Manual de Procedimentos da GA. DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes

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2 DIRETOR EXECUTIVO Prof. Dr. Sinfronio Brito Moraes COLABORADORES GESTORES Leonardo Ruffeil Diana Rodrigues Eliana Fernandes Claudia Coelho Cleidy Aparecida Lopes Edson José Gomes Gleidson Carvalho Maria de Fátima Vieira Marina Matta Marlene Gilda Fonseca Marlene Perotes Elayne Barbosa Walter dos Santos Marcella Soranso Maria do Socorro Souza Leila Figueiredo Luciane Figueiredo Ricardo José de S. Paulo ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO - ASCOM ASSESSORIA DE PLANEJAMENTO - ASPLAN GERENCIA ADMINISTRATIVA - GA COORDENAÇÃO DE GESTÃO DE PESSOAS - CGP COORDENAÇÃO DE LICITAÇÃO - CLI COORDENAÇÃO DE ACOMPANHAMENTO DE OBRAS - CAO COORDENAÇÃO DE COMPRAS E SERVIÇOS - CCS COORDENAÇÃO DE CONTABILIDADE - CCO COORDENAÇÃO JURÍDICA CJU COORDENAÇÃO FINANCEIRA CFI COORDENAÇÃO DE PRESTAÇÃO DE CONTAS - CPC COORDENAÇÃO DO CENTRO DE DOCUMENTAÇÃO E INFORMAÇÃO - CDI COORDENAÇÃO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO - CTE COORDENAÇÃO DE IMPORTAÇÃO CIM GERENCIA DE NEGÓCIOS E PARCERIAS - GN COORDENAÇÃO DE CURSOS E CONCURSOS - CCC COORDENAÇÃO DE APOIO A UFPA E PARCEIROS - CAU COORDENAÇÃO DE CONSULT. E DESENVOLVIMENTO INSTITUCIONAL - CCD

3 APRESENTAÇÃO A Fundação de Amparo e Desenvolvimento da Pesquisa FADESP, visando a transparência em suas ações e ao mesmo tempo, dar acesso aos seus colaboradores sobre sua política interna, na busca incessante da excelência na prestação de seus serviços elabora este Manual de Procedimentos, cujo objetivo principal é orientar sobre os procedimentos adotados na execução dos projetos por ela gerenciados. As orientações aqui descritas servirão de apoio aos funcionários, Coordenadores, Gestores ou Ordenadores de Despesas da Fundação, no estabelecimento de critérios e procedimentos necessários a padronização das atividades desenvolvidas. Este manual poderá sofrer ajustes e adequações, sempre que necessário, na intenção de cada vez mais fortalecer procedimentos que profissionalizem a Fundação, sem perder suas características de celeridade e eficácia na prestação de serviços. CARACTERIZAÇÃO DA FUNDAÇÃO MISSÃO DA FADESP Promover a gestão de ações de pesquisa, ensino e extensão, de forma dinâmica, contribuindo para o fortalecimento da UFPA e o desenvolvimento da região Amazônica. ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

4 PROCEDIMENTOS OPERACIONAIS POR UNIDADE GESTORA GERÊNCIA ADMINISTRATIVA MISSÃO DA UNIDADE GESTORA Gerir os processos administrativos, visando o alcance dos objetivos institucionais. PROCESSOS ORGANIZACIONAIS POP Nº 01 GA - Processo de Autorização da movimentação bancária POP Nº 02 GA - Processo de Autorização da movimentação bancária - Empréstimo para projetos POP Nº 03 GA - Processo de Autorização da movimentação bancária - Empréstimo Recurso próprio POP Nº 04 GA - Processo de Elaboração do orçamento anual da Fundação POP Nº 05 GA - Processo de Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação Fundo de Rescisão POP Nº 06 GA - Processo de Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação Ressarcimento de Custo Indireto POP Nº 07 GA - Processo de Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação POP Nº 08 GA - Processo de Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação SEDE POP Nº 09 GA - Processo de Execução e acompanhamento do programa de apoio (PROAP) POP Nº 10 GA - Processo de Análise e deliberação de procedimentos Auditoria Externa POP Nº 11 GA - Processo de Elaboração de Relatório Financeiro POP Nº 12 GA - Processo de Elaboração de Relatório Gerencial

5 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 01 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº AUTORIZAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA ADMINISTRATIVA 01 - GA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 00/ OBJETIVO Autorizar pagamento e movimentações bancaria junto aos bancos FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenação Financeira Borderô, cópia de cheque, folhas de pagamento e carta de transferências entre contas, ofícios, contratos. Autorização da movimentação bancária Movimentação bancária assinada Fornecedores (pessoa física e jurídica, Coordenadores de projetos. DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Autorização por meio de procuração fornecida pela diretoria executiva junto aos bancos ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER DOCUMENTAÇÃO. ANALISAR E ASSINAR. DEVOLVRE ASSINADO. CUIDADOS ESPECIAIS Maior atenção para os projetos de recursos próprios AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE

6 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Gerência Administrativa - GA CFI DETALHAMENTO DO PROCESSO - AUTORIZAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA - RECEBER DOCUMENTAÇÃO. Receber documentação impressa do CFI referente a movimentação financeira de projetos e recursos próprios. - ANALISAR E ASSINAR. Analisar a documentação, em caso de dúvida de saldo, rubrica, acessa o sistema WEB intranetespaço do coordenador ou gerenciador de projeto e escolhe a opção necessária para análise.assina borderô dos pagamentos de diárias, fornecedores, folhas de pagamentos, serviços prestados de pessoa física ou jurídica, cópia dos cheques, carta de transferências entre contas, contratos de contas correntes. - DEVOLVER ASSINADO. Devolver assinado para CFI.

7 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 02 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº AUTORIZAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA - ADMINISTRATIVA 02 - GA EMPRÉSTIMO PARA PROJETOS UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 00/ OBJETIVO Disponibilizar recurso financeiro na conta corrente (banco ) do projeto FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CAU/CCD Solicitação de empréstimo Autorização da movimentação bancária - Empréstimo para projetos DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Formulário próprio de solicitação de empréstimo Solicitação analisada (autorizada ou não) CAU/CCD CFI ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTITEMO. REALIZAR ANALISE PRÉVIA. É DESPESA COM CELETISTAS OU OUTRA DESPESA? ANALISAR DISPONIBILIDADE FINANCEIRA NO SUBPROJETO OU NO SALDO GERAL DO PROJETO FUNDO DE RESCISÃO. TEM RECURSO NO FUNDO? SIM, ASSINAR O DE ACORDO AUTORIZANDO. DEVOLVER COM DESPACHO PARA O CFI. NÃO, TEM POSSIBILIDADE DE PAGAR EMPRÉSTIMO? SIM, ASSINAR O DE ACORDO AUTORIZANDO. NÃO, AUTORIZAR TRANSFERÊNCIA DEFINITIVA DE RECURSO OU INDEFERIR O PEDIDO DE EMPRÉSTIMO. ANALISAR DISPONIBILIDADE FINANCEIRA DA FADESP. TEM POSSIBILIDADE DE PAGAR EMPRÉSTIMO? SIM, ASSINAR AUTORIZANDO. NÃO, AUTORIZAR TRANSFERÊNCIA DEFINITIVA DE RECURSO OU INDEFERIR O PEDIDO DE EMPRÉSTIMO. DEVOLVER COM DESPACHO DE INDEFERIDO A CAU OU AUTORIZADO A CFI. CUIDADOS ESPECIAIS Conhecer a natureza do instrumento ( convênio, SICONV, etc...) firmado com o financiador(finep, ELETROBRAS, BNDS, etc..), analisando se efetuado empréstimo AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE

8 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - AUTORIZAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA/EMPRÉSTIMO PARA PROJETOS - RECEBER SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO. Recebe da CFI solicitação de empréstimo. - REALIZAR ANALISE PRÉVIA. Analisa o pedido, identifica o tipo de despesa, acessa o sistema WEB intranet - espaço do coordenador financeiro ou gerenciador de projeto digita o número do projeto, analisa a vigência do projeto, e se tem parcela a receber e pagar o empréstimo. É DESPESA COM CELETISTAS OU OUTRA DESPESA? Despesa com celetistas: - ANALISAR DISPONIBILIDADE FINANCEIRA NO SUBPROJETO OU NO SALDO GERAL DO PROJETO FUNDO DE RESCISÃO. Acessa o sistema WEB intranet - espaço do coordenador financeiro - extrato do projeto fundo de rescisão - digita o número do projeto fundo de rescisão e subprojeto correspondente analisa a disponibilidade financeira do sub ou o disponível no saldo geral do projeto.

