EMPRESA ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIO

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1 Página 1 de 9 EMPRESA ADMINISTRADORA DE CONDOMÍNIO FICHA TÉCNICA Setor da Economia: terciário Ramo de Atividade : serviço Tipo de Negócio: administração de condomínio Produtos Ofertados/Produzidos: serviço de administração de condomínio Investimento inicial: 25 mil reais Área: 30m² APRESENTAÇÃO Na época das cavernas já era assim. O homem vivia em agrupamentos, havia tarefas definidas para cada integrante da tribo e existia o indivíduo responsável pela "gerência" daquela pequena comunidade. Hoje, preservado o hábito de viver em conjunto, o homem aprimorou a forma de administrar comunidades. Sob forma de condomínio e sem a característica de ser simples tarefa de um dos membros do grupo, a administração de condomínio surge como uma atividade que sofre profundas transformações, tornando-se cada dia mais profissional. Administrar Condomínios transformou-se num negócio. MERCADO O mercado de administração de condomínios está em expansão, desta forma as administradoras devem buscar qualidade para encantar o cliente, a fim de garantir espaço no mercado. Visitar estabelecimentos congêneres, conversar com pessoas que já estejam no ramo há algum tempo, ler publicações específicas, consultar entidades de classe ou sindicatos, são hábitos que poderão trazer informações importantes, que em muito o ajudarão. LOCALIZAÇÃO A melhor localização para o escritório é a que fique num ponto estratégico de acesso aos seus clientes. As atividades econômicas da maioria das cidades são regulamentadas pelo Plano Diretor Urbano (PDU). É essa Lei que determina o tipo de atividade que pode funcionar em determinado endereço. A consulta de local junto à Prefeitura é o primeiro passo para avaliar a implantação de sua administradora. Na Prefeitura de Vitória o PDU é fornecido a partir de consulta no site. ESTRUTURA A estrutura física montada para o funcionamento da empresa é baseada em equipamentos de escritório uma vez que as atividades são todas administrativas e contábeis. EQUIPAMENTOS Os equipamentos básicos são os de informática (hardware e software), além dos móveis: -Computador; - Impressoras; - Software gerencial para atividade fim; - Móveis de escritório armários, frigobar, mesa e cadeira; - Aparelho telefax;

2 Página 2 de 9 - Equipamento de refrigeração do ambiente. INVESTIMENTOS O investimento varia muito de acordo com o porte do empreendimento e do quantitativo de que dispõe o investidor. Considerando uma administradora de pequeno porte, voltada para assessoria contábil e administrativa à 30 condomínios de 40 apartamentos cada, montada numa área de 30m², será necessário um investimento de R$ 25mil aproximadamente, incluindo os equipamentos já descritos e capital de giro. Obs.: os valores apresentados são indicativos e servem de base para o empresário decidir se vale ou não a pena aprofundar a análise de investimento. PESSOAL Serão 5 pessoas permanentes no funcionamento da administradora, além, dos prestadores de serviço que serão contratados para atender demanda eventual e certa. Nessa atividade é necessário elevado conhecimento na área jurídica para prestar os serviços pertinentes a este fim, assim como também na área contábil. Dessa forma, se faz necessária a existência desses profissionais no quadro fixo de colaboradores ou de terceiros. Especialistas em recursos humanos afirmam: o grande valor de uma empresa é ter as pessoas certas nos lugares certos - ou seja, que exercem funções adequadas ao seu perfil. Essa estrutura faz o negócio funcionar como uma engrenagem perfeita, na qual todos saem ganhando. Buscar bons funcionários é, portanto, uma missão obrigatória. Mas requer cuidados. Afinal, além de serem peças estratégicas na construção da imagem do seu empreendimento, os empregados são como você, responsáveis diretos pelo sucesso ou fracasso do negócio. PROCESSOS PRODUTIVOS Uma Administradora de Condomínios funciona como uma assessoria aos síndicos e condôminos para os diversos segmentos relativos à área: administração financeira, controle de saldo bancário, aplicações financeiras, pagamento de despesas. Isto quer dizer que uma empresa com estas características gerenciará questões funcionais a partir de direcionamentos de seus clientes (síndicos e condôminos). As empresas que prestam este tipo de serviço cobram entre 4% e 7% das despesas ordinárias do condomínio, que incluem salários dos funcionários, água e luz das áreas comuns, manutenção de elevadores e compra de materiais de limpeza, entre outras, que varia de acordo com as atividades. Optando por um tipo de administração mista (sistema em que se transfere para uma empresa apenas parte da administração do prédio), é possível, por exemplo, contratar a empresa apenas para cuidar da contabilidade, ficando com tarefas como contratação ou demissão de funcionários e contratação de prestadoras de serviços de manutenção sob responsabilidade do síndico. É por isto que o custo desse tipo de administração é menor. Gerido só pela empresa de administração ou em conjunto com o síndico, em ambos os casos e para todos os efeitos, o síndico responde como único responsável legal pelo condomínio. Serviços:. ASSESSORIA JURÍDICA: para o acompanhamento eficaz dos processos de

