anterior pelo dita. a sintaxe respeitando seleccionar tecla ENTER numa fórmula A utilização de decidir se A activação predefinição é necessário

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1 (ou o intervalo de células) referenciada; e uma outra parte (separada da parte anterior pelo ponto de exclamação! ) que contém a referência da célula ou do intervalo de células, propriamente dita. Para criar uma referência externa poderá introduzi-la manualmente numa fórmula respeitando a sintaxe apresentada na figura 4.3 ou então, aquando da criação/edição de uma fórmula, poderá aceder ao livro e à folha externa, seleccionar as células que pretende utilizar na referência externa e pressionar a tecla ENTER (neste momento o Excel coloca na fórmula que está a criar/editar a referência externa). Descrição Caminho no Identificação Folha Disco = D: :\Exemplos\[Livro2.xlsx]Folha1 $A$1 Identificação Livro Referência Célula Fig. 4.3: Sintaxe e exemplo de uma Referência Externa A utilização de referências externas pressupõe a actualização dos valores das mesmas sempre que um livro é aberto. Por pré-definição, o Excel ao abrir um livro com referências externas, e antes de proceder à actualização, apresenta uma barra de aviso de segurança onde o utilizador tem oportunidade de decidir se aceita essas actualizações. Para tal: 1. Faça clique no botão Opções da Barra de Aviso de Segurançaa (figura 4.4) 2. Na caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office (figura 4.5) seleccione a opção Activar este Conteúdo. 3. Termine fazendo clique no botão OK. Fig. 4.4: Barra de Aviso de Segurança do Excel A activação e a actualização do conteúdoo de referências externas são por predefinição temporárias, o que significa que sempre que um livro com este tipo de referências é aberto o Excel apresentará novamente o aviso de segurança e será necessário repetir os passos descritos. Para activar permanentemente a actualização de determinadas referências externas é necessário configurar o Excel definindo as localizações dos ficheiros das 80

2 Introdução a Fórmulas e Funções referências externas como fidedignas ou seguras. Fig. 4.5: Caixa de diálogo Opções de Segurança do Microsoft Office Para definir uma localização (disco e pasta onde o ficheiro Excel está guardado) como fidedigna deverá realizar os seguintes passos: 1. Aceda às Definições do Centro de Fidedignidade (nas Opções do Excel) ). 2. Seleccione a opção Localizações Fidedignas na barra lateral. 3. Clique em Adicionar Nova Localização. 4. Complete a caixa de diálogo Localização Fidedigna do Microsoft Excel com o caminho onde os ficheiros relativos às referências externas estão guardados (em caso de dúvida utilize o botão Procurar paraa seleccionar a pasta) ). 5. Clique em OK para validar a adição da localização e fechar as caixas de diálogo. Para além da questão de segurança das actualizações das referências externas, outro problema bastante frequente ocorre quando os ficheiros externos são apagados ou movidos de localização. Perante estas situações o Excel apresenta um aviso onde o utilizador é informado de que não é possível actualizar as ligações (figura 4.6). 81

3 Fig. 4.6: Caixa de Diálogo de Aviso de Problemas com Hiperligações Confrontadoo com esta mensagemm de aviso do Excel o utilizador tem duas hipóteses: A) Ignora as ligações e as respectivas actualizações, fazendo clique no botão Continuar. B) Ou procura editar as hiperligações e corrigir os eventuais problemas, fazendo clique em Editar Hiperligações e configurando as opções da caixa de diálogo Editar Ligações. Fig. 4.7: Caixa de diálogo Editar Ligações REFE ERÊNCIAS CIRCULARES Uma referência circularr resulta normalmente de um erro que ocorre quando uma fórmula faz referência, directa ou indirectamente, à sua própria célula. Nestes casos, os resultados das fórmulas poderão não apresentarr os resultados esperados. Na figura 4.8 é apresentado um exemplo de uma referência circular em que a célula A1 depende do resultado de C1 e, por sua vez, a célula C1 depende do valor em A1 para calcular a adição com o valor 2. 82

