Curso - Questões comentadas Banca AOCP

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1 Curso - Questões comentadas Banca AOCP Específico para Assistente em Administração AMOSTRA Professor Wellington Silva

2 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 1 Caro aluno (a), É com grande alegria que apresento um curso INÉDITO para os candidatos ao cargo de Assistente Administrativo para os concursos EBSERH, especificamente, os dos Hospitais Universitários de Pelotas (RS), Juiz de Fora (MG) e São Carlos (SP), que tiveram como banca escolhida o Instituto AOCP. O curso será composto por 111 questões comentadas, cobradas nos concursos anteriores da EBSERH, para o cargo de assistente em administração, que tiveram como banca organizadora o Instituto AOCP. Os assuntos foram separados por temas, sendo abordados os temas mais cobrados para o cargo contemplado. 1.PROCESSO ORGANIZACIONAL. PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO E OPERACIONAL. HIERARQUIA E AUTORIDADE. DIVISÃO DO TRABALHO. CONTROLE E AVALIAÇÃO 2.CARACTERÍSTICAS DAS ORGANIZAÇÕES FORMAIS 3.COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL: LIDERANÇA. MOTIVAÇÃO E DESEMPENHO 4.TRABALHO EM EQUIPE 5. PROCESSO DECISÓRIO 6. GESTÃO DA QUALIDADE 7.EFICIÊNCIA, EFICÁCIA, PRODUTIVIDADE E COMPETITIVIDADE 8.TÉCNICAS DE ARQUIVAMENTO 9.NOÇÕES DE CIDADANIA 10.PATRIMÔNIO 11.QUALIDADE NO ATENDIMENTO AO PÚBLICO 12.NOÇÕES DE USO E CONSERVAÇÃO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITÓRIO 13.COMPRAS NA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

3 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 2 14.CONDUTA ÉTICA DOS PROFISSIONAIS DA ÁREA DE SAÚDE 15. PRINCÍPIOS GERAIS DE SEGURANÇA NO TRABALHO Bom, agora que já apresentei nosso curso, rapidamente, me apresentarei. Eu sou o professor Wellington Silva, sou Administrador de Empresas e Especialista em licitações e contratos públicos. Ao longo de minha jornada no mundo dos concursos, fui aprovado em vários certames, tais como, Ministério do Trabalho (Administrador), Conselho Regional de Administração-SP (Analista), SABESP (Analista Administrativo), FUNASA (Administrador), entre outros. Atualmente, sou servidor público federal, vinculado à Universidade Federal de São Paulo, atuando na área de licitações, e concurseiro, como você! Agora que todas as apresentações já foram devidamente realizadas, vamos ao que interessa? Bons estudos! Professor Wellington Silva

4 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 3 1- PROCESSO ORGANIZACIONAL. PLANEJAMENTO ADMINISTRATIVO E OPERACIONAL. HIERARQUIA E AUTORIDADE. DIVISÃO DO TRABALHO. CONTROLE E AVALIAÇÃO 4. Assist. Adm. - EBSERH-HUSM-UFSMRS/ 2014-AOCP - Ao atuar como assistente administrativo na EBSERH Empresa Brasileira de Serviços Hospitalares, você poderá ter que lidar com tarefas, pessoas, órgãos e relações. Assinale a alternativa que apresenta a função administrativa que você estará desempenhando ao lidar com estes componentes. a) Direção b) Controle. c) Planejamento. d) Organização. e) Comando. Comentário: Existem quatro funções administrativas: Planejamento, Organização, Direção e Controle. PLANEJAR CONTROLAR ORGANIZAR DIRIGIR

