PERDAS DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA CEREALISTA OLIVEIRA LTDA

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1 PERDAS DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA CEREALISTA OLIVEIRA LTDA MARIA APARECIDA OLIVEIRA COELHO Alvorada 2012/1

2 2 PERDAS DE ESTOQUE: UM ESTUDO DE CASO NA EMPRESA CEREALISTA OLIVEIRA LTDA MARIA APARECIDA OLIVEIRA COELHO Artigo Científico como requisito para obtenção do título de Bacharel em Administração pela Faculdade Luterana São Marcos. Professor Orientador Silvio Roberto Souza de Souza Alvorada 2012/1

3 3 LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS Uniap: Unidade de apresentação determinada pela embalagem de apresentação com o qual o usuário tem contato direto no ponto de venda. Unicom: Unidade de comercialização formada por um múltiplo das embalagens de apresentação adequadas a serem unidades de venda e que pesam até 25 quilos, para permitir o manuseio. Unimov: Unidade de Movimentação formada por um múltiplo da Unicom, com a finalidade de facilitar deslocamentos mecanizados, seguros e econômicos. Unitrans: Unidade de transporte para conter muitas e diferentes embalagens de comercialização, com a finalidade de facilitar a distribuição para pedidos aos clientes. Figura 1: Fases da armazenagem. LISTA DE FIGURAS

4 4 RESUMO Considerando que, no ramo varejista, há um crescimento diário da demanda de produtos e serviços, os supermercados, cada vez mais necessitam adequarem-se quanto à gestão de perdas e produtos com prazo de validade vencido. Este artigo tem por objetivo, identificar e sugerir ações que possam minimizar as perdas por avarias e por prazo de validade vencido. Além de tratar das perdas de estoque e perecibilidade de alimentos, no ramo varejista do Supermercado Oliveira Ltda em Alvorada, ainda contempla ações para redução de custos. A existência de um planejamento de estoques e armazenagem de produtos em uma organização, juntamente com normas e procedimentos, estabelece responsabilidades, segregação de funções e objetivos claros, sendo condição básica para a prevenção de estoque. Procura evidenciar o fluxo das mercadorias desde o recebimento até a distribuição para as Filiais envolvidas no processo. Os dados foram coletados através de questionário aplicado aos funcionários que atuam nas áreas envolvidas, e documentos fornecidos pela empresa. Neste contexto, o artigo procura verificar os altos índices de avarias e produtos com validade vencida, alertando para os prejuízos e apresentando sugestões para minimizar as perdas de estoque da empresa, o que vêm ao encontro com a gestão de estoques e políticas de planejamento, distribuição, movimentação e armazenagem de mercadorias. Palavras-chaves: Perdas. Avarias. Validade de Produtos. Perecibilidade

5 5 INTRODUÇÃO O aumento da competitividade do setor varejista dos supermercados tem alterado o comportamento dos consumidores, e também, a invasão de redes de hipermercados, forçam as empresas a adequarem-se cada vez mais quanto às compras, logística de distribuição e armazenagem de produtos. A gestão dos estoques é uma atividade de muita importância nas organizações, pois estes pertencem ao ativo circulante das empresas. Não sendo bem gerenciadas acabam elevando os custos e prejudicando as organizações com o aspecto monetário, pois a gestão permite a identificação das causas que levam a perdas, e outros fatores indesejáveis quanto aos estoques e armazenagens de produtos. A possibilidade de perdas, tanto para os fabricantes, quanto para os varejistas, pelas situações de falta no estoque é muito significativa. As pressões de fidelidade ao fornecedor se manifestam em negociações em que o comprador e o vendedor sejam os representantes das empresas. Isto ocorre porque aumenta o número de empresas que adotam estratégias Just-in-time (mantendo estoques mínimos), que exigem níveis de respostas mais altos dos fornecedores. Esta pesquisa será realizada na Cerealista Oliveira, empresa que atua no ramo varejista e atacadista em Alvorada/RS que atende a região metropolitana de Porto Alegre e algumas cidades do interior do Rio Grande do Sul. Na empresa há um alto índice de perdas com relação às avarias físicas de embalagem e produtos com prazo de validade vencido que provocam custos relevantes. Não é realizado lançamento de itens que sofrem avarias ou validade de produtos, separadamente no sistema para um melhor gerenciamento do estoque. Os atuais índices de perdas tornaram-se fonte de grande preocupação para a diretoria e gerência em função dos valores crescentes observados. As perdas mais frequentes ocorrem nas filiais 2 e 4, sendo que são as lojas que tem um giro maior de produtos. A partir deste contexto, que ações poderiam ser adotadas para reduzir o índice de avarias e perdas de produtos com prazo de validade vencido, para a redução dos custos envolvidos? O objetivo geral desta pesquisa é identificar e sugerir ações que promovam a obtenção de um gerenciamento adequado dos itens armazenados com o objetivo de minimizar perdas por danos e por prazo de validade. Para atingir o objetivo geral será necessário superar algumas etapas para, de fato, identificar as causas responsáveis pelas atuais perdas como: Mapear o processo de recebimento, armazenagem e distribuição dos itens comercializados pelo atacado; Identificar as causas das avarias mais frequentes e os custos envolvidos; Classificar e quantificar as avarias mais frequentes; Identificar as causas que provocam as perdas por vencimento de prazo; Segregar as principais causas que promovem as perdas de produtos; Propor ações que possam minimizar o número atual de perdas.

