EUGÊNIO FABIANO ROSSO

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1 EUGÊNIO FABIANO ROSSO GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DA INFORMAÇÃO (Informação como fator decisivo para a sobrevivência das micro e pequenas empresas) Criciúma/2004

2 EUGÊNIO FABIANO ROSSO GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DA INFORMAÇÃO (Informação como fator decisivo para a sobrevivência das micro e pequenas empresas) Monografia apresentada à Diretoria de Pós- Graduação da Universidade do Extremo Sul Catarinense UNESC, para a obtenção do título de especialista em Gestão Empresarial. Orientador: Msc. Silvio Luiz G. Vianna Criciúma/2004

3 Não há nada melhor que despertar o prazer e o amor pelo estudo, caso contrário só se formam bons carregadores de livros. Michel de Montaigne

4 AGRADECIMENTOS A Deus, a Jesus Cristo e ao meu Anjo Protetor, pela luz, pela força, pelas conquistas, por minha vida. A minha família, meu pai João, minha mãe Maria Salete e minha irmã Sandra, por estar sempre presente em minha vida, e em especial a minha noiva Mariana pela contribuição e dedicação na conclusão deste trabalho. Vocês são parte valiosa de minha vida. Aos professores do curso e profissionais que muito contribuíram em minha formação e na conclusão deste trabalho, em especial ao professor Silvio Luiz pela dedicação de seu tempo supervisionando com muito empenho e paciência, sempre demonstrando grande interesse, para que o resultado deste trabalho obtivesse o êxito proposto. Aos colegas e amigos que comigo enfrentaram firme as adversidades. Meu carinho e eterno agradecimento.

5 RESUMO Este trabalho visa demonstrar a importância de uma ferramenta utilizada para preparar as organizações para enfrentar as mudanças ambientais constantes. Esta ferramenta é o Gerenciamento Estratégico da Informação, sendo este de valiosa necessidade para os titulares e gerentes de organizações empresariais, para dirigir e controlar as empresas. O objetivo principal deste trabalho é demonstrar a importância da informação como subsídio que possibilita e fortalece a sobrevivência das micro e pequenas empresas, para tanto, foi realizada pesquisa bibliográfica, e pesquisa exploratória, buscando a opinião de vários autores e interessados, chegando às conclusões apresentadas. O primeiro momento do trabalho apresenta o conceito e as características de pequenas empresas, a segunda etapa identificará o gerenciamento estratégico da informação, sua caracterização, conceitos básicos, a importância dos sistemas de informações, os geradores de informações e a sua utilidade na tomada de decisões, e em terceiro momento a informação com vantagem competitiva e o papel do empreendedor nestas organizações. Na seqüência será apresentada a pesquisa exploratória, buscando compreensão e informações nas micro e pequenas empresas do ramo de atacado de gêneros alimentícios, salientando que os resultados obtidos apontam que as tomadas de decisões eficazes são realizadas quando a organização apresenta sistemas de gerenciamento de informações, capazes de fornecer informações de forma rápida e eficiente. Palavra chave: informação, sistemas, gestão estratégica da informação, micro e pequenas empresas.

6 LISTA DE TABELAS Tabela 1 Tempo de existência da empresa Tabela 2 Área de atuação Tabela 3 Perfil do cliente Tabela 4 Tipo de venda Tabela 5 Reuniões com funcionários Tabela 6 Comparação com a concorrência Tabela 7 Planejamento Tabela 8 Mix de produtos Tabela 9 Processo decisório Tabela 10 Aquisição dos produtos Tabela 11 Diferencial da empresa Tabela 12 Número de funcionários Tabela 13 Importância do planejamento Tabela 14 Utilização de técnicas de marketing Tabela 15 Treinamentos de recursos humanos Tabela 16 Uso de fontes de informações Tabela 17 Uso de recursos de informática Tabela 18 Avaliação do desempenho produtivo Tabela 19 Controle de qualidade Tabela 20 Pontos favoráveis à manutenção do negócio Tabela 21 Pontos desfavoráveis à manutenção do negócio... 88

7 LISTA DE FIGURAS Figura 1 Tempo de existência da empresa Figura 2 Área de atuação da empresa Figura 3 Perfil do cliente Figura 4 Tipo de venda Figura 5 Reuniões com funcionários Figura 6 Comparação com relação a concorrência Figura 7 Planejamento Figura 8 Mix de produtos Figura 9 Processo decisório Figura 10 Aquisição dos produtos Figura 11 Diferencial da empresa Figura 12 Número de funcionários Figura 13 Importância do planejamento Figura 14 Utilização de técnicas de marketing Figura 15 Treinamentos de recursos humanos Figura 16 Uso de fontes de informações Figura 17 Uso de recursos de informática Figura 18 Avaliação do desempenho produtivo Figura 19 Controle de qualidade Figura 20 Pontos favoráveis à manutenção do negócio Figura 21 Pontos desfavoráveis à manutenção do negócio... 89

8 SUMÁRIO RESUMO LISTA DE TABELAS LISTA DE FIGURAS CAPÍTULO 1 1. INTRODUÇÃO Tema Objetivo geral Objetivos específicos Justificativas Estrutura do trabalho CAPÍTULO 2 2. AS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS Legislação Federal Características das micro e pequenas empresas O perfil do empreendedor da pequena empresa A importância da existência das empresas de pequena dimensão As dificuldades enfrentadas pelas micro e pequenas empresas na economia nacional CAPÍTULO 3 3. GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DA INFORMAÇÃO Dados e informações Sistemas de informação... 41

9 3.3. Sistemas de informação gerencial Caracterização da informação como estratégia empresarial Importância dos sistemas de informações gerenciais para as empresas CAPÍTULO 4 4. A INFORMAÇÃO COMO FERRAMENTA DECISIVA PARA OBTENÇÃO DE VANTAGEM COMPETITIVA Gerenciamento da informação um fator decisivo para organizações A importância dos controles internos para tomada de decisão de forma rápida e eficaz O papel do empreendedor na empresa inovações, diferenciais e fatores críticos do sucesso CAPÍTULO 5 5. PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS CAPÍTULO 6 6. APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS CAPÍTULO 7 7. ANÁLISE DOS RESULTADOS DA PESQUISA CAPÍTULO 8 8. CONCLUSÕES REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ANEXOS

