CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ USJ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RAFAEL MARTINS ELIAS

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1 CENTRO UNIVERSITÁRIO MUNICIPAL DE SÃO JOSÉ USJ CURSO DE ADMINISTRAÇÃO RAFAEL MARTINS ELIAS PLANO DE ESTRUTURAÇÃO PARA A EMPRESA USJÚNIOR Desenvolvimento da estrutura administrativa da Empresa Júnior da USJ - USJúnior São José 2009

2 RAFAEL MARTINS ELIAS PLANO DE ESTRUTURAÇÃO PARA A EMPRESA USJÚNIOR Desenvolvimento da estrutura administrativa da Empresa Júnior da USJ - USJúnior Trabalho Elaborado para a disciplina de Estágio III do Curso de Administração do Centro Universitário Municipal de São José USJ. Orientador: Prof. Msc. Luciana Pereira da Rocha São José 2009

3 RAFAEL MARTINS ELIAS PLANO DE ESTRUTURAÇÃO PARA A EMPRESA USJÚNIOR: Desenvolvimento da estrutura administrativa da Empresa Júnior da USJ - USJúnior Trabalho de Conclusão de Curso elaborado como requisito final para a aprovação no Curso de Administração do Centro Universitário Municipal de São José USJ. Avaliado em 04 de Dezembro de 2009 por: Prof. Msc. Luciana Pereira da Rocha Orientador Prof. Msc. Edson Tele Campos Membro Examinador Prof. Dr. Juarez Perfeito Membro Examinador

4 AGRADECIMENTOS Ao fim de uma jornada é impossível não olhar para trás, e a cada passo pensar e lembrar das pessoas que caminharam junto conosco durante parte do caminho que percorremos. E nada mais justo do que isso, nada mais justo do que agradecer aqueles que se mantiveram ao nosso lado nos momentos difíceis. De modo algum eu poderia começar de outra forma, não poderia deixar de agradecer aos meus pais Osvaldi e Luíza antes de quaisquer outras pessoas, pois foram eles que me ensinaram a ser quem eu sou hoje, como eu sou hoje. Foram meus pais que estiveram ao meu lado em cada momento, e se não o estavam fisicamente, estavam em meu coração. Agradeço também ao meu irmão Rodrigo, pois dei a grande sorte de ter ao meu lado um grande amigo, com todos os problemas do dia-a-dia sempre conversamos, aprendemos um com o outro e acima de tudo sempre buscamos respeitar um ao outro, mesmo que em certos momentos cometamos alguns deslizes. Não posso deixar de agradecer aos meus tios e tias, primos e primas que formam uma grande família, que por mais que tenha seus defeitos é a minha família e eu não gostaria que fosse diferente. Agradeço em especial a minha madrinha, Rosiane, que sempre teve um grande carinho por mim, e este sempre foi recíproco. A esta pessoa incrível que desde sempre se esforçou por mim e foi uma fonte de carinho e ternura eu só posso agradecer e desejar que um dia eu consiga retribuir todo o carinho que recebi. Às amizades que nos acompanham no caminho das pedras. Às amizades que passaram e às que ficaram, às grandes pessoas que no decorrer das nossas vidas ficam guardadas em lembranças de bons momentos que um dia nos farão perceber o como foi divertido viver. Agradeço também, por mais que para alguns seja estranho, às minhas inimizades, que me fizeram mais forte, tenho a sorte de poder dizer que foram poucas as inimizades que alimentei durante a vida, mas ainda sim, às agradeço, pois sinto que sou mais forte agora. Não posso deixar de agradecer a algumas pessoas em especial, não poderia de modo algum deixar de agradecer a Aline Pacífico, essa pessoa a quem tive o imenso prazer de conhecer durante esses quatro anos que se passaram. Uma pessoa que me ensinou muito não apenas sobre a amizade, alguém que me fez sentir orgulho de conquistas que não foram minhas, alguém que me acompanhou e me acompanha.

5 A minha mestra Luciana, pois a verdadeira maestria não está no conhecimento acumulado, mas sim no saber que nós dividimos com os outros. A essa orientadora, a quem eu tanto recorri, os meus sinceros agradecimentos e espero que desse tempo que passamos juntos tenha ficado mais que um trabalho de conclusão de curso, espero que a amizade e o respeito que nós cultivamos continue pelo resto das nossas jornadas. Àqueles que eu deixei de agradecer aqui peço desculpas, mas saibam que todos que me acompanharam em algum momento, estão bem guardados nas minhas lembranças e no meu coração.

6 O valor das coisas não está no tempo que elas duram, mas na intensidade com que acontecem. Por isso existem momentos inesquecíveis, coisas inexplicáveis e pessoas incomparáveis. Fernando Pessoa.

7 RESUMO O presente trabalho teve por objetivo a realização de um estudo junto às empresas juniores da região da grande Florianópolis com intuito de proporcionar a base para o desenvolvimento do plano de estruturação administrativa da Empresa Júnior da USJ USJúnior. A pesquisa buscou mapear os métodos administrativos utilizados, observando aqueles que se apresentaram positivos e os que se apresentaram negativos, nas funções realizadas dentro das empresas juniores. A pesquisa envolveu a estrutura de uma empresa júnior no campo da administração, marketing, recursos humanos, finanças e organização sistemas e métodos. O estudo caracterizou-se como exploratório, descritivo e explicativo e utilizou-se como instrumento de coleta de dados entrevistas semi-estruturadas, observação e análise documental junto aos websites das empresas. O trabalho teve caráter qualitativo assim a readequação das metodologias descritas à realidade da USJúnior. Na análise de dados apresentou-se a aplicação de métodos em comum entre algumas empresas juniores, sendo que também foram detectadas falhas no processo administrativo e, assim pôde-se constatar métodos tanto positivos como negativos à aplicação na realidade estudada. Portanto, alcançou-se a busca dos métodos mais promissores na estratégia de benchmarking e encerrouse com recomendações para que a USJúnior tenha a adequação e maior facilidade na aplicação dos métodos administrativos propostos. Palavras-chave: Administração de Empresa júnior. Planejamento de estrutura. Benchmarking.

