Conciliação de Movimentos Contábeis

Transcrição

1 Conciliação de Movimentos Contábeis Tecinco Informática Ltda. Av. Brasil, º Andar Centro Cascavel PR 1

2 Sumário Introdução... 3 Funcionalidade... 3 Filtros... 3 Utilização... 4 Movimentos Conta Principal... 4 Movimentos Outras Contas... 5 Conciliação... 7 Vincular... 8 Desvincular Varinha Mágica Opções nas Análises Fechar Data Abrir Data

3 Introdução A conciliação de movimentos é um processo presente na maioria das empresas e trata da conferência das movimentações entre contas de diversas origens, processo que pode tomar um tempo elevado. Para auxiliar neste processo esta disponível no sistema TCar a tela: CT245 Conciliação de Movimento Contábeis. Permite realizar a conciliação dos movimentos de contas e datas específicas, onde após a conciliação a alteração dos movimentos é bloqueada, realizando um fechamento dos movimentos/datas conciliadas. Funcionalidade Para acessar a tela, acesse o seguinte caminho: Módulo, CT Movimentação Conciliação entre Movimentos Contábeis. Figura 01. Tela CT245 Conciliação de Movimento Contábeis. Filtros Nesta tela existem alguns filtros a serem preenchidos para a visualização das informações. São eles: Data dos Movimentos: Define a data para que deseja analisar os movimentos. Conta Contábil: Define o número da conta que deseja visualizar os movimentos para a data escolhida. 3

4 Utilização Ao preencher a data e a conta contábil, é possível verificar todos os movimentos gerados, tanto débitos quanto créditos, para a conta e data definida. Figura 02. Tela CT245 com Data e Conta Contábil informadas e carregadas. Obs: O campo Observações pode ser utilizado para gravar informação para data/conta especificada. Movimentos Conta Principal Nos campos do Movimentos Conta Principal, são apresentados todos os movimentos, e totalizadores. Procura Por: Este campo filtra as linhas apresentadas, procurando na coluna Histórico as linhas que possuem o que foi digitado no campo. Ainda é possível organizar as linhas, clicando sobre a coluna para ordenar. 4

5 Figura 03. Campo Movimentos Campo Principal. Movimentos Outras Contas O campo Movimentos Outras Contas, possui as mesmas características do Movimentos Conta Principal. Contendo apenas uma coluna a mais, a coluna Conta a qual informa a qual conta se refere cada linha, visto que podem ser adicionadas mais de uma conta para conciliação. Para que seja possível preencher este campo é necessário utilizar o botão, ao ser pressionado, será aberta a Tela Outras Contas para Conciliar. Porem antes disso é apresentada uma mensagem informando que se houver alguma conciliação não salva, a mesma será perdida ao entrar na tela. Mensagem de validação para acesso a tela. Nesta tela será encontrado o filtro Conta Contábil:, onde se informa o numero da conta que deseja utilizar como secundária para conciliar com a conta Principal. Após preencher este campo, basta clicar em Adicionar e depois Confirmar. 5

6 Podem ser utilizadas inúmeras Contas Contábeis, secundarias. É possível também utilizar do atalho F2 para que abra a janela de busca, e encontre as Contas Contábeis disponíveis. Ao adicionar uma conta, a mesma ficará sendo apresentada no campo abaixo. Para remover uma conta, deve-se antes remover todas as conciliações que tiverem sido realizadas para tal conta e gravar. Em seguida acessar novamente a tela e selecionar a Conta, clicar em Excluir e depois em Confirmar. Caso hajam contas conciliadas no momento de tentar excluir, será apresentada uma mensagem informando que deve remover as conciliações. Mensagem ao tentar excluir conta havendo vínculos. Figura 04. Tela: Outras Contas para Conciliar. 6