9 TEM RECURSO NO FUNDO? -SIM, ASSINAR O DE ACORDO AUTORIZANDO. - DEVOLVER COM DESPACHO PARA A CFI. - NÃO, TEM POSSIBILIDADE DE PAGAR EMPRÉSTIMO? -SIM, ASSINAR O DE ACORDO AUTORIZANDO. -NÃO, AUTORIZAR TRANSFERÊNCIA DEFINITIVA DE RECURSO OU INDEFERE O PEDIDO DE EMPRÉSTIMO. A autorização é feita mediante o de acordo da direção e em seguida define conta recurso próprio. Outras despesas: - ANALISAR DISPONIBILIDADE FINANCEIRA DA FADESP. Acessa o sistema WEB intranet - espaço do coordenador financeiro, digita os números dos projetos recursos próprios com disponibilidade financeira para emprestar. -TEM POSSIBILIDADE DE PAGAR EMPRÉSTIMO? - SIM, ASSINAR AUTORIZANDO. Define conta recurso próprio que vai emprestar. -NÃO, AUTORIZAR TRANSFERÊNCIA DEFINITIVA DE RECURSO OU INDEFERE O PEDIDO DE EMPRÉSTIMO. A autorização é feita mediante o de acordo da direção e em seguida define conta recurso próprio. - DEVOLVER COM DESPACHO DE INDEFERIDO A CAU/CCD OU AUTORIZADO A CFI.

10 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 03 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº AUTORIZAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA - ADMINISTRATIVA 03 - GA EMPRÉSTIMO RECURSO PRÓPRIO UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 00/ OBJETIVO Autorizar o empréstimo de recurso financeiro junto a coordenação financeira de acordo com a necessidade do centro de custo (sede, consultoria DI, concurso, curso) FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Autorização da CFI Solicitação de empréstimo movimentação bancária - Empréstimo Recurso próprio Empréstimo autorizado DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Planilha comparativa entre disponibilidade dos sados bancários e o valor da despesa dos projetos demandantes do empréstimo e planilha com os saldos bancários disponível para efetuar o empréstimo. CFI ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO. ANALISAR SOLICITAÇÃO. ASSINAR AUTORIZANDO. DEVOLVER PARA O CFI ASSINADO. CUIDADOS ESPECIAIS Analisar a disponibilidade da origem do recurso para efetuar o empréstimo AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE

11 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Gerência Administrativa - GA CFI DETALHAMENTO DO PROCESSO - AUTORIZAÇÃO DA MOVIMENTAÇÃO BANCÁRIA EMPRÉSTIMO DE RECURSOS PRÓPIOS - RECEBER SOLICITAÇÃO DE EMPRÉSTIMO. Recebe solicitação impressa do CFI referente a empréstimos entre contas de recursos próprios e planilha no Excel. - ANALISAR SOLICITAÇÃO. Analisa os saldos das contas correntes com possibilidades de efetuar empréstimo e define conta corrente que vai efetuar o empréstimo. - ASSINAR AUTORIZANDO. - DEVOLVER PARA O CFI ASSINADO.

12 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 04 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO ANUAL DA FUNDAÇÃO ADMINISTRATIVA 04 - GA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Janeiro/2013 Nº 01/2013 OBJETIVO Realizar a previsão de receitas e despesas do exercício, auxiliando a diretoria nos processos de tomada de decisões. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenadores Preenchimento no sistema dos relatórios de previsão de receitas a receber e previsão de despesas Elaboração do orçamento anual da Fundação Orçamento anual consolidado e disponibilizado para execução e acompanhamento no sistema Diretoria, gerência e coordenadores DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Manual de elaboração do orçamento, registros das receitas e despesas do exercício anterior que servirá de parâmetro para previsões para o exercício futuro. ATIVIDADES DO PROCESSO DEFINER METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO APRECIAR E DELIBERAR HOUVE CONTRIBUIÇÕES? SIM, EFETUAR ALTERAÇÕES PROPOSTAS. NÃO, SOLICITAR A CTE A CRIAÇÃO DO PROJETO ANUAL E O AJUSTE DO SISTEMA PARA PREENCHIMENTO DO ORÇAMENTO IMPLANTAR PROJETO NO SISTEMA DEFININDO A NOVA NUMERAÇÃO DO PROJETO QUE REGISTRARÁ A MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA PARA O NOVO EXERCÍCIO CTE ANALISAR O PROJETO IMPLANTADO PELO CTE APRESENTAR A PROPOSTA PARA AS COORDENAÇÕES LIBERAR O SISTEMA PARA PREENCHIMENTO DAS PREVISÕES DO ORÇAMENTO - CTE INFORMAR AOS GESTORES QUE O SISTEMA ESTÁ LIBERADO DIRETORIA E COORDENAÇÕES SOLICITAR PARA A GERÊNCIA DAS LINHAS DE NEGÓCIOS AS PREVISÕES DAS RECEITAS E AO CFI AS PREVISÕES DE RECEITAS FINANCEIRAS SOLICITAR PARA A GERÊNCIA DAS LINHAS DE NEGÓCIOS AS PREVISÕES DAS RECEITAS E AO CFI AS PREVISÕES DE RECEITAS FINANCEIRAS EFETUAR OS LANÇAMENTOS DAS PREVISÕES DAS DESPESAS NAS RUBRICAS ESPECIFICADAS COMO DE RESPONSABILIDADE DA GERÊNCIA, MAIS AS DESPESAS DO CENTRO DE CUSTO DA GERÊNCIA DEFINIR CONJUNTAMENTE COM A GERÊNCIA DE NEGÓCIO OS PERCENTUAIS PARA ALCANCE DE NOVAS RECEITAS PARA O PRÓXIMO EXERCÍCIO E CONSOLIDA O TOTAL DE PREVISÕES DE RECEITAS RECEBER DAS ASSESSORIAS, GERÊNCIA E COORDENAÇÕES O PREENCHIMENTO DAS PREVISÕES CONFERIR OS LANÇAMENTOS DAS PREVISÕES DAS DESPESAS NAS RUBRICAS E ITENS APOIADOS DE CADA SUBPROJETO

13 REALIZAR ANÁLISE DOS LANÇAMENTOS PARA APROVAR OU REPROVAR PREENCHIMENTO ESTÁ CORRETO? NÃO, REPROVAR NA TELA DO SISTEMA. SIM, APROVAR NO SISTEMA. RECEBER OS AJUSTES E CONSOLIDA OS TOTAIS DAS PREVISÕES DE DESPESAS CONSOLIDAR EM PLANILHA DO EXCEL AS PREVISÕES DE RECEITAS E DESPESAS SUBMETER À APROVAÇÃO DA DIREÇÃO E COMISSÃO FORMADA FOI APROVADO? NÃO, AJUSTAR OS CORTES DO ORÇAMENTO E OS VALORES DOS ITENS APOIADOS E REAPRESENTA PARA APROVAÇÃO FINAL. SIM SOLICITAR PARA O CTE LIBERAR O ORÇAMENTO APROVADO NO SISTEMA OPERACIONAL LIBERAR NO SISTEMA O ORÇAMENTO APROVADO - CTE CUIDADOS ESPECIAIS Acompanhar junto à coordenação da tecnologia de informação a liberação do sistema para preenchimento das previsões, análise de necessidade do fundo de rescisão, reunir previamente com os setores (contabilidade, CGP, CCS) para definição de prazos encerramento da movimentação financeira. AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE As possíveis falhas nos relatórios financeiros consolidados disponibilizados para consulta na tela do sistema orçamento.