8 LISTA DE FIGURAS Ilustração 1: A Dinamicidade do Processo administrativo...25 Ilustração 2: Departamentalização funcional...33 Ilustração 3: Organograma Atual Ilustração 4: NCA organograma...76 Ilustração 5: Organograma Modelo Consultoria administrativa Ilustração 6: Organograma ESAG Jr...80 Ilustração 7: Organograma atual USJúnior Ilustração 8: Logomarca Ação Jr Ilustração 9: Logomarca NCA Núcleo de Consultoria em Administração Ilustração 10: Logomarca Modelo Consultoria Júnior Ilustração 11: Logomarca Estácio de Sá Ilustração 12: Logomarca Mercando Empresa júnior Ilustração 13: Logomarca ESAG Jr Ilustração 14: Logomarca USJúnior...115

9 LISTA DE QUADROS Quadro 1: Relação das empresas juniores entrevistadas conforme o ano de fundação...54 Quadro 2: Entrevistados de acordo com as empresas juniores as quais participam...56 Quadro 3: Análise SWOT USJúnior Quadro 4: Compilação das missões das EJ s de administração da grande Florianópolis Quadro 5: Compilação das visões das EJ s de administração da grande Florianópolis...70 Quadro 6: Compilação dos valores das EJ s de administração da grande Florianópolis Quadro 7: Infra-estrutura básica de uma EJ em criação Quadro 8: Plano de estruturação proposto Quadro 9: Quadro resumido da entrevista: História Quadro 10: Quadro resumido da entrevista: Planejamento estratégico Quadro 11: Quadro resumido da entrevista: Estrutura Quadro 12: Quadro resumido da entrevista: Reuniões Quadro 13: Quadro resumido da entrevista: Processo seletivo Quadro 14: Quadro resumido da entrevista: Comunicação interna Quadro 15: Quadro resumido da entrevista: Comunicação empresarial Quadro 16: Quadro resumido da entrevista: Recursos iniciais Quadro 17: Quadro resumido da entrevista: Funções financeiras Quadro 18 Quadro resumido da entrevista: Participação de professores e ex-membros

10 SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO Tema e problema de pesquisa Objetivos Objetivo Geral Objetivos Específicos Justificativa Estrutura do trabalho FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA Administração Funções administrativas Funções organizacionais Recursos humanos Finanças Marketing Estrutura organizacional Departamentalização Organograma Planejamento Análise SWOT Benchmarking Empresa júnior Conceito Breve histórico do movimento empresa júnior no Brasil e no mundo Processo legal de abertura de uma empresa júnior PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS Quanto à abordagem do problema Objetivos da pesquisa Quanto aos procedimentos técnicos Delimitação do universo pesquisado Quanto à técnica de coleta de dados Técnica de análise de dados DESCRIÇÃO DA REALIDADE INVESTIGADA Análise SWOT USJúnior ANÁLISE DE DADOS Histórico Ação Jr NCA Modelo Faculdade Energia ESAG Jr USJúnior Estratégia Ação Jr NCA Modelo Faculdade Energia...67

11 5.2.5 ESAG Jr USJúnior Estrutura organizacional Ação Júnior NCA Modelo Faculdade Energia ESAG Jr USJúnior Reuniões Ação Jr NCA Modelo Faculdade Energia ESAG Jr USJúnior Recrutamento e seleção Ação Jr NCA Modelo Faculdade Energia ESAG Jr USJúnior Comunicação interna Ação Jr NCA Modelo Faculdade Energia ESAG Jr USJúnior Comunicação empresarial (público externo) Ação Jr NCA Modelo Faculdade Energia ESAG Jr USJúnior Nome institucional e logomarca Ação Jr NCA Modelo Faculdade energia ESAG Jr USJúnior Recursos e funções financeiras Ação Jr NCA Modelo Faculdade energia ESAG Jr...120

12 5.9.6 USJúnior Participação dos professores e ex-membros Ação Jr NCA Modelo Faculdade Energia ESAG Jr USJúnior Plano de estruturação proposto CONSIDERAÇÕES FINAIS REFERÊNCIAS APÊNDICES ANEXOS...155

13 12 1 INTRODUÇÃO Em meio ao ambiente competitivo e globalizado que vêm se desenvolvendo em todo o mundo as empresas de todas as áreas precisam ser altamente preparadas a fim de obter sucesso em seus empreendimentos. Desse modo, com as empresas juniores não poderia ser diferente. Surgiu na França no ano de 1967 o Movimento Empresa Júnior MEJ - que logo se espalhou, primeiramente, pela Europa e em seguida por todo o mundo. Esse movimento alcançou o Brasil na década de 1980, inicialmente com a Fundação Getúlio Vargas - FGV. O MEJ é um projeto desenvolvido nas Instituições de Ensino Superior, em que os acadêmicos são responsáveis por gerir uma empresa correspondente à sua área de estudo. Em Santa Catarina o movimento foi iniciado pela Universidade Federal do Estado de Santa Catarina UFSC em 1990 com a empresa que naquele momento se chamou UFSC Jr. e hoje, sendo a mais antiga do estado, passou a se chamar Ação Jr. No ano de 2008 o Centro Universitário Municipal de São José USJ - iniciou seu projeto de criação da empresa júnior, com um grupo pequeno de acadêmicos, e verificando-se a escassez de materiais, principalmente de cunho científico, que abordassem a estrutura administrativa deste tipo de projeto, realizou-se uma pesquisa apoiada em métodos científicos que permitisse à USJúnior desenvolver-se de modo que sua estrutura administrativa seja baseada em métodos plausíveis conforme as estruturas que tem se mostrado funcionais na mesma região onde a pesquisa ocorreu. 1.1 Tema e problema de pesquisa A administração em si é uma função bastante antiga, mesmo que em períodos anteriores ao seu desenvolvimento científico, sua função já era aplicada por meio de metodologias bastante diferentes das que são aplicadas atualmente. Taylor em seus estudos propôs modelos mecanicistas e o homem na opinião desse estudioso era um problema ainda maior para a empresa, justamente por ser necessário a ela. Com o passar dos anos novas abordagens foram desenvolvidas e juntamente às novas tecnologias a administração tornou-se mais eficaz e eficiente.

