UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES INSTITUTO A VEZ DO MESTRE LOGÍSTICA EMPRESARIAL A LOGÍSTICA COMO FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUE

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1 UNIVERSIDADE CÂNDIDO MENDES INSTITUTO A VEZ DO MESTRE LOGÍSTICA EMPRESARIAL A LOGÍSTICA COMO FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUE PAULO CÉSAR JUNGER BEZERRA RIO DE JANEIRO 2009

2 2 A LOGÍSTICA COMO FERRAMENTA NO GERENCIAMENTO DE ESTOQUE PAULO CÉSAR JUNGER BEZERRA Monografia apresentada à Universidade Cândido Mendes, como requisito parcial para obtenção de grau de especialista em Logística Empresarial. Orientador: JORGE TADEU RIO DE JANEIRO 2009

3 3 RESUMO Para muitos estoques é somente armazenar ou guardar mercadorias ou qualquer outro tipo de objeto que possa ser estocado. O estoque vai muito mais além do que somente armazenar e guardar, é um dos principais fatores de resultado em uma empresa. O acompanhamento de sua evolução e de seus consumos para produção é um processo de controle adequado, são críticos para uma lucratividade e competitividade empresarial, e um de seus critérios básicos é a minimização dos custos de ter ou não ter estoque. Este trabalho tem por principal objetivo, demonstrar que tipo de conhecimento é preciso ter para produção de indicadores, melhoria e aperfeiçoamento das técnicas e finalmente os suportes necessários à gestão de estoques. Dividimos o presente estudo entre capítulos, que são: I - Gestão de estoques; II Métodos de valorização de estoque e III Problemas de estoque. A presente monografia será realizada através da revisão de bibliografia, ou seja, utilizaremos como metodologia o estudo de diferentes escritos sobre a temática de estudo, estando entre os aportes utilizados, livros, artigos de periódicos, textos de sites e a bibliografia pertinente ao tema.

4 4 SUMÁRIO CAPÍTULO I; A GESTÃO DE ESTOQUES Definições Tipos de Estoques Objetivos da Gestão de Estoques Níveis de Estoques Estoque Mínimo Lote Econômico de Suprimento Estoque Máximo Giro de Estoque Custo de Estocagem Características Inventário Inventário de Estoque Medição de Contagem Método ABC de Inventário de Estoque Inventário Permanente Inventário Periódico Preparação do Inventário Físico O Corte para o Inventário Físico Arrumação Física Registro do Preço Arrumação do CMV Exemplo de Formulário para Levantamento de Inventário 22 CAPÍTULO II: MÉTODOS DE VALORAÇÃO DO ESTOQUE Método de Avaliação de Estoques PEPS OU FIFO UEPS ou LIFO Custo Médio 25

5 Determinação do estoque de proteção Estoque de Proteção (EP) Ruptura de Estoque Pedido de Suprimento Previsão de estoques Tipos de Estoques Estoque de Trânsito Estoque de Reservas Previsão Metodologia da Previsão Demanda Média Incerteza Estoques de Segurança 31 CAPÍTULO III: PROBLEMAS DE ESTOQUE Custo de Falta no Estoque ou de Penalidade Custos Devidos a Modificação na Taxa de Produção Procura Tempo de Espera (Lead Time) Custos de Produção ou de Compras Variáveis Perturbações do Planejamento e Controle da Produção O papel do controller no estoque 38 CONCLUSÃO 39 BIBLIOGRAFIA 42

6 6 INTRODUÇÃO A Logística é o processo de planejamento, implementação e controle do fluxo e armazenagem de matérias prima, inventário em processo, produtos acabados e informações correlatas do ponto de origem ao ponto de consumo em conformidade com os requisitos do cliente. O investimento na logística é uma estratégia na qual as empresas do Brasil vêm apostando nos últimos anos, pois ela se configura como um setor estratégico da produção de bens e serviços. Logo, é possível perceber que a Logística deve ser utilizada no mercado como ferramenta para diferenciação competitiva, e este diferencial é realmente a busca pela redução de custos, fazendo com que o produto chegue mais barato que o do concorrente. Hoje a Logística é tratada como estratégia para sobrevivência das empresas no mercado em que atuam principalmente se são do setor de distribuição de produtos ou materiais, ficando clara a necessidade de determinadas empresas buscarem a excelência logística em suas operações. Podemos verificar que o mercado está cada vez mais dinâmico, e que o empresário deve ficar atendo às mudanças, quebrando paradigmas, redesenhando seus processos, desenvolvendo projetos de reestruturação física, treinando suas equipes, informatizando-se, e, por último desenvolvendo a sua logística. Nesta perspectiva, é que se encontra a presente monografia, já que intentamos refletir sobre os procedimentos logísticos que incidem diretamente sobre o gerenciamento de estoque. Portanto, o estudo em tela, se justifica na medida em que, estudos que versem sobre o tema, são necessários e fundamentais para o alargamento da reflexão em torno dos procedimentos logísticos que afetam as dificuldades encontradas no gerenciamento dos estoques. Os estoques são criados, para a independência das etapas produtivas, permitindo que qualquer problema em uma das etapas não seja transferido