6 6 A presente pesquisa foi realizada com dados obtidos no período de Janeiro de 2011 a Dezembro 2011 na empresa Cerealista Oliveira Ltda, na área de armazenagem de mercadorias. Foram analisados os itens que normalmente sofrem avarias e aqueles perdidos por prazo de validade. Os sujeitos da pesquisa serão todos os funcionários que atuam na área de recebimento, armazenagem e distribuição dos itens comercializados. As áreas responsáveis pelas compras e pela definição dos níveis de estoque também serão objeto da pesquisa para identificar as causas das perdas por vencimento dos prazos de validade de itens perecíveis. A existência de um planejamento dos estoques e armazenagem de produtos em uma organização, juntamente com normas e procedimentos, estabelece responsabilidades, segregações de funções e objetivos claros, sendo condição básica para a prevenção de perdas de estoque. Uma das principais tarefas da gerência das empresas modernas são a detecção e eliminação de perdas ocorridas em suas atividades diárias, já que a concorrência cada vez mais se especializa na competência de suas tarefas para manter-se no mercado competitivo. Neste sentido, é ressaltada a importância de ferramentas que auxiliem como gerenciar os processos de melhoria e eficiência contínua na armazenagem e distribuição de produtos. A empresa Cerealista Oliveira está preocupada com o alto índice de avarias e produtos com datas de utilização vencidas, e tem interesse em minimizar estas perdas. Através desta pesquisa, a empresa percebe a oportunidade de obter sugestões de ações para eliminar perdas e prejuízos em mercadorias, reduzindo desta forma os custos envolvidos na armazenagem e distribuição de seus produtos. 2. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA 2.1 Movimentação de materiais A movimentação de materiais pode ser definida como todo e qualquer deslocamento de materiais interna ou externa de uma organização. Ou seja, desde a entrada de materiais no recebimento até a sua armazenagem ou estocagem. Isto implica uma série de manuseios tanto do homem quanto de equipamentos. Quando possível há necessidade de manter um fluxo contínuo e padronizado em uma ordem cronológica de ações para que não ocorram danos e perdas de mercadorias. Percebe-se que a movimentação de materiais não agrega valor ao produto. (MARTINS E ALT 2009) Para Martins e Alt (2009, p.396), [...] O tempo e os custos despendidos no transporte não agregam valor ao produto e devem, portanto, ser minimizados até atingir o indispensável para garantir o trânsito entre o almoxarifado de entrada [...]. A movimentação planejada de materiais racionaliza os movimentos com economia e segurança para os processos de carga e descarga dentro das organizações, deslocando os materiais de maneira mais eficiente. (MARTINS E ALT 2009)

7 Classificação da movimentação e o transporte de material Segundo Dias (2010), a movimentação e o transporte atualmente são classificados de acordo com a atividade funcional a que se destina: a) Granel: inclui todos os processos e equipamentos de transportes utilizados desde a extração até a armazenagem de produtos a granel (gases, líquidos e sólidos); b) Cargas unitárias: cargas inseridas em um recipiente de paredes rígidas ou individuais ligadas entre si; c) Embalagem: é o que envolve os produtos para posterior consumo ou transporte; d) Armazenamento: abrange desde o recebimento da mercadoria, alocação e expedição de produtos no depósito até solicitação e posterior distribuição; e) Vias de transporte: envolve carga e descarga de produtos, bem como, utilização de máquinas específicas; f) Análise de dados: análise de toda a movimentação de materiais. Disposição dos equipamentos, padronização, manutenção, segurança, organização. Dados para que seja feita uma movimentação eficiente. Os custos de movimentação de materiais influem diretamente no custo final do produto. É necessária uma seleção adequada quanto ao método de movimentação para que não afete negativamente no custo final da mercadoria. Se a movimentação for considerada como um problema separado dos demais, conclui-se que a simples redução dos trajetos percorridos pelos produtos nas diversas etapas de processos do estoque à distribuição seria a solução ideal. Em termos globais esta solução simples, se não for bem gerenciada poderá gerar ociosidade de homens e maquinários em determinados processos, invalidando o principal objetivo gerando aumento dos custos e reduzindo os lucros. (DIAS, 2010) De acordo com Dias (2010), um sistema de movimentação de materiais precisa atender uma série de finalidades básicas a seguir: a) Redução de custos: custos de mão de obra; custos de materiais; custos de despesas gerais; b) Aumento da capacidade produtiva: capacidade de armazenagem; melhor distribuição da armazenagem. c) Melhores condições de trabalho: maior segurança; redução da fadiga; maior conforto para o pessoal; d) Melhor distribuição: melhoria na circulação; localização estratégica de almoxarifado; melhoria nos serviços ao usuário; maior disponibilidade Leis de movimentação Para Dias (2010) um sistema de movimentação eficiente, é necessário algumas leis que devem ser dada a devida importância: 1. Obediência ao fluxo das operações: trajetória dos materiais, também como sequencia das operações. Sempre que possível manter uma trajetória linear.

8 8 2. Mínima distância: minimiza as distâncias e transporte pela redução de caminhos desnecessários percorridos pelos materiais. 3. Mínima manipulação: redução da frequência de transporte durante o ciclo de processamento. 4. Segurança e satisfação: levar em conta na escolha dos equipamentos de transporte, de materiais e a segurança dos operadores e pessoal circulante. 5. Padronização: utilização de equipamentos padronizados sempre que possível. Custos de aquisição e manutenção mais baixos. Evitar equipamentos especializados. 6. Flexibilidade: o valor do equipamento é proporcional a sua flexibilidade. Capacidade de satisfazer o transporte de diversos tipos de materiais em condições variadas de trabalho. 7. Máxima utilização do equipamento: manter o equipamento ocupado o maior tempo possível. Evitar o acúmulo de materiais nos terminais do ciclo de transporte. 8. Máxima utilização da gravidade: utilização da gravidade sempre que possível. Utilize trechos motorizados para levar as mercadorias até certa altura para que possam completar o trajeto com a força da gravidade. 9. Máxima utilização do Espaço Disponível Utilização do espaço sobre cabeças sempre que possível. Empilhamento ou suporte especial. 10. Método alternativo: Inserção de método alternativo de movimentação caso o principal falhe. Pode ser bem menos eficiente, porém será a resposta mais rápida ao problema. O equipamento escolhido deve ter o menor custo total para uma vida útil razoável, e uma taxa de retorno de investimento adequado. 11. Menor custo total: selecione equipamentos na base de custo total, e não somente do custo inicial, custo operacional ou de manutenção. O equipamento escolhido deve ter o menor custo total, para uma vida útil razoável e uma taxa de retorno de investimento aceitável. Assim o sistema de movimentação de materiais em qualquer local ou armazenagem é de vital importância. Pois abrange todas as operações básicas envolvidas no processo de movimentação de qualquer tipo de material por qualquer meio de máquinas até a expedição e distribuição do produto. 2.2 Armazenagem de materiais Para Dias, (2005) armazenagem é a parte da logística responsável pelo recebimento, pelo abrigo temporário de produtos em geral (acabados, matérias-primas, insumos, componentes e outros). Podendo ter uma variação quanto ao tipo de local físico conforme características e necessidades do produto a ser armazenado, como por exemplo, local coberto ou descoberto, com temperatura controlada e, ainda quanto à estocagem pode ser armazenado em prateleiras, gavetas, baias, estruturas metálicas e outros.