14 13 Os estudos sobre a administração tomaram seu lugar nas universidades e o conhecimento administrativo tornou-se mais abrangente, alcançando todos os setores das organizações e não sendo mais o foco de setores específicos. A administração passou a entender as organizações como um grande sistema interdependente e, assim o pensamento holístico passou a guiar a ciência da administração. Sendo assim, às empresas juniores surgiram como um laboratório prático da ciência da administração e, devido ao seu sucesso, o movimento se consolida e passa a fazer parte das avaliações do Ministério da Educação MEC, nas avaliações referentes às instituições de ensino superior. Estas empresas juniores, por sua vez, também precisam ser devidamente administradas, considerando que são empresas juniores dos cursos de administração, mais do que quaisquer outras, devem aplicar corretamente ferramentas administrativas, a fim de obter sucesso quanto aos seus objetivos didáticos e organizacionais e garantir a sua continuidade. Enfatiza-se que por vezes o cumprimento de tais objetivos é mais complexo que algumas organizações devido às constantes mudanças em seu quadro administrativo e funcional pelas quais a empresa júnior costuma passar. Portanto, considerando a estrutura e experiências das empresas juniores da mesma região à qual a USJúnior se localiza, além de exigências legais, a problemática deste trabalho passa a ser: Qual é o modelo de estrutura mais adequado a ser desenvolvido na Empresa Júnior da USJ USJúnior baseado na realidade de outras empresas juniores do curso de administração? 1.2 Objetivos Os objetivos desta pesquisa dividem-se em entre objetivos gerais e específicos, sendo os dois tipos especificados abaixo Objetivo Geral Realizar o plano de estruturação da empresa júnior de administração do Centro Universitário Municipal de São José - USJ Objetivos Específicos Realizar análise comparativa entre as empresas juniores de administração da grande Florianópolis.

15 14 Verificar a estrutura oferecida pelas empresas juniores, que possam ser concorrentes diretos e indiretos à USJúnior; Analisar o ambiente externo e informações relevantes para o ramo desse negócio; Realizar uma análise SWOT em relação à empresa júnior de administração do USJ, considerando a concorrência direta e indireta; 1.3 Justificativa O desenvolvimento da sociedade implica constantemente na procura por profissionais mais bem preparados para o dia-a-dia das empresas e, portanto as instituições de ensino superior passam a ter a função não apenas do ensino teórico, mas passam também a abranger o ensino prático. Assim, o desenvolvimento deste trabalho se justifica no âmbito acadêmico por aliar os conhecimentos teóricos desenvolvidos no ambiente acadêmicos das salas de aula, ao conhecimento prático desenvolvido por meio do contato com as empresas em ambientes reais de mercado. No ponto de vista da sociedade, a economia por muitas vezes tem suas bases nas empresas de micro e pequeno porte, assim como nos profissionais autônomos e liberais. Este fato ocorre porque estes profissionais e estas empresas executam funções básicas da economia que e mantém a circulação de capital em uma determinada região. Assim, as empresas juniores apóiam o desenvolvimento econômico da região que as abriga e uma estrutura administrativa adequada, consequentemente, pode proporcionar melhores resultados aos trabalhos desenvolvidos junto à comunidade. Ao mesmo tempo o trabalho justifica-se no que tange a sociedade, pois as empresas juniores são partes importantes do desenvolvimento prático do conhecimento acadêmico e desse modo a estruturação adequada desta empresa terá por consequência o desenvolvimento de profissionais melhor preparados ao adentrarem no mercado de trabalho. A USJúnior, por sua vez, tem a possibilidade de ter o desenvolvimento de uma estrutura administrativa adequada sendo este um dos pontos principais de seu funcionamento. O sucesso da organização não poderá ser alcançado se internamente está se mantiver desorganizada, pois sendo uma empresa júnior do curso de administração, a aplicação adequada de métodos administrativos é essencial para o desenvolvimento dos acadêmicos, antes mesmo da prestação de serviços.

16 15 Ao Centro Universitário Municipal de São José USJ este trabalho é justificado não apenas por abordar um tema ainda não explorado em trabalhos anteriores, e por ser uma temática pouco explorada no ambiente científico como um todo, mas também por possibilitar o desenvolvimento da empresa júnior que se vincula diretamente à instituição e assim o sucesso da USJúnior estará diretamente ligado ao sucesso da própria USJ. Por fim, para a ciência da administração o presente trabalho se justifica por desenvolver um ambiente de laboratório prático desta, aprofundando os conhecimentos aplicados nas diferentes áreas da administração como: organização sistemas e métodos, marketing, recursos humanos e a área financeira. Podendo ser este trabalho, também, base para futuros estudos que possam vir a ser desenvolvidos nestas mesmas áreas. 1.4 Estrutura do trabalho O estudo que segue é constituído de cinco capítulos, sendo cada qual com a sua significância para a compreensão do tema e problema de pesquisa propostos neste. A ordenação dos capítulos dá-se também de modo a facilitar a compreensão do trabalho. O capítulo primeiro explana o tema de forma a introduzir os conceitos que foram abordados brevemente, subdividindo-se em introdução, tema e problema de pesquisa, objetivo geral, objetivos específicos, justificativa e a própria estrutura do trabalho que se segue. Na sequência faz-se a exposição de conceitos que embasam o trabalho de modo a revisar a literatura existente sobre os temas que compõem este estudo os temas apresentados são: administração de modo geral e uma breve abordagem histórica; funções administrativas; funções organizacionais, sendo estas: recursos humanos, finanças e marketing; estrutura organizacional, dividindo-se ainda em departamentalização e organogramas; planejamento, acompanhado do método de análise SWOT; benchmarking; uma abordagem conceitual sobre empresa júnior, um breve histórico do movimento no Brasil e no mundo; e por fim, uma explicação sobre o processo legal que envolve a abertura de uma empresa júnior. Forma-se assim o segundo capítulo O terceiro capítulo aborda os métodos científicos pelos quais se deram o levantamento e a análise dos dados expostos no presente estudo. Este pode ser subdividido considerando a abordagem do problema os objetivos da pesquisa, os procedimentos técnicos adotados, a delimitação do universo de pesquisa, as técnicas de coleta de dados e as técnicas de análise de dados.

