Modernizando a Gestão da Assembléia Legislativa
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- Letícia Carreiro Soares
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1 Modernizando a Gestão da Assembléia Legislativa 19 de agosto de 2011
2 AGENDA 1 CONTEXTUALIZAÇÃO 2 RESULTADOS DO PROJETO 3 GMD & GMR - OPORTUNIDADES IDENTIFICADAS 4 EVOLUÇÃO DA GESTÃO - ALERGS
3 MAPA DE TRABALHO Momento atual do Projeto
4 AGENDA 1 CONTEXTUALIZAÇÃO 2 RESULTADOS DO PROJETO 3 GMD & GMR - OPORTUNIDADES IDENTIFICADAS 4 EVOLUÇÃO DA GESTÃO - ALERGS
5 GANHOS ACUMULADOS DO PROJETO Frente à uma Meta de R$ 3,5MM, em 7 meses de projeto os ganhos já somam aproximadamente R$ 4,1 MM. GANHO OUT/2010
6 PARTICIPAÇÃO E MOBILIZAÇÃO Entre os vários números a serem citados, destacamos pessoas treinadas no método; 13 gestores definidos pela Superintendência Administrativa e Financeira; 9 departamentos envolvidos (validação de metas + montagem de Planos de Ação); 52 ações de melhoria em desenvolvimento.
7 AGENDA 1 CONTEXTUALIZAÇÃO 2 RESULTADOS DO PROJETO 3 GMD & GMR - OPORTUNIDADES IDENTIFICADAS 4 EVOLUÇÃO DA GESTÃO - ALERGS
8 META E OBJETIVOS DO PROJETO OBJETIVO: Otimizar as Despesas e Receitas da ALERGS, através da absorção do conhecimento gerencial e da efetiva participação dos servidores, proporcionando a transparência do uso de recursos. META: Gerar recursos financeiros em no mínimo R$ 3,5 milhões até 14 meses por meio da otimização dos gastos das despesas correntes e gestão de projetos de receitas Gerenciamento Matricial de Despesas GMD Gerenciamento Matricial de Receitas GMR
9 MÉTODO DE TRABALHO GERENCIAMENTO MATRICIAL DE DESPESAS Definição de parâmetros para análises dos gastos......separação dos gastos em grupos comparáveis (clusters) e identificação de oportunidades......negociação e validação das metas......elaboração de Planos de Ação......acompanhamento dos resultados e tomada de ações corretivas via o software OMA.
10 ANÁLISES DAS OPORTUNIDADES O escopo de trabalho é formado 43 rubricas que totalizam despesa de R$ 36,8 milhões; uma base de As rubricas de características semelhantes foram grupadas em 7 pacotes: Informática, Comunicação, Serviços de Terceiros, Material de Consumo, Viagens e Estadas, Utilidades e Transportes. Através da realização de reuniões com os servidores e análises dos dados coletados, foi identificada uma oportunidade de otimização de R$ 6,2 milhões. PACOTE OPORTUNIDADE IDENTIFICADA INFORMÁTICA R$ SERVIÇOS DE TERCEIROS R$ MATERIAL DE CONSUMO R$ VIAGENS E ESTADAS R$ COMUNICAÇÃO R$ UTILIDADES R$ TRANSPORTES R$ TOTAL R$
11 OTIMIZAÇÃO DAS DESPESAS DE CORREIOS Substituição para serviço de postagem com menor preço, gerando uma otimização de R$ 132 mil ou 11% de redução. IMPRESSO ESPECIAL MALA DIRETA POSTAL TARIFA VALOR *gasto em 2009/10 TARIFA VALOR *projetado Local 0,44 R$ ,42 R$ Estadual 0,46 R$ ,43 R$ Nacional 0,52 R$ ,48 R$ Descontos Não há Não há De 3% a 6% R$ TOTAL R$ R$ Fonte: Base Gerencial da Divisão de Correspondências Período: ago/09 a jul/10
12 OTIMIZAÇÃO DE INSERÇÕES NA MÍDIA Aumento das inserções em Jornais, Rádios, TVs e Revistas. Fazer mais, com os mesmos recursos; Aumentar a visibilidade da ALERGS perante à sociedade. Através dos indicadores, foram criadas metas para cada cluster Jornal Rádio Revista TV Clusters Diário Capital Não diário Diário Interior Não diário Capital Interior Capital Interior Aberta Capital Fechada Aberta Interior Fechada Fonte: Base Gerencial da SCS Período: jan/10 a jul/10 OPORTUNIDADE: R$ 786 mil
13 OUTSOURCING - CENTRAL DE CÓPIAS Substituição do fornecedor MITALSUL pela CORAG A CORAG fornecerá: máquinas modernas; operadores qualificados para o setor; papel; software para gerenciamento das cópias.... Além de tarifas mais atrativas... OPORTUNIDADE: R$ 254 mil
14 MÉTODO DE TRABALHO GERENCIAMENTO MATRICIAL DE RECEITAS Formação e Preparação de Equipe em Gerenciamento de Projetos priorização das fontes de receita identificadas......estruturação do Plano do Projeto......elaboração dos Planos de Ação......acompanhamento das ações e dos resultados.