3 Página 3 de 9 despejo, cobrança de condôminos em atraso, etc. Este departamento jurídico deverá ainda assessorar o condomínio em todos os ramos de direito, apoiando-o em eventuais defesas junto aos órgãos do poder público;. PRESTAÇÃO DE CONTAS: balanço mensal; previsão orçamentária; relatório mensal detalhado das despesas/receitas; relatório mensal detalhado das cotas condominiais em atraso, etc.;. SERVIÇO DE MANUTENÇÃO PREDIAL: reforma de áreas comuns; serviços hidráulicos; serviços que necessitem apoio de técnico especializado; manutenção preventiva em bombas d'água; sistema de luz de emergência; instalação e reforma de telhados; antenas coletivas; sistema de interfone e comunicação interna; serviços de serralharia e marcenaria em geral; serviço de jardinagem;. CONTABILIDADE e RECURSOS HUMANOS: a quem caberá a orientação de aspectos legais relativos a admissão, folha de pagamento, férias, licenças, recolhimento de encargos (INSS, FGTS, PIS, IR), pagamento de salários; pagamento de 13º salário; processo de demissão; processo de aposentadoria; responsável pelo fornecimento de mão-de-obra para o condomínio (faxineiros, vigias, porteiros, manobristas, zeladores, etc.);. COMPRAS: cuidará do apoio logístico, da análise de cotações. Para oferecer esses serviços, o empreendedor deverá ter domínio de administração de prédios, de administração de pessoal, de administração do fluxo de caixa, compras e ainda contatos ou conhecimento dos serviços de reparo e manutenção elétrica, hidráulica, trabalhos de pedreiro, encanador e outros do tipo.. FORNECEDORES: Para trabalhos específicos, como por exemplo, cotações de serviços e materiais, o empreendedor poderá contar com a contratação de mão-deobra de terceiros e/ou manter cadastro atualizado desses dados. A vantagem para o síndico em entregar a administração de um prédio a uma empresa especializada é livrar-se, pelo menos teoricamente, dos problemas burocráticos, jurídicos, além da contratação de funcionários e compra de materiais, entre outros. HORÁRIO DE FUNCIONAMENTO. Não existe horário fixo de trabalho para o funcionamento de uma Administradora de Condomínios, mas o empreendedor deverá estar disposto a despender boa parte de seu tempo em reuniões com síndicos, conselhos consultivos e assembléias. Estas reuniões, normalmente, ocorrem à noite ou em finais de semana. Algumas administradoras vêm adotando a prática de não comparecer à essas reuniões de condomínio para lavrar as respectivas ATAS, preferindo recebê-las posteriormente e uma vez inteiradas dos problemas, sugerem soluções. Os motivos desta prática são a freqüente discussão de assuntos que não têm relação prática com os assuntos cabíveis e de competência da administradora. A preocupação maior, tanto dos condôminos como dos próprios administradores de condomínios, é reduzir gastos e promover campanhas de economia de água, energia elétrica, além de treinar zeladores e porteiros, principalmente quanto à questão de segurança. Para facilitar o controle das despesas a maioria das administradoras vêm buscando o auxílio da informática para oferecer serviços rápidos, precisos, de qualidade e a preços mais acessíveis.