7 7 para as demais. Outra função é a de permitir uma produção constante, garantindo a estocagem do produto principalmente em períodos sazonais. Os estoques representam um enorme investimento financeiro, deste modo, constituem um ativo circulante muito necessário para que a empresa possa produzir e vender com menor risco possível. A administração dos estoques apresenta alguns aspectos financeiros que exigem um bom relacionamento com o financeiro, pois esse visa o lucro, enquanto os estoques estão voltados para a facilitação do fluxo físico de materiais e o abastecimento à produção. Desta forma, é possível perceber que as empresas devem estabelecer e implementar políticas de estoques com base em considerações de natureza estratégica e isto requer o desenvolvimento de todo um processo gerencial. O gerenciamento de estoques é o processo integrado pelo qual são obedecidas as políticas da empresa e da cadeia de valor com relação aos estoques. Na atualidade as informações de estoques encontradas nos livros de contabilidade, controladoria e auditoria tratam de forma genérica o assunto. Porém, torna-se necessário que o controller tenha conhecimento mais detalhado de um tema tão importante e complexo. As empresas têm um grande cuidado e estão sempre buscando as melhores aplicações para seus recursos financeiros disponíveis em seu caixa e banco. No entanto, pode haver perda destes mesmos recursos através da conta estoque quando, por exemplo, uma mercadoria adquirida de forma indevida ou desnecessária, torna-se obsoleta e ao longo do tempo, alem de ser um capital não remunerado, será provavelmente vendida ou sucateada por um valor inferior ao iniciante adquirido. Outro exemplo seria estocagem em excesso. Empresas que possuem altos níveis de estoque podem comprometer seus índices de liquidez. Este trabalho tem por principal objetivo, demonstrar que tipo de conhecimento é preciso ter para produção de indicadores, melhoria e aperfeiçoamento das técnicas e finalmente os suportes necessários à gestão de estoques. Para muitos estoques é somente armazenar ou guardar mercadorias ou qualquer outro tipo de objeto que possa ser estocado. O

8 8 estoque vai muito mais além do que somente armazenar e guardar, é um dos principais fatores de resultado em uma empresa. O acompanhamento de sua evolução e de seus consumos para produção é um processo de controle adequado, são críticos para uma lucratividade e competitividade empresarial, e um de seus critérios básicos é a minimização dos custos de ter ou não ter estoque. Dividimos o presente estudo em capítulos, respectivamente: I - Gestão de estoques; II Métodos de valorização de estoque e III Problemas de estoque.

9 9 METODOLOGIA A presente monografia será realizada através da revisão de bibliografia, ou seja, utilizaremos como metodologia o estudo de diferentes escritos sobre a temática de estudo, estando entre os aportes utilizados, livros, artigos de periódicos, textos de sites e a bibliografia pertinente ao tema.

10 10 CAPÍTULO I: A GESTÃO DE ESTOQUES 1.4 -Definições Sob o ponto de vista da gestão da produção, a finalidade precípua de estoque é alimentar o fluxo de produção/vendas, de forma continua e uniforme, evitando as interrupções. Por outro lado, se a gestão financeira da empresa informa que a firma não dispõe de capital suficiente para manter aqueles níveis de estoques determinados pela gestão da produção, esta terá que se adaptar aos recursos financeiros disponíveis, portanto, risco maior de perturbações no fluxo produção-venda. Pode também acontecer, contrariamente, que a empresa disponha de capital suficiente e deseje investi-lo em estoque, seja para uso próprio, seja para revenda. Neste ultimo caso, trata-se então de outra atividade da empresa, de caráter comercial, ou seja, a compra e a revenda de determinado material, que pode ser uma das matérias-primas da empresa ou um dos produtos semiacabados, utilizado também por outras empresas. Em ambos os casos, contudo, tanto no caso de estoque insuficiente por insuficiência de capital, como no caso de estoque superabundante, para investimento ou atividade comercial, deve distinguir a gestão de estoque para a produção, acima enunciada, da gestão de estoque devido à insuficiência ou a abundância de recursos financeiros. O único ponto de vista aqui adotado é o da gestão para a produção.

11 Tipos de Estoques Os estoques que interessam a gestão da produção são os de matériasprimas, produtos em fabricação, produtos acabados e materiais indiretos. Matérias-primas ou materiais diretos (assim chamados por oposição aos indiretos) são aqueles cujo processamento leva ao produto acabado e, portanto, estão diretamente incorporados neste. Seu consumo é proporcional ao volume da produção. Produtos em fabricação (os semi-acabados, ou ainda produtos em curso) são materiais que estão em estágio intermediário de elaboração. Encontra-se, pois, em diferentes fases do processo de transformação da matéria-prima no produto acabado. Produtos acabados, como o próprio nome revela indica a fase final do processo de transformação da matéria-prima. Sua venda ao consumidor representa o objeto do negocio da empresa. Os materiais indiretos não figuram no produto acabado, mas concorrem indiretamente no processo de produção industrial. Seu consumo, de um modo geral, não é proporcional ao volume de produção. Uma analise dos materiais indiretos poderia classificá-los, simplesmente, em dois grupos: os indiretos de consumo fixo, isto é independentes do volume da produção, e os diretos variáveis, que variam mais ou menos proporcionalmente ao volume da produção. Na prática, eles seriam realmente classificados dentro de uma gama de variabilidade, indo desde os realmente fixos até os que variam em ritmo mais do que proporcional, passado pelos semi-fixos ou semi-variáveis. O processo de produção industrial pode ser interpretado, sob o ponto de vista da gestão de estoques, como um fluxo de materiais entre quatro reservatórios, que são os quatro tipos de estoques acima mencionados, a saber, matéria-prima, produto em fabricação, produto acabado e materiais indiretos.

12 Objetivos da Gestão de Estoques Por gestão de estoques entendemos o planejamento do estoque, o seu controle e a sua retroação sobre o planejamento. O planejamento consiste na determinação a priori dos valores que o estoque terá com o correr do tempo, bem como a determinação das datas de entrada e saída dos materiais do estoque e a determinação dos pontos de pedido do material. O controle consiste no registro dos dados reais, correspondentes aos planejamentos, abaixo mencionados, estes poderão naturalmente diferir daqueles, e tanto mais quanto maior for o período abrangido entre o planejamento e o controle. Fornecedor para recompor o estoque de materiais indiretos, estoque de matéria-prima, estoque de produtos em fabricação, estoque de produtos acabados para chegar ao cliente. A retroação consiste na comparação dos dados de controle com os dados do planejamento, a fim de constatar os desvios deste, determinar as causas do desvio e, quando for o caso, corrigir o plano de modo a torná-lo mais realista fazendo com que o planejamento e o controle sejam cada vez mais coincidentes. A própria definição de gestão de estoque mostra os seus objetivos, que são, pois, essencialmente, planejar, controlar e re-planejar o estoque, isto é, as quantidades de materiais que entram e sai às épocas em que ocorrem estas entradas e saídas, o tempo que decorre entre estas épocas e os pontos de pedido dos materiais. As relações entre as quantidades que entram e saem, e a época em que isto ocorre, fornecem também os ritmos dos suprimentos (entradas) e dos consumos (saídas) dos materiais. Estes objetivos da gestão de estoque podem ser praticamente atingidos através do exercício das seguintes funções principais: Fazer o cálculo do estoque mínimo; Fazer o cálculo do lote de suprimento; Fazer o cálculo do estoque máximo; Emitir a ficha de estoque completa;

