MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING

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1 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING

2 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Projecto: Kit elearning, SAF/ Novabase, S.A. Equipa de Coordenação Mário Figueira, SAF/Novabase Coordenação Técnico-Pedagógica Teresa Santos, SAF/Novabase Suporte didáctico: Manual Técnico do Formando O ROI num Sistema de elearning Autores Luis Lavado Design Gráfico Rui Lourenço, SAF/ Novabase, S.A Avaliação Técnica Carina Américo Produção apoiada pelo Programa Operacional Emprego, Formação e Desenvolvimento Social (POEFDS) do Ministério das Actividades Económicas e do Trabalho, co-financiado pelo Estado Português e pela União Europeia, através do Fundo Social Europeu. SAF/Novabase, Portugal, Lisboa Edição: Maio,

3 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO ÍNDICE Listagem dos ícones utilizados 4 1. Introdução 5 2. Conteúdo Programático Objectivos gerais: Unidades do Módulo Resumo e objectivos 7 3. Unidades do módulo Unidade 1 Proveitos em formação Unidade 2 Custos em Formação Unidade 3 Os diferentes tipos de custos em formação Unidade 4 ROI (Return on Investiment) Unidade 5 ROI aplicado ao elearning Unidade 6 A poupança em termos percentuais Unidade 7 A reutilização dos conteúdos Síntese Caso prático 35 Índice Remissívo 44 3

4 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING LISTAGEM DOS ÍCONES UTILIZADOS Índice Note bem Objectivos Recurso a diapositivos ou transparências Resumo Estudo de caso ou exemplo Ajuda Actividades Artigo de referência Bibliografia Link Avaliação Conceito 4

5 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 1. INTRODUÇÃO A tomada de consciência das necessidades de formação e a iniciativa inicial parte de níveis hierárquicos intermédios ou inferiores, no entanto, a decisão de avançar com a formação depende sempre dos níveis hierárquicos superiores. A formação é requerida pelo departamento de Recursos Humanos, quando se sente escassez e/ou necessidades de aquisição de conhecimentos, por parte dos colaboradores, em determinadas matérias. A decisão de formar os colaboradores é apoiada em vários factores, sendo o factor económico, o que tem um maior peso para a maioria da Organizações. É fundamental identificar os custos e os proveitos associados a uma acção de formação, de modo a determinar se existe uma vantagem económica em administrar formação aos colaboradores da organização. O saldo entre custos e proveitos é um ponto de partida para a decisão dos gestores das organizações na tomada de decisão quanto à formação dos seus colaboradores 1. Estas questões são abordadas neste módulo IV O ROI num Sistema de elearning. O Manual Técnico do Formando apresenta os conteúdos programáticos do módulo, em complemento aos conteúdos apresentados na aplicação informática.. 1 A decisão de formar os colaboradores é apoiada em variados factores, sendo que o factor económico tem um peso forte na maioria das organizações. 5

6 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING 2. CONTEÚDO PROGRAMÁTICO 2.1. OBJECTIVOS GERAIS: No final deste módulo, o formando deverá estar apto a: Identificar os diferentes tipos de custos de elearning; Comparar os custos de elearning com a formação presencial; Calcular o ROI de um projecto de elearning. 6

7 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 2.2. UNIDADES DO MÓDULO RESUMO E OBJECTIVOS Unidade 1: Proveitos em Formação Resumo Apresenta os principais proveitos de uma acção de formação. Objectivos: No final desta unidade, o formando deverá estar apto a: Listar os proveitos da formação. Unidade 2: Custos em Formação Resumo Indica os principais custos inerentes à formação. Objectivos: No final desta unidade, o formando deverá estar apto a: Identificar os principais custos inerentes à formação. Unidade 3: Os Diferentes Tipos de Custos em Formação Resumo Apresenta as especificidades dos diferentes tipos de custos (de concepção e desenvolvimento, com formandos e de funcionamento). Objectivos: No final desta unidade, o formando deverá estar apto a: Caracterizar os diferentes tipos de custos em formação. Unidade 4: O que é o ROI Resumo Apresenta o conceito Retorno do Investimento e as três variáveis que comporta, à luz de um caso prático. 7

8 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Objectivos: No final desta unidade, o formando deverá estar apto a: Definir o conceito de Return on Investment - ROI; Reconhecer a aplicação prática do ROI. Unidade 5: ROI Aplicado ao elearning Resumo Aplica o conceito de retorno do investimento ao elearning, apresentando uma fórmula de cálculo e um caso prático. Objectivos: No final desta unidade, o formando deverá estar apto a: Reconhecer a formação a distância como forma de reduzir custos; Saber aplicar o ROI a um projecto formativo. Unidade 6: A Poupança em Termos Percentuais Resumo Apresenta o cálculo da poupança em termos percentuais. Objectivos: No final desta unidade, o formando deverá estar apto a: Calcular a diferença de custos em termos percentuais entre a formação presencial e a formação online. Unidade 7: A Reutilização dos Conteúdos Resumo Aborda a questão da reutilização dos conteúdos, que também deve ser considerada no cálculo do ROI. Objectivos: No final desta unidade, o formando deverá estar apto a: Considerar a reutilização de conteúdos no cálculo do ROI. 8

