Norma de Procedimento

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1 PREFEITURA DE VITÓRIA Controladoria Geral do Município Assessoria de Planejamento Organizacional Norma de Procedimento Código SCL-NP 03 Assunto: CONTROLE DE ESTOQUES Versão: Data de elaboração: Data da Aprovação: Data da Vigência: 01 27/09/ /10/ /10/2012 Ato de Aprovação: Revisada em: Unidade Responsável: --- SEMUS, SEME, SEMAD, SEMFA e CGM Revisada por: Anexos: Anexo I - For Solicitação de Conferência de Material Anexo II - For235 - Controle de Temperatura Anexo III - For064 - Requisição de Material Anexo IV - Fluxograma Aprovação: Carimbo e Assinatura da Secretario de Fazenda Carimbo e Assinatura da Controladoria Geral do Município Carimbo e Assinatura da Procuradoria Geral do Município Carimbo e Assinatura da Secretaria Municipal de Administração Assinatura e carimbo do Gabinete do Prefeito Carimbo e Assinatura da Secretaria Municipal de Educação Carimbo e Assinatura da Secretária Municipal de Saúde 1. Finalidade: Estabelecer critérios e procedimentos básicos, no âmbito da Prefeitura de Vitória, para o controle de estoques. 2. Abrangência: Todas as unidades administrativas da estrutura organizacional do Poder Executivo. 3. Base Legal e Regulamentar: Constituição Federal; Lei Federal nº 8.429/1992; Lei Federal nº 4.320/1964; Lei complementar n 101/2000 (LRF); Leis Federais n 8.666/93 e n /2002; Instrução Normativa nº 205/1988; Leis Municipais n 4.409/1997, n 5.373/2001 e n 6.928/2007; Decretos Municipais n /2007, n /2007, n /2007 e n /2008 (e alterações); Resolução n 02/2008 da COMAFO. Resolução nº 227/2011, do Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo. Portaria Conjunta SEMAD/SEME/SEMUS n.º 01/2010. Página 1 / 44

2 4. Conceitos: Controle de Estoques - É o procedimento adotado para registrar, fiscalizar e gerir a entrada e saída de mercadorias e produtos. Distribuição - É o processo da logística após a separação física do material do estoque até a entrega à Unidade Requisitante. Fornecimento - É a autorização no Sistema Integrado de Gestão para saída do material do estoque virtual. Material Estocável - É o material que está disponível em estoque e pode ser solicitado no Sistema por meio de Requisição de Material em Estoque. Material Não Estocável - É o material que não está disponível em estoque e, portanto, deve ser suprido externamente por meio de uma Requisição de Compra. Processo de Compra - É o processo que dá origem a efetivação da compra, podendo ser decorrente de uma licitação, dispensa, inexigibilidade, compra direta ou registro de preços. Processo de Pagamento - É o processo criado após a efetivação da entrega do material no Almoxarifado ou na Unidade Requisitante destinado a realização do pagamento ao Fornecedor. Média Ponderada Móvel - Método de valoração de estoque, também chamado de método da média ponderada ou média móvel, baseia-se na aplicação dos custos médios em lugar dos custos efetivos. Por esse critério, os estoques são avaliados pelo custo médio de aquisição, apurado a cada entrada de mercadorias, ponderado pelas quantidades adquiridas e pelas anteriormente existentes. AF - Autorização de Fornecimento. BRM - Boletim de Recebimento de Material. DANFE - Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. MS - Ministério da Saúde. NF - Nota Fiscal. OS - Ordem de Serviço. PEPS - primeiro a entrar, primeiro a sair. RC - Requisição de Compras. RME - Requisição de Material em Estoque. RS - Requisição de Serviços. Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos. Sistema Integrado de Gestão de materiais e serviços - Módulos Suprimentos e Patrimônio. Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços. TSO - Termo de Solicitação Oficial. 5. Competência e Responsabilidades: Compete à Secretaria de Administração - SEMAD, por meio da Gerência de Relações Comerciais - SEMAD/GRC controlar e acompanhar a execução da presente Norma de Procedimento. Compete à Controladoria Geral do Município - CGM prestar apoio técnico e avaliar a eficiência dos procedimentos de controle inerentes a presente Norma de Procedimento. Compete à Assessoria de Planejamento Organizacional - SEMAD/APO prestar apoio técnico, registrar, revisar e divulgar a Norma de Procedimento. 6. Procedimentos: RECEBIMENTO DE MATERIAIS Controle de Processos e Prazos de Aquisição de Materiais Estocáveis e Não Estocáveis Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe o processo de compra devidamente homologado e publicado, providencia cópia da Autorização de Fornecimento - AF e o respectivo Empenho Registra na planilha de controle de AF os materiais a serem recebidos e aguarda prazo de entrega Acompanha e controla cumprimento do prazo de entrega. Página 2 / 44

3 Em caso de atendimento do prazo, encaminha o processo de compra à Equipe de Recebimento de Materiais (Item 6.3) Em caso de não atendimento do prazo, encaminha comunicação formal (via , ofício, outros) ao fornecedor, solicitando justificativa por escrito quanto à inadimplência e aguarda manifestação Quando se tratar de Material Estocável, analisa a justificativa e comunica a decisão ao fornecedor Caso seja deferida a solicitação, aguarda a entrega do material no prazo estipulado e encaminha o processo de compra à Equipe de Recebimento de Materiais (Item 6.3) Caso seja indeferida a solicitação ou o fornecedor não cumpra o pactuado, emite relatório da ocorrência com os fatos comprobatórios em 2 (duas) vias, anexa 1 (uma) via no processo licitatório e encaminha a outra via à Unidade Requisitante, para abertura de processo e aplicação de penalidades, anexando cópias da AF, Empenho, Ofícios e justificativas apresentadas pelo fornecedor (item 6.2) Quando se tratar de Material Não Estocável, encaminha a solicitação à Unidade Requisitante para manifestação Unidade Requisitante Recebe o processo de compra e analisa a solicitação do fornecedor, deferindo ou indeferindo Caso seja deferida a solicitação, encaminha o processo de compra à Equipe de Recebimento de Materiais (Item 6.3) Caso seja indeferida a solicitação ou o fornecedor não cumpra o pactuado, providencia à abertura de processo distinto e aplicação de penalidades Faz juntada de cópia do protocolo da solicitação de penalidade no processo de aquisição ou processo licitatório e arquiva o referido processo setorialmente até decisão quanto à aplicação da penalidade. RECEBIMENTO PROVISÓRIO - CONFERÊNCIA ADMINISTRATIVA Equipe de Recebimento de Materiais Recebe o processo de compra, recepciona o transportador, identifica o fornecedor e o produto por meio da confrontação da Nota fiscal com a AF (razão social do fornecedor, CNPJ e nome do comprador) Autoriza o descarregamento por parte do transportador, orienta e acompanha quanto ao local apropriado a ser descarregado Recebe provisoriamente o material e/ou equipamento e confere a Nota Fiscal e o volume/quantidade do mesmo Caso seja constatada alguma irregularidade no momento do recebimento provisório, notifica, data e assina no verso da Nota Fiscal e/ou no Conhecimento de Entrega do transportador Conclui a conferência do material e/ou equipamento, assina e data o canhoto da Nota Fiscal e devolve ao transportador Finaliza o processo de recebimento apondo o carimbo de recebemos no verso da Nota Fiscal, data, registra o nome legível de quem recebeu e assina Recebe o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica - DANFE, emite o comprovante e assina o canhoto, em caso de Nota Fiscal Eletrônica Encaminha o processo de compra à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe o processo de compra e registra os dados da Nota Fiscal no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos para fins de controle. Página 3 / 44