13 13 Manter atualizada a ficha de estoque; Re-planejar os dados quando surjam razões para modificações; Emitir solicitações de compra para os materiais cuja compra tenha-lhe sido delegada pelo planejamento e controle da produção, ao qual esta função pertence. Seria o caso, por exemplo, dos materiais comprados automaticamente a partir das indicações da ficha de estoque; Fornecer aos demais órgãos da empresa, os dados que lhe são solicitados, mediante autorização do planejamento e controle da produção, ao qual deve ser, normalmente subordinado; Receber o material que entra juntamente com a nota de entrega; Identificar o material com o código interno da empresa; Guardar o material; Lançar a entrada do material na ficha de estoque; Conservar o material nas condições mais seguras; Entregar a matéria mediante a requisição; Lançar a saída do material na ficha do estoque; Reservar o material mediante as notas de empenho; Guardar a documentação de entrada e saída; Organizar o almoxarifado e manter sua organização.

14 Níveis de Estoques A determinação dos níveis de estoque, na fase do planejamento, consiste basicamente na fixação do estoque mínimo, do lote de suprimento e do estoque máximo Estoque Mínimo Estoque mínimo visa a manter ininterrupto o fluxo do consumo quando ocorrer situações anormais de suprimentos a/ou de consumo. As situações anormais que consideremos especificamente, neste caso consistem no atraso do prazo de entrega do fornecedor e no aumento do ritmo de consumo. Ao se trabalhar com os valores máximos, o risco de se ficar sem estoque é, praticamente nulo. Mas o estoque mínimo será, neste caso, um mínimomáximo que exigirá maior investimento de capital em estoque. Se o custo da falta de estoque é mais importante do que o custo de investir demais no estoque, este poderá, então, ter o valor mínimo-máximo. Ao trabalhar com os valores mínimos para cada uma das grandezas, ter-se-á realmente um estoque mínimo-máximo. O risco de se ficar sem estoque é o maior possível, mas, em compensação, o investimento no estoque é o menor possível, dentro dos pressupostos adotados. Considerando-se, todavia, que a maioria das empresas brasileiras não trabalha com estoques mínimos, e que a minoria que adota estoques mínimos costuma calculá-los em bases empíricas.

15 Lote Econômico de Suprimento Por suprimento entendemos o abastecimento do estoque, seja pela compra, seja pela fabricação. Trataremos agora de lote econômico de compra. O lote econômico de compras é aquele que torna mínimo os custos de se obter e de se manter o estoque. Os custos para manter o estoque são todos aqueles em que a empresa incorre pelo fato de ter materiais armazenados, o principal dele é o custo do juro de remuneração de capital investido no estoque. Há muitos outros como os seguros, por exemplo, mas em muitos casos eles são pequenos quando comparados ao custo do juro acima mencionado Estoque Máximo Estoque máximo é igual à soma o estoque e do lote do suprimento. Isto é verdade na maioria dos casos de gestão de estoque. Não é, porém, no caso em que há simultaneidade de suprimento e de consumo. Podemos então escrever: Estoque Maximo = estoque mínimo + lote de suprimento O lote de suprimento poderá ser econômico ou não. Em condições normais de equilíbrio entre o suprimento e o consumo, o estoque oscilará entre os valores Maximo e mínimo. Lembramos que estes níveis de estoque são validos sob o ponto de vista da gestão da produção, e na sua determinação não entram considerações de ordem financeira nem mercadológica, como inflação, especulação ou investimento. Como o estoque Maximo é uma função do lote de suprimento e do estoque mínimo, ele evidentemente, variará todas as vezes que uma ou as duas parcelas acima variarem. Estoque máximo sofre limitações também de ordem física, como espaço para armazenamento, por exemplo, as quais deverão também ser levada em consideração na sua determinação. Pode ocorrer ainda que a empresa não possa investir naquele nível de estoque, por não dispor dos recursos financeiros necessários. Restam-lhe então duas alternativas.

16 16 a) Diminuir o tamanho do lote de suprimento, comprado mais vezes por ano. Neste caso, se o lote tinha um tamanho econômico, deixará de tê-lo e os custos para obter e para manter não mais serão mínimos. Isto é o que pode se chamar de um custo de falta de capital, assim como um juro é custo para ter capital. b) Diminuir o tamanho do estoque mínimo, o que terá um risco maior de o estoque chegar a zero. Neste caso, o custo de falta de capital será, em ultima analise, um custo de falta do estoque. Finalmente, é possível ainda diminuir tanto o tamanho do lote como o de estoque mínimo, quando a falta de capital torna-se maior. É sempre provável, porém, diminuir o tamanho do lote a diminuir o estoque mínimo, a fim de evitar a paralisação da produção por falta de estoque. 1.5 Giro de Estoque O giro de estoque ou ralação de estoque é a relação que existe entre o consumo e o estoque médio. E consumo é expresso em unidades por unidade de tempo, (dia, mês ou ano). O estoque médio deve ser expresso em inverso de unidade de tempo, ou em vezes, como se diz na pratica, isto é, vezes por dia, ou por mês ou por ano etc. Diz-se que o giro do estoque é de tantas vezes ao ano, por exemplo. Para ilustrar, suponhamos que o consumo seja de unidades por mês e que o estoque médio mensal seja de 100 unidades. Diz-se então que o giro do estoque é de 10 vezes ao mês, ou ainda, que o estoque girou 10 vezes ao mês. Pode-se também obter giro através de valores monetários de custo ou de venda. Giro = Vendas / Estoque médio ao preço de venda. Giro = Valor de custo das vendas / Estoque médio ao valor de custo