15 PROJETOS PRIORIZADOS Através da técnica de brainstorming foram identificadas 16 oportunidades de geração de receita... Brainstorming Validação Priorização Projetos...que deram origem a 6 projetos priorizados e validados pela Superintendência Administrativa e Financeira, como segue: PROJETO LÍDER OPORTUNIDADE Linha de Financiamento para Prédios Tatiana / Regina R$ Tombados TV Assembléia Merchandising Celina * Restituição IPE Alexandre R$ Remuneração do SIAC Tonetto / Eduardo R$ Indenizações para o Poder Legislativo Tonetto / Eduardo * Leilão Giovana R$ TOTAL R$ * Sem valor estimado
16 PROJETO DE RESTITUIÇÃO IPE A meta do projeto é restituir os valores relacionados aos pagamentos indevidos a servidores. Líder do Projeto: Alexandre Oliveira Setor envolvido: Departamento de Gestão de Pessoas DGP Principais ações: Levantamento dos montantes líquidos; Alteração dos parcelamentos efetivados; Encaminhamento da cobrança ao IPE. OPORTUNIDADE: R$ 195 mil
17 AGENDA 1 CONTEXTUALIZAÇÃO 2 RESULTADOS DO PROJETO 3 GMD & GMR - OPORTUNIDADES IDENTIFICADAS 4 EVOLUÇÃO DA GESTÃO - ALERGS
18 REESTRUTURAÇÃO RH REESTRUTURAÇÃO COMPRAS DESEMPENHO EVOLUÇÃO DA GESTÃO NA ALERGS CURVA DE MATURIDADE DA GESTÃO Identificação Oportunidades Adesão ao PGQP PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO GMD/GMR Planejamento GMD/GMR Acompanhamento Mar/2010 Ago/2010 Jan/ TEMPO
19 REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL E DE PROCESSOS A Reestruturação é um projeto de melhoria das características de uma organização - processos, estrutura organizacional, pessoas e tecnologia - com o objetivo de aumentar significativamente seu desempenho. Aumento da produtividade dos processos através de: Racionalização; Padronização; Melhoria contínua; Aperfeiçoamento dos controles internos; Maior agilidade nas atividades.
20 OPORTUNIDADES - REESTRUTURAÇÃO ORGANIZACIONAL E DE PROCESSOS (COMPRAS) Desafios encontrados... Elevada quantidade de itens mantidos no almoxarifado Tempo excessivo destinado à correção em Termos de Referência Retrabalho na inserção de dados nos sistemas Cadastro de fornecedores desatualizado Gestão de contratos descentralizada Soluções propostas Intensificação do uso de Registro de Preço Criação de Cadastro de Itens e Automatização da confecção do Termos de Referência Unificação ou interligação dos sistemas utilizados Criação de rotina de atualização e integração de cadastro Centralização da redação, pagamento e execução de contratos
21 PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO O Planejamento Estratégico é uma solução que desenvolve o pensamento estratégico na organização, gerando os seguintes resultados: Visão, Missão e Valores, Metas Globais e Estratégias. É um processo estruturado para: Formular as estratégias; Definir os projetos estratégicos e as diretrizes; Orientar a alta administração a redefinir os seus objetivos com base nas necessidades da sociedade; Alinhar as estratégias com a visão e a missão da instituição; Dar direcionamento e ritmo.
22 OPORTUNIDADES PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO Foco na Modernização: > Infraestrutura Continuidade Transparência Modernização PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO ESTRATÉGIAS GESTÃO ADMINISTRATIVA > Gestão Administrativa > Informatização > Gestão de Pessoas
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