9 9 Segundo Dias, A armazenagem é constituída por um conjunto de funções de recepção, descarga, carregamento, arrumação e conservação de matérias-primas, produtos acabados ou semi-acabados. Uma vez que este processo envolve mercadorias, este apenas produz resultados quando é realizada uma operação, nas existências em trânsito, com o objectivo de lhes acrescentar valor (2005, p.189). A melhor forma de guardar materiais é aquela que utiliza o espaço a ser ocupado no local predestinado, de acordo com o melhor acondicionamento e manuseio de produtos de acordo com a necessidade dos mesmos. O mau aproveitamento de espaços para armazenagens acarreta para as organizações prejuízos financeiros. (PASCOAL, 2008) Para Moura (2008), a armazenagem refere-se à estocagem aliada a uma série de funções ligadas a movimentação de produtos, sendo de consolidar, separar, classificar e preparar mercadorias para o redespacho. Moura (2004) afirma que existe uma integração entre armazenagem na logística que são: suprimento, produção e distribuição. E através desta integração há alguns fatores importantes para o planejamento da armazenagem: 1º) Fator estratégico: estudos de localização 2º) Fator técnico: estudos de gerenciamento. 3º) Fator operacional: estudos de equipamentos de movimentação, armazenagem e layout. Segundo Moura (2004), alguns fatores básicos que determinam a indispensabilidade de armazenagem: equilíbrio sazonal; custos e especulação; redução dos custos de mão-de-obra; redução das perdas de materiais por avarias; melhoria na organização e controle de armazenagem; melhoria nas condições de segurança de operação do depósito; aumento da velocidade na movimentação; descongestionamento das áreas de movimentação Classificação dos Armazéns Para Henrique (2005), existem diversos tipos de armazéns e podem ser classificados de acordo com a sua necessidade, a ser descritos da seguinte forma: a) Armazéns de material auxiliar, b) Armazéns de produtos acabados, c) Armazéns de distribuição. O processo de armazenagem compreende na perfeita disposição, sincronização do fluxo de movimentação de materiais, técnica de padronização, sistema de informação e giro de estoque. Alguns cuidados especiais quanto à disposição de materiais no almoxarifado precisam ser observados, pois poderá conter produtos perecíveis, tóxicos, inflamáveis e outros, que conforme sua variedade define o modo de armazenagem. Viana define que: A melhor forma de guardar é aquela que maximiza o espaço disponível nas três dimensões do prédio: comprimento, largura e altura. (2000, p.278). As mercadorias guardadas obedecem a critérios definidos no sistema de instalação e no arranjo físico, oferecendo condições que preservem a

10 10 qualidade e a integridade física dos materiais de acordo com o planejamento de armazenagem, tendo como objetivo principal a ocupação plena do prédio assim como a ordenação da arrumação. Para Viana (2000), a armazenagem compreende as fases abaixo: FASES DESCRIÇÃO 1ª fase Verificação das condições pelas quais o material foi recebido, no tocante à proteção e embalagem. 2ª fase Identificação dos materiais. 3ª fase Guarda na localização adequada. 4ª fase Informação da localização física de guarda ao controle. 5ª fase Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento. 6ª fase Separação para a distribuição. Figura 1: Fases da armazenagem. Fonte: Viana (2000, p.278) Espaço físico dos armazéns A montagem do arranjo físico dentro dos armazéns requer um estudo detalhado para que haja uma perfeita sintonia entre o recebimento, expedição e controle dos produtos. A disposição correta de recursos, maquinários e pessoas proporcionam um ambiente seguro para realização do trabalho. Na opinião de Moura (2004, p. 205), O arranjo físico, é um estudo sistemático que procura uma combinação ótima das instalações, maquinários e pessoas dentro de um espaço disponível. Em um sentido amplo, um bom arranjo físico facilita o andamento do trabalho e ainda atende as necessidades de clientes e fornecedores agindo mutuamente com o ambiente organizacional, aumentando a produtividade, diminuindo as perdas e reduzindo custos com a operação. Do ponto de vista de Moura (2004, p.205), um arranjo físico bem planejado pode reduzir custos, agilidade nas informações, minimizando perdas com o processo de transformação, etc.. Conforme Moura (2004), existem alguns fatores que influenciam na elaboração de um arranjo físico e mudam de uma organização para outra, e vários aspectos devem ser levados em consideração: Fator material: inclui projetos, variedades, quantidades, as operações necessárias e sua sequência. Fator homem: inclui supervisão e apoio, além do trabalho direto. Fator movimento: inclui transporte inter e intradepartamental, e o transporte às várias operações, armazenagens e inspeções. Fator espera: inclui estoques temporários e permanentes, e atrasos. Fator serviço: inclui manutenção, inspeção, programação e expedição. Fator mudança: inclui versatilidade, flexibilidade e expansibilidade O arranjo físico na armazenagem De acordo com Viana (2000), os objetivos do arranjo físico de um armazém podem ser:

