PRIMAVERA Software Business Solutions

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2 PRIMAVERA Software Business Solutions

3 Manual de Novidades V8 Versão 8.10 Manual de Novidades (2ª fase)

4 PRIMAVERA Software Business Solutions Na primeira fase de lançamento da v8, a PRIMAVERA deu a conhecer uma solução repleta de novidades, marcada pelo especial cuidado na facilidade de utilização e incorporação de funcionalidades com enfoque na melhoria da produtividade e aperfeiçoamento funcional, sob a chancela de uma nova imagem que deixava clara a aposta num design moderno e intuitivo. A segunda fase da v8, como anunciada anteriormente, e que é apresentada neste segundo volume do Manual de Novidades v8, traz consigo as funcionalidades mais encorpadas e que apelam a processos de reengenharia para que todo o seu potencial possa ser colocado ao serviço das organizações de maior dimensão, dentro e fora do parque de clientes PRIMAVERA. Este manual vem assim complementar o documento distribuído no final de 2011, e apresenta todas as novidades que integram a versão 8.10, a disponibilizar brevemente, assim como as novidades já disponibilizadas ainda no âmbito da v8 no produto PRIMAVERA Construction.

5 Logística e Tesouraria

6 PRIMAVERA Software Business Solutions As alterações introduzidas nesta área tiveram como objetivos primordiais dar suporte a implementações mais exigentes pela sofisticação de processos, bem como pelo rigor no tratamento da informação. Entre as diversas novidades, destacamos as seguintes: Estornos nos editores de tesouraria O estorno tem como finalidade repor a informação no estado anterior à operação que se quer estornar ficando registado o documento de estorno, quem o realizou e em que data. Agora é possível efetuar de forma segura o estorno sempre que o utilizador se enganar a gravar um novo pendente, a realizar um recibo ou pagamento e um movimento em bancos. Exemplo da rastreabilidade de um documento objeto de estorno anteriormente liquidado que volta a ficar disponível.

7 Manual de Novidades V8 A título de exemplo, após o estorno de liquidações, os documentos liquidados através de uma nota de pagamento ficam novamente disponíveis para liquidação. Desta forma deixa de ser necessário aceder à anulação para depois ter de recuperar os numeradores da serie respetiva. Para organizações de maior dimensão, em que a anulação de documentos é uma operação quase proibida, passa a estar disponível o controlo da anulação via permissões dinâmicas. A operação de estorno está suportada nos mecanismos de extensibilidade através de VBA. Análise de conta corrente Introdução de uma nova exploração que permite a consulta dos movimentos em duas perspetivas: a consulta de pendentes e a análise de liquidações. Exemplo de uma análise de conta, na qual, para cada pendente (origem) vemos a nota de pagamento que a liquidou. O campo Total associado à linha que agrupa os pendentes origem indica o valor pendente do mesmo.

8 8 PRIMAVERA Software Business Solutions A consulta de pendentes devolve a informação de rastreabilidade de um pendente em forma de tabela. A análise de liquidações permite consultar os documentos liquidados para as liquidações registadas para a entidade. Revisão das explorações de tesouraria As principais explorações de tesouraria foram totalmente reescritas para dar ao utilizador uma experiência de consulta de informação mais flexível, robusta e rápida apresentando ao mesmo tempo mais informação ao utilizador. A partir de agora passará a ser possível a consulta de liquidações, de forma muito ágil, permitindo perceber as liquidações ocorridas para uma determinada entidade. A consulta de liquidações permite ver os recibos na parte superior, e clicando no mesmo é apresentada na parte inferior a informação dos documentos envolvidos nessa liquidação, se gerou novos pendentes. Nesta versão, usando a nova grelha de reporting da plataforma, foram revistas a exploração de pendentes, o extrato de contas, a análise de saldos/avisos de vencimento e a consulta de movimentos em conta (bancos). Na análise de pendentes e extrato de conta o destaque vai para informação que o utilizador pode agora consultar. Para cada uma delas são mais de quarenta items de informação que podem ser analisados na grelha secundária ou trazidos para a grelha principal selecionando a coluna respetiva. Em relação à consulta de saldos e avisos de vencimento destaca-se a consulta imediata numa grelha secundária dos documentos que deram origem ao valor selecionado na grelha de saldos. A utilização desta funcionalidade permite que o utilizador possa fazer drilldown para o documento original. Foi ainda introduzida uma nova funcionalidade que permite o envio de avisos de vencimento emitidos via .

9 Manual de Novidades V8 O utilizar pode agora aceder à análise de saldos em conta corrente em que o cálculo dos intervalos tem em conta o nº de dias desde a data previsional de tesouraria. É possível também a análise de saldos em conta corrente em que o cálculo dos intervalos tem em conta o nº de dias desde a data previsional de tesouraria e não apenas o nº de dias em atraso até à data de vencimento. Adicionalmente foram acrescentados novos filtros (projeto e secção apenas para documentos de vendas). A consulta de movimentos bancários foi totalmente remodelada passando o utilizador a dispor de um número mais elevado de elementos de informação que não dispunha anteriormente.