5 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 4 PLANEJAMENTO O que fazer? Para que fazer? Como fazer? Com que recursos fazer? Quando fazer? Com quem fazer? Também com as perguntas onde queremos chegar? (situação futura), e onde estamos? (situação atual) ORGANIZAÇÃO Integrar recursos humanos, materiais e órgãos;lidar com tarefas; alocar recursos; dividir o trabalho segundo a especialização DIREÇÃO Coordenar esforços, comunicar, motivar, liderar CONTROLE Tem a finalidade de manter as atividades dentro de curso preestabelecido. Corresponde às seguintes sub-fases: definição de padrões, observação, comparação e correção A primeira função é o planejamento onde definimos os objetivos e quais os meios para alcança-los. Caracteriza-se pelas perguntas: O que fazer? Para que fazer? Como fazer? Com que recursos fazer? Quando fazer? Com quem fazer? Também com as perguntas onde queremos chegar? (situação futura), e onde estamos? (situação atual) Depois de planejar devemos organizar os recursos disponíveis, ou seja, ordenar tanto os recursos humanos, quanto os materiais e agrupar as atividades necessárias para atingir os objetivos estabelecidos no planejamento. Assim, a organização precisa lidar com pessoas, órgãos, tarefas e relações de autoridade e responsabilidade. Após organizar os recursos devemos por a mão na massa e dirigir (direcionar / liderar) os colaboradores para alcançar objetivos empresariais, interpretando os planos, tomando decisões, dinamizando e fazendo acontecer. Esta função administrativa exige muito da habilidade humana do profissional pela área relacionada.

6 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 5 Por último devemos controlar o que está sendo feito e avaliar o que já foi executado e fazer as devidas correções para garantir que os resultados sejam satisfatórios A questão fala que você poderá ter que lidar com tarefas, pessoas, órgãos e relações, ou seja, ela está se referindo a função administrativa de organização. Gabarito letra D 2- CARACTERÍSTICAS DAS ORGANIZAÇÕES FORMAIS 24. Assist. Adm. - EBSERH-HUJM-UFMT/2014-AOCP - Assinale a alternativa que apresenta algumas características da estrutura organizacional do tipo linha-staff. a) Cada órgão se reporta a apenas um órgão superior, porém recebe assessoria e serviços especializados de diversos órgãos de staff; separação entre órgãos operacionais e órgãos de apoio e suporte; e reúne a autoridade hierárquica e a autoridade do conhecimento. b) As características das estruturas lineares e funcionais coexistem simultaneamente; baseia-se no primado da especialização de todos os órgãos ou cargos em todos os níveis da organização; e os canais de responsabilidade são desdobrados pelos níveis hierárquicos de forma a espraiar-se até a base da organização. c) Apresenta uma conformação tipicamente piramidal; os canais de responsabilidade são desdobrados pelos níveis hierárquicos de forma a espraiarse até a base da organização; e baseia-se no primado da especialização de todos os órgãos ou cargos em todos os níveis da organização. d) Separação entre órgãos operacionais e órgãos de apoio e suporte; as características das estruturas lineares e funcionais coexistem simultaneamente; e apresenta uma conformação tipicamente piramidal. e) Reúne a autoridade hierárquica e a autoridade do conhecimento; os canais de responsabilidade são desdobrados pelos níveis hierárquicos de forma a espraiarse até a base da organização; baseia-se no primado da especialização de todos os

7 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 6 órgãos ou cargos em todos os níveis da organização; e apresenta uma conformação tipicamente piramidal. Comentários: Existem vários tipos de estrutura organizacional, mas as conhecidas como tradicionais são: linear, funcional e linha de staff. Vamos falar um pouco sobre cada uma. A organização linear também chamada de militar é o tipo de organização mais antigo e mais simples, tem sua origem na organização dos antigos exércitos, extremamente verticalizada. Baseia-se no principio da unidade de comando ou principio da autoridade linear, esse princípio estabelece a hierarquia da autoridade, cada subordinado reporta-se única e exclusivamente ao seu superior. Diretor Gerente A Gerente B Execução A Execução A Execução B Execução B *Estrutura Linear Idalberto Chiavenato em seu livro Teoria Geral de Administração (2004) ensina que são características da estrutura linear: Autoridade linear ou única: é a autoridade única e absoluta do superior sobre seus subordinados, típica das organizações militares. Linhas formais de comunicação: são feitas unicamente através das linhas existentes no organograma. Centralização das decisões: existe uma autoridade máxima que centraliza todas as decisões e o controle da organização.

