MODELO DE ORIENTAÇÃO PARA OPERAÇÃO DO SOFTWARE Autoria: InfoQuality Informática e Qualidade Ltda.

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1 MODELO DE ORIENTAÇÃO PARA OPERAÇÃO DO SOFTWARE Autoria: InfoQuality Informática e Qualidade Ltda. 1. A ORGANIZAÇÃO Para realizar cadastros e consultas referentes às Diretrizes Organizacionais: Manutenção/Organização/Registro de Organização. 2. As Unidades Gerenciais Cadastro das Unidades Gerenciais e Consulta ao Mapa Organizacional: Para cadastrar e consultar as Unidades Gerenciais: Manutenção/Organização/Unidade Gerencial. Para consultar o Mapa Organizacional: Manutenção/Organização/Mapa Organizacional. 1

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3 3. Desdobramento Estratégico Cadastro de Estratégias e relações de causa e efeito: Acesso: Manutenção/Estratégias/Desdobramento Estratégico Visualização do Mapa Estratégico: Acesso: Clicar no ícone Scorecard na página inicial 3

4 4. O Sistema de Indicadores Cadastro dos indicadores Acesso: Manutenção/Indicadores/Cadastros Para inserir um indicador, clicar no botão Novo: A definição dos parâmetros de monitoramento é realizada na tela de cadastro do indicador: 4

5 Para cadastrar parâmetros de monitoramento sazonais, ou seja, que variam em períodos específicos, acessar Manutenção/Indicadores/Cadastros e clicar no botão Parâmetros de Monitoramento Sazonais. Em seguida, cadastrar o período de sazonalidade e os parâmetros correspondentes: Definição do Método de Cálculo do Indicador Acesso: Manutenção/Indicadores/Cadastros. Clicar no botão Método de Cálculo. Inserir a fórmula de cálculo do indicador e selecionar as variáveis correspondentes, conforme exemplo abaixo: 5

6 Registro de Evolução dos Indicadores Acesso: Manutenção/Indicadores/Registro de Evolução Clicar na opção Filtro, selecionar a Unidade Gerencial e clicar na opção Aplicar. Selecionar na lista o indicador desejado. 6

7 Definir a data e clicar no botão verde do campo Valor Realizado. Após aparecer a tela abaixo, clicar no botão Calcular e em seguida no botão Transferir. O Syscore possui um módulo chamado SysCalc que efetua automaticamente o registro de evolução dos indicadores a partir dos resultados das variáveis que compõe o seu método de cálculo, não necessitando a inserção manual dos valores pelo usuário. 7

8 Identificação dos Gargalos de Desempenho a partir do Painel de Bordo Para acessar o Painel de Bordo da Unidade Gerencial, clicar na logomarca Syscore e, em seguida, clicar na opção Painel de Bordo Setorial. Em seguida, selecionar a Unidade Gerencial. Abrirá o Painel de Bordo da Unidade Gerencial selecionada: 8

9 A título de exemplo, clicamos no mostrador do indicador Desistência Araguaia. A seguinte tela se abrirá: Nota-se que este está em estado de Alerta. Para detalhar os índices de desempenho do indicador, deve-se marcar a opção Desdobramento e em seguida selecionar a opção Desdobramento por causa e efeito. Para consultar o farol dos indicadores resultantes da relação de causa e efeito, basta clicar no ícone Exibir alerta na cadeia de relações. Segue abaixo o resultado da consulta: 9

10 Caso existam análises críticas registradas para o indicador, pode-se visualizá-la através da opção Análise Crítica. Como exemplo, selecionamos o indicador Desistência Araguaia Clínica Médica DETRAN: Da mesma forma, pode-se consultar a partir da mesma tela as iniciativas definidas para melhoria deste indicador, conforme segue abaixo: 10

