Gestão de Material em Almoxarifado na Administração Pública Estadual. Proibida a Reprodução e Comercialização

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1 Gestão de Material em Almoxarifado na Administração Pública Estadual Proibida a Reprodução e Comercialização

2 Governo do Estado da Bahia Paulo Ganen Souto Secretaria da Administração Ana Lúcia Castelo Branco Superintendência de Serviços Administrativos Phedro Pimentel dos Santos Neto Realização Superintendência de Serviços Administrativos SSA Diretoria de Material - DM Elaboração e Revisão Conceição Souza Vidal Carvalho Paulo Ridolfi Tânia Leal de Andrade Colaboradores Aristides Julio da Silva Gomes Equipe de Estoque Sueli Cristina Mascarenhas Aroldo Menezes Proibida a Reprodução e Comercialização 2

3 SUMÁRIO Apresentação Introdução Estrutura organizacional Compras: influências sobre o almoxarifado Compras: legislação Introdução Objetivos da classificação Identificação Especificação do item Codificação Federal Supply Classification Catalogação Conceitos de padronização Vantagens Introdução Administração de material voltada para o cliente A tarefa de solicitar material O que solicitar? Identificação do material Quanto solicitar? Quantidade solicitada ao almoxarifado Quantidade solicitada para compra A quem solicitar? Quando solicitar? Calendário de compras Calendário de almoxarifado Como solicitar? Solicitação de material ao almoxarifado Conceitos e diferenças Importância do almoxarifado Estrutura O almoxarife Planejamento e organização de almoxarifado Localização e instalação Espaço e leiaute do almoxarifado Tipos de almoxarifados...31 Proibida a Reprodução e Comercialização 3

4 4.5. Atividades de almoxarifado Recebimento Armazenagem Arrumação de estoque Unidades de estocagem Localização de material em estoque Conservação do material Segurança de armazenagem Manuseio do material Controle de almoxarifado Movimentação de estoque Distribuição Gestão de estoque Valoração de estoque Controle de estoque Inventário Introdução Catalogação Aquisição de material Procedimentos a serem adotados após a geração e emissão da AFM Ordem cronológica dos lançamentos Lançamentos de Nota Fiscal no módulo Estoque Conferência dos lançamentos Relatórios disponíveis no módulo Estoque do SIMPAS para conferência dos lançamentos Conciliação contábil Relatórios disponíveis no SICOF para conferência dos lançamentos Inventário no SIMPAS Anexos Dicionário de Estoques Unidades de Medida Grandeza Principais prefixos das Unidades SI Modelo Físico Padrão de Almoxarifado Segurança no Manuseio e Estocagem Referências Bibliográficas Proibida a Reprodução e Comercialização 4

5 Apresentação As iniciativas da Secretaria da Administração SAEB, através da Superintendência de Serviços Administrativos SSA, têm sido no sentido de disponibilizar para as unidades organizacionais, mecanismos e instrumentos que contribuam para a racionalização e modernização administrativa, dando maior celeridade, segurança e economicidade nas aquisições de bens e serviços. Dentre esses instrumentos, destaca-se a adoção do Pregão, nas modalidades eletrônica e presencial, além da cotação eletrônica para a dispensa de licitação. Esses instrumentos promoveram uma evolução nas contratações públicas, estabelecendo uma maior interação com o mercado fornecedor, a partir da utilização de procedimentos de negociações ágeis, objetivos e desburocratizados. Este manual reúne uma coletânea de orientações e sugestões para a área de Almoxarifado na Administração Pública Estadual, extraídas de uma vasta literatura sobre o tema, citadas no módulo Anexos. Esperamos que ele contribua para que as unidades gestoras possam dispor de informações relativas às ações a serem adotadas na gestão de estoques. Phedro Pimentel dos Santos Neto Superintendente Proibida a Reprodução e Comercialização 5

