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1 Manual Operacional

2 Primeiramente, agradecemos por escolher LogPonto como seu fornecedor de serviços. Entendemos que um ou mais fatores foram importantes em sua escolha, tais como Legalização, controles, eliminar digitação manual, custos, dentre outros. LogPonto é um sistema seguro, sempre disponível, gera trilhas de auditoria, e integra-se com os outros sistemas de sua empresa. Armazenamos os registros por no mínimo 5 anos e atendemos aos requisitos técnicos, Legais e Ficais, definidos pelas portarias do Ministério do Trabalho. Também entendemos que um sistema complexo e difícil vai contra as necessidades de sua empresa, portanto, a Plataforma LogPonto foi construída objetivando o máximo de facilidade e simplicidade: as telas dos sistemas LogPonto onto são fáceis, simplificadas, e auto-explicativas. O objetivo deste manual não resume-se se a explicar como utilizar os módulos do sistema, mas também, e principalmente, explicar o que estes módulos podem fazer por seus colaboradores e sua empresa. Se sua empresa não possui sistemas internos nem área de tecnologia: LogPonto é independente. Utilize LogPonto sem depender de um outro sistema, nem de suporte técnico. Daremos todas as ferramentas para extrair e manipular as informações da maneira que for mais apropriada à sua operação. Você também poderá extrair as informações em formato AFD, que é o formato utilizado por contadores e fornecedores de folha de pagamento. Se sua empresa possui sistemas internos e área de tecnologia: LogPonto integra-se com outros sistemas. Solicite à área de tecnologia que consulte o Manual de Tecnologia, fornecemos todos os meios para que os sistemas de sua empresa possam sincronizar, importar e exportar informações, com a Plataforma LogPonto. Seja bem vindo(a) à Plataforma LogPonto! 2

3 Horários UTC Em alguns momentos você irá deparar com o termo HORA UTC, tais como em Registros de Ponto, Lançamentos de Despesas, Trilhas de Auditoria, Relatórios, etc... Mas afinal, o que significa essa tal Hora UTC? Você já deve saber um pouco sobre os fuso-horários, certo? Por exemplo, enquanto no Rio de Janeiro pode ser meio-dia, em Tokio é meia noite, e em Los Angeles são 7 da manhã. Mas, as coisas não são tão simples quanto seguir a luz do sol. Muitos paises adotam o DST (no Brasil chamamos de Horário de Verão), onde adiantam ou atrasam seus relógios em certos períodos, e os calendários de DST mudam anualmente. A Hora UTC, sigla para Tempo Universal Coordenado, assume o horário GMT (Horário no Meridiano de Greenwich), desconsiderando todo e qualquer DST, e é ajustado anualmente em poucos milésimos de segundo para refletir atrasos causados por marés ou ciclos da lua. Todos os sistemas globais de missão crítica utilizam a Hora UTC como base de tempo: navegação, bancários, financeiros, aviação, satélites, etc. Os sistemas LogPonto também adotam a Hora UTC como referência de tempo. LogPonto utiliza as tabelas oficiais de Horário de Verão para o Brasil, portanto, em todos os registros efetuados dentro do Brasil, a Hora Local contém o horário correto e já calculado conforme a Cidade/Estado e seu respectivo horário de verão. Para registros efetuados fora do Brasil, serão considerados na Hora Local desvios de 1 hora para cada 15graus de longitude. 3

4 Índice 1 O Início 2 Alterando sua senha 3 Administração Auditoria Administração de Grupos/Gerências Administração de Colaboradores 4 Registros de Ponto Registro Individual Detalhado Visualização em Mapas Suspeitas de Fraude Extração de Arquivos e Dados Notas sobre o arquivo AFD 5 Lançamento de Despesas Fluxo do Lançamento de Despesas Estatísticas de Despesas Extração de Arquivos e Dados 6 Lançamento de Atividades Lançamentos & Relatórios Visualizar emmapas Extração de Arquivos e Dados 7 Tecnologia 8 Chamados de Suporte 9 Sobre este Documento Pg5 Pg8 Pg9 Pg9 Pg10 Pg11 Pg14 Pg14 Pg16 Pg17 Pg18 Pg18 Pg19 Pg21 Pg23 Pg24 Pg25 Pg26 Pg27 Pg28 Pg29 Pg29 Pg30 4

