MANUAL INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS

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1 MANUAL INTEGRAÇÃO DE SISTEMAS

2 ÍNDICE 1. Objetivo Características Configuração do FTP Exportação de Pedidos e Clientes Exemplo Exportar estoque de produtos Exemplos Importar Estoque de Produtos Sugestão para Integração de Estoque Importar/Atualizar Produtos Exemplo Importação de Dados de Pedidos Exemplo Considerações Finais

3 1. Objetivo A integração de sistemas tem o objetivo de permitir ao lojista a troca de informações entre sua loja virtual e qualquer outro sistema que seja adaptado para receber estes dados. Muito importante para o gerenciamento do estoque, fazendo com que o estoque da loja virtual sempre seja atualizado com seu sistema local. 3

4 2. Características Toda a troca de informações será feita via arquivos de texto, enviados para um FTP definido na administração. Serão possíveis executar as trocas das seguintes informações: Exportação de pedidos e dados do cliente; Importação de dados de pedidos; Exportação de estoque dos produtos; Importação de estoque dos produtos; Importação de produtos. Na administração da loja deverá ser configurado o servidor de FTP utilizado para a troca de informações, e assim o sistema local também deverá utilizar os mesmos dados. 4

5 3. Configuração do FTP Em sua administração acesse Configurações > Exp / Imp via FTP. Os dados solicitados devem ser preenchidos para que o sistema possa efetuar a conexão para transferência de dados com seu FTP. As opções para configuração são: Deseja ativar a exportação de estoque: deixando como SIM haverá a exportação de dados referentes ao estoque para o FTP. Deseja ativar a exportação de pedidos: esta operação define o momento em que os dados dos pedidos serão enviados ao FTP para que seu sistema local possa capturar as informações. Ativar a importação de estoque: o sistema irá monitorar os dados de estoque que forem inseridos no FTP para atualização dos produtos. Servidor de FTP: trata-se do endereço de seu host, ou seja, o endereço de acesso ao seu FTP. Usuário: usuário de acesso ao FTP. Senha: senha de acesso ao FTP Pasta Inicial: nome da pasta padrão para inserção dos dados. Normalmente a pasta tem o nome WWW ou Httpdocs. Deixando o campo em branco os dados serão inseridos na pasta principal de seu FTP. Após configuração dos dados basta clicar em Salvar Mudanças. Neste momento o sistema irá efetuar a conexão com seu FTP para verificar se os dados foram inseridos corretamente e, também, criar as pastas necessárias para utilização do sistema automaticamente. Serão criadas as seguintes pastas: 5

6 tray (pasta principal) exp_estoque (exportação do estoque) exp_pedidos (exportação de pedidos) imp_pedidos (importação de pedidos) imp_estoque (importação dos estoques) imp_produtos (importação de produtos) 6

7 4. Exportação de Pedidos e Clientes De acordo com a opção de exportação definida no campo Deseja ativar a exportação de pedidos configurado no item 3, os dados serão inseridos na pasta exp_estoque com as informações sobre o pedido e os dados do cliente. Para cada pedido, será gravado um arquivo txt, identificado com o número do pedido. Por exemplo, para o pedido 680, será gerado o seguinte arquivo: tray/exp_estoque/680.txt Neste arquivo estarão todos os dados do pedido e dados do cliente. Abaixo os dados e seus formatos: Linha Nome do Campo Descrição Formato 1 CodigoPedido Código do Pedido. Numérico 2 DataPedido Data e Hora da Venda. Formato dd/mm/aaaa hh:ii 3 LocalVenda Loca da Venda. Ex: Mercado Livre Texto 4 Status Status do Pedido Texto 5 Parceiro Identificação do Parceiro do Pedido Numérico 6 IdCliente Identificação única do Cliente Numérico 7 NomeCliente Nome do Cliente Texto 8 CpfCliente Cpf do Cliente Numérico 9 RgCliente Rg do Cliente Numérico 10 TipoCliente 1= Pes. Física, 2= Pes. Jurídica Numérico 11 CnpjCliente Cnpj de pessoa jurídica Numérico 12 IECliente Inscrição Estadual de pessoa jurídica Texto 13 RazaoSocialCliente Razão Social de pessoa jurídica Texto 14 EnderecoCliente Rua e número Texto 15 BairroCliente Bairro Texto 16 ComplementoCliente Complemento do endereço Texto 17 CidadeCliente Nome da cidade Texto 18 EstadoCliente Uf do estado Texto 19 CepCliente Cep do endereço Somente Números 20 Cliente Texto 21 TelefoneCliente Telefone com ddd Texto 22 SubTotalProdutos Valor dos produtos ValorImpostos Valor dos impostos FreteEscolhido Nome da Tabela Escolhida Valor Frete Valor do frete ValorPedido Total do Pedido Data Envio Data que foi enviado dd/mm/aaaa 28 CodigoEnvio Código do Envio Texto 29 CuponDesconto Nome do Cupon e Valor Texto/ FormaPagamento Forma de pagamento escolhida Texto 7