6 Noções de Administração de Material Capítulo 1 Proibida a Reprodução e Comercialização 6

7 1. Introdução A administração de material corresponde ao planejamento, organização, direção, coordenação e controle de todas as tarefas necessárias à definição de especificação, qualidade, recebimento, guarda, controle, distribuição e aplicação dos materiais destinados às atividades operacionais em uma organização, seja ela privada ou pública, de natureza industrial, comercial ou de serviços. Assim, podemos dizer que o sucesso da administração de material só será alcançado mediante a integração das suas atividades básicas de planejamento, compras e armazenagem, ancoradas numa eficiente política de materiais que defina normas, diretrizes e procedimentos voltados ao atendimento das necessidades de cada organização. Baseado nisso, podemos afirmar que qualquer empresa seja ela pública ou privada, necessita se organizar criando sistemas organizacionais, ou seja, conjunto de órgãos que desenvolvem atividades específicas ou grupos de atividades afins. Ao conjunto de órgãos que desenvolvem as atividades de administração de materiais chamamos de SISTEMA DE ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAL- SAM. Basicamente, um Sistema de Administração de Material se constitui de três subsistemas: Sistema de Administração de Material - SAM Planejamento Compras Armazenagem Portanto, podemos definir que o SAM é o conjunto de recursos humanos, organizacionais e físicos, que tem por objetivo garantir o suprimento contínuo e ininterrupto de materiais, nas condições técnicas e economicamente adequadas, para o perfeito funcionamento da organização. 1.1 Estrutura organizacional Considerando a falta de uniformidade na terminologia adotada para identificar a composição ou estrutura administrativa, resolvemos não utilizar os tradicionais termos seção, divisão ou departamento, já que, comumente, o que é seção para uma instituição, poderá ser divisão para uma outra. Buscamos então, demonstrar uma estrutura organizacional padrão, à luz da administração de material nas Unidades Gestoras da Administração Pública Estadual. Proibida a Reprodução e Comercialização 7

8 ÓRGÃOS SUPERIORES SERVIÇOS GERAIS FINANÇAS MATERIAIS RECURSOS HUMANOS PLANEJAMENTO COMPRAS ALMOXARIFADO CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAL GESTÃO DE ESTOQUES CADASTRO DE FORNECEDOR COMPRA DIRETA RECEBIMENTO ARMAZENAGEM COMISSÃO DE LICITAÇÃO DISTRIBUIÇÃO 1.2 Compras: influências sobre o almoxarifado A função compras possui significativas influências sobre as atividades do almoxarifado. Podemos afirmar que a eficiência das atividades do almoxarifado está diretamente associada à eficiência na área de compras. Primeiramente, por uma questão óbvia, já que a razão de existência do almoxarifado só se justifica pela existência do objeto material, desde a sua previsão, recebimento, guarda e entrega ao usuário, fato esse, que só é possível pela ação de compras. Com algumas exceções, o material de trabalho de um comprador é a informação abstrata sobre o que é e como funciona um produto, ou seja, ele adquire algo que, na maioria das vezes, ainda não conhece. Mesmo com essa dificuldade, se o trabalho de compras não for bem realizado, respondendo com eficiência e qualidade às questões: o que?, quando? e, quanto comprar?, poderá gerar problemas para a gestão de almoxarifado, tais como: recebimento de materiais de qualidade questionável, decorrentes de falha na especificação ou ausência de análise nas amostras; atraso no ressuprimento de estoque ocasionando desabastecimento; valoração incorreta dos estoques em conseqüência de aquisições com preços não condizentes com a realidade do mercado; comprometimento da armazenagem em decorrência de não terem sido considerados fatores como: validade do produto, qualidade de embalagem, acondicionamento, etc. Proibida a Reprodução e Comercialização 8