17 Custo de Estocagem Entende-se como custo de estocagem todos os custos em que incorre o material estocado, sejam os de natureza física, como o custo do espaço, do pessoal, dos materiais indiretos nos serviços de armazenamento (por exemplo: lubrificantes, anti-corrosivos, em combustíveis etc), sejam os de natureza econômica, como seguros, juros de remuneração do capital investido no material estocado etc. Os custos de estocagem são tratados como custos de fabricação e por isto são apropriados à produção através de coeficientes obtidos dos mapas de rateio primário e secundário. São importantes e consideráveis, cuja redução se impõe, através do uso de todas as técnicas conhecidas de racionalização dos almoxarifados, incluindo mecanização em níveis crescentes quando for o caso, a minimização do custo de estocagem é sempre um objetivo a ser alcançado. 1.7 Características Os estoques assumem diferentes significados conforme o tipo de empresa onde ele seja considerado, mas sempre traz a conotação de algo à disposição, seja de vendas (como as mercadorias nas empresas comerciais ou os produtos acabados nas empresas industriais), seja de transformação (como as matérias-primas ou materiais em processo), seja de consumo (o estoque de material de consumo pode acontecer tanto em empresas comercial, industrial, como na de serviço).

18 Inventário Inventário no sentido contábil amplo da palavra é o processo de verificação de existências na empresa. As existências podem ser: Mercadorias, Materiais, Produtos (estes são os mais comuns de serem inventários) ou outros bens como imobilizado, e até mesmo contas a receber ou a pagar bem como outros que se julguem necessários ou convenientes. Inventário, no sentido restrito, refere-se ao processo de verificação das existências dos estoques; portanto, faz parte do controle de estoque. Dessa forma, a verificação, a contagem física do bem, in loco, caracteriza o inventário Inventário de Estoque O inventário de estoque consiste no levantamento das quantidades dos itens existentes no estoque em determinada época. O inventário pode ser contábil ou físico. O inventário contábil é aquele feito por meio de contas, na ficha de estoque, somando-se as entradas e subtraindo-se as saídas. O inventário contábil pode ser periódico ou permanente. Este último consiste em registrar todas as entradas e todas as saídas de estoque, através dos lançamentos na ficha de estoque, e em calcular o saldo existente em estoque imediatamente após cada entrada e cada saída. O inventário contábil periódico consiste em registrar apenas as entradas. Periodicamente, determina-se o saldo e então, por diferença, conhecem-se as saídas. A determinação periódica do saldo é feita através do inventário físico do estoque. O inventário físico do estoque consiste na determinação das quantidades estocadas, através da medição e da contagem, em determinada época. Esta época, em geral, é o fim do ano, mas pode também se estender durante todo ano, conforme se explicará mais adiante. O inventário físico é elemento de controle de utilidade básica para a gestão da produção e para a gestão financeira. Esta utilidade básica é justamente a de informar, com a

19 19 maior precisão possível, a quantidade de material realmente estocado. Para o financeiro o inventário serve de base para avaliação dos estoques cuja os resultados serão levados a balanço para avaliação de lucro ou perdas. Para a produção o inventário as disponibilidades para a produção e serve de base à determinação das quantidades a produzir, tendo em vista as vendas planejadas. Inventario físico rotativo consiste na determinação de uma ordem de prioridade entre os itens a serem inventariados e a determinação das épocas respectivas de inventario. Esta organização tem a vantagem de reduzir ao mínimo o tempo em que a fábrica deve parar por causa do inventário físico, sendo mesmo possível que não precise parar totalmente. A desvantagem de inventário é no fim do ano por que apenas os itens que foram contabilizados naqueles dias é que terão maior probabilidade de terem seus saldos corretos, em quanto os outros itens inventariados rotativamente em outras épocas já serão, no fim do ano, saldos contábeis tirados das fichas de estoque.

20 Medição de Contagem A determinação do número de unidades de certo item de estoque é feita naturalmente pela simples contagem. Mas se o número de itens estocados for muito grande, é mais vantajoso pesá-lo e dividir o peso total pelo peso de um item, obtendo-se assim meio que indiretamente o número de itens. A pesagem é uma forma de medição. A medição consiste essencialmente na comparação do item que se deseja medir com um objeto de medida conhecido, em geral é mais rápido medir do que contar, pois a contagem só é eficaz quando é rápida. Em quanto os métodos de medição são métodos aproximados, por tanto os de contagem poderiam ser exatos, se não fossem os erros humanos causados pela fadiga ou displicência. A eficácia da contagem pode ser aumentada por meio de dispositivos mecânicos, eletromecânicos e eletrônicos. Mesmo nestes casos podem ocorrer falhas causadas por defeito de aparelhagem. O inventário físico será mais rápido quanto mais o forem os métodos de contagem e medição Método ABC de Inventário de Estoque Consiste este método em determinar prioridade para inventariar itens de estoque pelo estabelecimento de três classes de itens, designados respectivamente pelas letras A, B e C. Os itens da classe A são os de maior ou menor quantidade e menor custo unitário. Os itens da classe B são os intermediários das classes A e C. A vantagem do método ABC está em que uma propriedade para o inventário físico, a qual tem um caráter racional de cunho nitidamente econômico. Os itens de estoques serão inventariados na ordem A B e C. Não havendo tempo suficiente para inventariar todos os itens do estoque em determinada época, fim do ano, por exemplo, ter-se-á, por este método, no tempo disponível, inventariado a maior parte do estoque, em valor.

