PORTARIA CG/SIC/ADG Nº 99 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2011

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1 PORTARIA CG/SIC/ADG Nº 99 DE 12 DE DEZEMBRO DE 2011 Dispõe sobre a instrução processual e procedimentos inerentes à apresentação à Auditoria Geral da Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifado nos órgãos da Administração Direta Municipal, e à certificação do exercício base O AUDITOR GERAL da SUBCONTROLADORIA DE INTEGRAÇÃO DE CONTROLES da CONTROLADORIA GERAL DO MUNICÍPIO DO RIO DE JANEIRO, no uso de suas atribuições legais, RESOLVE: Art. 1º As Prestações de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados que tiveram o somatório anual das entradas igual ou superior a R$ ,00 deverão ser encaminhadas à Auditoria Geral CG/SIC/ADG para fins de certificação, conforme estabelecido no art. 18 da Resolução Conjunta CGM/SMA nº 055 de 07 de dezembro de Art. 2º Os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados referentes ao exercício - base 2011, nos órgãos da Administração Direta Municipal, deverão conter, necessariamente nessa ordem, os seguintes documentos: I - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro de 2011, devidamente assinado pelo responsável pelo almoxarifado - Relatório C100R do Sigma, ou na forma do Anexo I da Resolução Conjunta CGM/SMA nº 55; a) na Relação de Inventário Físico deverão somente ser apresentados os itens com quantidade maior que zero; II declaração do responsável pelo almoxarifado na forma do Anexo I desta Portaria; III Demonstrativo de Movimentação Anual DMA, referente ao período a que se refere à Prestação de Contas, na forma do Anexo II desta Portaria, devidamente preenchido pelo responsável pelo almoxarifado; a) as unidades que fizerem seus registros no Sistema de Informações Gerenciais de Material SIGMA durante todo o ano de 2011, deverão utilizar o Demonstrativo de Movimentação Anual DMA emitido pelo referido sistema - Relatório C205R do Sigma; IV - Relação de Itens sem Movimentação há mais de 6 meses ou com movimento inferior a 10% nesse período - Relatório C117R do Sigma ou nos moldes deste; V - Questionário sobre os controles exercidos e as condições de funcionamento das unidades armazenadoras de materiais devidamente preenchido e assinado pelo responsável pelo almoxarifado, na forma do Anexo III desta Portaria: a) guando forem assinaladas as respostas não e não aplicável, deverão ser apresentadas as justificativas pelo não atendimento ou não aplicabilidade;

2 VI cópia do ato de designação do responsável pelo almoxarifado em 31 de dezembro de 2011: a) os atos de nomeação em cargo de comissão só poderão ser considerados caso a Unidade Administrativa tenha em sua estrutura formal o cargo de chefe/responsável de almoxarifado; VII cópia do último Termo de Transferência de Responsabilidade, caso tenha ocorrido alteração do Responsável pelo almoxarifado no exercício de 2011, na forma do Anexo III da Resolução Conjunta CGM/SMA nº 55; VIII cópia do(s) ato(s) de designação e dispensa do(s) responsável(is) pelo almoxarifado substituídos em 2011; IX Declaração de Conformidade, na forma do Anexo IV desta Portaria, evidenciando a conferência da confecção do processo de prestação de contas. 1º Na ausência de designação formal ou impossibilidade do almoxarife, as peças processuais citadas nos incisos I, II, III e V deste artigo deverão ser assinadas pelo diretor da Unidade Administrativa. 2º As informações constantes do Questionário de Controle estarão, a qualquer tempo, sujeitas às verificações pela Auditoria Geral e serão consideradas para efeito de certificação. 3º Constatada a omissão ou declaração falsa de informações, ficará o servidor sujeito à aplicação de penalidades previstas no Estatuto dos Funcionários Públicos do Poder Executivo do Município do Rio de Janeiro. Art. 3º A realização do inventário físico pela Unidade na data - base 31 de dezembro de 2011 é condição essencial para a avaliação da Auditoria Geral quanto aos registros, controles físicos e valores em estoque. Art. 4º Os processos de Prestação de Contas dos Responsáveis por Almoxarifados deverão ser encaminhados à Auditoria Geral até o dia 23 de janeiro de Parágrafo único. Os processos citados no caput deste artigo deverão ser tramitados através do código do SICOP CG/SIC/AUDITORIA/GERAL e entregues diretamente no endereço situado na Rua Afonso Cavalcanti nº Sala Bloco I - Cidade Nova. Art. 5º Deverá ser encaminhado à Auditoria Geral, por meio do endereço eletrônico auditoriacertifica.cgm@pcrj.rj.gov.br, concomitantemente ao envio dos processos das prestações de contas respectivas, no prazo do artigo anterior, o Questionário de Controle, conforme item V do artigo 2º dessa Portaria, devendo o arquivo conter nome da unidade armazenadora_anexoiii. Art. 6º Os responsáveis pelos almoxarifados deverão comparecer no Núcleo de Atividades Audiovisuais do Centro Administrativo São Sebastião (Auditório do CASS), à Rua Afonso Cavalcanti, 455, Cidade Nova - Subsolo, na data e hora a seguir