5 1 O início Assumimos que sua empresa já efetuou o cadastro no website LOGPONTO.COM Para iniciar, utilize o e senha fornecidos no cadastro. Caso tenha esquecido a senha, basta clicar em Esqueci minha senha, e enviaremos uma nova senha ao seu . Ao acessar o sistema, a primeira tela: Esta tela, o Painel Inicial, será exibida sempre que o Painel Administrativo for acessado. Nesta tela temos as seguintes informações: 1 O quadro de avisos,, contém avisos importantes para sua empresa, tais como: faturamentos em aberto, informações incorretas, alertas, comunicados importantes; 2 Breves estatísticas,, tais como as quantidades totais de registros; 3 Os indicadores (SLA).. O SLA de suporte indica o tempo médio de atendimento dos chamados de suporte pela LogPonto (tempos definidos contratualmente). O SLA de disponibilidade indica o tempo médio de disponibilidade mensal (definido contratualmente). 4 As opções de acesso rápido; 5 Uma lista indicando as últimas marcações de ponto de seus colaboradores, conforme as informações chegam aos sistemas; 6 O menu de opções. Ao acessar o sistema pela primeira vez, recomendamos checar os dados cadastrais de sua empresa, e alterá-los los caso necessário. Acesse o menu Administativo >> Dados Cadastrais. 5

6 Tela de Dados Cadastrais Perfil Necessário: Administrador da Conta Administrativo Dados Cadastrais (1) Você poderá checar e alterar os dados cadastrais de sua empresa. Não é possível alterar o CNPJ cadastrado. Ao alterar o nome fantasia, este novo nome passará a ser exibido em todos os terminais de registro, impresso em comprovantes e relatórios; (2) A senha de webservices é utilizada na comunicação entre os computadores de sua empresa e o sistema LogPonto para sincronizar informações. Não altere esta senha sem antes consultar a área de tecnologia de sua empresa; (3) A senha fiscal é uma senha que pode ser fornecida por você a um fiscal ou agente público, para que consulte as informações AFD de sua empresa diretamente no sistema LogPonto, sem que você precise fornecer ajuda ou suporte a esta pessoa. O uso desta senha é opcional. Nós da LogPonto não temos acesso a esta senha, portanto, apenas você pode informá-la a alguém; (4) O cadeado de segurança é exibido sempre que você estiver em uma tela segura. A presença deste cadeado significa que todas as informações exibidas ou digitadas estão protegidas por criptografia, que não podem ser acessadas nem capturadas por terceiros. Não é possível alterar o CNPJ de um cliente, também não é possível transferir os dados de registros de um CNPJ para outro, devido questões legais. Caso sua empresa mude de CNPJ, deverá efetuar novo cadastro na LogPonto. LogPonto onto poderá auxiliar sua empresa neste processo, efetuando uma cópia do cadastro de colaboradores, de sua conta antiga para sua nova conta. 6