4 Página 4 de 9 CONTROLES - É necessário um rigoroso controle de recebimento das despesas do condomínio, controle dos custos e assistência constante aos condôminos. Recorrer aos avanços da informática para aprimorar esses controles é uma boa saída. COMEÇANDO Com bom conhecimento do mercado de condomínios, experiência em administração de bens imóveis e/ou condomínios, é possível ao empreendedor iniciar a divulgação de seus serviços junto à construtoras, empreendimentos imobiliários, e até mesmo através de sua relação pessoal de amigos e conhecidos. CLIENTES Atender bem o cliente é uma qualidade a ser cultivada por todos os funcionários da administradora, principalmente pelos que tiverem contato direto com ele. Os porteiros e zeladores mesmo quando contratados pelo próprio condomínio, são da responsabilidade do administrador. Por isso deve ser orientador no sentido de ser cordial no atendimento ao interfone, a transmissão de recados precisos, o auxílio a moradores com sacolas, bolsas ou malas, paciência com as crianças, boa apresentação, uso de uniformes e uma postura adequada durante o serviço, são práticas importantes que refletem na imagem da empresa administradora e irão render bons frutos. No atendimento ao síndico, a administradora precisa demonstrar conhecimento da legislação em vigor, da convenção do condomínio e estar sempre pronta para atendê-lo. É aconselhável realizar pesquisas que meçam a satisfação do cliente e que orientem a atuação do síndico. Como exemplo, muitas vezes o síndico acha que o morador não quer gastar, mas ele está preocupado com a segurança e paga por ela. Outra dica diz respeito ao relacionamento entre as partes: administradora, síndico e moradores. A administração do futuro está centrada na capacidade que tem empresa em resolver problemas. DIVULGAÇÃO A propaganda é a alma do negócio. Velho jargão, porém muito verdadeiro! Para atingir o consumidor e garantir um número considerável de clientes, você deve planejar o seu marketing, fazer uma análise do seu mercado, identificar quais são os custos de seus serviços, adaptá-los e buscar a otimização de sua alocação. Mantenha seus clientes motivados, partindo para uma revisão da sua estrutura de serviços, avaliando paralelamente, se essa estrutura atinge seu mercado-alvo com sucesso. Lembre-se que o marketing deve ser contínuo e sistêmico. As empresas devem ter consciência de que a qualidade nos serviços prestados é, ainda, a melhor forma de tornar-se conhecida e sólida num mercado competitivo. A propaganda boca a boca é fator de fortalecimento das marcas. DIVERSIFICAÇÃO Os resultados do negócio dependerão de: - Conhecimento de administração de prédios; -Boa disposição para tratar com os condôminos; - Dispor de mão-de-obra qualificada (pedreiro, encanador, etc.); - Seriedade; - Ganhar a confiança dos clientes. A Contratação de profissionais qualificados é parte fundamental para este tipo de negócio, porém, o maior problema dos

5 Página 5 de 9 condomínios é a falta de qualificação dos seus síndicos, já que muitos desconhecem a legislação. LEMBRETES O empreendedor desta área deve estar bem informado quanto às diversas alterações e exigências da área, ser dinâmico e ir além das rotinas de trabalho. Observar com muita atenção mudanças nas normas de segurança do prédio, que será fiscalizado pelo órgão competente do município é prática essencial. NOTÍCIAS Inadimplência em condomínios cresce 6,13% em dezembro de 2009 O número de ações contra inadimplentes em condomínios subiu 6,13% entre os meses de novembro e dezembro do ano passado, segundo levantamento realizado pelo Grupo Hubert. No entanto, desde julho de 2008, quando a lei que permite o protesto do boleto de cobrança de condomínios - passou a vigorar, a taxa de inadimplência condominial acumula queda de 32,53%. O diretor do grupo Hubert, Hubert Gebara, afirma que a lei está conseguindo seu objetivo e, em alguns casos, mudando o comportamento de condôminos maus pagadores, que agora receiam ter seus nomes apontados nos serviços de proteção ao crédito. "A lei da deputada Maria Lúcia Amary minimizou a difícil situação dos condomínios, quando o boleto não podia ser protestado e muitos condôminos davam preferência ao pagamento de contas cujo atraso geram juros mais altos, declarou Gebara (em São Paulo). Ações Segundo o levantamento, o número de ações por falta de pagamento em dezembro atingiu 952, ante as 879 de novembro. Na comparação com dezembro de 2008, a variação é de 45,57%, já que na época o número registrado de ações foi de 654. Fonte: CURSOS E TREINAMENTOS O SEBRAE/ES disponibiliza para o empresário uma carteira com mais de 30 títulos de cursos e palestras abordando os mais variados temas e objetivos. A Educação Empresarial do SEBRAE é um instrumento para que os obstáculos encontrados sejam superados com maior facilidade ampliando, conseqüentemente, o horizonte de conhecimentos necessários nessa função. Cursos: Técnicas de Vendas; Marketing: Uma Estratégia de Vendas; Gerência de Equipes de Vendas; Gerência de Rotinas e Procedimentos em Vendas; Atendimento ao Cliente; Como Vender mais e Melhor; Iniciando um Pequeno Grande Negócio; Empretec; Administração Básica para Pequenas Empresas; entre outros. Palestras Gerenciais : Atendimento a Clientes; Comece Certo Planejamento e

