IMPLANTAÇÃO DE FERRAMENTA NO ACOMPANHAMENTO VIA INTERNET DOS PROCESSOS ENTRE INGRESSO E APOSENTADORIA DOS SERVIDORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA

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1 IMPLANTAÇÃO DE FERRAMENTA NO ACOMPANHAMENTO VIA INTERNET DOS PROCESSOS ENTRE INGRESSO E APOSENTADORIA DOS SERVIDORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL Belo Horizonte 2013

2 IMPLANTAÇÃO DE FERRAMENTA NO ACOMPANHAMENTO VIA INTERNET DOS PROCESSOS ENTRE INGRESSO E APOSENTADORIA DOS SERVIDORES DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA MUNICIPAL Projeto técnico-científico apresentado para concorrer ao I Prêmio Inovar BH, conforme Edital n 01/2013, na categoria servidor Tema: Modernização Administrativa Belo Horizonte 2013

3 RESUMO O acompanhamento dos processos que iniciam pelo ingresso até a aposentadoria do servidor através de um sistema pressupõe uma importante ferramenta no processo de gestão e de tomada de decisão. Neste sentido, a proposta do projeto versa sobre a implantação de um sistema onde através da internet o servidor possa ter acesso ao andamento destes processos permitindo assim uma maior eficiência, eficácia e rapidez no acompanhamento e satisfação e benefícios para Administração Pública Municipal e servidores. Palavras-chave: sistema, servidor, processos, acompanhamento, ingresso, aposentadoria.

4 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Caracterização da Situação Anterior 2 DESCRIÇÃO DO TRABALHO Objetivos propostos e resultados visados Público-alvo do trabalho Ações e etapas da implementação 7 3 RECURSOS UTILIZADOS Recursos Humanos, Financeiros, Materiais tecnológicos, etc CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação dos resultados e indicadores utilizados 11 5 LIÇÕES APRENDIDAS Soluções adotadas para superação dos principais obstáculos encontrados 11 6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 12

5 1. INTRODUÇÃO: A proposta do trabalho visará, inicialmente, abordar de maneira acadêmica a implantação e utilização de sistema de acompanhamento via internet dos processos compreendidos entre o ingresso (posse) até a aposentadoria dos servidores da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte. Em outro plano, defrontamo-nos na incumbência de conceituar aspectos e temas que relacionam obrigatoriamente ao tema abordado e por conseqüência, em expor aqui o produto desta pesquisa, que é também, a satisfação do usuário-servidor e da transparência da informação, ponto chave a ser abordado nesta estrutura de pesquisa. A solução proposta é criar um sistema de acesso com senha individual do servidor onde o mesmo poderá acompanhar os procedimentos de atendimentos, formulários, protocolo dos processos entre o ingresso e aposentadoria. O servidor terá acesso do andamento de seu prontuário com acompanhamento da informação de onde se encontra, qual natureza do processo, data de cadastro, ano de referência, localização, situação, procedência, ano de tramitação, pendência de documentos, entre outras. A pretensão deste sistema é que o mesmo seja disponibilizado e apresentado no Portal de Informações e Serviços ao Servidor do sítio eletrônico da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte: Por outro lado, entende-se que é preciso repensar nas ferramentas básicas de gestão voltadas para participação dos servidores e cidadãos como: na elaboração dos orçamentos municipais, planos diretores, fiscalização das metas, projetos que revalorizem a transparência das ações, a legalidade dos atos, o compromisso do bem-estar social, a proposição de mudanças a favor da coletividade, a segurança do patrimônio público, entre outros. Apesar do reconhecimento do papel do servidor público no processo de gestão, poucos esforços têm sido empreendidos para materializar esse papel. Constatam-se lacunas e deficiências na compreensão sobre quais mecanismos funcionam (ou não) na capacitação destes servidores para dinamizar essas participações. Na literatura existe uma carência de trabalhos sobre o grau de conscientização dos servidores públicos e, sobretudo, que aborde sua participação nos processos democráticos bem como tal participação pode ser atingida, que são fatores indispensáveis para efetiva