10 CAPÍTULO 1 1. INTRODUÇÃO A complexa situação econômica onde a competitividade pelo mercado tornou-se ponto alvo fez com que as empresas, na virada do século, reforçassem a necessidade de flexibilidade e eficiência. Atualmente o mundo está voltado para uma economia de informação, podendo-se perceber que para administrar as empresas de hoje, em qualquer área de negócio, é preciso entender que a informação é um de seus recursos mais importantes e valiosos. Nem todas as organizações conseguem visualizar a importância do Gerenciamento da Informação em todas as áreas funcionais da empresa. Sem as informações corretas, os gestores não conseguem identificar nem as oportunidades, nem as ameaças que o ambiente oferece e muito menos os pontos fortes e fracos de sua empresa. Deve-se considerar o Gerenciamento da Informação como um fator decisivo para a gestão, pois por meio dele é possível que os administradores consigam preparar melhor suas estratégias, visualizando nas informações o que está ocorrendo em sua volta, e qual a melhor direção a ser seguida, com intuito de obter resultados positivos e alcançar seus objetivos. A globalização 1 faz com que as empresas busquem cada vez mais aprimorar seus processos, visando obter resultados que satisfaçam seus proprietários e acionistas e que possibilitem sua permanência no mercado, uma vez que a concorrência vem 1 Globalização segundo Houaiss (2001, p. 1457), é o processo pelo qual a vida social e cultural nos diversos países do mundo é cada vez mais afetada por influências internacionais em razão de injunções políticas e econômicas.

11 aumentando constantemente. A necessidade por informações ágeis é cada vez mais importante, já que as decisões precisam ser tomadas quase de imediato, é preciso estar atento e preparado, para saber decidir quais são as informações que mais interessam à empresa no momento desejado Tema A presente pesquisa trata do gerenciamento estratégico da informação, visando mostrar a importância da informação com um fator decisivo para a sobrevivência das micro e pequenas empresas Objetivo geral Avaliar a importância do uso de sistemas de gestão da informação como estratégia empresarial Objetivos específicos Fazer revisão teórica dos conceitos relacionados, por meio de pesquisa bibliográfica; Conhecer o perfil das micro empresa que atuam no setor de gêneros alimentícios no município de Tubarão; Verificar a utilização de técnicas de gestão pelas empresas envolvidas; Analisar os fatores que possibilitam a sobrevivência das micro e pequenas empresas;

12 Sugerir ações que possam beneficiar a implementação de procedimentos com intuito de assegurar sua permanência no mercado Justificativas Muitas organizações já se deram conta de que, para sobreviver, devem se empenhar na total satisfação dos clientes, conquistando sua lealdade ao oferecer produtos cada vez mais modernos e aperfeiçoados, bem como mostrando qualidade no serviço. A informação fornecida em tempo ágil, e no momento adequado incide em melhores decisões tomadas. Já que uma informação imprecisa ou incompleta, leva a decisões que passam a ser prejudiciais, custando à organização um preço muito alto. A informação correta, fornecida a pessoa certa, de forma exata e no tempo certo, pode melhorar e assegurar a eficiência organizacional. A tecnologia da informação também pode contribuir para modificar a natureza das empresas, a forma de se agregar valor ou como penetrar em novos mercados. Não é possível elaborar uma estratégia ou um projeto de negócio sem considerar a importância da informação. Deve-se sempre rever e repensar o investimento em tecnologia da informação para que seja considerada parte da estratégia da empresa. As micros e pequenas empresas são responsáveis pela maioria dos empregos, e parte fundamental da economia do nosso país, mas é preciso que algumas mudanças sejam realizadas para que elas continuem o seu desenvolvimento e

13 possam ter o ciclo de vida aumentado. Existem muitos fatores que podem ajudar a adaptação à essas mudanças, e sem dúvida pode-se considerar a informação como sendo a mais importante dentre delas. Para estudos acadêmicos é uma nova oportunidade de conhecer a importância das micro e pequenas empresas, não somente como pesquisa social, mas com o objetivo de sugerir ações, por meio de criação de programas acadêmicos de administração de negócios, juntamente com o SEBRAE e micro e pequenos empresários, buscando soluções nas dificuldades encontradas por seus administradores. Tratando-se de micros e pequenas empresas, é importante buscar informações, para destacar-se dentro do mercado globalizado, caso contrário deixarão de ser competitivas e definharão até desaparecer Estrutura do trabalho O presente trabalho está estruturado em sete capítulos. No primeiro será apresentada a introdução, onde serão apresentados o tema, os objetivos gerais e específicos, as justificativas sociais, econômicas e acadêmicas para a elaboração do mesmo, e uma breve descrição de como o trabalho está estruturado. No segundo capítulo, serão abordados alguns conceitos, referentes às características de micro e pequenas empresas, como é o enquadramento segundo a Legislação Federal, como é realizado o trabalho do empreendedor dentro da

14 pequena empresa, qual a sua contribuição em termos econômicos e sociais para o país, e quais as dificuldades enfrentadas dentro da economia nacional. No terceiro, dá-se enfoque para o Gerenciamento Estratégico da Informação, discutindo o que são dados, informações, sistema, sistema de informações e sistemas de informações gerenciais, destacando-se sua importância e utilidade dentro da pequena empresa, e como a informação pode ser considerada parte fundamental da estratégia empresarial e sua influência diretamente no processo decisório, e como o gerenciamento estratégico pode tornar-se uma ferramenta indispensável, capaz de coletar dados e transforma-los em informações, e como gerenciar estas informações para que sejam úteis à gestão. No quarto, serão discutidos assuntos referentes, à informação como ferramenta decisiva, a necessidade de obter informações no mundo globalizado, quais as conseqüências das empresas que não valorizam as informações. Como os controles internos podem gerar dados, colaborando na tomada de decisão de forma rápida e eficaz, e como o micro empresário pode obter sucesso por meio dos negócios utilizando a informação como parte fundamental de sua estratégia. No quinto será discutida a metodologia utilizada para elaboração do trabalho, abordando o tipo de pesquisa escolhido, de que forma foi determinado o universo de pesquisa, como foi definido o tamanho da amostra utilizada e de que maneira foi elaborado o instrumento de pesquisa nesta obra.