9 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 3. UNIDADES DO MÓDULO 3.1. UNIDADE 1 PROVEITOS EM FORMAÇÃO Os proveitos ou benefícios em formação são muitas vezes difíceis de calcular e estimar pois alguns dependem de um elevado nível de subjectividade ou só se contabilizam a longo prazo, após a conclusão da acção de formação. Podemos listar os seguintes como os principais proveitos de uma acção de formação 2 : Aumento da produtividade dos colaboradores; Melhorias na relação com os clientes; Melhorias na qualidade do trabalho; Aumento da motivação e do bem-estar dentro da empresa; Transição para novas tecnologias; Adaptação a normas e legislação; Garantia da segurança no trabalho. Estes elementos traduzem-se em ganhos económicos que, apesar de não serem impossíveis de contabilizar, implicam cálculos frequentemente morosos que, dada a sua falibilidade, podem não reflectir os benefícios reais da formação. 2 Consulte o documento Measuring e-learning's Benefits. 9

10 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING 3.2. UNIDADE 2 CUSTOS EM FORMAÇÃO Os custos em formação são mais fáceis de calcular do que os proveitos, já que o seu efeito é imediato e os seus valores são facilmente estimáveis e calculáveis antes, durante e depois da formação. No entanto, há que olhar para a formação como um investimento, uma verba que a empresa despende para obter benefícios a curto, médio ou longo prazo. Este investimento pode ser medido em: Melhorias estruturais; Melhorias operacionais; Redução ou eliminação de custos ou futuros custos. Porque são de avaliação complexa, a maioria das empresas encaram a formação como um custo e não um investimento 3. SÍNTESE Os custos em formação, comparados com os proveitos, têm efeito imediato e são facilmente estimáveis e calculáveis antes, durante e depois da formação. A formação deve ser encarada como um investimento e não como um conjunto de custos. 3 Consulte o documento Measuring the Financial Returns of e-learning 10

11 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 3.3. UNIDADE 3 OS DIFERENTES TIPOS DE CUSTOS EM FORMAÇÃO Ao planear-se uma acção de formação há que ter presente os diferentes tipos de custos envolvidos, sempre por curso: Custos de concepção e desenvolvimento (por curso) Custos de funcionamento (por grupo de formandos) Custos com formandos (por formando) 11

12 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING 1. Custos de concepção e desenvolvimento (por curso) 4 São os custos que a organização vai despender para criar determinado curso. São únicos, não se repetindo após a primeira acção de formação. Ou seja, são os custos necessários para colocar um curso em funcionamento. Dentro deste tipo de custos podemos contabilizar vários níveis de custos Custos de concepção e investigação sobre as metodologias a utilizar 1.2. Custos de concepção e desenvolvimento do curso (em formato electrónico) dependem dos seguintes factores: Duração do curso Custo da hora de desenvolvimento Hora de desenvolvimento 1.1. Custos de concepção e investigação sobre as metodologias a utilizar: São os custos do desenvolvimento do conteúdo que será leccionado ao longo do curso. No fundo, trata-se da matéria-prima do curso, aquilo que deverá ser apreendido pelos formandos. Em muitos casos, este custo não é contabilizado pois os conteúdos poderão já existir, cedidos pelo formador ou mesmo pelo departamento que pretende promover a formação dentro da organização e que é detentor daquela área de conhecimento. 4 Consulte o documento How Much Will It Cost? Estimating e-learning Budgets. 12

13 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Note bem: Para efeitos de comparação de custos entre formação presencial e elearning, não faz sentido determinar estes custos, já que são exactamente idênticos entre os dois sistemas de formação Custos de concepção e desenvolvimento do curso (em formato electrónico): Trata-se dos cusos que implicam o esforço de transpor os coneúdos disponíveis (no ponto anterior) para um formato electrónico utilizável em elearning. É o investimento de criação de conteúdos electrónicos e que passa por um vasto leque de elemenos, desde a concepção do storyboard ou guião, aos trabalhos de programação informáica, webdesign, animação, modelação, validação, etc. Duração do curso O número de horas de duração do curso está intimamente ligado ao tempo de concepção e desenvolvimento do mesmo e, consequentemente, aos seus custos de concepção e desenvolvimeno. Uma previsão de cusos para formação online baseada no número de horas de formação parece ser um pouco ficção, uma vez que o ritmo de aprendizagem dos formandos é variável. Sendo assim, qual a duração de um curso online? Normalmente, os cursos têm um conjunto de percursos e recorrem a interacções que não permitem calcular este número de um forma linear. Uma abordagem simples consiste em determinar a duração do curso, com base no número de horas que um participante demora a percorrer todos os recursos disponíveis.no caso de actividades mais interactivas, como, por exemplo, jogos ou simulações, faz-se uma previsão com base numa média de utilização desse tipo de recursos didácticos. Custo da hora de desenvolvimento Representa o custo de cada hora de trabalho dos membros da equipa de desenvolvimento. Este valor é muitas vezes inferior nas equipas de desenvolvimento internas, quando comparadas com as externas. No entanto, as equipas internas manêm-se para além do projecto e muitas vezes não se consideram os custos gerais 13

