CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PRAÇA DA REPÚBLICA, 53 CENTRO/SP - CEP: FONE:

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1 CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO PRAÇA DA REPÚBLICA, 53 CENTRO/SP - CEP: FONE: PROCESSO /2018 (Proc. CEE 084/2018) INTERESSADA ASSUNTO RELATOR 1. RELATÓRIO 1.1 HISTÓRICO CONSELHO PLENO A Diretora Acadêmica representando a Presidência da Fundação Universidade Virtual do Estado de São Paulo UNIVESP, através do Ofício nº 28/18, protocolizado em 14/5/18, consultou este Conselho sobre o arquivamento de prontuário de alunos. 1.2 APRECIAÇÃO Cumpre-me informar, inicialmente, que este Conselho não editou normas específicas sobre arquivo de prontuário de alunos; no entanto, foram exarados dois pareceres que tratam de microfilmagem de documentos escolares e incineração de provas, conforme especificados abaixo. O Conselho se manifestou sobre a implantação do processo de microfilmagem, respondendo consulta realizada pela Fundação Santo André, concluindo no Parecer CEE nº 202/85, como segue: À vista do exposto, fica a Fundação Santo André autorizada a adotar a microfilmagem dos documentos escolares, bem como eliminá-los a seguir, pois a proposta atende às exigências da legislação em vigor. (gg.nn) No Parecer CEE nº 222/99, que trata de consulta sobre incineração de documentos, da então Faculdade de Ciências Econômicas e Administrativas de Santo André, o Conselheiro Relator manifestou-se nos termos abaixo: Apreciação: (...) Fundação Universidade Virtual do Estado de São Paulo - UNIVESP Consulta sobre arquivo de prontuário de alunos Cons. Décio Lencioni Machado PARECER CEE Nº 17/2019 CES Aprovado em 30/01/2019 Do ponto de vista formal, a Lei 9394/96 não impõe quaisquer exigências quanto à existência do arquivo de documentos dessa natureza. Desta forma compete aos órgãos normativos dos sistemas essa regulamentação. No âmbito federal o CNE produziu o Parecer nº14/97. Já no âmbito deste Colegiado ainda não houve pronunciamento. Entendemos, no entanto, ser possível desde já afirmar o seguinte: as provas dos alunos, sejam parciais ou finais, bem como outros instrumentos de verificação do rendimento, dependem do regimento da instituição. Logo, é até possível que as provas nem mesmo existam. De qualquer modo, ao aluno devem ser dadas todas as oportunidades de acesso à forma como se chegou ao resultado, especialmente, o que implica em aprovação ou renovação no componente. Decorridos 60 (sessenta) dias do início de cada ano letivo, nada obriga que provas permaneçam arquivadas no estabelecimento.