14 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Elaboração do orçamento anual da Fundação - GA - Coordenadores dos setores - Metodologia de elaboração - Relatórios no sistema GPF de previsão de receitas e de despesas Elaboração do orçamento anual da Fundação Orçamento anual consolidado e disponibilizado no GPF Diretoria, gerências e coordenadores dos setores Gerência Administrativa - GA Início Definir metodologia para elaboração do orçamento Efetuar alterações propostas sim Houve Contribuições? não Solicitar a CTE a criação do projeto anual e o ajuste do sistema para preenchimento do orçamento Apresentar para as Coordenações Analisar o projeto implantado pela CTE Definir conjuntamente com as coordenações das linhas de negócio os percentuais para alcance de novas receitas para o próximo exercício e consolida o total de previsões de receitas. Efetuar os lançamentos das previsões das despesas nas rubricas especificadas como de responsabilidad e da gerência, mais as despesas do centro de custo da gerência; Solicitar para a gerência das linhas de negócios as previsões das receitas e ao CFI as previsões de receitas financeiras Informar aos gestores que o sistema esta liberado Realizar análise dos lançamentos para aprovar ou reprovar sim Preenchimento esta correto não Conferir os lançamentos das previsões das despesas nas rubricas e itens apoiados de cada subprojeto Receber das assessorias, gerências e coordenações o preenchimento das previsões Aprovar no sistema Reprovar no sistema Receber os ajustes e consolida os totais das previsões de despesas Ajustar os cortes do orçamento e os valores dos itens apoioados e reapresenta para a aprovação final não Consolidar em planilha de Excel as previsões de receitas e despesas Submeter à aprovação da direção e comissão Foi aprovado? sim Solicitar para a CTE liberar o orçamento aprovado no sistema operacional DIRETORIA E COORDENAÇÕES Apreciar e deliberar Preencher previsão orçamentária de despesa CTE Implantar projeto no sistema, definindo a nova numeração do projeto que registrará a movimentação financeira para o novo exercício Liberar o sistema para preenchimento das previsões do orçamento Liberar no sistema o orçamento aprovado Fim DETALHAMENTO DO PROCESSO - ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO ANUAL DA FUNDAÇÃO - DEFINIR METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO DO ORÇAMENTO Elabora em outubro minuta da proposta com a metodologia para a Composição das receitas de acordo com cada linha de negócio; Composição das despesas (rubricas) referente a cada centro de custo (setores da fundação) que compõe o custo total da fundação; Define condições para elaborar as previsões das despesas; Definição dos setores responsáveis pelo preenchimento da previsão de despesas específicas que compõe todos os centros de custos (CGP, CCS, Acompanhamento de obras e CTE); Define os prazos para encerramento dos pagamentos do exercício financeiro vigente com CFI, Contabilidade, SRH, Compras e serviços e CTE; Define o número do projeto (demonstra o total de todo os processos registrados, movimento financeiro da fundação) e os números dos subprojetos para receitas e despesas (onde os processos são registrados e controlados separadamente), as receitas procedentes das linhas de negócios e as despesas pertinentes a

15 cada centro de custos que são os setores da fundação e rubricas (detalhamento dos itens das receitas e despesas). - APRECIAR E DELIBERAR. Encaminha em novembro a proposta para apreciação e considerações da diretoria. - HOUVE CONTRIBUIÇÕES? - SIM, EFETUAR ALTERAÇÕES PROPOSTAS. -NÃO, SOLICITAR A CTE A CRIAÇÃO DO PROJETO ANUAL E O AJUSTE DO SISTEMA PARA PREENCHIMENTO DO ORÇAMENTO. O CTE Implanta projeto no sistema (subprojetos e rubricas), com a nova numeração do projeto que registrará a movimentação financeira do exercício futuro para a apreciação apenas da Gerencia Administrativa. - IMPLANTAR PROJETO NO SISTEMA DEFININDO A NOVA NUMERAÇÃO DO PROJETO QUE REGISTRARÁ A MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA PARA O NOVO EXERCÍCIO - CTE - ANALISAR O PROJETO IMPLANTADO PELO CTE Analisa o sistema WEB intranet gerenciador de projetos na aba superior do sistema - gerência - orçamento FADESP orçamento de despesas: confere se foram implantados (subprojetos e rubricas) de acordo com a numeração definida para cada subprojeto (setores) e rubricas (despesas que compõe cada cento de custo). - APRESENTAR A PROPOSTA PARA GERENCIA E AS COORDENAÇÕES Encaminha por a metodologia para análise das coordenações e define data para Apresentar a gerência de negócios, Coordenadores e assessoria, discute a metodologia para preenchimento, condições e prazos para preenchimento; Ratifica os setores responsáveis pelo preenchimento das previsões comuns para todos os centros de custos. Finaliza a metodologia de preenchimento conforme discutido. Solicita por ao CTE a liberação do acesso ao sistema implantado para preenchimento no sistema WEB gerenciador de projetos orçamento orçamento FADESP, onde serão lançadas as previsões do orçamento por cada coordenador de acordo com o seu centro de custo (subprojetos) e rubricas tendo por base o gasto do exercício vigente para previsão do exercício futuro. - LIBERAR O SISTEMA PARA PREENCHIMENTO DAS PREVISÕES DO ORÇAMENTO - CTE - INFORMAR AOS GESTORES QUE O SISTEMA ESTÁ LIBERADO DIRETORIA E COORDENAÇÕES. Encaminha por a metodologia final para diretores, assessores, gerência de negócios e Coordenadores, informado que o sistema esta liberado para preenchimento das previsões de despesas e itens apoiados de cada centro de custo, no Sistema WEB Gerenciador de Projetos Orçamento FADESP orçamento de despesas. - SOLICITAR PARA A GERÊNCIA DAS LINHAS DE NEGÓCIOS AS PREVISÕES DAS RECEITAS E AO CFI AS PREVISÕES DE RECEITAS FINANCEIRAS Solicita para a gerência de negócios as previsões das receitas já contratadas para o novo exercício, e as previsões de cada linha de negocio, definindo as metas a captar (Apoio, execução, concurso e cursos); Solicita ao CFI as previsões de receitas financeiras resultantes de aplicações no mercado financeiro. - EFETUAR OS LANÇAMENTOS DAS PREVISÕES DAS DESPESAS NAS RUBRICAS ESPECIFICADAS COMO DE RESPONSABILIDADE DA GERÊNCIA, MAIS AS DESPESAS DO CENTRO DE CUSTO DA GERÊNCIA. Registra no sistema as despesas de aperfeiçoamento aprovadas no orçamento do exercício anterior ; WEB Gerenciador de Projetos Orçamento FADESP orçamento de despesas subprojetos que