14 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING que lhe estão associados. Além disso, o conhecimento das equipas internas pode ser comparável com o de equipas especializadas no desenvolvimento de formação online. Quanto mais complexos forem os conteúdos, mais complexo e exigente irá ser o desenvolvimento dos mesmos, obrigando a que façam parte da equipa elementos com competências especializadas e/ou mais experienes e, como tal, encarecendo a hora de desenvolvimento. Hora de desenvolvimento O número de horas de desenvolvimeno por cada hora de formação online inclui o número de horas despendido pela equipa de desenvolvimento. Este rácio depende da complexidade do projecto e da experiência da equipa de concepção. Evidentemente que quanto maior for a duração do período de desenvolvimento dos conteúdos do curso, maiores serão estes custos. 2. Custos com formandos (por formando) Estes são os custos variáveis da formação, que dependem do número de formandos. Ou seja, por cada formando que adicionemos à acção de formação, estamos a acrescentar X euros ao custo global da acção de formação. Podemos considerar os seguintes custos com formandos: Remuneração dos formandos De um modo geral, os colaboradores de uma organização continuam a receber a sua remuneração quando estão em formação já que, na maior parte das vezes, as sessões decorrem durante o horário de trabalho. O número de horas de ausência do local de trabalho por motivos de formação tem um impacto directo na sua disponibilidade e necessariamente nos custos. Estes custos são considerados nos custos totais de formação. 14

15 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Deslocações dos formandos Nas organizações dispersas geograficamente, este custo tem um grande impacto nos custos globais de formação. Um sistema de elearning reduz significativamente este custo, uma vez que reduz a necessidade de deslocações. Honorários dos formadores Nesta categoria de custos, os honorários com formadores devem ser considerados quando existe um acompanhamento personalizado por parte do formador. Em situações de coaching ou práticas no posto de trabalho deve considerar-se este tipo de custos, que pode também ser reduzido se este acompanhamento for efectuado através de um sistema de elearning. 3. Custos de funcionamento (por grupo de formandos) É o tipo de custos que ocorrem durante o funcionamento de cada curso. É nesta categoria de custos que o elearning é vantajoso, uma vez que os custos de funcionamento são reduzidos. Nem sempre existem vários grupos numa acção de formação em elearning; a acção é administrada a todo o universo de formandos em simultâneo durante um determinado período de tempo. Estes são alguns dos elementos normalmente contabilizados enquanto custos de funcionamento: Honorários dos formadores Os custos com os formadores são normalmente idênticos na formação presencial e online em termos do seu valor/hora. As diferenças nos custos com formadores podem resultar da duração do curso em regime presencial ser diferente do elearning Deslocações dos formadores Num sistema misto, com formação presencial e online, o número de deslocações dos 15

16 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING formadores vai ser reduzido. Num sistema que consista unicamente em elearning, em princípio, não existirão deslocações de formadores. Assistimos, por isso, a uma redução dos custos. Instalações de formação Para a formação presencial são necessárias salas de formação devidamente equipadas. Pode recorrer-se ao arrendamento de instalações ou manter um centro de formação. Mesmo utilizando instalações próprias e já existentes na organização, há sempre o custo associado da utilização e ocupação das mesmas durante o período de formação. No caso da formação online pode recorrer-se a um LSP (Learning Service Provider) que prestará todos os serviços de gestão do sistema de elearning, não sendo, portanto, necessárias instalações específicas para formação e localização de equipamentos mais complexos, tais como servidores e bases de dados. Material de apoio necessário às sessões Trata-se de um custo exclusivo das sessões presenciais e diz respeito ao aluguer ou aquisição de equipamentos ou bens necessários para a boa prossecução pedagógica das sessões de formação. Poderão ser: videoprojectores, mobiliário, consumíveis e artigos de papelaria, computadores, quadros de projecção, etc.. Dimensão do grupo de formação Na formação presencial existe uma maior rigidez no número de formandos por grupo devido às restrições impostas pelos espaços físicos. Na formação online existem condicionantes nos acessos em simultâneo para sessões síncronas (largura de banda), não existindo quaisquer condicionantes nas sessões assíncronas. Do ponto de vista pedagógico não é aconselhável trabalhar em elearning com grupos muito grandes. Caso o grupo seja muito grande, a situação pode ser contornada recorrendo-se a mais tutores. 16

17 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Alguns aspectos a ter em conta Vivemos numa fase onde é necessária uma revisão ao modo como os processos de aprendizagem são suportados pelas empresas! Os elevados custos dos sistemas de formação presencial obrigam a um novo olhar sobre a formação, pelo menos no que diz respeito aos seus custos. Aprender em situação de elearning é reduzir grande parte dos custos da formação. Daí que o interesse das organizações em investir na formação dos seus colaboradores através do elearning tenha aumentado, apesar de esse aumento ainda não ser visível. O ROI Return on Investment é a forma de cálculo amplamente utilizada na tomada de decisão, por parte das organizações, entre a formação presencial e o elearning. O elearning traz inúmeras vantagens à formação e a redução de custos é das mais evidentes; há empresas que conseguem obter um óptimo retorno do investimento através da utilização do elearning 5. Os custos com a plataforma de elearning Na implementação de elearning numa organização, pode optar-se por adquirir uma plataforma de elearning (LMS Learning Management System) ou, simplesmente, adquirir licenças temporárias de utilização de uma plataforma instalada num servidor externo, ao qual se acede de forma remota. 5 Consulte o documento E-Learning Analytics. 17