7 O próximo passo é checar e cadastrar os operadores da conta de sua empresa. Estes operadores terão acessos e poderes específicos, dependendo do perfil escolhido. Os operadores são colaboradores de sua empresa que serão responsáveis por acessar e administrar os dados LogPonto. Acesse o menu Administrativo >> Operadores. Cadastro de Operadores Perfil Necessário: Administrador da Conta Administrativo Operadores (1) Exibe a lista de operadores cadastrados. Note os ícones ao lado esquerdo: ícone com um pequeno cadeado significa que o acesso deste operador está bloqueado; (2) Clique no botão + para adicionar um novo operador; (3) Defina um nome, indique o deste operador e uma senha inicial. Cuidado ao definir o do operador: este endereço de não poderá ser trocado. A senha poderá ser trocada ou recuperada pelo próprio operador; (4) Defina um perfil para este operador, conforme: Perfil: Ações Permitidas: Administrador da Conta: Acesso completo ao menu administrativo, dados cadastrais, administração de operadores, cobrança e faturamento, acesso a auditoria, acesso ao cadastro de colaboradores e gerências, provisionamento e ajuste remoto de terminais. Administração de Ponto: Acesso ao cadastro de colaboradores e gerências, acesso completo às operações de registros de ponto, exportação de dados dos registros de ponto, provisionamento e ajuste remoto de terminais. Administração de Despesas: Acesso completo ao menu de despesas, definição de moedas, definição de tipos de despesas, aprovação ou negação de despesas lançadas, emissão de relatórios, exportação de dados das despesas lançadas. Operação & Tecnologia: Acesso ao menu de tecnologia, visualização dos dados técnicos, definição da senha de webservices, provisionamento e ajuste remoto de terminais. Administração de Atividades: Acesso completo à administração de atividades, novas atividades, relatórios, mapas, extrações. 7

8 2 Alterando sua senha Os operadores do Painel Administrativo poderão alterar a própria senha, sempre que necessário. Recomenda-se alterar a senha de acesso a cada 30 dias. Perfil e Senha Perfil Necessário: Qualquer Perfil Operador Perfil & Senha Para alterar a senha, clique no ícone do operador, o ícone na barra superior e mais a direita, onde aparece o primeiro nome do operador. Depois acesse o menu Perfil & Senha. (1) Verifique a quais módulos você possui acesso, dependendo de seu perfil; (2) Digite a senha atual, escolha uma nova senha e digite-a duas vezes. 8

9 3 Administração 3.1 Auditoria Os sistemas LogPonto geram uma trilha de auditoria de todas as ações executadas por operadores. Esta trilhas estão divididas em três níveis: - Auditoria de administração (vide tela abaixo) onde ficam registradas todas as ações de operadores quanto a administração da conta; - Auditoria em cadastro de colaboradores, onde ficam registradas todas as ações sobre o cadastro do colaborador; - Auditoria em lançamento de despesa, onde são registradas todas as ações sobre um lançamento de despesas. As trilhas de auditorias em cadastros de colaboradores e em lançamentos de despesas, devem ser checadas através do botão Auditoria, durante a visualização do cadastro ou lançamento, respectivamente. Todas as trilhas de autoria contém: Hora UTC, Nome do Operador, e a ação executada. Auditoria de Operadores Perfil Necessário: Administrador da Conta Administrativo Auditoria (1) Selecione o operador, ou visualize todos os operadores, e selecione um período; (2) As trilhas são exibidas em ordem de data decrescente. A tela rola para baixo; As trilhas de auditoria são apagadas após 180 dias. 9

10 3.2 Administração de grupos/gerências Os colaboradores de sua empresa, cadastrados no sistema LogPonto, poderão ser agrupados em Grupos/Gerências. Desta forma, procuramos facilitar as atividades de gerenciamento, tais como exibições, emissões de relatórios, configurações. Os grupos/gerências podem ser integrados com seus sistemas internos, evitando a digitação e recadastramento. Consulte o Manual de Tecnologia. Administração de Grupos/Gerências Perfil Necessário: Administrador da Conta, Ponto Colaboradores Grupos/Gerências (1) Neste painel são exibidos todos os grupos/gerências já cadastrados no sistema; (2) Clique no botão + para adicionar um novo grupo/gerência; (3) Informe um nome para este grupo, este nome poderá ser alterado futuramente. Também informe o código interno deste grupo/gerência, geralmente o mesmo código utilizado nos sistemas e processos internos de sua empresa. Consulte a área de tecnologia em sua empresa para mais informações sobre como preencher esta informação. Caso sua empresa não possua área de tecnologia nem sistemas internos, adote um código padronizado, uma sigla por exemplo; (4) As definições de grupo ditam as opções que serão dadas aos colaboradores pertencentes ao grupo. Pode-se definir que os colaboradores deste grupo sejam obrigados a tirar foto no registro de ponto, e também permitir ou negar o envio de lançamentos de despesas. Mesmo que as informações de grupos/gerências venham de seus sistemas internos, você pode criar novos grupos/gerências para facilitar seu trabalho ao agrupar colaboradores. As alterações ou inserções de novos grupos/gerências não alteram nem interferem nos sistemas internos de sua empresa. 10

