Transformação Digital com toda Segurança Jurídica e Tecnológica

Transcrição

1 com toda Segurança Jurídica e Tecnológica Walter Giovanni da Mata Analista de TI / Professor alaris

2 Vivemos a Transformação Digital

3 Administração Pública Governo Nota Fiscal Eletrônica Assentamento Funcional Digital ( Lei nº , Decretos nº 8.578, e 4.073, Portaria Normativa/SEGRT nº 4, de 10 de março de 2016) Certificação Digital

4 SAÚDE Hospitais JURÍDICA Tribunais Prontuário Médico Eletrônico (RESOLUÇÃO CFM Nº 1.821/2007) Processo Judicial Eletrônico (LEI Nº /2006)

5 E mais recentemente:

6 Administração Pública Governo Ensino IES Sistema Eletrônico de Informações (LEI Nº /2011, Decretos Nº 7.724/2012 e 8.539/2015) Acervo Acadêmico Digital (Decreto e Portaria 315)

7 Mas basta comprar 1 scanner e sair digitalizando sem nenhum tratamento arquivístico? Basta contratar qualquer empresa do mercado? Você ou qualquer uma dessas empresas conhecem a legislação pertinente a cada uma dessas áreas? Você ou qualquer uma delas tem o conhecimento e a tecnologia necessária para executar o serviço com Segurança Jurídica e Tecnológica?

8 Se pelo menos uma resposta foi: NÃO Confirma a nossa experiência de mercado, ninguém está totalmente preparado para a Transformação Digital.

9 E como podemos afirmar isso? Verificamos isso no nosso dia a dia como Revenda Kodak Alaris, onde: Entidades e Empresas que compram apenas scanners para fazer por conta própria e depois não conseguem executar o serviço ou executam da forma inadequada. Empresas NOVATAS ou GENÉRICAS nesse mercado de digitalização que compram apenas scanners e depois não conseguem executar o serviço e recorrem ao nosso suporte. Empresas TRADICIONAIS, mas que ganharam processos licitatórios por preços muito baixo e acabaram não conseguindo executar o objeto do contrato. Gerando prejuízos para o órgão público, funcionários, fornecedores e para a sociedade.

10 E como resolver isso? A Datafilme partiu para duas vertentes: 1) Se reposicionar no mercado para atender a essa demanda 2) Oferecer condições para quem quer fazer por conta própria

11 1) Reposicionamento Deixando de ser apenas uma revenda Kodak! Deixando de ser apenas um Prestador de Serviços!

12 Se reestruturou completamente: Modernizou o seu parque de equipamentos (Pc s, scanners, etc) Reformulou todo o processo e estrutura de ponta a ponta (da entrada à saída) Visando uma maior segurança em todo o ciclo operacional, trocou seu software operacional que controla todas as etapas, ações e usuários do processo: da recepção até a preservação ou eliminação do acervo Atualizou a infraestrutura de rede, servidores, internet e etc Montou uma equipe multidisciplinar, composta de: Arquivistas, Bibliotecários, Analistas de Sistemas, Analistas de Projetos, CDIA s, CBPP s, Técnicos de Arquivos e de Microfilmagem, etc. Criou a sua Metodologia Própria: GIAD

13 Foco na Inovação e Melhoria Constante! Sempre preocupado com a segurança jurídica e tecnológica!

14 GIAD Gestão Integrada e Arquivística de Documentos Metodologia baseada nos fundamentos da Arquivologia, Biblioteconomia, Ciência e Tecnologia da Informação, conjuntamente com as diretrizes do CONARQ e as melhores práticas do mercado para a elaboração, implantação e manutenção de projetos em Gestão Arquivística de Documentos.

15 GIAD Gestão Integrada e Arquivística de Documentos O programa de Gestão Arquivística de Documentos deve: Contemplar o ciclo de vida dos documentos; Garantir a acessibilidade dos documentos; Manter os documentos em ambiente seguro; Reter os documentos somente pelo período estabelecido na tabela de temporalidade e destinação; Implementar estratégias de preservação dos documentos desde sua produção pelo tempo que for necessário. Garantir as seguintes qualidades de um documento arquivístico: organicidade, unicidade, confiabilidade, autenticidade e acessibilidade.

