Gestão de Documentos Case FSFX. Mitigação de riscos, segurança do paciente, obtenção e manutenção das certificações.

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1 Gestão de Documentos Case FSFX Mitigação de riscos, segurança do paciente, obtenção e manutenção das certificações.

2 Fundação São Francisco Xavier e Fundação Educacional São Francisco Xavier Fundação de Direito Privado, sem fins lucrativos Instituída em 1969 pela Usiminas Declarada pelo Poder Público como Entidade Beneficente de Assistência Social Braço Social da Usiminas

3 Unidades de Negócio Educação Saúde Colégio São Francisco Xavier Hospital Márcio Cunha Unidade I Centro de Odontologia Integrada Usisaúde Hospital Márcio Cunha Unidade II Seg. Trabalho, Saúde Ocup. e Meio Ambiente Unidade de Oncologia Hospital Municipal Carlos Chagas Hospital de Cubatão colaboradores¹ ¹ Efetivo total, contemplando funcionários, menores aprendizes e estagiários.

4 Histórico da Qualidade COI 2016 HMC Estágio RN 277 Usisaúde 2016 HMC Estágio Destacadas as Organizações que por mais tempo mantêm a certificação de acreditado em excelência. HMC 2007 HMC 2014 Desafios 2018 Seg. do Trabalho, Saúde Ocupacional e Meio Ambiente: ISO 9001:2015 Usisaúde 2005 Hospital Municipal Carlos Chagas: ONA Nível 1 Hospital Cubatão : ONA Nível 1 CSFX 1996 Laboratório HMC HMC 2003 * 1º do Brasil

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6 Hospital Márcio Cunha 1º Hospital do país acreditado com excelência pela ONA Unidade I Unidade II Unidade de Oncologia Unid. Med. Diagnóstica Serviço de Atenção Domiciliar 543 leitos 50 especialidades médicas

7 Hospital Márcio Cunha Hospital Geral Ambulatório Pronto Socorro Internação Serviços de Diagnóstico Atenção Domiciliar Oncologia Hemodiálise Cuidados Paliativos Leitos Hospitalares 543 leitos 405 leitos Unidade I 138 leitos Unidade II 315 leitos SUS Referência Macrorregional 4 º 4 º Hospital em nº de Internações Hospital em nº de Partos MACROLESTE 35 municípios habitantes Leitos Hospitalares OMS 2,5 a 3 por mil hab. Microrregião 1,45

8 Gestão de documentos

9 Tipos de documentação Prontuário médico - Hospital Márcio Cunha - Guarda, Digitalização e Microfilmagem Documentos administrativos (Fichas de atendimentos de exames, protocolos de entrega de prontuário) - Hospital Márcio Cunha - Guarda Contas hospitalares rede credenciada - Operadora Usisaúde - Guarda Prontuário odontológico - Centro de Odontologia - Guarda

10 Terceirização Datafilme Out/2016 Primarização Jun/2016 Guarda, Microfilmagem e Digitalização Arquivo próprio até 2005 Primarização 2005 Guarda e Microfilmagem Terceirização 2011 Guarda, Microfilmagem e Digitalização Guarda Médias de processamentos mensais Guarda de prontuários: caixas Guarda total de documentos: caixas Microfilmagem/Digitalização/ Descarte: folhas 1 remessa mensal de transporte

11 Primarização Principais Dificuldades Espaço físico adequado: temperatura, tamanho, plano de combate incêndio; Segurança; Manutenção dos equipamentos/reposição; Absenteísmo, gerenciamento de equipes;

12 Terceirização Principais Vantagens Agilidade na localização de documentos Redução nos custos de armazenamento Melhor controle sobre o acesso a informação Segurança quanto a extravios e deteriorização Liberação de espaço físico na instituição

13 Terceirização Pontos de Atenção A relação de parceria envolve controle do que está sendo enviado, com o que está sendo digitalizado e microfilmado; Conhecimento da empresa e seus principais clientes; Acompanhamento;

