Manual do Fornecedor Guia prático para transações da Vale Fertilizantes e Fornecedores no portal do Mercado Eletrônico (e-suprir) revisão 01

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1 Manual do Fornecedor Guia prático para transações da Vale Fertilizantes e Fornecedores no portal do Mercado Eletrônico (e-suprir) revisão 01 (15/12/2014)

2 Índice 1 Objetivo O e-suprir Introdução Informações básicas Painel de Controle vendas RFQ Notificação de cotações (RFQ) Acessando a cotação Lista de cotações Preenchendo informações de cabeçalho Respondendo itens de material Preenchendo a R.I.F. (Relatório de Inconsistência Fiscal) Respondendo itens de serviço Respondendo um short list Enviar a resposta ao Comprador Declinar itens e/ou cotações Aceite e visualização de pedidos Acessando os pedidos Lista de pedidos Visualizando o pedido Aceite ou recusa de pedidos Aceite e visualização de contratos Acessando os contratos Lista de contratos Visualizando o contrato Considerações sobre anexo Carregando um anexo Visualizando um anexo do Comprador Considerações sobre troca de mensagens Acessando a funcionalidade de mensagens Enviando mensagens

3 1 Objetivo Este manual tem como objetivo detalhar todos os procedimentos para respostas de cotação, anexar documentos, troca de mensagens, aceite de pedidos de compras e contratos que serão transacionados via portal do Mercado Eletrônico entre a Vale Fertilizantes e seus Fornecedores. 2 O e-suprir Com o objetivo de aumentar a eficiência, confiabilidade e segurança de seu processo de compras, a Vale Fertilizantes implantou o portal de compras, via Internet chamado e-suprir. Pelo e-suprir, a Vale Fertilizantes operacionaliza sua intenção de adquirir materiais e serviços por meio do portal Mercado Eletrônico. Nesse portal o fornecedor poderá cadastrar e atualizar seus dados, receber e responder cotações, visualizar e confirmar contratos e/ou pedidos de compra, solicitar e receber folha de registro de serviços e pré-digitar notas fiscais. 3 Introdução Neste manual iremos detalhar os procedimentos referentes ao Módulo de Aquisição. Este módulo contempla cotações eletrônicas RFQ, short lists, pedidos de compras e contratos, além de troca de mensagens entre compradores e como anexar documentos. 4 Informações Básicas Neste tópico iremos mostrar informações básicas de operação do sistema Mercado Eletrônico para os fornecedores. 4.1 Painel de Controle Vendas O Painel de Controle Vendas é a página inicial do portal Mercado Eletrônico, nela o Fornecedor terá acesso a todas as funcionalidades e poderá exibir a quantidade de processos enviados a sua empresa clicando no botão Mostrar Contadores conforme seta indicativa abaixo. O Fornecedor também terá acesso aos seus dados cadastrais através do Link: Poderá também alterar sua senha de acesso clicando no Link: 3

4 E finalmente, após realizar todas as atividades no Portal clicar em para finalizar sua sessão. 5 RFQ Neste tópico serão tratados os pontos referentes à RFQ (Request for Quotation), desde seu recebimento até o envio da resposta para a Vale Fertilizantes. O documento de RFQ é tratado no Mercado Eletrônico como cotação eletrônica. 5.1 Notificação de Cotações (RFQ) Após o Comprador da Vale Fertilizantes encaminhar o processo de cotação, automaticamente o Fornecedor receberá por uma notificação. Para acessar a cotação, basta clicar no link clique aqui. Ao receber o a cotação já estará disponível para resposta. 5.2 Acessando a Cotação Para acessar as Cotações enviadas para sua empresa, no painel de controle de vendas, clique no link Cotações Recebidas conforme imagem abaixo: 5.3 Lista de Cotações Nessa página, o Fornecedor visualizará o status de todas as Cotações atribuídas a sua empresa. 4

