Análise do uso de sistemas ERP (Enterprise resource planning) nas cooperativas agroindustriais brasileiras

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1 Análise do uso de sistemas ERP (Enterprise resource planning) nas cooperativas agroindustriais brasileiras Marcelo Capre Dias (UNIVEL/FEA/USP) Cleber Carvalho de Castro (UNIVEL/UFRGS) Leonardo Lisboa Pereira (UNIVEL) Resumo As cooperativas exercem um papel importante no agronegócio brasileiro, sendo responsáveis por parcela significativa da produção, industrialização e comercialização de produtos de origem agropecuária. A medida em que as cooperativas vão intensificando suas relações com o mercado, vão aumentando as exigências competitivas, exigindo informações rápidas e precisas para uma adequada tomada de decisão. Nesse contexto, o presente estudo objetivou descrever e analisar o estágio de desenvolvimento e uso de sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) em cooperativas agroindustriais. Para tanto, foi realizada uma pesquisa do tipo survey com cooperativas de todas as regiões do país. Do total de questionários enviados por correio, retornaram 40 com respostas consideradas válidas para a pesquisa. A análise foi realizada principalmente em relação aos módulos mais usados nas cooperativas, o tipo e a fase de desenvolvimento ou uso dos sistemas e avaliação genérica. Constatou-se que a integração é ainda baixa entre os módulos dos sistemas de gestão nas pequenas cooperativas, o que pode estar gerando dificuldades para a rápida tomada de decisões. Os resultados obtidos podem ser úteis para as empresas de desenvolvimento de sistemas, possibilitando a projeção de produtos mais adaptados às necessidades das cooperativas. Palavras-chave: Sistemas de Informação, Sistemas ERP, Cooperativas. 1. Introdução A turbulência ambiental, decorrente de diversas transformações que vêm ocorrendo no mundo, pressiona as organizações a desenvolver ações e estratégias que se ajustem a essas mudanças. As organizações, visando continuidade em um mercado cada vez mais disputado, tendem a ajustar seus sistemas e processos às exigências do ambiente. Dentre os fatores que influenciam o ritmo das mudanças, destaca-se o crescente avanço tecnológico, a globalização de mercados, a formação de grandes conglomerados empresariais, a mudança no comportamento do consumidor, bem como questões de ordem social e política. Dessa forma, considera-se que a melhoria nos processos passa pela sua integração e agilização, o que pode ser feito através de tecnologia de informação. Assim, o uso de software de gestão integrada (ERP Enterprise Resouce Planning) torna-se muito importante no gerenciamento desse processo organizacional, o que exige uma implantação planejada para obtenção de sucesso. Contudo, observa-se que várias empresas começam e não terminam de forma satisfatória sua implantação. Nesse contexto, o presente estudo objetivou descrever e analisar o estágio de desenvolvimento e uso de sistemas ERP em cooperativas agroindustriais. Estudos desta natureza se justificam dada à importância do agronegócio brasileiro em geral e do agronegócio cooperativo em particular. Apesar da importância deste setor, observa-se a necessidade de maior agilidade na tomada de decisões e busca de um melhor posicionamento competitivo. E é justamente neste sentido que se desenvolve este trabalho, buscando avaliar o uso e desenvolvimento de sistemas de informações nas cooperativas agroindustriais. ENEGEP 2004 ABEPRO 4415

