MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS

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1 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SPA-001 ASSUNTO: CADASTRAMENTO DE BENS PERMANENTES MÓVEIS NO DATA VERSÃO: PG. 01/11/ /12 O CONTROLADOR GERAL DO MUNICÍPIO DE LAURO DE FREITAS BA, no uso de suas atribuições legais, com base no Decreto Municipal nº 2.364, de 23/10/2005, que institui o Manual de Normas e Procedimentos, bem como na Portaria CGM nº 006/2011, RESOLVE: Regulamentar os procedimentos para cadastramento de bens móveis permanentes no patrimônio municipal, conforme Lei Federal n /02 alterada pela Lei Federal n /08, Lei Federal n 4.320/64, Lei Complementar n 101/00, Norma Brasileira de Contabilidade n 16.2 e demais normas aplicáveis. A DISPOSIÇÕES GERAIS A.1 Para fins desta Instrução, compreende o processo de cadastro de bens móveis no patrimônio municipal, desde a emissão da Solicitação de Fornecimento pela Unidade Requisitante ou do recebimento por doação, permuta, dação em pagamento e outros meios legais, até a entrega do bem ao responsável pela guarda e assinatura no respectivo termo de responsabilidade. A.2 Entende-se por bem móvel permanente aquele fabricado para duração mínima de 02 anos de vida útil e que, em razão da utilização, não perde a sua identidade física. A.3 A IN (Instrução Normativa) abrange o processo administrativo em meio físico e informatizado. A.4 O Departamento de Patrimônio é responsável pelo cadastro de todos os bens móveis permanentes em sistema informatizado específico. A.5 Os setores nos quais se encontram os bens móveis permanentes são responsáveis pela sua guarda e adequada utilização, competindo ao titular hierárquico a comunicação imediata ao Departamento de Patrimônio em casos de perda, extravio, alterações nas características, retirada de partes, adaptações, extravio da placa de identificação, saída para outro setor etc. A.6 É proibido o uso de qualquer bem permanente móvel sem que o mesmo esteja devidamente identificado através de plaqueta padronizada do Departamento de Patrimônio, sob pena de abertura de processo administrativo para apuração de responsabilidade do servidor responsável pela unidade na qual for constatado o fato.

2 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SPA-001 ASSUNTO: CADASTRAMENTO DE BENS PERMANENTES MÓVEIS NO DATA VERSÃO: PG. 01/11/ /12 A.7 É dever do servidor público comunicar imediatamente o Departamento de Patrimônio quando identificar um bem sem plaqueta ou outro instrumento de identificação do tombamento. A.8 - Todo servidor ao ser desvinculado do cargo, função ou emprego deverá passar a responsabilidade do material sob sua guarda a outrem, fato que deve ser imediatamente comunicado ao Departamento de Patrimônio, para atualização dos seus registros. B BENS PERMANENTES ADQUIRIDOS POR PROCESSO DE COMPRA B.1. UNIDADE REQUISITANTE I Encaminha através de , pandion (sistema informatizado de conversação interna da Prefeitura de Lauro de Freitas), ou fax, cópia da Solicitação de Fornecimento (Anexo II da I.N. SFI-001) ao Departamento de Patrimônio, quando se tratar de aquisição de bens móveis permanentes, conforme I.N. SFI-001, para despacho da mesma e agendamento da data e horário da entrega, que deverá ocorrer preferencialmente no galpão do Departamento de Patrimônio. a. as Solicitações de Fornecimento de bens permanentes deverão necessariamente ser assinadas pelo Diretor do Departamento de Patrimônio antes da remessa definitiva ao fornecedor. II Na data e horário agendados, através de Gestor de Contrato formalmente designado, recebe os bens conjuntamente com servidor do Departamento de Patrimônio. III Efetua a conferência dos bens entregues frente às especificações constantes da proposta de preços final do fornecedor, disponibilizada pela Comissão de Licitação. IV Verifica o regular preenchimento da nota fiscal apresentada pelo fornecedor. V Identifica o setor e servidor responsável pela guarda dos bens adquiridos e convoca-o para participar do processo de tombamento juntamente com os servidores do Departamento de Patrimônio.