18 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Aquisição da plataforma A aquisição de uma plataforma tem sempre um custo associado e, normalmente, só se justifica em organizações com um ritmo elevado de acções de formação e onde exista um universo de formandos com uma dimensão significativa. As plataformas comerciais são geralmente mais fiáveis, apresentando um conjunto de serviços associado, assim como uma garantia de actualização periódica, correcções de erros de versões anteriores e apoio técnico. No entanto, têm a desvantagem de apresentar preços de aquisição bastante elevados, principalmente as plataformas mais bem cotadas no mercado. Esses preços tornam-se incomportáveis para muitas empresas de menor dimensão. Outra opção na aquisição de uma plataforma são as plataformas de software livre (Open Source). Nestas plataformas, o código de programação (instruções fundamentais que fazem o software funcionar) encontra-se disponível ao público para observação, modificação e utilização de forma livre, sem custos. Faz parte de uma tendência bem disseminada de desenvolvimento de software que tem tido sucesso na 18

19 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO produção de software robusto e seguro. Dois exemplos de plataformas de elearning de software livre são a Moodle e a Sakai. As vantagens do software livre para as organizações, do ponto de vista económico, são: o o a aquisição a custo zero; a possibilidade de, internamente, poderem ser feitas todas as alterações e customizações necessárias. Contudo, há que contabilizar, neste caso, os custos da existência de uma equipa especializada na linguagem de programação utilizada pela plataforma, os eventuais erros que este tipo de software possa ter e o facto de, em muitos casos, não existirem actualizações a estes produtos, acabando por ficar obsoletos. Para o cálculo do ROI, antes de se investir em elearning, há que ter em conta todos estes factores. A aquisição de uma plataforma implica sempre um custo que deve ser amortizado no tempo, pelo conjunto das acções de formação que a organização irá realizar. Aquisição de licenças A aquisição de licenças revela-se menos dispendiosa para organizações que efectuam acções de formação mais esporádicas e não de forma intensiva e em que o número de colaboradores não é excessivamente grande. 19

20 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Nestes casos, o custo de utilização da plataforma implica normalmente um valor unitário por formando, durante determinado período de tempo, que coincide normalmente com a duração da acção de formação. Os conteúdos, neste caso, são o aspecto principal a ter em conta em termos de custos. SÍNTESE Os três tipos de custos principais resumem-se da seguinte forma: Custos de concepção e desenvolvimento (por curso) Custos de concepção e investigação sobre as metodologias a utilizar Custos de concepção e desenvolvimento do curso (em formato electrónico) Duração do curso Horas de desenvolvimento Custo da hora de desenvolvimento Custos de funcionamento (por grupo de formandos) Honorários dos formadores Deslocações dos formadores Instalações de formação Aluguer/aquisição de material de apoio às sessões Dimensão do grupo de formação Custos com formandos (por formando) Salários dos formandos Deslocações dos formandos Honorários dos formadores 20

21 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 3.4. UNIDADE 4 ROI (RETURN ON INVESTIMENT) Como vimos anteriormente, algumas organizações começam a investir na formação em elearning. Será que existe algum cálculo que possamos fazer que nos ajude a tomar a decisão entre formação elearning e presencial? 1. Definição Return on Investment (ROI), ou taxa de retorno do investimento, é um indicador financeiro tradicional baseado em dados históricos, que serve para determinar a que taxa determinado investimento efectuado está a remunerar o investidor. Calcular o ROI é compreender de que forma um investimento gerará lucros ao longo de um período de tempo. Para calcular o ROI é necessário ter presentes três variáveis: Variáveis Custo Total Benefício Total Benefício Líquido - valor monetário total despendido pela organização ao efectuar um determinado investimento - inclui todos os valores monetários poupados, realizados e quaisquer outros proveitos obtidos pela organização cuja origem esteja directamente relacionada com o investimento efectuado - benefício total subtraído ao custo total; é o resultado ou lucro líquido que se obtém com o investimento 21

22 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Para melhor explicar este conceito, vejamos um exemplo prático: O Miguel decidiu investir euros na aquisição de um imóvel para arrendar. Após a aquisição teve diversas despesas com o mesmo imóvel antes de o poder arrendar, totalizando euros. A renda mensal será de euros, sendo que a casa estará arrendada por um ano, findo o qual Miguel pretende vendê-la por mais do que o valor que esta custou. Custo Total: o valor despendido com a aquisição do imóvel + despesas Benefício Total: rendas dos 12 meses do ano + valor de venda do imóvel Benefício Líquido: Benefício total - custo total Calculemos cada uma das variáveis: Custo Total = = euros Benefício Total = 12 x = euros Benefício Líquido = = euros Assim, para calcular o ROI: 1. Identifique o benefício financeiro que a organização obtém de determinado investimento; 2. Subtraia o montante despendido com o investimento efectuado para obter o benefício líquido; 3. Depois divida o resultado pelo montante dispendido: 22