6 reflexão sobre os problemas enfrentados pelas gestões das entidades públicas. Na presente proposta pretende-se, através do tema modernização administrativa, conscientizar o servidor de sua importância no processo e expor através de sistema de implantação via internet, um mecanismo de acompanhamento dos processos que tramitam entre o ingresso (posse do servidor) até a aposentadoria, facilitando assim transparência e acesso as informações aos servidores. 2 DESCRIÇÃO DO TRABALHO Este trabalho visa a facilitar o acesso às informações dos servidores quanto ao seu ingresso até a aposentadoria, colaborando diretamente com a interface deste em auxilio a tramitação dos processos administrativos, jurídicos e físicos de forma a acelerar e validar as tomadas de decisões da administração de forma transparente e correlata, subjetivando assim a diminuição dos fluxos de serviços, desgaste do servidor, redundando em economia para a Administração. 2.1 Objetivos propostos e resultados esperados: A grande vantagem da implementação do sistema advém da própria facilidade no armazenamento das informações, permitindo assim uma maior eficiência, eficácia e rapidez no acompanhamento dos processos entre ingresso e aposentadoria dos servidores e transparência das informações. Por esta concepção de gestão de monitoramento dos processos espera-se os seguintes benefícios alcançados: Integração e padronização através da automação dos processos; Informação de todos os fluxos entre ingresso e aposentadoria dos servidores; Agilidade e comprometimento das informações a serem obtidas pelos usuários da informação servidores públicos; Indicadores de gerenciamento para acompanhamento por parte dos gestores; Significativa redução de pessoas no atendimento presencial e redução dos custos, otimização dos fluxos de papéis através de um maior controle da informação através do armazenamento e unicidade dos dados através da internet. Produção e acesso das informações em tempo real e, consequentemente melhora dos processos;

7 Planejamento, acompanhamento e funcionalidade dos processos; Transparência; Satisfação do servidor Segurança dos processos Economia do processo 2.2 Público alvo do trabalho O público-alvo deste projeto resume-se a todo o servidor público ingresso na Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, quer seja por via de concurso público, quer seja por nomeação em cargo comissionado por ato do Chefe do Executivo Municipal. Concomitantemente, visualiza-se ao longo de sua vida funcional que o servidor público municipal dá entrada em vários processos que podem ser exemplificados em: revisão de cálculo de benefícios e vantagens auferidas, pedido de certidão de contagem de tempo de serviço, informação sobre boletim de Matrícula - BM congelado, solicitação de cópia de processo em inteiro teor, etc. Finalmente, ao completar o tempo fito para lograr a aposentadoria, este servidor, através de pedido formalizado, dá entrada a abertura de processo para aposentação. Toda juntada de documentação é feita através de processo físico cuja tramitação simples e resumida- só é disponibilizada aos servidores através de consulta no sistema que hoje denomina-se OPUS. Tal sistema não permite ao usuário informações acerca de despachos, procedência, tramitações com data e gerências responsáveis pelas análises, localização, complementação de documentação, procedimentos para regularização, situação do processo (aberto, em análise, cancelado, concluído), telefones de acesso em caso de dúvidas, etc. Todas estas informações quando acessíveis ao servidor, seja ele ativo ou aposentado/pensionista, além de garantir um ganho na questão do monitoramento e acompanhamento dos processos; possibilitando transparência aos usuários da informação em ambiente informatizado, por fim, constituem subsídio para o gerenciamento daqueles que buscam a informação sob vários enfoques.