11 O usuário também poderá visualizar o gráfico diário de evolução do indicador. Uma vez selecionado o indicador, basta clicar no botão Gráfico Diário. Selecionar as datas inicial e final para consulta, selecionar a opção Farol e clicar em Atualizar. Segue abaixo exemplo do gráfico diário do indicador Índice de Desistência - Ap. Goiânia IPASGO para o mês de Outubro: O Gráfico Diário tem características preventivas, através do qual identificam-se tendências e variações significativas.tem o objetivo de monitorar continuamente os resultados obtidos, a fim de reduzir e eliminar variações antes que o resultado final escape dos parâmetros definidos como aceitáveis. O Gráfico Diário não é uma forma de resolver problemas, mas sim de detectálos e medir sua extensão, para que se possa buscar uma solução. Caso o usuário tenha interesse em detalhar ainda mais a informação, um novo desdobramento pode ser realizado através das medidas que compõe o método de cálculo do indicador. Ao selecionar a medida, deve-se escolher a opção Desdobramento por decomposição. Através do cubo de informações é possível fazer o acompanhamento diário da evolução do indicador, seja através de planilha ou de gráfico. Segue abaixo exemplo utilizando o Índice de Desistência do condômino Clínica Médica Detran da unidade Araguaia. 11

12 Este tema será mais bem detalhado no tópico Trabalhando com o Cubo de Informações. Registro de Análises Críticas Acesso: Manutenção/Indicadores/Análises Críticas Utilizar a opção de Filtro e selecionar o indicador o qual se deseja registrar a análise crítica. Clicar no botão Novo. Selecionar o período relativo à análise crítica e em seguida preencher os campos Resultados Obtidos, Problemas Encontrados, O que fazer, conforme exemplo abaixo: 12

13 Associação de Metas e Iniciativas aos Indicadores Após a realização da RAC (Reunião de Análise Crítica) são definidas as iniciativas a serem tomadas para melhorar o desempenho de algum resultado insatisfatório. Essa iniciativa deve ser relacionada ao seu respectivo indicador. Para consultar uma iniciativa, acessar o menu Manutenção/Indicadores/Metas e Iniciativas. Utilizar a opção de Filtro e selecionar o indicador para consulta da iniciativa. Segue exemplo conforme tela abaixo: 13

14 Para cadastrar uma iniciativa, clicar no botão Novo e preencher os campos necessários. Os usuários podem, a qualquer momento, consultar as iniciativas sob sua responsabilidade, assim como o seu andamento. Para acompanhar o andamento das iniciativas, clicar no botão Planilha de Acompanhamento das Iniciativas. Para acessar esta opção, a exibição de popup do navegador deve estar desbloqueada. 14

15 Panorama Global dos Indicadores O Panorama Global dos Indicadores permite classificar as situações de desempenho em Crítica, Atenção e Ideal. Para acessar, é preciso clicar no menu Gráficos e, em seguida, clicar em Panorama Global dos Indicadores. Utilizar a opção Filtro, selecionar a unidade desejada para consulta e clicar em Aplicar. Ao selecionar a data para consulta, a classificação solicitada será exibida. Segue abaixo o exemplo da situação dos indicadores da unidade Aparecida de Goiânia: Checklist de Indicadores com Acompanhamento Pendente Caso o administrador do sistema habilite a opção Carregar Checklist de Indicadores Pendentes, aparecerá a tela abaixo ao realizar login no sistema. Essa função tem o objetivo de localizar para o usuário os indicadores que possuem pendência no lançamento do registro, seja em sua evolução, na análise crítica do resultado ou na iniciativa. 15

