Configuração para o envio das cartas de atraso ou de aviso de vencimento

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1 Configuração para o envio das cartas de atraso ou de aviso de vencimento Informamos que a princípio esta sendo disponibilizada uma configuração padrão das cartas para todas as unidades. Tipos de cartas: Cartas de atraso Foram configuradas no sistema três cartas de atraso para os usuários sendo que a primeira será enviada após o primeiro dia de atraso. Cartas de aviso de vencimento Os avisos foram configurados para serem enviados a cada dois dias antes do vencimento para todas as categorias de usuários. O procedimento para configuração das cartas é o mesmo para ambas, portanto, ao final do procedimento deverá ser informado se a biblioteca irá optar pelas duas cartas, ou por uma delas para que o processo seja acionado no servidor. Para que as cartas sejam enviadas aos usuários a biblioteca deverá escolher apenas um computador que deverá ser ligado assim que a biblioteca iniciar suas atividades no período da manhã. O funcionário que ficar responsável por esta atividade deverá ativar a fila de impressão para o envio das cartas. O computador utilizado para esta atividade não precisa necessariamente ser um dos equipamentos do balcão do empréstimo, mas deverá ter as mesmas configurações realizadas para o envio dos e.mails de reservas para os usuários. Lembrando que as configurações necessárias para o envio de e.mails são: [Configuração das mensagens enviadas por ] Para que o sistema envie os avisos de reservas e as cartas por e.mail, será necessário preparar a seguinte configuração: - Entrar no Windows Explorer - Abrir a pasta C:/ - Abrir as pastas, conforme a ordem abaixo: AL_16 Alephcom tab alephcom - Abrir o arquivo, localizar o texto abaixo e inserir as seguintes informações:

2 [Mail] MailServer=nome do servidor de e.mail da unidade (servidor de envio) FormAddress=endereço de e.mail que enviará as mensagens MailerName=colocar o nome da Biblioteca (por exemplo: Serviço de Biblioteca da Faculdade) Charset=windows Salvar e fechar o arquivo Localizar o arquivo: C:/aleph/circ/tab/print.ini E fazer a seguinte alteração na linha returnhold01: colocar M onde está P. - Salvar e fechar o arquivo [Configuração para Impressão Direta] Entrar no Windows Explorer: - clicar no drive C: - clicar em AL500_16 - localizar a pasta ALEPHCOM - clicar em tab - em seguida clicar 2x sobre o arquivo alephcom.ini - localizar o seguinte texto: "parâmetro DefaultPrintConfig=1", que está dentro da seção [MAIN] - no texto, substituir o número 1 por 0 (zero) - em seguida salvar o arquivo * Após esta configuração no computador, clicar em: - Iniciar, - Programas, - Aleph 500 e - "Verificar versão", - e acessar novamente o módulo de circulação. A configuração para impressão direta é importantíssima para que os avisos, ao invés de serem impressos sejam enviados via e.mail. Desta forma, para verificar se a configuração foi realizada com sucesso basta localizar na parte inferior da tela do módulo de circulação o ícone da impressora e clicar com o botão direito para verificar se a opção impressão direta esta selecionada. Antes de dar início às configurações para o envio das cartas é interessante verificar se o sistema está enviando e.mails, para isso, sugerimos que seja realizado um teste com o aviso de reserva.

3 Após realizar as configurações para o envio dos e.mails, no módulo de circulação, entrar em Aleph e depois em gerenciador de tarefas, após clicar na guia Fila de impressão Em seguida clicar em configurar.

4 Na tela Configurar IDs de impressão é necessário excluir os IDs que aparecem na janela, para isso: - clicar em cima das opções (marcá-las em azul), - clicar no botão Excluir, - executar estes passos até excluir todos os IDs de impressão e a janela ficar vazia. Em seguida digitar a sigla da sua biblioteca, por exemplo, BBA no campo Ad. ID impressão e clicar em adicionar

5 Clicar em Fechar e em seguida Aplicar Intervalo

6 Ainda nesta mesma tela Gerenciador de Tarefas na parte Base de dados selecionar as bases UEP01, UEP10 e UEP50 Em seguida, clicar em Ativar e depois em Fechar Após realizar todos estes procedimentos encaminhar uma mensagem para o endereço (flavinha@reitoria.unesp.br) para que possamos configurar as cartas para cada uma das bibliotecas dentro do servidor.

7 Todos os dias em que a biblioteca estiver funcionando, o funcionário responsável pela ativação da fila de impressão deverá executar o seguinte procedimento: - ligar o equipamento - no módulo de circulação clicar em Aleph e em seguida gerenciador de tarefas - e depois em ativar. Aparecerá uma tela pequena com as bases UEP01, UEP10 e UEP50 que deverá permanecer aberta até o fechamento da biblioteca. Caso necessário a tela poderá ser minimizada, mas o fechamento poderá impedir o envio das cartas. - importante que este procedimento seja feito logo que a biblioteca for aberta evitando que algum usuário receba carta de atraso após ter feito uma devolução.