10 10 PRIMAVERA Software Business Solutions Integração na contabilidade Com vista a cobrir todos os cenários de contabilização de documentos de logística e tesouraria e acompanhar as mais recentes alterações da contabilidade procedeu-se à implementação de várias novidades no processo de integração na contabilidade do ERP, das quais destacamos as seguintes: A integração na contabilidade em modo de rascunho. Nesta versão passa a ser possível a integração na contabilidade sob a forma de documento de rascunho, quer de forma intencional ou quando o documento tem um erro de validação e o utilizador não deseja corrigir o lançamento. Integração na contabilidade do projeto. Os campos e o elemento PEP Plano de Execução do Projeto (que foi agora acrescentado em todos os editores da Logística) passam de forma automática para o documento contabilístico. Integração do item de tesouraria. De forma análoga a projetos, o item de tesouraria indicado no movimento de bancos passa automaticamente para o movimento da contabilidade. Aumento da extensibilidade da ligação à contabilidade. O implementador pode controlar e alterar o documento a gravar na contabilidade via VBA. Adicionalmente passa a ser possível indicar um Campo do utilizador (CDU) para a conta a descodificar. Integração das observações no campo descrição da contabilidade. Possibilidade de gerar o documento contabilístico sem agregar os movimentos para uma determinada classe de contas. Desta forma, na exploração de dados do controlling é possível retirar informação da linha original associada ao movimento selecionado. Anulação de documentos (compras e vendas) A operação de anulação de documentos passa a estar disponível nos editores de compras e de vendas, para os casos em que um erro na emissão do documento for detetado antes do envio do documento para o cliente, responsabilizando e identificando o utilizador pela anulação do documento. A indicação de documento anulado fica visível na edição do registo correspondente bem como na impressão do mesmo através de uma marca de água bem visível. Em termos de integração a anulação de documentos edita o registo contabilístico original de forma a garantir um efeito neutro em termos de saldo de conta, bem como fica registado nas contas correntes o movimento inverso do documento original.

11 Manual de Novidades V8 11 Os editores de vendas e compras passam a disponibilizar a possibilidade de anular documentos, apresentando uma marca de água com essa informação. Avenças O processo de avenças foi melhorado significativamente destacando-se a possibilidade de criação de avenças para outros devedores, a emissão de documentos para entidades comerciais separadas da entidade de faturação, bem como a opção de inativar avenças. A janela de processamento de avenças foi remodelada para otimizar o processamento em lote. No novo processamento, os resultados positivos ou negativos são apresentados no final em grelhas separadas. No caso da avença ter sido processada com sucesso o utilizador pode, de forma imediata, consultar via drilldown o documento gerado. Caso contrário, sempre que a avença seja processada

12 12 PRIMAVERA Software Business Solutions incorretamente é apresentado o respetivo erro. O processamento de avenças passa também a ter a sua extensibilidade garantida através de mecanismos VBA. A janela de processamento de avenças foi totalmente remodelada e a extensibilidade é agora possível através de mecanismos de VBA. Gestão de cheques emitidos A PRIMAVERA procedeu a uma profunda reformulação do processo de gestão de cheques. A partir desta versão o utilizador poderá criar os lotes/séries de cheques que efetivamente possui associados à conta bancária e atribuir a cada lote/série uma data de validade. Após esta definição, o sistema cria automaticamente o registo individual de cheques. A informação de uso (emissão, com ou sem impressão) fica registada no próprio cheque. O utilizador pode invalidar um cheque indicando, opcionalmente, o respetivo motivo.

13 Manual de Novidades V8 13 O processo de gestão de cheques permite agora criar os lotes/séries de cheques que efetivamente possui associados à conta bancária.

14 Recursos Humanos

15 Manual de Novidades V8 15 Tal como já antecipado no lançamento da primeira fase da versão 8, a área de Recursos Humanos recebeu um conjunto de novas funcionalidades que contribuem para o aumento da produtividade das organizações e que permitem uma melhor adequação da solução à realidade de alguns mercados e sectores de atividade. As novas funcionalidades atribuem uma maior flexibilidade e rigor à solução através da possibilidade de separar o período de referência e o período de processamento. O módulo de Recursos Humanos recebeu ainda um conjunto de novas funcionalidades que têm como principal objetivo a sua adequabilidade e suporte aos serviços na Cloud, preparando-o para as exigências do futuro. A partir de agora, os Recibos de Vencimento e as Declarações de Rendimentos passam a ser pré-processados e persistidos em formato pdf na base de dados. Desta forma, garante-se de uma forma mais eficaz a consistência da informação, bem como melhorias consideráveis de performance no consumo desta informação através da internet. Esta versão apresenta, também, consideráveis melhorias funcionais e de usabilidade, contribuindo significativamente para uma maior produtividade dos seus utilizadores. Destacamos o novo módulo de pagamentos que para além de melhorias funcionais, passa a permitir o pagamento, de e para diversas contas bancárias, adequando-se desta forma às operações de empresas multinacionais. Período de referência O período de referência é um conceito totalmente transversal e que assenta no princípio de que uma remuneração, desconto ou falta deve ser calculada de acordo com os parâmetros do período a que se refere e não do período em que é processada. Em termos práticos, é como se a folha de vencimento do período a que diz respeito fosse recalculada com as alterações. O diferencial entre o valor efetivamente calculado e o que resultaria do novo cálculo é o montante que deve ser considerado no momento do processamento. Por exemplo, uma falta de abril processada em maio é calculada como se fosse processada em abril e lançado o acerto apurado no processamento de maio. Na janela do processamento é visível o período a que diz respeito cada uma das remunerações e descontos, tornando muito clara a leitura de uma folha de vencimento. No registo de alterações mensais (ex. faltas, horas extra, ) basta identificar o período de referência para que o processamento de vencimento seguinte inclua o respetivo acerto. De uma forma geral, com a introdução do conceito do período de referência, o reporting foi enri-

16 1 PRIMAVERA Software Business Solutions quecido permitindo uma análise mais exata da informação, estando sempre presente o período a que cada remuneração/desconto diz respeito e o período em que foi efetivamente processado. Na janela do processamento passa a ser visível o período das remunerações e descontos, tornando muito clara a leitura de uma folha de vencimento. Processamento Por forma a melhorar a compreensão dos valores apresentados no processamento de salários, aumentando a autonomia e capacidade de resposta dos administrativos de recursos humanos, foi acrescentada uma informação no drill-down sobre os valores dos descontos que apresentam os valores sujeitos, sobre os quais são calculados. A partir desta versão passa a existir uma explicação dos valores limites de isenção, que normalmente se aplicam às deduções sociais e às retenções fiscais.