16 aperfeiçoamentos em andamento rubrica de aperfeiçoamento e WEB Gerenciador de Projetos Orçamento FADESP orçamento de despesas subprojeto gerência, as despesas necessárias para gerência como passagens, viagens e outras que sejam identificadas. - DEFINIR CONJUNTAMENTE COM A GERÊNCIA DE NEGÓCIO OS PERCENTUAIS PARA ALCANCE DE NOVAS RECEITAS PARA O PRÓXIMO EXERCÍCIO E CONSOLIDA O TOTAL DE PREVISÕES DE RECEITAS. Reuni para apreciação das metas propostas e finaliza a previsão das receitas. - RECEBER DAS ASSESSORIAS, GERÊNCIA E COORDENAÇÕES O PREENCHIMENTO DAS PREVISÕES, Recebe das assessorias, gerência e coordenações o preenchimento das previsões, visualizando no Sistema WEB Gerenciador de Projetos Orçamento Tela de acompanhamento; - CONFERIR OS LANÇAMENTOS DAS PREVISÕES DAS DESPESAS NAS RUBRICAS E ITENS APOIADOS DE CADA SUBPROJETO. Confere se as rubricas que tem obrigatoriedade de item apoiado estão preenchidas no Sistema WEB Gerenciador de Projetos Orçamento Tela de acompanhamento- item apoiado, observando que o valor financeiro previsto no item deve ser igual ao previsto no orçamento. - REALIZAR ANÁLISE DOS LANÇAMENTOS PARA APROVAR OU REPROVAR. Realiza no sistema Web Gerenciador de projeto Orçamento FADESP Tela de acompanhamento verificando se foi lançado a previsão de todas as rubricas para o período total do exercício e itens apoiados. - PREENCHIMENTO ESTÁ CORRETO? Analisa se foi feito o lançamento da previsão em todas as rubricas; Analisa se foi feito o lançamento dos itens apoiados das rubricas que exigem a previsão do item; Analisa se a despesa está prevista no subprojeto e rubrica correta; - NÃO, REPROVAR NA TELA DO SISTEMA. O coordenador visualiza que os lançamentos foram reprovados; Informa o motivo da reprovação, aguarda o novo preenchimento pelo coordenador do centro de custo. - SIM, APROVAR NO SISTEMA. - RECEBER OS AJUSTES E CONSOLIDA OS TOTAIS DAS PREVISÕES DE DESPESAS. A consolidação é realizada pelo próprio sistema de acordo com os relatórios disponível no Sistema WEB Gerenciador de Projetos Orçamento FADESP - preenchimento do orçamento e Impressão de orçamento. - CONSOLIDAR EM PLANILHA DO EXCEL AS PREVISÕES DE RECEITAS E DESPESAS. Cópia do sistema o Gerenciador de projetos Orçamento FADESP Relatórios totais por sub-projetos (centros de custos) e totais por rubricas o orçamento consolidado das despesas anexando a previsão das receitas e resultados pretendidos. - SUBMETER À APROVAÇÃO DA DIREÇÃO E COMISSÃO FORMADA. Encaminha por em planilhas do Excel a consolidação das previsões do orçamento para o próximo exercício, e realiza apresentação com comparações com exercícios anteriores, analises de resultado do exercício vigente à Diretoria e Comissão por esta formada para discutir e definir o orçamento do exercício futuro. A comissão em geral é formada pelas Gerências (Administrativa e de Negócios e Parcerias), ASPLAN, Coordenação da CGP, CCS, e CTE. - FOI APROVADO? - NÃO, AJUSTAR OS CORTES DO ORÇAMENTO E OS VALORES DOS ITENS APOIADOS E REAPRESENTA PARA APROVAÇÃO FINAL.

17 Apresenta em planilha do Excel para avaliação entre coordenações gerência e Excel de acordo com as deliberações e apresenta novamente para aprovação final. direção.ajusta no SIM SOLICITAR PARA O CTE LIBERAR O ORÇAMENTO APROVADO NO SISTEMA OPERACIONAL LIBERAR NO SISTEMA O ORÇAMENTO APROVADO CTE.

18 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 05 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO DOS RECURSOS ADMINISTRATIVA 05 - GA PRÓPRIOS DA FUNDAÇÃO FUNDO DE RESCISÃO UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 00/ OBJETIVO Analisar as transferências (entrada e saída) de recurso entre as contas correntes dos projetos e a conta corrente do fundo de rescisões e os possíveis ganhos ao final da execução do projeto FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CAU e CFI Relatórios receitas, despesas, sistema de rede Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação Fundo de Rescisão Movimentação financeira recursos próprios analisados Diretoria, gerência e Coordenad ores DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Relatórios financeiros emitidos pelo sistema referente as transferências financeiras entre os projetos e o fundo de rescisão, calculo das rescisões dos contratos de trabalho dos celetistas de cada projeto. ATIVIDADES DO PROCESSO ANALISAR AS TRANSFERÊNCIAS DE CRÉDITO E DÉBITOS DO FUNDO DE RESCISÃO DOS PROJETOS QUE POSSUEM CONTRATADOS CELETISTAS. COPIAR DO SISTEMA CONSOLIDANDO O PERÍODO EM PLANILHA DO EXCEL AS TRANSFERÊNCIAS DE CREDITO, DEBITO E SALDO PARA CONFERÊNCIA COM O EXTRATO DO SISTEMA. ANALISAR SE TEM MESES SEM TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS. TEM MESES SEM TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS? SIM, SOLICITAR A CCD OS AJUSTES. AJUSTAR AS TRANSFERÊNCIAS E AS ENCAMINHA PARA CFI CCD EFETUAR A TRANSFERÊNCIA E INFORMA GERÊNCIA CFI NÃO, ANALISAR SE TEM PENDÊNCIA DE EMPRÉSTIMOS. TEM EMPRÉCTEMO? - SIM, SOLICITAR AO CFI PAGAMENTOS EMPRÉCTEMOS E DEPOIS VAI PARA A ATIVIDADE DO NÃO. EFETUAR DEVOLUÇÃO E INFORMA GERÊNCIA CFI. NÃO, SOLICITAR AO CCD SEMESTRALMENTE CÁLCULO DE RESCISÕES DE TODOS OS CONTRATADOS REALIZAR CALCULO RESCISÓRIO DOS CONTRATADOS CCD APRESENTAR SEMESTRALMENTE PARA DIREÇÃO, COORDENADORES SALDO NO FUNDO. CUIDADOS ESPECIAIS Analisar nos cálculos rescisórios os tipos de rescisão (indenizada ou trabalhada), Somente considerar o resultado final (superavitário ou deficitário) após o pagamento de todas as despesas trabalhistas mesmo estando o projeto encerrado (grávidas, licenças e outros). AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Retiradas de fundos de rescisões de projetos em desacordo com a legislação, ou seja, observar o instrumento pactuado com a fundação.

