INTRODUÇÃO AO EDI AO EDI INTRODUÇÃO AO EDI I NTRODUCÃO AO EDI

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1 I NTRODUÇÃO INTRODUÇÃO AO EDI AO EDI INTRODUÇÃO AO EDI INTRODUÇÃO AO EDI INTRODUÇÃO AO EDI I N T R O D U C Ã O A O E D I I NTRODUCÃO AO EDI

2 ÍNDICE Í N D I C E ÍNDICE Í N D I C E ÍNDICE Í N D I C E Í N D I C E O QUE É EDI? VAN S Quais os benefícios do EDI? O EDI e o UN/EDIFACT EANCOM Quais os benefícios do padrão EDIFACT? PERFIL DAS EMPRESAS QUANTO À UTILIZAÇÃO DO EDI...9 WEB EDI para as pequenas empresas XML (EXTENSIBLE MARKUP LANGUAGE) Histórico Qual a diferença entre XML e HTML? Quais as vantagens e as desvantagens da XML? XML é uma substituição do EDIFACT? O que a EAN está fazendo a respeito da XML? Qual o papel da EAN no desenvolvimento da XML

3 O Q U E É EDI? O QO U EQUEÉ ÉE EDI? D I? O Q U E É E D I? O Q U E É EDI? O Q U E É EDI? O EDI (Electronic Data Interchange), ou Intercâmbio Eletrônico de Dados, é uma ferramenta que viabiliza a troca de documentos comerciais eletronicamente e com isso possibilita diminuir a quantidade de erros gerados pela redigitação e o volume de papel ao mesmo tempo que aumenta a eficiência e a rapidez na comunicação entre os parceiros comerciais. É a única ferramenta de e-commerce (comércio eletrônico) que está adequada a um contexto automatizado e globalizado, como veremos adiante. O EDI divide-se em duas categorias: EDI puro, que compõe as mensagens padronizadas e utiliza os serviços da VAN (Value Added Network) ou Rede de Valor Agregado, que provêm o meio para o transporte. É um cenário em que temos vários tipos de mensagens sendo trocados pelas partes (parceiros comerciais). WEB EDI, que integra as empresas menores ao sistema de EDI, em que o formulário com os dados da mensagem é acessível através da Internet. Esse serviço também é suportado pelas VAN s. A idéia por trás do EDI é relativamente simples. Muitas empresas utilizam computadores para organizar os processos comerciais e administrativos ou ainda para editar textos e documentos. A maioria das informações é inserida no computador manualmente, por digitação. Assim, quando as empresas se comunicam, por exemplo, para encomendar mercadorias ou para cobrar seus clientes, por que, em vez de datilografar um formulário em papel ou imprimir um documento e enviá-lo pelo correio ou fax, ela não transfere eletronicamente essas informações diretamente dos seus computadores para os computadores de seus parceiros comerciais? Existem várias maneiras pelas quais as organizações podem trocar informações eletrônicas. Um método é gravar as informações em um disquete ou numa fita, que será entregue ao parceiro comercial. As informações podem, então, ser recuperadas e carregadas no sistema de computadores. 3

4 EDI Um modo mais prático é transferir os dados através das linhas telefônicas comuns, desde que ambos os parceiros tenham modems, um software de comunicação compatível e computadores disponíveis para fazer a conexão ao mesmo tempo. O procedimento resume-se a discar, conectar e transmitir. Uma variação do método acima é a ligação por linha telefônica dedicada entre os parceiros comerciais. Nesse caso, não é necessário discar e os dados podem ser transferidos mais rapidamente. Na prática, entretanto, a maioria das empresas tem mais de um parceiro comercial, e estabelecer ligações ponto a ponto com cada parceiro torna difícil o gerenciamento, sendo interessante terceirizar o processo. Para isso utilizamos os serviços de uma VAN. VAN S V AVAN S N S VAN S VAN S V A N S As VAN s (Value Added Network), ou redes de valor agregado, são empresas que disponibilizam uma rede privada, restrita a assinantes, e gerenciam o tráfego de informações postadas pelos parceiros comerciais. Elas disponibilizam caixas postais virtuais para o armazenamento dos documentos eletrônicos. O processo acontece da seguinte forma: o parceiro A envia uma mensagem endereçada ao parceiro B. A mensagem é despachada para a VAN, que disponibilizará os documentos na caixa postal do parceiro destinatário. Com isso, o parceiro B acessa a VAN e recolhe as correspondências endereçadas a ele. 4