21 Inventário Permanente Desde que o controle de estoque forneça permanentemente o valor dos estoques com certeza da existência das quantidades correspondentes, diz-se que o regime de controle de estoque é permanente; e o inventario é permanentemente conhecido através do controle. Dessa forma, em qualquer momento eu conheço o meu estoque Inventário Periódico É o inventário levantado no fim de cada período contábil, geralmente adotado quando o permanente é inviável. Por isso, é comum observar em empresas comerciais uma placa ou faixa, colocada na fachada da loja, em fim de ano: fechada para inventário Preparação do Inventário Físico Para realização do inventário físico é costume usual uma preparação prévia do corte de compras e de vendas. A proibição de qualquer entrada e saída de mercadoria, a escolha de uma data com tempo necessário para efetivar a contagem sem o atendimento de clientes (nem de qualquer outro elemento estranho ao inventário) são requisitos indispensáveis. A data escolhida geralmente deve recair em domingos, se possível, senão em período noturno (o que não é muito recomendável). A data deve coincidir com o último dia do período contábil.

22 O Corte para o Inventário Físico O corte de compras e vendas consiste na escolha criteriosa de qual é a última nota fiscal de compras e qual é a última nota fiscal de venda a ser considerada nos registros fiscais e contábeis, cuidando-se para que a mercadoria correspondente à compra seja considerada e as correspondentes às vezes sejam retiradas antes do inicio da contagem Arrumação Física Além do corte, efetua-se uma minuciosa arrumação física corrigindo-se erros comuns na movimentação de mercadorias, como, por exemplo, o mesmo tipo de mercadoria em mais de um lugar por falta de espaço adequado e outros Registro do Preço Após a contagem deve ser registrado o preço para cada item, de acordo com um dos critérios de atribuição de preços de modo consistente. Os critérios de atribuição de preços serão analisados em seguida em tópicos especiais Arrumação do CMV Finalmente, os preço serão multiplicados pelas quantidades e obtidos os valores de cada item. Estes deverão ser somados para efetuar a contabilização do valor total do inventário e para obter na contabilidade o CMV do período.

23 Exemplo de Formulário para Levantamento de Inventário Físico É comum e usual elaborar também um formulário para registrar os resultados da contagem do inventário e de sua valorização. Existem muitos modelos que variam de empresa para empresa. Em algumas multinacionais de origem alemã se utilizam um formulário individual por item em várias vias, denominado. TAG, às vezes emitido previamente por computador, cabendo ao inventariante apenas a conferencia e a indicação de eventuais diferenças ou omissões. Em outras, de origem americana, muda a denominação para SLIP e os procedimentos também assumem peculiaridades próprias, se bem que o objetivo é o mesmo, ou seja: exatidão no levantamento do inventário e eficácia para que não haja desperdício de horas de operação da empresa.

24 24 CAPÍTULO II: MÉTODOS DE VALORAÇÃO DO ESTOQUE 2.1 -Método de Avaliação de Estoques A legislação brasileira sobre avaliação de estoque dispõe que os estoques devem ser avaliados pelo valor de custo ou de mercado, o que for o mais baixo. Em uma economia inflacionária os valores de mercado serão normalmente maiores que os valores de custo de aquisição, do que resultaria serem os estoques normalmente avaliados pelo valor de custo. A legislação brasileira é omissa quanto ao método pelo qual se avaliará o valor de custo, o que nos faria entender que qualquer método de avaliação pelo custo que não resultasse em um aumento do valor de estoque poderia ser usado. Há pelo menos três métodos conhecidos de avaliação pelo custo que não implicam em aumento do valor do estoque: Os métodos do (UEPS, PEPS e o CUSTO MÉDIO), o custo médio ponderado é o mais conhecido no Brasil e, na maioria dos casos, o único realmente conhecido. O UEPS, por ser o mais conveniente em uma economia inflacionária, está cada vez mais adotado, em detrimento do método do custo médio ponderado. O PEPS, por ser o mais conveniente em uma economia deflacionária era muito utilizado nos Estados Unidos nas épocas de deflação. Hoje em dia, quando é utilizado, é por mera tradição. 2.2 PEPS ou FIFO Sigla tirada da expressão Primeiro que Entra, Primeiro que Sai traduzida do inglês First In, First Out. Refere-se ao critério de considerar o CMV como sendo o correspondente ao custo de compra da mercadoria mais antiga remanescente no estoque. Em outras palavras, vamos dando baixa nas primeiras compras à medida que as mercadorias vão sendo vendidas. O raciocínio é que vendemos primeiro as mercadorias mais antigas.

25 UEPS ou LIFO Sigla tirada da expressão Último que Entra, Primeiro que Sai, traduzida do inglês Last In, Frist Out. Refere-se ao critério de considerar o CMV como sendo o correspondente ao custo de compra da mercadoria mais recente remanescente no estoque. Este critério se aproxima do custo de reposição, e atende ao principio do Conservadorismo, mas é considerado ilegal na legislação brasileira. 2.4 Custo Médio É o critério de considerar como CMV a média ponderada das diversas compras do mesmo item Determinação do estoque de proteção Estoque de Proteção (EP) Ou chamado, ainda estoque de segurança, é a quantidade mínima que deverá existir imobilizada em estoque, a fim de atender às eventuais flutuações desfavoráveis na demanda e no prazo de entrega Ruptura de Estoque É a ultrapassagem da demanda em relação ao nível zero de estoque. Essa ocorrência se realiza quando uma requisição de material é apresentada ao estoque e esse já encontra em zero.

26 Pedido de Suprimento É o prazo, geralmente em meses, que decorre entre dois ciclos sucessivos. O período de suprimento para um artigo comprado em 12 ciclos por ano será, obviamente, um mês Previsão de estoques De certo modo, os estoques tornam possível um sistema racional de produção. Sem eles, não poderíamos realizar um fluxo regular de produção obter uma utilização razoável das máquinas e custos admissíveis de manuseamento de materiais, ou oferecer um serviço aceitável aos fregueses para centenas de artigos considerados como itens de estoques. Em cada fase, tanto de produção quanto de distribuição, os estoques desempenham a função vital de desacompanhamento das várias operações da seqüência, que começa com as matérias-primas, estende-se ao longo de todas as operações de fabricação até o armazenamento de mercadorias acabadas, e continuam daí para os armazéns de distribuição e casas de vendas a varejo. Para cada atividade desta seqüência, os estoques tomam as operações necessárias suficientemente independentes umas das outras, de modo que possam ser realizadas a baixo custo. Assim, quando se encomendam matérias-primas, pede-se um suprimento bastante grande para justificar o gasto adicional de expedir o pedido e de transportar o material para a fábrica. Quando se expedem as ordens de produção de peças e produtos, também procuramos fazê-las suficientemente vultosas para justificar o custo de expedição das ordens e de preparo das máquinas para executar as operações necessárias. De outro modo, os custos de expedição das ordens e o preparo das máquinas podem facilmente torna-se proibitivos. Processar as peças em lotes através do sistema também tende a reduzir os custos de manuseio, por que as peças podem ser manuseadas em grupos. Da mesma maneira, ao distribuir os produtos acabados entre os armazéns e outros pontos de estocagem, os