11 3.3 Administração de Colaboradores Algum cadastro mínimo dos colaboradores de sua empresa precisa estar presente nos sistemas LogPonto. Não precisamos do cadastro completo, apenas de informações básicas como nome, CPF, e um segundo documento. O cadastro de colaboradores pode ser integrado aos seus sistemas internos, evitando a digitação e recadastramento. Consulte o Manual de Tecnologia. Lembre-se de que o faturamento não ocorre pelo número de colaboradores, mas sim pela quantidade de colaboradores que registraram ponto no mês.. Por exemplo, mesmo que sua empresa tenha 90 colaboradores cadastrados, mas apenas 12 colaboradores registraram ponto, o faturamento ocorrerá por 12 colaboradores, e não por 90. Administração de Grupos/Gerências Perfil Necessário: Administrador da Conta, Ponto Colaboradores Adm. De Colaboradores (1) Clique no botão + para adicionar um novo colaborador; (2) Você pode pesquisar o cadastro de colaboradores por grupo/gerência, por situação cadastral, ou por nome. Ao pesquisar por nome, pode-se digitar apenas parte do nome; (3) Neste painel são exibidos os nomes de colaboradores, conforme critérios de pesquisa, em ordem alfabética; (4) Aqui vão as informações cadastrais do colaborador, sendo: Nome Completo: Nome completo, admitindo abreviações. Pode ser editado/alterado posteriormente. Um , preferencialmente o pessoal ou corporativo do colaborador. Pode-se também utilizar uma única conta de para vários colaboradores. CPF: O CPF é obrigatório e não pode ser alterado posteriormente. 11

12 Para cadastrar estrangeiros, entre em contato com a LogPonto. Segundo Informe um segundo documento e o tipo deste documento. Documento: Preferencialmente o PIS. Colaborador Ativo: Indica se o colaborador pode registrar ponto ou não. Grupo/Gerência: Indique um grupo/gerência ao qual este colaborador pertence. Ponto Web: Indica se o colaborador pode utilizar o LogPontoWeb (5). As informações específicas de acordo com os produtos LogPonto utilizados: Definições do Grupo: Apenas no Relógio de Ponto Individual (LogPonto Mobi). Quando seleciona-se um grupo/gerência, as definições de obrigatoriedade de foto, e a permissão para lançar despesas, são herdadas do grupo; Número do Crachá: Apenas no Relógio de Ponto (LogPonto Blue). Pode-se preencher com a numeração de crachás atualmente utilizada em sua empresa, obedecendo o limite de 6 digitos. A impressão de crachás é opcional, uma vez que o colaborador pode digitar este código diretamente no relógio de ponto, sem a necessidade de leitura óptica do crachá. - Auditoria e Prontuário (6) Pressione o botão Auditoria para verificar o histórico deste cadastro. A chamada trilha de auditoria armazena toda e qualquer alteração no cadastro do colaborador, indicando a ação executada, os dados alterados, configurações alteradas, o nome do operador responsável pela edição, a data e hora UTC da ação. Também são elencados todos os eventos e alarmes relevantes sobre o colaborador, como confirmações de fraudes em registros de ponto ou registros de equipamentos perdidos/extraviados. As trilhas de auditoria são apagadas após 180 dias. 12

