Apostila. Controle de Cheque

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1 Apostila Controle de Cheque

2 Índice Introdução...3 Menu Cheque Pré-Datado Financeiro / Cheque Pré-Datado Opções de Controle Cadastrando Cheques Manutenção de Cheques por Aluno Altera Situação dos Cheques Pré-datados Renegociação de Cheques Relatório / Financeiro / Cheque Pré-Datado Relatório / Financeiro / Vínculo de Cheque

3 Introdução Este material foi preparado de forma a esclarecer as dúvidas dos usuários quanto ao registro e controle de cheques dentro do ASP Gestão Educacional Online. Opções de Controle 1. Cadastro / Institucional / Instituição de Ensino / Parâmetro Financeiro Antes de iniciar os recebimentos em cheque, você precisa saber o tipo de controle de cheques que a Instituição deseja adotar, uma vez que isto irá determinar o caminho que irá seguir. Esta definição deverá ser feita através da tela de Parâmetro Financeiro campo Recebimento de Cheque, sendo que a Instituição pode optar por: Nenhum Controle: deve ser selecionado caso a Instituição de Ensino não tenha interesse em controlar os cheques movimentados pelo pagamento de títulos, recebimento de títulos e parcelas de alunos. A partir disto, nas telas de recebimento e pagamento do ASP, ao ser selecionada a forma de pagamento ou recebimento de cheque, o sistema fará o tratamento dessa forma de pagamento sem precisar informar os dados do cheque e, principalmente, sem nenhum controle posterior dos cheques liquidados, devolvidos, etc. Registrar e Controlar: deve ser selecionado caso a Instituição de Ensino deseje controlar os cheques relacionados aos recebimentos e pagamentos realizados através do ASP. Desta forma, o sistema passa a permitir o cadastro dos cheques, informando seus dados e o posterior controle de liquidação, devolução, etc. Menu Cheque Pré-Datado 1. Financeiro / Cheque Pré-Datado Na página principal do ASP, selecione a opção de menu Financeiro / Cheque Pré-Datado : 3. Cadastrando Cheques O cadastro dos cheques pode ser feito de pelo menos quatro formas distintas: por intermédio da tela de Cadastro de Cheque, através da tela de recebimento de caixa Recebimento, através das telas de Negociação ou pela própria tela de matrícula na pasta Financeiro : 3.1 O mais comum é que você cadastre os cheques utilizando a tela de caixa, pois irá passar todos os dados no momento em que está efetuando os procedimentos de recebimento ou pagamento de parcelas e títulos. Dessa forma, já efetua o vínculo com o item pago ou recebido. 3

4 3.2 Quando selecionada na tela de caixa a forma de cobrança Cheque Pré, são habilitados campos para inserção dos dados do cheque. Ao inserir esses dados e finalizar o recebimento, é gerado automaticamente um cadastro na tela de cadastro de cheque com as informações repassadas e a parcela ou título ficará vinculado a ele. Essa transação efetuada via caixa ficará registrada na movimentação do dia e aparecerá nos devidos relatórios de extrato de caixa. 3.3 Utilizando a tela cadastro de cheque você pode efetuar o cadastro e vínculo citado no item anterior, porém de uma forma um pouco diferenciada. É possível cadastrar aqui os cheques que não serão vinculados a nenhuma espécie de título ou parcela, mas que você gostaria de controlar e guardar registros (a pagar ou receber sem título). 4

5 3.4 Nesta tela informe os dados do cheque, assim como da instituição, atentando para o Tipo de Cheque que faz relação com o tipo de pagamento ou recebimento efetuado com este cheque a ser cadastrado, podendo ser: Mensalidade; A receber sem título; A pagar sem título; A receber com título; A pagar com título. 3.5 Caso o cheque esteja relacionado a um título ou mensalidade, passe para a aba financeiro, ainda dentro da tela de cadastro de cheques, na qual você irá selecionar o item que estará sendo pago ou recebido com este cheque. 3.6 Selecione o botão para pesquisar a parcela ou título. 3.7 Ao selecionar o botão, será apresentada uma janela onde você irá pesquisar pelo item a ser vinculado ao cheque. Selecione o aluno (para parcelas) ou a fonte (para títulos) e faça a pesquisa de registro para que sejam listadas as pendências financeiras passíveis de serem vinculadas ao cheque. 3.8 Selecione um ou mais itens que serão vinculados ao cheque marcando o campo no início da linha. Feito isso, volte à aba cheque e salve a tela para finalizar o processo de cadastro e vínculo. 3.9 Quando selecionar mais de uma parcela ou título, você deve marcar o cheque como sendo agrupador, ou seja, informar que ele será vinculado a mais de um documento É importante lembrar que a partir do momento em que vinculamos um cheque a um título ou parcela, é o cheque que passa a comandar a pendência financeira. Este ficará em aberto e a parcela/título com situação de baixado e não liquidado, sendo necessário efetuar a baixa do cheque no ASP quando este for compensado, para que o aluno não apareça em relatórios de inadimplência. 5