11 11 a. Garantir a utilização máxima do espaço; b. Proporcionar eficiência na movimentação de materiais; c. Proporcionar um estoque com mais economia, relacionados com despesas de maquinários, espaços, prejuízos de mão-de-obra e material do armazém; d. Elaborar um modelo de armazém organizado e bem planejado. Para Viana, A realização de uma operação eficiente e efetiva de armazenagem depende muito da existência de um bom layout, que determina, tipicamente, o grau de acesso ao material, os modelos de fluxo de material, os locais de áreas obstruídas, a eficiência da mão-de-obra e a segurança do pessoal e do armazém. (2000, p. 309) Para um projeto de arranjo físico de um armazém, do ponto de vista de Viana (2000), depende de cinco passos: a. Estabelecer a localização dos obstáculos do trajeto; b. Sinalizar as áreas de expedição e recebimento; c. Sinalizar as áreas primárias, secundárias, de separação de pedidos e áreas de estoque de produtos novos; d. Estabelecer o sistema de localização do estoque. e. Analisar novas alternativas de arranjo físico para o armazém.. De acordo com Viana (2000), nos itens de estoque as mercadorias que tem um fluxo de saída contínuo, e produtos de peso e volume grandes devem ser armazenadas próximo a saída ou expedição, otimizando o manuseio e transporte. Os corredores do armazém, na visão de Viana (2000), devem facilitar o acesso das mercadorias. A largura dos corredores será definida de acordo com o manuseio e movimentação dos materiais. Os corredores devem ser projetados de acordo com a arrumação dos produtos e ainda atender as instalações identificadas de combate a incêndio. Para Viana (2000), as portas de acesso ao armazém devem ser de largura e altura que possam comportar o manuseio e movimentação dos materiais, proporcionando a carga e descarga dos mesmos de uma maneira ágil e rápida, observando um espaço para uma armazenagem temporária conforme o tipo da mercadoria. Deve também ser planejado o local para embarque e desembarque com plataformas para veículos facilitando a operação. De acordo com Viana (2000), quando houver prateleiras e estruturas no depósito, a altura deve ser planejada de acordo com o peso dos materiais. O empilhamento máximo deve estar distante um metro das luminárias do teto ou dos equipamentos de combate a incêndio que são fixados no teto. O arranjo físico dos armazéns deverá ser planejado e controlado de forma a se adequar com as demandas dos produtos, e deve ser ajustado ininterruptamente às mudanças provocadas que podem ser: mudanças de nível de estoque, variações das quantidades recebidas e quanto às embalagens dos produtos. (MOURA, 2004) 2.3 Embalagem dos produtos

12 12 A embalagem pode ser definida como um marketing, uma promoção do produto, além de expor as especificações da mercadoria visa conservar o produto para um manuseio e transporte adequados. Na opinião de Gurgel, As embalagens são invólucros, recipientes ou qualquer forma de acondicionamento removível, ou não, destinados a cobrir, empacotar, envasar, proteger, manter os produtos, ou facilitar sua comercialização. (2007, p.1) O produto recebe de início uma embalagem de contenção, depois uma embalagem de apresentação o qual é exposta no ponto de venda. A embalagem pode ser útil ou necessária em todas as fases de fabricação ou distribuição da empresa: abastecimento, movimentação e armazenagem, transporte e distribuição de produtos acabados. Ballou (2005), afirma que: A embalagem protetora é uma despesa adicional de embalagem em forma de taxas mais baixas de transporte e estocagem, bem como poucas reclamações por danos. Ballou (2005) exemplifica algumas razões para despesas relacionadas às embalagens gerando custos para as empresas: Auxiliar a estocagem e o manuseio de produtos; Fomentar a utilização de equipamentos de transportes; Auxiliar na proteção aos produtos; Fomentar a venda de produtos; Alteração na densidade dos produtos; Auxiliar o uso de produtos; Propiciar a reutilização a clientes Classificação das embalagens Para Gurgel, (2007) as embalagens podem ser classificadas: Embalagem de contenção: são embalagens que estão em contato direto com o produto, necessita de uma compatibilidade entre os componentes do produto, entre os materiais que compõe a embalagem e a atmosfera. Poderá ser também de apresentação tendo um rótulo ou impressão. Embalagem de apresentação: Uniap (Unidade de apresentação determinada pela embalagem de apresentação com o qual o usuário tem contato direto no ponto de venda). Embalagem que envolve a embalagem de contenção. Embalagem de comercialização: Unicom (Unidade de comercialização formada por um múltiplo das embalagens de apresentação adequadas a serem unidades de venda e que pesam até 25 quilos, para permitir o manuseio). É a unidade para extração de pedido, é um submúltiplo da embalagem de movimentação. Embalagem de movimentação: Unimov (Unidade de movimentação formada por um múltiplo da Unicom, com a finalidade de possibilitar deslocamentos mecanizados, seguros e econômicos). É múltiplo da embalagem de comercialização por ter uma movimentação mais racional pelos equipamentos mecânicos. Embalagem de transporte: Unitrans (Unidade de transporte para conter muitas e diferentes embalagens de comercialização, com a finalidade de facilitar a distribuição para pedidos aos clientes).

13 13 Embalagem que possa chegar ao cliente de forma racionalizada por tratar-se de produtos de comercialização diferentes. Para Gurgel, O percentual de perdas de produtos na movimentação e no armazenamento reduz-se com a adoção de embalagens mais dispendiosa e tecnicamente sofisticada. A elevação do custo para prover melhor proteção ao produto terá como compensação a redução do custo das perdas. O percentual de perdas se estabiliza após um certo nível de elevação dos custos, porque esta perda residual é decorrência de diferentes causas do desenho da embalagem. (2007, p.16) 2.4 Perecibilidade de produtos O fator tempo influencia na classificação quanto à perecibilidade dos produtos. Portanto, quando a empresa adquire certo produto para ser utilizado na ocasião favorável, não havendo consumo, sua utilização será inviável o que tornará impossível a estocagem por um período maior. (VIANA, 2000) Na visão de Viana (2000), algumas recomendações quanto à preservação dos materiais com uma embalagem correta para proteção, umidade, oxidação, poeira, contaminações e outros: a) Precisar lotes de compra, em função do tempo de armazenagem; b) Realizar revisões periódicas para observar falhas de estocagem, para tentar corrigi-las e baixar produtos sem condições de serem utilizados; c) Verificar locais de estocagem com as melhores técnicas de manuseio e transporte de materiais, orientação e treinamento de funcionários. Para Viana (2000), quanto à possibilidade de se extinguirem, dentro do prazo previsto para sua utilização ou por ação imprevista, os materiais podem ser classificados em: perecíveis e não perecíveis. Segundo Viana (2000), o melhor gerenciamento para classificar os materiais perecíveis conforme segue: a) Pela limitação do tempo: produtos com o prazo de validade vencido (remédios, alimentos). b) Pela ação da luz: produtos que sofrem degradação por incidência direta da luz (expostos ao tempo ou acondicionados em lugar impróprio). c) Pela ação de animais: materiais expostos ao ataque de insetos e outros animais. Para Gonçalves (2010), os estoques de itens perecíveis podem ser renovados sempre levando em conta prazo de validade do produto. O período da revisão do estoque de um item perecível deverá ser inferior ao prazo de validade dos produtos. Se for feito um sistema de reposição contínua acarretará em sérios problemas quando a taxa de consumo sofre reduções significativas. Porque quando baixa o estoque automaticamente o sistema processa novo pedido denominado ponto de reposição. Se esta reposição não for feita adequadamente corre-se o risco do produto ter perdido a validade. Gonçalves (2010) ressalta ainda, que o sistema mais recomendado para itens perecíveis é o de periodicidade fixa, sendo um aspecto importante no abastecimento de unidades descentralizadas. Este procedimento pode ser usado em supermercados que abastece filiais localizadas em vários bairros de