13 - Configurações Remotas Este item é específico para o produto LogPonto Mobi (7) Abre a aba de Provisionamento e Configurações Remotas, conforme tela abaixo: Código de Provisionamento: Informe o código de provisionamento fornecido na tela do terminal, quando solicitado pelo colaborador (vide Manual Mobile item 1). - Se você apagar o código de provisionamento, o terminal/aparelho do colaborador será bloqueado; - Não é permitido inserir um código de provisionamento caso este código já esteja associado a outro colaborador. Para trocar o provisionamento, ou seja, transferir o aparelho de um colaborador para outro colaborador, faça o seguinte: No cadastro do colaborador que está deixando o terminal, apague o código de provisionamento; No cadastro do colaborador que está recebendo o terminal, insira o código de provisionamento. Qualidade Biométrica: Por padrão, é sempre definido como NORMAL. Definir a qualidade como MUITA BAIXA pode resolver problemas na biometria de voz em ambientes barulhentos e prevenir falsos negativos, e uma qualidade MUITA ALTA pode prevenir falsos positivos. Ajuste para BAIXA ou MUITO BAIXA apenas nos casos onde o colaborador está enfrentando problemas com a biometria. Recadastrar Biometria: Indique em SIM apenas quando for necessário o recadastramento biométrico do colaborador, ou seja, para que o aparelho solicite novo cadastramento de voz do colaborador. 13

14 4 Registros de Ponto 4.1 Registro Individual Detalhado A tela de Ponto Detalhado Por Colaborador é a única tela do sistema onde é possível observar os detalhes de um único registro de ponto, de um único colaborador. As demais telas efetuarão agrupamentos, ou não exibirão detalhes. Para acessar esta tela, clique em Ponto >> Detalhado Por Colaborador. Os registros de ponto podem ser enviados aos seus sistemas internos, evitando a digitação e erros. Consulte o Manual de Tecnologia. Ponto Detalhado Por Colaborador Perfil Necessário: Ponto Ponto Detalhado Por Colaborador (1) A tela inicia-se em branco, e você deverá efetuar a pesquisa por nome, e indicar um intervalo de datas; (2) Ao iniciar a digitação de um nome, a tela vai sugerindo nomes compatíveis com o que foi digitado. Ao aparecer o nome do colaborador que deseja consultar, basta clicar sobre o nome. Para selecionar datas, apenas clique no seletor de datas, e um pequeno calendário será axibido abaixo, facilitando a escolha da data; (3) Caso a pesquisa não encontre registros de ponto para o colaborador escolhido e dentro do intervalo de datas informado, uma mensagem de erro será exibida. Caso sejam encontrados registros de ponto, os mesmos serão exibidos no painel esquerdo. As linhas separam os fechamentos de dias, e os ícones indicam o tipo de marcação; 14

15 (4) Ao clicar sobre um registro de ponto no painel esquerdo, a tela de detalhe é aberta, exibindo as informações detalhadas do registro de ponto, e algumas informações do colaborador; (5) Ao clicar sobre a fotografia, a fotografia é exibida em tela cheia. Ao clicar sobre o mapa, uma tela é aberta com o mapa interativo; (6) Pode-se ouvir o registro de voz, feito pelo colaborador no momento do registro de ponto. Para ouvir o registro de voz, é necessário que seu computador possua instalado algum tocador de mídia que seja compatível com o codec a-law, tais como o WindowsMedia ou o Apple QuickTime. Verifique com seu suporte de tecnologia ou procure mais informações na Internet; (7) Ao clicar em Ver Ticket é exibido na tela o COMPROVANTE DE REGISTRO DE PONTO DO TRABALHADOR, exatamente te no formato em que foi enviado ao do colaborador; (8) No rodapé, temos 3 opções: Imprimir Folha Tickets: Imprime em uma ou mais folhas todos os COMPROVANTE(S) DE REGISTRO DE PONTO DO TRABALHADOR, do colaborador selecionado dentro do intervalo indicado; Planilha Espelho de Horas: Imprime em uma ou mais folhas, um espelho calculado dos registros de ponto, do colaborador selecionado dentro do intervalo indicado, incluindo ajustes automáticos em decorrência de ausências de marcações. Esta planilha segue o padrão de mercado, apenas não indica as jornadas regulamentares. Vide figura abaixo. Espelho em Excel: Gera um arquivo Microsoft Excel contendo as mesmas informações da planilha espelho (ao abrir a planilha, caso apareça uma pergunta confirmando se deseja ou não abrir o arquivo, clique em SIM). 15

