O Processo de Automação

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1 O Processo de Automação Automação de Arquivos A decisão de automatizar 1

2 A decisão de automatizar Deve identificar aspectos como: Cultura, missão, objetivos da instituição; Características do arquivo; Plataforma tecnológica existente na instituição: Software Hardware, Os recursos humanos disponíveis; 1ª etapa Planejamento 2

3 Planejamento Formação de equipe É fundamental o trabalho em equipe durante um processo de automação; Diferentes áreas envolvidas no processo de produção e uso dos documentos arquivísticos; Necessidade de especialistas de diferentes áreas para desenvolver o projeto de automação e acompanhar a sua execução. Planejamento A equipe que se formou será capaz de analisar e diagnosticar o conjunto documental; compreender suas dimensões físicas e seu estágio de tratamento; fragilidade dos itens documentais; o estado de conservação; estabelecer regras de acesso; identificar e conhecer potenciais usuários; comprovar a necessidade ou não de automação. 3

4 Planejamento Uma vez estabelecido que a automação é necessária e viável para um determinado acervo, será essencial conhecer as características da massa documental com que se vai trabalhar. Nesse levantamento se procurará resgatar as origens dos documentos, as atividades e funções que os gerame uma outra dimensão prática, em que se procurará quantificar o acervo. Planejamento Identificação dos processos a serem automatizados Definir os processos (ou funções) que devam serão automatizados; A seleção do sistema de gerenciamento de documentos apropriado está intimamente relacionada a essa definição. 4

5 Planejamento Literatura Casos de automação de acervos arquivísticos na literatura da área são mais comuns do que propriamente textos teóricos que discorram sobre a automação de arquivo. Vale procurar na literatura existente (artigos de periódicos, livros, anais de congressos, etc.) casos de automação, apresentações de sistemas e autores que discorrem sobre o tema. Planejamento Experiências semelhantes Muito embora as experiências publicadas tendam a mostrar o que deu certo, deixando de lado os obstáculos enfrentados, lê-las é importante para identificar pontos semelhantes nas necessidades de automação e nas características do conjunto documental a ser automatizado. A Internet é outra fonte importante para a pesquisa de relatos de casos que tiveram como desafio a automação de acervos arquivísticos. 5

6 2º Etapa Diagnóstico da situação atual Diagnóstico da Situação Atual Elaboração do Documento de Diagnóstico: Dados quantitativos: crescimento do acervo documental; tipos de documentos; projeções para o futuro; etc... Base tecnológica atual: Analisar a base tecnológica atual do arquivo e da instituição, Padrões de tecnologia já adotados Sistema atual (se houver), padrões utilizados, quantidade de dados em meio legível por computador, infra-estrutura de hardware/software e comunicações. problemas identificados 6

7 3ª Etapa Identificar empresas produtoras de sistemas Identificar empresas produtoras de sistemas Um grande número de produtores de sistemas possui sites na Internet divulgando seus produtos. A análise que se fará desses sistemas deve ser cuidadosa por se tratarem de sites comerciais que tendem a supervalorizar seus produtos. Cabe ainda recorrer a prospectos, folders e, principalmente, tentar contatar entidades que utilizam um sistema. 7

8 Identificar empresas produtoras de sistemas Estabelecer relações é tarefa primordial para entender e saber diferenciar empresas e sistemas oportunistas daqueles considerados idôneos, que possuem credibilidade no mercado e que acompanham os avanços tecnológicos. Visita aos produtores e acompanhamento de demonstrações do sistema eletrônico de gerenciamento é uma saída para tirar dúvidas com relação à credibilidade e idoneidade do mesmo. Visitas a usuários de alguns sistemas para verificar o grau de satisfação, bem como os problemas detectados quando da implantação do sistema. 4ª Etapa Pré-requisitos 8

9 Pré-requisitos Devem ser observados: Infraestrutura (hardware, software, rede) necessária para o funcionamento dos Sistemas analisados; Verificar até que ponto a instituição já conta com a infraestrutura computacional e de redes requerida pelos Sistemas analisados; Condições políticas Elaboração do relatório de Requisitos Funcionais 5ª Etapa Avaliação/seleção de sistemas 9