23 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 4. Para calcular o ROI em termos percentuais (uma vez que se trata de uma taxa), multiplique o resultado por 100: Podemos interpretar o resultado do exemplo anterior de duas formas: Por cada euro investido, Miguel obteve um retorno ou benefício líquido de 4 cêntimos; A taxa a que foi remunerado o investimento foi de 4% ao ano (como se tratou de um investimento com um período de um ano, trata-se de uma taxa anual). Miguel terá agora de decidir se este investimento (pressupondo que os dados são realistas e realizáveis) tem rentabilidade suficiente para que valha a pena avançar. SÍNTESE O ROI (Return On Investment) ou taxa de retorno do investimento, consiste numa taxa que mede a rentabilidade de determinado investimento efectuado num determinado período de tempo. Para o efeito, é necessário ter em conta todos os proveitos obtidos com o investimento, assim como todos os custos. Da diferença entre todos os proveitos e os custos do investimento obtém-se o benefício líquido. O ROI obtém-se dividindo o benefício líquido pelos custos totais. O resultado do cálculo será a taxa a que é remunerado o investimento referente ao período de tempo em causa. 23

24 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING 3.5. UNIDADE 5 ROI APLICADO AO ELEARNING Agora podemos calcular o ROI e decidirmos pela formação em elearning ou presencial! Calma! Não te podes esquecer que é necessário partir de dois pressupostos: 1. A organização vai investir em formação, seja ela presencial ou elearning; 2. O benefício gerado pela formação é exactamente idêntico entre os dois sistemas de formação. Deste modo, anularemos todo o esforço com a dificuldade dos cálculos subjectivos para determinação do benefício da formação. Portanto, a empresa irá mesmo avançar para formação e, caso decida pelo elearning, os benefícios provenientes da formação terão de ser iguais aos da formação presencial. A questão que se coloca é: elearning ou formação presencial? Como já vimos, a decisão de formação passa na maioria dos casos pelos aspectos financeiros (benefícios e custos gerados). O ROI é o instrumento comummente utilizado pelos decisores de topo de uma organização para este efeito. Para calcular o ROI há que calcular todos os benefícios de um programa de formação e subtrair todo o investimento efectuado com o mesmo programa, incluindo os custos de análise, planeamento, desenho, desenvolvimento, implementação, avaliação, entre outros. Obtemos assim o benefício líquido, que é depois divido pelos custos totais com a formação. 24

25 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO É de salientar, como já vimos anteriormente, a dificuldade de cálculo do benefício total, dada a sua natureza subjectiva e difícil de concretizar no tempo. Mas assim, os benefícios da formação ficam fora do cálculo do ROI Pois é trata-se de um ROI centralizado nos custos; ou seja, na poupança entre as duas alternativas de custos (presencial e elearning). Por isso, deves partir sempre da seguinte pergunta: «Qual o retorno que obtenho se mudar de um sistema de formação presencial para elearning?». A partir do ROI podemos determinar se o retorno é positivo ou não; ou seja, se vale a pena mudar de sistema de formação. Valerá a pena se a organização poupar dinheiro. Vamos realizar esse cálculo analisando o custo de um projecto de formação presencial em comparação com o de um sistema de elearning. Ao passar de uma solução de formação presencial para um sistema de elearning, devemos avaliar o retorno do investimento, encontrando o rácio entre a poupança obtida (diferença entre os custos totais dos dois sistemas de formação) e o investimento adicional para a implementação de um sistema de elearning. Ou seja, há que determinar o investimento adicional para obtermos determinada redução nos custos de formação. Tendo em mente a fórmula do ROI atrás analisada: 25

26 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Observe agora a mesma aplicada ao caso concreto do elearning: Ao invés do Benefício líquido temos a Poupança, já que se trata de uma redução de custos (se o Custo totalpresencial for maior que Custo totalelearning). Então a Poupança = Custo totalpresencial Custo totalelearning Logo: Desculpa Joana, mas fiquei com algumas dúvidas Não te preocupes! É natural! Vamos ver agora as variáveis mais em detalhe Pode ser? Custo Total Presencial Custo total (presencial) = Custos de funcionamento (presencial) + Custos com formandos (presencial) - Custos totais despendidos com o curso em sistema de formação presencial, nomeadamente os custos de funcionamento (grupos de formandos) e os custos com formandos. 26

27 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Custo Total elearning Custo total (elearning) = Custos com formandos (elearning) + Custos de desenvolvimento - Custos totais despendidos com o curso em elearning, nomeadamente os custos com formandos e os custos de desenvolvimento. Custos de Desenvolvimento - Investimento de desenvolvimento de conteúdos electrónicos e integração dos mesmos numa plataforma de elearning. São exclusivos da concepção de um curso em elearning. Recapitulando, eis o tipo de custos inerentes a cada um dos sistemas em análise: Custos Presencial elearning Desenvolvimento X V Funcionamento V X Com formandos V V = = Custo total presencial Custo total elearning 27