16 4.2 Visualização em Mapas Mapa Por Colaborador Perfil Necessário: Ponto Ponto Mapa Por Colaborador Acesse o menu Ponto >> Mapa Por Colaborador, a tela iniciará em branco. Faça a pesquisa por nome de colaborador, depois indique um intervalo de datas este intervalo não pode ser maior do que 15 dias entre a data inicial e a data final, porém pode-se consultar qualquer período nos últimos 5 anos. Pequenas bandeiras indicarão os registros de ponto do colaborador selecionado, dentro da data indicada. As bandeiras com a letra E indicam uma marcação de Entrada ou Retorno, e as bandeiras com a letra S indicam uma marcação de Saída ou Pausa. Ao clicar na bandeira, um pequeno quadro branco exibe o nome do colaborador, a data e hora local do registro de ponto, e a fotografia anexa ao registro. Mapa Por Grupo/Gerência Perfil Necessário: Ponto Ponto Mapa Por Grupo/Gerência Semelhante ao mapa por colaborador, porém a seleção é feita escolhendo um grupo/gerência, ou todos os colaboradores. O Intervalo de datas não poderá ser maior do que 30 dias. Ao clicar sobre as bandeiras, é exibido o nome do local, e a quantidade de pontos registrados neste local. 16

17 4.3 Suspeitas de Fraude Item específico para o Relógio de Ponto LogPonto Blue Todos os registros de ponto efetuados por meio de relógios de ponto LogPonto Blue, contam obrigatoriamente com um arquivo fotográfico colhido no momento exato do registro de ponto. O aparelho LogPonto Blue obriga que esta fotografia contenha um rosto, e caso um rosto humano (reconhecimento facial) não seja identificado, o registro não é efetivado enquanto este reconhecimento facial não ocorrer. Já a biometria facial, ou seja, o reconhecimento da identidade através de características faciais, ocorre posteriormente, dentro da Plataforma LogPonto. Eventualmente pode ocorrer de um colaborador registrar ponto usando a identificação de outra pessoa, em uma tentativa de fraudar a marcação de ponto. Também pode ocorrer da Plataforma LogPonto não identificar um rosto corretamente, e em caso de dúvidas, submeter a marcação para análise. Suspeitas de Fraude Perfil Necessário: Ponto Ponto Suspeitas de Fraude (1) Selecione os tipos de suspeita: de fraude, pendente de avaliação, ou listar as marcações já confirmadas como fraude; (2) Selecione uma marcação para análise. As marcações são ordenadas por data e nome do colaborador; (3) Após a análise, informe se a marcação é realmente uma fraude, ou se a marcação está correta. (4) Em toda análise é fornecida a fotografia da marcação suspeita, e mais seis fotografias do mesmo colaborador, colhidas em marcações anteriores. 17

18 4.4 Extração de Arquivos e Dados Você pode extrair as informações de Registro de Ponto dos empregados a qualquer momento. Primeiro, informe o tipo de arquivo que deseja extrair, em Microsoft Excel, por exemplo. Depois, selecione um período para extração. Cada tipo de arquivo possui restrições específicas de intervalo de datas. Confira na tela quais colunas ou informações serão geradas no arquivo, as ordenações, e possíveis restrições. Depois, clique em Gerar Arquivo. Extração de Arquivos e Dados Perfil Necessário: Ponto Ponto Extração de Arquivos e Dados 4.4 Notas sobre o arquivo AFD Um dos tipos de arquivo que pode ser extraído do sistema LogPonto é o Arquivo AFD. Trata-se do formato oficial definido pelo Ministério do Trabalho e Emprego, e é o mesmo padrão adotado por fabricantes de relógio de ponto e processadoras de folhas de pagamento. LogPonto gera este arquivo em conformidade com os padrões definidos pelo Ministério do Trabalho. Todavia, LogPonto não é um equipamento, mas um sistema,, algumas pequenas adaptações no conteúdo das informações precisaram ser aplicadas, conforme: - O número de série do equipamento é gerado pela LogPonto, e corresponde ao ID da empresa dentro dos sistemas LogPonto; - O histórico de alterações de relógio interno é enviado com um único registro, contendo a marcação de data e hora UTC do momento da criação do cadastro da empresa no sistema LogPonto; - O histório de alterações de cadastros de colaboradores é enviado com um único registro por colaborador, contendo a data atual e os dados atualmente cadastrados; - O histórico de alteração do cadastro da empresa é enviado como um único registro, contendo os dados atualmente cadastrados; - O número do PIS do empregado,, caso não seja fornecido, é substituido pelo CPF do empregado. É importante ressaltar que estas adaptações não alteram o formato do arquivo nem interferem na sua utilização em outros sistemas. 18

19 5 Lançamentos de Despesas LogPonto permite que, além de efetuar Registros de Ponto, os empregados possam lançar despesas. Esta funcionalidade é opcional, pode ser habilitada ou negada, a critério da empresa. Também pode ser habilitada ou negada dependendo do grupo/gerência ao qual o colaborador pertence. Funcionalidade disponível apenas nos Relógios de Ponto Individuais (LogPonto Mobi) Os lançamentos de despesas podem ser integrados aos seus sistemas internos, evitando a digitação e erros. Consulte o Manual de Tecnologia. Lembre-se que a utilização deste serviço acarreta em custo adicional. Vide condições comerciais no momento da contratação. Para começar, você deverá definir quais as moedas poderão ser utilizadas, e quais os tipos de despesa disponíveis para lançamento. Moedas Habilitadas Perfil Necessário: Administração de Despesas Despesas Moedas Habilitadas Sim, é possível lançar despesas em diversas moedas. Nesta tela, selecione quais moedas estarão disponíveis para o lançamento de despesas. Por padrão, LogPonto deixa pré-selecionada a moeda Brasil Real, para lançamentos em Reais. LogPonto mantém uma base de dados de moedas estrangeiras, com cotações atualizadas. Novas moedas podem ser incluidas no sistema. 19

20 A tela de Despesas Habilitadas permite indicar quais os tipos de despesas que podem ser lançadas pelos colaboradores. Para acessar esta tela, clique em Despesas >> Tipos de Despesas. Os tipos de despesas podem ser integrados aos seus sistemas internos, evitando a digitação e erros. Consulte o Manual de Tecnologia. Despesas Habilitadas Perfil Necessário: Administração de Despesas Despesas Tipos de Despesas (1) Clique no botão + para adicionar um novo tipo de despesa; (2) Selecione os tipos de despesas por situação, sendo: TODOS, apenas os tipos ATIVOS, ou apenas os tipo INATIVOS. O painel ao lado esquerdo exibirá os tipos de despesas de acordo com a situação selecionada, em ordem alfabética. Clique em um tipo de despesa para exibir seus detalhes; (3) Os destalhes do tipo de despesa incluem: Ativo ou inativo: Quando um tipo de despesa está inativo, significa que não poderá ser lançado pelos colaboradores. Os tipos de despesa não podem ser excluidos do sistema, apenas inativados; Código Interno: Insira o código desta despesa correspondente ao código utilizado pelos processos e sistemas internos em sua empresa. Consulte a área de tecnologia de sua empresa, ou deixe em branco caso não queira preencher esta informação. Uma vez preenchido, o código não poderá ser alterado; Nome do tipo: insira o nome do tipo de despesa. Este nome será exibido no seletor de tipo de despesas nos terminais/aparelhos dos colaboradores. Ao pressionar a tecla TAB, os nomes em inglês e espanhol serão preenchidos automaticamente, através de um sistema de tradução de idiomas. 20

21 5.1 Fluxo do Lançamento de Despesas LogPonto disponibiliza um pequeno fluxo para aprovação ou reprovação dos lançamentos de despesas. Caso prefira não utilizar o fluxo, ao menos a tela de fluxo serve também para verificar os detalhes dos lançamentos de despesas. O fluxo de aprovação de despesas pode ser integrado aos seus sistemas internos, evitando a digitação e erros. Consulte o Manual de Tecnologia. Fluxo do Lançamento de Despesas Perfil Necessário: Administração de Despesas Despesas Administrar Lançamentos (1) Selecione o tipo de busca, que pode ser por grupo/gerência, ou por nome de colaborador; (2) Caso escolha a busca por nome de colaborador, o seletor de grupos/gerências dará lugar à caixa de texto para digitar o nome do colaborador. Ao iniciar a digitação do nome do colaborador, uma caixa abaixo vai exibindo os nomes compatíveis, e ao visualizar o nome desejado, basta clicar no nome; (3) Finalmente, selecione quais as situações de lançamentos que deseja listar, sendo: Em Todas as Situações, apenas os em análise, os aprovados, ou apenas os negados. Então, selecione o intervalo de datas o qual deseja consultar, e clique em Buscar ; (4) Será exibida abaixo a lista contendo os lançamentos encontrados dentro do critério de busca solicitado. Os lançamentos são exibidos por nome do colaborador, depois por data. Basta clicar em um lançamento para abrir o painel de detalhes; (5) São exibidos alguns detalhes e informações sobre o lançamento de despesa, incluindo a fotografia. Clique sobre a fotografia para ampliá-la; (6) Algumas ações são possíveis: Aprovar o lançamento de despesa, ou Reprovar o lançamento de despesa. Também é possível gerar uma versão de impressão para este lançamento (botão Imprimir), e ainda checar o histórico do lançamento (botão Auditoria); (7) Também é possível adicionar informações aos lançamentos de despesas, conforme a tela seguinte: 21

22 Valor: pode-se alterar o valor e a moeda do lançamento, desque não esteja na situação de aprovado ou rejeitado; Nome do fornecedor: opcional, insira o nome do fornecedor; CNPJ/CPF: opcional, insira o CPF ou CNPJ do fornecedor; Informação: Informação adicional, a critério de sua empresa; Obs: clique sobre os ícones verdes (semelhantes a uma nota de dinheiro) para abrir um pequeno painel com as cotações correntes das moedas habilitadas. 22

23 5.2 Estatísticas de Despesas LogPonto disponibiliza uma tela para consulta das estatísticas de despesas. Acesse o menu Despesas >> Estatísticas. Estatísticas de Despesas Perfil Necessário: Administração de Despesas Despesas Estatísticas A tela inicia-se mostrando as estatísticas de todos os colaboradores, nos últimos 30 dias. Você pode alterar o filtro para visualizar um grupo/gerência específico, e também alterar o intervalo de datas. São exibidos gráficos de setor, em 3 agrupamentos distintos: por grupo/gerência, por tipo de despesa, e o último exibe os 5 usuários que mais lançaram despesas, dentro dos critérios selecionados. Observações: - Os valores podem variar em +- 1%, devido arredondamento de valores; - Apenas os 5 maiores grupos de cada gráfico são considerados, os demais grupos são sumarizados em uma categoria chamada DEMAIS ; - Não são contabilizados os lançamentos de despesas que estejam rejeitados/negados. Lançamentos nas demais situações são contabilizados. Mesmo que os lançamentos sejam efetuados em moedas diversas, os sistemas LogPonto fazem a conversão para BRL (Reais), utilizando a cotação do dia em que o gráfico foi exibido. 23

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