19 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - ACOMPANHAMENTO DOS RECURSOS PRÓPIOS DA FUNDAÇÃO FUNDO DE RESCISÃO - ANALISAR AS TRANSFERÊNCIAS DE CRÉDITO E DÉBITOS DO FUNDO DE RESCISÃO DOS PROJETOS QUE POSSUEM CONTRATADOS CELETISTAS. Acompanhamento via sistema WEB Espaço do coordenador Financeiro Extrato do Projeto código do projeto código do subprojeto rubrica de transferência, analisa no sistema as transferências crédito e débitos do fundo de rescisão dos projetos que possuem contratados. - COPIAR DO SISTEMA CONSOLIDANDO O PERÍODO EM PLANILHA DO EXCEL AS TRANSFERÊNCIAS DE CREDITO, DEBITO E SALDO PARA CONFERÊNCIA COM O EXTRATO DO SISTEMA. - ANALISAR SE TEM MESES SEM TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS. -TEM MESES SEM TRANSFERÊNCIA DE RECURSOS? - SIM, SOLICITAR AO CCD OS AJUSTES. Solicita ao CCD o ajuste das transferências do projeto para o projeto fundo de rescisão, registra por meio de

20 para coordenação do CCD que ainda permanece pendências para serem cobradas na próxima análise e/ou encaminha as transferências para CFI. - AJUSTAR AS TRANSFERÊNCIAS E AS ENCAMINHA PARA CFI CCD - EFETUAR A TRANSFERÊNCIA E INFORMA GERÊNCIA CFI. - NÃO, ANALISAR SE TEM PENDÊNCIA DE EMPRÉCTEMOS. Analisa relatório de empréstimo no sistema GP - MENU BÁSICO DE FINANÇAS 4 RELATÓRIOS OPERACIONAIS - 5 CONSULTA EMPRÉCTEMOS. TEM EMPRÉSTEMO? - SIM, SOLICITAR AO CFI PAGAMENTOS EMPRÉCTEMOS E DEPOIS VAI PARA A ATIVIDADE DO NÃO. O CFI verifica os projetos quem tem disponibilidade para pagamento do empréstimo. - EFETUAR DEVOLUÇÃO E INFORMA GERÊNCIA CFI. - NÃO, SOLICITAR A CCD SEMESTRALMENTE CÁLCULO DE RESCISÕES DE TODOS OS CONTRATADOS. - REALIZAR CALCULO RESCISÓRIO DOS CONTRATADOS CCD. - APRESENTAR SEMESTRALMENTE PARA DIREÇÃO, COORDENADORES SALDO NO FUNDO.

21 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 06 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO DOS RECURSOS ADMINISTRAÇÃO 06 - GA PRÓPRIOS DA FUNDAÇÃO - RESSARCIMENTO DE CUSTO UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 00/ OBJETIVO Acompanhar o registro de disponibilidades e as baixas dos ressarcimentos de custos concedidos pelos projetos FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CAU Relatório de registro créditos de ressarcimento de custo indireto Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação - Ressarcimento de Custo Custo indireto analisado Diretoria, Gerências e Coordenadores DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Relatório consolidado do sistema que informa todos os ressarcimentos disponíveis e relatório que registra as baixas do crédito. ATIVIDADES DO PROCESSO ACOMPANHAR O REGISTRO FEITO PELO CCD, REFERENTES AOS CRÉDITOS DE RESSARCIMENTO DE CUSTO INDIRETO. ACOMPANHAR VIA ORÇAMENTO ÀS PREVISÕES DE DESPESAS PARA PAGAMENTO COM CI. PESSOAL: DELIBERAR COM A COORDENAÇÃO DO CGP OS PAGAMENTOS DE PESSOA FÍSICA. OUTRAS DESPESAS: DELIBERAR COM A COORDENAÇÃO DO CCS OS PAGAMENTOS DE PESSOA JURÍDICA. AUTORIZAR A DESPESA CONTRATAR E EFETUAR LANÇAMENTO PARA PAGAMENTO CCS PREPARA FOLHA E EFETUAR FOLHA PARA PAGAMENTO CGP EFETUAR REGISTRO CFI ANALISAR OS LANÇAMENTOS A CRÉDITO E DÉBITO NO RP E A DÉBITO FEITO NO PROJETO CUIDADOS ESPECIAIS A baixa no projeto recursos próprios pode representar uma despesa realizada ou crédito a executar AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Registro na rubrica pelo financeiro correspondente ao tipo de crédito

22 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação Ressarcimento Custo indireto CAU Relatório de registro créditos de ressarcimento de custo indireto Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação - Custo indireto Custo indireto analisado Diretoria, gerências e coordenações CFI CGP CCS Gerência Administrativa - GA CAU Outras despesas Deliberar com a coordenação da CCS os pagamentos de pessoa jurídica Contratar e efetuar lançamento para pagamento Início Acompanhar o registro feito pela CAU, referentes aos créditos de ressarcimento de custo indireto Acompanhar via orçamento as previsões de despesas para pagamento com CI Qual a natureza da despesa Autorizar a despesa Efetuar registro e pagamento pessoal Deliberar com a coordenação da CGP os pagamentos de pessoa física Preparar folha e efetuar laçamento para pagamento Fim Analisar os lançamentos a crédito e débito no RP e a débito feito no projeto DETALHAMENTO DO - ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO DOS RECURSOS PRÓPIOS DA FUNDAÇÃO RESSARCIMENTO DE CUSTO INDIRETO - ACOMPANHAR O REGISTRO FEITO PELO CCD, REFERENTES AOS CRÉDITOS DE RESSARCIMENTO DE CUSTO INDIRETO. Os custos indiretos são disponibilizados pelo CAU em rede no GOHAN. - ACOMPANHAR VIA ORÇAMENTO ÀS PREVISÕES DE DESPESAS PARA PAGAMENTO COM CI. Acompanhamento via sistema WEB Espaço do coordenador Financeiro Extrato do Projeto código do projeto código do subprojeto rubricas A análise da disponibilidade da recita é acompanhada pelo credito realizado pelo CFI no subprojeto da receita registrada na rubrica 1xxxx, assim como, as despesas que também são registradas nas rubricas 1xxxx do centro de custo demandante da despesa ou este registro representa uma disponibilidade para pagamento de futuras despesas. A verificação desta disponibilidade esta na coluna de crédito da referida despesa no sub-geral. Acompanhamento via sistema WEB intranet - gerenciador de projetos indicadores orçamento de receitas orçamento de despesas outros recursos, para verificar todas as previsões disponíveis na forma de CI. QUAL A NATUREZA DA DESPESA?

23 - PESSOAL: DELIBERAR COM A COORDENAÇÃO DO CGP OS PAGAMENTOS DE PESSOA FÍSICA. Acompanhamento via sistema WEB- intranet Espaço do coordenador Financeiro Extrato do Projeto código do projeto código do subprojeto Analisa a disponibilidade do CI em pessoal na rubrica 1000 para efetuar aprovação, conforme detalhamento Acompanha via orçamento às previsões de despesas para pagamento com CI. - OUTRAS DESPESAS: DELIBERAR COM A COORDENAÇÃO DO CCS OS PAGAMENTOS DE PESSOA JURÍDICA. Acompanhamento via sistema WEB intranet -Espaço do coordenador Financeiro Extrato do Projeto código do projeto código do subprojeto. Analisa a disponibilidade do CI na rubrica 1000 com outras despesas para efetuar aprovação, conforme detalhamento Acompanha via orçamento às previsões de despesas para pagamento com CI. - AUTORIZAR A DESPESA - CONTRATAR E EFETUAR LANÇAMENTO PARA PAGAMENTO CCS - PREPARAR FOLHA E EFETUAR FOLHA PARA PAGAMENTO CGP - EFETUAR REGISTRO CFI - ANALISAR OS LANÇAMENTOS A CRÉDITO E DÉBITO NO RP E A DÉBITO FEITO NO PROJETO Acompanhamento via sistema WEB intranet - Espaço do coordenador Financeiro Extrato do Projeto código do projeto código do subprojeto. Analisa o lançamento da despesa no projeto que concede o custo no subprojeto especifico de custo sub 02 e rubrica 1xxx e o lançamento a crédito no sub da recita do recurso próprio da fundação e a debito nos subprojetos e rubricas 1xxx correspondentes.