6 3.11 Para facilitar o entendimento e controle das situações utilizadas, veja a seguir cada uma das possibilidades disponibilizadas pelo ASP. Para evitar equívocos, é possível desabilitar situações que a Instituição não irá utilizar, desmarcando o campo ativo em Cadastro / Tabelas / Financeiro / A pagar e Receber / Situação do Cheque ABERTO: (Sit. Mensalidade: Aberto) - Essa é a situação inicial de cada cheque/parcela. Sempre que a situação de um cheque for aberto, a parcela constará como aberta. Mesmo que o cheque já tenha sido baixado e o usuário repassar novamente para aberto, a parcela reabrirá (cuidado) BAIXADO: (Sit. Mensalidade: Baixado e Liquidado) - Situação de cheque em que baixa a parcela. Cheques com esta situação devem ter a data de baixa (data de pagamento/liquidação). A data da situação é alterada manualmente CANCELADO: (Sit. Mensalidade: Cancelado) - Quando um cheque ainda não foi depositado e, por algum motivo, foi cancelado, juntamente com a parcela. Somente será usado para casos de parcelas ainda não baixadas. Não possui data de baixa e possui data de situação, que deve ser atualizada manualmente DEVOLVIDO: (Sit. Mensalidade: Baixado e Não Liquidado) Situação em que um cheque que já foi baixado anteriormente foi devolvido. Ele só atualiza a situação do cheque ERRO DE DIGITAÇÃO: (Sit. Mensalidade: Excluído) - Esta situação deve ser usada com muito cuidado, visto que REABRE a parcela. Se um cheque foi baixado errado, por exemplo, você deverá reabrir a parcela e depois baixar novamente. Deve ser usada somente em casos de erro, não possui data de baixa e deve ter data de situação disponível para atualização RENEGOCIAÇÃO DE CHEQUE: (Sit. Mensalidade: Baixado e Não Liquidado) - O cheque é colocado nesta situação quando passa pelo processo de renegociação de cheques, ou seja, quando o responsável resgata um cheque entregue à instituição e o substitui por um ou mais cheques que somem o saldo devedor do aluno Além das formas citadas anteriormente, há a possibilidade de, no momento da matrícula de um aluno, incluir dados de cheques que o mesmo tenha fornecido para pagamento das parcelas daquele ano/semestre Para essa inclusão, clique na aba financeiro da matricula e acione o botão Negociação. Uma nova janela será aberta e os detalhes de cada parcela a ser gerada serão apresentados. 6

7 3.14 Você pode alterar a forma de cobrança da parcela para Cheque pré e serão habilitados os campos para que faça a inclusão dos dados dos cheques Os cheques ainda podem ser vinculados às parcelas através das telas de Renegociação do ASP. Para tal, no momento da renegociação, basta no campo Forma de Cobrança informar a opção de cheque e os campos de digitação dos dados do cheque serão apresentados. Faz-se então o preenchimento dos campos e gravação da renegociação Os cheques informados na tela de matrícula ou renegociação também serão cadastrados no ASP, assim como aqueles incluídos pelas telas de caixa e cadastro. Atenção: Para a Instituição que optar apenas pelo cadastramento do cheque, sem controle de devolução ou compensação por intermédio do ASP, os procedimentos a seguir não serão necessários. 4. Manutenção de Cheques por Aluno Feito o vínculo inicial, continue o controle dos cheques até que estes sejam compensados. Você pode trabalhar esse controle de formas diferenciadas, dependendo do resultado que deseja obter. É possível trabalhar a manutenção de vários cheques de um mesmo aluno através da tela Manutenção de cheques por aluno. 4.1 Você pode fazer alterações para vários cheques de um aluno ao mesmo tempo, sendo possível alterar a situação, valor do cheque, data de emissão e vencimento, entre outros, além de inclusão de data de baixa, conta em que este foi compensado e alguma observação pertinente. 7

8 4.2 Feitas as alterações necessárias, basta salvar para que as modificações sejam atualizadas na tela de cadastro de cheque. 5. Altera Situação dos Cheques Pré-datados Outra possibilidade é fazer alterações em massa de vários cheques utilizando-se da tela Altera situação dos Cheques pré-datados. 5.1 Através dessa tela você pode baixar, de uma única vez, todos os cheques compensados em determinado período, ou informar quais foram devolvidos de acordo com a data de vencimento ou emissão. Pode também reabrir cheques já baixados através da tela de cadastro de cheque ou manutenção por aluno. 5.2 Ao preencher os campos relacionados no topo da tela, as informações ali repassadas são copiadas nos devidos campos de todos os cheques listados, evitando que seja necessário digitar diversas vezes a mesma informação. Caso os dados não sejam os mesmos para todos os cheques, você pode corrigir as informações destes na linha de referência do mesmo. 6. Renegociação de Cheques O tratamento de cheques devolvidos também pode ser efetuado por intermédio do ASP, utilizando a tela de Renegociação de cheque, tendo a possibilidade de dizer em quantos cheques será negociado um cheque devolvido pelo banco. 8

9 6.1 Ao efetuar a pesquisa na tela de renegociação de cheques, serão listados apenas aqueles que estiverem com situação de devolvido e relacionados ao aluno pesquisado. Marque os cheques que serão renegociados e informe em quantos novos cheques serão divididos. 6.2 Ao informar a quantidade e acionar o botão calcular, será gerada uma linha para cada novo cheque a ser cadastrado. Você deverá inserir os dados de cada cheque, incluindo data de vencimento, valor, situação e etc. 6.3 Salve a tela para que a renegociação seja concluída. 9

10 7. Relatório / Financeiro / Cheque Pré-Datado Para auxiliar no controle de cheques, é possível emitir alguns relatórios, veja: 7.1 Existe alguns modelos diferenciados de relatórios, de acordo com a necessidade de apresentação das informações. Abaixo segue um destes modelos. 10

11 8. Relatório / Financeiro / Vínculo de Cheque Você pode ainda verificar os cheques com problemas de vínculos através de tela: 8.1 Há opções de relatórios com os dados dos cheques que possuem alguma questão relacionada a vínculos com as parcelas. Você pode visualizar abaixo um destes modelos. Com isso finalizamos o processo de controle de cheque. Caso você tenha alguma dúvida em relação aos procedimentos, solicite auxílio ao Gestor ASP em sua instituição, que poderá entrar em contato com nosso Suporte Técnico para mais informações. 11