28 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Mais algumas notas É necessário não esquecer que o custo de desenvolvimento é o investimento que a empresa terá de efectuar para poder estar apta a administrar um curso em elearning aos seus colaboradores! Ou seja, é o investimento adicional necessário para implementar um sistema de elearning, daí que estes custos se encontrem no denominador da fracção de cálculo do ROI. Nesta análise comparativa (presencial vs elearning) não faz sentido determinar o valor dos custos de concepção e investigação sobre as metodologias a utilizar, pois são idênticos entre os dois sistemas de formação; a informação a transmitir será a mesma e apenas varia a forma como é transmitida 6. SÍNTESE No cálculo do ROI para decisão entre os dois sistemas de formação, assume-se que os benefícios provenientes da formação serão idênticos entre os dois sistemas de formação. A comparação entre formação presencial e elearning é, então, na maioria das vezes centrada nos custos. O benefício líquido será a poupança obtida entre os custos totais em formação presencial e os custos totais em elearning. Devemos avaliar o retorno do investimento (ROI) encontrando o rácio entre a poupança obtida (diferença entre os custos totais dos dois sistemas de formação) e o investimento adicional para a implementação de um sistema de elearning (custo de desenvolvimento). 6 Consulte o documento Measuring the Total Cost of e-learning. 28

29 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 3.6. UNIDADE 6 A POUPANÇA EM TERMOS PERCENTUAIS Para além do cálculo do ROI podemos determinar a poupança em termos percentuais, ou seja, a percentagem dos custos totais que é possível poupar quando se muda de uma situação de formação presencial para elearning. Para calcular a poupança em termos percentuais divide-se o valor da poupança (diferença entre os custos dos dois sistemas de formação) pelo custo total da formação presencial. O valor obtido é a percentagem poupada, relativamente à situação inicial (formação presencial) pelo facto de mudarmos para uma situação de elearning. SÍNTESE A poupança em termos percentuais é a percentagem dos custos totais que é possível poupar quando se muda de uma situação de formação presencial para elearning. Divide-se o valor da poupança (diferença entre os custos dos dois sistemas de formação) pelo custo total da formação presencial. 29

30 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING 3.7. UNIDADE 7 A REUTILIZAÇÃO DOS CONTEÚDOS Lembrei-me agora de uma outra situação Na organização onde trabalho, os conteúdos são reutilizados em várias Acções de Formação! Exactamente! E a reutilização de conteúdos pode ser Infinita ou Finita! Vamos ver um pouco melhor? Até agora, vimos o cálculo do ROI perante uma situação onde os conteúdos do curso são administrados uma única vez, ou seja, para uma única acção de formação sem qualquer reutilização. No entanto, várias organizações reutilizam constantemente os conteúdos, nas diversas acções de formação que ministram. Assim, podemos identificar dois tipos de reutilização: infinita e finita. 1. A reutilização infinita Em muitos casos os conteúdos são reutilizáveis e a organização utiliza-os continuamente para várias acções de formação. É o caso, por exemplo, de centros de formação que utilizam os mesmos conteúdos para muitas acções de formação ministradas a diferentes organizações. Perante esta situação, em que a utilização dos conteúdos não se extingue com uma acção de formação e se repete indefinidamente, a fórmula do ROI passa a ser: 30

31 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Ou seja, para efeitos de cálculo do Custo total elearning deixa de se ter em conta os custos de desenvolvimento, já que estes são amortizados por um conjunto infinito de acções de formação. 2. A reutilização finita Existe ainda a situação em que uma organização poderá reutilizar os conteúdos um número limitado de vezes. Isto poderá acontecer quando, por exemplo, a organização decide voltar a relembrar os seus colaboradores dos conteúdos, repetindo a acção de formação, ou quando a empresa opta por formar os colaboradores em grupos separados. Numa situação semelhante, a fórmula passa a ser: n é o número de vezes de utilização de conteúdos (ou número de acções de formação). Caso Prático Analisemos uma situação concreta. Imaginemos que seria previsível uma reutilização infinita dos mesmos conteúdos formativos numa determinada empresa cujo cálculo do ROI seria efectuado da seguinte forma: 31

32 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Imaginemos agora que seria previsível a empresa vir a realizar futuramente mais uma acção de formação com os mesmos conteúdos. Vejamos então o cálculo do ROI: (2 acções de formação n = 2) SÍNTESE Se se pretender reutilizar os conteúdos de um curso de elearning de forma infinita, na fórmula de cálculo do ROI, nos custos totais de elearning não se incluem os custos de desenvolvimento. Se os conteúdos forem reutilizados não infinitamente mas sim n vezes, na fórmula de cálculo do ROI os custos totais com o elearning deverão conter os custos de desenvolvimento, mas estes deverão ser divididos por n. 32