14 14 uma metrópole. O uso deste sistema ainda beneficia a disciplina no abastecimento para as filiais que minimizará os custos de movimentação e transporte. 2.5 Quebras ou perdas de estoque Para Ribeiro (2009), existem perdas ou quebras que são consideradas normais ou razoáveis porque decorrem da própria natureza dos bens e da atividade desenvolvida pela empresa, como por exemplo, bens que sofrem perdas no transporte, no manuseio ou armazenagem. Através de legislação tributária as perdas e quebras de estoque devem ser contabilizadas como custo de mercadorias ou produtos vendidos, interferindo no resultado bruto por laudo ou certificado de autoridade sanitária ou de segurança que especifique e identifique as quantidades destruídas ou inutilizadas. Para Santos (2010), as quebras operacionais merecem destaque em virtude do seu impacto no volume das perdas de estoque nos supermercados. Estas quebras operacionais transformam-se em avarias causadas nos produtos por movimentação e armazenagem inadequados que reduzem o seu valor comercial, parcial ou total e podem ser através de prazos de validade expirados e danificação dos itens perecíveis. 2.6 Análise e avaliação dos estoques métodos FIFO e FEFO Segundo Pozo (2000), os registros de estoque controlam o volume físico dos produtos bem como, a quantidade de capital aplicada. As empresas realizam anualmente o inventário físico onde é feita uma avaliação do estoque, isto proporciona uma análise do material em estoque. Através desta avaliação influi diretamente no resultado da empresa. Para Dias (2010, p.152), Primeiro a entrar, Primeiro a sair (First In, First Out), FIFO: Neste método avalia-se o estoque pela ordem cronológica das entradas dos materiais, primeiro material a sair é o que foi estocado em primeiro lugar, sendo substituído na ordem cronológica que foi recebido. Na opinião de Allarcon (2010), é usado no abastecimento de supermercados o método Primeiro que vence primeiro que sai, FEFO (First to expire, First out) quando é abastecido um produto novo na prateleira, este é colocado atrás do produto com data mais antiga, isto é o produto novo deverá ficar atrás do produto mais antigo. 3. METODOLOGIA É importante esclarecer ao leitor sobre o tipo de pesquisa a ser adotado. Como caracteriza Vergara (2010), a pesquisa será apresentada conforme dois critérios básicos: a) Quanto aos fins (objetivo); b) Quanto aos meios (recursos). Quanto aos fins, serão utilizadas pesquisas do tipo descritiva, explicativa e exploratória. A pesquisa será classificada como descritiva, pois descreve como os funcionários desenvolvem os processos referentes à movimentação e

15 15 armazenagem dos materiais na Cerealista Oliveira com relação a avarias e perdas de validade de produtos. A pesquisa também foi classificada como explicativa, porque tem o objetivo de justificar os motivos que levam a perdas e avarias por danos e por prazo de validade. De caráter exploratória, considerando suas funções e descrição tem uma ligação direta com o objetivo desta pesquisa. Quanto aos meios serão realizados: Pesquisa de Campo: Investigação realizada onde acontecem as circunstâncias que levam a perdas por avarias e validade de produtos no supermercado, nas filiais, no recebimento e na movimentação geral de mercadorias. Pesquisa Bibliográfica: É um estudo com base em livros, redes eletrônicas, e periódicos. Estudo de Caso: Segundo Yin (2005, p.32), um estudo de caso é uma investigação empírica que investiga um fenômeno contemporâneo dentro de seu contexto da vida real, especialmente quando os limites entre o fenômeno e o contexto não estão claramente definidos. Na visão de Vergara (2010), amostra é uma parte da população em que é aplicada a pesquisa. Para esta pesquisa foi adotada uma amostra não probabilística e por acessibilidade. Segundo Vergara (2010), esta amostra caracteriza-se por estar longe de qualquer procedimento estatístico, escolhendo elementos e pela facilidade de acesso aos mesmos. Os sujeitos da pesquisa são: os Encarregados de Compras, do estoque, setor de trocas e avarias, do recrutamento e todos os demais funcionários que estão ligados diretamente com os produtos comercializados nas áreas de recebimento, armazenagem e distribuição. Conforme Vergara (2010), o leitor deve ser informado como se dará a coleta de dados que são necessários para responder o problema da pesquisa. A obtenção de dados será através de: Questionário: várias questões apresentadas ao respondente por escrito; questões fechadas e abertas, o respondente faz escolhas ou ponderações diante das alternativas apresentadas. Os dados foram apresentados de forma estruturada, através de tabelas para facilitar o entendimento do leitor. Como limitação do método, podemos citar o receio dos sujeitos da pesquisa, por não mencionar valores em cifra de estoques, mercadorias avariadas e por validade de produtos, contudo estas limitações não inviabilizarão o resultado final da pesquisa. 4. DESCRIÇÃO E ANÁLISE DOS DADOS A empresa possui um sistema informatizado para controle de estoque, porém não é realizado um lançamento de informações corretamente dos produtos, a partir do lançamento dos dados da nota fiscal de entrada de mercadorias. Observa-se também, que não há registros de datas de vencimento de itens perecíveis quando do seu recebimento.