9 morosidade nas aquisições, em que os prazos de intervalo de ressuprimento (IR) e tempo de compra (TR) não são cumpridos; atraso no envio do instrumento de contratação para o almoxarifado; processo de compra formalizado de forma inadequada; ausência de documentação que comprove alterações, envio e recebimento de informações de compras; acordos verbais com fornecedores; ausência ou deficiência de informações quanto ao destino do material, principalmente nas compras conjuntas ou agrupadas Compras: legislação. Nenhuma compra na Administração Pública Estadual poderá se efetivar sem a devida observância à Lei Estadual nº 9.433/05 e suas alterações. Cabe observar que, comumente, tem-se creditado às legislações a ineficiência verificada nas aquisições públicas, sob a argumentação de que ela é imperativa e despreza a qualidade, já que impõe a compra pelo menor preço. O que de fato ocorre é que a lei é impessoal, não avalia o caráter e competência individual de cada comprador ou fornecedor, mas estabelece requisitos e regras gerais de procedimentos e conduta para as unidades organizacionais que executam o orçamento público, bem como fornecedores interessados em transacionar com a Administração Pública Estadual. Tudo isso baseado nos princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Assim, a eficácia das compras públicas só será alcançada mediante a aplicação dos recursos de planejamento, que poderão nos dar respostas satisfatórias às questões: o que, quando, quanto, como e onde comprar com qualidade e baixo custo. E o que tem isso a ver com o almoxarifado? Como já dissemos, dificilmente o almoxarifado terá eficiência e demonstrará qualidade se esses propósitos não estiverem presentes também nas atividades de compras. Note-se aqui, que é impossível o funcionamento eficaz de um sistema de administração de materiais sem que suas unidades estejam intimamente integradas, onde não haja um verdadeiro inter-relacionamento de suas rotinas, procedimentos, recursos e agentes. Baseado nisso, resolvemos apresentar alguns dos principais artigos (de licitações diretas) que impactam diretamente sobre as atividades de compras e, por conseqüência, sobre o almoxarifado. Proibida a Reprodução e Comercialização 9

10 FATORES Lei Estadual 9.433/05 O QUE DIZ: CUSTO Art. 57, Inc. I, 1º Entende-se como licitação de menor preço a que objetiva a seleção da proposta mais vantajosa para a Administração, sendo vencedora aquela que atender às especificações de edital ou convite e ofertar o menor preço. Art. 30 Nenhuma compra será feita sem a adequada caracterização de seu objeto e... QUALIDADE Art. 31, Inc. I As compras deverão, sempre que possível: atender ao princípio da padronização e a compatibilidade de especificação técnica e de desempenho, observados quando for o caso, as condições de manutenção, assistência técnica e garantias oferecidas. Art. 31, 6º Nas compras deverão constar as especificações completas dos bens a serem adquiridos sem a indicação de marcas, características e especificações exclusivas,... TEMPO Art. 54º inc. I, II, III, IV, V e VI. O prazo mínimo até o recebimento das propostas ou da realização do evento será: 45, 30, 15, 10, 08 ou 05 dias, dependendo da modalidade optada. Proibida a Reprodução e Comercialização 10

11 Noções de Classificação de Material Capítulo 2 Proibida a Reprodução e Comercialização 11

12 2. Introdução Um sistema de classificação de material visa estruturar, consolidar e divulgar, de forma padronizada, as informações sobre materiais no âmbito da instituição. A classificação de materiais compreende a identificação, codificação e catalogação dos materiais destinados à produção, venda, consumo ou movimentação de bens e produtos de uma organização, além, de orientar as compras. Existem várias formas de classificação que podem ser, em síntese, estruturadas como: Identificação: é a análise e o registro padronizado dos dados descritivos de cada material, incluindo as suas características técnicas. Codificação: é a representação dos dados descritivos de um material, por meio de um símbolo ou código de composição alfabética, numérica ou alfanumérica. Catalogação: é a consolidação e ordenação lógica dos dados de identificação e codificação através da montagem de arquivos manuais ou informatizados e da edição de um catálogo impresso ou virtual que permita a obtenção de informações sobre cada item identificado e codificado. Esse catálogo tem por objetivo a divulgação, no âmbito interno, de todos os itens de materiais utilizados pela organização. CLASSIFICAÇÃO DE MATERIAL IDENTIFICAÇÃO CODIFICAÇÃO CATALOGAÇÃO 2.1. Objetivos da classificação Estabelecer uma terminologia única e padronizada para os materiais, de forma que se evite duplicidade na sua interpretação; Criar regras simples que permitam a identificação dos materiais; Elaborar método para o estabelecimento de uma estrutura decimal básica que propicie a formação do código de material; Permitir a geração de publicações destinadas a divulgar os dados de identificação e codificação de material. Proibida a Reprodução e Comercialização 12