10 Avaliação/seleção de sistemas Requisição de propostas das empresas que desenvolvem sistemas para arquivo. Requisitos Funcionais do Sistema desejado, servirá de parâmetro de comparação com os produtos disponíveis no mercado; Elaboração do relatório de REQUISITOS FUNCIONAIS Inclusão dos Requisitos Funcionais no documento REQUISIÇÃO POR PROPOSTAS distribuição do documentos Requisição por Propostas entre os fornecedores candidatos Avaliação/pontuação dos Sistemas com base nas Requisições por Propostas preenchidas pelos fornecedores Avaliação/seleção de sistemas Requisito Peso Empresa X Empresa Y nota total nota total Menus e telas em português Utilizar banco de dados relacional não proprietário Possibilidade de importação/exportação de registros em XML Atende à legislação estabelecida pelo CONARQ TOTAL

11 Avaliação/seleção de sistemas Do universo visualizado de sistemas deve-se escolher aqueles que, submetidos aos critérios de avaliação, responderam bem tanto às necessidades da instituição do arquivo. Questões sobre Software Livre O software livre é uma realidade em diversas áreas; Deve-se estar consciente dos riscos envolvidos na adoção de software livre. Suporte PRECÁRIO. Opção viável quando a instituição conta bons profissionais de informática; De qualquer maneira, software livres podem ser uma semente, um início para o desenvolvimento de um sistema próprio da instituição; Pode-se optar também por utilizar software básico livre, como o sistema operacional LINUX. 11

12 6ª Etapa Elaboração do projeto de automação Elaboração do Projeto de Automação Projeto de automação Objetivo dimensionar o esforço requerido para a implantação do Sistema, seus custos e prazo de execução. Será submetido à direção da instituição e/ou a uma agência de fomento, a fim de obter os recursos necessários. Pode ter a seguinte estrutura Diagnóstico da situação atual, já desenvolvido anteriormente (incluir o Documento de Diagnóstico); Objetivos do arquivo com a automação; Infraestrutura de hardware/software e comunicações requerida especificada e dimensionada; Levantamento e definição dos requisitos funcionais básicos do sistema pretendido, custos estimados do projeto; Cronograma de implantação do projeto. Orçamento e cronograma de desembolso 12

13 7ª Etapa Negociação contratual Negociação Contratual A aquisição deve ser um processo CONCORRENCIAL entre os possíveis fornecedores. Este é um processo bem mais complexo que adquirir um pacote de aplicativos como um editor de textos. Um Sistema é composto de módulos, tem que ser configurado e parametrizado para se adaptar às características de cada arquivo. Demanda treinamento e suporte permanente. Após selecionado um sistema, ainda restam muitos detalhes a serem resolvidos na proposta do fornecedor. A etapa de negociação dos detalhes da proposta do fornecedor, antes da mesma ser assinada, é uma ocasião que oferece grandes possibilidades da instituição contratante obter vantagens adicionais. 13

14 Negociação Contratual Documento de contrato Instalação Custos de atualização (upgrade) Condições de garantia e assistência técnica prazo da garantia (o prazo médio padrão é de 12 meses); cobertura e limites (as exceções devem estar bem explicitadas); fornecimento sem ônus adicional de e versões novas do software ou de alguns dos seus módulos durante o prazo de garantia, pode-se incluir cláusulas garantindo instalação e configuração dessas atualizações; tempo máximo de atendimento (o padrão é 24 horas); os tipos de atendimento: pessoal (on-site); por telefone; por ; via Internet Documento: Contrato Aspectos contratuais Pacote de treinamento Representantes locais/regionais Necessidade de licenças de software de terceiros: Muitos Sistemas utilizam Sistemas Gerenciadores de Bases de Dados (SGBDs) de terceiros Deve-se verificar se o custo da aquisição destes sistemas já esta incluído no custo do Sistema ou deverá ser adquirido do fornecedor específico. 14

15 Documento: Contrato Aspectos de suporte Documentação Treinamento Contrato de Manutenção Apoio Técnico Atendimento por telefone (grátis?) Aspectos gerais Grupos de Usuários Periódicos ou Newsletter Lista de Discussão Congressos e Seminários 8ª Etapa implantação do sistema 15

16 Implantação do Sistema Procedimento posterior à seleção e aquisição do software; Porém, é possível perceber o comportamento ético e profissional do fornecedor; Ocorrem situações em que o produto é instalado mas nada funciona. Mensagens de erro, travamento do equipamento. Tudo isso confere descrédito e desconfiança na qualidade do sistema. Implantação do Sistema Treinamento da equipe Definição dos parâmetros do sistema Carga inicial das bases de dados Testes 16