15 No sexto, serão apresentados dados da pesquisa realizada nas micro e pequenas empresas do ramo de gêneros alimentícios do município de Tubarão, localizado no sul do estado de Santa Catarina, buscando dados com a finalidade de conhecer melhor o funcionamento dessas empresas, em seguida serão apresentados os gráficos referentes à pesquisa e às análises dos resultados obtidos. No sétimo apresentar-se-ão as conclusões obtidas com este trabalho e também sugestões para elaboração de futuros trabalhos à partir deste mesmo tema central, possibilitando um maior entendimento dos fenômenos envolvidos.

16 CAPÍTULO 2 2. AS MICRO E PEQUENAS EMPRESAS Atualmente, muitas organizações já se deram conta de que, para sobreviver, devem se empenhar na total satisfação dos clientes, buscando lealdade, por meio da oferta de produtos cada vez mais modernos, e da qualidade do serviço. As micro e pequenas empresas, também fazem parte desta realidade, elas passaram a ser focadas e discutidas com maior intensidade nos últimos anos, como parte vital da economia de muitos países. Segundo Ramos e Fonseca (apud Oliveira,1999, p. 34), [...] elas desempenham um papel fundamental na economia brasileira. Estas empresas deixaram de ser vistas como empresas importantes somente na geração de empregos e melhoria na distribuição de renda do país, para serem consideradas parte fundamental da nossa economia. Mas é preciso que algumas mudanças sejam implementadas para que elas continuem se desenvolvendo e possam ter o ciclo de vida 2 ampliado, pois, existem alguns fatores que preocupam, como pesquisa citada por Porter (1996, p. 43), que diz que: De cada 5 novos negócios abertos, quatro fecham as portas logo no primeiro ano, e apenas 3% sobram após 5 anos. Isto, segundo o autor, decorre da falta de preparo organizacional de seus empreendedores. Os critérios mais comuns para definição de pequena empresa envolvem desde o número de empregados, o faturamento, o capital, ou as vendas, variando conforme 2 Ciclo de vida das organizações segundo Houaiss (2001, p. 713), pode ser definido como: flutuação das atividades econômicas que compreende períodos alternados de expansão e de recesso.

17 a fonte pesquisada. Como por exemplo, na definição da OCDE (Organization for Economic Corporation and Development-Organização para a Economia e Desenvolvimento dos Empreendimentos 3 ), descrita por Ramos e Fonseca (apud Oliveira, 1998, p. 47), e também por Longenecker (apud Oliveira, 1998, p. 54), Uma pequena empresa é aquela que tem menos de 100 empregados. O sistema SEBRAE, classifica-as de forma simplificada, pelo número de empregados, tendo, porém, uma classificação diferente para empresas de comércio e serviço em relação às empresas industriais. Esta diferenciação consiste no faturamento anual, onde existe um valor estipulado pela Legislação Federal, que será apresentado mais adiante. Conforme definição supra mencionada será utilizado o critério de números de empregados, definido pela OCDE, ou seja, pequena empresa é aquela que possui até 100 empregados. Entretanto, é importante destacar que em ambientes de alta tecnologia, o faturamento é uma variável importante. Em seguida serão tratados assuntos referentes ao enquadramento de micro e pequenas empresas, quais os tributos e contribuições, de acordo com a Legislação Federal. 3 Tradução elaborada pelo autor.

18 2.1. Legislação Federal É importante destacar que o enquadramento de uma empresa como pequena, média ou grande é inevitável nos dias de hoje, já que a isenção de impostos, obtenção de créditos, registros e incentivos, acontece em função do porte da empresa. No Brasil, oficialmente, está em vigor a Lei Nº 9.317/96, de 5 de dezembro de 1996, que define, para os seus fins, microempresas como sendo a pessoa jurídica que tenha auferido, no ano-calendário, receita bruta igual ou inferior a R$ ,00 (cento e vinte mil reais) e empresa de pequeno porte como a pessoa jurídica que tenha auferido, no ano calendário, receita bruta superior a R$ ,00 (cento e vinte mil reais) e igual ou inferior a R$ ,00 (um milhão e duzentos mil reais). A referida lei começou a vigorar no dia 01 de janeiro de 1997, instituindo o SIMPLES (Sistema Integrado de Pagamentos de Impostos e Contribuições das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte) e a nova sistemática aplicável às microempresas e empresas de pequeno porte. As microempresas e empresas de pequeno porte que atendam aos requisitos legais para o enquadramento deverão fazer a opção formal pelo SIMPLES para gozarem dos benefícios instituídos pela lei, opção esta que deverá ser realizada junto à Secretaria da Receita Federal, de acordo com as normas expedidas pelo referido órgão.

19 A alíquota do SIMPLES pode variar na microempresa de 3% a 5% e na empresa de pequeno porte de 5,4% a 8,6%, de acordo com o faturamento anual de cada empresa. O enquadramento na condição de microempresa ou empresa de pequeno porte, implica no recolhimento unificado dos seguintes tributos e contribuições: IRPJ - Imposto de Renda Pessoa Jurídica; PIS - Contribuição para o Programa de Integração Social; CSLL - Contribuição Social sobre o Lucro Líquido; CONFINS - Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social; IPI - Imposto sobre Produtos Industrializados; INSS - Contribuição para Seguridade Social (parcela do empregador/empresa, inclusive destinada a terceiros e relativa a retirada do pró-labore). Caso a pessoa jurídica enquadrada no regime de microempresa ou empresa de pequeno porte seja contribuinte do IPI, é necessário acrescentar 0,5% às alíquotas acima para fins de recolhimento do SIMPLES. Os tributos estaduais (principalmente ICMS) e municipais (principalmente ISSQN) não estão contemplados nas regras acima descritas, devendo ser recolhidos normalmente, conforme dispõe a legislação tributária aplicável, até que sejam abrangidos pelo SIMPLES, conforme regulamentação definida em Convênio a ser firmado entre a União e os Estados Federados e Municípios.