4 Encaminha o processo de compra, com o Formulário (modelo Anexo I - For Solicitação de Conferência de Material), à Unidade Requisitante e/ou Equipe de Conferência Técnica de Material e/ou Equipamento para análise da conformidade Unidade Requisitante e/ou Equipe de Conferência Técnica de Material e/ou Equipamento Recebe o processo de compra e realiza, no prazo de 05 (cinco) dias úteis, a análise da conformidade do material com o especificado no processo de compra (marca, qualidade, unidade, embalagem, umidade, integridade, funcionamento etc) No caso da SEMUS, a conferência técnica de medicamentos e material cirúrgico, realiza-se de acordo com os passos a seguir: a) verifica se a Nota Fiscal recebida está de acordo com a AF ou com o Termo de Solicitação Oficial, quanto a: marca, quantidade, preço, forma farmacêutica, concentração e embalagem; b) verifica se as condições de conservação estão adequadas; c) confere por amostragem se o produto possui o mesmo número do registro precedido da sigla MS no rótulo, caixa e bula, exceto os isentos de registro; d) confere se no rótulo contém nome do produto, concentração, forma farmacêutica, fabricante, endereço, lote, validade e responsável técnico; e) verifica se a embalagem mantém a integridade quanto a sinais de violação (lacre de segurança), aderência ao produto, umidade e inadequação em relação ao conteúdo, lote e validade; f) verifica se os produtos possuem no mínimo 80% da vida útil; g) anota o código dos produtos, lote e validade na Nota Fiscal Anota na planilha de acompanhamento de cada fornecedor, no caso de contrato, por item o número da Nota Fiscal, o valor unitário, a data de emissão, a data em que a nota foi atestada tecnicamente e a quantidade entregue e a solicitada no Termo de Solicitação Oficial Caso seja aprovado, carimba e assina a Nota Fiscal atestando que a especificação técnica está de acordo com o solicitado, coloca a Nota Fiscal na bandeja identificada como Notas para dar Entrada/Ofício e encaminha o processo de compra à Equipe Administrativa do Almoxarifado Caso seja reprovado ou ocorra algum problema com o produto em relação à marca, especificação técnica, quantidade e preço, coloca o item em área de quarentena, notifica o fornecedor por meio de Ofício para solução, o mais rápido possível, e encaminha o processo à Equipe Administrativa do Almoxarifado No caso da SEMAD e SEME, constatada irregularidade na conferência técnica do material e/ou equipamento, preenche o Formulário (modelo Anexo I) e encaminha o processo à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe e verifica o processo de compra com a manifestação da análise da Equipe de Conferência. Se a Equipe Responsável pela Conferência Técnica não realizar a análise no prazo estabelecido, comunica e solicita providências à Chefia da Unidade Requisitante, sob pena de responsabilização do servidor Caso seja aprovado, procede ao recebimento definitivo do material e/ou equipamento no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos Caso não seja aprovado, notifica o fornecedor, via Ofício ou outro documento, para a regularização da pendência e/ou substituição do material e/ou equipamento no prazo estabelecido, conforme processo de aquisição e/ou Edital Emite o Boletim de Recebimento de Material - BRM em 03 (três) vias, e encaminha 01 (uma) via à Equipe de Estocagem/Armazenagem de Materiais (Item 6.13) Cria no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos, a Requisição de Material em Estoque - RME na Unidade Requisitante do processo de aquisição. Página 4 / 44

5 Realiza o fornecimento do material e/ou equipamento no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos Providencia a elaboração do Ofício e solicita a liquidação e pagamento de despesas Quando se tratar de Materiais Permanentes, encaminha cópia da Nota Fiscal ao Setor de Patrimônio para os procedimentos de tombamento em conformidade com as normas específicas Quando não se tratar de materiais permanentes, verifica quantas AF o processo de compra origina Se originar apenas 01 (uma) AF, anexa documentação e encaminha o processo à EAF ou Unidade Administrativa Equivalente (item 6.8) para providências quanto ao pagamento Se originar mais de 01 (uma) AF, encaminha a documentação à SEMAD/GAL/CPA/EPG para protocolar o processo de pagamento Equipe de Protocolo Geral - SEMAD/CPA/EPG Recebe os documentos, protocola e autua o processo de pagamento Encaminha o processo de pagamento à EAF ou Unidade Administrativa Equivalente Equipe Administrativo-Financeira - EAF ou Unidade Administrativa Equivalente Recebe o processo de compra/pagamento e verifica os documentos anexados Consulta a regularidade fiscal da empresa, emite e anexa as respectivas certidões, verificando as autenticidades das mesmas Procede a liquidação da despesa no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços e anexa Nota de Liquidação no processo Solicita assinatura do Ordenador de Despesa (ou pessoa designada) na Nota de Liquidação Encaminha o processo de pagamento à SEMFA/GAF/CMF Coordenação de Movimentação Financeira - SEMFA/GAF/CMF Recebe o processo de compra/pagamento e toma as providências quanto ao procedimento de pagamento e cumprimento dos tramites legais exigidos pela legislação vigente Encaminha o processo de pagamento à Unidade Requisitante Unidade Requisitante Recebe o processo de compra/pagamento e providencia o arquivamento. MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAIS NÃO RECEBIDOS FISICAMENTE NO ALMOXARIFADO Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe a Nota Fiscal (quando o processo de compra resultar na emissão de várias AF s) ou o processo com a Nota Fiscal (quando o processo de compra resultar na emissão de uma AF) devidamente atestada pelo Gestor do Contrato ou Servidor designado e verifica se o material é de consumo imediato Em se tratando de material que não tenha consumo imediato (material de construção, peças de reposição de máquinas, produtos tóxicos, ração, etc) Realiza o procedimento de entrada no Estoque Virtual no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulos Suprimentos e Patrimônio, conforme dados da Nota Fiscal e AF Procede a elaboração de BRM e aguarda a elaboração da RME na Unidade Solicitante no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulos Suprimentos e Patrimônio Realiza a saída do material do estoque por meio do atendimento da RME em 2 (duas) vias Solicita assinatura do Gestor do Contrato ou Servidor designado no documento que comprova o recebimento definitivo do material. Página 5 / 44

6 Arquiva uma via da RME em ordem numérica no Almoxarifado e a outra permanece com o Requisitante Em se tratando de alimentação destinada ao consumo imediato (lanches, marmitex, coffee break, refeição etc) Realiza o processo de entrada e saída imediata, no Estoque Virtual no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulos Suprimentos e Patrimônio, conforme dados da Nota Fiscal e AF e/ou OS Imprime 02 (duas) vias do BRM, arquiva uma via juntamente com cópia da Nota Fiscal e AF e/ou OS e anexa a outra via à documentação original de entrada Nota Fiscal ou processo, conforme o caso Procede a elaboração da RME em 02 (duas) vias na Unidade Requisitante Encaminha o processo de pagamento ou a NF ao Gestor do Contrato e/ou Unidade Requisitante para providências quanto ao pagamento Gestor do Contrato e/ou Unidade Requisitante Recebe o processo de pagamento ou a NF Encaminha o processo de pagamento à SEMFA/GAF/CMF (item 6.9) para providências, ou encaminha a NF à SEMAD/GAL/CPA/EPG (item 6.7) para a abertura de processo de pagamento. ESTOCAGEM/ARMAZENAGEM DE MATERIAIS Equipe de Estocagem/Armazenagem de Materiais Recebe e confere o BRM gerado pelo Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços com os produtos Transporta o material da área de recebimento para seu endereço Armazena o material de acordo com os critérios de armazenagem estabelecidos por grupo de materiais, abaixo: a) os materiais que possuem grande movimentação devem ser estocados em lugar de fácil acesso; b) os materiais de pequena movimentação devem ser estocados na parte mais afastada da área de expedição; c) nenhum material deve ser estocado em contato direto com o piso; d) os materiais devem ser estocados de modo a possibilitar uma fácil inspeção e um rápido inventário; e) os materiais devem ser arrumados de forma a não prejudicar o acesso às partes de emergência, aos extintores de incêndio ou à circulação de pessoal especializado para combater incêndios; f) os materiais da mesma Classe devem ser concentrados em locais adjacentes, a fim de facilitar a movimentação e inventário; g) os materiais pesados e/ou volumosos devem ser estocados nas partes inferiores das estantes, estrados e/ou porta-paletes, eliminando os riscos de acidentes ou avarias e facilitando a movimentação; h) os materiais devem ser conservados nas embalagens originais e somente abertos quando houver necessidade de fornecimento; i) quando o material tiver que ser empilhado, deve ser feito de acordo com as especificações contidas nas embalagens, de modo a não afetar sua qualidade; j) os materiais explosivos ou inflamáveis devem ser armazenados em local apropriado e de acordo com as orientações, Normas Técnicas e legislações pertinentes (Corpo de Bombeiros, Ministério do Trabalho, ANVISA etc); k) os materiais estocados com data validade próxima do vencimento devem ser fornecidos em primeiro lugar, com a finalidade de evitar a perda por validade vencida; Página 6 / 44

