2. O que informatizar?

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2 A INFORMÁTICA NO CONSULTÓRIO MÉDICO No fascículo anterior, comentamos como a gestão de custos, mesmo sendo feita de maneira simplista, auxilia o consultório a controlar e avaliar seus resultados, permitindo que o médico possa trabalhar buscando manter um equilíbrio financeiro. Neste fascículo, vamos fazer algumas considerações sobre a importância de informatizar o consultório médico para obter resultados otimizados. 1. Introdução Atualmente é muito importante informatizar o consultório. Isto porque o tempo gasto com as atividades administrativas e financeiras, e a dificuldade de mão de obra existente, se somam ao interesse médico de ter os seus prontuários bem organizados, legíveis, fáceis de encontrar, e ainda ter uma gestão total do consultório, transparente e ágil. O computador, que antes parecia inacessível, já não assusta o médico. Fica difícil imaginar razões por que não se informatizar, se traz tantas vantagens. 2. O que informatizar? Geralmente o médico tem uma ideia vaga do que a informática pode fazer no consultório. Nesse caso, o primeiro passo é entender quais os programas, aplicativos e que funções do consultório podem ser informatizadas. Sugerimos que nessa fase o médico visite um colega que tenha informatizado seu consultório com sucesso, e peça para ele mostrar o software que usa. É importante conversar sobre as dificuldades encontradas, como foram resolvidas e que benefícios obteve com a informatização. Nem sempre é viável implantar todo um sistema de gestão de uma só vez. É importante fazer uma análise de prioridades para tomar a decisão. Quase todos os setores do consultório podem ser informatizados: Setor operacional: controle da agenda, controle da recepção e do fluxo de pacientes no consultório, emissão de laudos etc; Setor clínico: cadastramento dos pacientes, registro das visitas no consultório, dados básicos de exames já realizados, anamneses, prontuários médicos etc. Setor administrativo: controle de faturamento de convênios médico-hospitalar e pacientes particulares, integração com os sistemas de controle contábil e bancário, contas a pagar e a receber, controle e análise de custos. Para decidir a prioridade na informatização é importante responder a si mesmo algumas questões: Ainda encontramos consultórios onde o gerenciamento da informação é parcialmente manual porque os médicos e seus colaboradores administrativos não estão acostumados com a necessidade de sistematização do registro de dados imposta pelo computador, e resistem às mudanças na rotina e fluxo de informação do consultório. Vamos procurar auxiliar nisto, olhando a informática sob outro ponto de vista. Quer substituir os prontuários em papel pelos informatizados? Ou somente um cadastro dos pacientes é suficiente? É importante informatizar o controle de faturamento? Os planos médicos com que você trabalha já estão on-line? Quantos computadores são necessários? Na recepção, sala de atendimento e onde mais? Precisa de pontos de acesso ou pode usar roteador/wifi? Quem vai usar os computadores? Precisam de treinamento? O médico vai usar o computador na frente do paciente? Quem vai digitar os dados dos pacientes e quando? É interessante ter uma rede de computadores no consultório? Tem acesso à Internet? Quer emitir laudos de exames e diagnósticos? E as prescrições?