17 Manual de Novidades V8 1 No processamento de vencimentos passa a ser possível justificar os valores calculados (ex. base de incidência dos descontos). Nas repartições fixas, o histórico de repartição de custos passa a ser por mês/ano (até aqui apenas era possível por ano). Este histórico é particularmente importante na integração com a Contabilidade. Por exemplo, uma remuneração retroativa passa a considerar a repartição de centros de custo do período a que diz respeito.

18 18 PRIMAVERA Software Business Solutions Nas repartições fixas, o histórico de repartição de custos passa a ser mensal, permitindo que este varie ao longo do ano. Alterações mensais O registo de alterações mensais foi substancialmente melhorado, tendo sido introduzidos novos mecanismos de controlo e redesenhado todo o formulário, estando agora bastante mais funcional. Nas alterações mensais em lote foi adicionada a possibilidade de selecionar as colunas da grelha e definir agrupamentos e filtros. Assim, a partir desta versão passa a ser possível: Registo de remunerações de sistema. Passam a ser suportadas alterações mensais de todo o tipo de remunerações, incluindo remunerações de sistema, como por exemplo, o vencimento base. Ajuste de faltas e horas extra já processadas, acompanhado da respetiva justificação. Passa

19 Manual de Novidades V8 1 a ser possível corrigir o lançamento de uma falta ou hora extra já processada, incluindo a sua própria anulação, sempre acompanhada de uma justificação. No processamento seguinte, o sistema faz automaticamente os ajustes resultantes dessa alteração. Não só ficam justificadas todas as alterações, como o respetivo valor do acerto é totalmente automatizado. O registo de alterações mensais foi enriquecido com novos mecanismos de controlo e formulários mais intuitivos. Controlo na marcação de faltas e horas extra. Esta funcionalidade dá a possibilidade de estabelecer limites máximos de horas extra diárias, mensais e anuais, de acordo com a lei do trabalho de cada país, permitindo um nível de controlo substancialmente maior e evitar erros do utilizador. No caso específico das faltas passa a ser possível controlar o número de dias de falta por ocorrência (ex: pelo falecimento de um familiar direto o trabalhador tem direito a 3 dias de faltas justificadas).

20 0 PRIMAVERA Software Business Solutions Retroativos O cálculo e processamento de retroativos foram totalmente reestruturados, com o intuito de dar resposta às exigências de organizações de maior dimensão. Nesse sentido, foram introduzidas um conjunto de melhorias de usabilidade e performance que permitem manusear com facilidade grandes volumes de dados e nº de funcionários. As principais funcionalidades prendem-se com o aumento da sua flexibilidade, sendo agora possível o processamento de retroativos multi-ano e as vezes que forem necessárias, sem qualquer tipo de limite. O cálculo e processamento de retroativos permitem processar os retroativos multi-ano, as vezes que forem necessárias.

21 Manual de Novidades V8 21 Pagamentos A funcionalidade de Gestão de Pagamentos foi totalmente restruturada. Por um lado, passou a ser possível configurar mais do que uma conta bancária, para cada funcionário. Desta forma, passa a ser possível pagar para mais do que uma conta bancária, ou pagar a partir de várias contas bancárias da empresa. Este tipo de configuração torna-se especialmente importante nos tempos atuais, onde a gestão de tesouraria tomou um papel crucial na gestão das empresas. Por outro lado, o antigo assistente de Pagamentos foi descontinuado, dando lugar a uma funcionalidade, de elevada produtividade e usabilidade, onde num único painel o utilizador pode analisar os salários a pagar e ao mesmo tempo executar as operações periódicas de geração dos magnéticos com as informações de pagamento. Como exemplo, destaca-se a possibilidade de proceder ao pagamento a partir de várias contas bancárias numa só operação, libertando os administrativos de recursos humanos para tarefas de maior valor acrescentado. Num único painel o utilizador pode analisar os salários a pagar e simultaneamente executar as operações periódicas de geração dos magnéticos com as informações de pagamento.

22 22 PRIMAVERA Software Business Solutions Recibos de vencimentos Devido à sua importância e responsabilidade, a emissão dos recibos de vencimentos é uma das funcionalidades cruciais da gestão de salários, pois trata-se do documento comprovativo do trabalho realizado pelos colaboradores das empresas. Preservar o histórico dos recibos em formato digital é uma mais-valia funcional para o módulo de Recursos Humanos, pois garante que qualquer reimpressão é exatamente igual ao original, independentemente do tempo decorrido, ou de eventuais alterações que possam ter sido realizadas no modelo standard da empresa. Esta versão do ERP passa a dispor de um mecanismo de pré-processamento e armazenamento digital dos recibos de vencimentos que os mantêm imutáveis no tempo. Além da digitalização do recibo, apresenta uma variedade de melhorias, que agilizam e automatizam o trabalho administrativo, pois incorpora várias melhorias de usabilidade, bem como novidades funcionais. Como exemplo, destaca-se o novo mecanismo de notificação que permite enviar os recibos em formato digital para os funcionários. Outro dos objetivos que se pretende alcançar com esta funcionalidade é a melhoria dos serviços de Employee Self Servise, fornecendo uma elevada disponibilidade e performance. O pré-processamento dos recibos garante-nos que a sua consulta na Cloud será uma tarefa de elevada produtividade e performance.

23 Manual de Novidades V8 Um mecanismo de pré-processamento e armazenamento digital dos recibos de vencimentos garante um histórico de recibos em formato digital e imutáveis no tempo. Declaração de rendimentos Tal como os recibos de vencimento, a emissão da Declaração de Rendimentos também passou a ser um relatório pré-processado e armazenado digitalmente. Recebeu de igual forma, melhorias de usabilidade com os inerentes ganhos de produtividade na sua utilização. A disponibilização em processos de Employee Self Servise foi também melhorada devido à facilidade de gestão e controlo da sua publicação para os funcionários, permitindo uma revisão antes da sua publicação definitiva.