8 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 7 Aspecto piramidal: à medida que se sobe na escala hierárquica, diminui o número de cargos ou órgãos, começam por um chefe, tendo, em média, dois subordinados, e cada um desses dois com mais dois subordinados, em média, e assim por diante. Estrutura Funcional Este tipo de organização é fundado na ideia de especialização, isso se deve por causa da necessidade de separar as funções para torná-las mais fáceis. Por exemplo, quem vocês acham que devem responder sobre a contabilidade da empresa? Por óbvio é o setor de contabilidade, pois ele é o setor especializado nessa área, o setor financeiro é especializado em finanças e assim por diante. A estrutura funcional é adequada para pequenas e médias empresas. Na estrutura funcional, cada subordinado reporta-se a diversos superiores simultaneamente, porém, cada superior responde apenas pelas suas especialidades, não interferindo nas especialidades dos demais. A especialidade que promove as decisões. Diretor Gerente Financeiro Gerente Recursos Humanos Gerente Comercial Execução Execução Execução * Estrutura funcional São características da estrutura funcional, segundo Chiavenato (2004):

9 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 8 Autoridade funcional ou dividida: é uma autoridade do conhecimento. Cada subordinado reporta-se a muitos superiores, simultaneamente. Nenhum superior tem autoridade total sobre os subordinados. Linhas diretas de comunicação: as comunicações são efetuadas diretamente. A organização funcional busca a maior rapidez possível nas comunicações. Descentralização das decisões: não é hierarquia, mas a especialidade quem promove as decisões. Caracteriza-se pela descentralização das decisões. Ênfase na especialização: baseia-se no primado da especialização de todos os órgãos ou cargos. As responsabilidades são delimitadas de acordo com as especializações. Estrutura linha-staff Staff significa assessoria, apoio, suporte, por isso essa estrutura também é chamada de linha-assessoria. Ela é uma evolução da organização linear, pois além dos órgãos de linha, executores diretos das tarefas importantes, surgiram órgãos de staff (órgãos apoiadores), compostos de especialistas, assessores e consultores. Na verdade ela apresenta uma combinação entre a estrutura linear e a estrutura funcional com características de ambos, reunidas para proporcionarem um tipo de estrutura organizacional mais completo e complexo. Na organização linha-staff existem os órgãos de linha, também chamados de órgãos de execução, e de assessoria, também chamados de órgãos de apoio e de consultoria, mantendo relações entre si. A autoridade nos órgãos de linha é linear, ou seja, os órgãos decidem e executam as atividades principais. Já a autoridade nos órgãos de staff é de assessoria, de planejamento e controle, de consultoria e recomendação, isto é, autoridade funcional. Um exemplo de órgão de staff são as consultorias jurídicas em entidades públicas como a AGU ou Procuradoria Federal.

10 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 9 Diretoria Assessoria Financeiro Recursos Humanos Logistica *Estrutura linha-staff Algumas características da estrutura linha de staff, segundo Chiavenato (2004) são: Fusão da estrutura linear com a estrutura funcional, com predomínio da primeira. Cada órgão se reporta a um e apenas um órgão superior: típica da organização linear. Porém, cada órgão recebe também assessoria e serviços especializados de diversos órgãos de staff. Coexistência entre as linhas formais de comunicação com as linhas diretas de comunicação. Na organização linha-staff existem linhas formais de comunicação entre superiores e subordinados e que representam a hierarquia. Existem também linhas diretas de comunicação que ligam os órgãos e o staff e que representam a oferta de assessoria. Separação entre órgãos operacionais (executivos) e órgãos de apoio e suporte (assessores). A autoridade e responsabilidade dos membros do staff são de natureza aconselhadora. No entanto, são os chefes de linha que retêm a completa autoridade e responsabilidade pela execução dos planos. Hierarquia versus especialização. A organização linha-staff mantém o princípio da hierarquia (cadeia escalar). A hierarquia (linha) assegura o comando e a disciplina, enquanto a especialização (staff) fornece os serviços de consultoria e de assessoria.