5 É possível ordenar as colunas em ordem de preferência. Para ordenar clicar com o mouse na coluna que deseja ordenar. Cotação Por número de Cotação; Solicitante Empresa Compradora; Identificação Identificação do Número Cotação do Cliente; Solicitação Data em que a cotação ficou disponível no site; Leitura Data de leitura da cotação; Resposta Data da Primeira Resposta; Vencimento Data limite da cotação; Clique sobre o número da cotação para responder ou recusar: Na legenda é possível identificar o status da cotação. 5

6 5.4 Preenchendo informações de Cabeçalho Em "Condições Gerais de Fornecimento", os campos com (*) são de preenchimento obrigatório. Verificar em Anexo Comprador se existem anexos inseridos pelo Comprador referentes a proposta. Tipo de frete: Informe o Incoterms. Em caso de serviço informe NRL; Prazo de entrega: Informe aqui o prazo de entrega dos seus itens; Condição de pagamento: Informe a forma de pagamento de sua proposta; Nome do contato: Informe o nome do contato; Telefone do contato: Informe o telefone do contato; Validade da proposta: Informa a data final de sua proposta; Opção fiscal: A opção fiscal da sua empresa (Simples Nacional ou Normal) essa informação é pertinente à validação fiscal; Taxa financeira (%): Caso exista taxa para pagamento a prazo, informe neste campo o percentual incluído em sua proposta. Anexo Comprador: Campo onde são anexados documentos da Vale Fertilizantes nas quais os fornecedores devem considerar na apresentação de suas propostas. Anexo Proposta Comercial: Campo onde os fornecedores devem anexar ( quando aplicável) documentos referentes as suas propostas. No caso de serviços, o preenchimento deste campo é obrigatório. 5.5 Respondendo itens de Materiais As respostas das cotações de materiais devem ser realizadas através de formulário disponibilizado no portal. 6

7 Segue a descrição dos campos do formulário: Código e descrição do material a ser cotado; Quantidade solicitada do material; Unidade de medida do material; Preço unitário do material; Unidade de medida do material; Alíquota de IPI; Alíquota de ICMS; Prazo de entrega em dias; NBM do material; Origem do material; Caso exista substituição tributária indique a opção SIM, caso contrário indique NÃO ; Caso exista substituição tributária informe a alíquota; Base de cálculo do ICMS; Data de validade do material, caso seja material perecível ; Fator de conversão de unidade de medida. Caso a unidade solicitada (campo 3) seja diferente da unidade a ser fornecida (campo 5). Informe o fator de conversão. Caso seja igual, informe o valor = 1,00. Obs: Nos Campos adicionais contém informações sobre local de entrega (região) do material e data de entrega desejada. Estas informações devem ser consideradas na elaboração da proposta. Para materiais existe a funcionalidade de R.I.F. (Relatório de Inconsistência Fiscal). Esse relatório deverá ser preenchido caso ocorra alguma inconsistência (Indicador em Vermelho) que iremos detalhar no Tópico a seguir. Obs.: Caso exista alguma inconsistência e o Relatório não for gerado, não será possível enviar a Cotação para a Vale Fertilizantes. 7

