COMO O INVESTIMENTO EM TI PODE COLABORAR COM A GESTÃO HOSPITALAR?

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1 COMO O INVESTIMENTO EM TI PODE COLABORAR COM A GESTÃO HOSPITALAR? Descubra os benefícios que podem ser encontrados ao se adaptar as novas tendências de mercado ebook GRÁTIS

2 Como o investimento em TI pode colaborar com a gestão hospitalar? ÍNDICE 3 - Introdução 5 - Os investimentos essenciais na gestão hospitalar 11 - Os 5 benefícios do investimento em TI na gestão hospitalar -EBOOK- Produzido por CM Tecnologia 17 - Conclusão 18 - Sobre a CM Tecnologia

3 INTRODUÇÃO A informatização de empresas é uma realidade na rotina de todos os setores de atuação de profissionais. Na área da saúde esta também é uma tendência natural, que vem apresentando franco crescimento e se tornando imprescindível para o funcionamento correto das rotinas de trabalho dos profissionais que têm contato direto com o paciente, como também dos gestores que atuam na coordenação destes segmentos. Nos hospitais em todo o mundo, como pode-se ver pela pesquisa da IDC, é crescente a necessidade do auxílio de alguma estratégia digital para controlar os custos dos serviços de saúde prestados naquele local, com o objetivo de melhorar a ineficiência operacional deste ramo. A melhora da qualidade do atendimento ao cliente pode resultar, futuramente, em serviços mais personalizados e que demandam ainda maior controle dos dados e informações colhidos durante o atendimento, por este motivo os hospitais que perceberem esta necessidade vão ter que elaborar novas estratégias para atender a este novo padrão. Estas estratégias podem exigir maior segurança dos dados, que podem ser resolvidos com a implantação de sistemas específicos de gestão eletrônica de saúde. Sistemas de TI têm sido elaborados para facilitar o trabalho de gestão em diversas áreas de um serviço voltado para a saúde, simplificando o controle de finanças, o atendimento ao paciente e otimização das ações 3

4 INTRODUÇÃO realizadas dentro de cada ambiente. Eles podem ser desenvolvidos com o objetivo de atender o trabalho do médico, do gestor ou até mesmo a demanda dos pacientes. Com a facilidade que a tecnologia tem encontrado para armazenar e proteger dados, é natural que a demanda por gestão eletrônica na área da saúde seja cada vez maior. Especialistas afirmam que até 2018, pelo menos 50% das rotinas operacionais de hospitais em todo o mundo já serão realizadas com a ajuda da tecnologia. Estas informações só corroboram a afirmação de que a TI se tornou um ramo essencial para a gestão hospitalar. Neste e-book vamos discutir as vantagens de se investir em uma equipe de tecnologia de informação especializada em gestão voltada para hospitais, apresentando os benefícios que podem ser encontrados ao se adaptar as novas tendências de mercado. Boa leitura! 4

5 OS INVESTIMENTOS ESSENCIAIS NA GESTÃO HOSPITALAR Sistema de BI Sistemas eletrônicos de gestão são também chamados de sistemas de Business Intelligence. Estas ferramentas são extremamente importantes para gestão de empresas que querem se manter competitivas, organizadas e inovadoras, fornecendo serviços e produtos diferenciados que atendam cada vez mais a demanda de seus clientes mais exigentes. Apesar desta situação parecer pertencer a empresas do ramo comercial, financeiras ou industriais, a realidade dos serviços de saúde também tem se aproximado e se tornado cada vez mais dependente deste estilo de gestão. Não podemos nos esquecer que serviços de saúde, especialmente os hospitais, funcionam como qualquer outro negócio, já que o faturamento equilibrado e o lucro são essenciais para que eles continuem trabalhando com o máximo de sua capacidade e excelência. Por este motivo, saber coordenar um hospital com pensamento moderno e empreendedor é o caminho do sucesso para toda a equipe que trabalha neste ambiente. Neste cenário é que as ferramentas de Business Intelligence aparecem como essenciais para o sucesso da trajetória do hospital. Estes sistemas são capazes de armazenar e analisar dados operacionais do hospital, integrando-os em uma única base de consulta, facilitando a pesquisa por informações específicas da rotina de trabalho. O controle e a análise destes dados operacionais são imprescindíveis para que o gestor seja 5

