Gestão da informação de autoprodutor de energia

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1 Gestão da informação de autoprodutor de energia 1. INTRODUÇÃO Dominar a tecnologia e os processos para localizar documentos com agilidade e eficiência, além de garantir seu armazenamento adequado e seguro, revela-se exigência fundamental para qualquer empresa. Num contexto em que o volume de documentos e informações cresce exponencialmente, o desenvolvimento de uma solução completa para a gestão do conhecimento e documental pode ser considerado um diferencial competitivo. Este foi o desafio enfrentado por uma grande empresa autoprodutora de energia que, além de implantar e operar usinas de geração de eletricidade, é responsável pelo balanço energético do grupo empresarial ao qual pertence, desenhando as estratégias para a aplicação desse importante insumo. A empresa é uma das maiores autoprodutoras de energia do País, com mais de 30 usinas hidrelétricas. O grupo do qual faz parte atua nas áreas de agroindústria, celulose e papel, cimentos, finanças, metais, novos negócios e química e tem um quadro superior a 55 mil colaboradores. Esse perfil sinaliza a complexidade inerente à atuação da empresa e sua grande responsabilidade da definição de parâmetros para investimento e comercialização de energia em todo o grupo. Mais que isto, pressupõe uma cadeia de relacionamentos com diferentes atores econômicos em negociações com características e exigências específicas. Vale destacar que a importância do insumo energia no grupo caracteriza a empresa como estratégica no negócio. A gestão dos documentos na empresa demandava muito esforço pela inexistência de um padrão de classificação da informação, tanto aquela produzida na construção como a obtida na operação de unidades. Além da complexidade do sistema e do elevado volume de documentos, a classificação não-padronizada gerava duplicidade de arquivos e consequentes dificuldades de localização Objetivo do trabalho A consultora Elaine Restier foi contratada para criar uma política de gestão documental nesta empresa. O projeto previa a realização de um levantamento do acervo para estabelecer uma taxonomia corporativa conjunto de técnicas de Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 1 /5

2 classificação sistemática adequada e a implantação dos procedimentos para o tratamento de cada tipo de documento. A Política de Gestão Documental definida deveria instituir uma governança dos documentos, em etapas que determinariam o que deve ser controlado, como deve ser controlado, por quem e por quanto tempo. Entre as vantagens da adoção dessa política de gestão documental, merece destaque o registro dos procedimentos, como forma para assegurar a autonomia de colaboradores específicos na busca de um documento Situação anterior A gestão dos documentos como vinha sendo executada na empresa demandava muito esforço pela inexistência de um padrão de classificação da informação. Cada área da empresa possuía um plano de classificação distinto. Além da complexidade do método e do elevado volume de documentos, a classificação não-padronizada gerava duplicidade de arquivos, resultando em dificuldades de localização. Além disto, a classificação e o arquivamento conflituosos dos documentos gerados e utilizados na empresa afetavam sua produtividade. No início das operações de uma usina, por exemplo, apenas a herança dos documentos produzidos durante a sua construção já representava um acervo bastante complexo. Esse problema era agravado pela falta de um plano de descarte de documentos. Todo e qualquer material era de guarda permanente, exigindo cada vez mais espaço físico. Essa situação levava, por exemplo, à classificação de um documento como Licenciamento, na fase de implantação da usina, e como Meio Ambiente na fase de operação da mesma usina. 2. DESENVOLVIMENTO DA SOLUÇÃO Além da consultora, o projeto envolveu os líderes das áreas de negócio, a área de TI e a empresa terceirizada responsável pela manutenção do arquivo físico. O projeto foi implantado ao longo de 2008, com as seguintes macroetapas: levantamento tipológico dos documentos, categorização dos documentos, estudo de usuário, construção da taxonomia, elaboração de um tabela de temporalidade documental e implantação de procedimentos. Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 2 /5