8 O servidor público municipal, usuário principal da informação, atua neste contexto e cenário como agente fiscalizador e contribui para facilitação da instrução dos processos, garantindo eficiência e efetividade nos resultados. 2.3 Ações e etapas da implementação Uma das situações iniciais do projeto concentrou-se no levantamento do universo dos servidores públicos municipais da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte - servidores ativos, inativos e pensionistas. Para tanto, como referência foi adotado o mês de agosto do exercício corrente (2013) e, diante das informações obtidas foram traçadas as análises de dados: Tabela 1 - Servidores ativos por faixa etária Referência 08/2013 Faixa Masculino Quantidade de Servidores Feminino Até 15 anos 0 0 De 15,1 a 20 anos 0 4 De 20,1 a 25 anos De 25,1 a 30 anos De 30,1 a 35 anos De 35,1 a 40 anos De 40,1 a 45 anos De 45,1 a 50 anos De 50,1 a 55 anos De 55,1 a 60 anos De 60,1 a 65 anos De 65,1 a 70 anos Acima de 70 anos 1 4 Sub total Total Geral Fonte: Gerência de Benefícios Previdenciários GBEN/Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Previdenciária Pode-se extrair da tabela 1 que do total de servidores municipais ativos da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte, mais de 75% são do sexo feminino, que a faixa etária onde contempla o maior número de servidores (masculino e feminino) é a faixa que vai de 45,1 a 50 anos e que, existem em atividade 5 servidores acima de 70 anos.

9 Tabela 2 - Servidores aposentados por faixa etária Referência 08/2013 Faixa Masculino Quantidade de Servidores Feminino Acima de 40 anos 4 8 Servidores de 41 a 45 anos Servidores de 46 a 50 anos Servidores de 51 a 60 anos Servidores de 61 a 70 anos Servidores de 71 a 80 anos Servidores de 81 a 90 anos Servidores de 91 a 100 anos Servidores acima de 100 anos 2 2 Sub total Total Geral Fonte: Gerência de Benefícios Previdenciários GBEN/Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Previdenciária Na Tabela 2 pode-se perceber que o total de servidores aposentados da Prefeitura Municipal de Belo Horizonte no mês de referência é de , e que a faixa etária que congrega o maior número de aposentados é a faixa com idade de 61a 70 anos e que, existem atualmente 4 servidores que têm idade acima de 100 anos. Tabela 3 - Servidores aposentados por escolaridade Referência 08/2013 Descrição da escolaridade Número aposentados 229 Analfabeto 21 Ensino Fundamental I - 1ª a 4ª série 792 Ensino Fundamental II - 5ª a 8ª série Ginasial Incompleto 467 Ginasial Completo 597 Segundo Grau Incompleto 184 Segundo Grau Completo Superior Incompleto 156 Superior Completo Mestrado Completo 36 Pós-Graduação Total Fonte: Gerência de Benefícios Previdenciários GBEN/Secretaria Municipal Adjunta de Gestão Previdenciária Segundo a Tabela 3, o comparativo entre o número de aposentados e o grau de escolaridade, é que 40% dos servidores aposentados possuem curso superior completo, e que existem 229 servidores sem qualquer detalhamento de grau de instrução no sistema (não informado) e que existem 21 servidores analfabetos.

10 Tabela 4 - Servidores por vínculo da Administração Direta Referência: Março de 2013 Vínculo Nº de Pessoas CONTRATO ADMINISTRATIVO EFETIVO CELETISTA EFETIVO ESTATUTÁRIO ESTAGIÁRIO MUNICIPALIZADOS 622 RECRUTAMENTO AMPLO 962 Total Geral Fonte: Sistema ARTERH A tabela 4 demonstra o número de servidores por vínculo, onde percebemos que existem servidores efetivos estatutário e 962 servidores em recrutamento amplo. Outro dado disponibilizado pela Gerência de Concessão de Benefícios GBEN é que existem pensionistas. A folha de pagamento dos servidores aposentados, é de R$ ,05 (trinta e nove milhões, novecentos e trinta e oito mil, setecentos e setenta e cinco reais e cinco centavos) mensal Com o cenário dos números apresentados a implantação do sistema visa congregar todas as informações necessárias para que a ferramenta de acompanhamento do processo seja operante e altamente eficaz objetivando os benefícios esperados. Tabela 5 Cronograma das ações de implementação do projeto. Ações Prazos Riscos Proposta de mitigação avençada 1- Modelagem do sistema 5 meses Não contemplar todos os fluxos existentes e esperados para os avanços na implementação das informações propostas Envolvimento das gerencias e respectivos responsáveis para atualização, acompanhamento, mapeamento dos fluxos e controle concomitante

