O guia definitivo de

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1 O guia definitivo de

2 Introdução 03 Por que a gestão do tempo é importante em projetos? Ferramentas e técnicas de gestão do tempo em projetos que você pode usar 10 Conclusão 19 Sobre o Artia 23

3 INTRODUÇÃO

4 INTRODUÇÃO Um dos maiores problemas relacionados à gestão de projetos é a dificuldade em cumprir os prazos preestabelecidos, sendo esse o item citado por mais de 60% dos respondentes do Benchmarking de Gerenciamento de Projetos Brasil, realizado pelo PMI (Projet Management Institute). Os atrasos, muitas vezes recorrentes, causam impactos bastante negativos, em especial, nos custos, na qualidade da entrega e na satisfação dos clientes, além de outros prejuízos provocados pela própria demora em se ter a solução disponível. Esses prejuízos podem ser referentes a, por exemplo, atraso no lançamento de produtos ou serviços abrindo espaço para a concorrência ou não atendimento de cláusulas previstas em contratos. Assim sendo, a gestão do tempo em projetos é uma questão estratégica e deve estar entre as prioridades de gestores e empresas, para que, através de um planejamento e de uma gestão eficientes, seja possível mitigar riscos e eliminar erros. 4

5 INTRODUÇÃO Nesse sentido, é importante considerar as 4 fases genéricas do ciclo de vida dos projetos, que são: 1. Início; 2. Organização e preparação; 3. Execução; 4. Encerramento. Essa divisão facilita a ordenação, a priorização e o gerenciamento. Desse modo, é fundamental contar com previsões realistas e análises detalhadas, para atender a requisitos mínimos que permitam que a empresa cumpra seus prazos. É preciso desenvolver e controlar o cronograma do projeto, com base nas atividades definidas e sequenciadas, e claro, no tempo estimado para a execução de cada etapa. 5

6 INTRODUÇÃO O gerenciamento deve acontecer também, por meio do monitoramento de indicadores, para que seja possível perceber e corrigir, gargalos, desvios e tendências negativas. Para evitar falhas na gestão dos prazos e no planejamento, é interessante ter em mente quais são os principais causadores de atrasos em projetos. Dentre os motivos mais comuns estão o escopo mal definido, prazos estimados sem base prática, recursos humanos insuficientes, substituições na equipe de trabalho, excesso de burocracia para aprovações e autorizações, falhas na comunicação interna e problemas com fornecedores. Com essa panorâmica, é fácil reconhecer a necessidade da gestão do tempo para o sucesso dos projetos. Para tanto, é preciso contar com um gerente de projetos com capacidade para lidar com situações adversas, negociando prazos, alocando recursos e alinhando os envolvidos no projeto, sempre que exista alguma mudança que possa impactar nos prazos das entregas. 6

7 POR QUE A GESTÃO DO TEMPO É IMPORTANTE EM PROJETOS?

8 POR QUE A GESTÃO DO TEMPO É IMPORTANTE EM PROJETOS? O gerenciamento do tempo está entre as tarefas mais críticas a serem realizadas pelo gerente de projetos e um dos maiores desafios enfrentados pelos gestores tem sido atingir essas metas através de planejamento, organização e disciplina. A gestão do tempo em projetos serve para reforçar esses aspectos, com foco em um planejamento adequado, organização de atividades e disciplina durante toda a fase de execução. O acompanhamento e a administração dos prazos deve fazer parte do cotidiano dos profissionais envolvidos para que os atrasos não aconteçam e a qualidade das entregas também seja mantida. Sim, é verdade que o não cumprimento de prazos está, muitas vezes, atrelado a problemas de qualidade, pois em várias situações, no final do projeto, a equipe faz entregas sem o devido zelo, somente para atender aos prazos previamente estipulados. Outro fator relevante na gestão do tempo está relacionado ao fluxo de informação. Nesse caso, é essencial criar um sistema de comunicação eficiente e, para tanto, é preciso definir os canais a serem utilizados, como s, reuniões com a equipe e redes colaborativas capazes de atingir todo o público interessado com a rapidez necessária. 8