17 16 O quarto capítulo por sua vez, aborda a realidade estudada, ou seja, este capítulo expõe as características da empresa USJúnior cujo presente estudo teve foco. O quinto capítulo é composto das considerações finais sobre a pesquisa, a descrição das percepções sobre o estudo e a ênfase em propostas que segundo os dados analisados buscam melhorias para o funcionamento da empresa pesquisada. A fim do trabalho são expostas as referências utilizadas para a formulação do presente estudo, assim como os apêndices desenvolvidos e anexos, juntamente com os documentos exigidos pela instituição de ensino superior.

18 17 2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA A fim de que a pesquisa realizada possa ser mais bem compreendida faz-se necessário a abordagem dos temas pelos qual este trabalho se fundamenta. Assim, este capítulo tem por função expor informações teóricas sobre os temas abordados. 2.1 Administração O desenvolvimento da administração, muitas vezes ocorreu por meio de outras ciências, pois quando os profissionais se deparavam com problemas, era necessário planejarse, organizar seus recursos, dirigir as pessoas ao seu redor para o mesmo objetivo e controlar os seus recursos afim de que as funções exercidas estejam realmente direcionadas para a conclusão dos seus objetivos. No entanto a prática da administração surgiu muito antes da ciência. Chiavenato (2004) propõe que construções da antiguidade no Egito, Mesopotâmia e Assíria, por exemplo, são provas da capacidade de dirigentes em planejar e guiar os esforços de outras pessoas para um único objetivo. Amboni e Andrade (2007, p.45) complementam: Os egípcios, durante a construção das pirâmides, praticavam ações que legitimam as teorias administrativas. Reconheceram o valor do planejamento das atividades, a necessidade de uma pessoa que comandasse os demais trabalhadores, como um conselheiro, o princípio de organização em grupos, com divisão de atividades e responsabilidades e a técnica de descrição das tarefas de cada elemento do grupo. Surgiu, também, a função de administrador para a coordenação do empreendimento estatal. Por tanto, as primeiras influências da administração, surgem muito tempo antes dela ter sua iniciação científica. Mas ao longo do tempo, até que a administração como ciência surgisse, houve outras influências práticas que mudaram os conceitos da administração, e podem ser vistos mesmo nos dias de hoje. Diferentes autores citam diferentes influências no decorrer da história, porém duas entidades tiveram uma influência bastante grande no processo de desenvolvimento da administração, a Igreja Católica e a organização militar.

19 18 A Igreja se desenvolveu de modo bastante competente e se espalhou pelo mundo mantendo sua organização e sua hierarquia. Chiavenato (2004, p.25) expõe o seguinte: a organização hierárquica da Igreja é simples e eficiente e sua organização mundial pode operar sob o comando de uma só cabeça executiva: o Papa, cuja autoridade coordenadora lhe foi delegada por uma autoridade divina superior. Ao mesmo tempo temos o exército, que se apresenta bastante competente na utilização de hierarquia na organização militar, além do desenvolvimento de estratégias exemplares que podem ser re-modeladas e utilizadas nos mais diversos mercados. No que se refere às organizações militares, Amboni e Andrade (2007, p.45) remetem as seguintes características: Têm influenciado muito o desenvolvimento das teorias administrativas no que se refere à organização linear, princípio da unidade de comando, escala hierárquica com seu grau de autoridade e de responsabilidade, centralização do comando e descentralização da execução, linha e assessoria, princípio da direção todo soldado deve saber perfeitamente o que se espera dele e aquilo que deve fazer. Assim, pode se perceber que a administração contemporânea, tem muita relação com essas duas instituições. Os princípios desenvolvidos a milhares de anos por organizações militares e a eficiência hierárquica da Igreja, são exemplos da otimização dos esforços diante de atitudes planejadas e organizadas. A administração, no entanto, passou por uma grande mudança, e teve sua iniciação científica após a Revolução Industrial ao fim do século XVIII. A segunda revolução, já no século XIX, causara grandes mudanças econômicas, sociais e políticas, as organizações precisaram expandir sua capacidade produtiva e desenvolver sua organização para alcançar as demandas exigidas pela sociedade, porém Chiavenato (2001, p. 40) atenta para o seguinte: a Revolução Industrial provocou profundas modificações na estrutura empresarial e econômica da época. Mas não chegou a influenciar os princípios de administração das empresas então utilizados. Os dirigentes de empresas trataram de cuidar como podiam ou como sabiam das demandas de uma economia em rápida expansão e tinham por modelo as organizações militares ou eclesiásticas nos séculos anteriores. O início da administração como ciência se deu a partir das obras de Frederick Winslow Taylor. Taylor foi responsável pelo desenvolvimento da administração científica, de modo que para ele: A administração passa a ser estudada como uma ciência e terá como base princípios bem reconhecidos, claramente definidos e fixos, em lugar de depender de idéias mais ou menos confusas adquiridas através de uma observação limitada das poucas