24 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 07 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO DOS RECURSOS ADMINISTRATIVA 07 - GA PRÓPRIOS DA FUNDAÇÃO CCD E CCC UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 01/2013 OBJETIVO Acompanhar movimentação financeira ( receitas e despesas) para liberar o pagamento das despesas e o saldo (superavitário ou deficitário) ao final do projeto FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Gerencia Administrativa Relatório mensal das receitas e pagamento das despesas Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação CCD e CCC DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações das coordenações das linhas de negócios e relatórios financeiros Execução financeira analisada Diretoria, Gerências e Coordenadore s dos setores ATIVIDADES DO PROCESSO ACOMPANHAR NO SISTEMA RECEBIMENTO MENSAL DAS RECEITAS E PAGAMENTO DAS DESPESAS. TEM PARCELAS EM ATRASO? SIM, DEFINIR PROCEDIMENTOS DE COBRANÇAS COM A GENRÊNCIA DE NEGÓCIOS E AS COORDENAÇÕES RESPECTIVAS ACOMPANHAR EM PLANILHAS DE EXCEL O RECEBIMENTO DAS COBRANÇAS DAS PARCELAS EM ATRASO APRESENTAR O RESULTADO OU SALDO DE CADA PROJETO PARA DIREÇÃO AO FINAL DO PROJETO PARA DIRETORIA PARA TOMADA DE DECISÃO QUANTO AO SALDO (DEFICITÁRIO OU SUPERAVITÁRIO). NÃO, REALIZA O PROCEDIMENTO ACIMA. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE

25 FLUXOGRAMA DO PROCESSO Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação - CCD e CCC Gerencia Administrativa Relatório mensal das receitas e pagamento das despesas Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação - DI, Cursos e Concursos Execução financeira analisada Diretoria, gerências e coordenações Inicio Gerência Administrativa - GA Acompanhar no sistema recebimento mensal das receitas e pagamento das despesas Tem parcelas em atraso? sim não Apresentar o resultado ou saldo de cada projeto para direção ao final do projeto para tomada de decisão quanto ao saldo (deficitário ou superavitário). Fim Definir procedimentos de cobranças com a GN e as coordenações Acompanhar em planilhas de Excel o recebimento das cobrança das parcelas em atraso DETALHAMENTO DO PROCESSO - ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO DA EXECUÇÃO DE PROJETOS CCD E CCC - ACOMPANHAR NO SISTEMA RECEBIMENTO MENSAL DAS RECEITAS E PAGAMENTO DAS DESPESAS. Acompanhamento via sistema WEB Espaço do coordenador Financeiro Extrato do Projeto código do projeto código do subprojeto extrato o recebimento mensal das receitas e pagamento das despesas. Tem parcelas em atraso? - SIM, DEFINIR PROCEDIMENTOS DE COBRANÇAS COM A GENRÊNCIA DE NEGÓCIOS E AS COORDENAÇÕES RESPECTIVAS Acompanha em planilhas de Excel o recebimento das cobranças das parceladas em atraso. - ACOMPANHAR EM PLANILHAS DE EXCEL O RECEBIMENTO DAS COBRANÇAS DAS PARCELADAS EM ATRASO. Se a cobrança padrão não der resultado encaminha para jurídico e solicita outras formas de cobrança - APRESENTAR O RESULTADO OU SALDO DE CADA PROJETO PARA DIREÇÃO AO FINAL DO PROJETO PARA DIRETORIA PARA TOMADA DE DECISÃO QUANTO AO SALDO (DEFICITÁRIO OU SUPERAVITÁRIO). Se o saldo for superavitário discute com direção o destino do saldo (aplicações no mercado financeiro, investimentos na própria linha de negócio ou outros investimentos. - NÃO, REALIZAZAR O PROCEDIMENTO ACIMA.

26 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 08 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ACOMPANHAMENTO FINANCEIRO DOS RECURSOS ADMINISTRATIVA 08 - GA PRÓPRIOS DA FUNDAÇÃO SEDE UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 00/ OBJETIVO Acompanhar movimentação financeira (receitas e despesas) e deliberar para pagamento das despesas de acordo com o orçamento. FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE Coordenações dos setores Solicitação de despesa Acompanhamento financeiro dos recursos próprios da Fundação SEDE Execução financeira analisada DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Solicitações dos centros de custos e relatórios financeiros Diretoria, Gerências e Coordenadores dos setores ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER PEDIDOS DE COMPRAS, CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS, DIÁRIAS E PASSAGENS, SOLICITADAS PELOS COORDENADORES DOS CENTROS DE CUSTO. ANALISAR PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA OU A POSSIBILIDADE DE REMANEJAMENTO. O PEDIDO ESTÁ SOLICITADO NA RUBRICA E SUBPROJETO CORRETOS E TEM O ITEM APOIADO? NÃO, REPROVAR SOLICITANDO AJUSTES. SIM, ESTÁ PREVISTO NO ORÇAMENTO E HÁ DISPONIBILIDADE FINANCEIRA? APROVAR NO SISTEMA. NÃO, ANALISAR A NECESSIDADE DA DESPESA. A DESPESA ESTÁ APROVADA? SIM, REMANEJAR VALOR E LANÇAR O ITEM APOIADO, SE FOR O CASO, NO SISTEMA. APROVAR SOLICITAÇÃO NO SISTEMA. NÃO, JUSTIFICAR A NÃO APROVAÇÃO. CUIDADOS ESPECIAIS Planejar previamente as datas para pagamento com as CCS e CGP os pagamentos das maiores despesas (folha pagamento e outras) AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Inconsistências de registros de despesas no sistema, em rubricas e subprojetos

27 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - AUTORIZAÇÃO DE DESPESAS DOS RECURSOS PRÓPIOS DA FUNDAÇÃO - SEDE - RECEBER PEDIDOS DE COMPRAS, CONTRATAÇÕES DE SERVIÇOS, DIÁRIAS E PASSAGENS, SOLICITADAS PELOS COORDENADORES DOS CENTROS DE CUSTO. Visualiza os pedidos via sistema intranet ou extranet - via espaço do coordenador financeiro, digita o código do projeto - código do subprojeto as solicitações de compras, contratações de serviços, diárias e passagens, solicitadas pelos Coordenadores dos centros de custo. - ANALISAR PREVISÃO ORÇAMENTÁRIA OU A POSSIBILIDADE DE REMANEJAMENTO. - O PEDIDO ESTÁ SOLICITADO NA RUBRICA E SUBPROJETO CORRETOS E TEM O ITEM APOIADO? - NÃO, REPROVAR SOLICITANDO AJUSTES. Solicita ajustes de lançamento nos subprojetos ou rubricas para que seja feito um novo pedido. - SIM, ESTÁ PREVISTO NO ORÇAMENTO E HÁ DISPONIBILIDADE FINANCEIRA? Analisa via sistema WEB Espaço do coordenador Financeiro Extrato do Projeto código do projeto código do subprojeto extrato o recebimento mensal das receitas e pagamento das despesas, verificando se esta previsto e a disponibilidade financeira.

28 - APROVAR NO SISTEMA. - NÃO, ANALISAR A NECESSIDADE DA DESPESA. A DESPESA ESTÁ APROVADA? - SIM, REMANEJAR VALOR E LANÇAR O ITEM APOIADO, SE FOR O CASO, NO SISTEMA. Verifica se disponibilidade orçamentária e financeira do subprojeto demandante e remaneja a previsão entre rubricas mantendo o total da previsão inicial do subprojeto. Executa o lançamento do remanejamento no sistema Gerenciador de projetos orçamento - inclusão de itens - desbloqueia o orçamento e remanejamento entre rubricas. - APROVAR SOLICITAÇÃO NO SISTEMA. Caso seja reprovada, justifica o motivo do indeferimento do pedido no sistema. - NÃO, JUSTIFICAR A NÃO APROVAÇÃO. Registra por para o solicitante o motivo do indeferimento.