2 2. Breve revisão da literatura O movimento cooperativista teve como marco inicial o surgimento da Rochdale Society of Equitable Pionners em Rochdale (Inglaterra), em 1844, por um conjunto de tecelões. Os princípios cooperativistas universais, estabelecidos nesta época, pouco se modificaram ao longo dos anos e podem ser resumidos em: gestão democrática, livre adesão, taxa limitada de juros ao capital, distribuição pro rata das sobras, ativa cooperação entre as cooperativas e priorização da educação cooperativista (BIALOSKORSKI NETO, 2001). Segundo Waack e Machado Filho (1999), em geral as cooperativas brasileiras não fazem a devida separação entre propriedade e controle, o que pode ser observado pela predominância de associados na direção administrativa. Para os autores, esta característica pode levar a cooperativa a maiores dificuldades à medida que se aumenta a complexidade do ambiente competitivo dos negócios. Bialoskorski Neto e Zylbersztajn (1994) destacam a importância das sociedades cooperativas para o aumento da renda do produtor rural. Para os autores, muitas empresas cooperativas vêm se aglutinando através de fusões e incorporações na busca pelo aumento de escala e de poder de mercado, o que pode contribuir para assegurar ganhos para o produtor. De qualquer forma, as cooperativas se encontram em um ambiente competitivo cada vez mais acirrado, o que as levam a buscar maior agilidade em sua tomada de decisão, a uma crescente profissionalização do seu corpo diretivo e, conseqüentemente, ao uso de moderna tecnologia gerencial. Neste contexto, uma das áreas que vem obtendo maiores incrementos tem sido a de sistemas de informação para a tomada de decisão. Segundo Turban et al. (2003) e Stair (1998), sistema de informação é considerado como um conjunto de elementos interdependentes, ou um todo organizado, ou partes que interagem formando um todo unitário e complexo. É um tipo especializado de sistema, que pode ser definido de vários modos, é uma série de elementos ou componentes inter-relacionados que coletam (entrada), manipulam e armazenam (processo), disseminam (saída) os dados e informações e fornecem um mecanismo de feedback (resposta). Dentre os sistemas de informações existentes, tem se destacado os sistemas de gestão integrada, que podem receber várias nomenclaturas como: sistemas de gestão empresarial, Enterprise Resource Planning (ERP) e software de gestão integrada. Apesar das diferentes denominações, todos se referem a um sistema de informação desenvolvido externamente, formado por um conjunto de módulos interdependentes para toda empresa e que fornecem informações em tempo real (SOUZA e ZWICKER, 2000 e DAVENPORT, 1998). Os projetos de ERP são geralmente sistemas de grande impacto nas empresas, envolvendo um grande número de pessoas nos mais diversos níveis hierárquicos. Em relação a isso, algumas dificuldades podem ser identificadas, segundo Davenport (2002) e Souza e Zwicker (2000): dependência de um único fornecedor; interfaces não desenvolvidas especificamente para a empresa; adaptação da empresa ao sistema; prolongado período de implementação; necessidade de adequação do pacote à empresa; possível perda de especificidades regionais; necessidade de consultoria externa; resistência à mudança por parte dos funcionários; maior complexidade na gestão; maior dificuldade na atualização dos sistemas (devem ser em toda empresa); se o sistema falhar pode atrapalhar o trabalho em toda empresa; a empresa pode perder suas características diferenciadoras (uso das melhores práticas ao longo do tempo). Albano (2001) apresenta alguns resultados de pesquisa sobre problemas em tecnologia da informação em cooperativas, das quais podem ser destacados: alto custo das novas tecnologias, treinamento exigido; estrutura inadequada do sistema de informação da organização para dar suporte às novas tecnologias, tempo exigido para se tornar eficiente ENEGEP 2004 ABEPRO 4416

