Manual Técnico Versão Março Gestão de Viagens Corporativas Forma de Pagamento: WEX

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1 Manual Técnico Versão Março 2019 Gestão de Viagens Corporativas Forma de Pagamento: WEX

2 Sumário 1. Integração Argo x Wex Sobre a integração Tipo de faturamento Wex Assinatura WEX Política - GERCAR: Gera automaticamente cartão virtual Parâmetro: Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Emissão) Parâmetro: Gera cartão virtual nas solicitações On Line de Hospedagem Parâmetro: Gera cartão virtual nas emissões Off Line de Aéreo Parâmetro: Gera cartão virtual nas emissões On Line de Aéreo Cancelamento do Cartão Relatório/Registros Pág. 2 de 19

3 1. Integração Argo x Wex. Esse manual tem como objetivo apresentar a parceria e modelo de integração entre Argo e Wex, sendo necessário seguir as orientações descritas para o correto funcionamento do serviço. Sendo elas: Configuração do tipo de faturamento. Cadastro de Assinatura Wex. Política: Definição dos produtos (Aéreo/Hospedagem) e processos (On Line/Off Line) que o cartão poderá ser gerado. Além disso, serão apresentadas detalhadamente as etapas e processos onde os cartões são gerados, cancelados e registrados. 2. Sobre a integração A Wex disponibiliza soluções para meios de pagamento corporativo, permitindo as empresas terem mais controle de seus negócios, redução de custo, agilidade operacional e eficiência. Pensando nestes benefícios, a Argo e Wex passam integrar suas plataformas, liberando a customização para que nos processos On Line e Off Line dos produtos Hotel e Aéreo sejam gerados cartões virtuais para cada uma das transações, facilitando o processo de conciliação e tornando o processamento dos dados mais seguro, pois o cartão poderá ser transacionado restritamente à finalidade pela qual for gerado. 3. Tipo de faturamento Wex Para configurar a forma de pagamento Wex para os produtos Hospedagem e/ou Aéreo, é necessário incluir a descrição do Tipo de Faturamento e vinculá-lo às configurações Cartão de Crédito > Wex > Hospedagem e/ou Aéreo. Pág. 3 de 19

4 Após essa configuração, a forma de pagamento passará a ser disponibilizada na abertura das solicitações dos produtos Hospedagem e Aéreo. 4. Assinatura WEX Para habilitar a integração junto a plataforma Wex, é necessário também inserir as credenciais. Para isso, basta acessar: Menu Configurações > Assinaturas > Wex. Pág. 4 de 19

5 Observação 1: Os campos Código do Convênio e Senha são disponibilizados pela Wex, portanto, entre em contato com o fornecedor para obter mais informações. Observação 2: Os campos Percentual + e Percentual - definem o range de valor que o cartão será gerado, conforme tarifa escolhida. Exemplo: Ao configurar o Percentual (+) = 10 e Percentual (-) = 10 e escolhida uma tarifa de 100, o cartão poderá ser transacionado dentre R$ 90,00 à R$ 110, Política - GERCAR: Gera automaticamente cartão virtual. A política GERCAR possibilita adequar a geração dos cartões virtuais, conforme operação da agência de viagens em relação aos produtos Hospedagem e Aéreo. Portanto, os parâmetros abaixo poderão ser habilitados conforme necessidade: Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Cotação). - WEX Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Emissão). - WEX Gera cartão virtual nas solicitações On Line de Hospedagem. - WEX Gera cartão virtual nas emissões Off Line de Aéreo. - WEX Gera cartão virtual nas emissões On Line de Aéreo. - WEX A seguir teremos as etapas para geração do cartão relacionado a cada um dos parâmetros disponíveis. 5.1 Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Cotação) - WEX Ao concluir a hospedagem Off Line, será apresentado para o usuário solicitante, a forma de pagamento vinculada ao serviço Wex. Após selecionado o tipo de faturamento, a solicitação será encaminhada para que a agência realize a cotação. Pág. 5 de 19

6 Virtual. O consultor fará a cotação de hospedagem e antes de gravá-la será possível gerar o Cartão Ao clicar sobre o botão Gerar Cartão, o sistema automaticamente irá gerar o cartão virtual. Logo em seguida, basta clicar em Adicionar para que a solicitação seja efetivada. Pág. 6 de 19

7 Para visualização dos dados do cartão no momento da cotação, será necessário habilitar a política DETCAR no ambiente da agência. Feito isso, após gerar o cartão virtual o consultor terá acesso aos dados: Se por algum motivo não for gerado o cartão, o sistema comunicará através da mensagem Não foi possível utilizar a forma de pagamento selecionada, tente novamente. Pág. 7 de 19

8 5.1 Parâmetro: Gera cartão virtual nas solicitações Off Line de Hospedagem (status Aguardando Emissão) O consultor de viagens terá a possibilidade de gerar o virtual no status Aguardando Emissão da solicitação de viagens. Quando a solicitação contiver um cartão que tenha sido gerado no status Aguardando Cotação (caso ambos os parâmetros da política estejam habilitados), o consultor poderá optar em gerar um novo cartão. Neste cenário, será apresentada a mensagem abaixo. Caso seja selecionado o botão Ok, um novo cartão será gerado e o anterior cancelado. Depois disso, basta o consultor clicar em Adicionar e Enviar para concluir o pedido: 5.2 Parâmetro: Gera cartão virtual nas solicitações On Line de Hospedagem. Quando este parâmetro estiver habilitado e selecionada a forma de pagamento vinculada a plataforma Wex, o sistema Argo irá gerar automaticamente os cartões no momento da reserva On Line. Pág. 8 de 19