8 A partir da linha 31, serão informados os produtos vendidos. Cada produto será informado em 1 linha, tendo suas informações separadas com uma barra. Formato: ProdutoVendido:IdProduto NomeProduto Preço Quantidade Total IdVariacao NomeVariacao Linha Nome do Campo Identificação do Produto Formato 31 IdProduto Código do Produto Numérico 31 NomeProduto Nome do Produto Texto 31 Preço ValorProduto Quantidade Quantidade Comprada Numérico 31 Total Preço x Quantidade IdVariacao Id da variação escolhida NomeVariacao Nome da variação escolhida Texto 8

9 4.1 Exemplo CodigoPedido: 2028 DataPedido: :38 LocalVenda: LOJA VIRTUAL Status: AGUARDANDO PAGAMENTO Parceiro: 0 IdCliente: 1483 NomeCliente: TESTE CpfCliente: RgCliente: TipoCliente: 0 CnpjCliente: IECliente: RazaoSocialCliente: EnderecoCliente: zz BairroCliente: zz ComplementoCliente: zz CidadeCliente: zz EstadoCliente: SP CepCliente: Cliente: TelefoneCliente: SubTotalProdutos: ValorImpostos: 0.00 FreteEscolhido: Encomenda Simples Valor Frete: 8.40 ValorPedido: 63.5 Data Envio: CodigoEnvio: CuponDesconto: /0.00 FormaPagamento: Depósito Bancário ProdutoVendido: 25 Tranfer ink jet premium a4 100 folhas

10 5. Exportar estoque de produtos A exportação dos dados de estoque será feita diariamente nos seguintes horários: 8h30, 12h30, 18h30 e 22h30. Os dados exportados serão inseridos na pasta exp_estoque do FTP com o nome estoque.txt. Cada produto será informado em 1 linha, tendo suas informações separadas com uma barra. Formato: Produto:IdProduto NomeProduto EstoqueAtual Disponível Preço Peso,Peso Cúb Custo Caso o produto tenha variações, elas serão exibidas logo abaixo: Variação:IdProduto IdVariacao NomeVariacao EstoqueAtual Preço Peso,Peso Cúb Assim é possível importar tanto o estoque dos produtos como de suas variações. * os campos em negrito são opcionais. Caso não enviados, não serão alterados no sistema. Caso omitir algum dos dados, deixe somente deixe somente a separando o campo, sem inserir nenhum informação. 10

11 5.1 Exemplos Produto sem variação: Produto:1648 Amor Amor Feminino- 50ml Produto com variação e atualização de todos os dados: Produto:1648 Amor Amor Feminino- 50ml Variacao: Tamanho 100ml Produto com variação e sem alteração de disponibilidade e preço: Produto:1648 Amor Amor Feminino- 50ml Variacao: Tamanho 100ml Produto com variação e sem alteração de preço e peso da variação: Produto:1648 Amor Amor Feminino- 50ml Variacao: Tamanho 100ml

12 6. Importar Estoque de Produtos Uma importante ferramenta na atualização de estoque é a possibilidade de enviar para a loja os dados de estoque referente a algum produto. Haverá verificação de dados nos seguintes horários: 08h00, 12h00, 18h00, 22h00. No servidor de FTP deve ser gravado o arquivo na pasta imp_estoque, lugar onde serão armazenados todas as informações sobre os produtos que são importados para a loja. O nome do arquivo poderá ser a data.txt ( txt por exemplo); o sistema irá substituir o nome do arquivo após cada importação efetuada. Da mesma forma que a exportação, a importação seguirá o seguinte padrão. Formato: Produto:IdProduto NomeProduto EstoqueAtual Disponível Preço Peso,Peso Cúb Custo Caso o produto tenha variações, elas serão exibidas logo abaixo: Variação:IdProduto IdVariacao NomeVariacao EstoqueAtual Preço Peso,Peso Cúb PreçoCusto Para uma melhor eficiência do sistema poderá ser gravado no arquivo somente produtos que tiveram alterações desde a última atualização. Os exemplos mencionados no item 5.1 podem ser utilizados como ilustração também para os arquivos de importação. 12

