20,4 bilhões Empresa global de pesquisas em tecnologia, prevê de. dispositivos estarão conectados à web, dentro do conceito de IoT, até 2020.

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1 ACERVO ACADÊMICO DIGITAL DIGITAL: Como aproveitar p esta tendência? Dalton Quadros ECM MEETING EDUCAÇÃO 2018

2 20,4 bilhões Empresa global de pesquisas em tecnologia, prevê de dispositivos estarão conectados à web, dentro do conceito de IoT, até Em 2015, eram apenas 8 bilhões.

3 Os pilares da transformação digital: Provocar a mudança e a evolução das organizações socioeconômicas, dentro dos padrões e processos organizacionais, quebrando barreiras culturais em função da modernidade tecnológica. 1 Digitização: É o processo pelo qual as Instituições estão passando, tornando-se cada vez mais digitais e conectando-se umas com as outras; É a transição da forma analógica para digital: sinais, sons, imagens e objetos convertidos por meio de valores binários e transformados em dados e bits para serem armazenados nos dispositivos eletrônicos. 2 Digitalização: São mudanças reais realizadas pelas organizações por meio de tecnologia como Big Data, Iot, Blockchain, cripto moedas entre outros, que são extraídos de documentos digitais; É uma forma de buscar o entendimento integral da tecnologia gerando mudanças das regras de negócios. IOT Internet das coisas: 3 Internet das Coisas (IoT) vêm para automatizar os processos de coleta dados gerando informações dos usuários com dados personalizados visando melhorar a funcionalidade dos serviços de forma inteligente.

4 Certificado Digital: Padrão ICP-Brasil: Passa a ser obrigatória e será destinada aos responsáveis da mantenedora e sua mantida; O certificado visa garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica do acervo. O certificado digital facilita o acesso à diversos serviços pela internet; CNH Digital, Alguns dos programas e sistemas Atendimento Virtual passaram a aderir o processo digital e-cac (Receita federal), e já são reconhecidos pelo certificado Bacenjud (Banco central), padrão ICP-Brasil; Escritório digital, E-social, etc..

5 A quem se destina o certificado digital: Público alvo! Usuários credenciados pela Instituiçãoição 1º momento: Reitor Pró-reitor Gerente Coordenador Secretários Atendentes Setores: Acadêmico / Atendimento integrado Controladoria e Financeiro Recursos Humanos Jurídico 2º momento: Expansão à todos os alunos

6 O que muda no processo de digitalização: 1ª fase: Complemento dos dados para Prontuário do aluno Digitalização identificação do aluno no sistema GED Individual por tipo de documento ou em lote. Armazenamento Consultas: dos documentos Pendências A expirar: PDF s Impressão: s Consultas: PDF s s 2ª fase: Prontuário do aluno; Documentos de planejamento; Gestão estratégica; Regulação; Páti Práticas pedagógicas; Outros... Os acessos aos documentos passarão a ser via portal web de forma segura Hospedagem em datacenter interno ou na nuvem Escalabilidade Consultas: s Investimentos em TI para reforçar na infraestrutura de servidores de hospedagem visando suportar a demanda

7 PORTARIA de abril de 2018

8 Seguindo o modelo da Indústria 4 0: Seguindo o modelo da Indústria 4.0: A educação vem na onda!

9 Corrida contra o tempo: Portaria 315: 1. As novas regras começaram a vigorar em 04/2018; 2. Prazo final, 04/2020 para executar conforme o determinado; 3. Ação da IES: Constituir i um comitê gestor para elaborar, implementar e acompanhar a política de segurança da informação visando atender aos processos de uso do acervo acadêmico; Documentos a serem digitalizados no 1º momento: Documentos de planejamento; Gestão estratégica; Regulação; Prontuários de alunos; Práticas pedagógicas; Diploma digital; Contratos. 4. Documentos originais serão descartados fisicamente.

10 Instrumentos da avaliação: Regula dentre outras disposições, a digitalização e a gestão de documentos relativos às atividades-fim; Do modo em geral, o dispositivo fixa os procedimentos a serem cumpridos pelas IES. Portaria Portaria NA/MJ Nº92 Atividades de produção Armazenamento confiável Manutenção dos documentos Politicas de segurança Preservação digital e nato dg digital Guarda, manutenção e custódia dos documentos

11 Exigência da portaria 315: Documentos - Integridade, autenticidade, confidencialidade e rastreabilidade do documento após digitalizado; Consulta - Produção e manutenção de cópias de segurança dos documentos digitalizados; Como opção sugerimos seguir inicialmente o mesmo formato estabelecido no armazenamento dos documentos físicos pela Instituição. Assinatura digital ICP-Brasil - Validador jurídico do acervo para todos os usuários credenciados pela Instituição; Segurança da informação Proteção contra acesso, uso, alteração, reprodução e destruição não autorizados; d d t fí i l dados. Digitalização com qualidade Padrão de qualidade da imagem do documento digitalizado; Método de escaneamento Indexação que possibilite a recuperação, acesso e a leitura por

12 PLATAFORMA DIGITAL A escolha certa! Requisitos Características Planejamento Captura Recuperação Controle

13 Requisitos para escolha do sistema GED: Capacidade de utilizar e gerenciar base de dados adequada para a preservação do acervo acadêmico digital; Oferecer segurança e condições de armazenamento dos documentos acadêmicos através dos meios digitais. Permite indexar os documentos de forma que recuperação do acervo acadêmico digital seja rápido e seguro; Oferecer fácil localização dos documentos, independente do seu volume ou extensão, de forma intuitiva, com linguagem simples e aderente as atividades do dia a dia. Possuir método de reprodução do acervo acadêmico digital que garanta a sua segurança e preservação; Implementar política de segurança visando a boa conservação dos documentos acadêmicos. O uso do certificação digital padrão ICP-Brasil, deve garantir a autenticidade, a integridade legal do documento eletrônico.