24 PRIMAVERA Software Business Solutions A Declaração de Rendimentos também passou a ser um relatório pré-processado e armazenado digitalmente. Reporting Em termos de reporting foi reforçada a cobertura legal. Nesse sentido, esta versão incorpora os seguintes relatórios: Relação Nominal Trabalhadores (mercado moçambicano) Mapa da relação de trabalhadores da empresa, de acordo com os requisitos da legislação Moçambicana. Caracterização da Estrutura da Empresa (mercado angolano) Mapa da relação de trabalhadores da empresa, de acordo com os requisitos da legislação Angolana.

25 Financeira

26 26 PRIMAVERA Software Business Solutions Nesta versão a PRIMAVERA continua a reforçar o seu investimento no módulo de contabilidade, um dos núcleos centrais do ERP PRIMAVERA. As melhorias introduzidas incidem essencialmente sobre o editor da contabilidade, que passa a beneficiar de novas funcionalidades, sendo ainda de destacar a otimização de todo o processo contabilístico, através das novas explorações, dotando as organizações de maior capacidade de controlo e análise. Editor de movimentos Nesta área, para além de se manterem os elevados níveis de usabilidade identificados pelos utilizadores, foram introduzidas novidades tais como: cópia de documento (com ou sem valores originais) e anexo de múltiplos documentos/ficheiros ao documento contabilístico. O estorno de documentos passa a ser possível a partir desta nova versão, evitando-se o conceito de anulação de documentos. As melhorias de performance introduzidas serão facilmente reconhecidas pelos utilizadores na edição e gravação de documentos nas bases de dados. A integração com contas correntes foi alvo de melhorias, sendo de destacar a possibilidade de controlar, por exemplo, a data de vencimento de um lançamento ou modo de pagamento respetivo. Este editor passa a suportar eventos VBA de forma a facilitar a implementação PRIMAVERA. Documentos rascunho A geração de documentos de rascunho passará a estar disponível nesta versão. Desta forma, é possível efetuar um registo contabilístico e gravá-lo como rascunho, deixando a sua gravação definitiva para um momento ou data posterior. A anterior reserva de numeradores da Logística passa a ser suportada com esta nova funcionalidade e os documentos com erro na integração passam a ser verificados e confirmados diretamente no editor de movimentos da contabilidade.

27 Manual de Novidades V8 27 Os rascunhos no editor da contabilidade facilitam os processos de revisão de lançamentos contabilísticos e permitem prosseguir o registo de movimentos e validar o correto lançamento contabilístico mais tarde.

28 28 PRIMAVERA Software Business Solutions Extratos Nesta versão os extratos foram redesenhados de forma a permitir diversas explorações: por tipo de Extrato de Contas, IVA, Funções, Fluxos, Selo, Diários, Planos Alternativos e Itens de Tesouraria. Estes dois últimos estreiam-se para esta versão. Esta funcionalidade permite, por exemplo, a exploração de um extrato de conta sem sair do extrato de IVA que estava a consultar anteriormente. A simplicidade e quantidade de informação que agora passa a estar disponível para o utilizador através da exploração por extratos é mais elevada. Por exemplo, saber a entidade objeto daquele lançamento, qual a referência (nº doc externo), qual a data documento, etc.

29 Manual de Novidades V8 29 Os novos extratos dão suporte às novas funcionalidades mencionadas anteriormente i.e. o utilizador pode consultar a informação incluindo ou não os lançamentos de rascunho e incluir ou não os documentos estornados (e o estorno). Além disso passa a ser possível fazer o drill-down para o movimento ou para documento original diretamente. Outra funcionalidade implementada é a ocultação da grelha de restrições, aumentando de forma substancial a área da grelha de documentos disponível no monitor. Ao mesmo tempo, as novas explorações passam a ter memória das restrições indicadas anteriormente, diminuindo tempo de exploração e aumentando a eficiência global. Acumulados A exploração de acumulados é reformulada permitindo o visionamento, numa área inferior, de todos os movimentos que contribuíram para determinado valor. A possibilidade de ver todos os movimentos que originaram determinado valor permite justificar os valores através da apresentação de todos os registos que deram origem ao valor acumulado em análise.

30 30 PRIMAVERA Software Business Solutions Análise de IVA Para além da tradicional análise de desvios, nesta versão é contemplada a análise de acumulados por classe IVA e Conta Origem, a análise de IVA descriminado por dedutibilidade, análise por declaração do IVA e por declaração da IES/DA. Nas novas análises é disponibilizada uma grelha inferior que é alimentada pelos movimentos que contribuíram para a linha acumulada da grelha superior, simplificando todo o processo de controlo e aumentando de forma imediata a produtividade. As novas análises de IVA permitem ao utilizador efetuar análises por campos específicos da declaração do IVA ou da IES, aumentando, de forma significativa, a produtividade, a eficiência e o rigor no trabalho do utilizador.

31 Manual de Novidades V8 31 Controlling Nesta versão assistiu-se a um esforço de otimização da organização da informação. Dessa forma, procedeu-se à separação entre a contabilidade geral, da qual é extraído todo reporting fiscal/ legal, da contabilidade de gestão (Controlling). Por força desta separação, foi criada no navegador uma nova área à qual se designou de Controlling. Grupos hierárquicos Foi simplificada a extração de dados do ERP através de grupos de elementos suportada na criação de grupos de contas/centros/funções/projetos e atividades. Os grupos hierárquicos permitem criar um grupo de centros para representar uma área organizativa da empresa.

32 32 PRIMAVERA Software Business Solutions O novo reporting permite também efetuar análises com base em extratos e acumulados por grupos, levando esta nova funcionalidade a todas as análises e extratos disponíveis. Novos processos de Controlling Esta versão contempla novas tarefas de controlo de gestão, bem como melhorias em alguns processos já existentes. Neste contexto, é de destacar a implementação do processo de liquidação de custos no qual o utilizador acumula custos em elementos coletores de custos que no final de cada período são liquidados nos elementos finais. Com a transferência de custos pode ser criado, por exemplo, um débito entre o centro de custo de formação que, não sendo um elemento de custos primário, debita os respetivos custos ao departamento de produção.