8 5.5.1 Preenchendo o R.I.F. (Relatório de Inconsistência Fiscal). O R.I.F. é um relatório de inconsistência fiscal. Este relatório será gerado quando houver informações fiscais preenchidas pelo Fornecedor divergentes das cadastradas na base de dados da Vale Fertilizantes. Neste relatório é necessário que o Fornecedor justifique o motivo da divergência fiscal (enquanto o indicador estiver vermelho, não será possível o envio da proposta).assim que concluída a justificativa o indicador ficará verde. Exemplo: Um material possui uma determinada alíquota de IPI vigente, porém o Fornecedor possui alguma isenção ou existe algum decreto que faça com que o Fornecedor preencha uma alíquota diferente da cadastrada no sistema da Vale Fertilizantes. Neste caso será identificado uma inconsistência na página de cotação (alerta em vermelho) e o fornecedor preencherá o R.I.F (Relatório de Inconsistência Fiscal). Este relatório será enviado para a Vale Fertilizantes e terá uma tratativa. Esta funcionalidade visa diminuir as divergências fiscais no momento de entrada da Nota Fiscal. IMPORTANTE: As informações de OPÇÃO FISCAL respondidas no cabeçalho estão ligadas a esta validação. Exemplo: Caso sua empresa esteja classificada na opção Simples Nacional, ela deve preencher alíquota 0 de ICMS. Caso contrário deve colocar a taxa normal. Para cada imposto (IPI e ICMS), na cotação de materiais, existe um indicador colorido (vermelho, quando estiver inconsistente ou verde, quando estiver consistente) e um botão que aciona a funcionalidade de geração de R.I.F., conforme imagem abaixo: - Tratamento de ICMS: A validação de ICMS ocorre entre a UF de origem (cadastro da sua empresa) e local de entrega do material. Através dessa amarração é verificado se existe alguma exceção de ICMS para este material, caso não exista é verificada as taxas entre estados de ICMS. - Tratamento de IPI: A validação do IPI é feita através de exceções de IPI deste material e do código de NBM do material. Gerando um R.I.F. Caso o indicador do imposto esteja vermelho, será necessário gerar o R.I.F. Para isso clique no botão gerar R.I.F. (conforme figura acima) e a tela abaixo será exibida: 8

9 Para gravar as informações, clique no botão botão.. Caso queira corrigir as informações clique no Após preencher as informações R.I.F. os pareceres serão enviados para à Vale Fertilizantes junto com a resposta de cotação. É necessário que o fornecedor envie o dispositivo legal, para que seja validada a alteração dos impostos dentro da Vale Fertilizantes. Apenas com esta ação o preço informado no portal irá migrar para o sistema da Vale Fertilizantes. PONTOS IMPORTANTES: - O sistema não irá permitir enviar respostas de cotação caso exista um imposto inválido e não tenha sido preenchido um R.I.F. - Após clicar no botão gravar, o R.I.F. não será enviada, ela só é enviada juntamente com a resposta de cotação. - Caso o Fornecedor tenha gravado o R.I.F. e tenha salvado os dados da cotação não é necessário preencher novamente. - Caso o Fornecedor tenha gravado o R.I.F. e tenha alterado as alíquotas é necessário preencher o relatório novamente. 9

10 5.6 Respondendo itens de Serviços As respostas das cotações de serviços devem ser realizadas de acordo com as instruções contidas na Carta Convite. Segue a descrição dos campos para resposta de itens de Serviço: Descrição do serviço a ser cotado; Quantidade solicitada do serviço; Unidade de medida do serviço; Preço unitário do serviço; Origem do material; Campos adicionais (data de execução do serviço, local de execução do serviço); Botão de subitens (clique no para expandir e no para retrair os subitens); Descrição dos subitens de serviço; Quantidade dos subitens de serviço; Unidade de medida dos subitens de serviço; Preço unitário dos subitens; Impostos dos subitens de serviços. 5.7 Respondendo um short list O short list é a etapa de negociação do processo. Depois que o Fornecedor responde a cotação no portal do Mercado Eletrônico, o Comprador realiza a análise dos preços e identifica a necessidade de negociação dos valores, abrindo um short list dentro do portal do Mercado Eletrônico. Quando o Fornecedor acessar o portal e efetuar o filtro para identificar as cotações, as que aparecerem com uma bolinha roxa (conforme legenda), trata-se de short lists. 10

11 O processo de resposta de um short list é idêntico ao processo de resposta de um item normal, com a única diferença que o seu preço inicial apresentado já aparece na cotação. É possível também que apareça um valor sugerido pelo Comprador da Vale Fertilizantes, onde o Fornecedor pode aceitar ou não, sendo possível, inclusive, que o Fornecedor conceda um desconto linear na proposta. 5.8 Enviar a resposta ao comprador Após preencher todos os campos da cotação, o Fornecedor deverá salvar estas informações antes de enviar para o Comprador Vale Fertilizantes. Nota Importante: Após 15 minutos, caso o fornecedor não salvar as informações digitadas, o portal expirará e todas as informações serão perdidas. Para salvar as informações, caso deseje mudar de página, sem perder os dados inseridos clique no botão: Para finalizar a resposta e enviár ao Comprador clique no botão: 11