7 l) os materiais, semestralmente, deverão ter os prazos de validade verificados a partir do confronto do estoque físico com os relatórios emitidos no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços; m) os materiais deteriorados, danificados e/ou vencidos devem ser retirados do estoque, identificados e colocados em local definido, para posterior descarte, dando baixa no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e/ou Serviços por meio de Requisição de Material em Estoque definindo o tipo de movimentação; n) os materiais estocados devem ser manuseados e transportados com cuidado para evitar danos e perdas; o) os materiais da Classe Gêneros Alimentícios (café e açúcar) devem ser armazenados protegidos da luz, umidade, calor, poeira e de materiais de higiene e limpeza para assegurar a estabilidade dos produtos; p) o acesso às dependências da área de armazenagem deve ser proibido a pessoas estranhas ou que não trabalham no setor; q) são proibidos refeições ou lanches na área de armazenagem; r) não é permitido fumar na área de armazenagem; s) as chaves da área de armazenagem devem ficar em lugar seguro; t) as caixas vazias devem ser desmontadas e colocadas em local definido, evitando deixar no interior do estoque; u) os funcionários devem trabalhar trajados adequadamente e com os Equipamentos de Proteção Individual - EPI s indicados pela legislação pertinente Arquiva a BRM no almoxarifado. ARMAZENAGEM DE MEDICAMENTOS E MATERIAL MÉDICO CIRÚRGICO (SEMUS) Equipe de Estocagem/Armazenagem de Materiais Recebe e confere o BRM gerado pelo Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços com os produtos Armazena os produtos no estoque de acordo com os critérios de armazenagem estabelecidos: a) pequenos volumes em estantes de aço; b) grandes volumes em estrados obedecendo às recomendações dos fabricantes quanto ao empilhamento, caso não tenha nenhum recomendação, nunca ultrapassar 05 caixas; c) itens que vencem primeiro devem ser armazenados na esquerda e na frente, organizados por ordem de validade; d) produtos de estocagem geral devem ser armazenados de acordo com as recomendações do fabricante em relação a temperaturas ideais para conservação: temperatura ambiente controlada (15º a 30ºC), temperatura ambiente, sendo que na ausência de instruções o produto deve ser armazenado em temperatura ambiente controlada; e) produtos termolábeis devem ser armazenados em refrigerador a uma temperatura de 2º a 8ºC; f) medicamentos de controle especial, hanseníase e tuberculose devem ser armazenados em sala específica com porta e chave conforme legislação; g) produtos inflamáveis devem ficar em espaço físico isolado, seguindo as normas de segurança; h) produto interditado deve ser separado e identificado com um cartaz com os dizeres produto interditado, a data da interdição, nome do responsável, lote, validade, quantidade e motivo; i) produtos deteriorados, danificados e vencidos devem ser retirados do estoque, identificados e colocados em local definido para posterior descarte, dando baixa no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços por meio de Requisição de Material em Estoque definindo o tipo de movimentação Realiza levantamento do prazo de validade de 3 em 3 meses, prevendo os próximos 6 meses, registrando em formulário próprio e encaminha para o farmacêutico responsável Executa manuseio dos produtos com cuidado para evitar danos e perdas. Página 7 / 44

8 Armazena protegidos da luz, umidade, calor e poeira para assegurar a estabilidade dos produtos Evita o contato dos produtos direto com o solo para não ocorrer acúmulo indesejável de umidade nas embalagens Realiza leitura da temperatura ambiente e dos refrigeradores duas vezes ao dia (pela manhã e à tarde) e anota no formulário (modelo Anexo II - For235 - Controle de Temperatura) Arquiva a BRM no almoxarifado. RECEBIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS PERMANENTES Bens Patrimoniais Móveis Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe o processo de compra devidamente homologado e publicado, providencia cópia da AF e o respectivo Empenho Registra na planilha de controle de AF (materiais a serem recebidos) e aguarda prazo de entrega Acompanha e controla cumprimento do prazo de entrega Em caso de atendimento do prazo, encaminha o processo de compra à Equipe de Recebimento de Materiais (Item 6.3) Em caso de não atendimento do prazo, encaminha Comunicação formal (via e- mail, ofício, outros) ao fornecedor, solicitando justificativa por escrito quanto à inadimplência e aguarda manifestação Se o fornecedor não solicitar prorrogação do prazo, encaminha o processo de compra à Equipe Administrativa do Almoxarifado (item 6.17) Se o fornecedor solicitar prorrogação do prazo, encaminha o processo à Unidade Requisitante para manifestação Unidade Requisitante Recebe o processo de compra e analisa a solicitação do fornecedor, deferindo ou indeferindo Caso seja indeferido, providencia à abertura de processo distinto e aplicação de penalidades, e arquiva o processo de compra no arquivo setorial Caso seja deferido, encaminha o processo de compra à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe o processo de compra com a decisão da Unidade Requisitante e comunica ao fornecedor Aguarda a entrega do material no prazo estipulado Encaminha o processo de compra à Equipe de Recebimento de Materiais (Item 6.3). FORNECIMENTO E DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAIS No Âmbito da SEMAD Equipe Administrativa do Almoxarifado Estabelece o cronograma de distribuição de materiais, contendo previsão de prazo para elaboração da RME Informa que só fará entrega nos dias indicados no calendário, salvo os casos de caráter excepcionais previamente autorizados por superiores Encaminha o cronograma de distribuição de materiais à Equipe Administrativo-Financeira - EAF e/ou Unidade Administrativa Equivalente. Página 8 / 44