4 Introdução a Fórmulas e Funções Fig. 4.8: Exemplo de Referência Circular 4.3 FUNÇÕES O Excel disponibiliza aos utilizadores várias fórmulas predefinidas, denominadas funções. As funções executam cálculos predefinidos, simples ou complexos, utilizando valores como argumentos e obedecendo a uma ordem específica ou estrutura. Por norma, uma função só devolve um valor; no entanto, excepcionalmente, algumas funções poderãoo devolver uma matriz de valores como resultado. Um exemplo deste tipo de funções é a função FREQUÊNCIA que ao calcular a distribuição de frequências de vários dados apresenta vários valores comoo resultado. A estrutura de uma função começa com o nome da função, seguida de um parêntese inicial, dos argumentos para a função (separados por ; - pontoo e vírgula) e de um parêntese final. Exemplificando: NomeFunção (argumento1; argumento2; ) Dependendo da função a utilizar, os argumentos poderão ser números, texto, valores lógicos (VERDADEIRO ou FALSO), datas, matrizes, valores de erro (e.g., #N/D), referências de células, fórmulas ou mesmo outras funções. No separador Fórmulas, grupo Biblioteca de Funções, é possível visualizar e aceder a todas as categorias de funções disponíveis no Excel, nomeadamente, as categorias: Matemática e Trigonometria; Estatística; Financeiras; Lógicas; Consulta e Referência; Data e Hora; Texto; Informação ; Bases de Dados; Cubo; Engenharia. Fig. 4.9: Grupo Biblioteca de Funções do separador Fórmulas 83

5 Para inserir uma função numa fórmula poderá optar por uma das seguintes formas: A) No separador Fórmulas, grupo Biblioteca de Funções, seleccionar a categoria e função desejadas. B) Através do botãoo na Barra de Fórmulas, aceder à caixa de diálogo Inserir Função (figura 4.10) e seleccionar a função desejada. C) Ou, se conhecer a sintaxe da função, poderá introduzir directamente fórmula. Fig. 4.10: Caixa de diálogo Inserir Função Dada a significativa quantidade e diversidadee de funções disponíveis, neste livro serão apresentadas e exemplificadas as funções mais utilizadas e de maior interesse para problemas de Economia e Gestão FUN NÇÕES ANINHADAS A utilização de fórmulas aninhadas é um procedimento muito comum em folhas de cálculo complexas onde se pretende automatizar ao máximo determinados cálculos e dessa forma aproveitar todas as capacidades e potencialidades do Excel. Estamos perante a utilização de funções aninhadas quando numa fórmula são utilizadas uma ou mais funções como argumentos de outras funções. No exemplo seguinte poderá observar um exemplo muito simples de duas funções 84

6 Introdução a Fórmulas e Funções matemáticas 6 aninhadas (a ARRED e a ALEATÓRIO). Neste exemplo, a função de arredondamento ARRED é utilizada para arredondar para duas casas decimais o valor resultante da geração aleatória (sorteio) de número real entre 0 e 10 pela função ALEATÓRIO. =ARRED(ALEATÓRIO()*10;2) A utilização de funções aninhadas requer alguma experiência e algum à vontade na utilização de funções, nomeadamente, na definição correcta dos seus argumentos. No limite, poderão ser aninhadas numa única fórmula 64 funções. Para os utilizadores menos experientes aconselha-se a utilização do assistente de funções disponível no botão Inserir Função da Barra de Fórmulas ou então a divisão, distribuição e cálculo de uma fórmula complexa em diversas células. Considere a fórmula apresentada em baixo como um outro exemplo de funções aninhadas com recurso à função Lógica 7 SE e à função Matemática ARRED. Nesta fórmula com a função SE é testado se o valor contido na célula A1 é igual a 0 (zero) e, se se verificar que A1 é igual a 0 (zero), então a função devolve o valor contido em A1, ou seja, 0 (zero); senão, se A1 for diferente de 0 (zero), então será calculada a divisão de A1 por 100 e o valor da divisão é arredondado para duas casas decimais pela função ARRED. =SE(A1=0;A1;ARRED(A1/100;2)) Quando se conhece uma fórmula na totalidade é sempre possível e até mais simples introduzi-la directamente numa célula, no entanto, em caso de dúvida o ideal será utilizar o assistente de funções. A título de exemplo, utilizando o assistente de funções, a fórmula anteriormente apresentada poderá ser inserida numa célula da seguinte forma: 1. Clique na célula onde pretende inserir a fórmula (e.g., C3). 2. Na Barra de Fórmulas seleccione o comando Inserir Função. 3. Na caixa de diálogo Inserir Função, procure e seleccione a função Lógica SE. 6 As funções matemáticas serão abordadas mais pormenorizadamente no capítulo 5. 7 As funções lógicas serão abordadas no capítulo 9. 85