27 27 custos de manuseio e transporte por unidade baixam, se puderem ser expedidos em quantidade. Os estoques não são apenas desejáveis, eles são vitais para uma produção a baixo custo. Essas vantagens parcialmente anuladas, quando consideramos a produção feita segundo especificação do freguês. Como o tamanho do lote é estabelecido pelo o pedido do freguês e essa encomenda pode nunca vir a ser repetida, não nos podemos arriscar a fabricar quantidades extras. Dessa forma, os custos de expedição das ordens, manuseio de material e preparo das máquinas são exatamente tão elevados para um lote feito por encomenda quanto para um lote de tamanho. De modo semelhante, quando se despacha à encomenda para o freguês, não nos podemos valer dos preços estabelecidos para o frete de todo um caminhão ou de todo um vagão. Se o freguês fizesse o pedido de uma única peça, todas essas despesas teriam de ser incluída no preço da mesma. É fácil verificar que encomendas especiais de vulto pequeno são extraordinariamente dispendiosas. Infelizmente, a questão de estoque não é unidimensional, o que torna o estoque precisamente um problema na operação de um sistema de produção. Se não houvesse um nível ótimo para tomar como objetivo, não haveria qualquer problema. Qualquer pessoa poderia seguir a regra simples: tenha estoques tão grandes quanto for possível. Os estoques exigem a imobilização de capital e, por isso, existe um custo de oportunidade associado com seu valor. Não somente isto, mas eles exigem espaço valioso e absorvem despesas com seguros e taxas. Não é raro que uma empresa manufatureira tenha 25 por cento do total do capital investido imobilizado sob a forma de estoque. Assim, temos um conjunto de custos que são fixados pelo vulto da ordem de aquisição ou de produção e outro conjunto de custos que crescem com o nível de estocagem. O primeiro conjunto de custos exerce pressão no sentido de guardar lotes de compra e produção a fim de manter custos unitários de ordem de encomenda a um nível razoável. Estamos tratando de outro problema, requerendo uma boa administração encontre diretrizes e

28 28 regras de decisão, que tenham o efeito de equilibrar os vários custos antagônicos dentro de um sistema em consideração Tipos de Estoques Para distinguir os diversos dados e tipos de estoques que podem ser susceptíveis de análise tomemos como exemplo o sistema elementar fábricaarmazém mostrado na figura a cima. A fábrica manufatura tem certo número de produtos, mas só consideremos um deles. Para esse produto existe uma demanda média de 200 unidades por semana feita ao armazém. O procedimento normal do armazém é preparar um pedido à fábrica para entrega de novas unidades, quando seu estoque cai para um nível crítico denominado de estoque mínimo. É preciso uma semana para preparar o pedido, tê-lo aprovado e expedido e finalmente entregue à fabrica. Uma vez recebido, a fábrica leva duas semanas para prepará-lo, colocar no caminhão, expedi-las e descarregá-las no armazém Estoque de Trânsito O armazém deve manter no mínimo um estoque capaz de atender à demanda durante o transito entre o pedido à fabrica e sua entrega. O estoque médio de trânsito é o produto de entrega pelo ritmo da demanda, ou seja, no caso considerado, 2 x 200 = 400 unidades. A qualquer tempo, 400 unidades devem estar-se deslocando da fábrica para o armazém ou, num mesmo sentido, o armazém deve manter um estoque que leve em consideração tal fato. O retardo devido ao tempo de encomenda de uma semana tem o efeito de um tempo de transporte, uma vez que o armazém deve também manter estoque para cobrir tal retardo. Esse ponto é de caráter geral cada retardo existente no sistema gera a necessidade de um estoque de trânsito. Dentro de

29 29 um sistema de produção, ele é denominado estoque em processamento, mas na maioria dos casos, é chamado simplesmente estoque Estoque de Reservas Sabemos que é normalmente necessário manter um estoque de reservas que proteja contra variações imprevisíveis de demanda de tempo e do suprimento. A fim de não ficar sem disponibilidades no armazém, um estoque de reserva de 300 unidades seria necessário. Como veremos são de grande importância para o estabelecimento de modelos de estocagem, as técnicas que levam em conta a incerteza dos fatores Previsão A previsão da demanda é uma entrada crítica para alguns dos mais importantes modelos de decisão no âmbito da administração de produção e operações, particularmente para aqueles que dizem respeito a estoques, planejamento e programação integrados e controle de produção. Na realidade as previsões também representam uma entrada crítica para o projeto de sistemas produtivos, porque são um fator direto da determinação do projeto mais econômico de produção, processamento, equipamento, ferramental, capacidades e planos de instalação Metodologia da Previsão A metodologia da previsão é aplicável às necessidades de orientar as operações correntes de artigos estocáveis. A orientação dessas operações correntes está intimamente ligada não somente ao problema dos estoques, mas também às funções de planejamento e programação da produção. Modelos de demanda relativa de produtos ou serviços específicos podem variar

