6.º ENCONTRO DE ARQUIVOS EMPRESARIAIS OEIRAS, 17 DE FEVEREIRO 2017 ARQUIVOS DE EMPRESAS: QUEM NÃO TRABUCA, NÃO MANDUCA

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1 6.º ENCONTRO DE ARQUIVOS EMPRESARIAIS OEIRAS, 17 DE FEVEREIRO 2017 ARQUIVOS DE EMPRESAS: QUEM NÃO TRABUCA, NÃO MANDUCA GERIR INFORMAÇÃO EMPRESARIAL: DO SUPORTE PAPEL AOS SISTEMAS MULTISSENSORIAIS INTELIGENTES MARIA MANUELA PINTO

2 MEMÓRIAS 3º ENCONTRO ARQUIVOS EMPRESARIAIS (ADPORTO, 2004) NORMALIZAÇÃO DO PRESENTE PARA A GESTÃO DO FUTURO (CONCLUSÕES) ORGANIZAÇÃO, PRESERVAÇÃO E DISPONIBILIZAÇÃO DOS ARQUIVOS (ELABORAÇÃO DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA PARA UMA EFICAZ RECUPERAÇÃO) PROMOÇÃO POLÍTICA DE AVALIAÇÃO E CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS QUE CIRCULAM NA INTRANET E DOS DISPONIBILIZADOS NA INTERNET PRESERVAÇÃO DO PATRIMÓNIO DOCUMENTAL PARA UMA BOA IMAGEM INSTITUCIONAL APLICAÇÃO DA MOREQ À AQUISIÇÃO DE SOFTWARE, DA ISO A DOCUMENTOS EM QUALQUER SUPORTE PLANEAMENTO E ANÁLISE ORGANIZACIONAL COM INTEGRAÇÃO DA FUNÇÃO ARQUIVO NA ESTRUTURA ORGANIZATIVA DA EMPRESA INTEGRAÇÃO DE PROFISSIONAIS ESPECIALIZADOS NA ÁREA DE ARQUIVO PARA GERIR INFORMAÇÃO EM AMBIENTE EMPRESARIAL / PROCESSOS DE CERTIFICAÇÃO PROCESSO DE AVALIAÇÃO E SELEÇÃO DOCUMENTAL COMO UMA ETAPA FUNDAMENTAL DA EFICÁCIA E RENTABILIZAÇÃO DO SISTEMA DE ARQUIVO

3 ARQUIVOS EMPRESARIAIS? GUARDAR PARA? OU GERIR INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES? PATRIMÓNIO, MEMÓRIA E IDENTIDADE? OU EVIDÊNCIA DA AÇÃO, RECURSO DE GESTÃO E MEMÓRIA ORGÂNICA? cruzam-se ÁREAS DISCIPLINARES buscam-se RESPOSTAS plano PROFISSIONAL plano CIENTÍFICO

4 ARQUIVOS EMPRESARIAIS? e os CENTROS DE DOCUMENTAÇÃO? MUSEUS EMPRESARIAIS? ESPAÇOS DE MEMÓRIA? APL Administração do Porto de Lisboa, S.A. Importará falar de ARQUIVO DE EMPRESA fora da GESTÃO DA INFORMAÇÃO/CONHECIMENTO nas ORGANIZAÇÕES? Millennium bcp

5 GERIR INFORMAÇÃO É, TAMBÉM, UM NEGÓCIO MAS NÃO É, APENAS, ARMAZENAR INFORMAÇÃO NÃO SE CONFINA À GESTÃO OFF-SITE DE DOCUMENTAÇÃO EMC NÃO SE EFETIVA PELA EXTERNALIZAÇÃO DE FUNÇÕES

6 GERIR INFORMAÇÃO Soluções complexas para tarefas simples? Soluções por reações em cadeia? UMA UNIDADE QUE É MAIS DO QUE A SOMA DAS PARTES Rube Goldberg

7 LUGARES DA MUDANÇA PARADIGMÁTICA EM CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO PASSA PELA EDUCAÇÃO, PELA PRODUÇÃO DE CONHECIMENTO E PELAS EMPRESAS A GI NAS EMPRESAS e os PROFISSIONAIS que nelas trabalham têm-se vindo a AFIRMAR na sua função TRANSVERSAL e ESTRATÉGICA INFORMACIONAL e PATRIMONIAL/CULTURAL PARADIGMA CIENTÍFICO: uma GESTÃO DA INFORMAÇÃO na perspetiva da CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO

8 DADOS OCI.UPORTO Licenciados em 2005/ Funções desempenhadas

9 DADOS OCI.UPORTO Licenciados em 2006/ Funções desempenhadas Perfis emergentes:

10 DADOS OCI.UPORTO Entidades empregadoras (licenciados, mestres e doutores)

11 DADOS OCI.UPORTO Entidades empregadoras (licenciados, mestres e empregadores) Perfis emergentes Gestor de Conteúdos Web Gestor de Redes Sociais Consultor Business Intelligence Analista de dados