13 7. Sugestão para Integração de Estoque A cada venda ocorrida na loja virtual, os dados do pedido estarão disponíveis. Assim que o pedido é inserido na loja, seus dados ficam disponíveis no FTP para a integração no sistema local. Desta forma o sistema da loja virtual já realiza a baixa do estoque, e assim que o sistema local importar o pedido deve também realizar a baixa de acordo com os produtos comprados. O sistema local pode realizar outras vendas, como vendas no balcão da empresa e via telemarketing. Desta forma, o estoque local seria o estoque atualizado. Como o software local estará com o estoque correto, é necessário que ele faça a comunicação com a loja virtual para realizar então a alteração do estoque. Para cada venda local, o software deve gerar um arquivo e enviar para o ftp, com os dados dos produtos que foram vendidos. Assim, o estoque será atualizado somente destes produtos. 13

14 8. Importar/Atualizar Produtos O sistema também permitirá a publicação de produtos direto do software local. A importação de produtos é feita uma vez ao dia, durante o período noturno. Para cada produto deve ser criado um arquivo txt para que o sistema faça sua inserção e/ou atualização. Produtos que não possuírem o código, ou o código não existir, serão incluídos com um novo produto. Caso o código seja localizado, os dados serão atualizados. Os dados devem obedecer os seguintes campos: Linha Campo Identificação Formato 1 Id Produto Identificação do produto Numérico 2 Id Categoria Identificação da Categoria Numércio 3 Nome Produto Nome do produto Texto até 256 caracteres 4 Preço Custo Valor do Produto Peso Produto Peso do Produto em Gramas Numérico 6 Peso Cúbico Peso cúbico do Produto em Numérico Gramas 7 EstoqueAtual Numero de unidades em estoque Numérico 8 Disponível 1 para disponível, 0 para não Numérico disponível 9 InicioOferta Dia de inicio da oferta dd/mm/aaaa 10 FimOferta Dia de término da oferta dd/mm/aaaa 11 PrecoOferta Valor do preço em oferta DestaqueInicial 1 para destaque, 0 para normal Numérico 13 Lançamento 1 para lançamento, 0 para Numérico normal 14 Marca Nome da Marca Texto 15 VejaTb1 Identificação de produto Numérico 16 VejaTb2 Identifcação do produto 2 Numérico 17 VejaTb3 Identificação do produto 3 Numérico 18 VejaTb4 Identificação do produto 4 Numérico 19 Cod Mercado Código de anúncio do produto no Texto Livre ML (sem o #) 20 Modelo Nome do Modelo Texto 21 Referência Código de referência Texto 22 Garantia Tempo de Garantia Texto 23 Disponibilidade Tempo de Disponibilidade Texto 24 Frete Grátis*** Opções cujo frete é grátis Texto 25 Não enviar*** Opções que não são enviadas Texto 26 Parcelas Opções de parcelamento por Texto Pagamento**** forma 27 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 28 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 29 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 30 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 31 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 32 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 14

15 33 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 34 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 35 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 36 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 37 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 38 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 39 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 40 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto Para produtos que possuam variação, as mesmas devem ser enviadas a partir da linha 41 do arquivo, no seguinte formato: Id_Variacao Opcao 1 valor 1 Opcao 2 Valor 2 Estoque Preço Peso,PesoCubico PreçoCusto Caso o produto possua mais de uma variação pode ser criada várias entradas conforme forma acima. * caso seja enviado peso, peso cúbico ou preço com o valor zero (0) o campo não é atualizado. Se algum dos outros campos não forem enviados (linha em branco), o item referente a linha não sofre alteração. ** Na linha 4 (Preço Custo) poderá ser enviado o preço de venda e o preço de custo do produto. Caso não utilizar o preço de custo não há necessidade de se enviar este valor. *** Para as opções NÃO ENVIAR e FRETE GRÁTIS devem ser informadas as opções de frete que não serão utilizadas para o cálculo do frete e as opções com frete grátis, respectivamente. Para obter o nome de uma modalidade de envio, acesse em sua adm EDITAR PRODUTOS e clique para editar algum dos disponíveis. Na guia Preços, terá o nome das formas de envio disponíveis em Opções de Envio ; o nome que será informado nas linhas 24 e 25 do arquivo devem ser exatamente como disponível na adm, com o seguinte formato: [forma_envio1] [forma_envio2]... [forma_envion] 15