29 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 09 - CGA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA DE ADMINISTRATIVA 09 - CGA APOIO UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 01/2013 OBJETIVO Conceder apoio financeiros a Universidade Federal do Pará FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE UFPA (reitoria e pesquisadores) e instituições apoiadas na execução ou gerenciamentos de projetos Editais e programas previamente estabelecidos e solicitações individualizadas Execução e acompanhamen to do programa de apoio Execução dos processos para Concessão de apoio e Relatório de apoios concedidos DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Editais e as solicitações da Pró-reitoria de pesquisa e pós graduação PROPESP ATIVIDADES DO PROCESSO LEVANTAR VALOR ANUAL DE APOIO PARA UFPA E OUTROS. HÁ DESPESAS COM PESSOAL? SIM: SOLICITAR PLANILHA DE CUSTOS A CGP. NÃO: DELIBERAR COM DIRETORIA PROPOSTA DE VALOR ANUAL DE APOIO. APRESENTAR VALOR APROVADO PARA UFPA. REGISTRAR O VALOR DEFINIDO PARA CADA EDITAL. SOLICITAR AO CTE A IMPLANTAÇÃO DO PROJETO NO SISTEMA CADASTRAR PROJETO NO SISTEMA CTE LANÇAR ORÇAMENTO, SUBPROJETOS E RUBRICAS RECEBER MINUTA DE EDITAL PARA APROVAÇÃO ANALISAR E APROVA O EDITAL UFPA (reitoria e pesquisadores) e instituições apoiadas na execução ou gerenciamentos de projetos RECEBER A INFORMAÇÃO DA PRÓ-REITORIA DE PESQUISA QUE O EDITAL FOI DIVULGADO. DIVULGAR EDITAL NO SITE DA FUNDAÇÃO ASCOM. RECEBER DA PRÓ-REITORIA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO A RELAÇÃO VIA , AS INFORMAÇÕES DOS CONTEMPLADOS. NOTIFICAR POR OS CONTEMPLADOS E INFORMA COMO DEVE SER SOLICITADO O APOIO. RECEBER OS PROCESSOS APROVADOS DO PROTOCOLO E OUTRAS SOLICITAÇÕES EFETUAR AS SOLICITAÇÕES NO SISTEMA ENCAMINHAR PARA OS SETORES CGP, CCS PARA COMPOR OS PROCESSOS. ALIMENTAR PLANILHA DE CONTROLE DA EXECUÇÃO FINANCEIRA DIVULGAR OS RESULTADOS DOS CONTEMPLADOS ASCOM

30 ELABORA MENSALMENTE O RELATÓRIO CONSOLIDAR ANUALMENTE O RELATÓRIO DE APOIO ENCAMINHAR POR O RELATÓRIO ANUAL PARA A ACADEMIA AMAZÔNIA REGISTRAR OS APOIOS NO RELATÓRIO ANUAL DA FADESP. CUIDADOS ESPECIAIS Verificar os valores disponível para cada e as regras de cada edital AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE Pode eventualmente ocorrer pedidos de apoio de outras instituições parceiras ou não FLUXOGRAMA DO PROCESSO Execução e acompanhamento do programa de apoio (PROAP) UFPA E OUTROS <fase> Solicitações de apoio Execução e acompanhamento do programa de apoio <fase> Concessão de apoio UFPA E OUTROS Início Início Início ASCOM CTE Gerência Administrativa - GA Levantar valor anual de apoio para UFPA e OUTROS Deliberar com Diretoria proposta de valor anual de apoio Apresentar valor aprovado para UFPA Registrar o valor definido para cada EDITAL Solicitar a CTE implantação do projeto no sistema Cadastrar projeto no sistema Não Há despesas com pessoal? Solicitar planilha de custos a CGP Fim Lançar orcamento,sub projetos e rubricas Sim Receber minuta de edital Analisar e aprovar edital Receber informação de que o Edital foi divulgado Divulgar edital no site da fundação Efetuar as solicitações no sistema Receber os processos aprovados e outras solicitações Notificar os contemplados quanto a forma de solicitação Receber da PROPESP a relação via , as informações dos contemplados; Encaminhar para os setores SGP, SCS patra compor os processos Alimentar planilha de controle da execução financeira Divulgar o resultado dos contemplados Elaborar mensalmente o relatório Consolidar anualmente o relatório de apoio Encaminhar o relatório anual para a Academia Amazônia registrar os apoios no relatório anual da FADESP Fim Fim DETALHAMENTO DO PROCESSO - EXECUÇÃO E ACOMPANHAMENTO DO PROGRAMA DE APOIO - LEVANTAR VALOR ANUAL DE APOIO PARA UFPA E OUTROS Elabora por meio de planilha no Excel copiadas dos relatórios financeiros da WEB Espaço do Coordenador Financeiro extrato comparativo dos apoios concedidos nos três últimos exercícios, comparando com os resultados financeiros dos referidos exercícios e as projeções da receita e despesa do orçamento futuro. - HÁ DESPESAS COM PESSOAL?

31 - SIM: SOLICITAR PLANILHA DE CUSTOS A CGP Solicita por ao CGP em planilha no Excel o custo total dos celetistas, estagiários e bolsistas contratados (salários, encargos, fundo de rescisão, tempo de contrato de trabalho, lotação). Ao receber do CGP a planilha considerar como custo de apoio já aprovado - NÃO: DELIBERAR COM DIRETORIA PROPOSTA DE VALOR ANUAL DE APOIO Reuni com a direção apresenta detalhamento do valor concedido como apoio no exercício atual para definição do novo valor anual a ser concedido para UFPA e outros no exercício futuro. - APRESENTAR VALOR APROVADO PARA UFPA. Solicita ao diretor reunião com reitor e pró-reitor de pesquisa e pós-graduação para apresentação de planilha no Excel, copiadas dos relatórios financeiros da WEB Espaço do Coordenador Financeiro - extrato, Executando relatório da movimentação financeira do apoio concedido no exercício anterior e o valor aprovado no orçamento para o novo exercício. - REGISTRAR O VALOR DEFINIDO PARA CADA EDITAL. Registra em planilha do Excel a aprovação e a distribuição orçamentária entre as linhas e os tipos de apoios. - SOLICITAR AO CTE A IMPLANTAÇÃO DO PROJETO NO SISTEMA Solicita ao CTE o cadastramento do projeto CADASTRAR PROJETO NO SISTEMA - CTE - LANÇAR ORÇAMENTO, SUBPROJETOS E RUBRICAS Registra via sistema WEB Gerenciador de projetos orçamento código do projeto código do subprojeto rubricas. Registra os valores aprovados para apoio, definindo os subprojetos abertos por editasl, programas e outros, registrando a natureza da despesa nas rubricas especificas para cada edital, programas e outros e detalhando o item apoiado. - RECEBER MINUTA DE EDITAL PARA APROVAÇÃO Recebe enviado pela pró reitoria de pesquisa e pós-graduação os editais para aprovação da direção, analisa as condições definidos no tocante a fundação, confirma se o valor esta de acordo com o previsto no orçamento negociado, propõe ajustes se for o caso. - ANALISAR E APROVAR O EDITAL Devolve para a pró-reitoria edital aprovado pela direção - RECEBER A INFORMAÇÃO DA PRÓ-REITORIA DE PESQUISA QUE O EDITAL FOI DIVULGADO. Encaminha via para ASCOM publicar o edital lançado pela pró-reitoria para divulgação no site da fundação. - DIVULGAR EDITAL NO SITE DA FUNDAÇÃO - ASCOM. - RECEBER DA PRÓ-REITORIA DE PESQUISA E PÓS-GRADUAÇÃO A RELAÇÃO VIA , AS INFORMAÇÕES DOS CONTEMPLADOS. - NOTIFICAR POR OS CONTEMPLADOS E INFORMA COMO DEVE SER SOLICITADO O APOIO. - RECEBER OS PROCESSOS APROVADOS DO PROTOCOLO E OUTRAS SOLICITAÇÕES A pró-reitoria encaminha os processos aprovados para o protocolo da fundação que encaminha para gerência, assim como, recebe outros apoios via protocolo. - EFETUAR AS SOLICITAÇÕES NO SISTEMA