7 4. Na caixa de diálogo Argumentos de Função para a função SE, clique na área do primeiro argumento da função (Teste-lógico) e digite: A1=0 5. Clique na área do segundo argumento (Valor_se_verdadeiro) e digite: A1 6. Clique na área do terceiro argumento (Valor_se_falso) e digite apenas: ARRED( 7. Na Barra de Fórmulas clique em ARRED e seleccione novamente o comando Inserir Função. 8. Na caixa de diálogo Argumentos de Função para a função ARRED, clique na área do primeiro argumento da função (Núm) e digite: A1/ Clique na área do segundo argumento (Núm_digitos) e digite: Em vez de clicar em OK, na Barra de Fórmulas clique na função SE de modo a voltar a aparecer na caixa de diálogo Argumentos de Função as opções relativas à função SE. 11. Clique em OK para terminar. Neste tipo de problemas com funções aninhadas em que se faz uso do assistente de funções é importante não esquecer que só se deverá clicar no botão OK da caixa de diálogo Argumentos de Função quando toda a fórmula estiver inserida. Para alternar na caixa de diálogo entre funções aninhadas para, por exemplo, fazer alguma correcção, basta clicar na Barra de Fórmulas no nome da função desejada ERROS EM FÓRMULAS E FUNÇÕES A ocorrência de erros numa folha de cálculo é algo muito frequente no Excel até para utilizadores mais experientes. Uma grande parte dos erros ocorre devido a pequenas falhas e/ou omissões na introdução dos valores e das fórmulas. Para evitar que ocorram alguns dos erros mais comuns deverão ser respeitadas algumas regras, nomeadamente: Os números deverão ser introduzidos numa fórmula sem qualquer tipo formatação. Todas as funções e expressões que utilizem parênteses deverão ter os respectivos parênteses iniciais e finais. 86

8 Introdução a Fórmulas e Funções Os intervalos de células deverão ser definidos através do operador de intervalos : (dois pontos). Todos os argumentos necessários às funções deverão ser separados pelo operador de união ; (ponto e vírgula). Não deverão ser utilizadas mais de 64 funções aninhadas. Os nomes de outras folhas deverão ser delimitados com plicas. A localização, o caminho 8 para os livros externos, deverá ser incluída nas referências externas. Para além destes cuidados na introdução de fórmulas, a identificação e o tratamento de erros resultantes do seu cálculo são fundamentais para que uma folha de cálculo funcione correctamente. Na tabela 4.5 são identificados e descritos os tipos de erros que o Excel poderá devolver numa folha de cálculo. Erro ###### #NULO! #DIV/0! #VALOR! #REF! #NOME? #NÚM! #N/D Significado Ocorre quando as datas e horas são negativas ou uma coluna não é suficientemente larga para mostrar o conteúdo. Ocorre quando é especificada uma intersecção de duas áreas que não se intersectam. Ocorre quando se divide uma fórmula por 0 (zero). Ocorre quando o tipo errado de argumento ou operando é utilizado ou se a função de correcção automática de fórmulas não conseguir corrigir a fórmula. Ocorre quando uma referência de célula não é válida. Ocorre quando o Excel não reconhece o texto na fórmula. Ocorre quando há um problema com um número na fórmula ou função. Ocorre quando um valor não está disponível para uma fórmula ou função. Tab. 4.5: Tipos de Erro Numa folha de cálculo, os erros apresentados poderão ser detectados e/ou tratados de diversas formas, como por exemplo através das funções de Informação 8 Caminho - identificação do disco e estrutura de pastas onde está guardado o ficheiro. 87

9 (Capítulo 11.2) ou da ferramenta Validação de Dados (capítulo 13.4) ). 4.4 EXERCÍCIOS RESOLVIDO OS (ER) EXERCÍCIO O ER 6 - OP PERADORES, REFERÊNCIAS E FUNÇÕES CONSIDERE A SEGUINTE FOLHA ( FTEXCEL04.XLSX X/ER6 ) CO OM DADOS DAS VENDAS: ER 6.1 PREENCHA A COLUNA VALOR C/ DESCONTO, CONSIDERANDO A TAXA DESCONTO DE 20%. DE Resolução: Genericamente, o valor com desconto poderá ser calculado da seguinte forma: Valor c/ Desconto = Preço * Quantidade - Preço * Taxa Desconto * Quantidade ou simplificando: Valor c/ Desconto) Descontoo = Preço * Quantidade * (1 Taxa De acordo com esta expressão para o primeiro produto (célula E3), tendo em consideração que o Preço Unitário está na célula C3, a Quantidade na D3 e a Taxaa de Desconto é de 20%, logo a fórmula a introduzir deverá ser: =C3*D3*(1-20%) Paraa completar as restantes células da coluna (E4:E10) não é necessário introduzir as fórmulas uma a uma, para tal basta copiar a célula E3 para esse intervalo de células. O Copiar e Colar normal são suficientes uma vez que as referências relativas serão actualizadas automaticamente. 88