20 Dispõem o artigo 179 da Constituição da República que a União, os Estados, o Distrito Federal e os Municípios dispensarão às microempresas e as empresas de pequeno porte, assim definidas em lei, tratamento jurídico diferenciado, visando a incentiva-las pela simplificação de suas obrigações administrativas, tributárias, previdenciárias e creditícias, ou pela eliminação ou redução destas por meio da lei. Considerando-se dentro do sistema federativo de organização do Estado brasileiro, há competência delimitada, constitucionalmente, para legislar sobre determinada matéria, em diferentes níveis, verificando-se com isso, conceitos distintos de microempresa e empresa de pequeno porte em nível federal, estadual e municipal. Tal fato impõe critérios diferenciados de enquadramento e classificação, variando também seus efeitos e benefícios inerentes. Isto significa que em alguns estados da Federação, a alíquota pode variar de microempresa e empresa de pequeno porte, considerando a Legislação aprovada pelo estado, ou pelo município. A seguir serão apresentadas características das micro e pequenas empresas, quais as técnicas de administração utilizadas e a sobrevivência das mesmas no mercado Características das micro e pequenas empresas Para Oliveira (1998), as micro e pequenas empresas, são aquelas consideradas empresas de pequena dimensão, onde geralmente sua estrutura organizacional é simples e nem sempre definida claramente, as decisões sempre ficam com o proprietário que na grande maioria é o seu dirigente principal causando uma total centralização do poder de decisão, os recursos destas empresas são limitados, não

21 preocupam-se em realizar grandes investimentos principalmente à longo prazo, o acesso às fontes de informações e inovações tecnológicas quase não existe ou é ineficiente. O número de funcionários é pequeno em relação ao ramo de atividade e absorvem significativa parcela de mão-de-obra especialmente a não qualificada, devido ao fato da maioria não possuir departamento de recrutamento e de Recursos Humanos. Ocorre também em muitas empresas, a confusão entre capital da empresa e de seu proprietário acarretando sérios riscos à organização, em muitos casos os dirigentes não dominam o setor em que operam, falta treinamento e especialização comprometendo assim a qualidade do serviço prestado. Loucks (apud Lezana,1996, p.4) enumera algumas características: maior intensidade de trabalho em relação às grandes empresas; melhor aproveitamento dos talentos e energias individuais; relação maior entre empregos oferecidos e capital investido; tornar os indivíduos, incluindo os empregados, mais independentes; explorar mercados que não parecem atrativos para as grandes empresas. Lezana (1996), diz que, as empresas de pequena dimensão são mais facilmente controladas, com capacidade de resposta rápida às oportunidades, ameaças e demandas surgidas no ambiente externo. São mais flexíveis quanto à adequação da tecnologia, qualidade e redução de custos, em função da fragmentação das atividades, geralmente são criadas e operam à imagem e semelhança de seu empreendedor que controla todos os setores, e realiza um pequeno volume de operações e transações.

22 Geralmente, o surgimento de uma pequena empresa se dá por meio de um empreendedor, que ao ser o principal executivo, acaba por influenciar a organização, dando-lhe seu próprio estilo em relação a características individuais como: crenças, arrojo, obstinação pelo trabalho e sucesso. Por este motivo afirma Oliveira (1991, p. 52): A característica gerencial é autoritária, centralizadora, pouco participativa e integrada, o que prejudica, de certa forma, o desempenho da empresa, levando-a, muitas vezes, ao conservadorismo e individualismo, predominando o improviso em relação às ações planejadas. Oliveira (1998) destaca que além de administrar, na maioria das vezes com falta de técnicas gerenciais, o empresário da pequena empresa, normalmente, exerce papéis de encarregado da produção, vendedor, office-boy, planejador de produção, controlador de custo, assistente técnico, chefe de manutenção, além de atender o cliente. Devido ao acúmulo de tarefas menos nobres, não existe tempo suficiente para planejar o negócio, pensar no futuro, conquistar novos clientes, reunir-se com clientes tradicionais para ouvir suas críticas e sugestões, isto impede o empresário de perceber o surgimento de novas tecnologias, informação de grande valor que colaborará para o crescimento organizacional. Na concepção de Ramos e Fonseca (apud Oliveira,1998), as micro e pequenas empresas, quando agregadas a seus similares, adquirem melhores índices de produtividade e de preços finais para seus produtos. Entretanto o individualismo, destacado por Oliveira (1998), como uma das características gerenciais presentes, além de prejudicar a relação com o meio ambiente, impede a comunicação entre essas empresas, principalmente do mesmo ramo. Esta fraca comunicação, afirma o

23 autor, fruto do medo da concorrência, impede a troca de informações e a formação de associações que poderiam beneficiar todo um setor. Para Bellia (1996), a empresa contemporânea é uma evolução da organização empresarial que surgiu com a revolução industrial e tornou-se um paradigma na história da humanidade. Neste paradigma, destaca-se a verticalização das empresas tornando-se poderosos conglomerados econômicos e de mercado. Esta evolução decorre do fato que no início, as empresa tinham como objetivo único o lucro, e em menos de duzentos anos, a sobrevivência no mercado ficou mais difícil, devido ao aumento constante da concorrência. Desta forma, o lucro financeiro deixou de ser o único objetivo para ser um dos indicadores de desempenho, onde o verdadeiro objetivo passou a ser a sobrevivência. Gil (1995), afirma que viver em uma economia de informação, onde a sobrevivência destas empresas depende de profundas alterações na sua estrutura, afetando desde o processo produtivo até o consumidor final. A organização passa a direcionar sua atuação nas atividades consideradas essenciais, ponto chave do negócio, passando a terceiros aquelas secundárias ou desconsideradas como vocação. Se por um lado estas ações representam diminuição do número de empregados, por outro, estimulam o surgimento de um grande número de empresas que passam a atuar nesses novos mercados. Considerando, que mesmo sem dispor, na maioria das vezes, de recursos suficientes como as grandes, as empresas menores, podem