14 Ged: Características 1. Reconhecimento de textos na leitura (OCR) identificados na imagem; 2. Armazenamento dos documentos em formato digital; 3. Organização dos documentos digitalizados em grupos ou tabelas de temporalidade; d 4. Atendimento à portaria nº 315; 5. Suporte a assinatura eletrônica dos documentos digitalizados; 6. Recuperação dos documentos de forma rápida com funções avançadas de pesquisas; 7. Integração via API com os sistemas embargados. Captação GED Acadêmico

15 Ged: Planejamento Classificar os tipos de documentos que serão digitalizados; Definir quais campos de preenchimento serão utilizados para classificar os documentos (matrícula, nome, cpf, data e etc.); Definir quais documentos receberão a assinatura digital; que Definir os usuários poderão digitalizar e pesquisar cada tipo de documento.

16 Ged: Captura Captura do documento e cadastramento das informações para pesquisa; Possibilidade de carregar arquivo já digitalizado ou acionar o scanner para digitalização; Indexação automática a partir de um local pré definido com os documentos digitalizados; Individual ou em grupos de documentos; Possibilidade de inserir assinatura digital no documento após digitalizado.

17 Ged: Recuperação: Consultas ágeis e flexíveis Permite consultar por termos que identificam o documento ou pelo seu conteúdo. Utilizar o conceito de OCR; Permite consulta utilizando filtros de períodos; Opção para inserir novos conteúdos (mais páginas) em documento já digitalizado.

18 Ged: Controle: Possui funções para controle de arquivos; Emissão de etiquetas para documentos e caixas; Relatórios e listagens dos documentos com informações estatísticas e de descarte; Correções em lote de informações dos documentos digitalizados.

19 Gestão do conhecimento, ações e resultados: Ações após a escolha: Faça uma análise criteriosa de como deverá funcionar a hierarquia de documentos dentro do software antes da implementação para que a busca seja facilitada no momento da pesquisa; Trabalho em equipe: Envolva o pessoal do atendimento, da linha de frente, para participar do projeto. O contato com o aluno e pode colaborar para trazer exemplos reais da necessidade do uso de documentos. Resultado do processo. Faça um estudo sobre a economia gerada no projeto ROI : Quanto se gasta com papel? Qual é o custo com a impressão e equipamento? Quantidade de atendimentos presenciais realizados no mês? Após a implementação do acervo acadêmico, converta os documentos para digitais e otimize os seus processos educacionais.

20 Benefícios para a Instituição de Ensino: A transformação dos processos para o meio digital torna-se um marco na Instituição. Departamentos e funcionários passarão a exercer suas atividades id d de forma mais simples. 1. Maior agilidade no atendimento ao aluno; 2. Redução do tempo de execução de uma solicitação dirigida à Secretaria digital; 3. Redução de atividades manuais gerando economia de tempo e de papel; 4. Redução da quantidade de atendimentos presenciais passando tudo a ser digital; 5. Extinção da obrigatoriedade da presença física para assinatura de documentos; 6. Otimização de espaço físico com a eliminação de arquivos; 7. Obsolescência das fitas (caríssimas) de microfilmagem (para quem as utiliza); 8. Evidências organizadas para atendimento à comissão do MEC; 9. Atendimento à temporalidade e a legislação de documentos; 10. Maior atração de alunos EAD devido ao fato de oferecer mobilidade nos serviços. A rotina se torna mais fácil e os processos mais inteligentes.

21 Benefícios para as Professores e Funcionários: Mudança de paradigma na rotina de gerenciamento para uma maneira muito mais simples e natural: 1. Fazer a chamada direto no App (evitando retrabalho para passar informações físicas para o meio digital); 2. Corrigir provas de curso EAD online e rapidamente fornecer não somente a nota, como a correção ao aluno; 3. Executar atividades com total mobilidade; 4. Elaborar relatórios de avaliação e frequência online, assinando eletronicamente; 5. Participar de workflow de processos internos sem manuseio de papel; 6. Fazer consultas a documentos sem deslocar-se; 7. Solicitar serviços no App da instituição, como férias, viagens, reembolso, etc.; 8. Trabalhar em um ambiente mais organizado e padronizado; 9. Mais eficiência na execução das atividades (Fim da execução de atividades duplicadas); 10. Menos burocracia que reflete no foco em outras demandas.

22 O que vem por ai: Prontuário do aluno Extrato financeiro Identidade estudantil

23 PERGUNTAS? Obrigado! Dalton Quadros Cel.: