MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO MARANHÃO PRÓ-REITORIA DE PLANEJAMENTO E ADMINISTRAÇÃO

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2 PLANO DE AÇÃO DE IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA UNIFICADO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (SUAP) NO ÂMBITO DO INSTITUTO FEDERAL DO MARANHÃO IFMA SÃO LUÍS JANEIRO 2013

3 APRESENTAÇÃO A importância da informática na administração pública é algo totalmente incontestável. Através da informática é que se consegue agilizar, desenvolver, divulgar, visualizar e dar mais exatidão nos resultados das instituições públicas, que antes demorava muito tempo para ser concluído e sem resultados tão precisos como se pode adquirir hoje. Para transmitir informação nada melhor do que utilizar a tecnologia, para que as pessoas interessadas tenham acesso à informação de maneira rápida e eficaz. Essas seriam apenas algumas das facilidades da informática. O principal, neste processo é saber com exatidão e transparência os projetos em andamento e decisões tomadas pelos setores envolvidos. Manter os dados atualizados é obrigatório, principalmente porque há um investimento de recursos públicos pelo Governo Federal para prestação de serviço pelo Instituto Federal do Maranhão IFMA. CONSIDERAÇÕES GERAIS O SUAP O Sistema Unificado de Administração Pública SUAP é um sistema que funciona na web, cujo objetivo é automatizar e integrar diversos processos administrativos dos institutos federais. USUÁRIOS O usuário do SUAP é qualquer servidor ativo do IFMA que o utilize especificamente para realização de alguma atividade administrativa, nos setores administrativos que já possuem módulos desenvolvidos dentro do SUAP, ou, qualquer outro servidor ativo que o utiliza para verificação do seu ponto eletrônico e tramitação de processos internos. MÓDULOS O SUAP possui os seguintes módulos: Recursos Humanos, Protocolo, Almoxarifado, Patrimônio, Planejamento, Ponto Eletrônico, Assistência Estudantil, Ensino, Financeiro, Orçamento, Frotas, Chaves, Contratos e Convênios, Portaria, Materiais e Progressões. Protocolo é o carrochefe do SUAP, sistema que possui diversos módulos integrados, tendo como principais vantagens da utilização do Protocolo são a automatização e a transparência, tendo o caráter público e objeto de consulta pública, salvo algumas exceções. O módulo trará maior agilidade, pois possibilita que os processos trafeguem entre os e a Reitoria. Patrimônio é o módulo foco na atenção mais direta, tendo em vista que o mesmo funciona como sistema de observação física de observação dos bens patrimoniais, de forma a determinar a localização fica dos itens por ambiente e responsável pela guarda. Des

4 No IFMA já estão em uso os módulos: protocolo, patrimônio, almoxarifado e controles de chaves, estando o sistema de frotas pronto para uso. Os próximos módulos a serem analisados e implantados são o compras, contratos e Planejamento (podendo esta ordem ser alterada por solicitação da direção do IFMA). PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PARA IMPLEMENTAÇÃO DO SUAP 1. Organização setorial da Reitoria e ; 2. Definição dos perfis para cada servidor, que executa atividades especificas ou responsável setorial e administrativa; 3. Treinamento dos servidores e usuários; 4. Supervisão e acompanhamento da execução do sistema SUAP.

5 OBJETIVOS GERAL: Realizar a implementação da implantação do sistema unificado de administração pública (SUAP) no âmbito do INSTITUTO FEDERAL DO MARANHÃO IFMA ESPECÍFICOS: Os objetivos do SUAP na gestão do IFMA estão relacionados às várias de linhas de atuação pertinentes aos setores ou funções específicas, como foco principal a tramitação processual e controle patrimonial, conforme discriminado abaixo: OBJETIVOS Implantar o sistema SUAP no âmbito do IFMA, para desenvolvimento de controle gerencial do patrimônio; Cadastrar todos gerados no sistema SUAP e realizar a tramitação a nível de Reitoria e do IFMA; Fazer a supervisão de funcionamento do SUAP a nível de ; Implantar a gestão dos imóveis no sistema SUAP para controle efetivo gerencial. Promover o treinamento dos servidores do IFMA, que trabalham com a gestão patrimonial; Gestão de documentos eletrônicos na administração publica. Cadastramento dos bens mobilizáveis do IFMA no sistema SUAP Módulo METAS A SEREM ALCANÇADAS Desenvolver mecanismo que garantam a gestão eficiente, responsável e transparente do IFMA; Subsidiar a administração nos processos de tomada de decisões que envolvam a aplicação de recursos; Garantir que o Sistema SUAP seja legitimado por todos os setores do IFMA, assegurando sua sustentabilidade usual, garantindo a perenidade de informações gerenciais da instituição. Servidores capacitados em áreas especificas ou especificidades dos setores para uso do sistema de informação; Prover os servidores com sistemas, ferramentas ou técnicas que possibilitem incrementar a gestão administrativa do IFMA.

6 Patrimônio; Implantar um sistema de compra compartilhada e a realização das aquisições com o uso do SUAP; Uso do sistema SUAP para os procedimentos financeiros e controle contábil, com os procedimentos de depreciação dos bens patrimoniais e do almoxarifado. Implantar um módulo no SUAP, para cadastramento e avaliação dos bens imobilizáveis (imóveis) do IFMA; Criação e Implantação do Módulo LSC IFMA (Levantamento Sit. dos ), como item do sistema SUAP. Sistematizar os relatórios para atender os registros/lançamento de depreciação pela contabilidade do IFMA através do sistema SUAP Realizar a mensuração do ativo e gerar relatório de inventário patrimonial do IFMA, anualmente; Fazer o controle de carga, transferência, etc., no âmbito do IFMA através do sistema SUAP.

7 PLANO DE ATIVIDADES E PRAZOS PARA IMPLEMENTAÇÃO PLANO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULOS DO SISTEMA INTEGRADO DE ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA (SUAP) ID Meta 1 Módulo Patrimônio/Almoxarifado Período de Implantação Local de Implantação Data Inicio Data Fim Setor Responsável 18/11/ /04/2014 Reitoria PROPLAD / Jan Mar Ano 2013 Ano 2014 Ano 2015 Abr Jun Ju l Set Out Dez Jan Mar Abr Jun Jul Set Out Dez Jan Mar Abr Jun Jul Set Out Dez 2 Módulo Protocolo 18/03/ /08/2013 Reitoria PROPLAD / 01/05/ /08/ Módulo Portaria/chaves 02/06/ /11/2013 Reitoria PROPLAD / 4 Módulo Frotas 01/06/ /07/2013 Reitoria PROPLAD / 5 Módulo Compras 13/07/ /12/2013 Reitoria PROPLAD / 01/12/ /11/2014

8 6 Módulo Contratos 01/02/ /07/2014 Reitoria PROPLAD / 7 Módulo Planejamento 01/02/ /07/2014 Reitoria PROPLAD / 8 Módulo Recursos Humanos 01/02/ /07/2014 Reitoria PROPLAD / 9 Módulo Obras 01/06/ /11/2014 Reitoria PROPLAD / /DINFRA 10 Módulo LSC IFMA (levantamento Sit. dos ) 01/09/ /07/2014 Reitoria PROPLAD / 11 Outros Módulos (Acadêmico, Convênios, 01/10/ /07/2015 Reitoria PROPLAD / Planejado Realizado

9 PLANO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULO PROTOCOLO SUAP Status Setor Responsável Técnicos Responsáveis Local de execução ID Ação Data Inicio Data Fim 1 Implantação do SUAP módulo Protocolo 18/01/ /12/2013 Reitoria 100% PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 10% 2 Cadastro dos responsáveis pelo setor de protocolo da Reitoria e 3 Cadastro dos setores e Atualização dos organogramas dos e Reitoria 18/01/ /06/2013 Reitoria 100% PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 60% 16/01/ /06/2013 Reitoria 80% PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 4 Atualização dos organogramas dos e Reitoria 15/04/ /06/2013 Reitoria 100% PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 60% 5 Treinamento de uso do SUAP Módulo Protocolo 16/02/ /06/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 6 Disponibilização de acesso com cadastramento de login e senha dos servidores no SUAP 16/02/ /06/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 7 Cadastro dos processos pelo setor de protocolo no SUAP 01/03/ /12/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 8 Realização de tramitação dos processos no SUAP pelos setores da Reitoria e 02/03/ /12/2013 Reitoria PROPLAD / Todos servidores com perfil de chefia

10 9 Inclusão de documento de origem (memo, ofício, etc) digitalizado no modulo protocolo. 01/06/ /07/2014 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian PLANO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULOS PATRIMONIO E ALMOXARIFADO SUAP ID Ação 1 Estudo do SUAP e Implantação do modulo Patrimônio 2 Cadastro dos responsáveis pelo patrimônio e almoxarifado da Reitoria e 3 Treinamento de uso do SUAP Módulo patrimônio/almoxarifado 4 Disponibilização de acesso com cadastramento de login e senha dos gerentes de patrimônio no SUAP Setor Responsável Técnicos Responsáveis Local de execução Data Inicio Data Fim 01/10/ /12/2012 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 20/12/ /01/2013 Reitoria Hildervan Nogueira, Wilian 20/12/ /05/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 21/12/ /01/2013 Reitoria Hildervan Nogueira, Wilian 5 Execução do cadastro de empenhos de aquisição de material de permanentes pelo setor de patrimônio 22/12/ /10/2013 Reitoria PROPLAD CAMPI Todos servidores com perfil de gerente de patrimônio 6 Cadastro dos bens patrimoniais existentes nas UG 22/12/ /10/2013 Reitoria PROPLAD CAMPI Todos servidores com perfil de

11 no SUAP gerente de patrimônio 7 Execução do cadastro de empenhos de aquisição de material de consumo e permanente no setor financeiro Cadastro de entradas de materiais permanentes no SUAP (aquisições novas) 20/03/ /12/2013 Reitoria PROPLAD CAMPI Todos servidores com perfil de executor financeiro 20/03/ /12/2013 PROPLAD CAMPI Todos servidores com perfil de gerente de patrimônio 9 Cadastro de entradas de materiais de consumo no SUAP 20/03/ /12/2013 Reitoria PROPLAD CAMPI Todos servidores com perfil de gerente de patrimônio 10 Encontro com chefes de patrimônio dos 20/06/ /07/2013 Reitoria PROPLAD Hildervan Nogueira, Wilian 11 Disponibilização de Relatório de movimento de almoxarifado(rma) e patrimonial setor contábil 20/03/ /12/2013 Reitoria PROPLAD Hildervan Nogueira, Wilian 12 Implementação e ajustes do módulo patrimônio 01/01/ /12/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 13 Implantação e execução do item de pedido de material via sistema 14 Avaliação da execução de módulos em operação do SUAP em outras IFES 20/05/ /12/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 20/07/ /08/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian

12 ID Ação 1 Estudo do SUAP e implantação do modulo chaves e portaria 2 Cadastro dos responsáveis pela recepção e gerente de controle de acesso da Reitoria e PLANO DE IMPLANTAÇÃO DE MÓDULO CONTROLE DE CHAVES/PORTARIA SUAP Setor Responsável Técnicos Responsáveis Local de execução Data Inicio Data Fim 01/10/ /12/2012 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 20/12/ /01/2013 Reitoria Hildervan Nogueira, Wilian 3 Treinamento de uso do SUAP Módulo chaves 20/12/ /05/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 4 Disponibilização de acesso com cadastramento de salas e autorizados no SUAP 5 Implantação do terminal de acesso a controle de chaves na recepção 21/12/ /01/2013 Reitoria Hildervan Nogueira, Wilian 22/12/ /10/2013 Reitoria PROPLAD CAMPI Todos servidores com perfil de gerente de patrimônio 13 Execução do sistema de controle de chaves 20/05/ /12/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian 14 Avaliação da execução de módulos em operação do SUAP em outras IFES 20/07/ /08/2013 Reitoria PROPLAD / Hildervan Nogueira, Wilian

13 SETORES ENVOLVIDOS Reitoria, Próreitorias e Diretorias e seus diversos setores RESPONSÁVEIS PELA ARTICULAÇÃO E IMPLEMENTAÇÃO DA IMPLANTAÇÃO DO SUAP NO IFMA 1. Eng. Hildervan Monteiro Nogueira SIAPE: Departamento de Administração Patrimonial e Logística DAPL/PROPLAD 2. Analista de TI William Correia Diretoria da Tecnologia da Informação 3. Contador Mauro Santos Departamento de Orçamentos e Finanças DEOF/PROPLAD PRAZO DE EXECUÇÃO Janeiro de 2013 a dezembro de RESULTADOS A SEREM ALCANÇADOS O Instituto Federal do Maranhão, possuir um sistema de gestão administrativa pública que possa facilitar o planejamento, organização e controle no âmbito do IFMA; Atendimento das exigências legais de normatização do patrimônio do IFMA e a tramitação processual no nível de Reitoria e ; Atendimento ao público dentro da sua atividade fim, relacionado com o ensino, pesquisa e extensão.

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