3 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SPA-001 ASSUNTO: CADASTRAMENTO DE BENS PERMANENTES MÓVEIS NO DATA VERSÃO: PG. 01/11/ /12 VI Disponibiliza os bens para conferência dos servidores do Departamento de Patrimônio, que seguem o disposto no item B.2. B.2. DEPARTAMENTO DE I Efetua o processo de tombamento dos bens permanentes móveis realizando as seguintes etapas: a. realiza a contagem dos bens entregues pelo fornecedor e compara com o quantitativo total informado em nota fiscal; b. confirma se a especificação individual dos bens entregues está de acordo (integridade, qualidade e especificidade) ao descrito na proposta final de preços do fornecedor, sob a posse do Gestor de Contrato; c. afixa plaqueta padronizada (ANEXO II), observando os seguintes procedimentos: * no caso de bens fabricados em madeira e metal (mesas, cadeiras, armários, estantes, arquivos etc), utiliza plaqueta metálica fixando-a através de máquina rebite pop pneumática; * no caso de bens de informática, utiliza plaqueta de alumínio fixando-a com cola apropriada que não danifique os equipamentos; * no caso de veículos, após vistoria do Departamento de Manutenção da Secretaria Municipal de Administração, utiliza plaqueta de alumínio, fixando-a na parte interna do veículo através de máquina rebite pop pneumática, preferencialmente próximo à marcação do chassis; * no caso de livros, apõe carimbo (ANEXO III), sinalizando o tombamento. d. quando se tratar de bens idênticos adquiridos em grandes quantidades (exemplo: carteiras escolares) poderá ser efetuado o tombamento em lotes; e. efetua registro fotográfico dos bens tombados, para associação ao código de barras da plaqueta de identificação, quando do registro no sistema informatizado de patrimônio; f. relaciona os bens tombados em formulário (ANEXO IV), para posterior lançamento em sistema informatizado de patrimônio, quando se tratar de tombamento realizado em espaço físico da Unidade Requisitante. g. caso adotado o procedimento descrito na alínea f, entrega uma via da relação de bens tombados ao responsável pela guarda dos bens e colhe a assinatura na via que fica sob a sua posse, a qual será substituída pelo Termo de Responsabilidade posteriormente.

4 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SPA-001 ASSUNTO: CADASTRAMENTO DE BENS PERMANENTES MÓVEIS NO DATA VERSÃO: PG. 01/11/ /12 II Apõe carimbo no verso da nota fiscal sinalizando a realização do tombamento, conforme modelo específico (ANEXO V). III Cadastra no sistema informatizado de patrimônio os bens tombados fisicamente, classificando-os como novo e imprime o Termo de Responsabilidade definitivo. IV Efetua o lançamento dos bens cadastrados no Sistema Informatizado de Gestão e Auditoria (SIGA) do Tribunal de Contas dos Municípios do Estado da Bahia (TCM-BA). V Colhe assinatura do responsável pela guarda e conservação dos bens permanentes no Termo de Responsabilidade, ficando com uma via e disponibilizando a segunda via ao mesmo. VI Arquiva o Termo de Responsabilidade em pasta apropriada, ficando à disposição da Controladoria para eventuais inspeções. B.3. UNIDADE REQUISITANTE I Encaminha nota fiscal atestada e com carimbo de tombamento, acompanhada de check list (ANEXO III da I.N. SFI-001) ao Departamento de Convênios, caso se trate de bens adquiridos com recursos de Convênio ou Contrato de Repasse, ou à Contabilidade, que segue o disposto na Instrução Normativa SFI-001. II - Recebe o Termo de Responsabilidade disponibilizado pelo Departamento de Patrimônio e afixa-o em local visível, no espaço físico no qual estão os bens tombados. III Promove a vigilância dos bens sob sua guarda, comunicando o Departamento de Patrimônio imediatamente quando da sua movimentação para outros setores, conforme Instrução Normativa SPA-002. IV Através do superior hierárquico ao responsável pela guarda, controla a responsabilidade do servidor cadastrado no sistema informatizado de patrimônio, só liberando-o da sua responsabilidade após prévia análise do Departamento de Patrimônio.

5 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SPA-001 ASSUNTO: CADASTRAMENTO DE BENS PERMANENTES MÓVEIS NO DATA VERSÃO: PG. 01/11/ /12 C BENS PERMANENTES RECEBIDOS EM DOAÇÃO C.1. UNIDADE REQUISITANTE I Por ocasião da doação, solicita ao doador: a. termo de doação, conforme modelo anexo (ANEXO VI); b. nota fiscal, fatura ou recibo comprovando a procedência regular do bem. II Segue o disposto nos Incisos V e VI do Item B.1. C.2. DEPARTAMENTO DE I Segue o disposto no Item B.2, exceto para o inciso III, classificando o bem de acordo com o seu estado de conservação segundo as seguintes hipóteses: a. novo, quando o valor do bem doado representar mais de 80%, em relação ao valor de mercado; b. conservado, quando o valor do bem doado representar mais de 60% e menos de 80%, em relação ao valor de mercado; c. mal conservado, quando o valor do bem doado representar mais de 40% e menos de 60%, em relação ao valor de mercado; d. antieconômico, quando o valor do bem doado representar mais de 20% e menos de 40%, em relação ao valor de mercado; e. irrecuperável, quando o valor do bem doado representar menos de 20%, em relação ao valor de mercado. D DISPOSIÇÕES FINAIS D.1 Cabe ao titular de cada unidade dar conhecimento desta norma aos servidores. D.2 Compõem esta Instrução Normativa os seguintes anexos: I. Fluxograma que disciplina o cadastramento de bens permanentes móveis no patrimônio. II. Modelo de plaqueta utilizada pelo Departamento de Patrimônio. III. Modelo de carimbo de identificação de tombamento em livros. IV. Modelo de relação provisória de bens tombados;