2 2 Quanto aos demais documentos escolares, as instituições subordinadas ao sistema estadual de ensino devem manter os procedimentos até hoje adotados, aguardando deliberação específica sobre o assunto. Em relação ao assunto no Sistema Federal de Ensino, temos: 1. O Decreto Federal nº 9.235, de 15/12/2017, que dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e pós-graduação no sistema federal de ensino, em seu art. 58, reza: Art. 58. Após o descredenciamento da instituição ou encerramento da oferta de cursos, permanece com a mantenedora a responsabilidade pela guarda e gestão do acervo acadêmico. 1º (...) 2º. A responsabilidade pela guarda e gestão do acervo acadêmico pode ser transferida para outra IES devidamente credenciada (...). Art Os documentos que compõem o acervo acadêmico das IES na data da publicação deste Decreto serão convertidos para o meio digital, mediante a utilização de métodos que garantam a integridade, a autenticidade de todas as informações contidas nos documentos originais, nos termos da legislação. 2. Portaria Normativa MEC nº 22, de 21 de dezembro de 2017, dispõe sobre supervisão e monitoramento de instituição de educação superior e de cursos superiores de graduação e de pósgraduação lato sensu, nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino. (...) Seção VII Do Acervo Acadêmico Art. 34 Para os fins desta Portaria, considera-se acervo acadêmico o conjunto de documentos produzidos e recebidos por instituições públicas ou privadas que ofertam educação superior, pertencentes ao sistema federal de ensino, referentes à vida acadêmica dos estudantes e necessários para comprovar seus estudos. Art. 35 As IES e suas mantenedoras, integrantes do sistema federal de ensino, ficam obrigadas a manter sob sua custódia os documentos referentes às informações, conforme especificações contidas no Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Fim das Instituições federais de ensino superior. Art. 42 Nos termos do art. 104 do Decreto nº 9.235, de 2017, os documentos e informações que compõem o acervo acadêmico, independente da fase em que se encontrem ou de sua destinação final. Conforme Código e Tabela do Anexo, deverão ser convertidos para o meio digital, no prazo de 24 (vinte e quatro) meses, de modo que a conversão e preservação dos documentos obedeçam aos seguintes critérios: I os métodos de digitalização devem garantir a confiabilidade, autenticidade, integridade e durabilidade de todas as informações dos processos e documentos digitais; e II a IES deverá constituir comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação relativa ao acervo acadêmico, conforme definido nesta Portaria e no marco legal da educação superior, e, de maneira subsidiária, em suas normas institucionais. Art. 43 O acervo acadêmico, oriundo da digitalização de documentos ou dos documentos natodigitais, deve ser controlado por sistema especializado de gerenciamento de documentos eletrônicos, que possua, minimamente, as seguintes características: (gg. nn.)

3 3 I capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital; II forma de indexação que permita a pronta recuperação do acervo acadêmico digital; III método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; IV utilização de certificação digital padrão ICP Brasil, conforme disciplinada em lei, pelos responsáveis pela mantenedora e sua mantida, para garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo. 3. Código de Classificação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior IFES: item , nos assentamentos individuais dos alunos (Dossiês dos alunos) incluem documentos pessoais (...) e documentação acadêmica (boletim semestral; certificado de conclusão do ensino médio; confirmação de colação de grau; convênio cultural; declaração de vaga e desistência de vaga ou curso; cópia do diploma de graduação, quando da admissão de graduado; guia de transferência; histórico escolar (...). As Instituições Federais de Ensino Superior (IFES) deverão observar que se encontram relacionados documentos pessoais e acadêmicos que poderão integrar ou não os assentamentos individuais, dependendo dos procedimentos internos de cada instituição na formação dos dossiês dos alunos (gg.nn). Documentos integrantes do presente Processo: Parecer CP nº 16/97, normas para a simplificação dos registros e do arquivamento de documentos escolares fls. 03; 07; Projeto de Resolução de 1997, regulamenta o arquivamento de documentos escolares fls. 04 a Decreto Federal nº 9.235/2017, dispõe sobre o exercício das funções de regulação, supervisão e avaliação das instituições de educação superior e dos cursos superiores de graduação e de pós-graduação no sistema federal de ensino de fls. 08 a 42; Portaria MEC nº 22/2017, dispõe sobre os procedimentos de supervisão e de cursos superiores de graduação e de pós-graduação lato sensu nas modalidades presencial e a distância, integrantes do sistema federal de ensino de fls. 43 a 45. Lei Federal nº 5.433/1968, regula a microfilmagem de documentos oficiais fls. 46 e 47. Decreto Federal nº 1.799/1996, regulamenta a Lei nº 5.433/1968, que regula a microfilmagem de documentos oficiais de fls. 48 a 52; Parecer CEE nº 202/ Interessada: Fundação Santo André consulta relativa à implantação do processo de microfilmagem de fls. 53 a 55; Parecer CEE nº 1339/ Interessado: SENAI - autorização para implantação do sistema de microfilmagem em todos os escolares de suas unidades de fls. 56 a 58; a 68; Conselho Nacional de Arquivos CONARQ legislação arquivista brasileira correlata de fls. 59