12 5.9 Declinar Itens e/ou Cotações Caso o Fornecedor queira declinar a cotação inteira (TODOS OS ITENS) deverá escolher um motivo de recusa no campo: Os possíveis motivos de recusa são: - Falta de estoque; - Não trabalha com o item; - Item fora de linha; - Não atende no prazo de entrega especificado; - Não consegue responder no prazo de resposta definido; - Não atende na condição de pagamento especificada; - Não atende no prazo de pagamento especificado; - Outro (será aberto um campo texto para o motivo do declínio); Para declinar algum item, deixar o campo em branco, e responder os demais normalmente. 6 Aceite e Visualização de Pedidos 6.1 Acessando os Pedidos No Painel de Controle, clique em Pedidos". 6.2 Lista de Pedidos Nessa página, o Fornecedor poderá visualizar o status de todas os seus pedidos de compras. Clique sobre o número do pedido de compra para confirmar o recebimento e o aceite as condições de compras negociadas. 12

13 No filtro temos as seguintes opções: - Listagem dos pedidos (várias opções, que indicam o status dos pedidos); - Ver detalhes (caso seja ativada, esta opção irá exibir os detalhes do pedido); - Procurar por nome (nome do comprador/empresa compradora que emitiu o pedido); - Identificação (o Fornecedor pode informar o número do pedido de compra SAP da Vale Fertilizantes); - Serial ME ( o Fornecedor pode informar o número do pedido ME); - Período (o Fornecedor pode listar por período os pedidos de compras enviados à sua empresa); - Entrega de itens (o Fornecedor pode listar os pedidos de compras com entregas em uma determinado período); - Itens entregues (O Fornecedor pode listar através da opção de SIM ou NÃO se há itens entregues ou pendentes de entregas); - Exportar como (o Fornecedor pode exportar a lista dos pedidos de compras no formato Excel ou CSV) Dica: Ao acessar a página o filtro é exibido, mas nenhum pedido de compra é listado, então sempre para listar os pedidos deve-se clicar no botão no fim da página. Na lista são exibidas as seguintes colunas: Status do pedido; Comprador (número do pedido ME seguido do nome do comprador); Identificação (número do pedido no SAP R/3 da Vale Fertilizantes); Envio (data de envio do pedido); Leitura (data de leitura do pedido); Última reprogramação (data de última reprogramação de entrega, se houver); Resposta (data da resposta do Fornecedor para o pedido, aceite ou recusa); Emergencial (se este for um pedido emergência, ficará visível neste campo); Recepção (identifica o aceite do Fornecedor). Para visualizar o pedido de compra. clique no campo Comprador (Número ME seguido do nome do Comprador). 13

14 6.3 Visualizando o Pedido Ao clicar no número do pedido ME, a página de pedido será exibida: 14

15 6.4 Aceite e recusa de pedidos Após checar as informações do pedido de compra, o Fornecedor poderá efetuar a confirmação ou a recusa. Ao declinar o item é obrigatório selecionar o motivo da recusa: Os motivos para recusa são: Falta de estoque; Não trabalha com o item; Item fora de linha; Não atende no prazo de entrega especificado; Não consegue responder no prazo de resposta definido; Não atende na condição de pagamento especificada; Não atende no prazo de pagamento especificado; Outro (será aberto um campo texto para o motivo do declínio). ATENÇÃO: Ao receber o pedido de compra, é necessário que seja efetuada a conferência dos dados. Caso seja encontrada alguma divergência, o Fornecedor deverá contatar o Comprador. Os principais dados a serem checados no ato do aceite do pedido são: condições comerciais e fiscais, especificações do produto, dados de faturamento do emitente e destinatário... LEMBRE-SE: A Nota Fiscal deverá ser um espelho rigoroso do pedido de compras. Quaisquer divergências entre Pedido e Compra e Nota Fiscal poderão resultar em devoluções de materiais com fretes de ida e retorno por conta do fornecedor, além do cancelamento do pedido de compras. 7 Aceite e Visualização de Contratos 7.1 Acessando os Contratos Para acessar os contratos clique no botão Gerenciamento de Contratos no Painel de Controle - Vendas conforme figura abaixo: 15