3 É aconselhável também contratar uma consultoria especializada ou um profissional de Informática médica com experiência, e que seja independente de vendedores de software ou hardware. Ele vai analisar o consultório e aconselhar o que deve ser comprado, qual o melhor software etc. Um investimento inicial neste consultor pode evitar muitos gastos e dores de cabeça posteriores. 3. Dicas para utilizar bem a gestão informatizada Ao informatizar o consultório, escolha computadores adequados, pois deles dependerá o sucesso ou fracasso da informatização. É desejável um sistema em rede, no qual todas as informações fiquem armazenadas em um único local, de tal forma que vários computadores possam ter acesso simultâneo e em tempo real às mesmas, quando necessário. Este sistema recebe o nome de multiusuários e representa a melhor solução na informatização integrada. Por exemplo: os dados preliminares do paciente a ser atendido (tais como nome, sexo, data de nascimento, plano de convênio, tipo de atendimento etc), são digitados no sistema por ocasião do agendamento, e transmitidos automaticamente para os módulos de registro médico, de emissão de receitas e de laudos, faturamento etc. Assim eliminamos possíveis erros de digitação. Outra característica importante é a possibilidade de operar todos os módulos de forma integrada e automática, exigindo tempo mínimo de treinamento e preparo em computação por parte dos funcionários envolvidos, funcionando de forma confiável e a prova de falhas e perdas de dados. Resista à tentação de "informatizar aos poucos". A maioria das funções operacionais de um consultório se entrelaça de tal maneira que é difícil, por exemplo, implantar o agendamento informatizado, sem ter o cadastro de pacientes no computador. Se for informatizar, faça tudo. A compra de equipamento é largamente ditada pela maneira como o software funciona, os pontos onde você quer implantar terminais etc. Portanto, nunca compre o hardware primeiro. Espere definir qual é o software a ser usado. Lembre-se ainda de mais alguns aspectos: Priorize uma assistência ideal com suporte ao usuário em tempo integral, isso dá tranquilidade para quem utiliza; Cópias de segurança do sistema de backup devem ser armazenadas fora do consultório, por motivos de segurança, preferencialmente pelo prestador do serviço de informática; Quanto aos softwares alguns conselhos são importantes: Procure um software já testado e bem disseminado nos consultórios e na sua especialidade. Cuidado com os softwares muito baratos que são simples demais e pouco robustos para aplicações profissionais. Procure um software que permita realizar o maior número de funções que deseja informatizar. Uma característica fundamental é que o software de informatização do consultório permita a operação de todos estes módulos de forma integrada (ou seja, todos funcionando em conjunto e podendo "dialogar" entre si automaticamente). Utilize as possibilidades virtuais para arquivamento dos documentos pessoais, pois podem ser acessados em qualquer lugar onde haja internet disponível, são as conhecidas nuvens; O computador nunca deve ficar entre o médico e seu paciente, porém localizado estrategicamente de lado na mesa de consulta; Faça da ficha eletrônica uma síntese do atendimento, com lembretes que recuperem as informações de forma clara.

4 A melhor forma de progredir no uso do computador é inserí-lo no cotidiano. Utilize-o para fins que tragam informações como pesquisas, leituras etc, além dos fins meramente profissionais; Utilize aplicativos e sites do seu interesse, pessoal e profissionalmente; O desenvolvimento da internet também influenciou na relação do médico e paciente. O médico deixou de ter o monopólio da informação e o paciente (usando a internet) obtém informações, mesmo que superficiais ou básicas e consegue ter algum respaldo para dialogar e argumentar com o médico, podendo até mesmo questionar ou deixar em apuros aquele profissional que não estiver bem preparado. A informática surgiu para facilitar. A navegação e o treinamento levam ao domínio da técnica e a descoberta de novos desafios; Ela veio mesmo para ficar, utilize-a! Para que não fiquem desatualizados, os médicos cada vez mais utilizam aplicativos que permitem o aprimoramento de sua prática, gerenciamento dos dados de pacientes e clínicas, além do acesso rápido a listagens de medicamentos e protocolos clínicos. Este é o mundo novo ao qual seu consultório deve estar integrado hoje em dia. Nosso conteúdo serviu para fazer uma reflexão sobre como está a gestão informatizada de seu consultório? Ela está bem ou pode ser melhor desenvolvida. Esperamos tê-lo ajudado neste assunto. No próximo encontro abordaremos como o marketing pode auxiliar o seu negócio! Até lá! 3. CONCLUSÃO Enquanto alguns consultórios ainda estão sendo informatizados, outros médicos já estão familiarizados com as diversas alternativas de suporte tecnológico, aplicativos médicos, monitoramento remoto do paciente, tomografia computadorizada, cirurgia robótica, telemedicina, entre outros e o utilizam com propriedade.

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