Registo de Acompanhamento de Projecto

Transcrição

1 Registo de Acompanhamento de Projecto O SharpFlow, para além de gerir individualmente as tarefas relacionadas com um projecto, permite também controlar o fluxo e evolução do próprio projecto ao longo do tempo, gerindo as suas fases de planeamento, desenvolvimento e suporte, através do que se designa por Registo de Acompanhamento de Projecto. Para isso contamos com o fluxo de trabalho (fluxograma) de base Acompanhamento de Projecto, que deve retratar as fases de concepção e desenvolvimento de projectos, conforme definido no procedimento de Desenvolvimento de Produto, dos procedimentos da Qualidade. Este documento serve de guia para as várias etapas, desde a configuração do projecto com a criação do registo de Acompanhamento de Projecto, passando pelas mudanças de fase, registo de tarefas em cada fase e o acompanhamento do projecto através de relatórios e gráficos de indicadores. Fluxograma Este fluxograma é uma base inicial, já incluído com o SharpFlow, que pode, se desejado, ser alterado de modo a se adequar às especificidades dos procedimentos do cliente. Importante salientar que para um fluxograma poder ser utilizado com o Registo de Acompanhamento basta, nas suas propriedades, activar a opção Definir como fluxo de acompanhamento de projecto : 1

2 Criação de projecto O projecto é criado na opção Criar Projecto na entrada do Cliente/Entidade pretendida: e definindo as propriedades iniciais do projecto Colocando estimativas iniciais de duração e realização: 2

3 Ao activar, na aba gestão, a caixa de selecção Criar Registo de Acompanhamento Agora, ao criar o projecto é também criado automaticamente o Registo de Acompanhamento de Projecto. Este registo de acompanhamento vai seguir o fluxograma apresentado acima, cujo inicio é Iniciar Projecto e permitir um acompanhamento do projecto de acordo com os procedimentos do sistema de qualidade da empresa. de projecto Também é útil associar uma conta de específica do projecto ao mesmo: Isto permite facilmente associar evidências dos passos de acompanhamento apenas enviando um (com eventuais documentos anexos) para o endereço de do projecto. Após as parametrizações iniciais, clica se no botão Criar Projecto. Outras configurações Em seguida, após se ter criado o projecto, reabrem se as propriedades deste para concluir as parametrizações, tais como, quais os recursos humanos (RH) afectos ao projecto, se há fornecimentos de terceiros a registar no projecto, etc. O diálogo Configurar Projecto tem agora mais abas em relação ao Criar Projecto. Pode usar se a aba Utilizadores para configurar os RH que vão intervir no projecto: 3

4 Termina se as configurações clicando em Guardar Alterações. Projecto Existente Para projectos já existentes, que já tenham sido criados, mas sem o registo de acompanhamento, continua a ser possível associar um Registo de Acompanhamento de Projecto. Basta aceder, na configuração de projecto, à aba de Gestão : E clicar em Criar Registo. 4

5 Registo de Acompanhamento de Projecto No fim destas operações, temos o registo de acompanhamento de projecto : Este registo é diferenciado dos restantes por ter uma cor diferente (a cor do estado como está definida no fluxo de trabalho) e é único para cada projecto. O registo de acompanhamento está sempre aberto durante a vida do projecto e é apoiado por relatórios e gráficos relacionados, que permitem uma visão global do projecto em todas as fases da sua vida. Quando um projecto tem um registo de acompanhamento, todos os outros registos ou tarefas criados nesse projecto ficam automaticamente associados à fase corrente do projecto (o estado actual do fluxograma de acompanhamento). Inclui se nestes casos, as tarefas criadas na presente fase, os registos criados a partir da aba Criar na interface principal e os registos criados a partir de s recebidos associados ao projecto. Ao abrir o registo, temos a seguinte interface: Antes de mudar de fase, é importante associar as evidências que ocorreram na presente fase, como tarefas relacionadas, s trocados, horas despendidas, etc, assim como especificar o texto e informação que queremos ter associados a essa fase do projecto. Para isso usamos o botão Editar Reposta. Após ter se tudo na presente fase associado e concluído, evolui se no fluxo de trabalho de Acompanhamento de Projectos, editando o texto do estado inicial e passando à fase seguinte, pelo botão Mudar de Fase. Obtém se o seguinte diálogo: 5

6 Preenche se a previsão ou estimativa de tempo para a próxima fase e a data estimada de conclusão. Esta informação é importante pois permite ao Gestor de Projecto verificar metas de eficácia e controlar eventuais atrasos. Pode também colocar se um comentário que fica associado à fase seguinte O comentário na fase seguinte permite uma comunicação entre o actual detentor do registo e o responsável (se não for o mesmo) que o vai controlar de seguida, mesmo que o participante seguinte não tenha visibilidade para as fases anteriores (por exemplo, clientes, a quem só foi dado acesso a certas fases do projecto). Nesta fase (Especificação de Requisitos) vamos lançar tarefas separadas e que vão ficar associadas a esta fase do projecto Ao Lançar Tarefa, temos um diálogo semelhante à Criação de Registo que efectivamente é. *** 6

7 Criam se os registos das tarefas a realizar durante a fase actual. Não esquecer de, na criação de registos, colocar as horas e data estimadas para os mesmos. O Gestor de Projecto pode, naturalmente, acompanhar todas as tarefas lançadas por si e continuar a controlar o acompanhamento do projecto. Mapas de Gantt e Gráficos Diversos Associado a cada projecto, mas particularmente relevante para os projectos com Registo de Acompanhamento, temos a possibilidade de visualização gráfica do registo da informação. O Mapa de Gantt, que dá uma visão no tempo sobre o desenvolvimento do projecto, pode ser acedido ao clicar no ícone seguinte gráfico:, na aba dos Registos, à direita do nome do respectivo projecto. Obtém se o Para fechar o gráfico de Gantt clica se no X do canto superior direito. Ao clicar no ícone no mesmo local que o anterior, acedemos ao seguinte ecrã: onde temos uma série de gráficos que ajudam a ter uma visão global do decorrer do projecto, de acordo com o número e tipo de tarefas efectuadas. 7

8 Comparação gráfica de projectos Quando houver interesse nisso, o Sharpflow permite fazer a comparação entre projectos, segundo certos parâmetros a definir. Para isso acede se à interface Ver Gráficos entre Projectos, clicando no ícone Obtém se o seguinte ecrã: No primeiro menu escolhe se o parâmetro a processar e na caixa Projectos escreve se, um por um, os projectos que queremos comparar. À medida que se escreve, a caixa mostra uma lista dos projectos cuja designação contém o texto digitado: Clicamos no projecto e este fica assim na caixa de texto: Fazer o mesmo para os restantes projectos pretendidos. No final, clicar no botão Ver Gráficos : 8

9 Relatórios Em qualquer das fases de realização do projecto é possível aceder ao Relatório de Informação de Projecto, na área de relatórios. Para isso selecciona se o projecto na lista de projectos e em seguida, abre se o relatório pretendido: Nos relatórios parametrizados estão as principais informações necessárias para se apreciar o decorrer do projecto com uma observação rápida, nomeadamente, os detalhes do Projectos, quais os recursos humanos e os seus perfis, as fases do projecto, onde se inclui as horas e datas estimadas mas também as horas consumidas por cada fase. Porém, a solicitação do cliente podem ser parametrizados relatórios específicos adaptados aos seus procedimentos. 9

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