A preparação para o esocial

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1 10Minutos People & Organisation 3ª edição da pesquisa sobre o esocial A preparação para o esocial Setembro 2015 Destaques A sistematização do fornecimento de informações ao esocial vai obrigar as empresas a racionalizar e automatizar processos. Será fundamental contar com soluções administrativas que contemplem, por exemplo, melhor integração de sistemas, gerenciamento eletrônico de documentos e ferramentas de workflow. Das empresas pesquisadas, 81% iniciaram atividades de adequação ao esocial e estão na fase de diagnóstico, implementação ou monitoramento: porém, uma parcela da amostra (19%) ainda não realizou qualquer atividade com relação ao esocial. A melhoria no cumprimento da legislação em vigor (3) é apontada como um dos principais ganhos esperados com a implantação do esocial. Seguida da eficiência dos processos de gestão de pessoas (27%) e da eliminação de erros e redução de custos operacionais (20%). Para avaliar como as empresas estão se preparando para cumprir com as obrigações do esocial, que representa uma importante mudança no ambiente regulatório brasileiro, realizamos a terceira pesquisa sobre o tema a primeira foi divulgada em 2014 e a segunda, no início de O objetivo foi mapear as iniciativas e ações adotadas, buscando entender os principais desafios e dificuldades encontrados pelas empresas e também as lições aprendidas. Contamos com a participação de 231 empresas de diversos setores da economia, a maioria com capital nacional. Aproximadamente, 81% delas já tinham um projeto ou ações voltadas à adaptação ao ambiente do esocial. Com base nas respostas obtidas, observamos uma evolução no comprometimento das empresas com o projeto de adequação ao esocial. Dos participantes, 57% afirmaram que sua empresa apresenta uma estrutura interna dedicada ao projeto de adequação ou já contrataram uma consultoria especializada um avanço de 15 pontos percentuais em relação ao ano anterior. Contudo, uma parte significativa (19%) ainda não tem nenhuma iniciativa para enfrentar o desafio ou ainda está na fase de diagnóstico (41%). 1

2 Instantâneo Com base nas respostas dos participantes sobre o processo de preparação para cumprir as obrigações previstas no esocial, destacamos as seguintes conclusões: 6 7 Melhoria no cumprimento da legislação e maior eficiência nos processos são os benefícios mais esperados pelas empresas. As maiores dificuldades de adequação ao esocial se concentram no saneamento de dados, atendimento a prazos e requisitos legais e revisão da estrutura de funcionamento das áreas envolvidas. 1 Continua a percepção de que a área de RH sofrerá os maiores impactos, mas o esocial afeta a empresa como um todo. 2 As empresas estão cada vez mais comprometidas com a adequação e conscientes das necessidades do esocial. 5 Após a implantação do esocial, as empresas consideram que o cumprimento dos prazos legais será uma das maiores dificuldades. 4 Mudança cultural e processos internos são as maiores dificuldades para adequar-se ao esocial. 3 As empresas avançaram no processo de adequação ao esocial, a maioria atualmente está na fase de diagnóstico e implementação. 2

3 O esocial afeta a empresa como um todo Grande parte das informações a serem fornecidas no esocial está relacionada à gestão de pessoas. Assim, é natural que as empresas continuem percebendo que essa área é a mais afetada. Vale ressaltar ainda que poucas empresas (apenas ) perceberam que o impacto das mudanças pode ser grande na sua própria operação. Muitas das informações requeridas pelo esocial são originadas nas áreas operacionais e administrativas da organização e, para serem capturadas nos processos de RH, precisam da intervenção dos gestores dessas áreas. Assim, o desafio das empresas não é apenas se adequar neste momento ao esocial, mas também manter a sua conformidade, pois está em jogo uma mudança de comportamento dos gestores no sentido de dar mais atenção à precisão e à tempestividade das informações fornecidas. Embora as empresas avaliem seu nível de adequação de maneira positiva, ainda há grandes desafios a serem vencidos para assegurar que elas estejam prontas para enviar as informações em setembro de Entre eles, destacamos a conformidade legal dos procedimentos e das políticas atualmente adotadas. O aspecto não foi avaliado em profundidade na pesquisa, mas, diante da complexidade da legislação trabalhista e previdenciária no Brasil, pode exigir das empresas um esforço significativo para garantir seu pleno atendimento. Áreas mais impactadas pelo e-social P: Qual das áreas abaixo, na sua opinião, sofrerá maiores impactos em seus processos para se adequar ao esocial? Recursos Humanos Saúde, Segurança e Meio Ambiente Fiscal Tecnologia da Informação Contabilidade Compras (Gestão de Terceiros) Operação (área de negócio) Jurídico Outra: 6% 8% 4% 6% 11% 6% 7% 11% 7% 1% 2% 0% 16% 16% 26% 2 o semestre/ o semestre/ % 4 4 3