33 Manual de Novidades V8 33 Outra funcionalidade incorporada na versão 8.10 é a transferência de custos entre elementos analíticos. Desta forma, é dada ao utilizador a possibilidade de definir, através de uma nota de imputação interna, o débito de custos de um elemento a outro elemento relevando, assim, os custos indiretos do produto. Para que isto seja possível foi criada uma nova janela de lançamentos de controlling. De forma a identificar com precisão o custeio do produto final foram ainda introduzidas as atividades (cost drivers) que permitem suportar sistemas de gestão nos quais os custos indiretos são debitados internamente. Atendendo à diversidade dos modelos de gestão que o cliente pode adotar, sendo esta uma área criativa da contabilidade, todos estes processos são cobertos de forma extensiva por VBA. Orçamentação Nesta versão, com a introdução dos projetos, foi dada uma atenção reforçada à orçamentação tendo como objetivo responder às distintas necessidades das organizações. Nesse sentido, procedeu-se a uma remodelação completa da área de orçamentação, apresentando a orçamentação (geral/centros/projetos) em entradas e ecrãs separados. Os próprios ecrãs têm uma usabilidade mais uniforme com o restante ERP. Os orçamentos da geral podem ser realizados por tipo de lançamento, passando a ser registados num histórico de alterações do orçamento (que pode ser consultado dentro da aplicação). Foram acrescentadas novas opções que permitem ainda criar um orçamento com base nos custos do ano anterior. O orçamento de projetos é uma novidade, sendo que neste caso passa a ser possível criar orçamentos plurianuais. Foi acrescentada extensibilidade via VBA, o que permite outras formas de trabalho e acrescentar validações adicionais. Os utilitários do administrador foram também reescritos para permitir algumas combinações de cópias de orçamento que até agora não eram possíveis.

34 34 PRIMAVERA Software Business Solutions O utilizador tem agora disponível o orçamento de projetos que permite a criação de orçamentos plurianuais. Exploração de dados A exploração de informação é um elemento importantíssimo na ótica de controlling. Assim sendo passa a existir uma nova ferramenta de consulta de dados do ERP que, partindo do movimento contabilístico, permite a consulta de dados dos respetivos módulos origem de uma forma simples. O utilizador pode filtrar a informação desejada, escolher os campos que deseja consultar, agrupar os dados e imprimir a informação apresentada de forma simples.

35 Manual de Novidades V8 35 Esta ferramenta permite ainda a consulta de informação associada. Por exemplo podemos ver em grelhas separadas os dados do movimento e numa outra grelha a reflexão pelos centros dos movimentos escolhidos na grelha superior. Através desta ferramenta é possível ainda consultar de forma simples outra informação associada em grelhas distintas.

36 Equipamentos e Ativos

37 Manual de Novidades V8 37 Com esta versão pretendeu-se tornar o módulo mais apelativo e reduzir os custos de implementação para que deste modo possamos assistir a uma adoção mais rápida e aumentar a satisfação do utilizador. Desta forma a PRIMAVERA precedeu a uma revisão geral do módulo, cujo resultado se reflete de forma imediata e com impacto em três áreas essenciais: Redução de campos e simplificação das tabelas de parametrização; Melhoramento da integração com os restantes módulos do ERP; Revisão dos principais interfaces operacionais otimizando a produtividade do utilizador. Adicionalmente, este módulo passa a disponibilizar novas funções mais próximas da contabilidade e da gestão. Para este caminho contribuiu a disponibilização de novas operações sobre os ativos. A extensibilidade foi também um tema de destaque nesta versão, que passa a dispor de VBA em todos os documentos, bem como em quase todas as tabelas de configuração do módulo. Simulação da amortização/depreciação Foi introduzida a funcionalidade de cálculo, de forma automática, da depreciação/amortização dos ativos para cada um dos períodos, ou seja, qualquer alteração patrimonial de um ativo despoleta o recálculo automático da amortização desse ativo até ao final do período. Desta forma o utilizador pode emitir um balancete do ativo até o final do ano sem a necessidade de processar todos os ativos. Para que esta funcionalidade tenha os devidos efeitos, os critérios de depreciação da ficha também tiveram alterações relevantes, das quais destacamos as seguintes: São incluídos nos critérios de depreciação alguns elementos que estavam definidos de forma exclusiva na ficha. Um exemplo disso é a conta de investimento. Os critérios, nesta versão, passam a ser definidos mês a mês. Desta forma podemos indicar que um ativo no mês de maio de 2013 passa de um ativo fixo tangível a um bem detido para venda. Nos planos contabilísticos, a vida útil/remanescente passa a ser definida em termos de meses. Desta forma podemos indicar que um ativo deprecia em 3 anos e meio (42 períodos). O regime de turnos sofre também algumas alterações. A taxa de turnos passa a ser definida no administrador, para que nos critérios se possa indicar apenas o número de turnos a que um ativo está sujeito. No plano contabilístico o sistema passa a disponibilizar um novo método de depreciação linear

38 8 PRIMAVERA Software Business Solutions precisa. Neste método o ativo, no primeiro mês, deprecia logo a partir do dia em que se inicia a sua utilização. Desta forma, no primeiro mês a depreciação é feita de forma proporcional entre o nº de dias que faltam até ao final do mês. Integração em projetos Se o cliente tem o módulo de projetos ativo, nesta versão podemos indicar a que projeto (e elemento PEP) o ativo esteve alocado, quer nas repartições, quer nas alocações. Desta forma podemos imputar na contabilidade os custos de amortização no projeto (e elemento PEP) correto. Para que tal fosse possível procedeu-se à remodelação da janela de repartições. A janela de repartições permite agora fazer repartições por mês.