3 (produtivo), dificuldade de se tirar o máximo proveito das novas tecnologias e relutância dos usuários. 3. Aspectos metodológicos Este estudo se enquadra como pesquisa do tipo survey no campo de sistemas de informação. Segundo Cooper e Schindler (2003), survey é um método quantitativo, que requer informações padronizadas do assunto estudado. A informação é geralmente coletada numa fração da população que permita análises estatísticas, sendo que o fenômeno de interesse deve ser estudado em ambiente natural, ocorrendo em tempo atual ou passado recente. A survey pode ser classificada como descritiva. Segundo Cooper e Schindler (2003), este tipo de pesquisa estuda como os eventos, atitudes ou opiniões estão acontecendo na população; estimativas das proporções de uma população que tenha essas características e descoberta de associações entre as diferentes variáveis. A população do estudo foi representada pelos responsáveis pela área de informática das cooperativas de todas as regiões do país. Para a coleta de dados foi elaborado um questionário a partir de informações levantadas na literatura pesquisada. Do total de 842 questionários enviados por correio às cooperativas, obteve-se um retorno de 40 questionários considerados válidos, o que corresponde a 4,75% de retorno. O preenchimento dos questionários foi voluntário, sem nenhum tipo de premiação. Utilizando-se o critério de número de empregados da cooperativa para definir seu porte, a amostra ficou representada por 21 cooperativas pequenas (com até 100 empregados), 7 médias (entre 101 e 200 empregados) e 12 grandes (acima de 200 empregados). Em relação aos módulos dos sistemas de gestão integrada implantados nas cooperativas estudadas, obteve-se um total de 607 sistemas. Os sistemas foram analisados em relação ao seu uso e desenvolvimento. A análise dos dados coletados foi realizada de acordo com procedimentos estatísticos, com a utilização do software SPSS. 4. Apresentação dos Resultados Os resultados da pesquisa são apresentados tendo como unidade de análise a cooperativa, os sistemas de informação utilizados pelas cooperativas e a avaliação geral realizada pelos respondentes quanto ao sistemas. Na Tabela 1 demonstra-se os resultados da situação das cooperativas em relação ao processo de informatização. Nesta questão foi dada a possibilidade do respondente marcar mais de uma resposta. Assim, a cooperativa poderia declarar que não tem um sistema de gestão, mas está pesquisando soluções disponíveis no mercado. Fase do processo de informatização Freqüência Absoluta Relativa O sistema em uso atende plenamente as atividades 16 30,8 O sistema em uso atende parcialmente as atividades 11 21,2 A cooperativa está pesquisando soluções disponíveis no mercado 6 11,5 Em fase de desenvolvimento por equipe interna 5 9,6 Em fase de implantação por equipe interna 4 7,7 Em fase de desenvolvimento por equipe externa 3 5,8 Em fase de implantação por equipe externa 3 5,8 Não tem sistema de gestão 4 7,7 Total ,0% Tabela 1 - Situação da cooperativa em relação ao processo de informatização ENEGEP 2004 ABEPRO 4417

4 Nota-se que 52% das cooperativas acreditam que o sistema de gestão em uso atende plenamente ou parcialmente as atividades. Um pequeno percentual (7,7%) de respondentes declarou que não tem um sistema de gestão. É importante observar também que há um maior percentual de cooperativas desenvolvendo ou implantando sistemas por equipe interna. Foi solicitado aos respondentes categorizar de 1 a 8, em ordem de importância (1 como o mais importante e 8 como menos importante) os seguintes fatores em relação às condições necessárias que um sistema deveria oferecer para atender a cooperativa: Fator A: Funcionamento totalmente integrado; Fator B: Atendimento dos processos específicos da cooperativa; Fator C: Valor compatível com a capacidade de investimento da cooperativa; Fator D: Atendimento personalizado do fornecedor de software; Fator E: Possibilidade de ser adaptado conforme necessidades da cooperativa; Fator F: Possibilitar integração com sistemas já implantados; Fator G: Disposição de o fornecedor trabalhar em parceria com equipe interna; Fator H: Estar em evolução tecnológica constante. A Tabela 2 apresenta os resultados desta categorização, com freqüência absoluta (Qtde) e relativa (%), referentes à ordem de importância dos fatores acima citados. Cabe destacar que alguns questionários não