ESTUDO DE CASO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULOS DE UM SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL (ERP) OPEN SOURCE EM UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE

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1 ESTUDO DE CASO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULOS DE UM SISTEMA INTEGRADO DE GESTÃO EMPRESARIAL (ERP) OPEN SOURCE EM UMA EMPRESA DE PEQUENO PORTE Simone Vieira do Prado Pinheiro 1, Roberto Douglas Germano 2 1 Graduanda em Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistema, FATEC de Itapetininga, simone.pinheiro01@fatec.sp.gov.br 2 Graduando em Tecnologia em Análise e Desenvolvimento de Sistema, FATEC de Itapetininga 1 INTRODUÇÃO Considerando a era atual de inovação da tecnologia na sociedade e a necessidade e demanda de serviços e produtos no mercado, estes provenientes de organizações denominadas empresas, torna-se conveniente a constante preocupação com as ações a serem tomadas para o sucesso delas. Segundo Caiçara Junior (2011), O ERP (Enterprise Resource Planning) é um Sistema de Gestão e Planejamento de Recursos Empresariais, corrente no mercado desde a década de 1990, com a finalidade principal de facilitar a gestão e a tomada de decisões em uma empresa. Essa facilidade se dá pelo fato de esses sistemas possuírem, por peculiaridades, em comparação com os softwares específicos desenvolvidos para cada setor de serviços e para um cliente em especial, unir, em um único sistema (numa única base de dados), módulos de programas concernentes aos diversos setores de uma organização, sendo assim uma informação originada num setor devidamente computada em outros departamentos, influindo em todas as informações destes, conforme se programou para que isso acontecesse. As empresas de pequeno porte têm dado mais relevância aos custos elevados dos ERPs do que aos benefícios que estes lhes oferecem. Levando isso em consideração, começou-se a se pensar nas possibilidades de diminuição de custos dos ERPs, para aumentar o número de seus usuários. Desta forma, unido à proposição de software de código aberto, que consiste em sistema disponibilizado pronto no mercado, mas com a possibilidade de o seu código de programação ser alterado, para se adaptar às necessidades individuais de cada cliente, recentemente foram criados sistemas ERPs Open Source, que se tratam de ERPs de código aberto, muitos são gratuitos, sendo, 1

2 neste caso, os custos da empresa que o adquirir voltados à aquisição dos equipamentos tecnológicos necessários, aos profissionais que o adequarão para ser implantado na organização, aos que lhe derem suporte e aos responsáveis por sua consultoria e treinamento de seus funcionários. Ponderando-se ainda o alastramento observado na sociedade da utilização de sistemas livres, ou Open Source, Avelar et al (2010) mostram a constatação de pesquisas de que, embora a implantação de um ERP seja mais complexa em microempresas e em empresas de pequeno porte, devido à dificuldade observada desse tipo de sistema atender às necessidades de organizações do porte mencionado, um ERP Open Source surge, dentro desse contexto, como propulsor e incentivador de adesão de um sistema integrado nesse tipo de instituição. Desse modo, o objetivo do trabalho consiste em conhecer a viabilidade de implantação de um ERP Open Source em uma empresa de pequeno porte, considerando as vantagens e as desvantagens consequentes da realização de todos os processos necessários para esse fim. 2 MATERIAL E MÉTODOS 2.1 PARA ABORDAGEM DOS SISTEMAS ERPS E DE OPEN SOURCE Com a finalidade de se consolidarem conhecimentos sobre ERPs e sistemas Open Source necessários para se atingir o objetivo do trabalho, foram realizadas pesquisas bibliográficas que respondem aos tópicos: conceituação de empresa e a importância da tecnologia da informação nela ; o que é um ERP, quais são as suas finalidades, quais as suas vantagens e desvantagens para a empresa cliente, quais são as diferenças entre ERPs abertos e fechados ; os critérios de escolha de um ERP a ser implantado ; características de sistemas Open Source. 2.2 PARA LEVANTAMENTO DE REQUISITOS DA EMPRESA As metodologias e suas respectivas técnicas aplicadas para a obtenção de requisitos da empresa e o conseguinte desenvolvimento de estudo foram: de conversação: duas entrevistas com a diretoria da empresa e sua gerência, um 2