9 Equipe Administrativo-Financeira - EAF ou Unidade Administrativa Equivalente Recebe o cronograma e repassa-o às demais Unidades (via , fax, formulário ou outro meio) para a elaboração da relação dos materiais a serem requisitados ao Almoxarifado, contendo a especificação, código e quantidade baseada no planejamento prévio da Unidade Recebe a relação dos materiais a serem requisitados pelas Unidades Procede a criação da RME no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços Confere os dados da RME criada, e aprova no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços Imprime 01 (uma) via da RME e encaminha à Unidade Requisitante para controle interno Encaminha a RME online à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços a RME aprovada Realiza a varredura da RME considerando os critérios de planejamento e o histórico de consumo das Unidades Administrativas Realiza correções, caso necessário, e procede o fornecimento virtual da RME Imprime 02 (duas) vias da RME - Atendida Encaminha a RME à Equipe de Separação de Materiais em Estoque Equipe de Separação de Materiais em Estoque Recebe a RME, procede à separação dos materiais e disponibiliza em espaço reservado para conferência antes da distribuição Encaminha a RME à Equipe de Conferência Equipe de Conferência Recebe a RME e procede a conferência com o material previamente separado Caso seja necessário realizar correções, encaminha a RME à Equipe Administrativa do Almoxarifado (item 6.20) Caso não seja necessário realizar correções, encaminha a RME e libera material à Equipe de Transporte e Entrega de Materiais Equipe de Transporte e Entrega de Materiais Recebe a RME e procede ao carregamento do veículo de transporte adequadamente, de forma a evitar danos que interfiram na qualidade do material Encaminha o Material à Unidade Requisitante e solicita conferência pelo servidor responsável pelo recebimento do material Unidade Requisitante Recebe o material e realiza a conferência Procede a assinatura nas 02 (duas) vias da RME - Atendida, de forma a validar o procedimento desde a solicitação até o recebimento Arquiva 1 (uma) via no arquivo setorial e encaminha a outra via da RME - Atendida à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe e arquiva a via da RME - Atendida em ordem numérica para controle interno. No âmbito da SEME - Unidades de Ensino Equipe Administrativa do Almoxarifado Estabelece Cronograma de distribuição TRIMESTRAL de materiais, contendo previsão de prazo para preenchimento da RME pelas Unidades de Ensino. Página 9 / 44

10 Encaminha cronograma de distribuição de materiais às Unidades de Ensino, juntamente com o Formulário (modelo Anexo III - For064 - Requisição de Material) contendo os códigos dos materiais disponíveis Unidades de Ensino Recebe o Formulário (Anexo III) e procede ao levantamento da demanda baseada no consumo Encaminha a RME, devidamente preenchida, à Equipe Administrativa do Almoxarifado (Item 6.30) nos prazos estabelecidos para análise e fornecimento. No âmbito da SEME - Unidades Administrativas Equipe Administrativa do Almoxarifado Informa o prazo (até o 5º dia útil de cada mês) para preenchimento e devolução da RME e relação de materiais disponíveis para fornecimento às Unidades Administrativas Cientifica as Unidades Administrativas que só fará entrega nos dias indicados no calendário, salvo os casos de caráter excepcionais, previamente autorizados por superiores Encaminha o formulário (Anexo III) à Unidade Administrativa Unidade Administrativa Recebe o formulário (Anexo III) e procede ao levantamento da demanda baseada no consumo Preenche e encaminha a RME à Equipe Administrativa do Almoxarifado nos prazos estabelecidos para análise e fornecimento Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe a RME devidamente preenchida e assinada pelo servidor responsável das Unidades de Ensino e/ou Administrativa Analisa a RME com base no histórico de consumo per capita e faz, quando necessário, ajustes nos quantitativos para consolidar o fornecimento Procede a criação da RME no Sistema Informatizado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos com os dados da Unidade de Ensino e/ou Unidade Administrativa Realiza o fornecimento da RME no Sistema Informatizado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos Imprime o RME - Atendida em 02 (duas) vias e encaminha à Equipe de Separação de Materiais do Almoxarifado Equipe de Separação de Materiais do Almoxarifado Recebe a RME - Atendida, procede à separação dos materiais e disponibiliza em espaço reservado para conferência antes da distribuição Encaminha a RME à Equipe de Conferência Equipe de Conferência Recebe a RME e procede a conferência com o material previamente separado Caso seja necessário realizar correções, encaminha a RME à Equipe Administrativa do Almoxarifado (item 6.30) Caso não seja necessário realizar correções, encaminha a RME à Equipe de Transporte e Entrega de Materiais Equipe de Transporte e Entrega de Materiais Recebe e procede ao carregamento do veículo de transporte adequadamente, para evitar danos que interfiram na qualidade do material Encaminha o material à Unidade de Ensino e/ou Administrativa e solicita conferência pelo servidor responsável pelo recebimento do material. Página 10 / 44

11 Unidade de Ensino e/ou Administrativa Recebe e confere o material disponibilizado, por meio do servidor responsável Procede a assinatura nas 02 (duas) vias da RME - Atendida, de forma a validar o procedimento desde a solicitação até o recebimento Arquiva 1 (uma) via no arquivo setorial e encaminha a outra via da RME - Atendida à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe e arquiva a via da RME - Atendida em ordem numérica para controle interno. No Âmbito da SEMUS Equipe Administrativa do Almoxarifado Estabelece o cronograma de distribuição de materiais contendo previsão de prazo para elaboração dos balanços/requisição pelas Unidades Informa os procedimentos quanto ao envio das informações Encaminha o cronograma de distribuição de materiais às Unidades da Secretaria Municipal de Saúde Unidades da Secretaria Municipal de Saúde Recebe o cronograma, analisa e procede ao levantamento das demandas Elabora os balanços/requisição contendo os quantitativos consumidos, estocados e necessidade de reposição Encaminha os balanços/requisição, devidamente preenchida e assinada pelo servidor responsável autorizado, à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe os balanços/requisição Encaminha os balanços/requisição à Equipe de Referências Técnicas para análise dos quantitativos e demandas apresentadas Equipe de Referências Técnicas Recebe, analisa os balanços/requisição e procede a liberação dos quantitativos Encaminha os balanços/requisição à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe os balanços/requisição e separa por Classes dos materiais Organiza por Unidades Administrativas e encaminha os balanços/requisição à Equipe de Separação de Materiais Equipe de Separação de Materiais Recebe os balanços/requisição e procede a separação dos materiais Encaminha os balanços/requisição à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe e faz a digitação da RME no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos com os dados das Unidades e respectivos itens e quantitativos já analisados e liberados Imprime a prévia da RME e encaminha-a à Equipe de Conferência Equipe de Conferência Recebe a RME e procede a conferência com o material previamente separado Encaminha a RME à Equipe Administrativa do Almoxarifado e indica, caso seja necessário, as correções devidas. Página 11 / 44

12 Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe e procede ao fornecimento da RME no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulo Suprimentos, e realiza os ajustes, caso seja necessário Imprime 02 (duas) vias da RME - Atendida e encaminha-as à Equipe de Conferência para liberação da entrega Equipe de Conferência Recebe as 02 (duas) vias da RME e organiza o material para início da distribuição Libera o material para o carregamento e distribuição, com a supervisão da Equipe Administrativa, obedecendo ao cronograma de entrega Encaminha a RME à Equipe de Transporte e Entrega de Materiais Equipe de Transporte e Entrega de Materiais Recebe a RME e procede ao carregamento do veículo de transporte adequadamente, de forma a evitar danos que interfiram na qualidade do material Providencia a entrega do material nos locais estabelecidos na RME - Atendida nas Unidades da Secretaria Municipal de Saúde (Requisitantes) e solicita conferência pelo servidor responsável pelo recebimento do material Unidades da Secretaria Municipal de Saúde Recebe a RME - Atendida, por meio do servidor responsável e realiza a conferência do material disponibilizado Procede a assinatura nas 02 (duas) vias da RME - Atendida de forma a validar o procedimento desde a solicitação até o recebimento Arquiva 1 (uma) via no arquivo setorial e encaminha a outra via da RME à Equipe Administrativa do Almoxarifado Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe e arquiva a via da RME - Atendida em ordem numérica para controle interno. OPERACIONALIZAÇÃO DAS AMOSTRAS DE MATERIAIS ESTOCÁVEIS Unidade Requisitante e/ou Equipe do Almoxarifado Recebe a(s) amostra(s) do(s) fornecedor(es) arrematante(s) do certame Analisa a(s) amostra(s) em conformidade com as especificações exigidas e determinadas em Edital Elabora Ata de análise e encaminha ao Pregoeiro(a), Comissão de Licitação e/ou Órgão Gerenciador da Ata de Registro de Preços, e disponibiliza para retirada/recolhimento pelo fornecedor, nos seguintes prazos: a) Licitação convencional, no prazo de até 30 (trinta) dias após a homologação do certame; b) Licitação para Registro de Preços, no prazo de até 30 (trinta) dias após o término do prazo de vigência da Ata de Registro de Preços, caso o fornecedor seja o vencedor do certame; c) Licitação para Registro de Preços, no prazo de até 30 (trinta) dias após a homologação do certame, caso o fornecedor não seja o vencedor; d) dependendo do material, é facultado ao Requisitante e/ou Equipe de Almoxarifado reter a amostra até que se encerre o contrato e/ou instrumento congênere para efeito de conferência de novos pedidos (uniforme, brinquedo, instrumento musical, mobiliário, suprimento de informática, material de escritório, etc) Reprovada a amostra (materiais de consumo) na análise e não retirada pelo fornecedor no prazo estabelecido, será descartada por meio do processo adequado de inutilização (trituração, incineração etc) Reprovada a amostra ou os protótipos (materiais permanentes) na análise e não retirada pelo fornecedor no prazo estabelecido, será encaminhada à Equipe de Bens Inservíveis com relatório do motivo da reprovação (por exemplo: carteira escolar não atendeu às Página 12 / 44