12 DADOS OCI.UPORTO FUNÇÕES TOP 5 TOP 5 EMPREGADORES

13 FLUXO INFOCOMUNICACIONAL

14 UM OBJETO DE ESTUDO PLURIFACÉTICO EM CI EMPRESA SO SIO STI ÓRGÃOS, ÁREAS DE NEGÓCIO, DEPARTAMENTOS, DIREÇÕES, - Ambiente - Contextos - Situação - Organizacional - Informacional - Tecnológico ( analógico /Digital) Relações e inter-relações entre Componentes e Variáveis que definem: o TODO e a sua IDENTIDADE e especificidade axiológica os traços identitários do caso / problema em estudo - Estruturação pela ação - Integração dinâmica - Pregnância Definir e executar políticas que promovam o desenvolvimento do Concelho - Organicidade - Funcionalidade - Memória - Estrutura/pessoas, - Processos/fluxos - Plataformas

15 UMA INVESTIGAÇÃO DE INTERVENÇÃO E MODELAR EM GI Na abordagem das evidências da ação da Empresa: Dimensões 1. Diagnóstico 2. Ação - modelo de operacionalização Componentes 1. Organizacional 2. Informacional foco do Diagnóstico e da Ação numa perspetiva Sistémica 3. Tecnológico Relações / Redes, Processos e Serviços de GI mapeamento que resulta do diagnóstico

16 MODELAÇÃO APLICADA DA GI EM CI: O MGSIU-AP MGSIU-AP Componente Informacional: base sistémica, concetual e tipológica (1/2) GI + TI + GESTÃO PESSOAS GESTÃO INOVAÇÃO

17 Integração/interação entre dimensões/processos- 2- Sistémico de tendência semiaberto MODELAÇÃO APLICADA DA GI EM CI: O MGSIU-AP MGSIU-AP Componente Informacional - Gestão do Fluxo Infocomunicacional SERVIÇOS de suporte aos Processos de GI S1 - Gestão de perfis, grupos e utilizadores S2 - Análise de negócio, especificação e gestão de processos e fluxos informacionais S3 - Estruturação e gestão de meta-informação S4 - Gestão de propriedade intelectual e outros direitos S5 - Digitalização e registo de documentos S6 - Avaliação, seleção, retenção e eliminação de informação suportados por 11 SERVIÇOS de GI (via API s, web services ) S7 - Armazenamento, alojamento e repositórios (incorporação / depósito / ingestão e arquivo) S8 - Disseminação, pesquisa e recuperação / busca S9 - Exportação, importação e recolha (meta-informação e informação) S10 - Comunicação da ciência/publicação S11 - Preservação e segurança Maria Manuela Pinto 2016

18 MODELAÇÃO APLICADA DA GI EM CI: O MGSIU-AP MGSIU-AP Componente Tecnológico SUPORTE À GI - Agregação multiplataforma ao nível do SIU-AP: GI in app (1) ou GI no sistema nativo (2) API s, Web services - Definição de Níveis de suporte / Processo GI (1) (2) Maria Manuela Pinto 2016

19 MODELAÇÃO APLICADA DA GI EM CI: O CASO DO MGSIU-AP Componente Institucional / Organizacional HIERARQUIA + RELAÇÕES ORGANIZACIONAIS e INFORMACIONAIS MULTINÍVEL, SIMULTÂNEAS, FLEXÍVEIS e FACETADAS EMPRESAS, UNIDADES e PESSOAS pertencem / interagem e usam / são suportados por VÁRIOS SISTEMAS que não podem ser ignorados

20 MODELAÇÃO APLICADA DA GI EM CI: O CASO DO MGSIU-AP Numa Empresa o que está em causa é: - toda a MATERIALIZAÇÃO e EVIDÊNCIA da sua atividade - na COMPLEXIDADE e ESPECIFICIDADE da sua ESTRUTURA e das RELAÇÕES internas e externas que se estabelecem - Independentemente do SUPORTE utilizado ou o SERVIÇO responsável pela sua gestão, preservação e disseminação - Será pela GI que os profissionais numa abordagem como UM TODO INTEGRADO NA PERSPETIVA DA INFORMAÇÃO, poderão fazê-la descobrir a importância: - 1) do seu objeto de trabalho, a INFORMAÇÃO, vital para a AÇÃO, IDENTIDADE e MEMÓRIA da Empresa; - 2) dos PROFISSIONAIS / SERVIÇOS que a PODEM e SABEM GERIR, tendo como consequência natural a perceção da sua própria IDENTIDADE e MEMÓRIA ORGÂNICA

21 MODELAÇÃO APLICADA DA GI EM CI: O CASO DO MGSIU-AP GESTÃO DA INFORMAÇÃO consiste no estudo, conceção, implementação e desenvolvimento dos PROCESSOS e SERVIÇOS inerentes ao FLUXO INFOCOMUNICACIONAL, permitindo a construção de MODELOS DE OPERACIONALIZAÇÃO de máxima eficiência e rentabilização (PINTO, 2015:547) GESTÃO DA INFORMAÇÃO e da MEMÓRIA EMPRESARIAL ORGÂNICA de que o "ARQUIVO" é a consequência natural

22 Muito obrigada!