9 POR QUE A GESTÃO DO TEMPO É IMPORTANTE EM PROJETOS? Também é importante cuidar do conteúdo e da linguagem para que todos compreendam a mensagem e, principalmente, o que deve ser feito e quem são os responsáveis. Datas, prioridades e urgências precisam ser de conhecimento geral. Além disso, é fundamental documentar possíveis alterações no projeto e informar a equipe imediatamente. É importante lembrar que toda alteração deve ser avaliada pontualmente, mas que é determinante a análise dos impactos causados por essa mudança no cronograma do projeto. Em linhas gerais, a comunicação interna é um dos segredos para uma gestão realmente eficiente. E essa importância fica ainda mais evidente em grandes projetos, quando estão envolvidos muitos colaboradores, parceiros e fornecedores. O desencontro de informações é capaz de causar uma série de transtornos e prejuízos, afetando diretamente o cumprimento dos prazos. Fica clara a necessidade da construção de um plano de comunicação para o projeto, para que o compartilhamento de informações não seja apenas reativo diante de crises e desvios. A comunicação visual pode fazer parte deste plano através de conceitos de gestão à vista, com a disponibilização do próprio cronograma e de gráficos e relatórios complementares. 9

10 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR

11 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR Para uma gestão do tempo efetiva, é importante adotar ferramentas adequadas ao funcionamento da organização, que podem auxiliar no planejamento e no controle do projeto. Conheça agora algumas sugestões: DECOMPOSIÇÃO DO ESCOPO Através da decomposição do escopo, é possível criar uma EAP (Estrutura Analítica do Projeto) ou Work Breakdown Structure (WBS) em inglês, que visa dividir o projeto em partes menores e mais fáceis de serem gerenciadas. Uma EAP bem elaborada pode ajudar a evidenciar as entregas do projeto, mantendo a equipes informada sobre o que deve ser feito, além de permitir um melhor controle do tempo, do escopo e dos custos. Essa ferramenta é bastante útil na identificação das atividades e fases do projeto, bem como dos responsáveis e riscos envolvidos durante o planejamento e a execução. 11

12 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR DEFINIÇÃO E SEQUENCIAMENTO DAS ATIVIDADES A definição das atividades deve ser fundamentada no Escopo Decomposto, feito anteriormente. Com base nessas informações, é preciso estipular detalhadamente as etapas a serem cumpridas. Na sequência, essas etapas devem ser ordenadas, de modo a facilitar a execução, considerando interdependências e atividades isoladas. ESTUDO SOBRE RECURSOS NECESSÁRIOS O estudo de recursos deve contemplar as necessidades relativas a atividades estratégicas, administrativas e operacionais, descritas anteriormente, considerando também experiências anteriores e lições aprendidas em outros projetos. Esse estudo é extremamente importante e deve incluir:»» Formação e conhecimento técnico dos profissionais responsáveis por cada atividade;»» Quantidade necessária de profissionais para executar o projeto; 12

13 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR»» Disponibilidade destes profissionais internamente, se será preciso subcontratar serviços ou formar novas equipes. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES Essa matriz é um importante recurso para documentar o grau de envolvimento de todos os profissionais em cada etapa do projeto. Possui indicações claras sobre os responsáveis pela execução, participação e aprovação, além de confirmar quem deve receber informações. PLANO DE CONTINGÊNCIA Os planos de contingência são ativados quando o gatilho de um risco é acionado. Esse gatilho pode ser uma medição ou uma tendência em um indicador de desempenho, por exemplo. O plano de contingência deve ser elaborado para que possa ser executado rapidamente, de acordo com as peculiaridades do projeto. É essencial a definição prévia destes riscos e gatilhos, e que haja um responsável pelo monitoramento constante. 13