10 Introdução a Fórmulas e Funções ER 6.2 NA CÉLULA E12 INTRODUZA A FÓRMULA QUE CALCULE O SUBTOTAL DA COLUNA VALOR C/ DESCONTO. Resolução: A fórmula para o cálculo do subtotal poderá ser construída de duas formas: a) A forma mais trabalhosa será utilizando apenas operadores e referências: =E3+E4+E5+E6+E7+E8+E9+E10 b) A mais rápida será utilizando a função matemática SOMA (a estudar no capítulo 5): =SOMA(E3:E10) ER 6.3 NA CÉLULA E13 CALCULE O VALOR DO IVA, CONSIDERANDO A TAXA DE IVA DE 5%. Resolução: Genericamente a fórmula de cálculo do Valor do IVA é a seguinte: Valor IVA = SubTotal * Taxa IVA Tendo em consideração que o SubTotal já se encontra calculado na célula E12 e a Taxa IVA é de 5%, a fórmula a introduzir em E13 deverá ser: =E12*5% Ou então, =E12*0,05 ER 6.4 COMPLETE A CÉLULA E14 COM A RESPECTIVA FÓRMULA DE CÁLCULO DO TOTAL DE VENDAS. Resolução: Genericamente o total de vendas poderá calculado da seguinte forma: Total Vendas = SubTotal + Valor IVA Dado o SubTotal já ter sido calculado em E12 e o valor do IVA em E13, a fórmula em E14 deverá ser: =E12+E13 ER 6.5 CONSIDERE QUE A TAXA DE DESCONTO, UTILIZADA NO CÁLCULO DO VALOR C/ DESCONTO, PODE SER ALTERADA COM ALGUMA FREQUÊNCIA. ALTERE A FOLHA DE CÁLCULO E A FÓRMULA DE CÁLCULO DA COLUNA VALOR C/ DESCONTO, DE MODO A GARANTIR QUE OS VALORES NA TABELA SÃO ACTUALIZADOS AUTOMATICAMENTE SEMPRE QUE A TAXA DE IVA É ALTERADA, SEM SER NECESSÁRIO ESTAR A ALTERAR AS FÓRMULAS. 89

11 Resolução: Este exercício poderá ser resolvido em dois passos: primeiro criando uma célula onde a taxa de desconto possa ser introduzida e alterada sempre que necessário; e depois utilizando na fórmula de cálculo do Valor c/ desconto a referência para essa célula. Por exemplo, introduza na célula H2 o texto/rótulo Taxa de Desconto e na célula H3 o valor da Taxa de Desconto, ou seja, 20%. De seguida, altere a fórmula da célula E3 para: =C3*D3*(1-H3) Neste momento é necessário ter em atenção que da forma como a fórmula está construída não é aconselhável a sua cópia para as células E4:E10. Porquê? Experimente e verifique se os resultados estão correctos. Não estão correctos porque ao copiar a fórmula para baixo, o Excel vai aplicar as regras de cópia de referências relativas e, consequentemente, altera/actualiza na fórmula todas as referências relativas. Por exemplo, na célula E4 a fórmula actualizada passaria a ser =C4*D4*(1-H4) quando o desejado seria =C4*D4*(1-H3). Para garantir que ao copiar, as fórmulas ficam com as referências correctas, é necessário utilizar uma referência absoluta para a célula H3, pelo que a fórmula correcta para a célula E3 deverá ser: =C3*D3*(1-$H$3) Nota: Para transformar rapidamente a referência relativa H3 em absoluta, na barra de fórmula seleccione a referência e carregue na tecla F4. Criada a referência absoluta na fórmula da célula E3, de seguida, poderá copiar a fórmula para as células E4:E10 sem problemas. ER 6.6 NO EXERCÍCIO ANTERIOR, FOI EXPLORADA A NECESSIDADE DE SE UTILIZAR UMA REFERÊNCIA ABSOLUTA NA FÓRMULA DE CÁLCULO DO VALOR C/ DESCONTO. AGORA, SUGERE-SE QUE NA MESMA FÓRMULA SE UTILIZE PARA A CÉLULA H3 UMA REFERÊNCIA POR NOME ( TXDESCONTO ), EM VEZ DA REFERÊNCIA ABSOLUTA. Resolução: Em termos práticos este exercício tem o mesmo resultado que o exercício anterior, apenas difere na forma como é referenciada na fórmula de cálculo do Valor c/ Desconto a célula H3 (onde está guardada a Taxa de Desconto). Para definir um nome ou uma referência por nome para a célula H3: 1) Seleccione a célula H3. 2) No separador Fórmulas, aceda ao comando Definir Nome. 3) Preencha a caixa de diálogo Novo Nome de acordo com o seguinte: * Nome: introduza o nome desejado para a referência, ou seja, TxDesconto. 90