16 16 O Supermercado trabalha com diversos fornecedores com prazos de entrega diferentes formando filas de espera, ocasionadas pela falta de programação de entrega. Com a falta de planejamento em relação à programação de recebimento dos itens adquiridos, acaba gerando algumas dificuldades para armazenar os produtos recém-chegados. No fluxograma do processo de recebimento, Figura: 2 são representados as etapas do controle do processo das mercadorias recebidas, que foram descritos por funcionários que atuam nesta área. O recebimento da mercadoria é realizado no Centro de Distribuição que fica no Atacado, onde é realizada a conferência dos produtos com a nota fiscal. Se a mercadoria está de acordo com a solicitação de compras, segue para o lançamento da nota fiscal de entrada para concretizar a armazenagem, havendo restrições o item é devolvido ao fornecedor. As Filiais geram seus pedidos de compra de itens para o CD. Depois de realizada a separação e a conferência, as mercadorias são encaminhadas conforme solicitação das filiais 2, 3, 4 e 6. As filiais recebem as mercadorias e realizam conferência dos itens. Se as mercadorias atendem as solicitações o item é estocado na respectiva filial. Quando ocorre alguma avaria durante o manuseio, movimentação, transporte ou que a mercadoria esteja com data de validade expirada, a filial emite nota fiscal de transferência, onde retorna para a filial 2 (Setor de avarias) sendo armazenada para posterior devolução ao fornecedor. As devoluções ao fornecedor ocorrem através de uma comunicação do setor de compras, que é lançado no sistema pelo setor de avarias. Para ser devolvido o produto, o comprador aciona o fornecedor informando a quantidade e o valor da mercadoria. É realizada uma negociação através de troca de mercadorias, abatimentos em duplicatas ou bonificações que são realizadas de acordo com a cláusula contratual estabelecida com cada fornecedor. Quando a Filial 2 devolve ao fornecedor o produto, este regulariza o fornecimento, através da substituição da mercadoria irregular, o ciclo de compras é encerrado através dos respectivos lançamentos dos dados no sistema e a armazenagem física do item. Fluxograma Mapeamento do processo de recebimento, armazenagem e distribuição das mercadorias. CD realiza compra dos itens solicitados Filias solicitam compra de itens p/ o CD Início Recebimento da Mercadoria no CD Conferência de Mercadoria com a NF Mercadoria confere? Sim Encaminha para Armazenagem no CD Não Mercadoria volta para o fornecedor Gera pedido para as Filiais

17 17 Contato com Fornecedor para acerto Separação Conferência Emite NF de transferência e armazena mercadoria Encaminha para as Filiais 2/3/4 e 6 Filiais 2/3/4 e 6 recebem e conferem Volta para Filial 2 (Setor de Avarias) Não Mercadoria confere? Sim Estoque da respectiva Filial Fim Figura: 2- Fluxo do processo de recebimento, armazenagem e distribuição de mercadorias. Fonte: A empresa, elaborado pela autora. O Supermercado comercializa cerca de (Sete mil e oitocentos) itens em seu mix de produtos para a venda e conta com 23 (Vinte e três) colaboradores envolvidos no processo de recebimento e armazenagem de mercadorias. O depósito possui uma área de 144 m2, onde ficam as áreas de recebimento, armazenagem e a doca de chegada de mercadorias. Para obter a percepção dos colaboradores envolvidos na questão problema foi utilizado para análise um questionário, como instrumento de coleta de dados no Centro de Distribuição, Atacado, Filiais 2, 3,4 e 6 onde foram entregues dez questionários aos funcionários, desde o recebimento até o setor de devolução de mercadorias. Isto inclui os funcionários envolvidos direta e indiretamente no processo de movimentação, recebimento e armazenagem de mercadorias, gerentes das filiais, setor de compras e setor de avarias. A seguir é apresentado o resultado da aplicação do questionário. Na Questão 1 relacionada quanto à preocupação com a compra de itens com vencimento superior a 90 dias, 90% dos entrevistados preocupam-se com a compra dos itens e que 10% normalmente não tem esta preocupação, evidenciando a falta de comprometimento de alguns funcionários envolvidos no processo.

18 Na Questão 2, onde foram questionados se a empresa possuía uma política de vendas quanto aos produtos com prazo de validade próximo ao vencimento, a grande maioria 70% dos entrevistados responderam que existe uma política de vendas. Na Questão 3, pergunta-se se esta política é cumprida, 100% dos entrevistados informaram que sim e na questão a seguir 3.1, 40% dos entrevistados disseram que as políticas são através de Promoções e 30% com Rebaixamento de preços. A Questão 4 refere-se à responsabilidade pela gestão do recebimento, armazenagem e entrada de mercadorias no sistema da empresa, onde houve uma unanimidade, 100% dos funcionários responderam que existe um gestor responsável. Na Questão 5 onde foi abordado sobre a existência de controles no recebimento de mercadorias, onde são verificados produtos com data de vencimento superior a 90 dias, 90% responderam que sim. A Questão 6 aborda sobre qual procedimento adotado quanto ao recebimento das mercadorias com prazo de validade inferior a 90 dias, 40% dos entrevistados responderam que é realizada a Devolução de produtos, 20% dependendo da probabilidade de perecibilidade dos itens não são recebidos, 20% que as mercadorias são expostas no ponto de venda e 10% responderam que são imediatamente comunicados ao comprador para negociação com o fornecedor do item em questão. Na Questão 7, relacionada com o espaço físico reservado para o recebimento, armazenagem e estoque do supermercado, 50% responderam Adequado e 50% dos entrevistados responderam Pouco adequado, isto ocorre porque a demanda de produtos é crescente e diária. Conforme informações da empresa há certos Picos de vendas que as instalações não comportam o volume de produtos. A Questão 8, foi questionado sobre o controle de armazenagem que a empresa utiliza para a saída de mercadorias através do Método FIFO (primeiro a entrar, primeiro a sair), 80% responderam Sim, ou seja, aplicam este critério. Na Questão 9, 50% dos respondentes classificam a organização do estoque como organizado, 30% dos respondentes Poderia ser melhor organizado. Nas Questões 10 e 11, relacionada à periodicidade e instruções do treinamento aos funcionários, em relação aos cuidados e à movimentação de mercadorias, observou-se que na empresa não é determinado uma frequência de treinamento aos funcionários, ocasionando quebras operacionais que são as avarias causadas às mercadorias por movimentação e acondicionamentos inadequados. Nas Questões 12 e 13, 80% responderam Sim quanto às vias de acesso aos produtos serem adequadas e identificadas, e também quanto ao a armazenagem ser boa e racional preservando as condições físicas das mercadorias. A Questão 14, 60% responderam que a empresa realiza inventários físicos Anualmente, 40% responderam diariamente, porém verificou-se através de observação e documentos da empresa que o mesmo é realizado através de formulários inadequados que não evidenciam com clareza os números para serem comparados ao sistema, não havendo uma sistemática na empresa para a realização do mesmo, isto é, cada filial estipula o período em que será feito o inventário. 18