6 OS INVESTIMENTOS ESSENCIAIS NA GESTÃO HOSPITALAR capaz de planejar suas ações e tomar suas decisões. Sistemas de Business Intelligence podem também fornecer gráficos, tabelas e relatórios sofisticados, mostrando dados clínicos e financeiros que são essenciais para uma gestão completa e equilibrada de seus responsáveis. Estas ferramentas também podem ser extremamente úteis para o atendimento dos profissionais de saúde aos pacientes, já que elas permitem uma simples análise de dados referentes ao quadro clínico de cada indivíduo consultado, facilitando fechamento de diagnósticos, conhecimento do histórico clínico do cliente e maior interação com outras equipes de especialistas. Este tipo de trabalho pode ser tão positivo para o profissional, que se sentirá mais seguro em suas decisões, quanto para o paciente, que estará recebendo o melhor cuidado. Sistema de controle financeiro Como qualquer outra empresa que visa o lucro para se manter viva no mercado, o hospital também deve prestar muita atenção ao seu controle financeiro. Este quadro é, geralmente, uma das maiores preocupações dos gestores de saúde, já que o controle de caixa destes serviços depende de vários outros fatores externos, como negociação com planos de saúde, valor de consultas particulares e demanda de pacientes. 6

7 OS INVESTIMENTOS ESSENCIAIS NA GESTÃO HOSPITALAR A utilização de um sistema de gestão eletrônica pode beneficiar o controle financeiro de um hospital. Eles são capazes de ajudar a mapear todo o fluxo de entrada e saída de capital, avaliando dados de despesas e receitas de maneira eficiente. Com a ajuda de um sistema eletrônico é possível conhecer sua principal receita e como ela é obtida. Além disto, com a ajuda dos relatórios de sistema, o gestor consegue avaliar gastos mais frequentes, fazendo estudos para aumento ou redução de investimentos financeiros de acordo com a realidade do hospital. Sistemas de gestão eletrônica hospitalares também são importante para o armazenamento e análise de indicadores específicos de desempenho do trabalho realizado neste local. Com o acompanhamento de todas as ações realizadas em seu hospital, é possível encontrar, através destes indicadores, processos que podem ser otimizados, ajudando no controle financeiro realizado pelo gestor hospitalar. Sem um sistema desenvolvido especificamente para este fim, o controle de grande parte dos indicadores de desempenho que devem ser acompanhados em um hospital é dificultado. Será que ainda hoje, existem hospitais que não usam sistemas financeiros ou não utilizam as informações de seu sistema financeiro a favor da gestão? 7

8 OS INVESTIMENTOS ESSENCIAIS NA GESTÃO HOSPITALAR Agendamento online Agendamentos e consultas registradas em livros ou agendas de papel estão fadadas ao fim. Para um hospital que pretende ter total controle de suas ações, o sistema eletrônico de agendamento é uma realidade. Hoje os call centers já trabalham com um sistema integrado de escalas de agendamento, que permitem que as informações sejam consultadas por qualquer profissional que está relacionado com aquela operação. O problema é que este serviço ainda depende da contratação de funcionários específicos para receber a ligação do paciente e encontrar um espaço disponível na agenda. O agendamento online permite que o hospital tenha menos gastos com este procedimento já que o software é disponibilizado online e os clientes têm acesso a agenda do serviço prestado pelo hospital, podendo escolher seus horários de atendimento. Não existe a necessidade de uma grande equipe de call center para fazer este trabalho. O custo com a mão de obra, nestes casos, vai reduzir drasticamente, pois serão necessários somente alguns funcionários para atender aos pacientes que não conseguiram agendar algum horário através do serviço online ou para eventuais dúvidas e suporte. Este serviço online tem outra importante vantagem, funciona 24 horas por dia, sete dias por semana, ficando disponível para consulta do paciente durante todo o tempo necessário. 8

