GUIA DE ORIENTAÇÕES ROTEIRO DE CONFIGURAÇÃO DO SOFTWARE CRM PROFESSIONAL ANEXO III ROTEIRO DE CONFIGURAÇÃO - CRM PROFESSIONAL

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1 ANEXO III ROTEIRO DE CONFIGURAÇÃO - CRM PROFESSIONAL GUIA DE ORIENTAÇÕES ROTEIRO DE CONFIGURAÇÃO DO SOFTWARE CRM PROFESSIONAL

2 ANEXO III ROTEIRO DE CONFIGURAÇÃO E INSTALAÇÃO DO CRM PROFESSIONAL SUMÁRIO 1. Por onde começar Configurando o Sistema Cadastrando os Usuários Determinando os Dados Adicionais do Cadastro Definindo os Atributos dos Clientes Configuração do Campo Status Configuração do Campo Tipos de Contato Configuração do Campo Tipos de Ações Definindo os Grupos de Produtos/Serviços Criando as Categorias dos Clientes Cadastrando os Produtos/Serviços Check-List das Configurações Por onde começar?

3 Antes de iniciar a utilização do sistema, é bom que o usuário tenha em mente uma clara visão do que é o conceito CRM. Para isso, sugerimos algumas matérias(*) para leitura: - O que é CRM (Customer Relationship Management) - Quanto vale o seu cliente? - O Conceito de CRM Viabilizando o Marketing de Relacionamento para Competir em Tempo Real (Disponibilizadas no site Agora sim, entendendo o que é CRM, é que vamos olhar para dentro da sua organização. Ponto de Partida O ponto de partida para a utilização do CRM Professional começa por um detalhado levantamento das informações de sua empresa. Para medirmos a eficácia da ferramenta, precisamos nos situar na atual realidade da empresa, para que possamos projetar onde você quer chegar e no que a ferramenta pode auxiliá-lo para atingir seus objetivos. Crie um arquivo em seu computador, e informe o dia em que está sendo implantado o CRM Professional, o quanto a empresa vende atualmente, e se possível, o nível de fidelidade de seus clientes hoje e a satisfação em relação aos serviços prestados. Se você não tiver essas informações, faça uma estimativa. Também escreva os objetivos para os próximos meses, pois este será o seu norte, e para alcançar tais objetivos, estaremos usando esta fantástica ferramenta que é o CRM Professional. 2. Configurando o sistema

4 Aviso: As configurações do sistema estão disponíveis apenas para o Administrador do Sistema Para configurarmos alguns dos recursos do CRM Professional, clique no Menu Configurações e logo em seguida em Configurações do CRM. Insira os dados da empresa e logo em seguida clique na aba <Configurações>. Avisar Compromissos: Notifica o usuário, através da Central de Avisos, sobre os compromissos agendados. Toca Campainha para Compromissos: Emite um som de campainha na notificação. Avisar Datas Comemorativas: Se no dia em que estiver utilizando o sistema, tiver algum aniversariante, o sistema irá avisá-lo com uma mensagem no canto inferior direito do CRM Professional. Toca Campainha para Datas Comemorativas: Emite um som para avisar que existem aniversariantes naquele dia. Efetuar Backup na Saída do Sistema: Lê as informações configuradas no DBConfig.exe e faz a cópia de segurança no local informado. Avisar compromissos c/ Status: Notifica através da Central de Avisos somente os compromissos que estiverem com o Status mencionado. N de Compras padrão para Análise de Freqüência: Serão analisados aqueles clientes que tiveram a partir de N compras na sua empresa. Este parâmetro pode ser alterado no momento em que for utilizada a Análise de Freqüência.

5 N de Dias padrão para Análise de Freqüência: Serão analisados aqueles clientes que há mais de N dias não efetuam compras em sua empresa. Este parâmetro pode ser alterado no momento em que for utilizada a Análise de Freqüência. Servidor de Para que você possa utilizar o Marketing Eletrônico direcionado, configure os dados da sua conta de no sistema, como mostra o exemplo abaixo. Importante: Após a configuração, clique em <Gravar>. Somenta na próxima vez que acessar o sistema, é que as alterações das configurações terão efeito. 3. Cadastrando os Usuários Acesse a opção do Menu "Usuários" e logo em seguida "Usuários do Sistema".