6 MANUAL DE NORMAS E PROCEDIMENTOS INSTRUÇÃO NORMATIVA PMLF/CGM N.º SPA-001 ASSUNTO: CADASTRAMENTO DE BENS PERMANENTES MÓVEIS NO DATA VERSÃO: PG. 01/11/ /12 V. Modelo de carimbo de atesto de tombamento em nota fiscal; VI. Modelo de termo de doação. D.3 Esta Instrução Normativa entra em vigor na data da sua publicação. Lauro de Freitas (Ba), 01 de novembro de Inglid Leila Silva Secretária Municipal de Administração Jorge Pinto de Carvalho Júnior Diretor Deptº. Normas e Procedimentos Kívio Dias Barbosa Lopes Controlador Geral do Município

7 ANEXO I FLUXOGRAMA QUE DISCIPLINA O CADASTRAMENTO DE BENS MÓVEIS NO UNIDADE REQUISITANTE Encaminha S.F. por /fax Recebe bens móveis Identifica Confere nota fiscal setor e servidor responsável pela guarda Disponibiliza bens para tombamento Colhe assinatura Segue I.N. Pgt. Recebe uma via do Termo DIVISÃO DE Recebe comunicação Efetua tombamento Carimba verso da nota fiscal Cadastra bens no sistema e SIGA Gera Termo de Responsabilidade Arquiva Termo I.N. SPA-001 v.1

8 ANEXO II MODELO DE PLAQUETA UTILIZADA PELO DEPARTAMENTO DE I.N. SPA-001 v.1

9 ANEXO III MODELO DE CARIMBO DE IDENTIFICAÇÃO DE TOMBAMENTO EM LIVROS PREFEITURA MUNICIPAL DE LAURO DE FREITAS/BA TOMBO: N NF/TD: DATA: AQUISIÇÃO: I.N. SPA-001 v.1

10 ANEXO IV MODELO DE RELAÇÃO PROVISÓRIA DE BENS TOMBADOS RELAÇÃO PROVISÓRIA DE BENS TOMBADOS Secretaria: Departamento/Divisão/Setor: Declaro que recebi do Departamento de Patrimônio o material abaixo especificado no valor de R$, decorrente de : ( ) processo de compra Nota Fiscal n ; ( ) doação, conforme Termo de Doação n. Item Descrição N Tombo Classificação Qtde. Valor Unit. Local e Data: Assinatura e Carimbo: I.N. SPA-001 v.1 Visto / Departamento de Patrimônio:

11 ANEXO V MODELO DE CARIMBO DE ATESTO DE TOMBAMENTO EM NOTA FISCAL PREFEITURA MUNICIPAL DE LAURO DE FREITAS/BA TOMBADO/Patrimônio DATA: / / ASS. DEPT DE : I.N. SPA-001 v.1

12 ANEXO VI MODELO DE TERMO DE DOAÇÃO Prefeitura de Lauro de Freitas Departamento de Patrimônio Termo de Doação n / DOADOR E DONATÁRIO Nome do Doador: nacionalidade profissão CGC/CPF n.º residente e domiciliado à Rua/Av. n.º apto./sala n.º cidade estado doravante denominado DOADOR(A) e a PREFEITURA MUNICIPAL DE LAURO DE FREITAS, representada neste ATO pela Secretária de Administração, adiante denominada de DONATÁRIA celebram o presente TERMO DE DOAÇÃO, sem encargos nos termos abaixo discriminados OBJETO O objeto do presente TERMO é a DOAÇÃO, sem nenhum encargo, à DONATÁRIA do(s) seguinte(s) equipamento(s): Equipamento (nome, marca e modelo) Valor FINALIDADE O(s) equipamento(s), objeto da presente DOAÇÃO, destina-se a ACORDO E, por estarem justos e acordados, assinam as partes o presente TERMO DE DOAÇÃO em 04 (quatro) vias de igual teor. Lauro de Freitas/Ba, de de. Donatária Doador(a) Testemunha Testemunha I.N. SPA-001 v.1