foram completamente preenchidos nestas questões, o que justifica a freqüência absoluta ter ficado inferior a 40. Fator A Fator B Fator C Fator D Fator E Fator F Fator G Fator H Ordem Qtde % Qtde % Qtde % Qtde % Qtde % Qtde % Qtde % Qtde % ,1 4 12,1 4 11, ,1 4 12,9 2 6,3 4 12, ,9 6 18,2 3 8,6 3 9,7 2 19,4 1 3,2 3 9,4 6 18, ,8 6 30,3 6 17,1 2 6, ,9 1 3,1 5 15, ,8 10 6,1 7 20,0 1 3,2 4 11,1 6 19,4 3 9,4 1 3, ,3 2 6,1 5 14,3 5 16,1 5 13,9 3 9,7 4 12,5 6 18, ,6 2 6,1 2 5,7 5 16,1 5 13,9 5 16,1 5 15,6 4 12, ,8 3 9,1 2 5,7 7 22,6 1 2,8 5 16,1 7 21,9 3 9, , ,1 8 25,8 1 2,8 3 9,7 7 21,9 4 12,1 Total Tabela 2 - Resultado da categorização da importância de cada fator para as cooperativas Conforme se pode observar, a maioria das cooperativas (61,1%) coloca o funcionamento integrado (fator A) como a condição mais importante do sistema de gestão da empresa. Mais adiante, na etapa em que se procede à análise por sistemas, essa questão foi confirmada. Esses resultados são importantes, pois mostram a preocupação das cooperativas em integrar seus processos para permitir uma melhor tomada de decisão. O atendimento aos processos específicos da cooperativa (fator B) também foi um fator bastante considerado pelas cooperativas. O fator valor compatível com a capacidade de investimento (fator C) obteve uma categorização mediana, principalmente entre 3 o e 5 o lugar. Essa pontuação talvez possa ser atribuída pela visão dos respondentes, que são os responsáveis pela área de informática e não dirigentes das cooperativas. Mas, pode-se ressaltar que, muitas vezes, esse fator acaba sendo um dos mais importantes na decisão de aquisição de um sistema de gestão. O fator D, atendimento personalizado do fornecedor de software, e o fator G, disposição em trabalhar com equipe interna, foram os fatores de menor importância na opinião dos respondentes. Isso poderia ser explicado, inclusive, pelo forte desenvolvimento interno dos sistemas, como se observa mais adiante nas análises efetuadas. Em relação a possibilidade de ser adaptado às ENEGEP 2004 ABEPRO 4418

5 necessidades da cooperativa (fator E), não há um padrão geral de destaque. Pode-se apenas afirmar que possui uma importância de mediana a alta, o que pode ser explicado pelo grande número de cooperativas que possui desenvolvimento interno e que, portanto, desenvolve seus esforços neste processo de adaptação. Percebe-se que o fator F é o que apresenta maior dispersão nas respostas. Isto pode ser atribuído, em parte, ao fato de a maioria das cooperativas pesquisadas considerarem que o sistema em uso atende plena ou parcialmente as atividades. Em relação ao fator H, evolução tecnológica por parte dos fornecedores, não há uma uniformidade nas respostas. Na Tabela 3, apresenta-se a avaliação dos respondentes quanto ao grau de satisfação em relação aos resultados obtidos pelos sistemas. Freqüência Muito Elevado Médio Baixo Muito Baixo Total Elevado Absoluta Relativa 7,7 38,5 35,9 10,3 7,7 100% Tabela 3 - Grau de Satisfação em relação aos resultados obtidos pelos sistemas Conforme a Tabela 3, pode-se observar que a grande maioria apresentou um nível de médio a elevado de satisfação com os resultados obtidos pelos sistemas, embora o percentual de baixo e muito baixa satisfação seja considerável (18%). Na Tabela 4, podem ser observados os tipos de sistemas das cooperativas de acordo com o tamanho da cooperativa. Esta análise categorizada por tamanho é importante porque envolve uma grande quantidade de sistemas (607). Tamanho da Empresa Sistemas analisados Pequena Média Grande Total Cadastro de associado Gestão de estoque Contas a pagar Contas a receber Contabilidade Caixas e bancos Livros fiscais Recursos humanos Fluxo de caixa Controle patrimonial Gestão de compras Gestão de vendas Conta corrente Capital social Credito e cobrança Cheques a receber Produção Agrícola Produção de leite Plano orçamentário Financiamentos Custos industriais Aplicações financeiras Manutenção industrial Total Tabela 4 - Sistemas de Informação analisados ENEGEP 2004 ABEPRO 4419