16 Por exemplo, para um produto com frete grátis por Sedex e Encomenda Normal, e não poderá ser enviado por Carta Registrada e Sedex a Cobrar, e; abaixo respectivamente: [Sedex] [Encomenda Normal] [Carta Registrada] [Sedex à Cobrar] **** Para a opção de parcelamento do produto o formato deverá ser enviado seguindo a especificação: forma_pagamento-parcela forma_pagamento-parcela... forma_pagamento-parcela Onde: forma_pagamento: é o nome da forma, de acordo com o disponível em Adm/Configurações/Formas de Pagamento. Ex: Cartão Visa; parcela: será o número máxima de parcelas aceitas para a forma em questão. Caso o valor informado seja 0 (zero), o sistema irá desconsiderar esta forma para o produto. 8.1 Exemplo teste importacao Sony ModeloXYZ Ref Garantia de 3 meses Em estoque [Sedex] [Encomenda Normal] [Carta Registrada] [Sedex à Cobrar] Cartão Visa-6 Pagamento Digital-12 Visa Electron-0 16

17 Cor Branco , Cor Preto

18 9. Importação de Dados de Pedidos O sistema também permitirá a importação de alguns dados dos pedidos. A importação de pedidos é feita quatro vezes ao dia, nos horário: 10h, 13h, 16h e 19h. Para cada pedido deve ser criado um arquivo txt para que o sistema faça sua atualização. Os dados devem obedecer os seguintes campos: Linha Campo Identificação Formato 1 Cod Pedido Identificação do Pedido Numérico 2 Forma Pagamento* Forma de pagto utilizado Texto 3 Valor Pago Valor pago pelo pedido Data Pagamento Data do pagamento dd/mm/aaaa 5 Frete Escolhido** Frete utilizado para envio Texto 6 Valor Frete Valor pago pelo frete Data Envio Data do envio do pedido dd/mm/aaaa 8 Código Envio Código de rastreio do pedido Texto 9 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 10 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 11 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 12 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 13 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 14 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 15 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 16 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 17 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 18 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 19 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto 20 Vazio Colocar uma quebra (\n) Texto O campo Código do pedido é obrigatório. Caso não enviado ou não localizado não haverá atualização de dados. O não envio de algum dos demais dados implicará na não atualização do campo correspondente. * Forma de Pagamento: é o nome da forma, de acordo com o disponível em Adm/Configurações/Formas de Pagamento. Ex: Cartão Visa; ** Para obter o nome de uma modalidade de envio, acesse em sua adm EDITAR PRODUTOS e clique para editar algum dos disponíveis. 18

19 Na guia Preços, terá o nome das formas de envio disponíveis em Opções de Envio. 9.1 Exemplo 1020 Cartão Visa /06/2009 Encomenda Normal /06/2009 EN BR 19

20 10. Considerações Finais O sistema de integração está sendo liberado em versão Beta. Erros e falhas deverão ser notificadas via para sua correção. O uso é opcional, sendo cada loja responsável pelas alterações enviadas ao ftp, já que o mesmo possui senha e está deverá ser de conhecimento exclusivo da loja. Neste sistema todas as atualizações são automáticas, e assim não há a conferência dos dados. Pode-se ocorrer inconsistências geradas pelo sistema local, que serão passadas para a loja e gravadas no banco de dados, não sendo possível a sua recuperação. O sistema possui backup diário, em horário variável. Assim não podemos garantir o horário da cópia de segurança, apenas que teremos uma versão com no máximo 24 horas de diferença, podendo ser importado para a loja e tendo todas as informações de produtos das últimas horas perdidas. 20

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