30 30 muito, mas em geral podem ser reduzidos a cinco componentes: demanda média, tendências da média, efeitos de estação, efeitos cíclicos e variações aleatórias Demanda Média Quando examinamos a demanda média para todo o período de três anos e meio não tem sentido, pois a tendência é um fator importante. Logo, é necessário obter alguma espécie de média móvel, a fim de dar ênfase à experiência recente e estimar o efeito da tendência de variação da demanda. Além disso, a estimativa da demanda para o período seguinte deve tomar em consideração a variação sazonaria que se espera. Finalmente, não queremos ser influenciados pelas variações aleatórias da demanda ao fazermos uma estimativa do período seguinte, ou melhor, desejamos estabelecer a demanda esperada com os limites prováveis da variação ocasional em torno do valor esperado. O meio comum de reduzir os efeitos das variações aleatórias sobre a demanda é o de se estimar a demanda média por meio de um determinado tipo de média móvel. A média móvel relativa a um período de três meses é, muito mais estável, porque a demanda de cada período individual de um mês passa a receber um peso de somente um terço. Os valores extremos são desprezados: se eles são simples variações aleatórias da demanda, não somos fortalecidos por eles ao avaliarmos a demanda, pela média móvel de três meses. Efeito regularizador maior se obtém, tornando-se a média de período mais longo, como se verifica pela média móvel relativa há cinco meses. Os valores extremos são desprezados em maior número, porque cada período individual somente recebe o peso de um quinto na média móvel correspondente.

31 Incerteza Até aqui, vimos considerando uma estrutura ideal do problema de estocagem colocada além de limites razoáveis da realidade com o intuito de discutir as soluções formais dos tamanhos dos lotes. Consideramos uma demanda constante, tempos de adiantamento constantes, e ritmos de produção constantes. Na verdade, nenhuma dessas hipóteses corresponde a situações reais. Ainda que a demanda média possa ser de unidades por ano, a demanda diária poderá não ser muito bem representada por / 250 = 10 unidades. É possível não ter nenhum pedido hoje e, no dia seguinte, receber um pedido de 100 unidades, nenhum outro na semana seguinte e, então, encomenda de 25, 50 e 5 respectivamente em três dias consecutivos. A demanda do consumidor é quem controla essa cadência e ninguém ainda inventou um processo de impor ao freguês a ocasião em que se deve fazer seu pedido. Do mesmo modo, os intervalos de tempo necessários ao suprimento não são constantes. Poderá acontecer que o fornecedor leve mais tempo que o usual para satisfazer a uma encomenda. Por se achar ele próprio com falta de estoque, porque sofreu avaria no equipamento, por causa de conflitos trabalhistas ou uma série de outras causas de atraso. O momento de uma exposição por parte do fornecedor também está sujeito a incerteza. O resultado disso tudo é que nenhum sistema prático pode depender de um plano baseado nas estruturas de balanço de estoques.

32 Estoques de Segurança As variações na demanda e no prazo de fornecimento são comumente absorvidas pela constituição de estoques de segurança ou de reservas. O vulto desses estoques extras depende da estabilidade da demanda e do suprimento com relação a nossa maior ou menor disposição para ficarmos privados de estoque. Se estivermos determinados a quase nunca ficarmos sem estoque, essas reservas mínimas planejadas tem de ser muito elevadas. Se as necessidades dos serviços permitem a anulação dos estoques e protelação dos pedidos, os estoques de seguranças podem ser moderados. O nível do estoque de reservas é estabelecido, de modo que o balanço do estoque atingiria zero durante o tempo de espera da renovação, no caso da demanda se aproximar do máximo previsto. A determinação dos estoques de segurança se transforma, por conseguinte, num conhecimento da distribuição da demanda durante o tempo de espera juntamente com uma decisão a respeito do risco que estamos dispostos a correr de que o estoque venha a acabar. Isso é mostrado pela representação da demanda. É fácil verificar que, pela forma da curva de demanda, para os altos níveis de segurança, o estoque de reservas necessário sobe desproporcionalmente e, portanto, o custo de garantir essa proteção se eleva no mesmo ritmo.

33 33 CAPÍTULO III: PROBLEMAS DE ESTOQUE Após alguma reflexão torna-se aparente que os problemas de estoque penetram em muitos campos e surgem em muitos contextos. Por exemplo, a gerência de uma companhia de aviação tem que decidir quando iniciar um curso de treinamento para aeromoças e qual o tamanho das turmas. Se o número de aeromoças produzidas for grande demais, a companhia terá que pagar o salário das que sobram. Se o número for insuficiente, a companhia terá que cancelar certos vôos ou, então, tomar medidas de emergências; ambos os casos envolvem custos de ruptura. A maioria dos problemas de força de trabalho são, tipicamente, problemas de estoque. As companhias fornecedoras de energia elétrica precisam determinar quando acrescentar transformadores turbo - elétricos a sistema, e qual o tamanho desses geradores. Apesar de o problema envolver apenas uma peça de equipamento (que custa vários milhões de dólares) sua capacidade (quantidade) pode variar. Conseqüentemente, este problema refere-se também a quando e a quanto. Se o gerador comprado for grande ou se for adquirido antes do tempo, o resultado será capacidade ociosa, a qual envolve um custo (depreciação e manutenção). Se a capacidade não for suficiente ou se a compra for feita muito tarde, perder-se-ão vendas e a reação dos consumidores e das autoridades públicas será desfavorável. Estas reações envolvem custo de ruptura. A pergunta Qual o capital de giro que uma empresa deve manter? também constitui um problema de estoque. Se o capital disponível for excessivo, a empresa perderá os rendimentos que seriam obtidos pelo investimento de excesso um custo de posse; se o capital disponível for muito pouco, quantias adicionais terão que ser obtidas a taxas de juros muito altas um custo de ruptura. A obtenção de empréstimos também envolve custos de preparação. Apesar dos problemas de estoque nos surgirem mais variados contextos, os mais comuns são a compra e a produção de bens.