13 2.2. Identificação A identificação de um produto ocorre através da completa especificação de suas características físicas, químicas, de desempenho e funcionamento. Sem dúvida alguma, uma especificação incompleta de material representa um dos maiores problemas nas aquisições realizadas nas organizações, sejam elas públicas ou privadas. Decorre disso alguns sérios prejuízos financeiros e operacionais, já que inúmeros produtos são adquiridos em desacordo com o desejado pela organização e ou que deixam a desejar no quesito da qualidade, ficando inutilizados ou sub-utilizados, pela inadequação de sua aplicação. Diante dessa realidade, entendemos cabíveis as observações de A. G. Thomaz, em seu ótimo trabalho Princípios da Compras Governamentais, que estabelece: As vantagens que surgem da precisão e exatidão das especificações contidas nas concorrências para fornecedores, são múltiplas. Uma especificação completa e precisa realça grandemente a reputação comercial da Instituição, pelo conhecimento exato de suas necessidades. Informa aos fornecedores que os subterfúgios no decorrer de um compromisso de compra não fazem parte da política do setor de compras uma certeza que naturalmente estimula a concorrência entre fornecedores mais desejáveis e garante os menores preços. Evita o desperdício de tempo dos comerciantes, motivo importante a ser considerado, pois descrições incompletas geralmente exigem que um comerciante perca grande parte de seu tempo, ou conte com o seu conhecimento pessoal das exigências ou, então, dê os seus preços sem o conhecimento suficiente. Evita o desperdício de tempo do comprador em responder aos questionamentos dos possíveis fornecedores e evita, outrossim, o desperdício de tempo daqueles que devem receber e utilizar o produto adquirido, pois, pelo contrário, os fornecedores irão procurá-lo para obter maiores informações. Por tais razões, a especificação precisa evitar atritos entre os fornecedores e aqueles que devem receber e utilizar os artigos comprados. A falta de uma especificação precisa envolver, ainda, o perigo de que a informação dada verbalmente poderá ser compreendida de diversas formas, por vários fornecedores. Assim, podemos dizer que a identificação é o primeiro e mais importante passo para classificação de material, e consiste na análise e registro dos principais dados individualizados que caracterizam e particularizam um item em relação ao universo de outros materiais existentes na organização. Ela busca, portanto, estabelecer a identidade do material através da especificação das principais características do item. Todavia, para especificar é necessário dispor de determinados dados que descrevam o material, de modo a identificá-lo perfeitamente. É nessa pesquisa e no registro dos elementos descritivos do material que se resume o trabalho de especificação. A identificação se dá a partir da sua Descrição Completa. Proibida a Reprodução e Comercialização 13

14 Especificação do item É o conjunto de dados descritivos de um item de material que obedece a alguns parâmetros ou padrões de descrição. Geralmente é composta por três conjuntos de dados: Descrição Resumida (Nome Básico + Nome Modificador) Características Físicas Identificação Auxiliar a) Nome Básico É a denominação mais elementar de um material, constituindo-se no passo inicial para identificação de um item de material, como por exemplo: cadeira, lâmpada, etc. O Nome Básico deve individualizar o material e, para tanto, existem regras que definem a apresentação deste nome. A utilização da estrutura de Nome Básico permite a consolidação de informações de aquisições a partir da descrição mais elementar do item, importante na geração de relatórios gerenciais para a tomada de decisões. Cuidados na formação de Nome Básico: 1. Não usar palavras no plural como: Tubos Cadernos Barras Mesas 2. Não usar palavras genéricas: Conexão (Nome Básico: joelho, tê, luva, etc). Abrasivo (Nome Básico: lixa, rebolo, etc). 3. Não usar gírias ou regionalismos: Jerico (Nome Básico: trator) Rolimã (Nome Básico: rolamento) Jabá (Nome Básico: charque) 4. Não usar marcas de produtos: Bombril (Nome Básico: esponja de aço) Limpol (Nome Básico: detergente) Fórmica (Nome Básico: laminado decorativo) 5. Não usar palavras estrangeiras: Drive (Nome Básico: unidade de disco) Pallet (Nome Básico: estrado) 6. Não usar palavras referentes à embalagem ou forma de apresentação: Tubo de cola (Nome Básico: cola) Caixa de grampo (Nome Básico: grampo) Lata de óleo (Nome Básico: óleo) Proibida a Reprodução e Comercialização 14