14 Arquivo próprio Armazenamento na Unidade I do Hospital Márcio Cunha, até 2005.

15 Arquivo próprio

16 Arquivo próprio

17 Prontuário Médico A resolução CFM 1638/2002 define o prontuário como : Documento único constituído de um conjunto de informações, sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e a assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo. Ainda: O prontuário é documento valioso para o paciente, para o médico que o assiste e para as instituições de saúde, bem como para o ensino, a pesquisa e os serviços públicos de saúde, além de instrumento de defesa legal.

18 Prontuário Médico Código de Ética Médica CFM: Art É vedado "negar, ao paciente, acesso a seu prontuário, deixar de lhe fornecer cópia quando solicitada, bem como deixar de lhe dar explicações necessárias à sua compreensão, salvo quando ocasionarem riscos ao próprio paciente ou a terceiros". Código de Defesa do Consumidor: Art Impedir ou dificultar o acesso do consumidor às informações que sobre ele constem em cadastros, banco de dados, fichas e registros: Pena Detenção de seis meses a um ano ou multa

19 Prontuário Médico A resolução CFM 1821/07: Art. 7º Estabelecer a guarda permanente, considerando a evolução tecnológica, para os prontuários dos pacientes arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado. Art. 8º Estabelecer o prazo mínimo de 20 (vinte) anos, a partir do último registro, para a preservação dos prontuários dos pacientes em suporte de papel, que não foram arquivados eletronicamente em meio óptico, microfilmado ou digitalizado.

20 Prontuário Médico Principais pontos de evolução: Prontuário eletrônico: sistema Tasy HIMMS Estágio 7

21 SOBRE HIMSS A Healthcare Information and Management Systems Society (HIMSS) é uma associação internacional cujo objetivo principal é estimular o uso da Tecnologia da Informação (TI) para melhoria dos serviços do setor da Saúde, com mais segurança para o paciente. Para os hospitais, a entidade criou um modelo para avaliar a adoção do prontuário eletrônico do paciente (PEP) e a forma como os profissionais utilizam esse módulo nos sistemas de gestão hospitalar.

22 Hospital Digital: Principais requisitos Um hospital estágio 7 da HIMSS basicamente é um Hospital Digital, a dependência do papel é mínima, os documentos que não podem ser automatizados devem ser digitalizados. Digitalização Todo documento em papel deve ser digitalizado e cumprir o prazo de SLA: 24h documentos assistenciais. Ex.: ECG e Partograma. 72h documentos administrativos. Ex.: termos de consentimento e declaração nascido vivo. Documento do paciente não tem SLA.

23 Certificações Usisaúde RN277 Nível 3 D2 Dimensão 2 - Dinâmica da Qualidade e desempenho da rede prestadora: 2.3 A OPS dispõe de políticas e procedimentos documentados para o acesso aos prontuários de seus beneficiários, observados os limites legais A OPS possui procedimento documentado para orientação da rede prestadora com relação à manutenção da confidencialidade dos dados clínicos dos beneficiários A OPS possui procedimento documentado para estimular a melhoria constante da qualidade dos arquivos médicos mantidos pela rede prestadora.

24 Certificações Hospital Márcio Cunha Estabelece mecanismos e procedimentos para a movimentação, disponibilização, rastreabilidade, sigilo, segurança, conservação e descarte da informação do paciente/cliente. Estabelece mecanismos e procedimentos para gerenciar a segurança e sigilo da informação do paciente/cliente sejam por meios físicos ou virtuais. ONA Nível 1 Define plano de contingência visando o acesso e á integridade das informações em sistemas ou físicas. Organiza e integra as informações do paciente/cliente permitindo acesso ao histórico dos atendimentos realizados. Ao todo são 13 requisitos, os listados acima são os mais relevantes.

25 Elaine Andrade Silva Vieira (31) (31)