32 Analisa os processos, solicita no sistema via WEB espaço do coordenador - no código do projeto de apoio as despesas de acordo com as concessões previstas nos editais, programas, e outros conforme registrado no subprojeto, rubricas e itens apoiados para cada modalidade de apoio. - ENCAMINHAR PARA OS SETORES CGP, CCS PARA COMPOR OS PROCESSOS. Encaminha para os setores CGP, CCS os processos, para anexar nas solicitações via WEB para providências no atendimento das despesas. - ALIMENTAR PLANILHA DE CONTROLE DA EXECUÇÃO FINANCEIRA - DIVULGAR OS RESULTADOS DOS CONTEMPLADOS - ASCOM - ELABORAR MENSALMENTE O RELATÓRIO. Elabora mensalmente o relatório em WORD, extraindo os dados do sistema WEB Espaço do Coordenador Financeiro. Descreve todos os apoios concedidos por modalidade de apoio com ou sem edital. - CONSOLIDAR ANUALMENTE O RELATÓRIO DE APOIO. Consolida em WORD o relatório anual de apoio detalhando as modalidades, itens e valores de cada concessão (editais, programas e balcão). - ENCAMINHAR POR O RELATÓRIO ANUAL PARA A ACADEMIA AMAZÔNIA REGISTRAR OS APOIOS NO RELATÓRIO ANUAL DA FADESP.

33 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 10 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ANÁLISE E DELIBERAÇÃO DE PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVA 10 - GA AUDITORIA EXTERNA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 00/ OBJETIVO Ajustar as não conformidades dos processos financeiros conforme parecer e recomendações da auditória externa FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CCO Registros contábeis e parecer de auditoria Análise e deliberação de procedimentos Auditoria Externa Atendimento as recomendações realizadas DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Relatório da empresa contratada para realizar auditória Diretoria, Coordenadores de projetos e coordenações dos setores ATIVIDADES DO PROCESSO RECEBER PARECER DO AUDITOR EXTERNO DISCUTIR OS PROCESSOS OU PROCEDIMENTOS APONTADOS PELA AUDITORIA COM O CCO E OUTROS SETORES IDENTIFICAR OS PROCESSOS, LANÇAMENTOS OU AJUSTES QUE NECESSITAM DE PROVIDÊNCIAS PARA IMPLEMENTAR ALTERAÇÕES REALIZAR AS RECOMENDAÇÕES INDICADAS - CCO ACOMPANHAR AS MODIFICAÇÕES DOS PROCESSOS, POR MEIOS DOS RELATÓRIOS CONTÁBEIS CUIDADOS ESPECIAIS Acompanhar a correção ou ajuste recomendado junto a coordenação responsável AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE

34 FLUXOGRAMA DO PROCESSO DETALHAMENTO DO PROCESSO - ANÁLISE E DELIBERAÇÃO DE PROCEDIMENTOS AUDITORIA EXTERNA - RECEBER PARECER DO AUDITOR EXTERNO A auditoria independente convoca uma reunião para apresentação da análise para apreciação dos pontos ou processos que necessitam ser melhorados e explica as recomendações feitas pela auditoria. - DISCUTIR OS PROCESSOS OU PROCEDIMENTOS APONTADOS PELA AUDITORIA COM O CCO E OUTROS SETORES Discute os processos apontados pela auditoria com o CCO e outros setores para apreciar os fatos apontados. - IDENTIFICAR OS PROCESSOS, LANÇAMENTOS OU AJUSTES QUE NECESSITAM DE PROVIDÊNCIAS PARA IMPLEMENTAR ALTERAÇÕES Define com os setores as modificações e inicia as implantações das recomendações da auditoria. - REALIZAR AS RECOMENDAÇÕES INDICADAS - CCO - ACOMPANHAR AS MODIFICAÇÕES DOS PROCESSOS, POR MEIOS DOS RELATÓRIOS CONTÁBEIS Análise das implementações propostas por meio do relatório mensal enviado pelo setor contábil.

35 PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO - POP Nº 11 - GA PROCESSO ÁREA DE ATUAÇÃO POP Nº ELABORAÇÃO DE RELATÓRIO FINANCEIRO ADMINISTRATIVA 11 - GA UNIDADE GESTORA DATA DA ELABORAÇÃO REVISÃO / DATA Gerência Administrativa - GA Dezembro/2011 Nº 00/ OBJETIVO Apresentar para direção e coordenações o resultado financeiro dos recursos próprios da fundação FLUXO BÁSICO FORNECEDOR INSUMO PROCESSO PRODUTO CLIENTE CFI Lançamentos de receitas e despesas Elaboração de Relatório Financeiro DOCUMENTOS NECESSÁRIOS/BASE LEGAL Relatório do sistema e planilhas financeiras Relatório elaborado Diretoria, Gerências e coordenações ATIVIDADES DO PROCESSO REALIZAR REVISÃO DA MOVIMENTAÇÃO FINANCEIRA REGISTRADA NO SISTEMA. TEM AJUSTES DE LANÇAMENTO NO SISTEMA? SIM, SOLICITAR AJUSTE DE LANÇAMENTOS PARA AS COORDENAÇÕES RESPONSÁVEIS PELO LANÇAMENTO. NÃO, ANALISAR O RELATÓRIO FINANCEIRO DO SISTEMA QUE CONSOLIDA O PREVISTO, REALIZADO E A REALIZAR. COMPARAR AS PREVISÕES DA RECEITA COM O ARRECADADO EM PLANILHAS DO EXCEL APRESENTANDO AS VARIAÇÕES, ÍNDICES DE ARRECADAÇÃO POR LINHA DE NEGÓCIO, DEMONSTRANDO O ALCANCE MENSAL EM PERCENTUAIS EM RELAÇÃO AO TOTAL ARRECADADO. COMPARAR AS PREVISÕES DA DESPESA COM O REALIZADO EM PLANILHAS DO EXCEL APRESENTANDO AS VARIAÇÕES, ÍNDICES DE DESPESAS, POR CENTRO DE CUSTO E POR TIPO DE DESPESA, DEMONSTRANDO O GASTO MENSAL EM PERCENTUAIS EM RELAÇÃO AO TOTAL GASTO. CONSOLIDAR EM PLANILHAS DO EXCEL, O RESULTADO E COMPARA COM OS RESULTADOS EXERCÍCIO ANTERIOR E MESES ANTERIORES E ÍNDICES ALCANÇADOS. ENCAMINHAR PARA APRECIAÇÃO DA DIREÇÃO. REGISTRAR OS DADOS EM POWER POINT. CUIDADOS ESPECIAIS AÇÕES DE NÃO CONFORMIDADE