15 b) Nome Modificador Trata-se do complemento destinado a estabelecer a diferenciação entre itens de mesmo Nome Básico. Para sua determinação não existe regra fixa, podendo ser estabelecido em função de: Composição do material (tubo, aço galvanizado) Aplicação do material (caderno, brochura) Tipo do material (barra, chata) Formato do material (ARRUELA CÔNCAVA) c) Características Físicas Trata-se das informações detalhadas referentes às propriedades físicas, químicas ou de funcionamento dos materiais. Nelas são informadas: Peso Dimensão Voltagem Volume Densidade Cor Resistência Composição Capacidade Outros Observa-se que se trata de um importante conjunto de informações para perfeita definição e caracterização do material. d) Descrição Complementar São as informações destinadas a complementar e esclarecer a descrição de um material. Aparece como função opcional, exceto a unidade de medida: unidade de medida (quilo kg, peça, etc.); tipo de embalagem (lata, fardo, etc.); forma de acondicionamento (caixa com 12 latas, etc); forma de apresentação do material (bloco, tubo, etc.); aplicação. e) Descrição Completa É a nomenclatura padrão de cada item de material, também chamado de Nome de Material, formada pela Descrição Resumida (Nome Básico + Nome Modificador), Características Físicas e Descrição Complementar. A regra define que o Nome Padronizado deverá sempre se apresentar em letras maiúsculas (Nome Básico) e minúsculas (Nome Modificador, Características Físicas e Descrição Complementar), o que permite uma melhor visualização e facilita a busca (sistemas informatizados) e a ordenação alfabética dos materiais. Proibida a Reprodução e Comercialização 15

16 Nome Básico Características Físicas e Descrição Complementar + = Descrição Completa Logo: Tubo de Aço Galvanizado = TUBO, Aço galvanizado; Caderno de Brochura = Caderno, Brochura Codificação A codificação de um material tem por finalidade identificar com facilidade um material, em meio a tantos outros, sem a necessidade de análise de suas características descritivas. Como já dissemos, codificar é representar esses dados descritivos através de um código, o que garantirá maior agilidade e segurança no processamento de informações e na movimentação de material Federal Supply Classification É o sistema criado e desenvolvido pelo Departamento de Defesa dos Estados Unidos com o objetivo de estabelecer e manter um sistema uniforme de identificação, codificação e catalogação para todos os materiais movimentados pelos órgãos componentes da sua estrutura. A Administração Pública Estadual adota o Federal Supply Classification como referência básica para o seu padrão de classificação de material Catalogação Ao final da codificação, é recomendável a criação de um Catálogo de Material que reúna todos os dados de identificação, codificação, unidade de fornecimento e demais informações necessárias e específicas da instituição. Seu principal objetivo é a divulgação uniformização da linguagem e da padronização das descrições. De ordinário, os catálogos são organizados a partir dos seguintes dados: Código de material Descrição de material Unidade de fornecimento Proibida a Reprodução e Comercialização 16

17 2.5. Conceitos de padronização A especificação sempre nos conduz à Padronização, que pode ser definida como: Forma de normalização que consiste na redução do número e tipo de materiais que possuem as mesmas características de aplicação e funcionamento, a partir da relação custo-benefício, ao número que seja adequado para o atendimento as necessidades da organização; Ou, segundo a ABNT: É a classe de norma técnica que constitui um conjunto metódico e precioso de condições a serem satisfeitas, com o objetivo de uniformizar formatos, dimensões, pesos ou outras de elementos de construção, materiais, aparelhos, objetos, produtos industriais acabados, ou ainda, de desenhos e projetos. De forma teórica e didática, podemos estabelecer dois tipos de padronização: Padronização Simplificada: Trata de transformar em padrão a descrição de um produto ou equipamento no âmbito do órgão, de forma que todas as unidades usuárias utilizem uma mesma linguagem; Padronização Especial: Trata da identificação e seleção de um produto ou equipamento, cujas vantagens de economicidade, aplicação, desempenho, manutenção e assistência técnica tragam benefícios para a administração pública (art. 31, inc. I, Lei Estadual nº 9.433/05). Esses pré-requisitos, atendidos e devidamente justificados, permitirão que se opte por marcas e modelos de um determinado fabricante quando da realização de processo seletivo para escolha do fornecedor de determinado material. Ex. veículos, equipamentos e produtos médico-hospitalares, etc Vantagens Simplificação na descrição dos materiais; Diminuição do número dos itens, quantidades e custos de estoque; Diminuição do trabalho de compras; Obtenção de maior qualidade e uniformidade. Ampliação do histórico de aquisições Proibida a Reprodução e Comercialização 17