19 19 Nas Questões 15, 16, 17 e 17.1, quanto à acuracidade foi constatado que não há cálculo e nem metas para o resultado da mesma. Como as respostas quanto a estas questões foram respondidas com incerteza, e após questionamentos e observação chegou-se à conclusão que não há conferência do estoque físico com o sistema de controle de mercadorias da empresa. Na Questão 18, a maioria dos funcionários (90%), reconhece que uma das causas que provocam avarias com mais frequência nas mercadorias é a Falta de habilidade dos funcionários no manuseio das mesmas, e salientam que os Equipamentos de manuseio são inadequados, (paleteiras e empilhadeiras). Na Questão 19, perguntou-se o que provoca perdas de mercadorias por prazo de validade vencido, 40% responderam a Falta de um software que indique qual mercadoria deverá sair primeiro do estoque (FIFO), 40% responderam Falta de políticas e controles de mercadorias, 10% responderam Mercadorias compradas com data de vencimento muito próximas" e Falta de planejamento do setor de compras. Na Questão 20, foi verificado que 40% das principais perdas com avarias e por data de vencimento ocorrem no Centro de Distribuição, 40% no Atacado Matriz e 20% na Filial 2. Na Questão 21, nota-se que os itens que mais sofrem avarias são os perecíveis, cerca de 90% e 10% são de itens não perecíveis. Nas Questões 22, 22.1 e 23, foi questionado se havia algum procedimento para a realização de controle de avarias e perdas de estoque, se este procedimento é adequado às necessidades dos produtos e se há um controle de perdas em valor e volumes, 90% responderem que existe este procedimento, que é adequado e que há um controle. As análises de dados empresa foram obtidas através de relatórios existentes no sistema informatizado da empresa. As somas totais das perdas no Supermercado atingem o valor de R$ ,67 no período da pesquisa, conforme Tabela 1. Nota-se um grande prejuízo com relação às perdas da Filial 2 que são acumuladas com as perdas da Central de Distribuição e do Atacado. Assim como, se constatou um alto índice por avarias e por data de vencimento de mercadorias nas demais Filiais. Observou-se também que há perdas em função de Pragas em ambientes alimentares, porém a empresa omitiu-se de realizar comentários a este respeito. A empresa não possui um lançamento de informações distintas no sistema que permitam avaliar as Perdas por validade e perdas por avarias. Tabela 1 Total de perdas e avarias Supermercado Oliveira no ano de 2011 Local Valor % CD, Atacado, Filial 2 R$ ,27 81,22% Filial 4 R$ ,43 8,34% Filial 3 R$ ,44 5,27% Filial 6 R$ ,53 5,17% Total R$ ,67 100% Fonte: Dados fornecidos pela empresa e adaptados pela autora

20 20 Através dos relatórios fornecidos pela empresa no período de Janeiro de 2011 a Dezembro 2011, foram elaboradas tabelas que apresentam os valores das respectivas perdas de mercadorias no período analisado. O sistema da empresa não possui um filtro que possa separar os itens mês a mês, bem como o lançamento das perdas de itens por validade e por avaria. Pode-se observar que sete itens que possuem um valor mais significativo das perdas totais, pois atingem mais de 50% do valor, conforme apresentado na Tabela 2: Tabela 2 - Perdas e Avarias e Produtos com validade vencidos - CD, Atacado, Filiais 2, 3, 4,6. Produto Quantidade Valor % Achocolatados Kg R$ ,02 11,55% Açougue Kg R$ ,48 11,86% Padaria Kg R$ ,53 11,07% Material de limpeza Un. R$ ,65 7,37% Fiambreria Kg R$ ,71 6,64% Café Kg R$ ,41 4,64% Higiene Pessoal Un. R$ ,29 3,73% Total itens R$ ,09 56,86% Total no período de 01/01/2011 A 31/12/2011 R$ ,67 Fonte: Dados fornecidos pela empresa e adaptados pela autora Ficou constatado durante a pesquisa, que as principais causas que contribuem para as avarias são os danos nas embalagens durante as movimentações e armazenagem, e perdas por vencimento do prazo de validade como também perdas por exposição ao sol dos refrigerantes e por falta de energia elétrica (falta de gerador) em câmaras frias e balcões refrigerados. No entanto a empresa não adota estratégias/ações com relação aos controles necessários, como também não possui um software que permita o gerenciamento das datas de vencimento para permitir a aplicação do FEFO, (primeiro que vence deve ser o primeiro a sair). Os dados coletados permitiram identificar que a empresa necessita adotar ações imediatas, para impactar no controle de suas relevantes perdas, entre outras seria prudente planejar: Proporcionar treinamento aos colaboradores envolvidos com os estoques; Adotar a sistemática de inventário periódico; Após todos os inventários calcular a acuracidade de seus estoques; Adquirir ou customizar o software existente para permitir o controle do FEFO; Realizar lançamento no sistema de forma a segregar as avarias das embalagens das perdas por data de vencimento, permitindo quantificar/avaliar e adotar ações corretivas para minimizar os prejuízos atuais; Adotar uma sistemática ação para prevenção e controle de pragas em ambientes alimentares; Adotar procedimentos e indicadores formais para o controle e gerenciamento das avarias.