16 5. Geração de Gráficos Acesso: Menu Gráficos Evolução dos Indicadores: gráfico que permite avaliar o desempenho dos indicadores com o apoio de vários recursos como projeção de tendência, comparações entre programado e realizado, entre realizado e meta, entre realizado e benchmark etc.; Análises Comparativas: gera análises gráficas comparativas do desempenho entre quaisquer indicadores, por meio de diversos mecanismos de seleção e classificação; Gráfico de Pareto: o gráfico de pareto oferece a oportunidade ao usuário de identificar os produtos, resultados, processos ou áreas da organização que têm maior influência ou participação com relação a determinado desempenho; Consolidação de indicadores: permite consolidar, em soma ou média, índices ou valores de indicadores com determinada frequência em frequências menores. Por exemplo, um indicador com frequência de acompanhamento mensal pode ter seus valores consolidados bimestral, trimestral, semestral ou anualmente; Radar: apresenta, simultaneamente, o desempenho de diversos indicadores cuja unidade de medida é %; Percentual de Sucesso: apresenta simultaneamente, para diversos indicadores, o diferencial percentual entre o programado e o realizado; Panorama das Iniciativas: gráfico em forma de pizza que informa o percentual e quantidade de iniciativas nas suas diversas situações de desenvolvimento. Panorama dos Indicadores: gráfico de desempenho global que ilustra o % de indicadores nas faixas críticas, atenção e ideal com possibilidade de detalhamento e filtragens diversas. 6. Geração de Relatórios Acesso: Menu Relatórios Listagem dos Indicadores: relatório que apresenta todas as informações do cadastro do indicador; Listagem das Metas e Iniciativas: relatório que apresenta as metas registradas e os planos de iniciativas a elas associadas; Evolução dos Indicadores: relatório que apresenta a evolução dos índices programados e realizados do indicador na frequência de acompanhamento do mesmo; Situação Atual dos Indicadores: apresenta a situação atual do desempenho dos indicadores, associada à consulta da tendência do desempenho, análises críticas registradas e acesso às metas e planos de inciativas; Consolidação de Indicadores: permite gerar relatórios que apresentam a soma, média ou soma e média simultaneamente, dos índices componentes do desempenho dos indicadores; Checklist de Indicadores c/ Acompanhamento Pendente: permite identificar quais indicadores apresentam pendência no acompanhamento de valores e análises críticas; Status dos indicadores: relatório que demonstra o nível de organização e consistência do sistema de indicadores. 7. Trabalhando com o Cubo de Informações Para acessar o Cubo de Informações, clicar no botão MDVision. A tela abaixo será exibida: 16

17 O módulo MDVISION caracteriza-se como uma poderosa ferramenta para geração de consultas e que por meio de um modelo multidimensional, possibilita sintetizar informações de diversas fontes e categorias, permitindo, de maneira rápida e dinâmica, a obtenção de visões detalhadas ou consolidadas, a partir de uma única base de informações. O processo de mensuração no MDVISION caracteriza-se pela identificação de dois elementos chave: Medidas e Dimensões. A partir da combinação destes elementos, diversas planilhas e gráficos poderão ser gerados permitindo análises diversas e de maneira simples e interativa. A seguir ilustraremos o uso do cubo de informações considerando o registro da medida Atendimentos, associando-a com duas dimensões que podem ser combinadas: Unidades e Condôminos. Para registrar os dados, acessar Mdvision/Cadastros/Evolução da Medida. Selecionar a medida. Preencher os campos Unidade, Condômino, Data e Valor Realizado. Clicar no botão Inserir. 17

18 Geração de Consultas e Gráficos no Mdvision Acesso: Mdvision/Planilha. A partir do lançamento dos dados poderemos então realizar uma série de consultas fazendo a combinação de elementos das dimensões conforme mostrado a seguir: Selecionar os itens: Medida; Linha; Coluna; Período e clicar no botão Gerar Planilha. 18

19 Para filtrar as opções de consulta: Clicar no botão Filtro. Selecionar a unidade na aba Unidade. Em seguida, clicar na aba Condômino e selecionar a opção de desejada. Selecionadas as opções, clicar no botão Utilizar Filtro. Clicar no botão Gerar Planilha. Gerada a planilha com os dados, podemos gerar as seguintes opções de gráficos: - Ranking - Distribuição Percentual - Evolução da Medida 19

20 Processo de Importação: Planilha de Satisfação x Mdvision Os dados contidos nas planilhas de satisfação de cada unidade de atendimento serão exportadas para o módulo MDVision de forma a garantir a réplica dos dados de evolução. Para isso, é necessário seguir os passos abaixo: 1. Abrir a planilha de importação da medida que se deseja migrar os dados (Ex: Atendimentos.xls); 2. Verificar e atualizar a data correspondente no campo Data contido na planilha de importação; 3. Copiar os dados da medida correspondente contidos na Planilha de Satisfação e colar no campo Valor Realizado da planilha de importação. Salvar a planilha de importação. 4. Abrir o aplicativo imp_md. 5. No campo Caminho, clicar no botão Abrir e selecionar a planilha de importação da medida correspondente. 6. No campo Medida, selecionar a medida no MDVision que receberá os dados da planilha. Clicar em Adicionar. 7. Após adicionar a medida e o caminho da planilha na tabela, clicar em Iniciar. 8. Conferir se os dados foram exportados corretamente para o MDVision. 20