5 Caixas Postais A vantagem desse processo é a segurança no recebimento dos dados. A VAN emite constantemente notificações de entrega e recebimento, não permitindo, assim, que um dos parceiros deixe de receber qualquer correspondência endereçada a ele. Conectada a uma VAN, uma empresa pode enviar mensagens eletrônicas a qualquer hora e para qualquer número de parceiros comerciais. A maioria das empresas que fazem EDI utiliza as VAN s, porque estas oferecem comodidade e as liberam da administração de uma rede de comunicações potencialmente completa. As VAN s também proporcionam uma grande segurança dos dados e outros serviços, como converção de documentos para diferentes formatos e padrões, para ser interpretados corretamente, ou ainda conexão de usuários a outras redes. Essa modalidade de comércio eletrônico também é conhecida por EDI tradicional, mas mencionaremos somente EDI. As VAN s associadas à EAN são: Embratel, GE (Global Exchange Services), IBM Brasil e Proceda. Embora os conceitos sejam simples, o uso do EDI é um pouco mais complicado. As empresas possuem diferentes necessidades, processos, formas, sistemas de computador, softwares e sofisticação técnica. Muito mais do que conectar fios e apertar botões, implementar EDI é alterar a cultura e a maneira de trabalhar das pessoas, mexendo na estrutura interna das empresas e mudando o modo como elas se relacionam. Temos, assim, um período em que ocorre a assimilação cultural pela organização. Tudo isso é feito em nome do ganho da agilidade, da redução de custos e da eliminação de fontes de erro, fatores que resultam no aumento da competitividade. O que não se deve esquecer é que o EDI visa aumentar a eficiência nos processos de negócio. Essa ferramenta é composta de 20% de tecnologia e 80% de processo. 5

6 Q UAIS OS BENEFÍCIOS DO EDI? Q UAIS OS BENEFÍCIOS DO EDI? A correta implementação de EDI possibilita grandes benefícios às empresas e aos parceiros comerciais. Ganho de Eficiência: Significativa redução no volume de transações em papel com ganhos imediatos no custo administrativo e operacional. Rapidez: Grandes volumes de informação comercial podem ser trafegados de um computador para o outro em poucos minutos, permitindo respostas rápidas, o que garante, assim, a satisfação do cliente. Eliminação de Erros: O EDI elimina os inevitáveis erros de digitação. Melhor Gerenciamento Logístico e Ganho de Produtividade: O EDI permite às empresas melhor gerenciamento e controle da produção, utilizando a reposição contínua. É o principal componente do just-in-time, permitindo respostas ágeis do fornecedor para o comprador, o que resulta em estoques mais enxutos. A padronização das mensagens é essencial no EDI, pois as informações geradas por um sistema devem ser interpretadas e entendidas automaticamente por outros sistemas de outras empresas. Em meados da década de 70, a Organização das Nações Unidas estabeleceu um grupo de trabalho para definir o padrão do EDI, válido para todas as empresas em qualquer segmento de mercado e em qualquer país. Esse novo padrão foi aprovado em 1987 e batizado de UN/EDIFACT (sigla em inglês para Nações Unidas/Intercâmbio Eletrônico de Dados para Administração, Comércio e Transporte), ou simplesmente EDIFACT. Esse padrão congrega hoje cerca de 250 documentos eletrônicos que atendem às necessidades de negócios de diversos segmentos do mercado. Existem desde mensagens para operacionalizar a compra de mercadorias, por exemplo, até mensagens para transmissão de prontuário médico de pacientes entre hospitais. O EDI E O UN/EDIFACTO EDI E O UN/EDIFACT 6