9 OS INVESTIMENTOS ESSENCIAIS NA GESTÃO HOSPITALAR Esta redução de custos com pessoal pode ajudar a redirecionar o investimento para outras áreas de maior necessidade, sendo uma destas a TI. O hospital ganha com o investimento em softwares de confiança, podendo, a longo prazo, otimizar ainda mais suas operações. Big Data Big Data, no vocabulário da Tecnologia da Informação, se refere a um sistema integrado de grande armazenamento de dados, que pode ser utilizado para fornecer diversas informações para um gestor específico. Em um ambiente hospitalar a criação de bancos de dados específicos do setor pode ser extremamente importante para que o gestor tenha uma visão macro das condições dos serviços prestados por sua equipe, focando sempre no cuidado final ao cliente. A análise destes dados fornecidos por um sistema de Big Data pode permitir a atuação específica em operações ou situações que não vem funcionando corretamente na rotina do hospital. Muitos especialistas tem contado com a ajuda do Big Data para avaliar a readmissão hospitalar de pacientes crônicos, especialmente quando ela acontece múltiplas vezes durante o ano. Esta avaliação permite compreender o que não está sendo feito no atendimento a este cliente específico, e que esta resultando em várias reinternações para tratar o mesmo problema. A identificação destes 9

10 OS INVESTIMENTOS ESSENCIAIS NA GESTÃO HOSPITALAR problemas permite que o hospital melhore a qualidade de atendimento destes indivíduos, reduzindo não somente os eventos adversos que podem ocorrer nesta rotina, mas também diminuindo os custos dos processos, já que reinternações podem elevar os gastos do serviço com um único paciente. O Big Data também pode ajudar a conhecer o perfil do trabalho prestado no ambiente hospitalar, permitindo planejar melhor as operações de cada serviço. Através dele é possível redimensionar equipes, distribuir melhor os investimentos e otimizar ainda mais os processos que estruturam o funcionamento do hospital. 10

11 OS 5 BENEFÍCIOS DO INVESTIMENTO EM TI NA GESTÃO HOSPITALAR O investimento em Tecnologia de Informação na gestão hospitalar pode trazer inúmeros benefícios para o funcionamento deste ambiente de trabalho. Enquanto, por muito tempo, os profissionais de TI eram tidos como meros técnicos de computação em meio aos profissionais de saúde que trabalhavam e coordenavam as rotinas de hospitais, hoje entendese a importância de uma forte equipe de especialistas em tecnologia de informação para otimizar e garantir a qualidade de todos os processos realizados neste ambiente de trabalho. Para provar a importância que o investimento em TI pode ter na gestão de um hospital, citaremos cinco benefícios imediatos de valorizar esta área de especialidade. Automatização de processos Não existe dúvidas em relação a vantagem de se usar a tecnologia para aumentar a velocidade dos processos e operações de um atendimento hospitalar. O fornecimento imediato de informações e a possibilidade de análises futuras dos dados coletados após a realização destes processos, pode ajudar a compreender quais problemas ou demandas podem ser realizadas com menor tempo gasto (ou com menor índice de desperdício de materiais). A tecnologia pode ajudar a otimizar processos simples e complexos, especialmente se as ferramentas que repassam as informações estão em 11

12 OS 5 BENEFÍCIOS DO INVESTIMENTO EM TI NA GESTÃO HOSPITALAR plataformas online. É possível trabalhar para reduzir o tempo da triagem realizada no primeiro atendimento ao paciente, diminuir o desperdício de materiais descartáveis reforçando o treinamento de sua equipe ou englobando processos similares, e reestruturando melhor o trabalho de equipe para que o tempo ocioso ou improdutivo seja cada vez menor. Tudo que se relaciona com a possibilidade de melhorar um processo de atendimento ao cliente pode ser otimizado com a ajuda da tecnologia. Quando o hospital conta com um sistema de gestão eletrônico, a análise destes dados em prol da otimização se torna muito mais simples de ser realizada pelo gestor. Facilidade de acesso O registro de dados realizado em papel ou em sistemas eletrônicos offline dificultavam bastante o acesso de profissionais a informações importantes de maneira rápida. Isto obrigava o médico, o enfermeiro ou o gestor a perder tempo para avaliar aquela informação em um local específico. Com o sistema online de gestão, esta situação se torna praticamente inexistente. O responsável pela coordenação do sistema pode garantir o acesso de profissionais específicos a informações disponíveis em uma plataforma online, facilitando o trabalho destes médicos, enfermeiros ou gestores. Algumas plataformas ainda permitem maior mobilidade destes 12