13 especificações de segurança, logo, não pode ser redirecionado para escolas, evitando dessa forma que sejam redirecionados a setores que não deveriam utilizar) As amostras ou protótipos podem ser também objeto de doação a outras entidades (exemplos: asilos, orfanatos) Em caso de dúvida quanto ao processo de dispensação, encaminha questionamento à SEMMAM ou Órgão Competente para recomendação acerca do procedimento adequado. MOVIMENTAÇÃO DE MATERIAL ENTRE ALMOXARIFADOS Equipe Administrativa do Almoxarifado Constatada a necessidade de material existente em outro almoxarifado da administração municipal, o responsável pelo almoxarifado desprovido, encaminha ou CI solicitando o empréstimo do material, indicando o item, a descrição e a quantidade necessária Recebida a solicitação, o responsável pelo almoxarifado cedente avalia e verifica a possibilidade de realização do empréstimo Autorizado o empréstimo, o responsável pelo almoxarifado desprovido digita RME no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços Recebida a RME, o responsável pelo almoxarifado cedente procede ao atendimento por meio da movimentação transferência. No Âmbito da Esfera Municipal (entre municípios do Estado) Equipe Administrativa do Almoxarifado Constatada a necessidade, o órgão desprovido (tanto da PMV quanto de outros municípios do Estado) formaliza via /ofício/comunicação a solicitação de empréstimo do material, indicando o item, a descrição e a quantidade necessária Recebida a solicitação, o responsável pelo almoxarifado cedente, avalia e verifica a possibilidade de realização do empréstimo Autorizado o empréstimo, o responsável pelo almoxarifado cedente, digita RME pelo órgão solicitante no Sistema de Gestão de Materiais e/ou Serviços Digitada a RME, o responsável pelo almoxarifado cedente, procede ao atendimento através da movimentação empréstimo. ENTRADA DE MATERIAIS POR DOAÇÃO, PERMUTA, TRANSFERÊNCIA E DEVOLUÇÃO INTERNA Equipe Administrativa do Almoxarifado Recebe os documentos de movimentação e procede a entrada no estoque virtual no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços - Módulos Suprimentos e Patrimônio, conforme orientações estabelecidas e de acordo com os dados constantes nos documentos de entrada, saída, doação, permuta, empréstimos, etc Caso no mesmo documento de movimentação conste itens de almoxarifados virtuais diferentes, o processo de entrada deve ser específico para cada almoxarifado Imprime 02 (duas) vias do documento de movimentação, encaminha 01 (uma) via ao estoque e a outra ao arquivo e finaliza a movimentação no Sistema de Estoque Virtual. INVENTÁRIO PERIÓDICO DE ESTOQUE Equipe do Almoxarifado Realiza inventário em seu estoque periodicamente, por amostragem, dos materiais de maior valor em estoque e os mais requisitados, trimestralmente, com posterior envio de Página 13 / 44

14 relatórios e respectivo balancete à SEMAD/GRC, com o acompanhamento do profissional de contabilidade ligado à Gerência de Relações Comerciais Providencia a verificação dos prazos de validade dos itens estocados, bem como a última movimentação dos mesmos, a partir da emissão de relatório no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços Verificada a existência de itens nos estoques com validade vencida, providencia a movimentação de saída dos itens do estoque por validade vencida Havendo gestor do grupo de materiais referente ao item com validade vencida, solicita orientação quanto ao processo adequado de descarte Em caso de dúvida quanto ao processo de descarte, encaminha questionamento à PGM para recomendação acerca do procedimento adequado Sendo iminente o vencimento da validade do material (medicamentos, produtos de higiene bucal, material médico hospitalar, etc) e a não possibilidade de utilização do mesmo, no caso da SEMUS, o item poderá ser doado para associações e/ou instituições para aproveitamento, até 03 (três) meses antes do vencimento Sendo iminente o vencimento da validade do material estocável e a não possibilidade de utilização do mesmo, até 03 (três) meses antes do vencimento, o almoxarifado deverá comunicar à PGM e solicitar orientação quanto à possibilidade de doação a associações e/ou instituições para aproveitamento Providencia a verificação da movimentação dos itens, a partir da emissão de relatório no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços (item, descrição, última movimentação) Verificada a existência de itens nos estoques sem movimentação há mais de 06 (seis) meses, seguir as seguintes orientações: a) havendo gestor do grupo de materiais referente ao item sem movimentação, há mais de 06 (seis) meses, comunica a ocorrência e solicita orientação quanto ao procedimento a ser adotado; b) sendo material estocável, providencia comunicação aos setores administrativos e a outros almoxarifados da municipalidade, quanto à existência do item em estoque para, caso haja necessidade, solicitar o fornecimento do mesmo (no caso da SEMUS, a comunicação poderá estender-se a outros municípios do estado); c) não havendo interesse na utilização do item por outros setores e/ou almoxarifados, ou persistindo o item em estoque, comunicar aos setores administrativos e a outros almoxarifados que o item será retirado da programação de compras até que seja zerado o estoque Providencia a verificação dos itens em estoque, a partir da emissão de Relatório de Média de Consumo de Material no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e/ou Serviços Constatada a existência de quantidade de materiais estocados com previsão de consumo superior a 03 (três) anos, seguir as seguintes orientações: a) havendo gestor do grupo de materiais referente ao item estocado com previsão de consumo superior a 03 (três) anos, comunica a ocorrência e solicita orientação quanto ao procedimento a ser adotado; b) sendo material estocável, providencia comunicação aos setores administrativos e a outros almoxarifados da municipalidade, quanto à existência do item em estoque para, caso haja necessidade solicitar o fornecimento do mesmo (no caso da SEMUS, a comunicação poderá estender-se a outros municípios do estado); c) não havendo interesse na utilização do item por outros setores e/ou almoxarifados, ou persistindo o item em estoque, comunicar aos setores administrativos e a outros almoxarifados que o item será retirado da programação de compras até que seja zerado o estoque; d) ocorrendo a iminência de vencimento do material estocado, solicita ao gestor do grupo de materiais (se houver) orientação quanto ao processo adequado de descarte; e) sendo iminente o vencimento da validade do material (medicamentos, produtos de higiene bucal, material médico hospitalar, etc) e a não possibilidade de utilização do mesmo, no caso da SEMUS, o item poderá ser doado para associações e/ou instituições para aproveitamento, até 03 (três) meses antes do vencimento; f) sendo iminente o vencimento da validade do material estocável e a não possibilidade de utilização do mesmo, até 03 (três) meses antes do vencimento, o almoxarifado deverá Página 14 / 44