16 7.2 Lista de Contratos Na listagem de Contratos temos dois quadrantes: 1- O Filtro de Seleção de Contratos 2- A lista dos Contratos enviados á sua empresa. No filtro temos as seguintes opções: - Título (Número interno do contrato no ME seguido do identificador do contrato da Vale Fertilizantes) - Comprador (Nome do comprador/empresa compradora que emitiu o contrato) - Produto (Descrição de algum produto que faça parte do contrato) - Cód. Do Produto Cliente (Número do código interno do item do cliente) - No. Contrato (Número interno do contrato no ME) - Cód. Contrato (Identificador do contrato da Vale Fertilizantes) - Inicio Vigência (Período de inicio da vigência do Contrato) - Final Vigência (Período de fim da vigência do Contrato) - Data de Criação (Data de criação do contrato) Na lista são exibidas as seguintes colunas: 16

17 - Título (Número interno do contrato no ME seguido do identificador do contrato da Vale Fertilizantes) - Data de Criação (Data em que foi enviado o contrato à sua empresa) - Inicio Vigência (Período de inicio da vigência do Contrato) - Final Vigência (Período de fim da vigência do Contrato) - Status do contrato - Comprador (Nome do comprador/empresa compradora que emitiu o contrato) 7.3 Visualizando o Contrato Para visualizar as informações do contrato, clique no campo Título da listagem dos contratos. Neste quadro estão às informações do cabeçalho do contrato, numero do contrato, vigência, valor total e etc. Neste quadro estão as informações dos itens, descrição, unidade de medida, impostos etc. Neste quadro existe a opção para declinar o contrato ou os itens do contrato: 8 Considerações sobre Anexo Em todos os processos (RFQ, Pedidos e Contratos) estará disponível o ícone presença de anexos no processo. que irá indicar a Nas Cotações é possível adicionar anexos nos processos, que serão enviados para o Comprador. 17

18 Nestes anexos temos duas categorias: Comprador: Anexos que o Comprador envia para o Fornecedor com dados do material. Comercial/técnico: Anexos que o Fornecedor envia para o Comprador. 8.1 Carregando um anexo Para carregar um arquivo anexo clique no ícone e a seguinte tela será exibida: Clique no botão, para localizar o arquivo que desejar anexar ao processo, escolha a opção (Esclarecimento ou Comercial). 8.2 Visualizando um anexo do Comprador Em anexo do Comprador, clique no ícone e a listagem de documentos será exibida: Para baixar o arquivo, clique no ícone no seu computador. e o arquivo poderá ser visualizado ou baixado 9 Considerações sobre Troca de Mensagens Nos processos de Cotações está disponível a funcionalidade de Troca de Mensagens, esta funcionalidade irá servir para esclarecimentos de dúvidas nos processos de compra. Toda e qualquer questionamento deve ser feito através da Troca de Mensagens. 18

19 9.1 Acessando a funcionalidade de Mensagens Nas Cotações, clique no link: para ser direcionado a troca de mensagens. Após acessar a funcionalidade de mensagens, o Fornecedor será direcionado para a seguinte página: Nesta etapa, o Fornecedor pode digitar e enviar a mensagem, ou clicando no ícone, direcionar para tela geral de mensagens, conforme print abaixo: O Filtro possui as seguintes opções de seleção: Processo (processo de compra); Assunto (assunto da mensagem); Data (data de envio); Mensagens (enviadas, não lidas, todas); Número do processo; Código cliente; Caixa de entrada; Filtros gravados (neste ícone você pode salvar um filtro padrão) Abaixo do Filtro são exibidas as mensagens, para visualizar as mensagens clique no ícone: 19

20 9.2 Enviando mensagens Para enviar uma mensagem, clique no botão tela será exibida: logo abaixo da listagem e a seguinte Selecione o destinatário, digite o assunto, e a mensagem e clique no botão: 20