24 oferecer produtos de alta qualidade e obter um bom faturamento com estruturas gerenciais ágeis, flexíveis e pouca ou nenhuma verticalização. Deve-se considerar que cada vez mais, a sobrevivência de uma empresa resulta da competência na satisfação de seus clientes e da gestão de recursos financeiros e humanos presentes. Desta forma, seus gestores necessitam estar preparados e capacitados para tomarem decisões rápidas e eficientes, caso contrário podem perder sua fatia no mercado. Criar uma empresa competitiva é, segundo Bellia (1996), o principal desafio, tanto dos empreendedores já atuantes como daqueles que estão pensando em iniciar um negócio. Mas acontece que, a globalização, leva os empreendedores a disputarem um contingente de consumidores sem os entraves alfandegários convencionais o que faz com que a concorrência, nestes megamercados, seja acirrada. Entretanto, Ramos e Fonseca (apud Oliveira, 1998) afirmam que as pequenas estruturas empresariais costumam ser mais ágeis e respondem, por conseguinte, às flutuações do mercado às mudanças de hábito do consumidor com menos dificuldade que as empresas maiores. Apesar deste contexto globalizado de megamercados ser desfavorável as MPE s (Micro e Pequenas Empresas) elas possuem algumas vantagens competitivas: são ágeis, audaciosas, correm maiores riscos, mas também ganham novas experiências e conquistam novas oportunidades de mercados.

25 Conforme afirma Oliveira (1998), a capacidade do empresário da pequena empresa em reagir e adaptar-se a outras tendências mercadológicas é maior, em relação a uma grande empresa, porque sua estrutura enxuta permite que as informações circulem com maior facilidade. Para ele, os funcionários estão mais próximos dos clientes e conseguem compreender melhor seus desejos e necessidades. Oliveira (1998) relata que os executivos de grandes empresas ficam isolados dos clientes por longas camadas hierárquicas, enquanto que na pequena empresa o líder, é freqüentemente o chefe de vendas, passa boa parte do tempo fora do escritório, perto dos clientes que atende, garantindo que a voz do cliente sirva de inspiração na criação de produtos, serviços e políticas. Entretanto, esta cultura de ouvir o cliente e prestar atenção às suas necessidades, precisa ser mais trabalhada e ressaltada por não ser, no geral, considerada uma ação essencial na busca de informações destinadas à gestão. Entretanto, um dos principais pontos fortes destacados por Oliveira (1998), é que o líder da pequena empresa pode operar mudanças com mais rapidez do que uma grande organização, em função dos menores níveis gerenciais e da proximidade com que estão alojados os departamentos. As mudanças, segundo ele, que numa grande companhia levam anos para acontecer, em um grupo pequeno, podem realizar-se em poucos meses. Desta forma, a liderança do empresário, fundador e dono do negócio, agiliza a tomada de decisão e permite à empresa adaptar-se com mais facilidade às alterações do mercado.

26 Ver-se-á a seguir como é realizado o papel do empreendedor de uma pequena empresa, quais as características importantes que levam ao surgimento e o sucesso das pequenas empresas O perfil do empreendedor da pequena empresa De acordo com Longenecker (1997), os empreendedores são heróis populares da moderna vida empresarial. Por meio de seus empreendimentos fornecem empregos, introduzem inovações e estimulam o crescimento econômico. A pequena empresa, base deste crescimento, destaca-se como uma importante fonte para a criação de novos empregos, principalmente, em setores como construção, comércio atacadista, varejista e de serviços. Entretanto, um dos principais fatores de surgimento e de sucesso de pequenas empresas está no perfil empreendedor destes empresários, que segundo Hammer (RAE, 2000), podem refletir no nível de sucesso do negócio, porque são capazes de sobreviver, com mais facilidade, num mundo em constante transformação. Fischmann e Almeida (1999), dizem que a personalidade do empreendedor tem um impacto decisivo na formação da nova firma. Nas primeiras etapas do desenvolvimento, a debilidade e o vigor são também os do empreendedor. A personalidade do empreendedor configurará a imagem da empresa, os valores e o comportamento social da nova firma. Desta forma percebe-se a existência de uma relação íntima entre o sucesso de um empreendimento e os atributos e comportamento dos empreendedores.

27 Segundo Drucker (2000), um grande número de empreendimentos começam pequenos e acima de tudo simples. Sendo assim, estão mais sujeitos à influência direta e quase exclusiva do seu principal executivo, conforme suas características pessoais. Para verificar esta relação de influência do empreendedor com seu empreendimento, Oliveira (1999, p.52), destaca que: [...] o empreendedor é o responsável pelo processo de destruição criativa, sendo impulso fundamental que aciona e mantém em marcha o motor capitalista, constantemente criando novos produtos, novos mercados e implacavelmente, sobrepondo-se aos antigos métodos menos eficientes e caros. Neste contexto, verifica-se que o empresário com perfil empreendedor estará constantemente buscando novas técnicas e filosofias que tornem suas empresas mais sólidas e competitivas nos mercados em que atuam, e com isso, aumentando a probabilidade de sucesso. O perfil empreendedor, segundo o Programa de Formação e Capacitação de Empreendedores, elaborado por Oliveira (1998, p 63), pode ser definido com base nas seguintes características: 1. Busca de oportunidade e iniciativa; 2. Persistência; 3. Comprometimento; 4. Exigência de qualidade e eficiência; 5. Disposição para correr riscos calculados; 6. Estabelecimento de metas; 7. Busca de informações; 8. Planejamento e monitoramento de metas; 9. Persuasão e redes de contatos; 10. Independência e autoconfiança. Entretanto, apesar do reconhecimento destas características como influenciadoras do resultado do empreendimento, apenas dispor delas não garante necessariamente