7 E A N C O M EANCOM EANCOM EANCOM EANCOM E A N C O M Em vista das atividades das organizações de numeração em EDI e em resposta a uma crescente demanda por um padrão internacional entre as empresas associadas, a Assembléia Geral da EAN resolveu, em 1987, lançar o projeto EDI/EANCOM. O EANCOM (EAN Work Party Comunications) devia ser desenvolvido com base no padrão internacional UN/EDIFACT, que surgia na mesma época. O principal objetivo do EANCOM é facilitar a utilização do EDIFACT, pois as mensagens EDIFACT são complexas e muito genéricas, levando comumente os usuários a interpretar inadequadamente os princípios e as intenções originais dos seus projetistas. O EANCOM é um subset do EDIFACT, isto é, uma simplificação contemplando as informações efetivamente necessárias para os processos comerciais, logísticos e financeiros. É apresentado em um manual detalhado com exemplos, definições e explicações claras que permitem implementar as mensagens EDIFACT de maneira precisa e rápida. O manual EANCOM foi adequado às necessidades nacionais a partir de 1993 pela EAN BRASIL, estando disponível para os interessados. Adicionalmente, a EAN BRASIL ministra cursos de introdução, gerenciamento e implementação do EDI no padrão EDIFACT/EANCOM. EDIFACT? No EDI, é essencial a identificação sem ambigüidades dos produtos, serviços e das partes envolvidas nas transações comerciais. Num mundo globalizado, a padronização dessas informações é fundamental. É internacional e multissetorial Foi desenvolvido por uma equipe que representa inúmeras companhias do mundo todo, incorporando exigências e características dos diversos segmentos de negócios existentes no mundo. Q UAIS OSBENEFÍCIOSDOP ADRÃOQ UAIS OS BENEFÍCIOS DO P ADRÃO 7

8 Apóia aplicações de ECR (sigla em inglês para Resposta Eficiente ao Consumidor) em todo o mundo Os conceitos de ECR se aplicam a companhias de todos os tamanhos que operam em qualquer mercado. O único modo que uma companhia tem de maximizar seus investimentos visando uma resposta eficiente ao consumidor (ECR) e de obter vantagens competitivas é pela utilização de padrões internacionais. O EDIFACT é recomendado pelo ECR como padrão de documento eletrônico para a troca de dados. Facilita o mapeamento das aplicações Para companhias que implementam EDI, a programação da interface entre as mensagens de EDI e as aplicações internas pode representar a parte mais significativa do custo de implementação. O correto mapeamento dos campos dessas aplicações garante a perfeição na desconversão dos dados na aplicação do parceiro. Estudos provam que a tarefa de traçar múltiplos padrões de EDI aumenta significativamente o custo das aplicações internas com diferentes padrões utilizados. O uso do EDIFACT reduz substancialmente esse custo adicional, pois permite um mapeamento genérico, não importando qual a aplicação que o parceiro comercial utiliza. Apóia a globalização do comércio Ouvimos falar cada vez mais sobre companhias que estendem suas bases de operações nacionais para outros países. Numa situação em que companhias passam a trabalhar em três outros países, por exemplo tendo cada qual o seu padrão de EDI nacional, que padrão deveria ser usado? Não é razoável esperar que a companhia que está se instalando num novo país imponha o padrão que opera e, da mesma forma, as companhias que se estabelecem nesses países incorporem o padrão de cada região. A única solução para esse problema é o uso do EDIFACT/EANCOM. O EDIFACT/EANCOM provê às companhias que operam em vários países ou que ampliam suas operações para outros uma solução padrão e imediata que apóia o comércio nacional e internacional. 8