33 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 3.8. SÍNTESE Realmente, todos estes conceitos são um pouco complicados e a informação é bastante Vamos fazer uma pequena síntese? Vimos que a formação implica um investimento que gera proveitos mais ou menos contabilizáveis, o que origina, para efeitos de determinação da sua viabilidade económica, uma grande complexidade no cálculo do Retorno do Investimento (ROI). Os tipos de custos são fundamentais para se comparar os dois sistemas de formação para as organizações que ainda não optaram pelo sistema que melhor as servirá para realizar formação. O método comummente utilizado o cálculo do ROI na decisão do sistema de formação é, neste caso, centrado nos custos, mais especificamente numa filosofia de redução de custos (ou poupança) aquando da mudança de um sistema de formação presencial para elearning. Para o efeito desta análise consideram-se os benefícios, ou proveitos da formação, idênticos nos dois sistemas de formação. É necessário ter em conta que o cálculo do ROI é muitas vezes residual relativamente aos restantes factores que contribuem para a tomada de decisão entre os dois sistemas de formação. Não podemos esquecer um importante pressuposto da utilização do ROI: o método de cálculo do ROI deverá ser utilizado apenas quando os benefícios esperados entre os dois sistemas de formação são idênticos, ou seja, é um método exclusivamente baseado nos custos e não tem em conta os benefícios económicos provenientes da formação. 33

34 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Para além dos indicadores quantitativos, não podemos esquecer o impacto dos sistemas de elearning no desenvolvimento do capital estrutural da organização. Comparativamente com a formação presencial, estes sistemas permitem transformar o capital humano em capital estrutural uma mais valia para qualquer organização da sociedade do conhecimento. A decisão não deve passar apenas por uma análise de custos, nomeadamente em situações em que os benefícios de um sistema são claramente vantajosos, tais como na dispersão geográfica de um grande número de formandos, ou em casos de formandos deficientes e com dificuldades de mobilidade. Contudo, num plano genérico, este cálculo do ROI não deixa de ter utilidade, já que desta forma conseguimos colocar os investimentos em formação ao mesmo nível dos outros investimentos existentes na organização. As direcções financeiras e as administrações percebem bem a linguagem do custo/benefício, da redução de custos e do ROI. 34

35 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO 3.9. CASO PRÁTICO Observemos um caso prático para compreender melhor a forma de calcular o ROI num projecto de elearning. De salientar que este caso é um mero exemplo; casos reais poderão dispor de dados significativamente diferentes e de outras variáveis! A Situação Uma empresa decidiu formar 500 trabalhadores sobre um novo sistema de informação que irá implementar. Antes de optar pela solução formativa, a empresa procedeu ao cálculo do ROI para perceber se este curso seria menos dispendioso em elearning ou em formação presencial. A dúvida persiste: elearning ou formação presencial? Dados importantes: Na solução elearning está prevista uma tutoria personalizada de cerca de uma hora por formando; 20% dos formandos estão dispersos pelo país e os custos médios de deslocação, com estadia, são de 75 por dia; Após uma análise ao mercado considerou-se um custo médio de 50 por utilizador para licenciamento de um LMS (Learning Management System) e utilização do servidor da organização; Na formação presencial existe ainda um custo relativo a recursos didácticos e consumíveis por formando: 5 ; Para a correcta definição dos custos, considerou-se o número de dias úteis por mês (20) e um dia de trabalho com 8 horas. 35

36 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Fazendo agora uma análise detalhada de vários elementos: Se optarmos pelo sistema presencial, a formação terá a duração de 35 horas; 7 sessões de 5 horas cada; E se optarmos por um sistema de elearning teremos apenas 10 horas, repartidas por 14 sessões de 45 minutos; São 500 colaboradores, repartidos por grupos de 12 elementos; Os honorários dos formadores/tutores são de 25 /hora; O aluguer das salas é de 10 /hora. O mesmo para o aluguer do projector; A formação é realizada em horário de trabalho pelo que devemos contabilizar também todos os custos relativos à remuneração (1500 /mês); Para determinar o custo de desenvolvimento e integração dos conteúdos numa plataforma de elearning devemos contabilizar 20 horas de desenvolvimento por cada hora do curso, sendo que o custo de cada hora de desenvolvimento é de 350 euros. 36

37 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Comecemos então os cálculos. O primeiro passo é calcular os custos de desenvolvimento. Observe a tabela: Custos por curso Presencial elearning Duração do curso (em horas) Duração de cada sessão (horas) 5 0,75 Tempo de desenvolvimento (horas de 0 20 desenvolvimento / horas de curso) Custo da hora de desenvolvimento ( / hora de desenvolvimento) TOTAL Portanto, multiplica-se a duração do curso pelo tempo de desenvolvimento e pelo custo de uma hora de desenvolvimento: 10 x 20 x 320 = estes são os custos de desenvolvimento! Depois, devemos calcular os custos de funcionamento; analise a tabela: Custos de funcionamento (por grupo de formandos) Presencial elearning Honorários do formador ( / hora) 25 0 Deslocações do formador ( / sessão) 0 0 Sala de aula com computadores ( / hora) 10 0 Vídeo projector ( / hora) 10 0 TOTAL por grupo

38 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING O custo de cada grupo de formação (presencial) foi calculado da seguinte forma: 25 x 35h + 0 x 5 sessões + 10 x 35h + 10 x 35h = Temos assim o custo por grupo. Tendo em conta que são 500 formandos, distribuídos por grupos de 12 elementos, temos 42 grupos em formação presencial, o que implica um custo de funcionamento total de ! Note bem: Primeiro calculou-se o número de grupos: 500 / 12 = 41,6667» 42 grupos em formação presencial; depois encontrou-se o custo da totalidade dos grupos: x 42 = Temos assim os custos de funcionamento (formação presencial). Observemos agora esta tabela para calcular os custos por formando: Presencial elearning % de formandos deslocados 20 0 Custo por deslocação ( / formando deslocado) 75 0 Remuneração mensal ( / formando) Horas de tutoria por formando 0 1 Horários dos tutores ( / hora) 0 25 Licenças LMS ( / formando) 0 50 Recursos didácticos e consumíveis (por formando) 5 0 TOTAL (por formando)