3 As atividades da empresa foram analisadas em suas particularidades, desde o planejamento e implantação de uma usina de energia até as diferentes etapas da sua operação Taxonomia A avaliação de um acervo superior a documentos levou à definição de uma taxonomia de navegação, para ser implantada na plataforma de colaboração a ser utilizada como repositório de documentos. Essa taxonomia de navegação seguiu o conceito da cadeia de valor da empresa, com os principais processos: planejamento, gestão de energia, implantação de ativos etc. Subordinados a esses processos, conforme a área, são apresentados subgrupos divididos por usinas, grupos de interesse ou atividades. Além da taxonomia, foram estabelecidos três campos descritores que auxiliam na recuperação dos documentos, conforme atributos afins. Os descritores estabelecidos foram: tipo de relacionamento: estabelece se o documento se refere a um cliente, usina, fornecedor, órgão institucional ou corporativo. parte relacionada: discrimina o nome da instituição contraparte. categoria do documento: conforme a família pertencente. Esses campos propiciam grande flexibilidade na recuperação dos documentos, estabelecendo filtros e gerando uma busca mais assertiva Categorização de Famílias Documentais Foram mapeados 657 tipos de documentos utilizados pelas áreas corporativas. Estes documentos foram categorizados em 18 famílias. Além do arquivo físico e dos sistemas utilizados para controle de documentos (ativo e inativo), foi avaliada a estrutura de diretório da rede interna (e os respectivos documentos), a estrutura dos s e outros repositórios de informação (sistemas jurídico e de otimização energética). Também foram levados em conta os documentos físicos guardados pelas áreas em gavetas, mesas e estantes individuais. Foi sugerido que os documentos técnicos (mapas, diagramas, fluxogramas, plantas e quaisquer outras representações de desenhos) tivessem uma classificação específica, mais adequada ao seu uso. Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 3 /5

4 Para a classificação dos documentos técnicos, foi sugerido o uso de legendas que, além de padronizar a nomenclatura desse tipo de material, facilita sua ordenação e recuperação. A legenda do desenho sugerida previa a seguinte sequência: Empreendimento/Usina composta por dois caracteres representativos. Etapa do Projeto composta por dois caracteres representativos. Modalidade do Projeto - composta por dois caracteres representativos. Data data da geração da versão do desenho (AAAADDMM). Exemplo: PC_AS_AR_AAAADDMM. Esta identificação deveria estar presente também na versão impressa do documento. Tal material deveria ser armazenado em uma mapoteca em ordem alfabética Suportes dos Documentos A partir desta etapa, foram definidos os suportes dos documentos, ou seja, os critérios para armazenamento físico, digital ou em ambos os formatos. Além disto, adotou-se a utilização de um carimbo para a indicação, pelos colaboradores, da classificação do documento antes do seu encaminhamento para o arquivo. No caso do arquivista discordar da classificação, é prevista uma discussão conjunta para validar nova classificação. A dupla classificação garante a segurança do processo, permitindo que qualquer colaborador saiba onde procurar os documentos Exigências legais de temporalidade Todas as exigências legais que determinam a temporalidade de preservação de documentos foram tomadas como referência para estabelecer tempos de guarda específicos conforme o tipo de documento. Dessa forma, foi implantada uma Tabela de Temporalidade Documental (TTD) para o controle do crescimento orgânico do acervo físico, com o objetivo de prever descartes. O tempo definido para cada etapa do ciclo de vida do documento considerou a prática da empresa e sua necessidade de preservação da memória corporativa Metodologia Card Sorting Todas as ações relacionadas nessa primeira etapa do trabalho de catalogação e relacionamento das informações, entretanto, estavam vinculadas à aplicação de um Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 4 /5

5 teste que validasse a efetividade da proposta com os usuários da documentação. A metodologia para realizar o teste da taxonomia foi a de Card Sorting. Aplicados em 60% dos colaboradores da empresa, os testes permitiram refinamentos para assegurar a adequação da proposta classificatória e segurança na administração do acervo. 3. CONCLUSÃO O projeto envolveu três gerências gerais, quatro departamentos de suporte, além de cinco departamentos técnicos, totalizando doze áreas. Depois de um período de nove meses de trabalho, desde o início da investigação até a conclusão dos procedimentos para adequada classificação documental e organização do novo modelo de gestão, a consultora formatou e produziu manuais de procedimentos com o objetivo de registrar e salvaguardar os processos propostos para a gestão documental Vantagens da Taxonomia A aplicação de taxonomia corporativa vem ganhando cada vez mais adeptos. O crescente volume de informações espalhadas nos distintos repositórios das organizações torna imprescindível a aplicação de procedimentos corporativos para a classificação do seu conteúdo. A taxonomia permite que, independentemente do tipo de material, qualquer colaborador possa reunir documentos com atributos afins. Ou seja, documentos distintos que tratam do mesmo assunto (tarifa, gás etc.), documentos de um mesmo fornecedor, ou enviados para um mesmo órgão regulador ou o mesmo tipo de documento. A taxonomia substituiu algumas práticas de padronização dos procedimentos na criação de documentos. Independentemente de como o documento foi legendado ou armazenado, a taxonomia permite sua recuperação por meio de sua classificação. O grande desafio é o entendimento do conceito da taxonomia. A disseminação desse conceito é que garantirá que o documento seja corretamente classificado. Direitos Reservados. Dinheironet do Brasil Ltda. 5 /5