15 comunicar à PGM e solicitar orientação quanto à possibilidade de doação a associações e/ou instituições para aproveitamento; g) em caso de dúvida quanto ao processo a ser realizado, encaminha questionamento à PGM para recomendação acerca do procedimento adequado. AJUSTES DE ESTOQUE Equipe de Almoxarifado Solicita ao Administrador do Sistema de Materiais e/ou Serviços o acerto, quando se tratar de ajustes de valor ou inconsistências relativo a valores, e quando se tratar de ajustes de quantidade justifica a movimentação do material: a) ajuste estoque entrada; b) ajuste estoque saída por deterioração/avaria; c) ajuste estoque saída por furto/roubo; d) ajuste estoque saída por validade vencida Elabora a relação dos itens ajustados com as devidas justificativas realizadas no Inventário com vistas a apreciação e aprovação pelo Ordenador de Despesas Encaminha a relação dos itens ajustados e os relatórios do inventário periódico à SEMAD/GRC com o resultado das contagens, balancete relativo ao mês do inventário e demonstrativo dos ajustes realizados, devidamente justificados e assinados em conjunto com o profissional de contabilidade Gerência de Relações Comerciais - SEMAD/GRC Recebe e analisa a relação dos itens ajustados e os resultados dos relatórios referentes ao inventário periódico de todos os almoxarifados Consolida as informações relativas ao inventário periódico de todos os almoxarifados Encaminha o resultado da consolidação do Inventário periódico à SEMFA/GC (Item 6.69) Encaminha a documentação à SEMAD/GAL/CPA/EPG para abertura de processo Equipe de Protocolo Geral - SEMAD/GAL/CPA/EPG Recebe a documentação e protocola Encaminha o processo ao Ordenador de Despesas Ordenador de Despesas Recebe o processo com a relação dos ajustes realizados e as devidas justificativas Analisa os ajustes e as justificativas apresentadas com vistas à aprovação Caso sejam aprovados, assina a aprovação dos ajustes realizados ratificando a decisão da Comissão de Inventário e os lançamentos efetuados e remete o processo à Equipe de Almoxarifado para ciência e arquivo setorial Caso não sejam aprovados, elabora parecer informando as razões da não aceitação dos ajustes realizados e procede a abertura de sindicância com vistas à apuração das responsabilidades. PROCEDIMENTOS DE INVENTÁRIO ANUAL Gerência de Relações Comerciais - SEMAD/GRC Aguarda a publicação do Decreto de encerramento do exercício Solicita aos Responsáveis/Coordenadores dos Almoxarifados a indicação dos funcionários que integrarão a Comissão de Inventário, obedecendo ao princípio da segregação de funções Responsável/Coordenador do Almoxarifado Recebe a solicitação e indica os membros para compor a Comissão de Inventário, em comum acordo com os demais Almoxarifados Encaminha a lista dos indicados à SEMAD/GRC. Página 15 / 44

16 Gerência de Relações Comerciais - SEMAD/GRC Recebe a lista com a definição dos membros da Comissão de Inventário Elabora e encaminha a Minuta de Decreto de designação da Comissão de Inventário à SEMAD/GAB para providências quanto à publicação Gabinete da Secretaria de Administração - SEMAD/GAB Recebe a Minuta de Decreto de designação da Comissão de Inventário Encaminha a Minuta de Decreto à PGM Procuradoria Geral do Município - PGM Recebe a Minuta de Decreto e emite parecer Encaminha a Minuta de Decreto à GABPREF/GDO Gerência de Documentação Oficial - GABPREF/GDO Recebe a Minuta de Decreto e providencia a Publicação Encaminha o processo à SEMAD/GRC Gerência de Relações Comerciais - SEMAD/GRC Realiza reunião, após publicação do Decreto, com vistas a prestar orientações gerais à Comissão de Inventário Solicita auxílio à SEMFA/GC, se necessário, quanto aos procedimentos a serem realizados Encaminha o cronograma estimado para realização do inventário ao Responsável/Coordenador do Almoxarifado Responsável/Coordenador do Almoxarifado Recebe e toma ciência do cronograma estimado para realização do inventário e informa aos membros da Comissão Aguarda data prevista para início do inventário e comunicação do Presidente da Comissão de Inventário para início dos procedimentos Participa das reuniões realizadas pela SEMAD/GRC, relativas aos procedimentos de Inventário Anual Apresenta questionamentos à SEMAD/GRC e/ou SEMFA/GC quanto aos procedimentos a serem realizados Realiza todos os recebimentos fiscais e físicos das Notas Fiscais apresentadas no exercício financeiro (todos estes procedimentos devem ser realizados antes da abertura do inventário, ou seja, até 30/12): a) as Notas Fiscais que não puderem ser pagas no exercício vigente deverão ser apenas registradas no Sistema de Gestão de Materiais e/ou Serviços para fins de controle; b) os materiais recebidos cujas Notas Fiscais não puderem ser pagas ainda no exercício vigente deverão ser alocados em local separado dos demais itens estocados; c) as Notas Fiscais que não puderem ser pagas no exercício vigente deverão ser incorporadas ao estoque após o encerramento do inventário Realiza todas as transferências ocorridas dentro do exercício para os Almoxarifados Verifica o endereçamento dos materiais a serem inventariados Procede a geração do Balancete referente ao mês de dezembro, antes de abrir o inventário, e após todas as movimentações realizadas no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços Emite o Relatório Balancete Mensal referente ao mês de dezembro do exercício corrente Procede ao fechamento do almoxarifado virtual no Sistema de Gestão de Materiais e/ou Serviços para início do inventário, a partir desse momento todas as movimentações de estoque estarão suspensas automaticamente Encaminha a comunicação à Equipe de Inventário Equipe de Inventário Página 16 / 44