9 Está disponível em 21 idiomas As Nações Unidas publicam os diretórios do EDIFACT/EANCOM em inglês. A EAN UCC reconhece que o material distribuído pelo mundo, em inglês, não satisfaz a implantação do padrão corretamente. Por isso, as diversas EANs têm traduzido esses documentos na linguagem de seu país, adequando-os às peculiaridades de cada segmento de negócios. Esses documentos estão disponíveis em 21 idiomas: alemão, chinês, coreano, dinamarquês, eslovaco, espanhol, francês, grego, hebraico, húngaro, indiano, inglês, islândes, japonês, norueguês, polonês, português, romeno, sérvio, sueco e tcheco. Além de manter traduções, os representantes da EAN UCC fornecem apoio em idioma local a companhias que implementam o padrão. Um serviço que provou ser de grande valia aos associados das EANs espalhadas pelo mundo. P E R F I L D A S E M P R E S A S Q U A N T PO ERFIL A U T IDAS L I Z A EMPRESAS Ç Ã O D O E DQUANTO I P EÀR F IUTILIZAÇÃO L D A S E M P R EDO S A S EDI P Q U A N T O E R F I L D A S E M P R E S A S Q U A N T O À U T I L I Z A Ç Ã O D O E D I P E R F I L D A S E M P R E S A S Q U A N T O A U T I L I Z A Ç Ã O D O EDI No mundo corporativo, muito se tem falado sobre os inúmeros benefícios que o EDI pode trazer às empresas que o utilizam, tais como eliminação de papel no processo de comunicação e dos erros que venham a ser causados na digitação de documentos, além de agilidade nas transações comerciais, mas se esquecem de dizer que tais benefícios são obtidos com a correta adequação da categoria do EDI ao perfil de negócio da empresa em questão. As mudanças quanto à implementação da ferramenta nos processos internos são inevitáveis, a empresa deve se preparar para o impacto dentro dos diversos departamentos envolvidos e acrescer a isso a dificuldade de transição dos processos por causa das resistências internas. Ou seja, a empresa que deseja implementar o EDI deve primeiramente visualizar sua estrutura comercial e rever suas estratégias de negócio para colher os benefícios da transição. A justificativa mais forte para investimentos em EDI não é o tamanho da empresa em questão, apesar de o tamanho estar bastante relacionado com o volume de transações comerciais, o qual apontaremos como o principal motivo do investimento em EDI. 9

10 Duas empresas que possuem um volume grande de transações comerciais obtêm grande diferencial competitivo e diminuição de custos ao praticar o EDI, que se fundamenta na idéia de que as duas partes estão automatizadas e prontas para efetuar a troca de mensagens padronizadas. A informação é transmitida de uma parte à outra parte, onde é automaticamente tratada e adaptada ao sistema do parceiro sem qualquer redigitação, garantindo assim a fidelidade dos dados. Esse procedimento simplifica os processos comerciais e logísticos, assim como o trabalho de mantê-lo funcionando e sem erros. Para as empresas de menor porte, o que se tem feito é a utilização da WEB EDI, na qual a VAN publica os formulários com todos os campos presentes na mensagem EDI no seu Web Site e dessa forma minimiza o investimento inicial para a sua adoção, que passa a ser um PC (sigla em inglês para computador pessoal) com browser (programa de computador que permite a visualização de páginas da Internet). Embora o EDI tenha sucesso em indústrias específicas e em grandes empresas, ele não tem sido adotado por pequenas empresas. O que tem bloqueado o uso do EDI por essa categoria é o custo que surge com a implementação e os serviços das VAN s, as Redes de Valor Agregado. A WEB EDI é apontada como um dos meios de integrar ao EDI pela Internet quem processa um baixo volume de documentos de negócios. Sua principal meta é habilitar as pequenas empresas a participar do EDI com apenas um browser (aplicativo para visualização de páginas da Internet) e uma conexão Internet. Diferentemente das aproximações do EDI, a Web EDI é assimétrica: uma parte suporta os custos de implementação e colhe todos os benefícios; a outra parte pode participar do processo EDI, mas não terá os benefícios da integração com uma base de dados local, por exemplo. Essa modalidade é uma interface Web para as mensagens EDI. Um dos parceiros, geralmente uma grande companhia, desenvolve ou compra Web forms (formulários padronizados contendo campos para preenchimento, necessários para transações comerciais) para cada mensagem EDI que ela aceita e customiza estes formulários de acordo com suas próprias necessidades. Quando instalados no Web site, esses formulários tornam-se uma interface para o sistema EDI. Os outros parceiros de negócios, tipicamente as pequenas empresas, se conectam ao site utilizando a identificação de usuário e senha, selecionam e preenchem os formulários de seu interesse. O resultado é enviado para um servidor Web, que valida o processo interno e empacota os dados como uma mensagem EDI. A partir desse ponto, o dado é roteado normalmente como uma mensagem em formato padrão. Para suportar o caminho de volta (o envio da mensagem do servidor para os parceiros), as mensagens são convertidas para texto no ou para um formulário Web. W EB EDI PARA AS PEQUENAS EMPRESAS W EB EDI PARA AS PEQUENAS EMPRESAS 10