14 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR ESTIMATIVAS As estimativas são a base para informações extremamente importantes como o custo e o prazo do projeto, e falhar nelas pode significar grandes perdas financeiras e de imagem. Utilize pessoas experientes ou projetos semelhantes para estimar as informações de seu novo projeto e tome cuidado com fatores psicológicos que podem atrapalhar muito o andamento das atividades. Um destes fatores é a síndrome do estudante, também conhecida como procrastinação. Trata-se de um fenômeno bastante prejudicial ao andamento do projeto, pois não permite que atividades sejam adiantadas. Ao contrário. As tarefas acabam sendo executadas no limite do prazo dado, impossibilitando qualquer correção ou ajuste que se faça necessário, sem causar atrasos. Nesse caso, tenha atividades menores e com prazos menores para que os prazos sejam mais facilmente cumpridos. 14

15 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR Outro fator é a lei de Parkinson que indica que as atividades se estendem por todo o tempo e esforço dado para sua execução. Muitas vezes podemos definir prazos e esforços mais apertados e a diferença pode ser guardada como uma reserva do projeto. APONTAMENTO DE HORAS O apontamento de horas é uma forma eficiente de administrar a alocação de recursos e a produtividade das equipes, visando sempre o cumprimento dos prazos. O apontamento ajuda a entender como está o micro andamento do projeto e sem ele o gerente de projetos pode ter sérias dificuldades em entender como está o andamento do trabalho. DEFINIÇÃO DE RESERVAS A definição de reservas de contingência de custos e prazos, serve para amenizar impactos negativos de possíveis imprevistos e falhas do próprio planejamento. O cálculo deve estar baseado no levantamento de riscos e nas respectivas consequências financeiras. 15

16 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR É comum ainda criar alguns percentuais de reserva gerais como, por exemplo, fechar toda a estimativa de custo e aplicar 20% a mais, sendo este percentual uma reserva a ser utilizada em caso de problemas. O mesmo pode ser feito para prazo e esforço. IDENTIFICAÇÃO DO CAMINHO CRÍTICO O método do caminho crítico identifica a sequência de atividades mais sensível do projeto, onde não há folgas e o atraso em uma das atividades provoca uma cadeia de outros atrasos. Um projeto pode ter mais de um caminho crítico e, por isso, é preciso dedicação e cuidados adicionais durante o planejamento e a fase de execução. GRÁFICO DE GANTT Para complementar o cronograma, existe também o Gráfico de Gantt, que reúne todas as atividades previstas e permite uma visão simplificada do status de cada uma delas, bem como das interdependências e do caminho crítico do projeto. O Gráfico de Gantt é uma ferramenta extremamente poderosa, que permite 16

17 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR a execução de várias técnicas explicadas nesse e-book, ao mesmo tempo, realizando a decomposição do escopo, a definição e o sequenciamento de atividades, a determinação de recursos e a identificação do caminho crítico. COMUNICAÇÃO INTERNA DO PROJETO Um sistema de comunicação eficaz favorece a compreensão dos comandos, orientações, prioridades e delegações. No caso de projetos compartilhados, que contam com vários stakeholders, é fundamental que os envolvidos se comuniquem com clareza e em tempo real para evitar desencontros, retrabalhos, desperdícios e principalmente, atrasos na execução. Uma comunicação falha pode significar a não realização de tarefas importantes, entregas fora dos padrões exigidos, problemas com fornecedores, custos adicionais e estouros no orçamento, insatisfação dos clientes e até mesmo o comprometimento de todo o projeto. 17