3 discriminadas, onde serão orientados quanto à formalização dos processos de prestação de contas para fins de certificação do exercício-base TURMAS ORIENTAÇÃO DATA HORA 01 Responsáveis por Almoxarifados SMSDC 21/12/2011 9:30 12:00 02 Responsáveis por Almoxarifados Demais 21/12/2011 Secretarias 14:00 16:30 Parágrafo único. No caso da SMSDC,deverão comparecer, também, os Coordenadores das Coordenadorias de Saúde da Área de Planejamento CAP, ou representante designado por ele. Art. 7º A presente Portaria e seus anexos serão disponibilizados na Internet na página da CGM ºEsta Portaria entra em vigor na data de sua publicação. Rio de Janeiro, 12 de dezembro de 2011 GUSTAVO DE AVELLAR BRAMILI

4 ANEXO I DECLARAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO Unidade Armazenadora: Código da Unidade Armazenadora: Declaro que foi realizado inventário físico para fins de validação do saldo em 31 de dezembro de 2011 e que os saldos apresentados na Relação de Posição de Estoque constante do presente processo de prestação de contas representam as quantidades físicas armazenadas. Responsável pelo Almoxarifado Nome: Cargo: Matr.

5 ANEXO II DEMONSTRATIVO DE MOVIMENTAÇÃO ANUAL DMA PERÍODO: EXERCÍCIO DE 2011 ÓRGÃO: UNIDADE: SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2010: R$ 0,00 ENTRADAS (R$) SAÍDAS (R$) SALDO (R$) JANEIRO R$ 0,00 FEVEREIRO R$ 0,00 MARÇO R$ 0,00 ABRIL R$ 0,00 MAIO R$ 0,00 JUNHO R$ 0,00 JULHO R$ 0,00 AGOSTO R$ 0,00 SETEMBRO R$ 0,00 OUTUBRO R$ 0,00 NOVEMBRO R$ 0,00 DEZEMBRO R$ 0,00 TOTAL R$ 0,00 R$ 0,00 SALDO FINAL DO ESTOQUE EM 31/12/2011 R$ 0,00 DECLARAÇÃO Declaro que as informações acima são fidedignas e refletem a posição física e documental que dão suporte aos saldos, os quais encontram-se arquivados no setor, estando à disposição da Controladoria Geral do Município e do Tribunal de Contas do Município para consulta. Rio de Janeiro, de de Nome: Cargo: Matrícula: RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO

6 QUESTIONÁRIO SOBRE OS CONTROLES EXERCIDOS E AS CONDIÇÕES DE FUNCIONAMENTO DA UNIDADE ARMAZENADORA - ANEXO III I - IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO Respostas A1 A2 A3 A4 A5 A6 Secretaria: Unidade Administrativa: Unidade Armazenadora (Consumo ou Farmácia): Código da Unidade no SIGMA: Endereço: Bairro: A7 Área de Planejamento (AP ou CAP ou CRE ): A8 Telefone 1: A9 Telefone 2: II - IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO Respostas B1 B2 B3 B4 B5 B6 B7 B8 B9 Nome do Responsável pela UAM: Matrícula: Nº do ato de designação: Data do ato de designação: Data da publicação do ato de designação: Nº do ato de designação do almoxarife e dos demais servidores para atestar as notas fiscais referentes às entradas de materiais: Data do ato de designação do almoxarife e dos demais servidores para atestar as notas fiscais referentes às entradas de materiais: Data da publicação do ato de designação de atestação: do responsável pela UAM: Página 1