4 4 Resolução GR 017/2011- estabelece diretrizes e define procedimentos para a gestão, preservação e o acesso contínuo aos documentos arquivísticos digitais da UNICAMP de fls. 69 a 79. Lei Federal nº 8.159/1991 dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados fls. 80 a 84. Lei Federal nº /2011 regula o acesso a informações previsto no inciso XXXIII do art. 5º, no inciso II do 3º do art. 37 e no 2º do art. 216 da Constituição Federal; altera a Lei nº 8.112/1990; revoga a Lei /2005 e dispositivo da Lei nº 8.159/1991 fls. 85 a 100. Decreto Federal nº 8.359/2015 dispõe sobre o uso do meio eletrônico para realização do processo administrativo no âmbito dos órgãos e das entidades da administração pública federal direta, autárquica e fundacional fls. 101 a 104. Lei Federal nº /2012 dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos fls Decreto Estadual nº /2012- regula a Lei Federal nº /2011, que regula o acesso a informação fls. 107 a 130. Decreto Federal nº / dispõe sobre a constituição de Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo nas Secretarias de Estado fls. 131 e 132. Parecer CEE nº 222/99 Interessada: Faculdade de Ciências Econômicas e Administrativas de Santo André consulta sobre incineração de documentos fls. 133 e 134. Código de Classificação de Documentos de Arquivo relativos às atividades-fim das Instituições Federais de Ensino Superior - IFES Por fim, vale mencionar a jurisprudência já consagrada pelos nossos E. Tribunais acerca da aplicação da subsidiariedade legal quando inexistente normativa específica sobre determinada matéria; no caso específico, não havendo Deliberação por parte deste Colegiado sobre o assunto, aplica-se a legislação federal. 2. CONCLUSÃO 2.1 Diante de toda legislação destacada, em especial o Decreto Federal nº 9.235, de 15/12/2017, e do fato deste Conselho ainda não ter editado uma Deliberação específica para o tema trazido em forma de consulta pela Interessada, recomenda-se: - que a Instituição providencie o arquivamento eletrônico de todos os documentos escolares que demonstrem o desempenho acadêmico constantes nos prontuários dos alunos, antes de eliminá-los, em consonância com a legislação, ora vigente; - que a Instituição defina o seu método de implantação do processo de arquivamento eletrônico; e - que a Instituição informe este Conselho acerca da guarda, preservação e atualização de todos os documentos escolares. São Paulo, 21 de janeiro de a) Cons. Décio Lencioni Machado Relator

5 5 3. DECISÃO DA CÂMARA do Relator. A CÂMARA DE EDUCAÇÃO SUPERIOR adota, como seu Parecer, o Voto Presentes os Conselheiros Décio Lencioni Machado, Eliana Martorano Amaral, Iraíde Marques de Freitas Barreiro, Luís Carlos de Menezes, Roque Theóphilo Júnior e Rose Neubauer. Sala da Câmara de Educação Superior, 23 de janeiro de a) Consª Eliana Martorano Amaral Vice-Presidente DELIBERAÇÃO PLENÁRIA O CONSELHO ESTADUAL DE EDUCAÇÃO aprova, por unanimidade, a decisão da Câmara de Educação Superior, nos termos do Voto do Relator. A Cons.ª Rosângela Aparecida Ferini Vargas Chede votou favoravelmente, nos termos de sua Declaração de Voto. Sala Carlos Pasquale, em 30 de janeiro de Cons. Hubert Alquéres Presidente PARECER CEE Nº 17/19 Publicado no DOE em 31/01/19 - Seção I - Página 49 50

6 6 DECLARAÇÃO DE VOTO Acompanho o Voto do Relator mas, para além de recuperação da trajetória escolar dos estudantes, ressalto a importância das Instituições Públicas e Privadas criarem e implementarem banco de dados de fontes documentais disponíveis para a História da Educação Brasileira. Há que se enfatizar que a legislação a respeito dos arquivos destaca o interesse social, científico e cultural dos documentos / dados produzidos, principalmente nas instituições educacionais. Nesse sentido, aponto a relevância de políticas públicas e normatizações que preservem a história da Educação Paulista. São Paulo, 30 de janeiro de 2019 a) Consª Rosângela Aparecida Ferini Vargas Chede