enfoque: Governamental e Empresarial 3ª Rodada - Após observações dos Facilitadores do IFI, o Grupo deverá verificar se serão mantidas as Dificuldades listadas na Rodada anterior ou se serão revisadas, efetuando as alterações necessárias. Neste Passo o Grupo deverá debater de maneira breve se as Dificuldades elencadas possuem o Enfoque Empresarial, o Enfoque Governamental ou Ambos os Enfoques. Ou seja, quem teria a responsabilidade sobre a Dificuldade elencada, o Governo ou o Setor Empresarial/Empresas individualmente; (Vide anexo 1 - Exemplos) Observações: Ainda que haja um breve debate sobre a opinião de cada integrante do Grupo, na Planilha GT deve ser registrado o número de integrantes que votaram em cada Enfoque. O Enfoque predominante será aquele com o maior número de votos. - Se houver o interesse do Grupo, pode haver um registro na Planilha GT do principal aspecto que levou o grupo a considerar determinado enfoque como predominante. Planilha GT com o Passo Nº 2 preenchido, com a classificação sobre o Enfoque Predominante de cada Dificuldade. 2 / 8

3 Passo Descrição das Tarefas Saídas PASSO Nº 3 Priorização - Gravidade Nos próximos passos será realizada uma priorização das Dificuldades por meio da metodologia GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), desenvolvida por Kepner e Tregoe como uma das ferramentas utilizadas na Solução de Problemas ; Neste Passo em específico as Dificuldades identificadas serão priorizadas considerando o aspecto Gravidade. GRAVIDADE: corresponde à intensidade, profundidade dos danos que o problema pode causar se não se atuar sobre ele. A Planilha deve ser preenchida com a opinião de cada integrante do Grupo sobre a Gravidade de cada Dificuldade, atribuindo graus de 1 a 5 conforme a escala abaixo: 1 - Sem gravidade 2- Pouco grave 3- Grave 4- Muito grave 5- Extremamente grave Planilha GT com a opinião de todos os Integrantes do Grupo sobre o aspecto Gravidade para cada Dificuldade. PASSO Nº 4 Priorização - Urgência Nota: Cada integrante pode atribuir o grau e fazer uma breve justificativa oral ao Grupo sobre o grau que está atribuindo, se assim desejar. Neste Passo as Dificuldades identificadas serão priorizadas considerando o aspecto Urgência. URGÊNCIA: corresponde ao tempo para a eclosão dos danos ou resultados indesejáveis se não se atuar sobre o problema. A Planilha deve ser preenchida com a opinião de cada integrante do Grupo sobre a Urgência de cada Dificuldade, atribuindo graus de 1 a 5 conforme a escala abaixo: 1 - Pode esperar 2- Pouco urgente 3- o mais rápido possível 4- é urgente 5- Precisa de ação imediata Planilha GT com a opinião de todos os Integrantes do Grupo sobre o aspecto Urgência para cada Dificuldade. Nota: Cada integrante pode atribuir o grau e fazer uma breve justificativa oral ao Grupo sobre o grau que está atribuindo, se assim desejar. 3 / 8

4 Passo Descrição das Tarefas Saídas PASSO Nº 5 Priorização - Tendência Neste Passo as Dificuldades identificadas serão priorizadas considerando o aspecto Tendência. TENDÊNCIA: corresponde ao ao desenvolvimento que o problema terá na ausência de ação. A Planilha deve ser preenchida com a opinião de cada integrante do Grupo sobre a Urgência de cada Dificuldade, atribuindo graus de 1 a 5 conforme a escala abaixo: 1 - Não irá mudar 2- Irá piorar a longo prazo 3- Irá piorar 4- Irá piorar em pouco tempo 5- Irá piorar rapidamente Planilha GT com a opinião de todos os Integrantes do Grupo sobre o aspecto Urgência de cada Dificuldade. PASSO Nº 6 - Visualização dos Resultados da Priorização GUT (Gravidade x Urgência x Tendência) Passo Nº 7 Identificação das Causas, Ações Potenciais e Impactos e Efeitos Desejados Nota: Cada integrante pode atribuir o grau e fazer uma breve justificativa oral ao Grupo sobre o grau que está atribuindo, se assim desejar.. Neste Passo é visualizado o resultado da Priorização das dificuldades, de acordo com os aspectos Gravidade, Urgência e Tendência (GUT). 1ª Rodada - O Grupo deverá dividir-se em 03 Subgrupos de cerca de 08 pessoas cada; - Cada Subgrupo (em torno de 08 pessoas) deverá discutir e e elencar em uma folha de papel as seguintes informações para cada Dificuldade listada: A - Identificar pelo menos uma CAUSA responsável pela Dificuldade (se aplicável), ou seja quais sãos as possíveis causas que dão origem à Dificuldade listada; Não há. Planilha GT com as CAUSAS, AÇÕES e IMPACTOS - EFEITOS DESEJADOS para cada uma das Dificuldades identificadas. B - Propor pelo menos uma AÇÃO para a Dificuldade, ou seja, proposta de alternativas em ordem a sanar ou minimizar os efeitos da Dificuldade identificada. Independentemente do enfoque Predominante que foi atribuído à dificuldade, o Grupo deve identificar quem seria o responsável pela AÇÃO, o Governo ou o Setor Empresarial/Empresas individualmente; C - Em relação a AÇÃO proposta, identificar qual o 4 / 8