28 sucesso. Segundo afirma Drucker (2000), um empreendedor não significa automaticamente um empresário e nem empresário empreendedor. Desta forma, aliar técnicas de gestão ao seu processo administrativo e produtivo, desenvolver a liderança e implementar ações em busca do constante aperfeiçoamento e inovação é que pode fazer a diferença entre os diversos empreendimentos. No item a seguir será feita uma análise da importância das pequenas empresas no contexto social e econômico do país, buscando enfatizar a sua representatividade na geração de empregos, mesmo em períodos de recessão, sendo o cerne da dinâmica da economia de muitos países A importância da existência das empresas de pequena dimensão As empresas de pequena dimensão ocupam espaço de destaque na sociedade, devido às profundas mudanças macroeconômicas ocorridas no mercado internacional. Segundo Oliveira (1998), os problemas de desemprego, de urbanização, da escassez de recursos e de energia, transforma-se em problemas com amplas fronteiras, afetam todos os países e suas empresas, sendo as pequenas empresas a melhor alternativa para ameniza-los e proporcionar uma alternativa de desenvolvimento adequada à realidade e característica de cada nação. Os elementos apresentados a seguir referem-se ora às MPEs (Micro e Pequenas Empresas) ora às PMEs (Pequenas e Médias Empresas), mas sempre à respeito da empresa de pequena dimensão.

29 Conforme dados obtidos com o Censo Econômico de 1992, realizado pelo IBGE, verifica-se que 26% das empresas pesquisadas responderam ao modelo de questionário completo, enquanto 83% preencheram o modelo simplificado. Isto quer dizer que, segundo os parâmetros estabelecidos para classificação de empresas do IBGE, 83% das empresas investigadas para compor o Censo Econômico eram empresas de pequeno porte. Mafra (1992, p. 26) reafirma a importância das pequenas empresas na economia nacional quando relata: As micro, pequenas e médias empresas representam 99% do total de empresas, são responsáveis por 77% da Receita Nacional (comércio e serviços), do Valor Bruto de Produção (industrial); 38% do Produto Interno Bruto (PIB) e utilizam 79% da mão de obra ocupada no país. Gracioso (1995) constatou que no Brasil o setor de micro e pequenas empresas atinge o universo de 3,5 milhões de organizações, as quais representam 98,3% do total de empresas registradas; são responsáveis por 20,4% do PIB e, ainda, absorvem 59,4% da mão de obra ocupada no País. Verificou que as empresas de pequeno porte, que em 1992 representavam 83% do total de empresas, segundo o IBGE, passaram a representar 98,3% em Oliveira (1998), destaca que nos anos 90, houve um aumento satisfatório, de registros de novos pequenos negócios. Este cenário desenvolveu-se em função de diversos motivos, entre eles o fato de as grandes empresas e corporações terem sua flexibilidade, inovação e competitividade prejudicadas pelo gigantismo e burocracia existentes em suas estruturas. Este e outros motivos deram início ao processo de desdobramento e subdivisão das grandes corporações em pequenos negócios, colaborando assim para o aumento expressivo de novas organizações.

30 A importância da pequena empresa é facilmente percebida por sua grande participação em termos de número de estabelecimentos, geração de empregos e investimentos. Pesquisa de opinião pública realizada pelo IBOPE em novembro de 1998, constatou que 91% dos entrevistados consideram que, as micro e pequenas empresas, ou simplesmente MPEs, têm contribuído para a geração de empregos, e que 84% consideram que as MPEs têm contribuído para reduzir os números de desemprego. Deve-se alertar, no entanto, que estes dados foram extraídos de pesquisa de opinião pública e, por isso, ainda que ilustrativos, não devem ser colocados no mesmo grau de importância que os elementos extraídos de pesquisas feitas com os dados e informações coletadas das próprias empresas. Pelos números apresentados é importante destacar que as MPEs são extremamente importantes para a economia nacional, onde a participação corresponde à 43,7% de toda a receita/valor da produção do País, com destaque para o setor do comércio, que atinge 72,2%, e o de serviços, que participa com 56,48%. São números considerados importantes, para a nação, considerando que este número vem aumentando constantemente. Em relação à mesma pesquisa, os números demonstram que as MPEs são responsáveis por 59,38% do total da mão de obra empregada nos três setores. Cabe ressaltar que no setor do comércio, que corresponde a 33% da mão de obra empregada nos três setores, as MPEs participam com 80,25%, no setor de serviços, que corresponde a 23% do total, as MPEs empregam 63,58% do pessoal ocupado.

31 Há possibilidade de se enumerar uma série de outros fatores que fortalecem a importância das MPEs no contexto nacional, pois são elas que permitem a formação de uma classe empresária nacional, fortalecem as economias municipais por meio do emprego e utilização de matéria-prima e mão de obra local, e estimulam a concorrência, diminuindo a concentração da produção e conseqüentemente do poder econômico e político nas mãos de poucos. As pequenas empresas constituem o cerne da dinâmica da economia dos países, sendo as impulsionadoras do mercado, as geradoras de oportunidades, as proporcionadoras de empregos mesmo em situações de recessão. Boa parte da oferta de empregos nos países adiantados provém das empresas de pequeno porte, ao passo que as grandes empresas estão reduzindo seus quadros de pessoal.(chiavenato, 1995, p. 42). Desta forma, não há como discordar de que o crescimento das pequenas empresas é uma tendência irreversível na economia brasileira e também mundial. Pesquisa realizada em 1998, pelo Instituto de Pesquisas para Negócios de Pequeno e Médio Tamanho da Holanda, destaca que em muitas economias continentais o grande avanço das pequenas e médias empresas deu-se em função do grande espaço ocupado pelas economias comercial e industrial. Prova disto é que, na Dinamarca e Holanda, a fatia relativa de empregos na área de serviços é ao redor de 70%. Já em Portugal e na Grécia o ramo de serviços ocupa 44% e 48%, respectivamente. Entretanto, ainda que esta tendência esteja ocorrendo às custas de um declínio de empregos em manufatura, ele não é uniforme entre os países mais desenvolvidos da Comunidade Européia.

