BURACOS NEGROS DIGITAIS

Transcrição

1 BURACOS NEGROS DIGITAIS Gestão eletrônica de Documentos Camila Denículi Vila Verde

2 Camila Denículi Vila Verde, M.Sc. Sócia fundadora e consultora da empresa Doc Expert Bibliotecária graduada pela UFMG com Mestrado em Ciência da Informação pela UFMG. Experiência de 15 anos em gestão eletrônica de acervos e processos documentais. Colunista e palestrante da área de Gestão Documental camila@docexpert.com.br

3 Foco

4 Foco

5 Foco

6 Foco na Gestão Documental OBJETIVO PRINCIPAL: O ACESSO À INFORMAÇÃO Benefícios: Redução de espaço físico; Inovação; Uso de tecnologias mais modernas; Controle; Governança; etc...

7 O Cenário Expectativa Avanço Tecnológico elimina a necessidade do uso de papel nas organizações. Realidade Avanço Tecnológico acelera produção, impressão e cópia de documentos.

8 Arquivos de documentos em papel O Cenário

9 Arquivos de documentos em papel O Cenário

10 Imprevistos O Cenário

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12 O Despertar Em grande parte dos casos, as empresas despertam para a necessidade de gestão de documentos quando ocorre(m): Espaço físico de guarda esgotado; Acidentes ambientais (Incêndio, desmoronamento, etc.) Multa por falta de apresentação de documentos comprobatórios; Processos judiciais perdidos por falta de documentos; Concorrência e licitações perdidas por falta de documentação... PREJUÍZO

13 O Prejuízo Entretanto o prejuízo gerado pela ausência ou precariedade de gestão de documentos já acontece silenciosamente na empresa... Falta de tomada de decisão ou Tomada de decisão imprecisa por falta de informação; Espaços físicos nobres ocupados indevidamente; Morosidade nos processos; Insalubridade; Insatisfação de funcionários... PREJUÍZO

14 As Reflexões 75% dos documentos das empresas permanecem em papel; Sustentabilidade? Espaço físico? Conservação? Recuperação? Saúde? Um executivo perde, em média, 4 semanas* de trabalho, por ano, procurando documentos; *Fonte: SEBRAE/SP As condições do ambiente de trabalho afetam diretamente (positivamente ou negativamente) a satisfação e a produtividade dos funcionários.

15 DIGITALIZAR!!! A Solução

16 A Solução??? #sqn*só que não

17 O Fracasso O fracasso da solução de simplesmente digitalizar começa, quando, sem conhecer o acervo documental e suas necessidades, a empresa procura um prestador de serviço desqualificado para executar o serviço necessário.

18 O Fracasso O fracasso da solução de simplesmente digitalizar continua, quando, sem ter definido uma regra de nomeação dos arquivos eletrônicos gerados, e sem ter estabelecido organização e método de arquivamento digital, a empresa recebe do prestador de serviço um monte de arquivos eletrônicos sem nenhuma identificação que permita recuperação eficaz dos documentos

19 O Fracasso O resultado do trabalho é um imenso BURACO NEGRO DIGITAL

20 O Desafio Encontrar um documento em um acervo de itens. Abrindo cada arquivo eletrônico: tempo médio de 5 segundos por documento: segundos = 83 minutos (1h23m)

21 O Desafio Encontrar um documento em um acervo de itens. Folheando os documentos: tempo médio de 2 segundos por documento: segundos = 33 minutos.

22 Posso descartar os papéis??? A Dúvida

23 Então não há Solução? Qual é o caminho?

24 O Caminho A empresa deve procurar um prestador de serviços especializado em gestão documental, para avaliar e mapear o acervo, elaborar a tabela de temporalidade documental, levantar as necessidades de digitalização, regras de nomenclatura, método de organização de arquivamento digital, implantação de sistema de gestão, dentre outras demandas.

25 O Trabalho

26 A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) *Dados hipotéticos as tabelas de temporalidade devem ser desenvolvidas caso a caso, por profissionais qualificados e equipes multidisciplinares.

27 *Dados hipotéticos A Análise

28 Quais tipos de documentos? Qual resolução? Qual agrupamento? P&B ou Colorido? OCR? Espaço disponível para armazenamento? Estrutura de pastas virtuais para armazenamento? Backup? (Cópia de segurança) Qual extensão? (.pdf,.tiff) Autenticação digital? Criptografia? Proteção de acesso? GED... A Digitalização

29 Estabelecer uma regra (padrão/procedimento) para nomeação dos arquivos eletrônicos, de forma que o conteúdo do documento digitalizado possa ser identificado e recuperado dentro dos computadores. arq001.pdf (???????) A Identificação

30 A Identificação

31 Estrutura de pastas Criar níveis que reflitam agrupamentos e sub-agrupamentos; Estruturar com menor quantidade de níveis; Pensar nas permissões de acesso de leitura e escrita; Paralelismo: Ser fiel ao significado/proposta daquele nível...