21 21 CONSIDERAÇÕES FINAIS Os supermercados pertencem ao segmento comercial dos mais competitivos do mercado mundial. A busca pela satisfação dos clientes, através da qualidade dos produtos comercializados, do preço final, da apresentação e exposição dos produtos nas gôndolas, são ações indispensáveis na fidelização dos clientes. Através da pesquisa realizada na empresa, houve a percepção de que o modelo atual do controle dos processos com relação às perdas de mercadorias por prazo de validade e avarias apresenta um alto custo para empresa. Em contra partida não há a percepção da adoção de práticas para o controle de perdas por danos ou por prazo de validade dos produtos. A Tabela 3 apresenta os valores envolvidos com as perdas: Tabela 3 Perdas totais da empresa Histórico Valor % Valor das perdas totais R$ ,67 7,77% Valor de reposição pelos fornecedores R$ ,19 3,41% Perdas não recuperadas R$ ,48 4,37% Vendas totais no período de 01/01/2011 a 31/12/2011 R$ ,00 Fonte: Dados fornecidos pela empresa adaptados pela autora As perdas totais de mercadorias danificadas e com validade expirada chegam 7,77% do total de vendas da empresa no período analisado, sendo que 3,41% referem-se à reposição de mercadorias que são realizadas através de devoluções, bonificações ou abatimentos em títulos conforme acordo comercial entre a empresa e os fornecedores. As perdas não recuperadas atingem 4,37% de mercadorias, custos estes que contribuem para diminuir o lucro da empresa. De acordo com a revisão teórica e através dos dados coletados e analisados os objetivos da pesquisa foram alcançados, pois foi possível identificar através do mapeamento de processos a falta de gestão de perdas de estoques, movimentação e armazenagem de mercadorias, para que fossem sugeridas melhorias para serem implantadas através de planejamentos e melhores práticas quanto à política de estoque da empresa. Sugere-se que a empresa utilize Fluxogramas, que poderão representar o fluxo normal de qualquer operação ou movimentação de produtos evidenciando desde a origem até o destino final da informação. Através do questionário aplicado e na análise dos dados verificou-se a falta de treinamento dos colaboradores e o comprometimento em relação à movimentação e manuseio dos produtos. Sugere-se que a empresa faça treinamentos internos pontual de funcionários do recebimento, armazenagem, movimentação e controle de mercadorias para todas as filiais, a partir do recrutamento e seleção, sendo que há um gestor de RH responsável pelo treinamento de funcionários. Quanto a Acuracidade dos estoques, a empresa deverá realizar inventários regulares para identificar e classificar as perdas, criando

22 indicadores para mensurar as causas e ações que possam ser tomadas para evitá-las. Sugere-se também um Software que indique qual mercadoria deve sair primeiro do estoque (FEFO), e que gerencie desde a entrada da mercadoria na empresa, bem como o acompanhamento das datas de validade para que não haja perdas de produtos pela falta de controle. Sugere-se como recomendações futuras, que a empresa faça investimentos na compra de geradores de energia elétrica e conservadores de alimentos de baixa temperatura para todas as Filiais. Devido à falta de energia nas regiões onde as filiais ficam situadas, principalmente no verão, para que possam diminuir os custos com as perdas de produtos perecíveis como foram verificados através dos dados coletados. Verificou-se ainda, a falta de uma área coberta específica para armazenagem de produtos, como pode ser observado no item Refrigerantes que ficam em áreas abertas no CD antes de serem distribuídos para as Filiais. Sugere-se a contratação de uma empresa especializada em Prevenção e Controle de Pragas em ambientes alimentares e que faça a monitoração com periodicidade para que sejam minimizadas as perdas de estoque nas Filiais e CD. Para finalizar, esta pesquisa poderá servir como apoio a outros estudos dentro do Supermercado Oliveira, como se pode citar Os custos envolvidos nas quebras de estoques, a partir de dados informados pela empresa para que possam ser mensuradas corretamente as quebras e perdas tanto operacionais como financeiras e todos os custos envolvidos, sendo de vital importância a gestão dos estoques e armazenagem de produtos para minimizar os custos da empresa. Por último ressalta-se a dificuldade encontrada, para a obtenção de demais dados da empresa, e pela bibliografia relativa ao controle, custos e perdas de estoques, pois há mais disponibilidade de literatura para a indústria e pouca para o ramo comercial varejista. 22

23 23 REFERÊNCIAS ALLARCON, Maurício. Além das gôndolas: como atua o promotor de vendas no supermercado, Brasília: Senac, BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4 ed. Porto Alegre: Bookman, 2005 DIAS, João Carlos Quaresma. Logística global e macrologística. Lisboa: Edições silabo, 2005 DIAS, Marco Aurélio P.. Administração de materiais. 6. ed. São Paulo: Atlas, GONÇALVES, Paulo Sérgio. Administração de materiais. 3. ed. Rio de Janeiro: Elsevier, GURGEL, Floriano do Amaral. Administração da embalagem. São Paulo: Thomson, HENRIQUE, Neide. Análise descritiva da distribuição física dos produtos da empresa Equisul Ltda. São José: Disponível em: MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e recursos patrimoniais. 3. ed. São Paulo: Saraiva, MOURA, Cássia E. de. Gestão de estoques: ação e monitoramento na cadeia de logística integrada. Rio de Janeiro: Ciência moderna, MOURA, Reinaldo A.. Sistemas e técnicas de movimentação e armazenagem de materiais. 6. ed. São Paulo: Imam, PASCOAL, Janaína Araújo. Gestão estratégica de recursos de materiais: controle de estoque e armazenagem. João Pessoa, Disponível em: < > Acesso em 24 set. 2011

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