5 Passo Descrição das Tarefas Saídas IMPACTO EFEITO DESEJADO, ou seja, quais seriam os resultados esperados a partir da implementação da ação. 2ª Rodada PASSO Nº 8 Apresentação pelo GT Nesta Rodada, os Subgrupos devem se reunir no Grupo novamente e discutir as CAUSAS, AÇÕES e IMPACTOS - EFEITOS DESEJADOS que devem ser preenchidos na Planilha GT. A Planilha referente ao Passo Nº 6 e 7 servirá de base pra uma apresentação breve do Grupo (10 minutos) sobre os principais Resultados obtidos, enfocando: - as Dificuldades listadas; - A priorização obtida, após a metodologia GUT; - os enfoques de cada Prioridade (Empresarial, Governamental, Ambos); - As Causas, Ações e Impactos/Efeitos Desejados. Apresentação de aproximadamente 10 minutos sobre os principais resultados obtidos na dinâmica do Grupo de Trabalho (GT). PASSO Nº 8 Fechamento do GT pelo IFI - O Grupo deve imprimir somente a planilha referente ao Passo Nº 6 e 7 e entregar ao Facilitador do IFI; - O grupo deve salvar o Aquivo Planilha GT no pendrive e entregar ao Facilitador. Encerramento dos GTs pelo IFI, com as considerações sobre os resultados obtidos em cada GRUPO. Não há. 5 / 8

6 PASSO N 1 ANEXO 1 TEMA 1 BENEFICIÁRIOS - ORIENTAÇÕES E EXEMPLOS Exemplo 1 - Possível Dificuldade a ser listada: Dificuldade no financiamento de itens não cobertos pela Proposta de Projeto de Offset, porém necessários para viabilizar a participação de uma empresa brasileira no processo. Explicação: Envolve a dificuldade no financiamento de itens não cobertos pela Proposta de Projeto de Offset, porém necessários para viabilizar a participação de uma empresa brasileira no processo, os quais poderiam envolver, por exemplo, a aquisição de máquinas e equipamentos, certificação de processos industriais de acordo com normas internacionais específicas, construção de prédios e laboratórios, assimilação de custos com a absorção de conhecimento no exterior via treinamento On-the-job (OJT) nas instalações do fornecedor, dentre outros custos e despesas. PASSO Nº 2 Considerações sobre o Enfoque tendo como base o Exemplo 1: Enfoque Governamental - Alguns poderiam julgar que aqui o enfoque predominante é o Governamental, pois caberia ao Governo apresentar formas de financiamento e fomento para esses custos não cobertos pelo Offset, de tal forma a viabilizar a participação do Beneficiário, apresentando uma solução completa. Por exemplo, o apoio do Governo poderia ser realizado adicionalmente por meio da disponibilização de fontes de recursos reembolsáveis ou não com taxa de juros reduzidas para os Beneficiários de Projetos de Offset. Enfoque Empresarial - Já outras pessoas poderiam julgar que o enfoque predominante seria o Empresarial, pois caberia ao Beneficiário apresentar uma contrapartida financeira de forma a viabilizar sua participação no processo. Ambos - Poderia, igualmente haver um equilíbrio em termos dos que acham que deveria haver tanto um papel preponderante por parte do Governo quanto do Beneficiário, sendo que para este exemplo o enfoque considerado seria Ambos. 6 / 8

7 PASSO N 3, PASSO Nº4 E PASSO Nº5 Algumas considerações sobre a metodologia GUT (Gravidade, Urgência e Tendência): METODOLOGIA GUT - GRAVIDADE, URGÊNCIA E TENDÊNCIA É uma metodologia que contribui para a tomada de decisão; Permite a alocação de recursos nos tópicos considerados mais importantes; Contribui para a elaboração de um planejamento estratégico; É de simples implementação; Serve para análise de qualquer matéria; Pode ser utilizada para classificação de assuntos diversos; A matriz GUT contribui para a sua tomada de decisão estratégica; Permite uma priorização de resolução de problemas de forma assertiva; Foco na diminuição de problemas mais sérios; É uma ferramenta que pode ser aliada à outras como o diagrama de Pareto ou de Causa e Efeito (Ishikawa). Conceitos Essenciais da Matriz GUT Os conceitos essenciais dessa ferramenta de gestão passam pelo entendimento dos 3 atributos/aspectos de classificação de problemas, sendo: G - Gravidade É analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. Um problema grave pode ocasionar a falência de uma empresa, na perda de clientes importantes ou mesmo em danificação da imagem pública da organização. A pontuação da gravidade varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério: 1. sem gravidade 2. pouco grave 3. grave 4. muito grave 5. extremamente grave U - Urgência: É analisada pela pressão do tempo que existe para resolver determinada situação. Basicamente leva em consideração o prazo para se resolver um determinado problema. Pode se considerar como problemas urgentes prazos definidos por lei ou o tempo de resposta para clientes. A pontuação da urgência varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério: 1. pode esperar 2. pouco urgente 3. urgente, merce atenção no curto prazo 4. muito urgente 5. necessidade de ação imediata 7 / 8

8 T - Tendência: É analisada pelo padrão ou tendência de evolução da situação. Você pode analisar problemas, considerando o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva para solucioná-lo. Representa o potencial de crescimento do problema, a probabilidade do problema se tornar maior com o passar do tempo. 1. não irá mudar 2. irá piorar a longo prazo 3. irá piorar a médio prazo 4. irá piorar a curto prazo 5. irá piorar rapidamente Cálculo de GUT (= G x U x T) - Ao final, os atributos aspectos são multiplicados, cada problema podendo receber uma pontuação máxima de 125 pontos, podendo indicar a maior ou a menor prioridade que deve ser dispensada ao problema. Matriz de GUT 8 / 8