3 questionário respondido pelos responsáveis de cada setor da loja, workshop e brainstorm ( tempestade de ideias ) com os autores do trabalho; de observação: etnografia e observação direta; sintética: casos de uso e prototipagem. 2.3 PARA ESCOLHA DO SISTEMA A SER IMPLANTADO Da pesquisa feita sobre os critérios de seleção de ERP abstrai-se como essência a afirmação de Bretenitz (2004, p.61), de que não existe silver bullet, solução mágica e universal. O que funcionou bem na organização A não necessariamente dará certo na B, ou seja, conhecendo-se primeiramente a empresa, deve-se selecionar o sistema que contém as funcionalidades que melhor atendem as necessidades dela. Os autores deste trabalho, com os requisitos da empresa em mãos, fizeram a análise de quatro ERPs Open Source gratuitos no mercado, dos mais utilizados: Compaire, Adempiere, OpenERP e Freedom ERP. 3 RESULTADOS E DISCUSSÕES 3.1 SOBRE A EMPRESA NA QUAL SE REALIZOU O ESTUDO DE CASO Voltada à realização de confecções e bordados, é fabricante de uniformes profissionais masculinos e femininos; trabalha com linhas de produtos padrão e personalizados. Realiza vendas no modo atacado, tanto os produtos da linha padrão de uniformes, como os personalizados, sendo cada venda de, no mínimo, 60 peças. De acordo com a classificação do SEBRAE (2014), baseada no número de colaboradores, trata-se de uma empresa de pequeno porte. Os dados da fonte são de que uma empresa de pequeno porte é constituída de 10 a 49 funcionários; a empresa deste estudo possui 30. Até então, a organização se utilizava de um sistema específico no setor de vendas, somente; os dados e as informações dos setores financeiro, de estoque, de RH e de produção eram produzidos com a utilização dos programas do pacote Office da Microsoft. 3

4 3.2 DIAGRAMA DE CASOS DE USO A figura 1 ilustra o resultado do levantamento dos requisitos da empresa. Figura 1-Diagrama de casos de uso da empresa Como se pode verificar na figura 1, a empresa necessita basicamente de um sistema que a auxilie no controle das informações de clientes e vendas (sob responsabilidade do vendedor), funcionários (sob responsabilidade dos colaboradores do setor de recursos humanos), fornecedores, tecidos e produtos (sob responsabilidade do estoquista), pelas funcionalidades de cadastro, consulta, alteração e exclusão. No diagrama, os funcionários são generalizados como usuários do sistema. 4

5 3.3 SISTEMA ESCOLHIDO PARA SER IMPLANTADO Escolheu-se o Freedom ERP pelo fato de este ser o mais amplo no que concerne ao atendimento das necessidades requeridas, em comparação com os outros sistemas analisados, até, inclusive, as suas telas trazem mais campos para inserção de dados além dos utilizados pela empresa, o que também não influiu na viabilidade de sua utilização, permanecendo a adaptação de seu código fonte, ainda assim, desnecessária. Deve-se pontuar também a facilidade de aquisição do software: o download está disponível no endereço eletrônico: Estão ilustradas abaixo duas telas do sistema, a principal e a do módulo do setor de vendas, respectivamente nas figuras 2 e 3. Figura 2 Tela principal - Freedom ERP Figura 3 - Tela de vendas -Freedom ERP 5

6 4 CONSIDERAÇÕES FINAIS O Freedom ERP, sem mesmo ser modificado, adequou-se à empresa estudada, permitindo-lhe alcançar os seus objetivos de otimização de serviços internos e de auxílio na organização de suas informações. Por se tratar de uma empresa de pequeno porte e o sistema ser de fácil compreensão, os usuários se adaptaram facilmente à sua utilização, sendo suficiente para isso uma semana de treinamento, com a implementação do software nas máquinas da empresa. Constatou-se que a consultoria e o suporte são indispensáveis. Neste caso, um dos autores do trabalho é colaborador da empresa e é qualificado para sanar eventuais dúvidas que surgirem com o uso cotidiano do sistema, bem como para operar reparações na instalação de softwares e de hardwares, se estas se fizerem necessárias. Pode-se inferir que o mesmo software tem grande possibilidade de ser viável para muitas outras empresas de pequeno porte, as quais, então, passarão a ter a posse de um produto legalizado e gratuito, semelhante aos sonhados ERPs de alto custo utilizados pelas empresas de médio e de grande porte no mercado. No entanto, não se deve deixar de realizar o levantamento de requisitos de uma empresa e de analisar a sua condição tecnológica, como também a disposição a investimentos em infraestrutura, suporte e capacitação de funcionários para a correta utilização do sistema. REFERÊNCIAS CAIÇARA JUNIOR, Cícero. Sistema integrado de gestão. In: CAIÇARA JUNIOR, Cícero. SISTEMAS INTEGRADOS DE GESTÃO ERP: Uma abordagem gerencial. 4. ed. Curitiba, PR. Editora Ibpx, p e 90. AVELAR, Ewerton Alex; PEREIRA, Mariana Guimarães; RODRIGUES, Ludimila Teixeira; SOUZA, Antônio Artur. O processo de implementação de sistemas integrados de gestão em pequenas e médias empresas: estudos de casos. INGEPRO Inovação, Gestão e Produção, volume 02, número 10, página 54, out, Disponível em: < Acesso em: 22 de Agosto de SEBRAE. Critérios de classificação de empresas: EI - ME - EPP Disponível em: < Acesso em: 18 de Agosto de BRETERNITZ, Vivaldo José. A SELEÇÃO DE SISTEMAS ERP (ENTERPRISERESOURCE PLANNING) PARA PEQUENAS E MÉDIAS EMPRESAS. ANÁLISE. Revista das Faculdades de Tecnologia e de Ciências Econômicas, Contábeis e de Administração de Empresas Padre Anchieta, Volume 1, Número 10, Páginas 61, 62 e 63, ago, Disponível em: Acesso em: 11/09/