11 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 10 Voltando as questões, a alternativa A está perfeita, já que mostra características da estrutura organizacional linha-staff, e é nosso gabarito. A primeira parte da letra B está correta, pois as estruturas lineares e funcionais coexistem na estrutura linhastaff, mas a segunda parte traz características da estrutura linear. A letra C traz características da estrutura linear. A ultima parte da letra D está errada, pois a conformação piramidal refere-se a estrutura linear. A letra E misturou todas as estruturas e também está errada. Gabarito letra A 3- COMPORTAMENTO ORGANIZACIONAL: LIDERANÇA. MOTIVAÇÃO E DESEMPENHO 31. Assist. Adm. - EBSERH-HUSM-UFSMRS/2014-AOCP - Nenhum modelo de comportamento organizacional é suficiente para descrever tudo o que acontece em uma organização, mas a identificação de um modelo ajudará a distinguir um tipo de vida organizacional de outro. A seguir são apresentados alguns modelos de comportamento organizacional, numerados de 1 a 5 e as características de cada um destes modelos. Relacione as colunas e assinale a alternativa que apresenta a sequência correta. 1. Modelo autocrático. 2. Modelo protecionista. 3. Modelo apoiador. 4. Modelo colegiado. 5. Modelo sistêmico. ( ) A base do modelo são os recursos econômicos; a orientação gerencial é o dinheiro; a orientação para os funcionários é a segurança e os benefícios; os resultados psicológicos para os funcionários é a dependência da organização; as necessidades dos funcionários que são satisfeitas são as de segurança; e o resultado do desempenho é cooperação passiva.

12 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 11 ( ) A base do modelo é a parceria; a orientação gerencial é o trabalho em equipe; a orientação para os funcionários é o comportamento responsável; os resultados psicológicos para os funcionários é a autodisciplina; as necessidades dos funcionários que são satisfeitas são as auto atualizações; e o resultado do desempenho é entusiasmo moderado. ( ) A base do modelo são a confiança, comunidade e sentido; a orientação gerencial é cuidado e compaixão; a orientação para os funcionários são a independência psicológica; os resultados psicológicos para os funcionários é a automotivação; as necessidades dos funcionários que são satisfeitas são de ampla variedade; e os resultados do desempenho são paixão e compromisso com as metas organizacionais. ( ) A base do modelo é o poder; a orientação gerencial é a autoridade; a orientação para os funcionários é a obediência; os resultados psicológicos para os funcionários é a dependência do chefe; as necessidades dos funcionários que são satisfeitas são as de subsistência; e o resultado do desempenho é mínimo. ( ) A base do modelo é a liderança; a orientação gerencial é o apoio; a orientação para os funcionários é o desempenho no cargo; os resultados psicológicos para os funcionários é a participação; as necessidades dos funcionários que são satisfeitas são as de status e reconhecimento; e o resultado do desempenho são desejos despertados. a) b) c) d) e) Comentário: A questão trata dos Modelos de Comportamento Organizacional. Esses modelos estabelecem um sistema de crenças que influencia o pensamento e afeta as ações da Administração em cada organização. Da mesma maneira que as organizações diferem umas das outras, os departamentos também podem variar. Por exemplo: o departamento financeiro pode trabalhar dentro de um modelo protetor enquanto que o modelo de apoio esteja sendo tentado pelo departamento de recursos humanos. Existem cinco modelos de comportamento organizacional:

13 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 12 Autocrático, Protecionista, Apoiador, Colegiado e Sistêmico. Essa questão nós conseguimos resolver com a tabela com as diferença entre os modelos: Autocrático Protecionista Apoiador Colegiado Sistêmico Base do modelo Orientação gerencial Orientação para os funcionários Resultado psicológico para o empregado Necessidades do empregado atendidas Resultado do desempenho Poder Recursos econômicos Liderança Parceria Confiança, comunidade, sentido. Autoridade Dinheiro Apoio Trabalho em Cuidado, compaixão equipe Obediência Segurança e Desempenho Comportament Independência benefícios no cargo o responsável psicológica Dependência do chefe Dependência da organização Participação Autodisciplina Automotivação Subsistência Segurança Status e Auto Ampla variedade reconhecime atualização nto Mínimo Cooperação Desejos Entusiasmo Paixão e passiva despertados moderado compromisso com as metas organizacionais Analisando o quadro podemos verificar que alternativa correta é a letra C. Gabarito letra C 4- TRABALHO EM EQUIPE

14 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a Assist. Adm. - EBSERH-HUSM-UFSMRS/2014-AOCP O trabalho coletivo ou em equipe nem sempre é visualizado de forma sistêmica por seus integrantes. Assinale a alternativa que apresenta somente algumas das condições essenciais para a obtenção do status de equipe, ou seja, que exista um trabalho em equipe. a) Agrupamento de pessoas; aprendizagem em grupo; busca por resultados; arranjo de pessoas em grupo; nome do líder; a personificação das atividades. b) Metas ou propósitos em comum; trabalho em conjunto; responsabilidade e compromisso; cooperação; e comunicação aberta e efetiva. c) Requisitos e informações necessários para a identificação do grupo de trabalho; trabalho em conjunto; e forma de comunicação com o solicitante do serviço. d) Definição clara dos requisitos para a personificação do trabalho; compromissos e padrões de qualidade do serviço; e os critérios a serem cumpridos para a entrega do serviço. e) Principais etapas para processamento do serviço; forma de prestação do serviço; e responsabilidade, compromisso e cooperação para com o serviço. Comentário: A diferença básica entre grupo e equipe é que em um grupo encontramos uma coleção de pessoas que trabalham na mesma área ou foram reunidos para desempenhar uma tarefa, têm uma formação similar e que trabalham de forma individual para atingir seus objetivos. Por exemplo, em um departamento de engenharia encontraremos engenheiros, com formação similar, responsáveis por este aspecto da empresa. Já a equipe é um grupo de pessoas com habilidades complementares e que confiam umas nas outras e estão comprometidas com objetivo em comum, trabalham em conjunto e são coletivamente responsáveis. Uma equipe de trabalho gera sinergia positiva através de uma coordenação de seu trabalho, ou seja, o somatório de seu resultado é maior do que seria o somatório dos resultados isolados de seus membros.

15 GRUPO EQUIPE P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 14 Objetivo é trocar Objetivo é o desempenho informações coletivo Sinergia neutra Sinergia positiva Responsabilidade é Responsabilidade coletiva individual Existe interdependência Normalmente não existe Habilidades interdependência complementares Habilidade aleatóricas e Relacionamento é coeso e variadas firme Relacionamento é informal Metas são conhecidas e e solto compartilhadas A maioria das atividades dentro de uma instituição vai além da capacidade de uma única pessoa realizar o trabalho. As equipes de trabalho normalmente superam os indivíduos e os grupos quando a tarefa necessita de múltiplas habilidades, capacidade de análise e experiência. GRUPOS TRABALHO INDIVIDUAL EQUIPES *Evolução do trabalho coletivo

16 P r o f. W e l l i n g t o n S i l v a - P á g i n a 15 Para um grupo estruturar-se efetivamente em equipe é necessário salvaguardar no mínimo as seguintes condições: CONDIÇÕES ESSENCIAIS PARA OBTENÇÃO DO STATUS DE EQUIPE Metas ou propósitos em comum Trabalho em conjunto Responsabilidade e compromisso Cooperação Comunicação aberta e efetiva Gabarito letra B ATENÇÃO: ESTE MATERIAL É APENAS UMA AMOSTRA. PARA ADQUIRIR O CONTEÚDO COMPLETO, ACESSE: > Aba Cursos EBSERH> Específico Assistente Administrativo.