13 OS 5 BENEFÍCIOS DO INVESTIMENTO EM TI NA GESTÃO HOSPITALAR dados, já que eles podem ser acessados através de smartphones, tablets e computadores móveis, sendo necessário somente um acesso a internet. Esta situação permite que o médico possa consultar um prontuário eletrônico fora do ambiente hospitalar, como também pode ajudar o gestor a confirmar um dado específico durante uma reunião. Redução de custos Uma das grandes vantagens da otimização de processos em qualquer tipo de ambiente de trabalho é a redução de custos. Acelerar um processo pode significar menos gastos com funcionários, com materiais e claro,com tempo. Esta otimização só é possível quando o gestor conhece exatamente todos os processos do hospital e entende a necessidade de seu serviço, podendo visualizar onde e quando ele deve atuar. Neste momento a tecnologia de informação atua como essencial para a disponibilização e armazenamento seguro destes dados, permitindo uma análise completa da situação em prol da redução de custos. Não importa se você precisa reduzir os gastos com compras de materiais descartáveis, medicamentos ou com a folha de funcionários: você só vai conseguir entender como fazer isto sem afetar o atendimento final ao cliente, quando puder analisar todos as informações referentes ao seu 13

14 OS 5 BENEFÍCIOS DO INVESTIMENTO EM TI NA GESTÃO HOSPITALAR processo e ter um trabalho confiável de uma equipe de TI e seus sistemas de gestão eletrônica torna isso mais fácil. Segurança de dados O papel já foi um importante material utilizado para armazenamento de informações hospitalares. Hoje já é possível perceber que o risco de perder estas informações registradas em papel é muito grande, já que eles demandam um enorme cuidado para armazenamento e organização. Papéis ainda dificultam a procura por dados específicos, atrasando o trabalho do gestor. Por este motivo os softwares de gestão eletrônica têm ganhado espaço nos hospitais. Além de facilitar o armazenamento de um grande volume de informações, otimizando também a procura por dados antigos, o computador hoje garante maior segurança para estes dados que estão guardados naquele sistema. Backups podem ser feitos para garantir que nenhuma informação coletada durante os processos hospitalares sejam perdidas. Além disto estes sistemas eletrônicos de gestão podem ajudar a produzir relatórios, gráficos e planilhas que facilitam a análise do trabalho realizado no hospital como um todo. Outra vantagem da segurança destes dados está relacionada com 14

15 OS 5 BENEFÍCIOS DO INVESTIMENTO EM TI NA GESTÃO HOSPITALAR informações dos quadros clínicos dos pacientes. Uma das enormes preocupações dos hospitais é garantir o sigilo médico de seus clientes, para que nenhuma informação sobre seu estado de saúde seja liberado para pessoas que não têm autorização para visualizá-las. Softwares eletrônicos controlados por equipes de TI contam com um grande sistema de segurança, evitando que estes dados sejam acessados de maneira offline ou online sem autorização. Um sistema de senhas e criptografias protege todos os dados de pacientes e de funcionamento do hospital. O paciente terá mais autonomia sobre as informações A participação do paciente se tornará cada vez mais ativa e essencial com o avanço da tecnologia na gestão hospitalar. Pacientes serão parte importante do funcionamento da gestão deste serviço, já que eles fornecem a informação mais relevante para o trabalho dos gestores e dos profissionais de saúde deste ambiente: os seus dados. Além de carregarem consigo a tranquilidade de estarem fornecendo suas informações pessoais a um sistema controlado e seguro, como os softwares de gestão eletrônica disponíveis no mercado, eles também poderão ter maior autonomia na escolha de quais dados estarão divulgando para este banco de dados. Um projeto que está muito próximo de acontecer é o da participação online do paciente no preenchimento de seu prontuário médico. 15