17 Recebe a comunicação e providencia a emissão dos relatórios de estoque com a relação de todos os produtos: a) posição atual de estoque em 31/12 (antes de iniciar o inventário e antes de realizados os ajustes); b) Inventário Físico-Financeiro em 31/12 (antes de iniciar o inventário e antes de realizados os ajustes); c) Balancete do mês de dezembro Procede a emissão do Relatório de Contagem de Materiais em branco (em substituição às fichas de contagem, a fim de preservar critérios de sustentabilidade) Procede à contagem física dos itens, registrando no mesmo a quantidade total localizada do item, de acordo com o relatório de contagem emitido: a) os produtos devem estar estocados de acordo com a ordem de organização prédeterminada e alinhados facilitando a contagem. b) os produtos inadequados para uso deverão ser retirados do estoque físico e contábil também por meio de ajustes (ajuste de saída de estoque) devidamente justificados Preenche os relatórios, à medida que as contagens forem realizadas, e repassa-os aos responsáveis pela digitação para inserção no sistema dos quantitativos contados no estoque físico do item (essa digitação deverá ser realizada em paralelo às contagens) Emite novo Relatório de Contagem de Materiais em branco, a cada contagem realizada, e entrega à Equipe de Contagem Encaminha os relatórios ao Responsável/Coordenador do Almoxarifado Responsável/Coordenador do Almoxarifado Recebe os relatórios de contagem de materiais e verifica as diferenças encontradas entre a 1ª (primeira) e a 2ª (segunda) contagem e em caso de inconsistência realiza a 3ª (terceira) contagem, devendo o item ser recontado quantas vezes forem necessárias para que a mesma seja sanada Procede aos confrontos das diferenças encontradas, após a realização de todas as contagens e as digitações dos quantitativos (conferência de Kardex, busca de documentos de movimentações não registradas, etc) Havendo inconsistência, procede no Sistema de Gestão de Materiais e/ou Serviços os respectivos ajustes, devidamente justificados, de maneira a promover a transparência do procedimento Procede ao novo cálculo do Balancete, após todas as contagens e ajustes registrados, referente ao mês de dezembro, para consolidação dos ajustes realizados Emite os relatórios atualizados e ajustados, depois de realizados todos os procedimentos de contagens e ajustes: a) posição atual de estoque na data em que o inventário for concluído (depois de realizados todos os ajustes); b) Relatório de Ajustes; c) Inventário Físico-Financeiro na data em que o inventário for concluído (depois de realizados todos os ajustes); d) Balancete Geral referente ao exercício do Inventário Confere todos os relatórios emitidos, a fim de apurar irregularidades, tais como: a) ajustes realizados e não incorporados; b) saldos físicos negativos; c) saldos financeiros negativos; d) itens contados e não contemplados nos relatórios; e) divergências de valores e quantitativos entre os relatórios (uma vez que devem apresentar os mesmos resultados) Caso haja divergências na conferência realizada, comunica ao Presidente da Comissão de Inventário o qual juntamente com o Assistente Geral solicitará as correções devidas ao Administrador do Sistema de Gestão de Materiais e/ou Serviços Aguarda providências do Presidente da Comissão de Inventário quanto às correções necessárias para emissão dos relatórios definitivos Emite os relatórios definitivos relativos ao Inventário Anual, contendo: Página 17 / 44

18 a) posição atual de estoque na data em que o inventário for concluído (depois de realizados todos os ajustes); b) Relatório de Contagens - Consistência; c) Relatório de Ajustes; d) Inventário Físico Financeiro na data em que o inventário for concluído (depois de realizados todos os ajustes; e) Balancete Geral referente ao exercício do Inventário Elabora o relatório com descrição das ocorrências verificadas durante o inventário e solicita assinatura de todos os membros Organiza em pasta própria, em 2 (duas) vias, os relatórios referentes ao Inventário, destinados ao Presidente da Comissão de Inventário, contendo: a) Relatório das ocorrências e procedimentos adotados assinado por todos os membros da Comissão relativa àquele Almoxarifado; b) Posição atual de estoque na data em que o inventário for concluído (depois de realizados todos os ajustes); c) Relatório de Contagens - Consistência; d) Relatório de Ajustes; e) Inventário Físico-Financeiro na data em que o inventário for concluído (depois de realizados todos os ajustes); f) Balancete Geral referente ao exercício do Inventário Encaminha a pasta de inventário devidamente assinada por todos os membros ao Presidente da Comissão de Inventário e aguarda autorização deste quanto ao fechamento do inventário e reabertura do Almoxarifado para movimentações Gerência de Relações Comerciais - SEMAD/GRC (Presidente da Comissão de Inventário) Recebe as pastas contendo as informações relativas ao Inventário Anual realizados pela Comissão de Inventário. Obs: durante o Inventário, o Presidente em conjunto com o Assistente Geral deverá visitar os Almoxarifados para verificar se os procedimentos estão sendo realizados em conformidade com as orientações Procede à conferência de todos os relatórios (Balancetes, Inventário Físico Financeiro, Posição Atual de Estoque etc) Se constatada inconsistência, solicita correções e providências ao Responsável/Coordenador do Almoxarifado respectivo Procede à consolidação de todas as informações relativas ao inventário realizado pelos Almoxarifados Consolida os relatórios e encaminha Declaração de Movimentação de Bens em Estoque Almoxarifados e Declaração de Bens Patrimoniais com os resultados apurados à SEMFA/GC Gerência de Contabilidade - SEMFA/GC Recebe os relatórios com os resultados apurados e analisa a consistência das informações prestadas Encaminha a liberação das movimentações ao Presidente da Comissão de Inventário Gerência de Relações Comerciais - SEMAD/GRC (Presidente da Comissão de Inventário) Recebe a comunicação quanto à consistência das informações prestadas Comunica aos Responsáveis/Coordenadores dos Almoxarifados quanto à liberação das movimentações (fechamento do inventário no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços) Responsável/Coordenador do Almoxarifado Recebe a comunicação e procede ao fechamento do inventário no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e Serviços Comunica à Equipe Administrativa do Almoxarifado a liberação das atividades. Procedimentos depois do Inventário Anual Página 18 / 44

19 Gerência de Relações Comerciais - SEMAD/GRC (Presidente da Comissão de Inventário) Disponibiliza as pastas contendo os relatórios dos inventários dos almoxarifados durante o período de até 05 (cinco) anos para fins de auditoria pela Controladoria Geral e para fins de verificações pelo Tribunal de Contas do Estado do Espírito Santo. 7. Considerações Finais: CONTROLE DE ESTOQUE A organização Física do Estoque de Material deve ser projetada levando em consideração aspectos a seguir elencados, assim como os dispositivos legais concernentes à matéria: a) deve ser evitado o contato direto do material com o piso, utilizando-se para isso acessórios de proteção (estrados de madeira, pallets, etc); b) material de mesma Classe deve ficar em local próximo, de modo a facilitar sua movimentação, inspeção e rápida realização de inventário; c) material pesado e de grande volume, frequentemente movimentado, deve ser estocado em local de fácil acesso e próximo a saída; d) não deve haver material estocado nos corredores e áreas de circulação que devem permanecer livres e bem iluminados, de modo que o tráfego de pessoas, equipamentos e material possa fluir livremente; e) material de grande porte (peso e volume) deve ser estocado na parte inferior da estante, minimizando os riscos de avarias ou de acidentes, além de facilitar sua movimentação; f) o material deve ser empilhado de forma a não comprometer a segurança das pessoas ao redor, conforme orientação do fabricante, assim como a qualidade do próprio material que pode ser afetada em decorrência de excessiva pressão e da ausência de adequado arejamento; g) a arrumação do material deve ser feita de forma a possibilitar fácil visualização de sua etiqueta de identificação; h) material inflamável ou tóxico deve ser estocado separadamente dos demais; i) suprimentos de informática (toners e cartuchos) devem ser estocados em local refrigerado; j) material obsoleto ou em desuso deve ser identificado para fins de baixa, precedida de exame por comissão designada para esse fim. Deve ser diligenciado, ainda, no sentido de viabilizar possível aproveitamento em outra instituição, mediante doação, observados os dispositivos legais vigentes; k) gêneros alimentícios (açúcar e café) devem ser estocados em local separado e afastado dos materiais de limpeza. CONTROLE DE ALMOXARIFADO O Controle de Almoxarifado se dá pelo conjunto de ações integradas que registram e garantem a eficiência da movimentação de estoque, bem como de ações relacionadas a sua gestão, manutenção e segurança, sempre baseada em técnicas específicas e acobertadas por documentos. MOVIMENTAÇÃO DE ESTOQUE A movimentação de material entre o Almoxarifado e a Unidade Requisitante deverá ser precedida sempre de registro no competente instrumento de controle (Ficha de Controle de Movimentação, Relatórios Processados em Sistema de Gestão de Estoque) a vista de Guia de Transferência, Nota de Requisição ou de outros documentos de movimentação Os registros deverão conter as seguintes informações: a) tipo de movimentação (Aquisição, Doação, Transferência etc); documento de origem (AF, Termo de devolução, Guia de Transferência, Nota Fiscal, Termo de Doação, Nota de fornecimento etc); b) número do documento; c) data de emissão; d) data de recebimento; e Página 19 / 44