39 Manual de Novidades V8 39 As afetações passam a ser realizadas numa só janela, para que num dia específico se possa indicar, de forma simultânea, em que projeto, centro ou com que função esteve alocado um ativo. Com esta nova versão é também disponibilizado um balancete de projetos. Documentos Os documentos deste módulo foram totalmente redesenhados e os novos editores diferenciam-se dos anteriores pelos seguintes aspetos: Passam a ter uma numeração própria, independente da contabilidade, por alteração patrimonial; Todos os editores assumem uma aparência uniforme; Permitem a multiseleção F4, isto é, quando são escolhidos os ativos nas linhas, é possível escolher conjuntos de elementos; Permitem a ligação online com a contabilidade. Tal como na logística e tesouraria passa a ser possível integrar os documentos de EAP na contabilidade de forma online, i.e. no momento da gravação do documento; Permitem drilldown para a contabilidade ou para o documento da logística. É possível ainda fazer drilldown para o documento refletido na contabilidade, ou se for o caso, o drilldown para o documento da logística; Os documentos passam a disponibilizar VBA para permitir mecanismos de extensibilidade.

40 0 PRIMAVERA Software Business Solutions Todos os documentos e editores foram redesenhados oferecendo novas funcionalidades, com destaque para a inclusão de mecanismos de extensibilidade com recurso a VBA. Adicionalmente, a v8.10 passa a disponibilizar ainda um conjunto de novos documentos/operações sobre ativos: Documento de transferência entre ativos: permite a transferência na totalidade ou em parte de um ativo para um outro ativo; Documento de amortização extraordinária: permite registar uma depreciação forçada para um ativo; Documento de decomposição de ativos: a decomposição passa a ser registada por um documento específico; Documento de subsídios: a atribuição de um subsídio passa a ser uma operação documental.

41 Construction

42 42 PRIMAVERA Software Business Solutions Fruto de dois anos de investimento em novas funcionalidades e melhorias de usabilidade, performance e produtividade, a PRIMAVERA disponibilizou na segunda fase de lançamento da V8 a nova versão do PRIMAVERA Construction. Esta nova versão resulta de uma experiência de utilização mais profunda da solução, assim como da incorporação de funcionalidades sugeridas pelos utilizadores, e do acompanhamento contínuo da evolução registada no setor, materializando-se numa total adequação às caraterísticas atuais da Construção Civil e Obras Públicas. Beneficiando do conjunto de melhorias de usabilidade subjacentes a uma plataforma tecnológica mais dinâmica e flexível, bem como à incorporação de novas funcionalidades que alavancam a produtividade e a capacidade de análise, a versão 8 do PRIMAVERA Construction contempla avanços muito significativos ao nível da componente de gestão operacional. Todas as áreas de abrangência da solução foram alvo de melhorias a vários níveis, sendo de destacar as novas funcionalidades no módulo de Orçamentação, o reforço das operações de controlo nas requisições internas, maior flexibilidade na criação de propostas e gestão mais ágil de subempreitadas. Ambiente de trabalho mais próximo do ERP Uma das novidades desta versão é a substituição do sistema de menus do módulo de Construção por um Navegador idêntico ao do ERP PRIMAVERA v8. Desta forma, ficam disponíveis na solução novas funcionalidades como Favoritos, Os mais recentes, Pesquisa, etc. No âmbito da melhoria de usabilidade é de salientar ainda a substituição das barras de menus laterais dentro dos ecrãs por barras na parte superior do ecrã, estando apenas visíveis as opções principais. Quanto às opções secundárias, estão agora agrupadas na opção Contexto. Estas alterações proporcionam uma experiência de utilização mais rica, mais produtiva e mais familiar para os utilizadores de produtos PRIMAVERA.

43 Manual de Novidades V8 Um novo navegador idêntico ao do ERP oferece uma experiência de navegação mais rica e intuitiva. Novas funcionalidades no módulo de Orçamentação Atendendo à importância da orçamentação para o setor da Construção Civil e Obras Públicas, este módulo foi alvo de uma profunda revisão, resultando no desenvolvimento de novas funcionalidades que permitem um maior controlo do processo de orçamentação e que auxiliam a tomada de decisão. Edição simultânea e bloqueio de Orçamento No sentido de permitir que o mesmo orçamento seja trabalhado por diferentes utilizadores ao

44 44 PRIMAVERA Software Business Solutions mesmo tempo, passa a ser possível a edição simultânea, bem como o bloqueio de partes do Orçamento, permitindo que distintos utilizadores trabalhem sobre o mesmo documento sem que se corra o risco de perder informação. Os Orçamentos são apresentados em modo de leitura, quando a opção Permite edição simultânea do mesmo orçamento por diversos utilizadores se encontrar ativa no Administrador. Fichas dentro de Fichas nos Orçamentos O conceito de Fichas dentro de Fichas já existente nos Preços foi alargado aos Orçamentos, de forma a facilitar a visualização da estrutura e o apuramento dos preços totais. Deste modo, ao inserir um item num orçamento, na decomposição do preço unitário, na coluna Código, passa a ser possível inserir recursos e fichas para o preço unitário composto. Outra das alterações reside na forma como é calculado o Preço Total de acordo com o valor inserido na coluna Rendimento da ficha de rendimento. A partir desta versão, quando a coluna Rendimento é alterada, é multiplicado apenas o Preço Unitário da Ficha, ou seja, quando o valor da coluna Rendimento é alterado, a coluna Preço de cada um dos recursos da ficha permanece o mesmo (dado que o preço base de cada recurso é na realidade igual), assim como o valor da coluna Rendimento em cada um dos recursos. Ao nível da facilidade de introdução de fichas na decomposição do preço unitário, foi ainda introduzida a possibilidade de se arrastarem as fichas e recursos da base de dados de preços diretamente para o orçamento. Outra melhoria consiste na criação de itens no orçamento (apenas em Custo e Reorçamento) tendo por base uma ficha. Importação de orçamentos elaborados em CCS Outra novidade prende-se com a possibilidade de importar orçamentos elaborados em CCS e que tenham sido exportados para o formato Excel. Para tal passa a existir um assistente de importação no qual são pedidos os dados necessários para a importação. Mover recursos entre itens Mover recursos entre itens, seja para um item já existente ou para um novo item, passa igualmente a ser possível. Caso seja selecionada a opção Novo item, é possível definir o código, a descrição e a respetiva quantidade, sendo criado um novo item na raiz do orçamento. Sempre que existam recursos repetidos com o mesmo valor unitário nos recursos a mover é possível agrupar esses recursos selecionando a opção Agrupar os recursos iguais.