7 Após confirmar, o campo Movimentos Outras Contas, será preenchido com os movimentos para a data especificada. Figura 05. Campo Movimentos Outras Contas. Conciliação Tendo carregado os movimentos do sistema e carregado o extrato bancário, é possível iniciar a conciliação bancária. Para Conciliar serão utilizados os seguintes botões: Vincular: Indicado por uma corrente, é responsável por relacionar um ou mais movimentos do sistema a uma linha do extrato. Pode ser acionado pela tecla Alt+A. Desvincular: Remove a ligação de um movimento do sistema com o extrato, pode ser acionado pela tecla Alt+Z. Varinha mágica: O sistema tentará identificar os movimentos do extrato automaticamente e relaciona-los ao movimento referente no sistema. 7

8 Figura 06. Botões para realização dos vínculos. Vincular O vinculo/conciliação, pode ser feito de maneiras diferentes e existem alguns casos que podem variar, porem sempre deve-se ter em mente que nesta tela o padrão de vínculos utilizados é ( Débito < - > Crédito ) e não (Débito < - > Débito) ou (Crédito < - > Crédito). A seguir alguns exemplos. 1x1: Quando selecionado uma linha da Conta Principal e uma linha das Contas Secundarias, pode-se pressionar o botão para que o vinculo seja feito. Ao realizar esta ação, notará algumas alterações na tela. Alterações 1. A linha da Conta Principal utilizada fica em amarelo quando na tela da Secundaria estiver selecionada a correspondente ao seu vinculo. E quando estiver selecionada qualquer outra linha da Secundaria que não for a correspondente ao seu vinculo, ficara: em vermelho caso o vinculo tenha preenchido o total da conta principal, ou azul caso ainda tenha faltado alguma quantidade para fechar o valor. Por exemplo em dois movimentos o da conta principal é de 100 e o da secundária é de 80, ao conciliar os dois, na principal ainda faltará 20 reais para fechar, logo a linha ficará da cor azul, em contra partida a Secundária ficara em vermelha pois todo seu valor foi utilizado. 8

9 2. A coluna Conciliada dos dois campos passara a ficar marcada, identificando que esta linha, já foi conciliada, caso tenha sido uma conciliação completa, ou seja estiverem em vermelhas as linhas. 3. Na coluna Valor Conciliado em ambos os lados, passará a ser apresentado o valor correspondente ao valor conciliado. Caso o valor não seja o total, (falte dinheiro) a linha do extrato ficara da cor azul, identificando que esta parcialmente conciliada. Os três pontos acima podem ser visualizados na figura 07. Figura 07. Conciliando movimento sistema com extrato banco. OBS: Depois de conciliado, o movimento não poderá mais ser alterado nem excluído. Nx1: 1xN: É possível realizar o vinculo, de mais de uma linha da Conta Principal por vez. Pensando nesses casos, é possível, utilizando a tecla CRTL pressionada, selecionar mais de um movimento da Conta Principal e adicionar em um mesmo movimento da Conta Secundaria. Sendo possível assim conciliar uma linha da Conta Secundaria com uma ou mais linhas da Conta Principal. 9

10 Porem para qualquer um dos três casos, as alterações acima citadas serão as mesmas. Reveja quais são estas alterações clicando aqui. Botão: Conciliar Todos Realiza o vinculo de todos os movimentos na tela, tanto para Contas Principais quanto para Secundarias, não havendo um controle, ou marcação de exceções, será conciliado 100% dos movimentos. Figura 08. Vinculando mais de um movimento por vez (Nx1). Desvincular Botão utilizado para desfazer os vínculos anteriormente realizados. Para sua utilização basta selecionar as linhas, do movimento na Conta principal e da Conta Secundaria. Tendo as duas linhas selecionadas clicar no botão, ou utilizar o atalho ALT+Z. O vinculo será desfeito, desfazendo as 3 alterações que são feitos ao vincular. Reveja quais são estas alterações clicando aqui. Caso houver várias linhas de um para apenas uma linha do outro, deverá desvincular linha a linha. 10