16 OS 5 BENEFÍCIOS DO INVESTIMENTO EM TI NA GESTÃO HOSPITALAR Informações sobre quadros clínicos e sintomas que surgem no momento em que o indivíduo está em casa ou no leito do hospital, porém sem o acompanhamento do médico, poderão ser acrescentadas ao prontuário, para ser consultadas pelo profissional a qualquer momento. Isto garante ao paciente uma segurança maior no seu diagnóstico e tratamento, além de oferecer ao médico responsável mais dados importantes para garantir o atendimento correto daquelas queixas. Esta participação do paciente na construção do diagnóstico também vai ajudar a desenvolver, no próprio indivíduo, um senso de responsabilidade maior em relação a seus cuidados com a saúde. 16

17 CONCLUSÃO Com a constante evolução do mercado de saúde e das demandas de clientes mais exigentes e bem informados, é natural que a tecnologia se torne uma aliada imprescindível não só no tratamento dos pacientes, mas da maneira como gestores vão coordenar as ações de suas equipes de profissionais em hospitais e clínicas. Esta participação da tecnologia, entretanto, não deve trazer insegurança aos médicos, já que seu conhecimento clínico e seu trabalho jamais poderão ser substituídos. A tecnologia de informação vai somente funcionar como um atalho entre o conhecimento médico e o resultado final, acelerando todos os processos que separam o tratamento do paciente com o início do fechamento do diagnóstico. A saúde se tornou um campo que interessa a todos os mercados. Empresas como o Google têm direcionado seus investimentos para desenvolver soluções em Healthcare, com o intuito de favorecer não somente o indivíduo que procura cuidar da própria saúde, mas também de facilitar o trabalho de médicos e gestores responsáveis por esta área. Esta é uma das provas mais concretas de que o trabalho da tecnologia no mercado moderno é tornar todas as possibilidades de utilização de dados e informações cada vez mais úteis para seus usuários finais e é exatamente desta maneira que o investimento em TI pode colaborar com a gestão hospitalar. 17

18 SOBRE A CM TECNOLOGIA A CM Tecnologia é uma empresa que atua diretamente nas variáveis que determinam o bom atendimento ao cliente por meio da utilização de uma plataforma on-line que facilita a marcação de consultas, de exames e de procedimentos de saúde. A CM é uma organização da área de TI especializada em softwares de agendamento de consultas e exames, que auxiliam e somam na automatização, na eficiência e nos resultados das empresas da área da saúde. Com um software intuitivo e bastante inovador, a empresa busca melhorar significativamente o atendimento aos clientes, ao mesmo tempo que se propõe a reduzir o custo operacional relacionado aos call centers em até 60%. Clínicas, hospitais e laboratórios de todas as regiões do Brasil já contam com esse sistema revolucionário, que transforma os momentos da verdade em oportunidade de conquistar e surpreender o cliente pela prestação de um serviço de atendimento extremamente eficiente. As empresas que prezam por manter os clientes atuais e conquistar novos mercados precisam começar a se preocupar desde já em atingir seus objetivos de forma diferente e inovadora. Ao utilizar uma ferramenta como essa, a organização logo sentirá as melhorias nas mais diversas áreas, 18

19 desde o atendimento ao cliente até os resultados de faturamento. Com a simples implantação de um sistema desse porte será possível melhorar praticamente todos os indicadores da instituição e, com isso, garantir o alcance das metas propostas. Quer saber um pouco mais sobre como essa solução pode mudar para melhor! a realidade da sua empresa? Então acesse o blog, atualize-se, envie suas dúvidas e mantenha contato! CONHEÇA A CM TECNOLOGIA Esse ebook foi produzido pela CM Tecnologia. Veja outros artigos, infográficos e conheça nossos produtos inovadores para Hospitais, Clínicas e Laboratórios. 19

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