9 5.3 Parâmetro: Gera cartão virtual nas emissões Off Line de Aéreo. Após habilitar este parâmetro e selecionar na abertura da solicitação a forma de pagamento Wex, será disponibilizado para o usuário emissor (Status Aguardando Emissão), o botão para que seja gerado o cartão junto a plataforma Wex. Após a geração do cartão, o mesmo ficará disponível juntamente a forma de pagamento selecionada: Pág. 9 de 19

10 Conforme normas do PCI Compliance, caso seja necessário visualizar os dados do cartão é necessário que o ambiente agência esteja com a política DETCAR habilitada, indicando o usuário que terá acesso aos dados. 5.5 Parâmetro: Gera cartão virtual nas emissões On Line de Aéreo. Ao habilitar este parâmetro e selecionar no momento da emissão aérea On Line, o tipo de faturamento Wex, o sistema Argo irá gerar primeiramente o cartão virtual Wex e na sequência, fará a emissão junto ao provedor/companhia aérea. Pág. 10 de 19

11 6. Cancelamento do Cartão Para o cancelamento do cartão serão respeitadas as seguintes regras: Hospedagem O cancelamento do cartão deverá ocorrer quando o hotel (por qualquer que seja o motivo) não confirmar a reserva (On Line). Caso a política CANEXP (Cancela reservas expiradas) esteja habilitada e a solicitação/reserva seja cancelada, o sistema também realizará o cancelamento do cartão junto a Wex. Caso a política CANREP (Cancela solicitação quando reprovada) esteja habilitada e a solicitação/reserva seja cancelada devido a reprovação, o sistema irá realizar o cancelamento do cartão virtual. Quando o ambiente tiver estrutura de aprovação de mérito (política APRMER) e a política CANREP habilitada e houver a reprovação de mérito de uma solicitação que contenha hotel, o sistema irá cancelar a OS, portanto, haverá o cancelamento do cartão. Caso a política CANOFF (cancela solicitação em cotação) estiver habilitada e houver o cancelamento da reserva/cotação de hospedagem, o sistema irá cancelar o cartão. Observação: Para este cenário, o cancelamento do cartão Wextravel, ocorrerá quando na OS existir mais de uma reserva, sendo ao menos uma On Line e uma Off Line, fazendo com que a solicitação seja encaminhada para o status Aguardando Cotação e consequentemente ocorra o cancelamento da reserva/solicitação. Caso o cancelamento da reserva de hotel seja realizada de forma manual o sistema também deverá fazer a chamada (Wextravel) para cancelamento do cartão virtual. Pág. 11 de 19

12 Quando a solicitação é cotada através do finder e posteriormente recusada pelo solicitante, a OS é encaminhada para Ag Cotação, nesse status o consultor também tem a possibilidade de realizar o cancelamento da reserva/cotação de forma manual. Quando o consultor clicar na opção Excluir Cotação e Reserva ou Excluir Cotação e o cancelamento for executado com sucesso, o sistema também irá cancelar o cartão. O mesmo irá ocorrer se após inserir a cotação Off Line o consultor optar pelo cancelamento da mesma. O cancelamento poderá ser realizado também através da tela de cadastro de cartões. Para isso, é necessário selecionar o tipo de faturamento Wex e selecionar a opção Cancelar ao lado do cartão que se deseja cancelar. O cancelamento do cartão vinculado a reserva ocorrerá somente se estiver dentro do prazo de No-Show, ou seja, dentro do período que o hotel permite o cancelamento sem multa. Aéreo O cancelamento do cartão ocorrerá automaticamente quando o provedor (por qualquer que seja o motivo) não confirmar a emissão (On Line). Devido ao fato do Argo Gestão de Viagens não permitir o cancelamento de bilhetes aéreos, uma vez cancelada a reserva, não haverá o cancelamento do cartão virtual. Pág. 12 de 19

13 O cancelamento poderá ser realizado também através da tela de cadastro de cartões. Para isso, é necessário selecionar o tipo de faturamento Wex e selecionar a opção Cancelar ao lado do cartão que se deseja cancelar. 7. Relatório/Registros Os cartões gerados para emissão aérea e reserva de hospedagem, poderão ser extraídos através do relatório Wex. Para isso, basta acessar Relatório > Relatório Padrão > Wex. Para a extração do relatório poderão ser utilizados os filtros: Período Meus Relatórios Viajantes Pág. 13 de 19

14 Os cartões gerados através do processo On Line e Off Line ficarão registrados no histórico da solicitação (Alocação de Débito). Além disso, as ações realizadas no processo de integração junto à plataforma Wex ficarão registradas no FollowUp da solicitação. Caso seja gerado um novo cartão virtual os novos dados também serão gravados no histórico da solicitação incluindo o novo número do cartão virtual. As ações referentes ao cancelamento também ficarão registradas no histórico.