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17 O quê? (meta, objetivo) Oferecemos soluções inteligentes para processos complexos da área de gestão documental. Por quê? (motivo, benefício) Porque ter as informações necessárias em tempo hábil, pode ser o fator determinante para sua sobrevivência no mercado. Onde? Podem ser feitas tanto nas instalações da sua empresa quanto nas nossas e para isso a Datafilme conta com uma estrutura moderna, em um espaço amplo de m², próximo a cidade administrativa em local seguro com vigilância física, eletrônica, imune a pragas, insetos, inundações e risco de incêndios. Quando? Sempre nos adequaremos para atender a sua real necessidade. Quem? (Equipe) Profissionais multidisciplinares, experientes, qualificados e certificados que atendem todas as necessidades informacionais. Como? (processo) Possuímos uma estrutura de qualidade com hardware e softwares especializados para o tratamento da sua informação. Custo? Economiza na agilidade dos processos, na redução de espaço físico e no controle das informações.

18 E com isso conseguiu garantir: Um processo totalmente confiável, rastreável e seguro onde todas as etapas, ações e usuários são monitorados! Dificultou as ações que podem resultar em fraudes. Hoje todo o processo é automatizado e controlado por um software único e de ponta a ponta.

19 2) Criação de Novos Produtos Visando colaborar com aqueles que querem fazer por conta própria, mas que não detém todo o conhecimento para isso.

20 Datafilme[ ] WorkCenter Digitalização descomplicada Datafilme[ ] WorkCenter

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22 Datafilme[ ] WorkCenter O Datafilme[ ] WorkCenter é uma estação de captura, de baixo custo, com computador, scanner Profissional Kodak Alaris, Software e já preparada para digitalização dos diversos tipos documentais. Possuindo além desta funções uma versão composta por excelente sistema de Gestão Documental. *Garantia de 4 anos dentro dos padrões e especificações do produto

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27 Datafilme[ ] Cases Clientes como o DETRAN onde foram digitalizados, microfilmados e indexados em ambos os formatos com um volume de milhões de imagens disponibilizadas para atendimento a pesquisas.

28 Datafilme[ ] Cases O Tribunal Regional do Trabalho por meio de um ATO CONJUNTO Nº 10/TST.CSJT, DE 28 DE JUNHO DE 2010, considerando a Lei n , de 19 de dezembro de 2006, que dispõe sobre a informatização do processo judicial, determina que todos os processos devem ser enviados de forma eletrônica para o Tribunal Superior do Trabalho(TST). Anterior a este ato, as revistas e/ou agravo eram enviadas fisicamente tornando o processo moroso e com menor disponibilidade ao processo. Em janeiro de 2014 foi criado pelo tribunal um sistema de almoxarife eletrônico possibilitando digitalizar os processos gerando um aumento de 40% para 60% dos recursos de revistas da 2º instância digitalizados e enviados ao TST. Esta digitalização obteve um grande benefício ao TRT permitindo o acesso ao processo na íntegra de forma digital não necessitando do físico. Todos os processos, indexados por meio da classe.numero, são enviados pelo sistema E-REMESSA criado pelo TST e transferido para todos os tribunais. Em 2016, a Datafilme / Datacop iniciou o trabalho de digitalização dos processos sendo estes salvos em arquivo digital PDF pesquisável, com o motor de OCR do Alaris Capture Pro, e o padrão de qualidade Datafilme / Kodak Alaris garantem a qualidade dos documentos digitalizados de forma monocromática.

29 Datafilme[ ] Cases O Tribunal de Justiça de Minas Gerais que as pastas funcionais, fichas financeiras e outros tipos documentais estão sendo neste momento digitalizados pela Datafilme / Datacop e armazenados no sistema SEI.

30 Datafilme[ ] Cases Hoje a guarda, digitalização e microfilmagem dos documentos da Fundação São Francisco Xavier estão em conformidade com a legislação e categorizada sua temporalidade no sistema daquilo que for necessário manter em guarda. Assim a disponibilização em GED dos documentos digitalizados e integrados com a produção, torna o acesso mais ágil e controlado. Garantindo a manutenção das certificações conquistadas pela Fundação, na mitigação de riscos e na segurança do paciente.

31 PERGUNTAS? Agende um diagnóstico gratuito pelo alaris