7 B10 B11 B12 B13 B14 C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 Nome do Diretor da Unidade/Secretário: Matrícula: Nº do ato de designação: Data do ato de designação: Data da publicação do ato de designação: III - IDENTIFICAÇÃO DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO Substituido (caso tenha havido mais de 1 substituição colocar as informações em anexo) Nome do Almoxarife substituído: Matrícula: Nº do ato de designação: Data do ato de designação: Data da publicação do ato de designação: Nº do ato de dispensa: Data do ato de dispensa: Data da publicação do ato de dispensa: Respostas IV - Recursos Humanos Sim Não N/A Justificativa D1 D2 D3 D4 Todos os servidores que trabalham no Almoxarifado têm curso de Gestão de almoxarifado? Os servidores que trabalham no Almoxarifado obtiveram treinamento de prevenção e combate a incêndio e pânico? O responsável pelo almoxarifado possui nível médio completo? A quantidade de servidores para atender a demanda é satisfatória? Página 2

8 E1 E2 E3 E4 E5 V - Instalações Sim Não N/A Justificativa A área da UAM é compatível com a quantidade de material estocado, permitindo inclusive que a área de circulação e dos corredores (acesso/segurança) sejam adequados para a movimentação dos materiais e para a segurança? A iluminação está adequada à atividade do local? A temperatura e a circulação de ar do ambiente é adequada à preservação dos materiais e ao desenvolvimento do trabalho? O local está em bom estado de conservação, adequado para o bom funcionamento da Unidade, não apresentado necessidade de Obras? Caso apresente deficiências, especifique na coluna justificativa. Exemplos: Infiltração / problemas no telhado / Rachaduras na parede. As instalações estão livres de infestação de roedores ou insetos? Caso negativo, especifique. VIII - Estocagem Sim Não N/A Justificativa F1 F2 F3 F4 Os materiais estão estocados de forma correta e de acordo com seu tipo (Copa/cozinha, Elétrico/ferramentas, Combustível/inflamáveis), estando os materiais de mesma família concentrados em locais próximos? Os materiais estão posicionados corretamente de modo a permitir fácil e rápida leitura das informações registradas em etiquetas de identificação do material? Os materiais de movimentação constante estão em locais de fácil e rápido acesso? Os estoques de materiais idênticos estão de acordo com a data de recebimento de cada um, de modo a permitir que os itens estocados há mais tempo sejam fornecidos prioritariamente combinado com a validade do lote (PEPS - Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair + lote / validade)? Página 3

9 F5 F6 F7 F8 Existe uniformização do empilhamento do material de maneira que as pilhas sejam formadas sempre do fundo para a frente e da esquerda para a direita do setor de estocagem, respeitando o limite máximo permitido? A estocagem do material está isolada do piso? A estocagem do material encontra-se afastada das paredes? Materiais estão empilhados conforme sua capacidade permitida? F9 F10 F11 F12 F13 G1 G2 G3 G4 G5 G6 Os materiais armazenados estão dentro do prazo de validade? O material a ser baixado do estoque está em local separado dos demais? O material de terceiros está em local separado dos demais, caso existam? A estocagem de entorpecentes, psicotrópicos e demais medicamentos sob severo controle estão em locais separados, trancados e com acesso restrito? A estocagem de material explosivo e inflamável está em áreas e instalações específicas conforme normas técnicas? IX - Segurança Sim Não N/A Justificativa O acesso ao setor de estocagem é restrito, sendo permitido apenas às pessoas autorizadas pela chefia? Em se tratando de área coberta e fechada, as instalações da unidade Armazenadora possuem portas com trancas e/ou cadeados? As áreas de ventilação são protegidas com telas metálicas de malha fina, impedindo a entrada de animais? Há extintores de incêndio nas modalidades requeridas? Há extintores de incêndio em quantidades suficientes? Os equipamentos de proteção contra incêndio estão dentro do prazo de validade? Página 4