18 Administração de Material Capítulo 3 Proibida a Reprodução e Comercialização 18

19 3. Introdução Com o advento da globalização, as empresas privadas tiveram que se reinventar, isto é, buscaram se organizar de fora para dentro e não como sempre fizeram, condicionando os clientes a aceitarem os seus produtos, custos e inabilidade produtiva (baixa qualidade). Com a abertura dos mercados e a evolução dos processos de comunicação, aliados à aplicação de recursos da tecnologia da informação na produção, surge um modelo acirrado de competição entre as empresas e o fortalecimento e supervalorização da figura do cliente que, se antes sempre tinha razão, agora, é considerado um rei, pois determina a sobrevivência e ou morte de uma empresa. Essa nova visão de cliente vem sendo absorvida pelo setor público. Nessa linha de pensamento, procuraremos demonstrar que a sobrevivência e o sucesso da administração pública de materiais só se dará, se começar e terminar no cliente. Temos que inverter o processo, isto é, averiguar, primeiramente, as necessidades do cliente e, depois de trabalhá-lhas adequá-las às determinações legais, com base em um processo racional e otimizado. Isto só será factível se buscarmos municiar nossos clientes com todos os meios e informações que irão orientar os processos de compras e de administração dos almoxarifados, sempre considerando os seus anseios e desejos, tal como acontece na iniciativa privada Administração de material voltada para o cliente Como os clientes fazem as suas escolhas? O mais importante é lembrar que os clientes decidem comprar produtos baseados em sua própria visão do mundo suas percepções da realidade. Poucos clientes compram sem pensar. Ao contrário, trazem suas percepções do mundo ao processo de decisão que os leva a decidirem por um produto ou serviço, dentre tantos produtos e serviços. Eis a nossa responsabilidade: orientá-los e ajudá-los em suas observações e decisões sobre que produto adquirir. A estruturação do sistema de material de uma organização deve ter início e fim no usuário ou cliente interno. Logo, qualquer planejamento que vise estabelecer uma política de material não poderá desconsiderar nunca a qualidade das informações que deverão ser disponibilizadas para aquele usuário. Proibida a Reprodução e Comercialização 19

20 Por esse motivo, as orientações contidas neste capítulo buscam, de forma clara e simples, esclarecer as dúvidas e questionamentos mais comuns entre os usuários de um órgão/entidade, desde o passo inicial que é a elaboração de uma solicitação de material. As respostas e esclarecimentos não possuem força de regra, já que cada órgão pode possuir especificidades no desenvolvimento das atividades de administração de materiais. Então, buscamos demonstrar um modelo simples, aplicável ao processamento manual ou mecanizado A tarefa de solicitar material Entendemos que para alcançarmos os resultados desejados, faz-se necessário, primeiramente, organizarmos o início do processo, cuja execução está a cargo do usuário/cliente, e que é a elaboração de uma solicitação de material. O que solicitar? Quanto solicitar? Para quem solicitar?? Como solicitar? Quando solicitar? 3.3. O que solicitar? No tocante a material, a tarefa de definir o que se quer, apesar de parecer fácil, pode tornar-se bastante complexa. Basta ver que comumente nos dirigimos a um supermercado com a intenção de adquirir um determinado produto. Entretanto, dificilmente de lá saímos com exatamente aquilo, ou só aquilo, que tínhamos em mente adquirir. Assim, quando o usuário definir a necessidade de comprar algum material, seja de consumo ou permanente, deverá ele possuir certas orientações sobre alguns aspectos que se mostram bastantes importantes e que influenciarão diretamente a qualidade da aquisição. Proibida a Reprodução e Comercialização 20