20 organizações com as quais o sujeito possa haver entrado em contato. (TAYLOR apud PERFEITO, 2007, p.47). Taylor, portanto, desenvolveu a administração ciência a partir de estudos, sendo o mais famoso, o estudo dos tempos e movimentos. Assim, a administração passaria a ser compreendida por métodos passíveis a testes e aperfeiçoamentos, e deixaria de ser uma função baseada no empirismo. Praticamente ao mesmo tempo em que Taylor desenvolveu a administração científica nos EUA, Henri Fayol desenvolveu uma outra abordagem da administração na Europa. A abordagem clássica de Fayol, diferentemente da científica, tinha ênfase na estrutura, ou seja, a teoria clássica concebe a organização como se fosse uma estrutura, em termos de forma e organização das partes que a constituem, além do inter-relacionamento entre as partes. Restringe-se ao aspecto da organização formal. (ANDRADE; AMBONI, 2007, p.65). Fayol definiu em seus estudos o conceito de administração que para ele estava diretamente ligado a cinco funções básicas: Prever. Estabelecer objetivos e métodos para alcançá-los. Organizar. Coordenar os recursos da empresa alocando-os da melhor forma possível, com base no planejamento. Comandar. Fazer com que os subordinados executem suas funções. Coordenar. Pressupõe a necessidade harmonização dos esforços da organização para que os objetivos sejam atingidos. Controlar. Assegurar que as atitudes adotadas são as mais compatíveis com o planejamento (ANDRADE; AMBONI, 2007). Além das funções administrativas, Fayol também propôs 14 princípios a serem adotados nas organizações, são eles (KWASNICKA, 2003; CHIAVENATO, 2004; MORDEN; 2004): 1. Divisão o trabalho: especialização de tarefas e pessoas a fim de aumentar a eficiência. 2. Autoridade: é o direito de dar ordens e faze-las cumprir por meio de recompensas e punições. 3. Disciplina: refere-se à obediência às normas e acordos estabelecidos. Está ligada a aceitação do poder hierárquico. 4. Unidade de comando: propõe que cada empregado deve receber ordens de apenas um superior. Princípio da autoridade única. 19

21 20 5. Unidade de direção: aplicação de um único plano e uma única liderança para grupos de atividade com os mesmos objetivos. 6. Subordinação dos interesses individuais ao interesse geral: nenhum interesse particular deve estar acima dos interesses da organização. 7. Remuneração pessoal: deve estar adequado com necessidades do trabalhador e da organização. Deve sempre seguir o princípio da equidade e justiça. 8. Centralização: considera uma estrutura hierarquizada onde a autoridade máxima está no topo dessa hierarquia. 9. Cadeia escalar: é a cadeia de comando que desce do topo da organização até os níveis mais baixos. 10. Ordem: deve haver um lugar para todos e todas as coisas. Cada coisa deve estar em seu lugar. 11. Equidade: a lealdade e a boa execução das funções estão ligadas à aplicação de justiça e amabilidade no ambiente de trabalho. 12. Estabilidade do pessoal: a rotatividade exagerada de funcionários tem impacto negativo sobre a moral e mesmo sobre a eficiência dos funcionários. 13. Iniciativa: Respeitando-se a autoridade e a unidade de direção, o desenvolvimento de situações que favoreçam a execução das tarefas deve ser estimulado. 14. Espírito de equipe: a harmonia e a união são grandes forças para a organização. Um ponto a ser observado nos 14 princípios de Fayol é a conexão com os conceitos militares e eclesiásticos, que foram citados anteriormente como bases para a administração. Após o desenvolvimento dessas teorias, chamadas clássicas, a administração se desenvolveu com vários focos em diferentes momentos. Ainda na década de 1940, temos o surgimento da teoria burocrática de Weber, em que a burocracia baseia sua divisão de trabalho de forma que estabelece o grau hierárquico de cada cargo, o poder e a responsabilidade; as atribuições e as condições necessárias. (KWASNICKA, 2004, p.37). Houve ainda o desenvolvimento da escola das relações humanas, escola comportamental, neoclássica, sistêmica, contingencial, entre outros modelos que podem divergir entre os diferentes autores. No geral a administração se desenvolve junto com o mundo, teve início em períodos remotos ainda sem métodos específicos ou mesmo no formato de ciência, e durante o período

22 21 de desenvolvimento humano quando o desenvolvimento da social exigiu a administração teve sua iniciação científica e continuou se desenvolvendo. Hoje, mais do que nunca, o ambiente passa por transições constantes, se modifica muito rapidamente e o mundo todo sofre influências do mundo todo. Hoje as organizações buscam diferentes objetivos e tem uma grande diversidade de ferramentas administrativas a sua disposição. A busca pela qualidade total, uso de tecnologias de informação, reengenharia e benchmarking são apenas exemplos dos métodos aplicados atualmente. Para Moraes (1991, p.59) um modelo típico de administração estratégica considera fixação de objetivos, avaliação dos recursos competitivos, análise do ambiente externo e definição de estratégias. E complementa os fatores mais sensíveis que influenciam a sobrevivência a longo prazo das empresas encontram-se no ambiente externo, o qual é dinâmico, mutável e encerra ameaças e oportunidades (MORAES, 1991, p.59). Assim, o ambiente é um fator de grande preocupação para todo administrador, sendo que junto a ele todo planejamento exige uma visão sobre o futuro, para que as estratégias possam ser traçadas conforme os prováveis acontecimentos. A respeito do futuro, nunca se pode dizer com certeza o que teremos, porém Bennis (apud KWASNICKA, 2004, p.333) faz a seguinte afirmação sobre as organizações futuras: a palavra-chave será temporária ; haverá sistemas adaptáveis, mudando rapidamente. Isso será organizado em torno dos problemas a serem resolvidos pelos grupos de pessoas estranhas entre si, que representam um conjunto de capacidades profissionais diversificadas. Os grupos serão conduzidos por modelos orgânicos, mais do que mecânicos; eles evoluirão como resposta ao problema mais do que como expectativas programadas. Nesse modelo o processo de resposta e adaptação pelos quais as organizações têm passado serão muito mais rápido e deverão contar com o apoio de todas as pessoas na organização. Desse modo existe uma tendência a redução de níveis hierárquicos e, portanto, maiores responsabilidades e liberdades para os membros da organização. Com base nesse novo quadro Kwasnicka (2004, p.335, grifo do autor) propõe três ênfases básicas comportamentais no papel do executivo, são elas: Percepção objetiva: o executivo terá uma idéia muito melhor de suas responsabilidades, agora que elas são distintas das de seus colegas. Responsabilidade do pessoal: a eliminação de superiores arbitrários permitirá ao trabalhador dirigir a sua atenção para suas responsabilidades. Responsabilidade de grupo: o executivo será progressivamente um membro do grupo de trabalho especial. Ele será envolvido tanto como especialista, quanto como coordenador.