32 A Alemanha se destaca, por exemplo, por ter um setor substancial de manufatura, com uma média de empregos nesta área, em torno de 40%, ao passo que em toda a Comunidade Européia o valor médio é de 33%. Há evidências que no setor de manufatura, nas PMEs, a fatia relativa da produção e dos empregos tem aumentado em muitos países europeus. Pode-se ainda destacar, segundo o estudo realizado pelo Instituto de Pesquisas para Negócios de Pequeno e Médio Tamanho, da Holanda, fatores que demonstram que as PMEs estão ficando mais fortes em todas as regiões da Europa, no nível de indústria de manufatura, conforme segue: Empresas com menos de 100 empregados têm 69% do total de empregos na Itália e 46% nos Estados Unidos; Empresas de tamanho médio (entre 100 e 499 empregados), em manufatura, têm 25% do total de empregos em manufatura na Alemanha, 36% na Noruega e 18% na Itália; A fatia total das PMEs, (menos de 500 empregados) varia em torno de 67% no Japão, 69% na Suíça e 74% na Itália; No Brasil, as micro, pequenas e médias empresas, representam 99% do total de empresas existentes; Na Inglaterra, houve um aumento de 24% em 1983 e 36% em 1996, em empregos de manufatura, em pequenas empresas e quase nenhum aumento em médias empresas.

33 Estes dados mais uma vez, demonstram o grau de importância que possuem as empresas de pequena dimensão, no mundo, e que por isto, estudos e pesquisas acerca delas dificilmente serão excessivos. Entretanto, somente um grande número de empresas não resolve problema algum. São necessárias bases sólidas e adequadas que possam contribuir a favor da solução dos problemas gerenciais e tecnológicos essenciais ao desenvolvimento. Como afirma Oliveira (1998), o fator que limita o crescimento de uma empresa é o gerenciamento. Ramos e Fonseca (apud Oliveira,1998), afirmam que para colaborar, efetivamente com a economia e o processo de desenvolvimento local, estas empresas precisam ser competitivas, ampliando a participação nos mercados em que atuam, bem como conquistando novos mercados. Mesmo que seu desejo não seja de exportar, seus produtos podem suprir muitas necessidades internas, evitando a importação. No próximo item serão ressaltadas as dificuldades enfrentadas pelas micro e pequenas empresas, dentro do cenário econômico nacional, onde há níveis de deficiências gerenciais que comprometem o desenvolvimento dessas pequenas empresas, na qualidade dos seus produtos e serviços, e como o treinamento gerencial poderá ajudar a combater estes níveis de deficiências.

34 2.5. As dificuldades enfrentadas pelas micro e pequenas empresas na economia nacional Para identificar a efetiva representatividade das pequenas empresas na economia nacional, o Sistema SEBRAE (apud RAE, 2000), realizou no ano de 1999, uma pesquisa que identifica as deficiências gerenciais deste setor. As deficiências identificadas serviram como diretriz para o desenvolvimento de vários produtos de treinamento e consultoria que, atuando diretamente sobre níveis de qualidade e produtividade, visam aumentar a competitividade. Isto deve ser feito por meio da preparação dos empresários das micro e pequenas empresas, preparando-os para a realidade do mercado atual, que vê a qualidade e produtividade como requisitos essenciais para atingir níveis de competição desejados. A pesquisa, realizada identificou os seguintes níveis de deficiências: 40% não utilizavam planejamento de produção; 50% não utilizavam planejamento de vendas; 45% não utilizavam sistema de apuração de custos; 47% não utilizavam sistemas de controle de estoques; 85% não utilizavam técnicas de marketing; 80% não utilizavam treinamento de recursos humanos; 90% não utilizavam recursos de informática; 65% não utilizavam avaliação de produtividade; 60% não utilizavam mecanismos de controle de qualidade; 75% não utilizavam lay-out planejado.

35 Outros dados desta pesquisa destacam que, embora em 83% dos casos os empresários afirmassem ter objetivos e rotinas organizadas, 85% registram perdas de material, 76% de energia e 54% refazem muitos trabalhos. Apesar de 77% das respostas, afirmarem ser o cliente a pessoa mais importante para o negócio, 68% responderam não possuir um processo para identificar suas necessidades e 56% não usam propaganda para chegar até ele. Estes números são bastante significativos, porque há muitos anos se vem investindo em treinamento e consultoria gerencial voltada para as pequenas empresas e mesmo assim os índices apontados pela pesquisa, não sofreram alterações desde a década de Oliveira (1998), destaca que as experiências e observações referendam estes dados, apesar de todos os esforços no sentido de mudar este perfil. Isto porque a quantidade de empresas despreparadas que surgiram em função da política das grandes empresas, de diminuição da força de trabalho, foram maiores que todos estes esforços. Isto permite concluir que o treinamento gerencial, é o alicerce básico necessário, apesar de não ser suficiente para provocar todas as mudanças requeridas pelo mercado, que exige cada vez mais preço e qualidade para suportar a pressão da concorrência interna e externa. A gestão pela qualidade surge como uma filosofia que permite integrar adequadamente a capacitação gerencial e o desenvolvimento tecnológico,

36 garantindo um melhor aproveitamento dos treinamentos em todos os níveis da empresa pela cultura incorporada. Embora tenham sido ressaltados os problemas com desperdício de mão-de-obra e matéria-prima, as micro e pequenas empresas representam na economia brasileira, 42% dos salários pagos, 48% da produção e mais da metade dos empregos que chega a 59%. Esta força motriz da economia representa um mecanismo de distribuição da renda, fazendo com que os investimentos, apropriados e bem definidos, sejam um caminho real para a estabilidade, o crescimento e desenvolvimento da economia, mesmo em épocas de crise. Segundo Ramos e Fonseca (apud Oliveira,1998), detectou-se nos últimos tempos, em todo o mundo, um aumento substancial do número de empregos na pequena empresa com relação ao total da força de trabalho. Isto se deve, às transformações pelas quais passa a grande empresa, em relação à descentralização, horizontalização e redução de postos de trabalho. Verifica-se, ao mesmo tempo, que os lucros das pequenas empresas têm coincidido com as perdas das grandes empresas. No capítulo a seguir, o gerenciamento estratégico da informação será o enfoque principal, destacando-se principalmente sua utilidade no apoio para gestão e no desenvolvimento das estratégias.