39 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Notas: Deslocações na formação presencial: 20% de formandos deslocados x 75 por deslocação x 7 sessões; o que dá 105; Devemos calcular a parte da remuneração afecta às horas de formação; em formação presencial: / (8h x 20 dias) x 35 h = 328,125. Em elearning: / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75 ; Somando os custos da formação presencial obtém-se 438,125, enquanto que os custos do elearning são de 168,75. Presencial elearning % de formandos deslocados 20 0 Custo por deslocação 75 0 ( / formando deslocado) Remuneração mensal ( / formando) Horas de tutoria por formando 0 1 Horários dos tutores ( / hora) 0 25 Licenças LMS ( / formando) 0 50 Recursos didácticos e consumíveis (por 5 0 formando) TOTAL (por formando)

40 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Notas: Deslocações na formação presencial: 20% de formandos deslocados x 75 por deslocação x 7 sessões; o que dá 105 Devemos calcular a parte da remuneração afecta às horas de formação; em formação presencial: / (8h x 20 dias) x 35 h = 328,125. Em elearning: / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75. Somando os custos da formação presencial obtém-se 438,125, enquanto que os custos do elearning são de 168,75. Presencial elearning % de formandos deslocados 20 0 Custo por deslocação 75 0 ( / formando deslocado) Remuneração mensal ( / formando) Horas de tutoria por formando 0 1 Horários dos tutores ( / hora) 0 25 Licenças LMS ( / formando) 0 50 Recursos didácticos e consumíveis (por 5 0 formando) TOTAL (por formando)

41 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Notas: Deslocações na formação presencial: 20% de formandos deslocados x 75 por deslocação x 7 sessões; o que dá 105; Devemos calcular a parte da remuneração afecta às horas de formação; em formação presencial: / (8h x 20 dias) x 35 h = 328,125. Em elearning: / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75 ; Somando os custos da formação presencial obtém-se 438,125, enquanto que os custos do elearning são de 168,75. Para calcular a parte da remuneração afecta às horas de formação: em formação presencial: / (8h x 20 dias) x 35 h = 328,125 ; em elearning: / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75. Presencial elearning % de formandos deslocados 20 0 Custo por deslocação ( / formando deslocado) 75 0 Remuneração mensal ( / formando) Horas de tutoria por formando 0 1 Horários dos tutores ( / hora) 0 25 Licenças LMS ( / formando) 0 50 Recursos didácticos e consumíveis (por formando) 5 0 TOTAL (por formando)

42 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING Notas: Deslocações na formação presencial: 20% de formandos deslocados x 75 por deslocação x 7 sessões; o que dá 105; Devemos calcular a parte da remuneração afecta às horas de formação; em formação presencial: / (8h x 20 dias) x 35 h = 328,125. Em elearning: / (8h x 20 dias) x 10 h = 93,75 ; Somando os custos da formação presencial obtém-se 438,125, enquanto que os custos do elearning são de 168,75. Para calcular a totalidade dos custos com formandos, devemos multiplicar o valor o total de custos por formando por 500 formandos! Presencial: ; elearning: Somando os custos da formação presencial obtém-se 438,125, enquanto que os custos do elearning são de 168,75. Calculemos, finalmente, o ROI. Comecemos por calcular cada uma das variáveis: Custo totalpresencial = = Custo totalelearning = = Poupança = = Custos de desenvolvimento = Identificados os custos e a poupança, há que calcular o Retorno do Investimento (ROI), que será dado pela seguinte fórmula: 42

43 MANUAL TÉCNICO DO FORMANDO Para um custo de desenvolvimento de , conseguir-se-ia poupar Calculemos a poupança em termos percentuais. Para o fazer, dividimos a poupança pelo Custo total da formação presencial: Por cada euro investido em desenvolvimento numa solução de elearning, a empresa terá um retorno de 1,86 ; isto é, terá um retorno global de 186%. Para não falar, claro está, de uma redução de custos na ordem dos 46%. 43

44 MÓDULO IV O ROI NUM SISTEMA DE ELEARNING ÍNDICE REMISSÍVO Aquisição de licenças...19 Caso prático...37 Custo Total elearning...28 Custo Total Presencial...28 Custos com a plataforma de elearning...19 Custos com formandos (por formando)...15 Custos de concepção e desenvolvimento (por curso)...13 Custos de Desenvolvimento...28 Custos de funcionamento (por grupo de formandos)...16 Moodle...19 Plataformas comerciais...19 Plataformas de software livre (Open Source)...19 Poupança em termos percentuais...31 Proveitos...10 Reutilização dos conteúdos...32 ROI (Return on Investiment)...23 ROI aplicado ao elearning...26 Sakai