23 22 Desse modo, percebe-se uma tendência cada vez maior a flexibilização diante da velocidade das mudanças em todos os setores. A necessidade de investir e manter pessoas capacitadas na organização será cada vez maior e a boa administração das competências será um diferencial das organizações. Peter Drucker (apud CHIAVENATO, 2001, p.479) sugere que [...] A administração é o motor principal dos países e organizações. O desenvolvimento é a sua consequência direta. Ela é a causa e não a consequência - do desenvolvimento. Uma administração bem realizada é, portanto, o fator decisivo no sucesso das organizações e assim continuará sendo independente do modelo que se siga. Visto o aspecto histórico da administração e seu desenvolvimento, faz-se necessário entender as funções administrativas e sua aplicação nas organizações. 2.2 Funções administrativas As funções administrativas foram abordadas na teoria clássica de Fayol do início do século XX, como sendo prever, organizar, comandar, coordenar e controlar (CHIAVENATO, 2004). Essas funções tiveram variações no decorrer do tempo de acordo com as diferentes abordagens da administração, porém são as bases para os conceitos que temos hoje sobre a administração. O próprio conceito de administração mudou com o passar do tempo assim como seus princípios e suas abordagens. Para Terry (apud SILVA, 2002, p.6) administrar é um processo distinto, que consiste no planejamento, organização, atuação e controle, para determinar e alcançar os objetivos da organização pelo uso de pessoas e recursos. Neste contexto a administração está ligada à determinação e a conclusão de objetivos organizacionais por meio de funções e ferramentas que permitam o melhor uso dos recursos disponíveis. Este conceito estava bastante relacionado com a obra de Henri Fayol e outros autores da época. Kwasnicka (2004, p.20) afirma que o mais importante e consistente uso do termo administração é aquele em que ele é visto como um processo integrativo fundamental, buscando a obtenção de resultados específicos. Desse modo, a administração está sempre ligada aos objetivos da organização e a obtenção desses objetivos. Administrar é, portanto, um processo pelo qual o administrador cria, dirige, mantém, opera e controla uma organização. (KWASNICKA, 2004, p.20).

24 23 Nesse contexto ainda pode-se simplificar o conceito a partir do conceito desenvolvido por Drucker e Vance (apud, SILVA, 2002 p.6) administração é simplesmente o processo de tomada de decisão e o controle sobre as ações dos indivíduos, para o expresso propósito de alcance de metas predeterminadas. As funções administrativas, e a administração em si, estão ligadas a dois conceitos muito importantes para o administrador, a eficiência e a eficácia. A eficiência, segundo Amboni e Andrade (2007) está ligada a conceito de custo/benefício que a organização terá para prestar um serviço ou produzir um bem. Seguindo a mesma linha conceitual Silva (2002, p.20) define eficiência é operar de modo que os recursos sejam mais adequadamente utilizados. Ou seja, a eficiência está relacionada ao modo como os recursos são utilizados na organização para que ela atinja seus objetivos. Se a eficiência está pode ser vista como a busca pela melhor forma de trilhar um caminho, a eficácia está em escolher o melhor caminho à ser trilhado. Chiavenato (2004, p.128) explica essa relação da seguinte maneira: [...] À medida que o administrador se preocupa em fazer corretamente as coisas, ele está focando à eficiência (melhor utilização dos recursos disponíveis). Mas quando ele avalia o alcance dos resultados e verifica se as coisas bem-feitas são as coisas que realmente devem ser feitas, então ele está focando a eficácia (alcance dos objetivos por meio dos recursos disponíveis). De modo bastante claro Silva (2002, p.20) define que eficácia significa fazer as coisas certas, de modo certo, no tempo certo. Assim, por meio das quatro funções básicas da administração, o administrador busca a eficiência e a eficácia da sua organização. Como visto anteriormente Fayol definiu como funções do administrador: prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Porém esta teoria foi alterada e hoje se têm na administração quatro funções básicas: planejar, organizar, dirigir e controlar (PODC). Planejar refere-se a definir metas e objetivos desejáveis e traçar métodos adequados para que a organização consiga atingi-los (CHIAVENATO, 2004, p.142). Pode-se ainda citar Amboni e Andrade (2007, p.5) quando afirmam que planejar diz respeito às implicações das decisões tomadas hoje para um futuro próximo. O planejamento, portanto, refere-se tanto aos fins quanto aos meios, o planejamento está em definir uma trajetória para a organização e o melhor jeito de segui-la. Quando um administrador desenvolve o planejamento para a organização ele conta com a capacitação e o conhecimento dos outros funcionários que fazem parte da organização.