11 Ações Prazos Riscos Proposta de mitigação avençada 2- Inserção das informações existentes acerca dos processos 3- Testes e validação dos dados 4- Treinamento dos envolvidos 4 meses Digitação da totalidade dos processos existentes 3 meses Falha na inserção dos dados 2 meses Relutância em implementação Mão-de-obra para subsidiar a alimentação das informações Revisão das inserções Criticidade para melhoria do sistema 5- Monitoramento do Indefinido Falha em monitorar os Retificação das falhas processo fluxos e etapas 3 RECURSOS UTILIZADOS 3.1 Recursos Humanos, Financeiros, Materiais Tecnológicos, etc. Aproveitamento dos setores de pessoal e recursos humanos bem como, pessoal da tecnologia de informação e Departamento Pessoal. Para a implementação física deste sistema, será necessário que a Administração adquira equipamentos de alta capacidade de armazenamento e de alta velocidade com assistência e rastreamento de todo o processo, visando à difusão do conhecimento para todos os envolvidos. Para tanto, os custos deste sistema deverão vir do Orçamento Anual, estendido subsequentemente nas próximas orçamentações com previsão de investimento no Plano Plurianual. O impacto econômico de pessoal será significativo, reduzindo assim despesa com pessoal, mobiliário e espaço físico. Sendo assim, a Administração terá uma ferramenta para análise e tomada de decisões em curto prazo que visa implementar a fluidez dos processos.

12 4 CARACTERIZAÇÃO DA SITUAÇÃO ATUAL 4.1 Mecanismos ou métodos de monitoramento e avaliação dos resultados e indicadores utilizados Os métodos de monitoramento serão adquiridos no decorrer da implementação e uso do sistema, substanciado pela opinião dos usuários internos e externos com indicativos físicos de monitoramento tais como pesquisa de satisfação e opiniões para melhoria do mesmo. Este processo, avaliará resultados através dos preceitos de economicidade, eficiência e efetividade bem como, a economia a médio longo prazo. 4.2 Resultados quantitativos e qualitativos concretamente mensurados Os resultados deverão ser avaliados de forma a garantir aos usuários através de endereçamento de pesquisas e avaliação interna sucessivas e temporais objetivando a aferição em tempo e curso de prazo abreviados. Com a implementação de tal sistema, a Administração terá elementos em tempo real e futuro para tomada de decisões que se fizerem necessárias quanto a capacitação, desenvolvimento e economia de pessoal e mão-de-obra, bem como o planejamento de novos quadros de servidor e também suporte na concepção de novos concursos para preenchimento dos quadros da Administração Pública Municipal. No entanto, a Administração gerencial não possui neste momento sistemas que possam subsidiar e diagnosticar de forma concisa os quadros de ativos e inativos deste órgão, sendo assim, o retrabalho da Administração é exaustivo e dispendioso. 5 LIÇÕES APRENDIDAS 5.1 Soluções adotadas para superação dos principais obstáculos encontrados Para modernização da administração é necessário que haja ferramentas de informação disponibilizadas para acompanhamento dos diversos processos de gestão, gerando simultaneamente reduções significativas de custos e otimizando processos. Neste sentido, é salutar que os processos que envolvam informações de ingresso do servidor e aposentadoria sejam informatizados pois não é cabível que tais informações fiquem armazenadas em processos através de instrução física em papéis.

13 O aproveitamento dos recursos, o armazenamento desses processos e a mão de obra dispendida na autuação dos mesmos é significativamente melhorada com adoção de práticas que simplificam e facilitam a redução de custos administrativos e operacionais, frente a brusca redução dos trâmites, que originam montes de papéis, os quais operam em fluxos viciosos de vai-e-vem de vias de documentos, protocolos e assinaturas. 6 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS LAKATOS, E.M.; MARCONI, M.A. Fundamentos da Metodologia Cientifica. São Paulo: Saraiva, ed Revista Transparência Ibracon Número 1 Abril- Junho Matéria: As novas fronteiras, páginas 12 a 17. Editora Ex Libris, São Paulo. MARSHALL, T. H. Cidadania, Classe Social e Status. Rio de Janeiro: Zahar, BOBBIO, N. O futuro da democracia. São Paulo: Paz e Terra, 1986.