DUAS RODAS DESENVOLVE PORTAL COLABORATIVO E ELIMINA PROCESSOS EM PAPEL. Case de Sucesso

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1 DUAS RODAS DESENVOLVE PORTAL COLABORATIVO E ELIMINA PROCESSOS EM PAPEL

2 PERFIL Em 1925, surgiu a primeira fábrica de óleos essenciais do Brasil, em Jaraguá do Sul - SC. A autenticidade, a qualidade de seus produtos e a possibilidade de adaptá-los aos desejos e necessidades dos consumidores, além de uma equipe altamente qualificada e os equipamentos mais avançados no segmento, fizeram a empresa se desenvolver e ser líder no mercado brasileiro e destaque latino-americano na produção de matérias-primas para indústria alimentícia. Hoje, a companhia possui uma ampla linha de ingredientes e soluções, que permitem à indústria de alimentos elaborar produtos com sabor, texturas e sensações que agradam ao consumidor. Desde a sua fundação, a Duas Rodas sempre teve uma visão à frente do seu tempo, começando pelo propósito da empresa, que era lançar produtos inexistentes no mercado, até algumas práticas agrícolas adotadas, que eram desconhecidas no Brasil. O objetivo da empresa é continuar assim, valorizando o que já foi conquistado e olhando para o futuro, buscando novos produtos para oferecer aos seus clientes, reinvestindo em inovações e implantando novas unidades. Mas tudo isso, mantendo a sua filosofia empresarial, que coloca paixão, respeito às pessoas, cuidado com o meio ambiente, profissionalismo e, principalmente, sabor em tudo que faz. Para atender a América Latina, a Duas Rodas conta com Unidades Fabris e Laboratórios de Pesquisa e Desenvolvimento no Brasil, Argentina, Chile e Colômbia. Há também Laboratórios de Aplicação e Equipes Comerciais Locais no Brasil, México e Peru. No Brasil, além do estado de Santa Catarina, a instituição está presente em Sergipe e Manaus, com Unidades Fabris. SITE: SITUAÇÃO A Duas Rodas possuía um portal de aplicações que não oferecia um ambiente de colaboração e interação aos usuários, encontrando-se estático. No endereço era disponibilizado apenas um acesso às aplicações da empresa, tais como aplicativos Microsoft Office, ERP, e outros. 02

3 Portal de aplicações: ferramenta trazia apenas os principais links para aplicativos da companhia A empresa decidiu transformar o portal numa ferramenta funcional e importante para todos os colaboradores e, desta forma, torná-la fundamental para a instituição. A Duas Rodas resolveu utilizar um meio que já existia, mas estava obsoleto, para solucionar os seguintes problemas internos existentes na empresa: - Processo manual e lento para a solicitação e aprovação de serviços em cada setor; - Número alto de formulários manuais; - Rateio de custo dos equipamentos e serviços de TI pouco eficiente. O objetivo do projeto buscava formar no portal uma infraestrututa que suportasse a criação de um ambiente interativo, prático e que centralizasse tudo em um único local, funcionalidades de intranet e de aplicações. 03

4 SOLUÇÃO A tecnologia adotada pela TI para solucionar os problemas foi a Microsoft Sharepoint, que hospedado em um servidor Windows Server 2008 com Banco de Dados SQLSERVER 2008, propiciou formar uma solução adequada para o que a Duas Rodas buscava. A empresa já contava com servidores, licença SQL e Windows. Para a realização do projeto foi adquirido o produto Microsoft SharePoint Server Criou-se um formulário no portal totalmente interativo e dinâmico. Ao acessar o portal, é possível checar informações básicas dos colaboradores, como centro de custo, nome completo, gerente e diretor, área de trabalho, entre outras. Imagem de como ficou o portal após a solução. Facilidade para atualizar cadastro e controlar solicitações O processo de aprovação de solicitações passou a ser realizado utilizando integrações entre InfoPath, Sharepoint e . A consulta é feita pelo portal, no qual basta digitar o usuário do colaborador e então serão listadas todas as autorizações de cada usuário. Através da plataforma Citrix, os usuários do portal passaram a ter acesso às aplicações integradas e no Active Directory os próprios colaboradores puderam atualizar cadastros. 04

5 A plataforma Citrix XenApp é utilizada para a disponibilização dos aplicativos (ERP, Office, Outlook etc) para o usuário. Estas aplicações são disponibilizadas internamente através de um portal e externamente através do Citrix Acess Gateway, que possibilita a criação de políticas de acesso e até gravação da sessão do usuário. O Active Directory é o serviço de diretórios do Windows Server, o qual identifica todos os recursos disponíveis em uma rede, mantendo informações sobre estes dispositivos (contas de usuários, grupos, computadores, recursos, políticas de segurança etc.) em um banco de dados e torna estes recursos disponíveis para usuários e aplicações. Visualização de solicitação mostra detalhes da tarefa, além de listar os envolvidos. Visto o sucesso da criação de formulários no portal, a empresa decidiu converter o máximo possível de formulários manuais para a web. Atualmente, a instituição conta com avaliação de fornecedores, orçamento de TI, demandas de equipamentos e solicitação de veículos no portal, onde é possível realizar processos administrativos necessários sem qualquer intervenção manual. 05