25 24 A organização é, portanto, o processo de designação de tarefas, de agrupamento de tarefas em departamentos e de alocação de recursos para os departamentos (SILVA, 2002, p.10). Amboni e Andrade (2007, p.5) complementam lembrando que a organização também expressa a distribuição otimizada dos recursos da empresa. A terceira função da administração é dirigir. A direção está em fazer com que os planos e a organização das tarefas e recursos sejam efetivadas, ou seja, dirigir corresponde a atuação do administrador sobres as pessoas de modo a dinamizá-las nos seus cargos e funções, treiná-las, guiá-las e motivar as pessoas para que elas alcancem os resultados esperados (CHIAVENATO, 2004). Kwasnicka (2004, p.250) define que a tarefa de dirigir está diretamente relacionada com a interface entre as pessoas dentro de uma organização, quer sejam superiores, quer sejam subordinadas, quer sejam pares. Por esse motivo a função de direção depende muito da habilidade de liderar a equipe, e é importante que o administrador saiba reconhecer está habilidade nos outro a fim de poder utilizá-las em favor da organização. Por fim, a quarta função administrativa é o controle. O termo controle na administração é explicado por Mockler (apud KWASNICKA, 2004, p.263, grifo do autor): O controle administrativo é um esforço sistêmico de estabelecer padrões de desempenho, com objetivos de planejamento, projetar sistemas de feedback de informação, comparar desempenho efetivo com estes padrões predeterminados, determinar se existe desvio, medir sua importância e tomar qualquer medida necessária para garantir que todos os recursos estejam sendo usados da maneira mais eficaz e eficiente possível, para a consecução dos objetivos da empresa. Silva (2002, p.10) simplifica o conceito de controle, função que se encarrega de comparar o desempenho atual com os padrões predeterminados, isto é, com o plano. O controle é, portanto, a função do administrador pela qual ele irá avaliar se as práticas adotadas na organização para a execução do plano estão de acordo com os modelos de eficiência e eficácia desejados. Apesar de serem dispostas em uma ordem específica, é importante que se tenha em mente que as funções administrativas são dinâmicas entre si e atuam sempre em um processo de retro alimentação onde o fim da cadeia (ou qualquer outra parte) pode ocasionar uma mudança no início dela, como exposto na ilustração1:

26 25 Ilustração 1: A Dinamicidade do Processo administrativo Fonte: Amboni e Andrade (2007, p.5). Conforme a ilustração 1 apresenta o processo administrativo é bastante versátil, sendo que em qualquer momento do processo pode ser necessário recuar ou avançar determinadas etapas deste, que podem ser re-avaliadas ou ainda corrigidas se necessário. O processo administrativo é, portanto, extremamente dinâmico e deve responder as necessidades da organização, sejam estas internas ou externas. Realizada a explicação das funções administrativas, cria-se a necessidade de explicar as funções organizacionais para esclarecer seu funcionamento na prática empresarial. 2.3 Funções organizacionais Maximiano (2007, p.7) explica que funções organizacionais são tarefas especializadas que as pessoas e os grupos executam, para que a organização consiga realizar seus objetivos. Segundo alguns autores, as funções executadas em uma organização podem ser divididas em subgrupos conforme as suas características, sendo as principais funções exercidas as descritas na sequência de recursos humanos, finanças, marketing para aplicação da empresa júnior Recursos humanos A gestão de pessoas foi uma função que durante certo tempo era considerada apenas como parte da produtividade da empresa, sendo os funcionários extensões das máquinas que

27 operavam. Taylor, um dos primeiros teóricos da administração, com a escola científica, tinha uma visão especifica sobre os funcionários e as relações entre empresa e operário. 26 O operário tendia deliberadamente a enganar o empresário, daí surgiram a preguiça natural e a lentidão sistemática. A primeira consistia na tendência do operário comum a trabalhar com um ritmo lento e tranqüilo, a não se apressar ; a segunda, provinha de um estudo cuidadoso, de parte dos operários, do que eles pensavam, para favorecer seus maiores interesses. Estes vícios teriam, entre outras coisas, o temor do operário em ser explorado pelos empresários e criava entre ambos um antagonismo cujos resultados terminaram, mais de uma vez, em agressões, greves, aumento da lentidão etc. (TAYLOR apud PERFEITO, 2007, p.52). Podia-se interpretar o funcionário como uma necessidade não desejada considerando este ponto de vista. No entanto, segundo Maximiano (2007), esta visão ficou obsoleta com as escolas posteriores, como a escola das relações humanas, que possuía um enfoque comportamental. O autor explica as conclusões dos trabalhos de Elton Mayo: Em essência, essas conclusões diziam que o desempenho das pessoas era determinado não apenas pelos métodos de trabalho, segundo a visão da administração científica, mas também pelo comportamento. Esses estudos deram início a um novo processo de inter-relacionamento nas organizações e hoje muitas empresas referem-se aos seus funcionários como colaboradores. Para Robbins e Decenzo (2004, p.119) a qualidade de uma organização é determinada em grande parte pela qualidade das pessoas que ela emprega. Assim, em uma nova visão da área de recursos humanos, Maximiano (2007, p.10) propõe que esta área de recursos humanos é responsável por funções como: Planejamento de mão de obra: definição da quantidade de pessoas necessárias para trabalhar na organização e das competências que elas devem ter. Recrutamento e seleção: localização e aquisição de pessoas com as habilidades apropriadas para a organização. Treinamento e desenvolvimento: transformação dos potenciais das pessoas em competências. Avaliação de desempenho: informação sobre o desempenho das pessoas e definição de ações (como encaminhar para treinamento) que permitam o aprimoramento do desempenho. Remuneração ou compensação: definição e aplicação de mecanismos de recompensas para as pessoas por seu trabalho. Higiene, saúde e segurança: proteção das pessoas que trabalham para a organização e, em certos casos, de seus familiares. Administração de pessoal: realização de atividades de natureza burocrática, como registro de pessoal, manutenção de arquivos e prontuários, contagem de tempo de serviço, preparação de folhas de pagamento e acompanhamento de carreiras. Funções pós-emprego: recolocação, aposentadoria e outros tipos de benefícios para ex-funcionários.