6 Conforme a Tabela 4, os sistemas mais citados foram: cadastro de associados, gestão de estoque, contas a pagar, contas a receber e contabilidade. Isso se deu porque esses sistemas são os mais comuns nas empresas. Os sistemas que menos apareceram foram de manutenção industrial e aplicações financeiras. Nota-se que não há uma forte diferenciação entre as cooperativas pequenas, médias e grandes. Em relação ao tipo de desenvolvimento (Tabela 5), os sistemas têm uma predominância de desenvolvimento interno nas cooperativas. Tamanho da empresa Desenvolvimento Interno Desenvolvimento Externo Total Freqüências Absoluta Relativa Absoluta Relativa Absoluta Relativa Pequena , , % Média 30 26, , % Grande , , % Total ,5% ,5% % Tabela 5 - Tipo de Desenvolvimento É interessante destacar que o desenvolvimento interno é ressaltado pelas pequenas e grandes cooperativas, que têm taxas de 60,4% e 77,9%, respectivamente. Já as médias, possuem predominantemente desenvolvimento externo, com percentual de 73,7%, o que pode estar levando a uma valorização do fator valor compatível com a capacidade de investimento. Esses resultados, quanto ao tipo de desenvolvimento, são importantes, visto que vão de encontro à tendência dos sistemas ERP. Os sistemas ERP são tipicamente de desenvolvimento externo. Isso talvez represente a ausência de sistemas de gestão específicos para cooperativas agroindustriais disponíveis no mercado ou mesmo seu alto custo de aquisição e implantação. Os resultados da fase do processo de informatização das cooperativas agroindustriais estão apresentados na Tabela 6. Fases do processo de informatização Planejamento Desenvolvimento Teste Implantação Uso Total Tamanho Freqüências Abs. Relat. Abs. Relat. Abs. Relat. Abs. Relat. Abs. Relat. Abs. Relat. Pequena 23 10,6 6 2,8 4 1,8 17 7, , % Média 5 4,5 2 1,8 9 8,0 8 7, , % Grande 4 2,4 5 3,0 1 0, , , % Total 32 6,4% 13 2,6% 14 2,8% 47 9,4% ,7% % Tabela 6 - Fase do Processo de informatização Conforme a Tabela 6, a grande maioria dos sistemas está em uso tanto nas cooperativas pequenas e médias, quanto nas grandes. Destaca-se que as grandes cooperativas, além de sistemas em uso, possuem um percentual importante de sistemas em fase de implantação. Já as pequenas, estas possuem um importante percentual de sistemas em fase de planejamento. Na Tabela 7, apresenta-se o resultado da pesquisa quanto à integração dos sistemas. ENEGEP 2004 ABEPRO 4420

7 Integrado Não Integrado Total Tamanho Freqüências Absoluta Relativa Absoluta Relativa Absoluta Relativa Pequena , , % Média 67 82, , % Grande ,5 15 7, % Total ,6% 84 18,4% % Tabela 7 - Integração do Sistema De acordo com a Tabela 7, a maioria dos sistemas está integrada. Merece destaque o fato de que mais de 90% dos sistemas das cooperativas grandes estão integrados. Como já era de se esperar, as pequenas cooperativas são as menos integradas. Isso porque, em geral, as cooperativas pequenas possuem equipes menores e com isso têm mais dificuldades, inclusive, para integrar os sistemas. Apresenta-se a seguir (Tabela 8) a avaliação geral dos sistemas pelas cooperativas. Avaliação do Sistema Ruim Regular Bom Ótimo Total Freqüências Tamanho Abs. Relat. Abs. Relat. Abs. Relat. Abs. Relat. Abs. Relat. Pequena 5 2, , , , % Média 3 2, , , , % Grande , , , % Total 8 1,7% 79 16,8% ,9% ,6% % Fonte: Dados da pesquisa Tabela 8 - Avaliação do Sistema Nota-se que a avaliação dos sistemas utilizados nas cooperativas agroindustriais é, em grande medida, muito positiva, já que mais de 80% consideram os sistemas bons ou ótimos. As cooperativas pequenas e médias apresentam um importante percentual classificado como regular. Isto pode ser devido aos sistemas não integrados, conforme mencionado anteriormente. Enquanto isso, as cooperativas grandes são as que melhor classificam seus sistemas. São classificados mais de 90% como bom e ótimo. 