6 Para realizar o rateio de custo dos equipamentos e serviços de TI de forma correta, foi desenvolvido um portal onde, de forma simples, traz ao gerente a lista de serviços e equipamentos que estão cadastrados em seu centro de custo. De forma gráfica, o gerente pode analisar a situação dos centros de custo que administra. Isso faz com que cada um possa verificar o que é de fato necessário utilizar dos recursos de TI. Essas funcionalidades foram disponibilizadas com quase nenhum desenvolvimento, apenas adotando as templates, as webparts disponíveis na solução e o ajuste de formulários, possibilitando que tanto os custos quanto o tempo de construção ficassem baixos. O principal investimento foi na aquisição do licenciamento do ambiente Sharepoint. Os demais foram basicamente de mão de obra interna. Para a implementação do projeto, a Duas Rodas contou com um grupo de cinco pessoas, entre gerentes e analistas, e 10 usuários auxiliaram nas especificidades de suas áreas. O projeto possui um tempo de vida indefinido, pois continua em constante crescimento, visto que as demandas e novas idéias não param de surgir. Porém, para o ambiente estar disponível, foram utilizados quatro meses para a finalização. BENEFÍCIOS Após a implantação deste projeto, foi possível disponibilizar aos usuários uma nova forma de interação com os processos realizados. O Portal Corporativo trouxe a experiência da WEB 2.0 em um ambiente empresarial, no qual foi possível desenvolver um clima agradável e dinâmico aos colaboradores. Muitas rotinas manuais foram automatizadas, gerando agilidade nos processos manuais e economia de recursos, entre elas o número de impressões, redução de ligações telefônicas e redução de tráfego de informações sem registro. Inicialmente, o projeto trouxe apenas algumas funcionalidades básicas, como lista de contatos, acesso às aplicações, atualização do cadastro pelo próprio colaborador, o cardápio do mês no refeitório, biblioteca on-line, entre outras funcionalidades. Hoje, tem atingido os funcionários de forma mais completa, levando soluções que se aplicam em suas atividades diárias e projetos que visam uma melhora na qualidade de vida e trabalho. 06

7 A partir de pesquisa de satisfação, realizada pela Duas Rodas, os 125 usuários ativos do Portal Corporativo aprovam os recursos e apóiam novos projetos na WEB: Portal Corporativo > Pesquisa Sobre o Portal > Resumo Gráfico Responder a esta Pesquisa Ações Definições Exibir: 1. Qual sua opinião a respeito dos serviços oferecidos em um ambiente WEB / Portal Corporativo? Gosto dos recursos e apoio novos desenvolvimentos neste ambiente WEB. 125 (100%) Não gosto dos recursos dispostos no Portal Corporativo. 0 (0%) Total: Você visualiza a criação de novos conteúdos ou serviços no Portal Corporativo? Acho o ambiente bom e gostaria de ver conteúdos e serviços de minha área no Portal. 120 (96%) Não visualizo outras melhorias e ou novos serviços. 5 (4%) Total: De maneira geral como você classificaria sua experiência de uso com o Portal Corporativo? (Sendo 1 para Ruim e 5 para Ótima ) 1 0 (0%) 2 0 (0%) 3 22 (18%) 4 60 (48%) 5 43 (34%) Total: 125 Maioria dos funcionários aprovou a solução, de acordo com pesquisa realizada no próprio portal colaborativo. 07

8 FALA, CIO! Nossas expectativas quanto ao uso do ambiente Portal Corporativo superaram em muito nossa projeção. As intenções iniciais cercavam as preocupações de criar um ambiente simples, dinâmico e com altíssimo nível de disponibilidade. A praticidade observada para construção de melhorias em torno da estrutura padrão e o grau de satisfação medido junto aos usuários nos motivou a inovar sobre esta plataforma. Assim, foram incorporadas inúmeras funcionalidades aos usuários e que conseguem observar procedimentos comuns de uso, o que facilita seu entendimento na execução das atividades. Hoje, nosso agradável problema é conter as novas demandas. Nossos clientes internos entenderam a velocidade obtida para a disponibilização de novas funcionalidades como nunca antes haviam acontecido. De maneira geral, temos conquistado muita confiança e reconhecimento da organização, o que nos incentiva a continuar apostando neste ambiente. JÚLIO CESAR VAN VOSSEN CIO 08

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