34 Custo de Falta no Estoque ou de Penalidade Custos que surgem quando um item de que se necessita não existe em estoque. Às vezes, a falta do item não chega a ocorrer, pois podem tomar-se medidas de emergência para assegurar que as entregas obedeçam às datas especificadas pelo cliente. Entretanto, certos custos associados a medidas deste tipo: maiores despesas de transporte (frete aéreo em vez de rodoviário); maiores custos de preparação ou de horas extras; despesas administrativas ou o custo da alteração de um programa de produção já estabelecido. Pode ser que exista também o custo das unidades de produção que ficam de reservas e são usadas apenas em caso de emergência. Estas unidades podem estar obsoletas ou desgastadas e apresentar custos de produção mais que os demais equipamentos. Quando não se cumprem às datas de entrega e os itens faltam efetivamente, os custos são geralmente menos tangíveis. No caso de matériaprima, produtos semi-acabados ou peças sobressalentes, o custo de ruptura pode referir-se ao custo de instalações ociosas ou de interrupções no programa de produção. Por outro lado, as faltas podem provocar o cancelamento de pedidos e a perda de vendas que, por sua vez, provocam a perda da boa vontade dos clientes. Esta última envolve um custo difícil de calcular, mas cuja magnitude pode ser estimada com precisão razoável empregando-se a técnica das funções de troca. Os custos de ruptura são geralmente representados de duas maneiras. Na primeira admite-se que os custos são proporcionais tanto à quantidade que falta quanto à duração da falta. Esta representação aplica-se apenas nos casos em que a mercadoria pode ser entregue com atraso e a falta não provoca uma queda na procura. Corresponde à perda da boa vontade dos clientes ou ao custo de instalações ociosas. Na segunda representação liga-se um custo fixo a cada vez que uma falta ocorre. Este custo cobre pelo menos o lucro perdido na encomenda e pode incluir um componente para compensar a perda da boa vontade dos clientes.

35 Custos Devidos a Modificação na Taxa de Produção Neles se incluem os custos de preparação que ocorrem quando se modifica a taxa de produção de zero para um valor positivo. Quando se trata de uma compra, incluem as despesas administrativas fixas, ligadas ao pedido. Outro custo que dependem das modificações nas taxas de produção são as despesas com a contratação e o treinamento de mão-de-obra adicional e com a demissão de pessoal. Esta última pode ser elevada, especialmente nos casos em que os acordos sindicais estabelecem um critério de antiguidade para a promoção do pessoal. Certo volume de demissões poderá então dar origem a atribuições novas para grande parte da força de trabalho, o que representa um processo de aprendizagem, para que cada homem se acostume com as tarefas modificadas. Durante esta fase, as taxas de produção poderão ser relativamente baixas, o número de peças rejeitadas pela inspeção poderá ser altos custos de fiscalização.

36 Procura É o número de itens que irão ser solicitados em cada período. Isso não é necessariamente igual à quantidade vendida, de vez que da parte da procura pode ter sido satisfeita devido às faltas ou atrasos. Corresponde, realmente, à quantidade que seria vendida se tudo o que foi procurado estivesse disponível. Pode-se conhecer (ou pretender conhecer) exatamente a procura. Quanto isto ocorre, uma decisão sobre a reposição do estoque não afeta os custos que se verificam após as decisões subseqüentes. Por outro lado, podemos ter situações em que a procura só é conhecida aleatoriamente, ou seja, obedece a uma distribuição de probabilidades. Neste caso, uma decisão pode afetar as que se seguem. A fim de exemplificar a interdependência de decisões seqüenciais, consideremos uma situação na qual níveis de estoque devam ser verificadas mensalmente e na qual deva tomar uma decisão sobre a conveniência de iniciar a produção de um lote. Pode ocorrer que o nível de estoque seja tal que o risco de faltar mercadoria naquele mês não compense o custo de preparação. Entretanto, é quase certo que tenhamos que produzir um lote no próximo mês; assim, ao considerarmos os custos nos dois meses, poderemos concluir que é vantajoso começar a produzir no primeiro mês. Além disso, quando decidimos produzir, não podemos determinar o tamanho do lote sem considerar sua influência nos meses seguintes. Os problemas desta natureza são denominados dinâmicos e raramente têm soluções matemáticas explícitas. Entretanto, existem algumas técnicas eficazes para o cálculo de aproximações numéricas.

37 Tempo de Espera (Lead Time) É o intervalo decorrido entre a colocação de um pedido e a sua chegada e atendimento no estoque. Se o tempo de espera for conhecido e diferente de zero, tudo o que se tem a fazer é antecipar o pedido de um intervalo igual a ele. Se, tratar-se de uma variável que só é conhecida aleatoriamente, o problema se torna mais difícil. Quando a procura e o tempo de espera são conhecidos apenas como probabilidades, o volume e a data do recebimento do estoque são encontrados considerando-se os custos esperados de posse e de procura, durante o período dos tempos de espera Custos de Produção ou de Compras Variáveis Em alguns casos existem descontos por quantidade; isto é, o custo unitário do número de unidades compradas. Por exemplo, para compras até unidades, o custo unitário pode ser uma unidade monetária. No caso de se comprar unidades ou mais, o custo unitário pode ser 95 centavos. Neste caso, seria mais barato comprar unidades do que qualquer quantidade entre 950 e 1.000, mesmo que o excesso tivesse de ser jogado fora. Nas situações deste tipo, pode ser mais barato comprar mais do que o lote econômico a fim de aproveitar o desconto.

38 Perturbações do Planejamento e Controle da Produção As perturbações que mais comumente ocorre no planejamento da produção e fazem com que o controle se diferencie do planejamento são as seguintes: Falta ou atraso de material; Falta ou atraso da mão-de-obra; Falta de máquinas devido a quebras ou a panes; Falta de energia; Falta de água e/ou vapor, ou de qualquer outro suprimento; Atraso nos tempos de fabricação, devido à ineficiência do homem e/ou da maquina; Outras. Há dois instantes, no processo de produção industrial, importantes para que se possa avaliar a eficiência do planejamento e controle da produção: o inicio e o fim da produção. Se a produção se iniciar e terminar, também, na data prevista, isto é sintoma de bom funcionamento do planejamento e controle da produção, mas não significa necessariamente que não tenha havido falhas no pagamento. Pode significar, também, que os atrasos intermediários compensados, de modo a manter a data final.