4 Principais dificuldades antes e depois da implementação Nesta edição da pesquisa, 29% dos respondentes destacaram a mudança cultural como uma das maiores dificuldades para se adequar ao esocial. O resultado demonstra que as empresas continuam percebendo que o novo ambiente mudará o tempo de resposta às demandas de informações no dia a dia, como também o nível de cuidado necessário para garantir a qualidade do que é fornecido. Principais dificuldades P: Diante da nova obrigação, indique até dois temas com os quais você acredita que sua empresa terá mais dificuldade em lidar. 29% Mudança cultural 30% 20% Outra dificuldade mencionada por muitos respondentes (29%) é a adequação dos processos internos. Esse aspecto pode ser analisado também em conjunto com o dos sistemas e tecnologia outro assunto de grande preocupação pela sua natureza de integração. Processos internos Sistema e tecnologia % 24% 29% 29% Entre as principais causas de dificuldades percebidas pelos participantes em 2015, destaca-se a integração dos dados provenientes de diversas origens (36%). Isso porque, em muitas empresas, parte significativa das informações que precisam ser fornecidas ao esocial não é coletada de maneira sistemática pelos processos atuais ou pelas soluções tecnológicas disponíveis. Quanto às dificuldades após a implementação do esocial, 31% apontaram o cumprimento do prazo das obrigações como um dos principais fatores. Comprometimento dos gestores da empresa Pleno cumprimento da legislação vigente Estrutura e governança Capacitação dos profissionais envolvidos 4% 4% 7% 9% 8% 8% 14% 2 o semestre/ o semestre/

5 Fatores críticos de sucesso para adequação ao esocial A pesquisa revelou sinais de progresso no processo de preparação das empresas para o ambiente do esocial. Com base nesses sinais e também na nossa experiência de assessoria a diversas empresas engajadas nos projetos de adequação ao esocial, destacamos alguns fatores críticos para o sucesso dessa iniciativa. São eles: 1 Apoio da alta administração A adequação ao esocial impacta diversas áreas e profissionais da organização; portanto, o apoio e o envolvimento da alta administração são fundamentais para o sucesso da implementação e da operação, garantindo a dedicação dos profissionais e a alocação dos recursos necessários às ações previstas. 3 Compliance e qualidade das práticas trabalhistas e previdenciárias A fim de assegurar o cumprimento dos requisitos trabalhistas e previdenciários, é necessário fazer uma revisão de compliance e de avaliação quanto à regularidade e à qualidade das informações, a fim de que possíveis exposições e inconsistências sejam identificadas. 2 Diagnóstico da situação atual O passo crucial para iniciar a adequação ao esocial é realizar uma boa avaliação da situação atual e identificar as lacunas em relação aos requisitos, contemplando as diversas dimensões da mudança. Isso permite concentrar melhor os esforços para cumprir o prazo disponível de adequação. 4 Gestão de projetos e gestão da mudança O processo de adequação envolve um conjunto de ações interdependentes e, por vezes, simultâneas. Uma boa gestão do projeto garante que nenhum detalhe seja esquecido e que os diversos prazos estejam alinhados e sejam cumpridos. Já a gestão da mudança contribui para a conscientização, a comunicação e a preparação de profissionais e gestores para atuar no novo contexto. 5

6 Como a PwC pode ajudar O processo de adequação é muito mais amplo do que apenas um ajuste de sistemas. Acreditamos que existam cinco grandes frentes de análise para preparar as empresas para o esocial. Revisão trabalhista, previdenciária e fiscal Identificar pontos de vulnerabilidade que podem expor inconsistências e/ ou fragilidades nas práticas trabalhista e previdenciárias da empresa, ocasionando ações fiscalizatórias pelas autoridades competentes. Tecnologia Avaliar as principais debilidades ou limitadores na plataforma de sistemas e infraestrutura para suportar adequado nível de controle sobre os processos e segurança da informação. Processos Analisar processos com foco na efetividade dos mesmos e em controles, com redefinição de fluxos, requisitos funcionais para sistemas, políticas, indicadores e controles chaves, para melhorar a gestão e otimizar esforços. Pessoas Definir plano de comunicação para adequação às mudanças e identificar necessidade de ações de capacitação das pessoas envolvidas no processo. Estrutura e governança Avaliar potencial de melhoria na estrutura organizacional e interação entre as áreas, com redefinição de papéis e responsabilidade para garantir a correta adequação ao esocial. Interpretação técnica da legislação do esocial; Mapeamento dos gaps de cadastro; Revisão de compliance e das tabelas de incidências; Análise do ambiente tecnológico e dos controles internos; Verificação da adequação e da qualidade dos dados exigidos; Matriz de recomendações para adequação ao esocial. Integração do RH com as demais áreas envolvidas com o esocial; Redesenho dos processos internos e do fluxo das informações; Revisão da estrutura, dos papéis e das responsabilidades; Implementação das soluções e entrega do esocial; Gestão da mudança; Gestão de projeto (PMO). 6

7 Para obter mais informações, entre em contato com: João Lins Sócio de People & Organisation [55] (11) Compartilhe conosco o que você acha da série 10Minutos e quais temas gostaria de conhecer melhor. Acesse: Marcel Cordeiro Sócio marcel.cordeiro@br.pwc.com [55] (11) PwC Brasil youtube.com/pwcbrasil 2015 PricewaterhouseCoopers Brasil Ltda. Todos os direitos reservados. Neste documento, PwC refere-se à PricewaterhouseCoopers Brasil Ltda., a qual é uma firma membro do network da PricewaterhouseCoopers, sendo que cada firma membro constitui-se em uma pessoa jurídica totalmente separada e independente. O termo PwC refere-se à rede (network) de firmas membro da PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ou, conforme o contexto determina, a cada uma das firmas membro participantes da rede da PwC. Cada firma membro da rede constitui uma pessoa jurídica separada e independente e que não atua como agente da PwCIL nem de qualquer outra firma membro. A PwCIL não presta serviços a clientes. A PwCIL não é responsável ou se obriga pelos atos ou omissões de qualquer de suas firmas membro, tampouco controla o julgamento profissional das referidas firmas ou pode obrigá-las de qualquer forma. Nenhuma firma membro é responsável pelos atos ou omissões de outra firma membro, nem controla o julgamento profissional de outra firma membro ou da PwCIL, nem pode obrigá-las de qualquer forma. 7