32 Estrutura de pastas Área Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação Atividade Desenvolvimento Controle de qualidade Pagamentos Projeto/ Cliente Edifício B25 Prefeitura Municipal de... Tipo de Documento Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião Arquivos Regra para nomear Se necessária ordenação por data usar o formato AAAMMDD ao início do nome do arquivo.

33 ESTRUTURA DE PASTAS UNIDADE FRANCISCO MELO CONTRATAÇÃO MEMORIAIS DESCRITIVOS PLANILHAS DE PREÇOS DIVERSOS ANTIGO ENGENHARIA FOTOS DA OBRA PLANTAS APAGAR FOTOS LUCIMARA LUCIMARA ARQUIVOS PESSOAIS RH FOLHAS DE PONTO FICHAS CADASTRAIS LUCIMARA DA SILVA FERNANDES

34 ESTRUTURA DE PASTAS PORQUE É TÃO DIFÍCIL ESTRUTURAR PASTAS VIRTUAIS? Cada usuários possui uma função, um foco de trabalho e a sua forma de usar e recuperar as informações está ligada ao seu objetivo. IDEAL: TAXONOMIA DINÂMICA Trabalhar as características no cadastro do documento no sistema e criar agrupamentos e sub-agrupamentos dinâmicos à partir destas informações.

35 Estrutura de pastas Atributos do cadastro do documento ÁREA ATIVIDADE PROJETO TIPO DOCUMENTAL Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação Desenvolvimento Controle de qualidade Pagamentos Edifício B25 Prefeitura Municipal de... Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião

36 Estrutura de pastas TIPO DOCUMENTAL Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião PROJETO Edifício B25 Prefeitura Municipal de... Cada usuário constrói seus agrupamentos e subagrupamentos de acordo com a necessidade da sua atividade, para um determinado trabalho. ÁREA Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação ATIVIDADE Desenvolvimento Controle de qualidade Pagamentos

37 Estrutura de pastas PROJETO Edifício B25 Prefeitura Municipal de... ÁREA Nome da Gerência RH Financeiro Comunicação TIPO DOCUMENTAL Notas Fiscais Holerites Catálogos Atas de reunião

38 Escolha do software Recursos indispensáveis Recursos desejáveis Aquisição de Hardware que atenda às necessidades do software Implantação Configuração do software de acordo com os levantamentos da TTD Migração/Validação de dados pré-existentes Cadastro em lote dos documentos digitalizados Treinamento e envolvimento da equipe Vantagens do uso do GED Criação monitorada Tramitação rastreável Distribuição rastreável Guarda com cópia de segurança Recuperação rápida de qualquer lugar Substituir geração de documentos por formulários eletrônicos A Automação

39 O Planejamento Acervo passivo: Como migrá-los para o meio digital? Seleção de documentos Agrupamentos simplificados Cadastros simplificados Médio/Longo prazo Prioridade para os documentos mais consultados Novos documentos: Como diminuir a geração de papéis? Avaliar documentos que podem ser gerados e tramitados somente em meio eletrônico Adotar GED amigável que facilite recuperação e acesso à informação Conscientizar sobre necessidade de impressão (burocratizar impressão?) Utilizar workflow para tramitação e distribuição Implantar assinatura Digital Usar formulários digitais

40 O Resultado: Acesso à Informação Encontrar um documento em um acervo de itens Tempo médio de 5 segundos Acesso Global

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42 Os Artigos Recomendados Gestão Eletrônica de Documentos Urgente Os 4 maiores erros das empresas ao implantarem projetos de gestão documental Porque não é possível fazer gerenciamento eletrônico de documentos com o Windows Explorer Digitalizei, e agora? Buracos Negros Digitais

43 A Doc Expert Empresa especializada na gestão de documentos, liderada por profissionais com formação universitária na área (Bibliotecários); Equipes de trabalho multidisciplinares; Know How adquirido em grandes empresas, com certificação de gestão integrada; Soluções personalizadas para cada cliente (considerando segmento, porte e área de atuação) desde o momento do estudo da demanda e elaboração da proposta; Consultoria, coordenação e execução; Gestão física e eletrônica; Soluções para o passivo documental e planejamento do acervo futuro.

44 OBRIGADA POR ASSISTIR