11 A Internet amplia a conectividade oferecendo apenas um ambiente a todos os parceiros de negócios e reduzindo em parte dos custos fixos e operacionais. Uma VAN, por outro lado, normalmente conecta apenas os seus membros, de modo que uma companhia com vários parceiros comerciais poderia precisar de diferentes aplicativos e conexões de rede para cada um deles. Mas não se pode iludir apenas com a diferença de custos. As VAN s oferecem aos seus assinantes muito mais do que transmissão de dados, atuando também como parceiras de confiança que garantem a segurança das transmissões. Assim, se a empresa não recebe a confirmação em relação à entrega de determinado documento, a VAN tem a possibilidade de verificar onde o processo foi interrompido. Apesar de haver um consenso em relação ao fato de que o futuro do EDI está atrelado à Internet, é também de comum acordo que em alguns casos há a necessidade de uma entidade exchange que gerencie as transações de documento na Web, funcionando como uma espécie de auditor que dá a confiabilidade necessária à transação comercial. Pequena empresa Internet EANCOM VAN EANCOM 11

12 XML E X T E N S I B L E X M L ( E X T E N S I B L E M A R K U P A N G U A G E ) XML ( E X T E N S I B L E M A R K U P L A N G U A G XML (E X TENSIBLE M ARKUP L XML (E X TENSIBLE MARKUP L( EANGUAGE) X T E N S I B L E M A R K U P L A N G U A G E ) Hoje em dia, comenta-se muito sobre intercâmbio de documentos via Internet. A ferramenta mais discutida é a utilização da linguagem XML para a definição desses documentos. Mas, afinal, que linguagem é essa que pode mudar o destino do EDI tradicional? A XML (sigla em inglês para linguagem de marcação extensível) surgiu como uma forma de se agregar semântica aos conteúdos da Web, contornando as limitações da HTML, ou Hiper Text Markup Language (linguagem que atualmente é utilizada no desenvolvimento de páginas para a Internet). Através dessa linguagem é possível dizer com precisão, por exemplo, se uma página está falando sobre um determinado livro, um capítulo de um livro ou o seu sumário. Com isso, já se pode imaginar mecanismos de busca com uma precisão invejável, dentre outras coisas. A linguagem XML que é uma especificação do W3C, consórcio internacional que regulamenta padrões para a Web ainda está sendo discutida e aprimorada. H ISTÓRICOH ISTÓRICO Os estudos iniciais para a linguagem XML começaram em 1996, quando Jon Bosak, profissional da Sun Microsystems, liderou um grupo de estudiosos nessa empreitada, com o aval do W3C. Q UAL A DIFERENÇA ENTRE XML E HTML? 12 Q UAL A DIFERENÇA ENTRE Em contraste com SGML ou XML, HTML é uma linguagem de marcação específica que contém um conjunto fixo de elementos e atributos. A HTML possui um repertório limitado de tags (etiquetas de dados) estruturais, como títulos, listas e links. Algumas tags codificam o formato da informação como texto, e muito poucas tags codificam tipos de conteúdo de informação. Essa decisão tomada por Tim Berners-Lee, o inventor da Web, era a escolha certa porque fez da HTML uma linguagem fácil de entender e de implementar, conduzindo assim a sua rápida adoção. A idéia de nomear coisas em texto claro com o conteúdo "entre as tags" é altamente intuitiva, até mesmo as crianças podem criar páginas para a Web. Contudo, com a evolução da Web, o conjunto de tags da HTML originalmente simples acaba incentivando a criação de Web pages "feitas a mão", usos incorretos de tags para alcançar efeitos e funções proprietárias para HTML suportado pelo browser e pelos