20 e) itens e valores As entradas de materiais, contabilmente chamadas de incorporações deverão ocorrer por documentação específica para cada caso, podendo ser por Aquisição, Doação, Transferência, Empréstimo Devolução e/ou Outras As saídas de materiais, contabilmente chamadas de desincorporações ocasionarão uma baixa no saldo físico e contábil e deverão ocorrer por documento cuja finalidade poderá ser para: a) Consumo (RME); b) Transferência; c) Doação; d) Alienação; e) Empréstimo; e f) Outros. RENOVAÇÃO DE ESTOQUE O acompanhamento dos níveis de estoque e as decisões de quando e quanto comprar deverá ocorrer em função da aplicação das fórmulas constantes do subitem Os Fatores de Ressuprimento são definidos: a) Consumo Médio Mensal (C) - é a Média Aritmética do consumo nos últimos 12 meses; b) Tempo de Aquisição (T) - é o período decorrido entre a emissão do pedido de compra e o recebimento do material no Almoxarifado (relativo, sempre, a unidade mês); c) Intervalo de Aquisição (I) - é o período compreendido entre duas aquisições normais e sucessivas; d) Estoque Mínimo ou de Segurança (Em) - é a menor quantidade de material a ser mantida em estoque capaz de atender a consumo superior ao estimado para certo período ou para atender a demanda normal em caso de entrega da nova aquisição. É aplicável tão somente aos itens indispensáveis aos serviços do Órgão ou Entidade. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal por uma fração (f) do Tempo de Aquisição que deve, em princípio, variar de 0,25 de T a 0,50 de T; e) Estoque Máximo (EM) - é a maior quantidade de material admissível em estoque, suficiente para o consumo em certo período, devendo-se considerar a área de armazenagem, disponibilidade financeira, imobilização de recursos, intervalo e tempo de aquisição, perecimento, obsoletismo etc. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição; f) Ponto de Ressuprimento (Pr) - é o Nível de Estoque que, ao ser atingido, determina imediata emissão de um pedido de compra, visando repor o Estoque Máximo. Obtém-se somando ao Estoque Mínimo o produto do Consumo Médio Mensal pelo Tempo de Aquisição; g) Quantidade a Ressuprir (Qr) - é o número de unidades a adquirir para recompor o Estoque Máximo. Obtém-se multiplicando o Consumo Médio Mensal pelo Intervalo de Aquisição As fórmulas aplicáveis à Gerência de Materiais são: a) Consumo Médio Mensal C = Consumo Anual /12 meses; b) Estoque Mínimo Em = C x f; c) Estoque Máximo EM = Em + C x I; d) Ponto de Ressuprimento Pr = Em + C x T; e) Quantidade a Ressuprir Qr = C x I Os parâmetros de revisão poderão ser redimensionados a vista dos resultados do controle e corrigidas as distorções porventura existentes nos estoques. CONTROLE DO ESTOQUE VIA CURVA ABC Trata do controle de estoque mediante a classificação de materiais a partir da importância dos mesmos, baseada nas quantidades utilizadas e no seu valor Os itens são classificados como: a) Classe A: São os principais itens em estoque de alta prioridade, foco de atenção do gestor de materiais, pois são materiais com maior valor devido à sua importância Página 20 / 44

21 econômica.estima-se que 20% dos itens em estoque correspondem a 80% do valor em estoque; b) Classe B: Compreendem os itens que ainda são considerados economicamente preciosos, logo após os itens de categoria A, e que recebem cuidados medianos. Estima-se que 30% dos itens em estoque correspondem a 15% do valor em estoque. c) Classe C: Não deixam de ser importantes também, pois sua falta pode inviabilizar a continuidade do processo, no entanto o critério estabelece que seu impacto econômico não é dramático, o que possibilita menos esforços. Estima-se que 50% dos itens em estoque correspondem a 5% do valor em estoque Os parâmetros acima não são uma regra matematicamente fixa, pois podem variar de organização para organização nos percentuais descritos O que importa é que a análise destes parâmetros propicia o trabalho de controle de estoque do Analista cuja decisão de compra pode se basear nos resultados obtidos pela Curva ABC. Os itens considerados de Classe A merecerão um tratamento preferencial. Assim, a consequência da utilidade desta técnica é a otimização da aplicação dos recursos financeiros ou materiais, evitando desperdícios ou aquisições. VALORAÇÃO DO ESTOQUE A valoração do estoque deverá ser realizada através do método da Média Ponderada Móvel. INVENTÁRIO ANUAL O objetivo do Inventário anual é conciliar as posições indicadas nos registros contábeis e sistêmicos, com os saldos físicos do estoque, que irá permitir, entre outros: a) o ajuste dos dados de saldos e movimentações dos estoques com o saldo físico real nas instalações de armazenagem após as contagens; b) a análise do desempenho das atividades dos envolvidos no almoxarifado por meio dos resultados obtidos no levantamento físico; c) o levantamento da situação física dos materiais. OBSERVAÇÕES GERAIS No caso de urgência, emergência ou de natureza extraordinária, o usuário deve justificar no rodapé da RM a situação atribuída à requisição No atendimento as solicitações de Impressos, Impressão ou Reprografia de Formulários, o almoxarifado deve solicitar ao usuário a substituição do formulário de Requisição de Material pela Requisição de Impressos. A 1ª e a 2ª via do Formulário de Requisição de Impressos ficam em poder do almoxarifado, sendo a 3ª via destinada ao usuário O Almoxarifado procede à entrega de material de forma ordenada e previamente estabelecida em cronograma, providenciando para que seja efetuada a conferência e comprovação de recebimento no ato de entrega A baixa de responsabilidade pelo material estocado no Almoxarifado em decorrência de sua transferência por cessão, permuta, doação, obsoletismo, furto ou roubo somente deve ser processado a vista dos respectivos documentos hábeis comprobatórios e de acordo com os dispositivos legais vigentes Toda movimentação de material, mesmo em se tratando de transferência entre Almoxarifados ou destes para Subalmoxarifados ou depósitos internos da instituição, deve ser registrada no competente instrumento de controle (Ficha de Prateleira, Estoque, Listagem Computadorizada), mediante apresentação do respectivo documento hábil que autorizou a referida movimentação O almoxarifado não deve receber material sem que lhe seja apresentado o respectivo documento hábil que deve acompanhá-lo, conforme dispositivos legais em vigor Toda entrada e/ou saída de material, mesmo que por empréstimo, deve ser registrada e lançada no Sistema Integrado de Gestão de Materiais e/ou Serviços, para fins de controle. O Relatório Financeiro é apresentado na forma de Balancete, deve refletir mensalmente, com propriedade a posição dos estoques existentes no Almoxarifado. Página 21 / 44

22 O almoxarifado deve manter em arquivo a relação dos servidores responsáveis pela solicitação e recebimento de materiais O almoxarifado deve manter a disposição dos usuários a Listagem de Material disponível em estoque e o Cronograma de data de elaboração de Requisição de Material em Estoque e entrega de Requisição de Material Ocorrendo extravio, furto ou roubo de material, o Chefe do Almoxarifado deve imediatamente comunicar o fato ao Responsável pela Unidade Gestora que adotará as medidas administrativas necessárias para apurar responsabilidades (Processo Administrativo, Boletim de Ocorrência e Sindicância) por ocasião de substituição do responsável pelo almoxarifado deverá ser preenchido o formulário (For969 - Termo de Transferência de Responsabilidade) em 2 (duas) vias. Página 22 / 44

23 Anexo I - For Solicitação de Conferência de Material Página 23 / 44