6 Irá aparecer uma janela como esta: Para incluir um novo usuário, clique em <Novo> e insira o Nome e a Senha. Para determinar o perfil do usuário, temos as seguintes opções: Master Usuário com acesso total a todas as rotinas e configurações do Sistema. Administrador Usuário com acesso às Configurações, e às demais rotinas do Sistema. Operador Usuário que irá operar o CRM no dia-a-dia. Este usuário não consegue ter acesso às Configurações do CRM, nem excluir Clientes. Utilize este perfil para os operadores do CRM. Apenas Consulta Este usuário não consegue lançar, nem excluir informações, apenas tem acesso aos dados, para conferir informações. Utilize este perfil para consultores/vendedores externos, que desejam acessar as informações referentes à seus clientes e à suas vendas. 4. Determinando os Dados Adicionais do Cadastro Acesse a opção do Menu "Parâmetros" e logo em seguida "Definir Dados Adicionais".

7 Irá aparecer uma janela como esta: Insira informações que sejam relevantes ao seu negócio. Exemplo: Se você vende carros, é interessante saber a preferência por marca, cor, modelo. 5. Configurando os Atributos Acesse a opção do Menu "Parâmetros" e logo em seguida "Configurar Atributos".

8 Irá aparecer uma janela como esta Nesta opção, o que difere do Perfil, é que o usuário atribui valores a cada característica dos itens de preferências do seu cliente Exemplo 01: Se você vende pacotes de viagens, é interessante saber a preferência por viajar em alta temporada, baixa temporada. Exemplo 02: Se você é do ramo imobiliário, saiba qual a preferência do cliente por número de quartos, localização, padrão de casa ou apartamento, etc. 6. Configuração do campo Status Acesse a opção do Menu "Parâmetros" e logo em seguida "Status".

9 Irá aparecer uma janela como esta Insira os tipos de Status que podem ficar os seus compromissos, suas anotações ou no cadastro. Se você tiver necessidade de criar uma opção em suas anotações "Aguardando Pagamento", é nesta opção que você irá habilitar este no status para que apareçam na janela de lançamento de anotações, ou compromissos. 7. Configuração do campo Tipos de Contato Acesse a opção do Menu "Parâmetros" e logo em seguida "Tipos de Contato ".

10 Irá aparecer uma janela como esta. Insira os Tipos de Contato que você pode ter com seus clientes. 8. Configuração do campo Tipos de Ações

11 Acesse a opção do Menu "Parâmetros" e logo em seguida "Tipos de Ações". Irá aparecer uma janela como esta. Aqui é importante determinar quais os Tipos de Ações que você terá perante o seu cliente. Para cada ação, você ainda pode determinar se ela gera um Compromisso Automático ou Altera Status do Cadastro. Insira todos os tipos de ações que são utilizados em seu negócio.

12 9. Definindo os Grupos de Produtos/Serviços Acesse a opção do Menu "Parâmetros" e logo em seguida "Grupo de Produtos/Serviços". Irá aparecer uma janela como esta. Nesta opção, você determina os Grupos de Produtos com os quais sua empresa comercializa. Uma boa configuração deste item irá trazer dados interessantes quando você emitir relatórios ou gerar gráficos por Tipo de Produto/Serviços. Exemplo: Uma empresa de tecnologia sabe o quanto fatura e qual é a fatia do faturamento total, com a venda de softwares, consultoria, etc Criando as Categorias de Clientes

13 Acesse a opção do Menu "Parâmetros" e logo em seguida "Categorias". Irá aparecer uma janela como esta. Aqui, você cria as categorias nas quais irá determinar no cadastro de seus clientes. Esses dados podem ser utilizados quando emitir relatórios ou gerar gráficos, para saber o quanto você fatura por categoria de clientes. 11. Cadastrando os Produtos/Serviços

14 Acesse a opção do Menu "Parâmetros" e logo em seguida "Produtos/Serviços". Irá aparecer uma janela como esta. Cadastre todos os produtos e serviços que sua empresa negocia. Não esqueça de informar o grupo, pois este dado será interessante na geração de gráficos e relatórios. 12. Check-List das Configurações

15 Após configurado o sistema, de uma repassada em todas as configurações feitas para ver se não esqueceu de algo. Estando em conformidade, o CRM Professional está pronto para ser utilizado em toda a sua potencialidade. Desenvolvido por Central de Suporte Técnico:

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