28 27 As funções da área de recursos humanos atualmente estão bastante ligadas motivação humana, bastante estudada por Abraham Maslow, que desenvolveu estudos sobre a motivação do homem baseada em necessidades e desejos inerentes a ele. No entanto, Sampaio (2009, p.14) afirma que a principal proposta de Maslow para o trabalho é a sinergia, entendida como um pacto cooperativo entre os membros da organização que recompensa e cria vantagem para todos os envolvidos. De modo geral, as funções da área de recursos humanos vão além das expostas por Maximiano, pois para o melhor desenvolvimento do trabalho e das relações que acontecem em uma organização é necessária uma compreensão maior do indivíduo e da relação de troca que acontece entre empresa e empregado. Visto a função de recursos humanos, atualmente denominada como gestão de pessoas, segue-se para a área financeira da organização Finanças A economia é descrita por Copeland e Weston (apud GAVA; VIEIRA, 2006, p.4) como a ciência que estuda como pessoas e sociedades escolhem a forma como vão alocar os escassos recursos e distribuir a riqueza entre indivíduos e ao longo do tempo. Do mesmo modo, a função financeira em uma organização é responsável por avaliar a situação da organização e distribuir adequadamente seus recursos. Maximiniano (2007, p.9) afirma que a função financeira de uma organização tem por objetivo a proteção e a utilização eficaz dos recursos financeiros, o que inclui a maximização do retorno dos acionistas, no caso das empresas. Assim, o setor financeiro de uma organização pode ser interpretado como o responsável pela saúde econômica da organização. Portanto, se a função financeira apresentar-se deficiente, a organização como um todo passará a se apresentar deficiente, pois a escassez de recursos irá limitar as funções da empresa. Para tanto a contabilidade passa a ser uma ferramenta altamente eficiente na gestão deste setor. Sapena e Feliu (2002, p.80) lembram que, assim como todas as funções executadas na organização, os sistemas de informação contábil devem ser coerentes com o meio ou o âmbito que envolve a organização, o que gera um vínculo de eficácia que posicionará a empresa em melhores condições para formular suas estratégias ou detectar suas necessidades. Assim, Maximiano (2007, p.9) sugere que a função das finanças de uma organização abrange as seguintes funções:

29 28 Investimento: avaliação e escolha de alternativas de aplicação de recursos. Financiamento: identificação e escolha de alternativas de fontes de recursos. Controle: acompanhamento e avaliação dos recursos financeiros da organização. Destinação dos resultados: seleção de alternativas para aplicação dos resultados financeiros da organização. A função financeira de uma organização deve ser altamente planejada e organizada. Mesmo que falhas em um determinado setor possam influenciar outros setores da organização, o setor financeiro tem influência direta sobre toda a organização e, portanto, uma falha nesse setor terá uma repercussão na organização como um todo. Entendida essa função como saúde econômica da organização, é necessário planejamento na área do marketing descrita a seguir Marketing O marketing é a função organizacional que deve direcionar os esforços da organização para o seu cliente. Kotler e Armstrong (2000, p.3, grifo do autor) afirmam que o marketing não deve ser compreendido apenas no antigo sentido de fazer uma venda dizer e vender - mas também no novo sentido de satisfazer as necessidades do cliente. Assim, essa função organizacional se apresenta sobre uma nova ótica onde o cliente deve ser o foco da organização. O marketing abrange algumas funções específicas, assim como as outras funções organizacionais. Para Maximiano (2007, p.8) o marketing abrange as seguintes funções: Pesquisa: identificação de interesses, necessidades e tendências do mercado. Desenvolvimento de produtos: criação de produtos e serviços, inclusive seus nomes, marcas e preços, e fornecimento de informações para o desenvolvimento de produtos em laboratórios e oficinas. Distribuição: desenvolvimento dos canais de distribuição e gestão dos pontos-devenda. Preço: comunicação das políticas comerciais e estratégias de preço no mercado. Promoção: comunicação com o público-alvo, por meio de atividades como propaganda, publicidade e promoção nos pontos-de-venda. Vendas: criação de transações com o público-alvo. (em algumas organizações, vendas é uma função separada de marketing). De modo geral, os autores dividem o marketing no denominado composto mercadológico. Para organizar e simplificar as decisões, as variáveis controláveis de marketing podem ser divididas em quatro grupos conhecidos como os quatro P s do marketing: Produto, Preço, Promoção e Praça (Distribuição) (MCCARTHY apud TOLEDO; CAIGAWA; ROCHA, 2006, p.123).

30 29 O composto mercadológico por sua vez pode ter suas partes explanadas separadamente: Produto: um produto é algo que pode ser oferecido para satisfazer a uma necessidade ou desejo (KOTLER, 1998, p.28, grifo do autor). Preço: o preço ajuda a dar valor às coisas e representa uma troca pelo esforço feito pela empresa vendedora através da alocação de recursos, capital e mão-de-obra e manufatura dos produtos comercializados (LAS CASAS, 2006, p.188). Promoção: consiste de um conjunto diversificado de ferramentas de incentivo, em sua maioria a curto prazo, que visa estimular a compra mais rápida e/ou em maior volume de produtos/serviços específicos por consumidores ou concorrentes (NESLIN; BLASTTBERG apud KOTLER 1998, p.577). Praça (distribuição): os consumidores estão acostumados e muitas vezes exigem comprar seus produtos em locais que lhe sejam acessíveis e convenientes, além de disponíveis quando deles necessitam (LAS CASAS, 2006, p.212). O marketing é uma função organizacional diretamente ligada a todas as outras e deve estar e sintonia com elas. Buscando uma maior compreensão dos seus clientes a organização terá melhor desempenho em um mercado e desse o modo a atuação adequada do marketing nessa relação terá reflexos diretos nos resultados da organização. Entendido as funções organizacionais, vale ressaltar que elas estão moldadas em uma estrutura organizacional que possibilita seu desempenho. 2.4 Estrutura organizacional As funções administrativas podem ser complexas em sua execução se não houver o desenvolvimento e o uso adequado de ferramentas que permitam ao gestor compreender e visualizar a empresa como um todo. Para tanto, a percepção de uma estrutura que permitisse a compreensão das relações institucionais se fez necessária, e foram desenvolvidos ferramentas de apoio na construção de uma estrutura organizacional formal. Antes de compreender as ferramentas faz-se necessário compreender a estrutura organizacional em si. Assim a estrutura pode ser entendida como o arranjo dos elementos constitutivos de uma organização, ou seja, a forma mediante a qual estão integrados e se apresentam os elementos componentes de uma empresa (CURY, 2006, p.216) A estrutura organizacional pode ainda ser compreendida como o estabelecimento do suporte instrumental e comportamental para o alcance dos objetivos organizacionais, a partir