21 Identificação do material Geralmente, quando o usuário necessita de um determinado material, sabe apenas o seu nome genérico: lápis preto, caneta marca x, cartucho para impressora marca X, etc. Considerando que a maioria dos usuários não detém conhecimentos técnicos suficientes para uma completa especificação de material, o Sistema Integrado de Material, Patrimônio e Serviços SIMPAS, instituído através do Decreto Estadual nº de , disponibiliza, o módulo Catálogo que reúne os materiais de uso nas unidades organizacionais. Nele consta um universo de descrição de materiais para atender as necessidades do usuário, bastando a este, após localizar o material lhe interessa, transcrevê-lo do catálogo para o documento de solicitação de material, assunto esse que será amplamente abordado quando tratamos do tema Como solicitar. Ressaltamos que um catálogo é uma estrutura em constante atualização, podendo ocorrer que o usuário necessite de um item que não conste nele. Daí surge à necessidade de especificar esse material detalhadamente, o que requer do usuário o conhecimento e a observância de dois importantes aspectos: a) Aspecto legal - Trata-se do cumprimento da legislação vigente que regula todas as compras das instituições públicas municipais, estaduais e federais. Daí, destacam-se duas importantes citações da lei no tocante a descrição de material e que o usuário não poderá desprezar. Nenhuma compra será efetuada sem a adequada caracterização de seu objeto.... (Art. 30 Lei Estadual 9.433/05) Nas compras deverão constar as especificações completas dos bens adquiridos, sem indicação de marcas... (Art. 31, parágrafo 6º Lei Estadual 9.433/05) Assim, devemos deixar claro ao usuário a necessidade de se descrever o material o mais detalhadamente possível, já que é vedada a indicação da marca do produto como forma de limitar o universo de fornecedores que possam atender a demanda da organização. Para tanto, sugerimos que a escolha do material de interesse se apóie em informações, tendo como fontes de informações catálogos técnicos e contatos com fabricantes, profissionais especialistas, fornecedores e compradores para que a descrição do produto solicitado facilite, pela sua clareza, o processo, gerando assim mais economia de recursos, tempo e trabalho. Proibida a Reprodução e Comercialização 21

22 b) Aspecto técnico Trata-se de observar que a descrição de um produto, sob a ótica da administração de material, atende a certas técnicas de identificação. Como não podemos exigir que o cliente entenda de especificação de material, caberá à organização criar uma estrutura de informações que esclareça ao cliente, da forma mais simplificada possível, tema esse já tratado no Capítulo 2, devendo o usuário fornecer: Nome Básico (a apresentação mais simples do material: cadeira, lápis, mesa, etc); Nome Modificador (aquela que muda um nome básico: mesa escritório, lápis cera, etc); Características Físicas (peso, dimensões, potência, composição, formato, etc); Dados Complementares (acondicionamento, embalagem, norma técnica, etc.). Lembre-se: quanto mais detalhada for a descrição do material pelo cliente, mais preciso e eficiente será o processo de aquisição, o que garantirá maior satisfação ao cliente Quanto solicitar? Deverá o usuário estabelecer uma previsão de consumo coerente com as suas necessidades, de forma que não haja falta ou excesso de itens em estoque, provocando interrupção de atividades ou imobilização financeira, respectivamente. Cabe ao usuário definir a: Quantidade solicitada ao almoxarifado Para os materiais mantidos em estoque a quantidade solicitada deverá prever um consumo mensal, não havendo necessidade de formar estoque no próprio setor de trabalho (dentro de armários, gavetas e etc.) uma vez que o almoxarifado estará à disposição a qualquer momento, com a vantagem de possuir local adequado para armazenagem e pessoal qualificado para a sua movimentação Além disso, possuirá, também, um controle seguro e eficiente que garantirá o abastecimento contínuo a todas as unidades consumidoras. Assim, as quantidades de materiais estocáveis a serem solicitadas deverão estar baseadas num consumo realista, sem adição da chamada reserva de desconfiança. É fundamental o estabelecimento de parceria entre o usuário final e o responsável pelo almoxarifado, baseado no profissionalismo e confiança recíproca. Proibida a Reprodução e Comercialização 22

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