6 Página 6 de 9 Análise; Determinação do Capital de Giro; Gerenciando o Fluxo de Caixa com Eficiência; Promoção de vendas; Entendendo Custos, Despesas e Preço de Venda; A Empresa e os Novos Tempos; Qualidade no relacionamento ao cliente; Como Conquistar e Manter Clientes. A programação anual pode ser consultada no site: no link Cursos e Palestras. SEBRAE/ES Av. Jerônimo Monteiro, 935, Ed. Sebrae Centro, Vitória/ES CEP: Canal de Relacionamento: Curso de Administração de Condomínio CURSO-Administração Condomínio-FMU EVENTOS O empreendedor deve estar sempre em contato com as entidades e associações para obter informações sobre os eventos que ocorrerão dentro da sua área (tipo, data, local de realização). Os eventos como feiras, roda de negócios, congressos, etc., são muito importantes para o empresário ficar por dentro das tendências de mercado, conhecer novos produtos e tecnologias, realizar parcerias e fazer bons negócios. Onde pesquisar: União Brasileira de Feiras e Eventos - CONDOMÍNIOS - GESTÃO PARA SINDICOS PROFISSIONAIS contato@agoracultural.com.br LEGISLAÇÃO ESPECÍFICA Cabe sugerir consulta à CARTILHA DO FORNECEDOR CAPIXABA, que se encontra disponível na Biblioteca do SEBRAE/ES ou pelo site: Essa atividade exige o conhecimento de algumas leis: - Lei nº /2003 Código de Posturas e Atividades Urbanas do Município de Vitória Regulamentada pelo Decreto nº /04. Ref.Proc /03. Lei nº acrescenta inciso IX ao 2º.Alterada pelas Leis nºs 6679/06 e 6680/06. Acrescentado inciso IX ao 2º do Art. 99, pela Lei nº 7.063/07. Regulamentado inciso III do Art. 194, pelo Decreto nº /08. Acrescentado artigos pela Lei nº 7598/08. Acrescentado 3º no Art. 43, pela Lei nº 7.768/09-3º. Na fixação de nomes de bens públicos municipais deverá ser reservado um percentual de 50% (cinquenta por cento), no mínimo, para o gênero feminino. (NR) - Alterada Redação do 1] do Art. 19 pela Lei nº 7.775/09. Acrescentado Parágrafo único ao Art. 27, pela Lei nº 7.842/09.

7 Página 7 de 9 - Lei nº /1990 (Código de Defesa do Consumidor) Alterada pela Lei nº 8.656/1993, Lei nº 8.703/1993, Lei nº 8.884/1994, Lei nº 9.008/1995, Lei nº 9.298/1996, Lei nº 9.870/1999, Lei nº /2008, Lei nº /2008, Lei nº /2009 e Lei nº / A transferência de tarefas não isenta o síndico de responder juridicamente pelo condomínio. Em outras palavras, se a administradora errar ou atropelar a legislação, a responsabilidade total será do síndico. É claro que, posteriormente, ele poderá acionar a administradora para recuperar eventuais prejuízos, mas até lá, terá de assumir os problemas. - Lei no , de 10/01/ Código Civil artigos à Dispõe sobre a administração do condomínio (alteração Lei nº , de 2004). REGISTRO ESPECIAL Para registrar sua empresa você precisa de um contador. Profissional legalmente habilitado para elaborar os atos constitutivos da empresa, auxilia-lo na escolha da forma jurídica mais adequada para o seu projeto e preencher os formulários exigidos pelos órgãos públicos de inscrição de pessoas jurídicas. Além disso, ele é conhecedor da legislação tributária à qual está subordinada a nossa produção e comercialização. Mas, na hora de escolher tal prestador de serviço, deve-se dar preferência a profissionais qualificados, que tenha boa reputação no mercado e melhor que seja indicado por alguém que já tenha estabelecido com ele uma relação de trabalho. Para legalizar a empresa é necessário procurar os órgãos responsáveis para as devidas inscrições: - Registro no Cartório de Registro Civil das Pessoas Jurídicas; - Registro na Secretária da Receita Federal; - Registro na Prefeitura do Município; -Registro no INSS; - Registro no Sindicato Patronal (empresa ficará obrigada a recolher por ocasião da constituição e até o dia 31 de janeiro de cada ano, a Contribuição Sindical Patronal); - Registro na Prefeitura para obter o alvará de funcionamento; - Cadastramento junto à Caixa Econômica Federal no sistema Conectividade Social - INSS ; - Você deve procurar a prefeitura da cidade onde pretende montar a sua administradora para fazer a consulta de local. LINKS INTERESSANTES É possível acessar sites destinados a dar dicas e sanar dúvidas sobre administração de condomínios. Os assuntos vão desde a indicação de empresas prestadoras de serviços até informações sobre legislação trabalhista. A maior vantagem desses serviços é que são gratuitos. O síndico tem apenas de se cadastrar, escolher o assunto desejado e enviar um . As empresas que administram esses sites garantem que as dúvidas são repassadas a especialistas e que as respostas saem em, no máximo, 48 horas. Outra opção para o síndico familiarizado com a informática é a BBS Classíndico On-Line, que disponibiliza o jornal "Classíndico".