37 CAPÍTULO 3 3. GERENCIAMENTO ESTRATÉGICO DA INFORMAÇÃO 3.1. Dados e informações O executivo deve estar preparado nas suas tarefas diárias, de modo que os dados coletados possam ser suficientes, principalmente os considerados relevantes para a empresa, e que estejam disponíveis no momento certo, podendo contribuir para a tomada de decisão. Dessa forma Oliveira (1998, p. 41), destaca que Dado é qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si só, não conduz a uma compreensão de determinado fato ou situação. É necessário que acima de tudo o executivo transforme os dados em informações, possibilitando um processo dinâmico ou um elemento de ação. Existe a necessidade de interpretação desses dados, e desta forma a informação seria o resultado da análise desses dados, ou seja, capacidade de produção, custo de venda do produto, produtividade do funcionário etc. Pode-se então complementar, que dado por si próprio não traz informação alguma, mas sim, sua análise e interpretação realizada pelo gerente ou empreendedor que

38 possua conhecimento e capacidade de entendimento do assunto, podem transforma-los em informações precisas destinadas à gestão da empresa. É importante salientar que essas informações devem ajudar a identificação dos problemas e das necessidades organizacionais, bem como fortalecer a avaliação das decisões tomadas pelo executivo. Para Oliveira (1998) vive-se numa civilização cuja maior riqueza é a informação, quem a possui está em vantagem em relação a quem não a possui, pois está mais capacitado para resolver situações novas com sucesso e rapidez, quem procura estar sempre bem informado hoje, detém o segredo do sucesso e do poder. Pode-se considerar a informação como sendo o elemento mais importante e vital para tomada de decisão nas organizações, os gestores necessitam de informações que estejam de acordo com seus modelos decisórios, pois quanto maior for a sintonia entre a informação fornecida e as necessidades informativas dos gestores, melhores decisões poderão ser tomadas. Segundo Attie (1992, p.197), A informação é relevante se for capaz de influenciar uma avaliação ou decisão. A informação contábil, por exemplo, deve pois, necessariamente ser significativa para os problemas decisoriais do usuário, ter relevância e não custar mais para ser produzida do que o valor esperado de sua utilização deve possuir economicidade. Por outro lado, uma atividade decisória específica determina as necessidades, e a

39 relevância de estar relacionada e adaptada com o contexto decisório e com as atitudes e preferências de quem assumirá a decisão. De maneira geral, pode-se afirmar que todas as decisões tomadas envolvendo as atividades de uma empresa, qualquer que seja o nível dessa decisão, têm por base algum tipo de informação, nesse processo, o profissional de contabilidade tem papel importante. Muitas pessoas necessitam e, efetivamente, fazem uso de informações que cotidiamente são elaboradas pelos contabilistas. Entre os principais usuários das informações contábeis podem ser destacados: os proprietários de empresas, seus administradores, o governo, os fornecedores de matérias-primas, os clientes das empresas, as instituições financeiras, os investidores. Garrison (1988, p.12) afirma, A informação é o motor que move os gestores. Na ausência de um fluxo de informação, os gestores sentem-se incapazes de solucionar problemas novos com êxito e rapidez. A informação é fundamental no apoio as estratégias e processos de tomada de decisão, bem como obtém controle sobre as operações da empresa. Sua utilização pode modificar o destino de uma determinada decisão que seria tomada, podendo provocar mudança organizacional, podendo afetar os elementos que compõem o sistema gestorial. O desafio maior da informação é o de habilitar os gestores a alcançar os objetivos propostos para a organização por meio do uso eficiente dos recursos disponíveis.

40 Para alimentar esse processo de gestão, principalmente quando se trata da definição da estratégia, as informações precisam ser valiosas, principalmente qualitativas, tempestivas, verídicas, confiáveis e prospectivas. Nesse sentido, Chambers (1974, p. 145) menciona, A informação é algo recentemente apreendido, que pode consistir de objetos, configurações de objetos ou relatórios sobre objetos. Todavia, quando a informação é associada à opção, ela se refere a diversos itens que foram apreendidos recentemente, mas refere-se a símbolos ou sinais de comportamento dessas situações escolhidas. Observa-se que a informação origina-se na coleta de dados, que por sua vez, são organizadas e recebem significados de acordo com seu contexto delimitado. Isso implica na necessidade de delimitação inicial do problema, que servirá de base para identificar e selecionar quais as informações são úteis e relevantes para os gestores. A natureza dos atuais problemas da informação encontra-se principalmente quando comparamos quantidade x qualidade, que a tecnologia da informação ajudou a criar. Existem hoje, uma abundância de informações a disposição dos usuários, resta saber que nem sempre são relevantes, dependendo do tipo do usuário. A produção de muitas informações, preocupa cada vez mais em torná-las disponíveis, sem definir e restringir seu público alvo, pois interessa que a

41 compreensão de que a informação só será útil se atender as exigências e necessidades especificadas e também as da organização. Para Beuren (1998), As informações podem ser consideradas de qualidade quando são relevantes, precisas, acessíveis, concisas, claras, quantificáveis e consistentes. Para os gestores tomarem decisões certas é necessário que estejam supridas com informações de valor. Pois o valor da informação tem por conseqüências decisões concretas e vitais para a sobrevivência da organização, mas quando a informação é deficiente ou de má qualidade implicam no processo de decisão, levando os gestores a não tomarem as melhores decisões. A informação sempre será importante se for capaz de influenciar na decisão, será precisa se for obtida em tempo hábil, serão acessíveis a organização se forem expressas de forma clara facilitando a compreensão, sejam verídicas e confiáveis, selecionando as mais relevantes que possam ajudar os gestores na tomada de decisões. Embora a informação seja um ativo que precisa ser administrado, da mesma forma que os outros tipos de ativo representados pelos seres humanos, capital, propriedades e bens materiais, ela representa uma classe particular dentre esses outros tipos de ativos. As diferenças decorrem do próprio potencial da informação assim como do desafio de administrá-la (MC GERE & PRUSEK, 1994, p. 23). A principal diferença da informação em relação aos demais ativos da empresa, é que ela é infinitamente reutilizada, sem depreciar ou deteriorar em função do uso. Por sua vez, o gerenciamento da informação se diferencia da administração de outros