45 Manual de Novidades V8 45 Operações sobre os Mapas de Medições A partir das operações sobre mapas de medição é possível criar ou alterar medições através de operações matemáticas. Desta forma, é muito mais fácil e rápido criar novas medições ou alterar as já existentes. Estas operações podem ser realizadas através do novo menu Operações sobre Medições, acessível clicando do lado direito do rato sobre um mapa de medição e em seguida na opção Operações. Custos Indiretos definidos no articulado Respondendo à necessidade de gerir os recursos que são utilizados para cálculos dos custos indiretos (C.I.), a partir desta versão os custos indiretos são integrados na estrutura do articulado, por forma a permitir ao utilizador beneficiar de funcionalidades como Pedidos de Preços e Requisições Internas. Passam a ser introduzidos no orçamento de Custo ou de Execução num agrupador com o identificador C.I. onde nasce a árvore dos custos indiretos. Cada custo indireto passa a ter as mesmas funcionalidades de um item do orçamento. No módulo de Orçamentação foram ainda introduzidas outras funcionalidades como a configuração do número de casas decimais, inserção de fórmulas nas medições e criação de recursos livres nos orçamentos em concurso.

46 PRIMAVERA Software Business Solutions O módulo de orçamentação permite agora a criação de recursos livres nos orçamentos a concurso. Nova gestão de pedidos de preços para compras ou subempreitadas Os pedidos de preços podem, a partir de agora, ser geridos através do módulo de Construção, ficando ao critério dos utilizadores selecionar quais os pedidos de preços que desejam tratar na Logística. Foram igualmente incluídas linhas especiais nos pedidos de preços, nomeadamente linhas do tipo Comentário e novas colunas para Observações, de forma a dar ao utilizador a possibilidade de registar informação essencial no momento da tomada de decisão. Para cada pedido de preços passa também a ser possível consultar vários fornecedores, sendo ainda disponibilizada a funcionalidade Comparação de Propostas Finais que permite agrupar toda a

47 Manual de Novidades V8 informação dos Fornecedores e assim proporcionar uma visão geral que auxilia a tomada de decisão. A comparação pode ser exportada para Excel, incluindo toda a informação do documento, desde cores, seleções, marcações e formato dos valores. É igualmente de destacar o novo assistente para adjudicação de pedidos de preços que permite transformar pedidos de preços em subempreitadas de forma automática. A funcionalidade de Comparação de Propostas Finais permite agrupar toda a informação dos Fornecedores e obter uma visão geral que auxilia a tomada de decisão.

48 48 PRIMAVERA Software Business Solutions Melhorias na gestão de subempreitadas Para além da reformulação do assistente de subempreitadas, que passa a estar disponível a partir do orçamento base da obra, do orçamento da subempreitada e da lista de subempreitadas da obra (permitindo a geração de uma subempreitada a partir do orçamento base), foram ainda introduzidas melhorias de usabilidade na gestão de subempreitadas. Nesse sentido, passa a ser possível aceder aos dados do concurso de uma subempreitada e processar o seu orçamento a partir da lista de subempreitadas de uma obra através das opções Dados do Concurso e Processar Orçamento. Estas novas funcionalidades permitem um acesso muito mais rápido aos dados da subempreitada. Das melhorias efetuadas nesta área da solução é ainda de destacar a possibilidade de efetuar aditamentos a uma subempreitada existente. Histórico nas medições dos Autos de Medição Nas medições de trabalhos dos autos é agora possível visualizar o histórico das medições efetuadas em autos anteriores para um determinado item. Esta área foi complementada com novas colunas: Auto de Medição (que identifica o auto onde foi efetuada a medição apresentada) e a coluna Inativo (permite desativar uma medição no auto, sendo que esta deixa de contar como medição, mas permanece no histórico). É ainda de realçar a possibilidade de faturar autos de subempreitadas, bem como de estornar os documentos de faturação de autos de medição integrados na Logística e Tesouraria. Após realização do estorno do documento, os autos podem ser faturados num novo documento. Associação de Entidades entre o módulo de Construção e o ERP De modo a proporcionar uma maior partilha da informação e eliminar a introdução duplicada de dados, é possível associar entidades existentes no módulo de Construção a entidades do ERP e viceversa. Para tal, basta selecionar a opção Ativa a criação de entidades no ERP a partir do módulo de Construção, no separador Gerais Entidades. Esta operação pode ser realizada das seguintes formas: Criar uma entidade no módulo de Construção e simultaneamente no ERP; Criar uma entidade no módulo de Construção e associá-la a uma existente no ERP;

49 Manual de Novidades V8 49 Associar uma entidade existente no módulo de Construção a uma existente no ERP (e viceversa). Integração Uma das apostas da versão 8 do PRIMAVERA Construction consistiu no alargamento dos cenários de integração de dados ou integração com aplicações terceiras. São exemplos disto a integração dos orçamentos com CCS, a integração do planeamento com quaisquer aplicações compatíveis com o formato XML do Microsoft Project (Open Project, por exemplo), a agilização da comunicação de pedidos de preços e receção de propostas através de folhas de cálculo, o envio automático de pedidos de preços por , entre outros. Estas melhorias permitirão facilitar a integração de processos entre as diversas empresas envolvidas nas obras, nomeadamente entre empreiteiros e subempreiteiros, bem como alargar o leque de aplicações passíveis de serem usadas em conjunto com o PRIMAVERA Construction v8.