13 desenvolvedores de aplicação, que necessitam de mais recursos para suportar as funções adicionais. Além do mais, enquanto a HTML suporta DTD (sigla em inglês para Definição de Tipo de Documento), a maioria das páginas escritas em HTML existentes na Web não o utiliza. Somando tudo isso, mais as limitações da HTML e o uso típico sem validação, torna muito difícil para os mecanismos de busca explorarem informações na Web por causa da falta de compatibilidade da codificação semântica. A XML soluciona essas dificuldades da HTML e fornece à Web uma melhor capacitação para o comércio eletrônico. Com ele é possível codificar informações com uma estrutura semântica inteligível dentro de uma notação que é tanto humano-legível como compreensível para os computadores. Enquanto a XML 1.0 não implementa habilidades existentes na SGML, a versão existente da XML permite que os usuários menos experientes desenvolvam soluções na nova linguagem de marcação. DESVANTAGENS DA XML? As vantagens A XML parece oferecer um número significante de vantagens para a comunicação de companhias de todos os tamanhos. Diferente da sintaxe EDI, a XML não necessita de aplicações específicas para tornar os dados de aplicação contidos na mensagem compreensível para as pessoas que usam os dados. Os mesmos dados de XML podem ser exibidos em um browser (aplicativo para exibição de páginas Web) ou em uma aplicação interna sem qualquer manipulação adicional ou programas de computação especiais. As desvantagens Enquanto a XML trata da troca de dados de uma aplicação para um browser para interpretação humana, ele não parece avançar na troca de dados de uma aplicação para outra. Para intercâmbio entre aplicações, é necessário a utilização de um dialeto padrão para que ambas as aplicações possam entender os dados. A criação desses dialetos hoje não é regulamentada ou controlada por ninguém, na realidade isso é considerado por alguns como uma força da XML que conduz à possibilidade de criação de muitos dialetos diferentes para apoiar as aplicações empresariais. Q UAIS AS VANTAGENS E AS DESVANTAGENS Q UAIS AS VANTAGENS E AS x ML É UMA x ML É UMA SUBSTITUIÇÃO DO EDIFACT? A EAN International não vê a XML como substituta das sintaxes de EDI tradicional utilizadas com o UN/EDIFACT. A XML e o EDIFACT simplesmente são sintaxes de EDI e ambos têm seus prós e seus contras. Nós acreditamos que a implementação de EDIFACT continuará crescendo nos próximos cinco a dez anos e que a XML e o EDIFACT serão usados como padrões complementares durante esse período. 13

14 O QUE A EAN ESTÁ FAZENDO O QUE A EAN ESTÁ FAZENDO A RESPEITO DA XML? Em julho de 1999, a EAN International desenvolveu um estudo independente sobre o papel que o Sistema EAN UCC deveria representar no desenvolvimento da XML. Esse estudo que foi completado em novembro de 1999 recomendou que o Sistema EAN UCC tivesse um papel principal no desenvolvimento da XML pela comunidade da EAN UCC. O primeiro passo implementando essa recomendação é o desenvolvimento de um projeto piloto pela EAN UCC. Esse piloto consistirá na criação e no teste de esquemas de documentos da XML para apoiar os processos comerciais, que contêm mensagens como pedido de compra e nota fiscal e envolverá os membros da EAN UCC em todo o mundo. É esperado que esse projeto tenha início no segundo semestre do ano 2000 e permaneça em teste durante um ano. Q ual o papel da EAN no Q ual o papel da EAN no desenvolvimento da XML? A prioridade da EAN UCC em relação à XML é unificar a área de dialetos de XML. A EAN UCC comandará a criação da XML reutilizável que permitirá que os seus membros comuniquem-se sem o medo da confusão de dialeto. São esperados mecanismos para desenvolvimento e publicação de tais objetos da XML assim que forem concluídos os testes do projeto piloto. 14

15 Associação Brasileira de Automação Al. Santos, º andar - CEP São Paulo - SP - Tel.: (11) Fax: (11) ean@eanbrasil.org.br -