11 Botão: Desconciliar Todos Realiza o desvinculo de todos os movimentos na tela, tanto para Contas Principais quanto para Secundarias, não havendo um controle, ou marcação de exceções, serão desconciliados 100% dos movimentos. Varinha Mágica Este botão tem como objetivo encontrar movimentos de mesmo Valor e com mesmo Histórico, entre os movimentos da conta principal e da conta secundária. E realiza a Conciliação automaticamente entre os resultados encontrados que forem validados. Opções nas Análises Existem mais opções que podem ajudar se organizar e facilitar a compreensão e conciliação das informações. Nos dois campos (Conta Principal e Conta Secundaria), ao clicar sobre as linhas com o botão direito do mouse, podem ser visualizadas diversas opções, são elas: Movimentos da conta Principal: Editar Movimentos: Será aberta a tela CT055 Controle do Movimento onde estará carregada a data, lote, filial e versão. Pode ser selecionado o movimento que desejar e alterar suas informações. OBS: As alterações só serão visualizadas na tela CT245, após recarregá-la. Novo Movimento: opção será aberta a tela CT055 Controle do movimento aonde já estará carregada com a data lote filial e versão, sendo que pode ser adicionados novos movimentos para esta data e conta. OBS: As alterações serão visualizadas na tela CT245, após recarregá-la. Localiza Linha do relacionamento: Selecionará a linha do extrato que foi conciliado no movimento do sistema. Exibir movimentos conciliados: Vem sempre marcada, ao desmarcar as linhas que já foram conciliadas não serão mais exibidas até que seja remarcada. Exibir somente movimentos da linha do extrato: Exibe apenas os movimentos que estão conciliados em alguma linha do extrato. 11

12 Movimentos da conta Secundaria: Figura 09. Opções campo Conta Principal. Editar Movimentos: Será aberta a tela CT055 Controle do Movimento onde estará carregada a data, lote, filial e versão. Pode ser selecionado o movimento que desejar e alterar suas informações. OBS: As alterações só serão visualizadas na tela CT245, após recarregá-la. Novo Movimento: opção será aberta a tela CT055 Controle do movimento aonde já estará carregada com a data lote filial e versão, sendo que pode ser adicionados novos movimentos para esta data e conta. OBS: As alterações serão visualizadas na tela CT245, após recarregá-la. Localizar movimento pelo valor: Selecionará a linha do movimento da conta Principal com o mesmo valor. Exibir linhas conciliadas: Vem sempre marcado, ao desmarcar, o sistema esconde às linhas que já estão conciliadas com movimentos, mantendo visível apenas as linhas que ainda não foram conciliadas. 12

13 Figura 10. Opções campo Conta Secundaria. Fechar Data Ao utilizar este botão a data e a conta que estão carregadas na tela, ficaram trancadas, e não será possível adicionar, remover ou alterar qualquer informação dos movimentos com data e conta iguais as que estão carregadas. Para ter acesso a esta opção é necessário que o usuário tenha as devidas permissões no sistema. Através do caminho: Módulo PG Administrativo Usuários Usuários, é possível chegar até a tela: PG000 Cadastro de Usuários onde possui a opção: Permite Realizar Fechamento/Abertura de Data na Conciliação Contábil, esta deve estar marcada para que o usuário consiga realizar a abertura e/ou o fechamento da data e conta. Figura 11. Permite Realizar Fechamento/Abertura de Data na Conciliação contábil. 13

14 Caso o usuário não tenha esta opção marcada ao clicar em Fechar data a mensagem que será exibida é a seguinte. Figura 12. Mensagem ao não ter acesso ao fechamento/abertura. Figura 13. Botão Fechar Data. Será preenchido ao lado do botão Abrir data, as informações do Usuário e Data. Após, basta clicar em gravar. Figura 14. Data da conciliação e Usuário Conciliação. Abrir Data Após a data estar fechada, sendo necessário realizar alguma alteração, será necessário algum usuário com permissão, acessar a data/conta e clicar em Abrir data, para que a mesma esteja disponível para utilizar novamente. 14