10 G7 G8 Quando os extintores são retirados para recarga, são empregados outros neste período? As áreas empregadas para fixação dos extintores estão visíveis e de fácil acesso e suas partes fixadas entre 1,60 a 1,80m? X - Registros e Controles Sim Não N/A Justificativa H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8 H9 As entradas e saídas são registradasno sistema de controle de estoque ou nas fichas de estoque nas datas de recebimento ou entrega, preferencialmente logo após ocorrer a respectiva movimentação? As entradas de materiais são feitas mediante a apresentação de documentação comprobatória (Notas Fiscais, Documento de Movimentação de Material)? A documentação comprobatória das entradas e saídas de materiais está devidamente arquivada no almoxarifado, observando-se a ordem cronológica? O almoxarife atesta as notas fiscais referentes às entradas de materiais obedecendo ao disposto no Decreto n. º , de 20/06/2011? As saídas de materiais são feitas mediante a emissão de documentação comprobatória (Nota de Requisições de Material, Documentos de Movimentação de Material)? No fornecimento de materiais pelo almoxarifado, as requisições de materiais são preenchidas pelos órgãos requisitantes com a devida numeração seqüencial, especificações, quantidades e datas, sendo evidenciado seu recebimento? O almoxarife possui a listagem atualizada dos servidores autorizados a requisitar material, constando as respectivas assinaturas? Materiais que não são utilizados por mais de seis meses são identificados e reavaliada a necessidade de manutenção dos mesmos em estoque? Foi constituída comissão para apurar e formalizar a baixa dos itens obsoletos, imprestáveis, fora de uso, conforme 1º do Art. 13 da Resolução Conjunta CGM/SMA n. º 055, de 07/12/2010 (caso existam)? Página 5

11 H10 H11 Foi constituída comissão de sindicância para apurar e formalizar a baixa dos itens extraviados ou danificados, conforme Art. 14 da Resolução Conjunta CGM/SMA n. º 055, de 07/12/2010 (caso existam)? O Almoxarife informa aos setores competentes, com antecedência, a necessidade da compra/requisição dos materiais? Declaro que as informações acima são fidedignas e representam procedimentos adotados na gestão do almoxarifado. Declaro também estar ciente de que essas informações estão sujeitas à confirmação pela Auditoria Geral. Nome: Responsável pelo Almoxarifado Cargo: Matr.: Página 6

12 ANEXO IV DECLARAÇÃO DE CONFORMIDADE DO PROCESSO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS DO RESPONSÁVEL PELO ALMOXARIFADO Unidade Armazenadora: Código da Unidade armazenadora: Declaro que o presente processo encontra-se instruído com a documentação comprobatória estabelecida pela Portaria específica para prestação de contas do responsável pelo almoxarifado do exercício de 2011, conforme a seguir indicado: Documentos I - Inventário Físico levantado em 31 de dezembro de 2011 Consta no processo? Sim/Não N/A II - Declaração do responsável pelo almoxarifado III - Demonstrativo de Movimentação Anual DMA IV - Relação de Itens sem Movimentação há mais de 6 meses ou com movimento inferior a 10% V - Questionário sobre os controles exercidos e as condições de funcionamento das unidades armazenadoras VI - Copia do ato de designação do responsável pelo almoxarifado em 31 de dezembro de 2011 VII - Cópia do último Termo de Transferência, caso tenha ocorrido alteração do Responsável pelo almoxarifado no exercício de 2011 VIIIa - Copia do(s) ato(s) de designação do(s) responsáve(is) pelo almoxarifado substituídos 2011 VIIIb - Copia do(s) ato(s) de dispensa do(s) responsáve(is) pelo almoxarifado substituídos 2011 Responsável pelo Almoxarifado Matr.