17 Implantação do Sistema É necessário uma cláusula contratual que proteja a instituição. Em caso de falência, concordata ou mudança de ramo de atividade, a empresa seja obrigada a fornecer os programasfonte da última versão. Implantação do Sistema Suporte técnico e manutenção É imprescindível firmar com o fornecedor um contrato de suporte técnico e manutenção que incluam os seguintes serviços: Correção de erros do software; Fornecimento e implantação de versões atualizadas, com os manuais e literatura técnica pertinentes; Apoio técnico no período de implantação de novas versões; Treinamento visando à perfeita compreensão das novas verões; 17

18 Implantação do Sistema Treinamento Capacitação técnica dos usuários do sistema; Documentação é recomendável que a documentação do produto seja apresentada em português na forma impressae que o fornecedor entregue os manuais técnicos e do usuário devidamente atualizados e apresentados de forma didática, de modo a permitir a compreensão e a resolução de problemas quando eles surgirem. Softwares e Empresas na Área de Arquivo 18

19 Softwares e Empresas na área de Arquivo EMPRESA: Control Informação e Documentação SOFTWARE: Sistema ABCD Sistema de Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação Softwares e Empresas na área de Arquivo Control Informação e Documentação Empresa de consultoria especializada em serviços das áreas de Biblioteconomia e Arquivologia. Experiência na organização, informatização e manutenção de Arquivos, Bibliotecas e Centros de Documentação de entidades públicas e privadas de vários segmentos, oferece soluções personalizadas para a gestão de documentos e informações. A empresa é dirigida pela Arquivista Rejane Tonettoe pela Bibliotecária Nádia Tanaka e conta com uma equipe qualificada de Arquivistas, Bibliotecários e profissionais de apoio especializados em gestão de documentos. Sistema ABCD ABCD (Automação de Bibliotecas e Centros de Documentação) é uma aplicação WEB, open source e multilíngue de gestão de bibliotecas que compreende as principais funções de uma biblioteca: aquisição, catalogação, empréstimo e administração de bases de dados. Inclui inclusive um módulo avançado de empréstimos chamado de EmpWeb. 19

20 Softwares e Empresas na área de Arquivo EMPRESA: DATACOOP SOFTWARE: Argonauta Arquivo Softwares e Empresas na área de Arquivo Datacoop Cooperativa de Bibliotecários Procura oferecer soluções diferenciadas em Gestão da Documentação e Informação, de acordo com as necessidades e anseios específicos dos clientes; Não possui funcionários, trabalha na forma de cooperativa e possui um quadro de noventa associados; Fundada em 1996, tem abrangência internacional e sede no Rio de Janeiro; Sistema Argonauta Software para automação de acervos arquivísticos; Cumpre as normas do CONARq e do Conselho Internacional de Arquivos; Abrange todo o ciclo documental arquivístico e controla a vida do documento em suas fases corrente, intermediária e permanente; Controla o sistema de protocolo, a tramitação de documentos recebidos e gerados na instituição, organograma institucional, plano de classificação, tabela de temporalidade, vinculada ou não às tipologias documentais, elabora o termo de descarte, emite guia de empréstimo, etc. 20

21 Softwares e Empresas na área de Arquivo EMPRESA: SIPROSER SOFTWARE: O Arquivista Softwares e Empresas na área de Arquivo Siproser Sistemas e Serviços Ltda Fundada em 1984, com sede em São Paulo, tem atuação naciona; Presta consultaria em processos de gestão de bens e valores do ativo permanente e na organização documental; Presta serviços de digitação, alimentação de bases de dados, higienização de documentos, elaboração de Tabela de temporalidade e Plano de Classificação; O Arquivista Controla a requisição de documentos em poder de terceiros e a periodicidade dos documentos; Permite o uso e o armazenamento de tabela de temporalidade de documentos; Não está ainda atento à legislação estabelecida pelo CONARq. 21

22 Portal do Arquivista CÔRTE, Adelaide R. et al. Avaliação de softwares para bibliotecas e arquivos. 2. ed. São Paulo: Polis,

23 NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Sistemas eletrônicos de gerenciamento de documentos arquivísticos: um questionário para escolha, aplicação e avaliação. Dissertação (mestrado em Ciência da Informação.). Escola de Ciência da Informação, Universidade Federal de Minas Gerais,