8 Página 8 de Exclusiva Baixa On-Line - Software Administração Condomínios - Software - BR Condomínio - Software ENTIDADES Central Fácil Central de Atendimento Empresarial É um sistema de atendimento que prevê a simplificação, racionalização e padronização dos processos de abertura de empresas, através de redução da burocracia. Avenida Nossa Senhora da Penha, 1433 Santa Luzia Vitória ES CEP Fone: facil@es.sebrae.com.br Horário de funcionamento: Segunda a sexta: 12 as 17:30 h. CLASSINDICO Rua Domingos de Morais, o. andar - cj.13 - São Paulo - SP Tel.: (11) SESCON/ES - Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis, Auditorias, Assessoramento, Perícias, Informações e Pesquisas do Estado do Espírito Santo Av. Princesa Isabel, 15 - Sls. 1105/1111 Ed. Martinho de Freitas - Centro Vitória ES - CEP sescon@sescon-es.org.br Site: SINDCONTÁBIL - Sindicato dos Contabilistas do Estado do Espírito Santo Av. Jerônimo Monteiro, n.º 124, salas 401 a 403, Ed. Santa Mônica Centro Vitória/ES CEP: Tel.: CFC - Conselho Federal de Contabilidade Sas Quadra 05 - lote 03 - Bl.J -Edifício CFC Brasília (DF) CEP: Tel.: (061) PROCON VITÓRIA Casa do Cidadão João Luiz Barone Av. Maruípe, nº Itararé Vitória/ES CEP: Tel.: (0xx27) FORNECEDORES E FABRICANTES

9 Página 9 de 9 O SEBRAE/ES se isenta de responsabilidades quanto à forma da atuação das empresas no mercado. DISK MÓVEIS EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO LTDA. Av. João dos Santos Filho, 165, Ilha de Santa Maria Vitória/ES CEP: Tel.: (027) diskmoveis@diskmoveis.com.br TELEMÓVEIS Soluções para todos os espaços Móveis para escritório e escolas. Linha completa de cadeiras para escritórios, auditórios, escolas, cinemas, consultórios, etc... Av. Alberto Torres, 99, Ilha de Santa Maria, Vitória-ES CEP: Tel.: (0xx27) / telemoveis@telemoveis.com.br DI MARGON INFORMÁTICA Micros, impressoras, suprimentos e periféricos. Assistência técnica completa Av. Rosendo Serapião de Souza Filho, 595, lj. 3, Mata da Praia Shopping Vitória - ES Tel.: (027) INFORVIX COMÉRCIO E MANUTENÇÃO - Tudo em automação Rua Taciano Abaurre, no. 25, cj. 601/602/603, Ed. Centro Empresarial da Praia, Sala 603, Enseada do Suá, Vitória/ES CEP: Tel./Fax: (027) infovix@infovix.com.br REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA - Folha do Síndico. Penalidades aplicáveis às infrações de normas condominiais. Acesso em em tab=artigo&id=62 - Inadimplência em condomínios cresce 6,13% em dezembro de Acesso em em Fonte: - SEBRAE/SP. Como montar uma administradora de condomínio, 1997, 40p. Site: classindico acesso em 10/03/2006 A Oportunidade de Negócios é um material meramente informativo acerca dos empreendimentos existentes no segmento correspondente ao seu título. Os dados apresentados são extraídos de publicações técnicas e, em linhas gerais, não têm a pretensão de ser um guia para a implementação dos respectivos negócios. É destinada apenas à apresentação de um panorama da atividade ao futuro empresário, que poderá enriquecer suas idéias com as informações apresentadas, mas carecerá de um estudo mais detalhado e específico para a implementação do seu empreendimento. ÁREA RESPONSÁVEL: UAD Unidade de Atendimento e Desenvolvimento - SEBRAE/ES Data de atualização: Fevereiro de 2010.