5. Considerações Finais Os resultados mostraram aspectos que são importantes para entendimento da informatização das cooperativas agroindustriais. Principalmente alguns aspectos que contrariam a tendência geral da informatização nas empresas. As cooperativas estão utilizando seus sistemas de gestão e a maioria delas considera que estes sistemas atendem plena ou parcialmente, mas uma parte das cooperativas pequenas não tem um sistema de gestão ou está procurando soluções. Existe uma valorização maior para o funcionamento integrado, atendimento dos processos específicos da cooperativa e possibilidade de adaptar o sistema às necessidades da cooperativa. Há uma mediana valorização do fator valor do investimento, possibilidade de integração com sistemas já implantados e o fato do fornecedor estar em constante evolução tecnológica. Por outro lado, há pequena valorização em relação à disposição do fornecedor trabalhar com equipe interna, e atendimento personalizado por parte do fornecedor de software. ENEGEP 2004 ABEPRO 4421

8 O desenvolvimento dos sistemas de informação nas cooperativas pequenas e grandes é na maioria interno e nas cooperativas médias é externo. A grande maioria dos sistemas analisados está em fase de uso e são integrados. Sendo que nas grandes cooperativas é bem maior a integração entres os sistemas. Os sistemas foram considerados como bom e ótimo pela maioria das cooperativas pesquisadas. Nota-se que falta uma integração maior nos sistemas das pequenas cooperativas. As empresas especializadas de desenvolvimento de sistemas de informação podem atentar-se a esses resultados para projetarem soluções mais especificas aos processos organizacionais das cooperativas agroindustriais. Muitas são as soluções de ERP disponíveis no mercado, porém, constatou-se que as cooperativas estão direcionando o desenvolvimento às suas necessidades e especificidades, com equipes de desenvolvimento internas. Possivelmente as cooperativas têm avaliado que as alternativas de aquisição de sistemas ERP no mercado ou são muito caras ou mesmo não atendem às suas necessidade de forma completa. De qualquer forma, é importante que as cooperativas tenham sistemas de gestão adequados e que propiciem uma rápida tomada de decisões e, assim, possam se manter competitivas no mercado. Referências Bibliográficas ALBANO, C. S. Problemas e ações na adoção de novas tecnologias de informação: um estudo em cooperativas agropecuárias do Rio Grande do Sul. Dissertação em Administração. Porto Alegre: PPGA/EA/UFRGS, BIALOSKORSKI NETO, S. Agronegócio cooperativo. In: BATALHA, M. O. (Coord.) Gestão Agroindustrial. v. 1. São Paulo: Atlas, BIALOSKORSKI NETO, S.; ZYLBERZTAJN, D. Cooperativismo economia de empresas e estratégias. In: Perspectiva econômica.são Leopoldo, v. 29, n.84, pp 7-22, COLANGELO FILHO, L. Implantação de sistemas ERP (Enterprise Resources Planning): um enfoque de longo prazo. São Paulo: Atlas, p. COOPER, D. R.; SCHINDLER, P. S. Métodos de pesquisa em administração. Porto Alegre: Bookman, DAVENPORT, T. H. Missão crítica: obtendo vantagem competitiva com os sistemas de gestão empresarial. Porto Alegre: Bookman, 2002, 293 p. DAVENPORT, T. H. Putting the eterprise into the enterprise system. Harvard Business Review, Boston, p , jul-ago, LAURINDO, F. J. B.; PESSÔA, M. S. P. Sistemas integrados de gestão. In AMATO NETO, J. (organizador). Manufatura classe mundial: conceitos, estratégias e aplicações. São Paulo: Atlas, SOUZA, C. A.; ZWICKER, R. Ciclo de vida de sistemas ERP. Caderno de pesquisas em administração. São Paulo, v. 1, n. 1, jan-fev, STAIR, R. Princípios de sistemas de informação. Rio de Janeiro: LTC, TURBAN, E. et al. Administração da tecnologia da informação. Rio de Janeiro: Campus, WAACK, R. S.; MACHADO FILHO, C. P. Administração estratégica em cooperativas agroindustriais, In: WORKSHOP BRASILEIRO DE SISTEMAS AGROALIMENTARES. Anais... Ribeirão Preto, nov ENEGEP 2004 ABEPRO 4422