18 13 FERRAMENTAS E TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO EM PROJETOS QUE VOCÊ PODE USAR SOFTWARES DE GESTÃO DE PROJETOS Um bom planejamento e gerenciamento de projeto deve ser suportando por soluções tecnológicas, capazes de otimizar o gerenciamento das informações, por isso, é recomendável o uso de softwares específicos para integrar todos os dados. Esse tipo de solução também permite avaliações mais completas, ágeis e assertivas, através de dashboards, indicadores, relatórios e gráficos, que colaboram para o processo de tomada de decisões estratégicas relacionadas ao projeto. Assim, é possível gerenciar todas as frentes de trabalho com mais dinamismo e eficiência. CONTROLE DO CRONOGRAMA O controle do cronograma cabe ao gerente de projetos, que deve monitorar e atualizar o status das atividades de acordo com o andamento de cada estágio. Através da análise dos indicadores, é possível perceber com antecedência, problemas e obstáculos que merecem atenção especial e, consequentemente, adotar ações efetivas que assegurem o cumprimento dos prazos preestabelecidos. Esse controle deve ser constante, a fim de reduzir significativamente as chances de atrasos. 18

19 CONCLUSÃO

20 CONCLUSÃO As principais dimensões que envolvem qualquer projeto são custos, prazos e qualidade. Em linhas gerais, os atrasos são causadores dos demais problemas, e podem influenciar fortemente nos custos e na qualidade. Muitos elementos se somam a esse cenário, como necessidade de prorrogação de contratos com fornecedores, desperdícios de recursos materiais e humanos, retrabalhos, testes suplementares, comprovando a ineficiência do gerenciamento. Desta forma, é fundamental que o gerente de projetos compreenda a necessidade da gestão do tempo e adota essas técnicas de maneira estratégica. Participar da definição do escopo, contar com uma equipe especializada para o detalhamento das atividades e elaboração do cronograma, bem como para a escolha dos indicadores e métricas de monitoramento são tarefas que cabem a esse gestor. É preciso dividir o projeto em etapas, desenhar uma matriz de responsabilidades, estipular prazos, identificar os caminhos críticos, reconhecer os riscos e elaborar um plano de contingência, sistematizar o fluxo de informações e integrar todos os stakeholders, ou seja, profissionais, fornecedores, parceiros e clientes. 20

21 CONCLUSÃO Neste sentido, fica evidente a importância de ter o gerente de projetos atuando como um gerenciador desde o início dos trabalhos. O monitoramento da execução, a análise das tendências, a correção imediata de desvios, o contato constante com a equipe e a tomada de decisões assertivas são essenciais para o sucesso de um projeto. O uso de um software de gestão de projetos se torna necessário, pois possibilita uma visibilidade maior do trabalho de todos os envolvidos, criando sinergia, comprometimento e colaboração entre os membros do time. Várias funcionalidades podem ser úteis aos gerentes de projetos, facilitando as análises e as decisões, além de estabelecer uma maior proximidade com a equipe, que fica constantemente informada. 21

22 CONCLUSÃO Nesse ponto, há também uma questão relacionada a gestão de pessoas, já que a qualidade da comunicação interna está entre os principais problemas do universo corporativo. Um bom sistema de comunicação cria uma relação de confiança entre as partes e ainda interfere positivamente nos índices de motivação, de engajamento e de produtividade dos colaboradores. Assim sendo, é preciso que as empresas, através de seus gerentes, sejam capazes de adotar a gestão do tempo em projetos, visando maior eficiência e competitividade. 22

23 O Artia é um Software Web para Gerenciamento de Projetos com implantação rápida e de baixo custo. Baseado em uma rede social corporativa, agrega funcionalidades de comunicação e colaboração em um software para sistematizar o trabalho e as rotinas das equipes. Rápido e fácil de usar, o Artia permite organizar atividades pessoais e profissionais, criar e gerenciar projetos, compartilhar tarefas com pessoas, empresas e equipes, apontar horas para administrar o tempo gasto durante o dia com cada demanda, comparar atividades planejadas e realizadas de forma simples e eficiente, obter gráficos para uma visualização mais abrangente do projeto e para apoiar a tomada de decisões, entre outras funcionalidades. As informações registradas no Artia podem ser acessadas e atualizadas a qualquer hora e de qualquer lugar, pois trata-se de um Software Web e além disso, também está disponível para aplicativos móveis, como smartphones ou tablets. Conheça o Artia e veja como melhorar a gestão de seus projetos.

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