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51 Manual de Novidades V8 51 A solução vertical para o sector da Indústria, PRIMAVERA Manufacturing, tem nesta versão uma evolução muito significativa, nomeadamente na sua componente de usabilidade, performance e extensibilidade. Contempla um ambiente de navegação idêntico ao do ERP e novas funcionalidades que promovem uma gestão mais ágil e controlada do processo de produção. Ao nível da extensibilidade foi melhorado o suporte na definição das fichas técnicas e respetivas operações, com a disponibilização de novos eventos VBA. Fichas Técnicas A manutenção das Fichas Técnicas de Produção foi totalmente reformulada, tendo como objetivo uniformizar a usabilidade e layout com o restante ERP. Desta forma, pretende-se diminuir o tempo de aprendizagem na sua utilização. A manutenção das Fichas Técnicas de Produção foi totalmente reformulada, numa forte aposta na usabilidade e uniformização do layout com o restante ERP.

52 52 PRIMAVERA Software Business Solutions Ao mesmo tempo foram introduzidas diversas melhorias funcionais, que irão aumentar a produtividade dos utilizadores, bem como disponibilizar mais e melhor informação de gestão. Entre as diversas melhorias destacam-se: A caracterização das alternativas de produção; A visualização do primeiro nível da árvore de artigo; A consulta de informação das operações sem editar; A impressão da ficha técnica multinível; A consulta de informação de stocks e preços de custo ou a existência de múltiplos critérios de pesquisa; A disponibilização de novos eventos VBA. Como suporte à nova manutenção de fichas técnicas foi melhorada a exploração de fichas técnicas onde, para além dos filtros por Famílias, Subfamílias e Artigo, foram acrescentados mecanismos de agrupamentos de informação. Cálculo de Necessidades O processo de cálculo de necessidades recebeu uma nova funcionalidade, que permite realizar cálculos de necessidades de Fabrico e Compra em simultâneo de forma simulada. Esta nova funcionalidade será uma importante ferramenta de gestão, uma vez que permitirá realizar previsões de fabrico e compra a médio/longo prazo, ajudando os gestores no processo de decisão. A partir desta versão, os responsáveis comerciais passam a poder indicar que alternativas de produção pretendem que sejam produzidas, indicando no registo das encomendas a alternativa a ser considerada.

53 Manual de Novidades V8 5 Nova funcionalidade permite realizar cálculos de necessidades de Fabrico e Compra em simultâneo e de forma simulada. Ordens de Fabrico A gestão e acompanhamento das Ordens de Fabrico desempenham um papel estratégico na gestão da produção. Foram realizadas melhorias que pretendem alargar os mecanismos de gestão e usabilidade, bem como dotar as funcionalidades de maior performance. Neste sentido foi desenvolvida uma nova exploração de ordens de fabrico, que apresenta melhorias ao nível dos filtros e agrupamento de informação. A consulta passou a ser realizada on demand, ou seja, o utilizador define as restrições que pretende aplicar e só depois executa a consulta. Ao nível do controlo de custos previstos das Ordens de Fabrico foi acrescentado um novo pa-

54 54 PRIMAVERA Software Business Solutions râmetro, que permitirá às empresas decidirem sobre a fórmula de cálculo que mais se adequa à sua realidade. A partir desta versão os custos previstos das Ordens de Fabrico podem ser calculados utilizando: Preço Padrão, Preço de Custo Último ou o Último Preço de Compra. Controlo de Qualidade O controlo de qualidade da produção é um processo de extrema importância no ciclo produtivo. Nesta versão introduzimos a possibilidade de definir diversos fatores de controlo, pois representam cenários correntes nas empresas. Por exemplo, para a Operação - Controlo de Qualidade passa a ser possível definir parâmetros de controlo para os fatores: temperatura, peso, largura, número de defeitos, etc. Estes fatores de controlo podem ser parametrizados de acordo com as necessidades de cada indústria e por cada tipo operação. A parametrização da aplicabilidade destes fatores também sofreu melhorias. A partir de agora, pode ser efetuada sobre: Famílias/Subfamílias de Produtos (já possível em versões anteriores); Artigos específicos; Definição de máscaras que representem um grupo de artigos. Planeamento Gráfico O Planeamento Gráfico foi melhorado com a inclusão de um novo componente que oferece uma visualização mais ampla das Ordens de Fabrico em curso. Além do aspeto mais apelativo e moderno, o novo planeamento gráfico disponibiliza as seguintes melhorias: Análise do planeamento sobre várias escalas temporais: ano, trimestre, mês, semana e dias; Vistas por dia ou linha do tempo; O planeamento gráfico pode ser expandido, de forma a ficar do tamanho do ecrã, permitindo visualizar mais centros de trabalho em simultâneo. O carregamento do planeamento passa a ser efetuado on demand, ou seja, o utilizador define os filtros e só depois efetua o pedido de consulta.

55 Manual de Novidades V8 55 No Planeamento Gráfico um novo componente oferece uma visualização mais ampla das Ordens de Fabrico em curso. Novos mecanismos de suporte à gestão de subcontratações A solução incorpora agora um conjunto de mecanismos que permitem deter um maior controlo sobre todo o processo de contratualização externa, desde o apoio à encomenda, expedição e receção. Todas as operações realizadas neste âmbito têm integração direta no módulo de Logística do ERP, facilitando os processos de gestão e controlo logísticos associados à subcontratação. Desta forma, a informação sobre os materiais que deram saída/entrada em armazém com vista à realização do trabalho subcontratado têm reflexo imediato nos movimentos de stocks.